QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Văn phòng của các cơ quan, tổ chức 1.1.1 Khái niệm Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

Giáo trình:

QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần:

TỔNG QUAN

VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

(Lưu hành nội bộ)

Thành phố Hồ Chí Minh, 2014

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức Trong một thời gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà

nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành tổ chức Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này

1.1 Văn phòng của các cơ quan, tổ chức

1.1.1 Khái niệm

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp) Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối

Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của

cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi

1.0 Khái quát 1.1 Văn phòng 1.2 Văn phòng của các cơ quan, tổ chức 1.3 Hành chính

1.4 Quản trị 1.5 Quản trị hành chính văn phòng 1.6 Các biện pháp cơ bản của quản trị hành chính văn phòng 1.7 Tóm tắt nội dung chương

1.8 Chỉ dẫn tài liệu đọc thêm 1.9 Thực hành

chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng

là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều

hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự… cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng

“Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng

“Hành chính – Tổng hợp”

Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc

khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và

xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”

Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì văn phòng còn có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức

nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội Ở trong các cơ quan, tổ chức này

vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng

Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, của nhiều học giả đều nghiêng về cách hiểu văn phòng như là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như vậy Chẳng hạn với các doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân) Chẳng hạn với một công ty với quy mô

200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động của công ty Hay trong kỷ nguyên công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động thương mại điện tử thì xuất hiện khái niệm “văn phòng ảo” Lúc này các cách hiểu truyền thống rằng văn phòng có bàn ghế, có hồ sơ, tài liệu, có thiết bị máy móc… không còn phù hợp nữa “Văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo thuần túy chỉ là một nơi trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch bằng các bức thư điện tử, sự trao đổi qua điện thoại… nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn bình thường

Ngoài ra, ở các phòng chuyên môn trong một cơ quan, doanh nghiệp, để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình thì phòng đó cũng cần có người thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ cho các cá nhân chuyên môn khác Ví dụ như phòng Kỹ thuật của một công ty, các kỹ sư làm tốt các công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo các sản phẩm kỹ thật thì cũng rất cần người hỗ trợ về công tác hành chính như nhận văn bản

từ văn phòng công ty, soạn thảo văn bản cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị các công việc hành chính của phòng khi làm việc với các phòng ban khác Ở một trường đại học, các khoa đào tạo đều có văn phòng khoa và ở đó có một bộ phận chuyên trách thực hiện

các công việc hành chính giúp việc cho lãnh đạo, hỗ trợ giảng viên và tham gia quản lý sinh viên như soạn thảo các thông báo tới sinh viên theo yêu cầu của lãnh đạo khoa, hỗ trợ giảng viên khi làm việc với sinh viên, quản lý hồ sơ, tài liệu của khoa, hướng dẫn sinh viên thực hiện các yêu cầu trong đào tạo… Như vậy có thể thấy văn phòng đều xuất hiện trong từng cơ quan, tổ chức hay các đơn vị, bộ phận trong tổ chức đó

Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, doanh ngiệp Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc hành chính giản đơn như xử lý văn bản, quản lý con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu

và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạng; tổ chức các hoạt động đối ngoại

để xây dựng hình hảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… Như vậy, rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp Từ đó, chúng tôi đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức như sau:

“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

1.1.2 Chức năng văn phòng

1.1.2.1 Chức năng tổng hợp - tham mưu

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong

việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý

Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn

phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã được thu thập,

xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ

sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân

sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây

dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức

Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách

rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong

cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình,

kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính,

về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

1.1.2.3 Chức năng hậu cần

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn

cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

1.1.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp)

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng

Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm các nhóm nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể:

1.1.3.1 Nhóm công việc hành chính:

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định

- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng

- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật

- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp

- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự

- Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công)

1.1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp – tham mưu:

- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn, PCCC…

- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…)

- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong cơ quan, doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi của pháp luật

- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định

- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp

- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối tác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức

- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

1.1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo:

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này

- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài

- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó

- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

1.1.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:

- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp

- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành của một

tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một cơ quan, tổ chức, đơn vị Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điều hành, về chức năng-nhiệm

vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy cũng như của từng bộ phận trong

bộ máy đó

Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác lập các

bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận

và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của văn phòng của các cơ quan, tổ chức trong xã hội

sẽ phụ thuộc vào loại hình, quy mô của của cơ quan, tổ chức đó Chẳng hạn như đối với văn phòng của ủy ban nhân dân cấp huyện/quận gồm các bộ phận như hình 1.1

