QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ CHỦ ĐỘNG PHÁT TRIỂN

NỘI DUNG Vì sao cần quản trị sự thay đổi Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi Phân tích hiện trạng Lập kế hoạch thay đổi Tổ chức thay đổi theo kế hoạch 4... KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ

BÀI 2 QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

ĐỂ CHỦ ĐỘNG PHÁT TRIỂN

TS Nguyễn Thị Hồng Thắm

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

1

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Trong môi trường kinh doanh ngày càng hội nhập sâu rộng của nước nhà, những áp lực

cạnh tranh từ trong và ngoài nước đã buộc nhiều hãng phải xem xét các cách khác nhau

để cắt giảm chi phí và loại trừ lãng phí Tuy cắt giảm chi phí, họ vẫn phải tìm kiếm những ý

tưởng sáng tạo Nhiều công ty trong đó có công ty An Duy đã thực hiện điều này bằng việc

giảm các cấp quản trị và tăng phạm vi kiểm soát Cấu trúc phẳng hơn này có những lợi thế

của giảm chi phí bằng việc loại trừ một số công việc quản trị và tăng ý tưởng bằng việc

trao cho các cá nhân nhiều quyền lực hơn để ra quyết định

Hãy cho biết áp lực nào khiến công ty An Duy phải tiến hành thay đổi Họ thayđổi cái gì? Lợi ích của việc thay đổi? Ai có thể không thích sự thay đổi này?

2

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:

• Lý thuyết:

 Vì sao cần quản trị sự thay đổi?

 Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi

 Phân tích hiện trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi

 Lập kế hoạch thay đổi

 Tổ chức thay đổi theo kế hoạch

• Khi thực hành người học cần trả lời được câu hỏi:

 Lý do tổ chức phải thay đổi là gì?

 Các bước thực hiện sự thay đổi

 Khi thực hiện sự thay đổi các tổ chức phải chú ý những gì?

3

NỘI DUNG

Vì sao cần quản trị sự thay đổi

Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi

Phân tích hiện trạng

Lập kế hoạch thay đổi

Tổ chức thay đổi theo kế hoạch

4

1 VÌ SAO CẦN QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

1.1 Khái niệm về quản trị sự thay đổi

1.2 Sự cần thiết phải quản trị sự thay đổi

1.3 Chu trình tiến hành thay đổi

1.4 Các nguyên tắc thay đổi hiệu quả

1.5 Lựa chọn phương pháp tiếp cận sự thay đổi

5

1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

• Quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúcđẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động củamôi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinhdoanh biến động

• Quản trị sự thay đổi: nhận thức trước thay đổi của môi trường để chủ động thay đổi

• Quản trị sự thay đổi: mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm tạo sức cạnh tranh lớnhơn cho doanh nghiệp

6

1.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

• Môi trường kinh doanh ngày càng biến động đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới hoạt

động kinh doanh và cung cách quản trị

• Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp thay đổi chủ động, đúng hướng và đúng thời

điểm cần thiết

• Các tổ chức thành công đã quản trị sự thay đổi hiệu quả, nếu chống lại sự thay đổi sẽ

đi vào con đường dẫn tới sụp đổ

7

1.3 CHU TRÌNH TIẾN HÀNH THAY ĐỔI

Chu trình tiến hành thay đổi là quá trình liên tục theo chu

trình khép kín gồm: Phát hiện, hoạch định và tổ chức

thực hiện sự thay đổi

• Phát hiện và nghiên cứu sự thay đổi: Xác định hiện

trạng, các lực lượng ngăn cản và thúc đẩy

• Hoạch định thay đổi: Xác định trạng thái mới, xác định

giải pháp

• Tổ chức thực hiện sự thay đổi: Tạo ra trạng thái mới

8

1.4 CÁC NGUYÊN TẮC THAY ĐỔI HIỆU QUẢ

• Phá vỡ quy tắc cũ;

• Học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác;

• Không ép buộc nhân viên phục tùng kế hoạch thay đổi

mà tìm cách thu phục những người chống đối;

• Tìm kiếm những người tiên phong;

• Nắm lấy những cơ hội thành công ngay từ ban đầu;

• Tiếp cận được nguồn thông tin cần thiết

9

1.5 LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN SỰ THAY ĐỔI

• Các phương pháp tiếp cận sự thay đổi

 Thuyết E: Phương pháp tiếp cận về kinh tế: Tăng tối đa và nhanh chóng giá trị cho

các cổ đông Thuyết này thường tiến hành thay đổi từ trên xuống

 Thuyết O: Phương pháp tiếp cận về năng lực tổ chức: Mục tiêu thay đổi của thuyết

O là phát triển một môi trường văn hóa mà ở đó các nhân viên đều có cơ hội họctập và nâng cao khả năng, thể hiện năng lực tối đa của bản thân

• Lựa chọn quan điểm thay đổi thích hợp

Không có phương pháp tiếp cận nào đảm bảo chắc chắn thành công, vì vậy cần tránh

sử dụng riêng lẻ từng thuyết trên, nên kết hợp những điểm phù hợp của cả hai thuyết

với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

10

2 NHẬN DIỆN CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN THAY ĐỔI

2.2 Các nhân tố thúc đẩy sự thay đổi

2.1 Nhận diện nhu cầu thay đổi

2.3 Các nhân tố cản trở sự thay đổi

11

2.1 NHẬN DIỆN NHU CẦU THAY ĐỔI

• Có thể rõ rệt thông qua các dấu hiệu cụ thể

• Dấu hiệu nhận diện “kém” rõ ràng

• Dấu hiệu nhận diện khá mờ nhạt: trường hợp

của các doanh nghiệp tiên tiến

• Doanh nghiệp đang rất tốt: thay đổi để tránh bị

đi sau trong cạnh tranh

12

2.2 CÁC NHÂN TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI

• Cạnh tranh;