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của UBND cấp huyện/quận (nguồn UBND huyện Thủy Nguyên, TP.Hải Phòng)

Nhưng đối với một công ty thì cơ cấu tổ chức của văn phòng có những sự khác biệt:

Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB

(nguồn: công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB)

Mặc dù có những sự khác nhau, nhưng thông thường trong một văn phòng của một cơ quan, doanh nghiệp bao gồm các bộ phận chính như sau:

1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước

Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp của nhà nước, thông thường bao gồm các bộ phận như sau:

Chánh văn phòng (Trưởng phòng)

Hình 1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức chung của văn phòng cơ quan nhà nước

- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách và điều hành chung

các hoạt động của văn phòng/phòng

- Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc cho Chánh

văn phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của Chánh văn phòng

- Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các

lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị; tham mưu về nội dung chương trình-kế hoạch công tác; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; dự thảo văn bản trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; công tác pháp lý Thực hiện chuẩn bị dự án, thẩm định và triển khai

dự án và các lĩnh vực được phân công

- Bộ phận Tổ chức-Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự,

tổ chức lao động; thực hiện các quy định của pháp luật đối với người lao động

- Bộ phận Hành chính – Văn thư –Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; tổng đài;

lễ tân, khánh tiết; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện các thủ tục hành chính khác như cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong cơ quan, đơn vị Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng Tham mưu cho lãnh đạo xây

dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này cho các đơn vị trong cơ quan

- Bộ phận Kế toán - Tài vụ: thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy định

của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong cơ quan, đơn vị

- Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệ sinh;

điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa các tài sản, thiết bị

- Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website và các công việc liên

quan tới công nghệ thông tin của cơ quan

1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng của các doanh nghiệp thì còn có thể xuất hiện thêm các bộ phận phục

vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng)

Bộ phận

Tổng hợp

Bộ phận Văn thư- Lưu trữ

Bộ phận

Tổ chức Cán bộ

Chánh văn phòng (Trưởng phòng)

Hình 1.4 Mô hình cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp

- Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụ trách và

điều hành chung các hoạt động của phòng

- Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việc cho

trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của trưởng phòng

- Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung

trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm trong nước và quốc tế

- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc thực hiện

các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh nghiệp Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân sự Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn doanh nghiệp theo quy định Giải quyết tranh chấp lao động

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử dụng con

dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này trong doanh

nghiệp

- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của pháp

luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp

Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng)

Bộ phận Nhân sự, Chính

Bảo hiểm

Bộ phận

Kế toán

Bộ phận Kiểm soát

Bộ phận Quản trị phục vụ

Bộ phận

IT

Bộ phận

Lễ tân, Quan hệ khách hàng

- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc;

điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy Tổ chức nhà ăn tập thể

- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo quy

định, nội quy, quy trình… đã được đề ra Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng Đảm bảo giờ giấc giấc, an toàn lao động

- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính, website

và công nghệ thông tin của doanh nghiệp

- Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài,

Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các dự án đầu tư…

1.1.5 Vị trí, mối quan hệ công tác của Văn phòng với các đơn vị khác

1.1.5.1: Vị trí của văn phòng:

Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo

cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận

lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng tổ chức

các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác Văn phòng cũng

là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài

là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập

xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp Trong công tác quản lý cơ quan, tổ

chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các

văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo

Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh

nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây

ấn tượng lớn đối với khách Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảnq bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp

1.1.5.2 Mối quan hệ công tác của văn phòng:

Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên,

ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn như trong việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải

có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn

vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp

1.2 Văn phòng của một số cơ quan, tổ chức hiện nay

1.2.1 Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước

Các cơ quan hành chính nhà nước là hệ thống các cơ quan từ trung ương tới địa

phương, được nhà nước trao quyền quản lý nhà nước ở các lĩnh vực khác nhau nhằm đảm bảo sự phát triển và trật tự xã hội Ở Việt Nam, có hai loại cơ quan hành chính nhà nước bao gồm cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung và cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng

1.2.1.1 Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung:

Căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành (Hiến pháp, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp), thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung thường được hiểu là các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi toàn quốc hoặc trên một địa phương Các cơ quan này bao gồm: Chính phủ và Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp

Văn phòng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung có tên gọi là Văn phòng (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND) Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rất rộng Trong phạm vi của giáo trình này chúng tôi chỉ tập trung vào chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng UBND

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND: là bộ máy giúp việc của UBND và

lãnh đạo UBND; tham mưu tổng hợp giúp UBND tổ chức các hoạt động chung và tham mưu giúp lãnh đạo UBND chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều

hành của UBND và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND

1.2.1.2 Cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng:

Căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành (Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan), thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng được hiểu là các

cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong phạm vi ngành, lĩnh vực như Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; sở, phòng, ban thuộc UBND các cấp ở địa phương

Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng (thường gọi là Văn phòng): thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình,

kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động cơ quan và lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động cơ quan và công tác quản trị nội bộ

1.2.2 Văn phòng các cơ quan hành chính sự nghiệp

Cơ quan hành chính sự nghiệp là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật,

có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước (điều 9–Luật Viên chức) Các cơ quan này hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực y tế, giáo dục văn hoá, thể thao, khoa học công nghệ…

Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cơ quan hành chính sự nghiệp (thường gọi là

Văn phòng hoặc phòng Hành chính, phòng Hành chính – Quản trị, phòng Hành chính -

Tổ chức): thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác

và phục vụ các hoạt động cơ quan và lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động cơ quan và công tác quản trị nội bộ

1.2.3 Văn phòng cơ quan cấp ủy Đảng

Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền, lãnh đạo hệ thống chính trị quốc gia Hệ thống tổ chức của Đảng được thiết lập tương ứng với hệ thống tổ chức của hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương Văn phòng cấp ủy là một đơn

vị trong tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam từ trung ương tới địa phương như: văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng Tỉnh ủy (Thành ủy), văn phòng Huyện ủy (Quận ủy), văn phòng Đảng ủy xã Tại các cơ quan, tổ chức trong xã hội đều có văn phòng Đảng ủy

Văn phòng Đảng ủy có chức năng tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, Ban

Thường vụ Đảng ủy tổ chức, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của Đảng bộ; làm trung tâm thông tin và tham mưu tổng hợp phục vụ Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy

ra các quyết định, nghị quyết và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đã ban hành Thực hiện các công việc tham mưu cho Ban Thường vụ trong công tác tổ chức và điều hành; đảm bảo điều kiện, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng; thực hiện công tác hành chính

1.2.5 Văn phòng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện

các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp)

Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các đơn

vị chuyên môn khác Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức khác nhau Với loại hình nhóm công

ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…) Với công ty có quy mô nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính – Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công

ty vừa và nhỏ thì văn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công ty

Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động của công

ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Để thực hiện chức năng trên,

thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ cơ bản sau:

- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ doanh nghiệp Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động,

bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể

- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân

- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh Xây dựng phương

án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức

- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp

- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi nâng bậc hàng năm

- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo

- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy định của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động

- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng

để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định

- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác Chuẩn

bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng doanh nghiệp Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp Theo dõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp ây dựng quy định về phòng chống cháy

nổ Đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên,

tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ

- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu

- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của phòng Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại doanh nghiệp theo quy định

1.3 Hành chính:

1.3.1 Khái niệm:

Hành chính là một hoạt động đặc biệt, nó xuất hiện khi một tổ chức được hình thành Theo quan điểm của Học viện Hành chính Quốc gia thì “Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi các quy tắc nhất định do nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một

mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã đươc xác định (Một số thuật ngữ hành chính -

Học viện Hành chính Quốc gia)

Thực tế trong xã hội của bất kỳ một quốc gia nào đều xuất hiện khu vực nhà nước

và khu vực tư nhân, do đó xuất hiện các khái niệm tương ứng là hành chính công và

hành chính tư Trong cuốn “Một số thuật ngữ hành chính - Học viện Hành chính Quốc gia” thì hành chính công là hoạt động của nhà nước, của các cơ quan nhà nước, mang

tính quyền lực nhà nước, sử dụng quyền lực nhà nước để quản lý công việc công của nhà nước, nhằm phục vụ lợi ích chung hay lợi ích riêng hợp pháp của công dân Hành chính tư là hành chính của các tổ chức tư nhân, các tổ chức phi chính phủ do tư nhân

quản lý điều hành và phục vụ cho mục đích của tư nhân Tuy nhiên, dù hành chính công hay hành chính tư đều phải được xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện dựa trên quy định của pháp luật