• Những mục tiêu thực hiện cao;

• Công nghệ kỹ thuật, thiết bị mới;

• Người lao động có những kỹ năng và kiến thức mới;

• Ước muốn ảnh hưởng và phần thưởng nhiều hơn

13

2.3 CÁC NHÂN TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

• Sự tự mãn;

• Chuẩn mực về sản lượng;

• Sự quen thuộc với môi trường hiện tại;

• Cần phải học những kỹ năng mới;

• Sự mất đi ảnh hưởng và giảm thu nhập;

• Tính ì

14

3.4 Thời điểm và nơi tiến hành

3.5 Nội dung phân tích

3.1 MỤC ĐÍCH

• Phát hiện nhu cầu thay đổi

• Đánh giá tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở thay đổi

16

3.2 NHIỆM VỤ

• Phát hiện và khẳng định nhu cầu thay đổi: nhu cầu

phải mang tính thuyết phục

• So sánh tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy

và cản trở để trả lời câu hỏi: đối tượng nào cần thay

đổi? Đã đúng thời điểm thay đổi chưa? Hình thành

bước đầu giải pháp vượt qua cản trở và khuyến

khích lực lượng thúc đẩy sự thay đổi

17

3.4 THỜI ĐIỂM VÀ NƠI TIẾN HÀNH

• Phân tích hiện trạng được tiến hành ở thời điểm xuất hiện các hiện tượng không bình

thường, khi có các báo cáo bất thường hoặc khi xuất hiện các dấu hiệu khác thường

bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

• Phân tích hiện trạng ở nơi chịu tác động của thay đổi

19

3.5 NỘI DUNG PHÂN TÍCH

• Phân tích nhu cầu thay đổi

• Phân tích từng áp lực thúc đẩy và cản trở

• Kết luận liệu có cần thay đổi hay không, mức độ thay

đổi, cường độ và xu hướng diễn biến của các lực lượng

cản trở và thúc đẩy, từ đó xác định thời điểm tiến hành

thay đổi

20

4.1 CĂN CỨ

Hoạch định sự thay đổi dựa trên cơ sở:

• Hiện trạng đối tượng cần thay đổi và

nhu cầu thay đổi

• Kết quả phân tích các lực lượng thúc

đẩy và cản trở sự thay đổi

22

4.2 NỘI DUNG

• Xác định mục tiêu thay đổi;

• Xác định đối tượng thay đổi;

• Xác định người điều hành, người thực hiện và người

liên quan đến sự thay đổi;

• Xác định thời điểm tiến hành thay đổi;

• Xác định tính công khai của sự thay đổi;

• Tiến độ thực hiện sự thay đổi;

• Xác định các giải pháp cần thiết

23

5.1 TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH THAY ĐỔI

• Truyền đạt thông tin về kế hoạch thay đổi;

• Chi tiết hóa các kế hoạch hành động;

• Phân công trách nhiệm;

• Khuyến khích sự thay đổi;

• Thay đổi văn hóa

26

5.2 CỦNG CỐ SỰ THAY ĐỔI

• Giám sát tiến trình thay đổi;

• Củng cố điểm tựa cho sự thay đổi;

• Xem xét lại các giả định;

• Đánh giá và phân tích;

• Duy trì sự thay đổi

27

5.3 CÁC GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO THAY ĐỔI THÀNH CÔNG

• Áp dụng mô hình Lewin vào tổ chức;

• Một số phương pháp vượt qua những cản trở đối

với sự thay đổi;

• Giải pháp động viên, thúc đẩy động cơ hành động;

• Giải pháp phát triển nhân viên

28

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Áp dụng lý thuyết đã được giới thiệu trong bài này, các bạn có thể trả lời được những

câu hỏi đặt ra ở tình huống

• Áp lực khiến An Duy phải thay đổi là sự cạnh tranh đến từ các công ty khác ở trong

và ngoài nước

• Công ty tiến hành thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng ít cấp bậc quản trị hơn, mở

rộng quyền, phạm vi kiểm soát cho cấp dưới

• Lợi ích của thay đổi: Giảm chi phí và tăng ý tưởng sáng tạo vì cấp dưới chủ động

trong công việc hơn

• Một số nhà quản trị có thể không thích vì họ sẽ phải thay đổi công việc, có nhân viên

có thể không thích có nhiều quyền và trách nhiệm hơn

29

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Nhu cầu thay đổi có thể được nhận diện rõ rệt qua dấu hiệu:

A doanh nghiệp lâm vào tình trạng khủng hoảng, tình hình kinh doanh bi đát

B doanh nghiệp thuộc nhóm các doanh nghiệp tiên tiến

C tình trạng của doanh nghiệp đang rất tốt

D các nhà quản trị cấp cao luôn tự thỏa mãn với thực tại

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Một kế hoạch thay đổi hiệu quả sẽ KHÔNG:

• Đúng Đáp án đúng là: B chỉ được hình thành từ nhà quản trị cấp cao.

• Giải thích: Theo phần yêu cầu đối với một kế hoạch thay đổi hiệu quả, mục 4.3.

31

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Trong bài này, các bạn đã tìm hiểu những nội dung sau:

• Vì sao cần quản trị sự thay đổi?

• Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi

• Phân tích hiện trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi

• Lập kế hoạch thay đổi

• Tổ chức thay đổi theo kế hoạch

• Đây là những nội dung quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị sự thay đổi để có thể

chủ động phát triển

32