1.3.2 Đặc điểm của hành chính

Hoạt động hành chính là hoạt động đặc biệt, nó tác động và ảnh hưởng tới toàn

bộ tổ chức và những đối tượng tham gia vào quan hệ hay tổ chức đó Chẳng hạn một người công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt của mình, công dân đó tới UBND cấp xã (phường) để thực hiện thủ tục chứng thực Theo quy định, công dân sẽ photocopy

từ bản chính ra thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và các bản photocopy tại bộ phận “một cửa” Bộ phần này sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định Sau đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định của pháp luật và nhận lại bản chính, các bản photocpy đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản photocopy để lưu Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp dụng cho tất cả các công dân khi tới UBND cấp xã (phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt, không phân biệt Hay tại một doanh nghiệp, khi một nhân viên nghỉ ph p theo quy định của Luật Lao động, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ ph p” là được nghỉ ph p Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ ph p”, đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn được chuyển tới phòng Nhân sự Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cơ quan/doanh nghiệp (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng Như

vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: "đơn → trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi

phòng Nhân sự (cho ý kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ”

được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi muốn nghỉ ph p Đó chính là một thủ tục hành chính Qua đó có thể thấy, hành chính (dù là hành chính công hay hành chính tư) đều có các đặc điểm cơ bản sau:

- Hành chính luôn gắn với hoạt động quản lý và điều hành

- Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý

- Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có tính chất liên tục và

tương đối ổn định

- Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể

- Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau, kể cả biện

pháp cưỡng chế

Chính vì những đặc điểm trên, những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng, nếu không thực hiện nghiêm túc các quy trình, quy định hoặc không nắm rõ các đặc điểm của công việc hành chính tại văn phòng các cơ quan,

tổ chức sẽ làm ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác quản lý, thậm chí sẽ gây ra những hậu quả không lường trước được Ví dụ, một nhân viên văn thư, do nể nang đồng nghiệp đã bỏ qua quy định trong quản lý và sử dụng con dấu, để cho đồng nghiệp tự tay đóng dấu lên văn bản Hậu quả có thể là văn bản đó được sử dụng cho mục đích cá nhân, mục đích trục lợi hoặc có thể đẩy cơ quan, doanh nghiệp vào vòng lao lý Do đó, những người làm công tác hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng cần phải am hiểu, thành thạo nghiệp vụ hành chính, góp phần vào sự thành công, phát triển

của cơ quan, tổ chức

1.4 Quản trị

Frederick Winslow Taylor

(1856–1915)

Quản trị (management) là một hoạt động đặc biệt Hoạt động này xuất hiện cùng với sự phát triển của xã hội loài người, nhất là khi xuất hiện sự hợp tác và phân công trong lao động Trong cuốn “Những nguyên lý quản lý theo khoa học” của Frederick Winslow Taylor (1856-1915), tác giả đã chỉ ra rằng việc tối ưu hóa quá trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mức lao động); tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân công chuyên môn hóa (đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý); và cuối cùng là tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm

để kích thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất) sẽ là những biện pháp thích hợp nhất để đem tới hiệu quả của tổ chức Được coi là nguồn gốc của khoa học quản trị hiện đại và học thuyết này đã đi vào các lĩnh vực của cuộc sống ngày nay, trong đó có quản trị hành chính văn phòng

1.4.1 Khái niệm quản trị:

Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị Koontz và O’Donnell cho rằng:

“Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ cà các mục tiêu đã định” Hay theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của các đơn vị đó”… Và còn rất nhiều quan niệm khác

về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác nhau Ở đây, chúng tôi lựa chọn cách hiểu chung nhất về quản trị, phù hợp với quan điểm hiện đại trên thế giới và với điều kiện Việt Nam là:

“Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực”

Trong bất kỳ một tổ chức nào, từ gia đình cho tới các công ty, doanh nghiệp, hay các thể chế chính trị thì đều bao gồm các cá nhân cùng hoạt động, cộng tác nhưng trong nội tại của tạp thể đó cũng đầy những đối lập, thậm chí là mâu thuẫn vì nhiều nguyên nhân khác nhau Nguồn lực của tổ chức có hạn, cộng thêm vào đó là những sự tác động

từ bên ngoài, từ môi trường xã hội đặt ra nguy cơ là nếu bản thân tổ chức đó không thay đổi, thích ứng thì tổ chức đó sẽ tự loại bỏ chính mình Chính vì vậy, để hướng tất cả các thành viên đó cùng tham gia vào mục đích chung, lợi ích chung của tập thể mà họ là một trong đó thì không thể thiếu vai trò định hướng, điều hành, điều khiển, quản lý, đôn đốc, động viên, kích thích, tạo động lực… Đó chính là quản trị Nhờ có quản trị với các phương pháp khoa học của mình, sự chặt chẽ trong quản lý và linh hoạt trong điều hành

sẽ giúp tổ chức đó vượt qua được các khó khăn, thách thức và đưa tổ chức ngày một thành công

1.4.2 Các chức năng quản trị

1.4.2.1 Chức năng hoạch định:

Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục đích, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên

liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó

Nói cách khác, hoạch định chính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể nào đó Nếu không lập kế hoạch một cách chính xác dễ dẫn đến thất bại trong quản trị Có nhiều cơ quan, tổ chức haotj động kém hiệu quả, khó phát triển cũng do một phần nguyên nhân là không có kế hoạch hoặc kế hoạch không được xây dựng chính xác

1.4.2.2 Chức năng tổ chức:

Đây là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?

Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt

tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém

1.4.2.4 Chức năng kiểm soát

Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt

cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu

Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi hoạt động quản trị, mọi nhà quản trị dù đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp Vấn đề chỉ ở chỗ là các chức năng đó được áp dụng ở mức độ nào, phạm vi được tác động Chẳng hạn như một giám đốc công ty, thì chức năng quản trị mà ông ta thực hiện chính là chức năng hoạch định, vì với cương vị của người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp thì việc định hướng phát triển, đề ra chính sách, chiến lược phát triển cho toàn công ty là vấn đề cốt lõi cảu ông ta Trong khi đó, một người tổ trưởng dây chuyền sản xuất, cùng làm việc với công nhân thì chức năng chính của chị lại là triển khai kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, liên tục công tác kiểm tra, đôn đốc công việc của những người công nhân trong tổ mình, đảm bảo sản phẩm được làm ra đạt chất lượng cao nhất Như vậy, mức độ áp dụng cá chức năng quản trị sẽ khác nhau ở các cấp bận quản trị khác nhau trong cùng một tổ chức

1.4.3 Nhà quản trị

Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức bằng những quyết định mà họ đưa ra Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì đó là quyết định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình, những lối chơi nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ Mặc dù những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào những quyết định và hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của sự quản lý Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên ngoài cũng như bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được Nhà quản trị dù giỏi mấy cũng vẫn có những yếu tố tác động như: hoạt động của các doanh nghiệp cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác

Trong một tổ chức, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Họ

là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhân sự, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu Những hoạt động của họ mang tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phối hợp các công việc, các cá nhân trong

tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của tổ chức đó

Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị không chỉ

có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở Mô hình dưới đây mô tả những đặc trưng cơ bản của các cấp quản trị này

Định hướng phát triển, hoạch định

chiến lược, ban hành chính sách

Quản trị cấp cao (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc)

Tham mưu trong lĩnh vực chuyên

môn, tổ chức thực hiện kế hoạch

Quản trị cấp trung gian (trưởng phòng, quản đốc)

Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra

công việc nhân viên

Quản trị cấp cơ sở (tổ trưởng, nhóm trưởng, trưởng ca)

1.5 Quản trị hành chính văn phòng

1.5.1 Khái niệm

Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp

đó Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới)

Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm

vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ

chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các công việc chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác Do đó, không thể không có hoạt động quản trị tại văn phòng Những người lãnh đạo văn phòng (như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ được phân công Chúng tôi cho rằng:

“Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất”

1.5.2 Phân biệt công việc hành chính văn phòng và quản trị hành chính văn phòng

1.5.2.1 Công việc hành chính văn phòng:

Công việc hành chính văn phòng là những công việc được thực hiện hàng ngày trong văn phòng liên quan nhiều tới văn bản, giấy tờ; thủ tục, trình tự và có tính chất chất sự vụ Đó là các công việc cụ thể như soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu; xây dựng kế hoạch; thông tin, liên lạc; chuyển giao văn bản, hồ sơ; chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị; liên hệ và giải quyết công việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác theo chỉ đạo của lãnh đạo; báo cáo kết quả thực hiện các công việc theo yêu cầu của lãnh đạo; thực hiện công tác hậu cầu phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo; tiếp đón và hướng dẫn khách… Các công việc này có thể được phân chia cho nhiều người thực hiện (đối với văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn) nhưng có khi chỉ do một số rất ít người thực hiện (với các công ty nhỏ, hoặc người phụ trách công tác văn phòng của một đơn vị như giáo vụ của khoa đào tạo tại một trường đại học)

Công việc hành chính văn phòng rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới các quy trình nghiệp vụ nên nếu không nắm vững các quy trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm rất có thể ảnh hưởng tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công việc quản lý của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp Ví dụ tại một công ty, khi tổ chức cuộc họp giữa lãnh đạo với một công ty đối tác để bàn về một hợp đồng trong tương lai, phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chuẩn bị về nội dung các văn bản có liên quan, phòng Hành chính chịu trách nhiệm in ấn và chuẩn bị thành hồ sơ cho từng người tham dự cuộc họp Tuy nhiên, khi vào cuộc họp mọi người tham dự phát hiện các tài liệu đều thiếu trang số chẵn (2,4,6…), vì khi tiến hành photocopy tài liệu do phòng Kinh doanh chuyển sang, các nhân viên phòng Hành chính đã không chú ý nên chỉ photocopy một mặt của các tài liệu đó Điều đó ảnh hưởng rất lớn tới kết quả cuộc họp

1.5.2.2 Công việc quản trị hành chính văn phòng:

Đây là công việc của người phụ trách văn phòng, với các hoạt động để quản lý và điều hành bộ máy văn phòng Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể như lập kế hoạch công việc hành chính văn phòng, tổ chức bộ máy văn phòng, lãnh đạo nhân viên văn phòng và kiểm soát mọi hoạt động trong văn phòng Để thực hiện được công việc quản trị hành chính văn phòng đòi hỏi người phụ trách văn phòng không những am hiểu sâu về các nghiệp vụ hành chính văn phòng, mà còn phải có kiến thức và kỹ năng quản trị, am hiểu công tác nhân sự cũng như các tri thức và kỹ năng bổ trợ khác Ví dụ như người trưởng phòng Hành chính - Nhân sự của một doanh nghiệp Họ là người phụ trách toàn bộ công việc của phòng sẽ tổ chức thực hiện các công việc của phòng bằng các biện pháp cụ thể như phân công công việc cho các nhân viên; xây dựng hoặc chỉ đạo

xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của phòng và kế hoạch công tác chung của công ty; hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ hàng ngày; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên…

1.5.3 Kỹ năng quản trị hành chính văn phòng

1.5.3.1 Kỹ năng kỹ thuật:

Kỹ năng kỹ thuật là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nói

cách khác đó là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị Ví dụ việc s o ạ n thảo chương trình kế hoạch, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí.v.v Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp

Trong quản trị hành chính văn phòng, kỹ năng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ hành chính là điều vô cùng cần thiết Các nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, xây dựng kế hoạch, quản lý hồ sơ tài liệu, giao tiếp, tổ chức cuộc họp, xử lý thông tin… là những nghiệp vụ đòi hỏi phải được tổ chức, kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy định Bên cạnh

đó, các nghiệp vụ hành chính văn phòng không chỉ được thực hiện tại các văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp mà còn được thực hiện tại tất cả các bộ phận, các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp đó Chính vì thế, việc am hiểu các nghiệp vụ trên là điều bắt buộc đối với những người làm công việc hành chính nói chung và đối với nhà quản trị hành chính văn phòng nói riêng để tổ chức thực hiện, quản lý và hướng dẫn nghiệp

vụ nhằm đảm bảo các nghiệp vụ hành chính đó được thực hiện hiệu quả nhất

1.5.3.3 Kỹ năng nhận thức:

Hoạt động của văn phòng không thuần túy chỉ là thực hiện các nhiệm vụ mà lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giao; không chỉ thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt mà văn phòng còn là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành Chính vì vậy, đòi hỏi nhà quản trị hành chính văn phòng phải kỹ năng nhận thức tốt để đề ra đường lối, chính sách, biện pháp thích hợp để tham mưu cho lãnh đạo ban hành các quyết định chính xác nhằm đối phó có hiệu quả với những bất trắc, n h ữ n g n g u y c ơ c ó t h ể kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức

Người quản trị hành chính văn phòng cần phải có phương pháp tư duy hệ thống, phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, nhận thức chính xác các vấn đề, những thuận lợi, thách thức, rủi ro để từ đó có các biện pháp làm giảm những sự phức tạp rắc rối trong tổ chức Chẳng hạn tại một công ty, xảy ra một vụ đình công của một nhóm công nhân đã làm sản xuất đình trệ và gây ảnh hưởng tiêu cực tới tư tưởng của số đông cán

bộ nhân viên Có nhiều ý kiến cho rằng cần phải sa thải nhóm công nhân tham gia đình công để đảm bảo kỷ luật Tuy nhiên, là người tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự của công ty, người trưởng phòng Hành chính cần cân nhắc là nguyên nhân của vụ đình công

là đúng hay không đúng? Sự việc đó sa thải đúng luật hay không? Việc mất công nhân ảnh hưởng như thế nào tới tiến độ sản xuất? Việc tìm kiếm công nhân thay thế có dễ dàng hay không? Người thay thế có đáp ứng được yêu cầu công việc không? Phản ứng của anh chị em trong công ty khi sa thải công nhân? Tất cả cần phải tư duy, phân tích, cân nhắc, tính toán để đưa ra phương án khả thi nhất để giải quyết êm đẹp sự việc Chính vì thế, kỹ năng tư duy là kỹ năng không thể thiếu đối với nhà quản trị trong công việc quản lý và điều hành của mình

1.5.3.4 Kỹ năng truyền thông

Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì công tác truyền thông là hết sức quan trọng nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện hiệu quả Kỹ năng truyền thông đòi hỏi người phụ trách văn phòng phải vận dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu thập thông tin và truyền đạt thông tin được chính xác, kịp thời, hiệu quả thông qua các hình thức văn bản, thư điện tử, họp, trao đổi, gặp gỡ

Truyền thông nhằm giúp cho các bộ phận, các cá nhân liên quan và có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ nắm được, hiểu được tất các các thông tin cần thiết cho công việc Việc nắm bắt đầy đủ thông tin sẽ giúp cho các bộ phận, cá nhân hiểu được nhiệm

vụ cụ thể của mình, các yêu cầu công việc cần phải đạt được, nắm chắc phương pháp thực hiện, xác định mối quan hệ với các bộ phận, cá nhân khác để phối hợp thực thực thi nhiệm vụ Đồng thời trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt các vấn

đề phát sinh, hiểu được tâm tư, tình cảm và những khúc mắc trong công việc của các bộ phận, cá nhân sẽ giúp nhà quản trị hành chính văn phòng có biện pháp kịp thời xử lý một cách kịp thời và hiệu quả, đảm bảo cho các nhiệm vụ đạt được kết quả tốt nhất như

dự kiến đã đề ra Ví dụ như tại một cơ quan, khi lãnh đạo yêu cầu văn phòng tiến hành công tác lấy phiếu tín nhiệm đối với một người đang được cấp trên xem xét, bổ nhiệm thì cần có biện pháp khéo léo, tế nhị Có thể áp dụng biện pháp trực tiếp (như bằng văn bản, biểu quyết trong cuộc họp) nhưng cũng có thể bằng phương pháp gián tiếp (thông qua đánh giá nhân sự định kỳ mà người được hỏi ý kiến không biết) Mục tiêu cuối cùng

là lấy được ý kiến về nhân sự một cách chính xác, khách quan nhưng không gây xáo trộn trong tập thể Do vậy, kỹ năng truyền thông là một kỹ năng mà người làm công tác quản trị hành chính văn phòng rất cần chú ý

1.6 Các biện pháp cơ bản trong quản trị hành chính văn phòng

1.6.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý

Văn phòng là một trong các đơn vị của cơ quan, tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng phụ thuộc vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng được phân công Việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm ba nội dung chính:

- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng Việc xây dựng các bộ phận

nghiệp vụ trong văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính:

+ Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách Thông thường, văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu-tổng hợp và chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộ phận như: Văn thư – Lưu trữ, Tổng hợp, Quản trị… Tuy nhiên, trong những trường hợp cụ thể, văn phòng

có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, chăm sóc khách hàng, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết Do đó khi xây dựng, hoặc chia tách, sáp nhập các bộ phận trong văn phòng cần chú ý tới chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phục trách

+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công việc (thường xuyên, đột xuất), nhà quản trị văn phòng cần tính toán để quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng dưới các hình thức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm Chẳng hạn như với một công ty, văn phòng phải thực hiện công việc liên quan xuất nhập khẩu, tuy nhiên do số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu không nhiều, việc phát sinh các công việc liên quan tới hải quan không lớn và tần suất không thường xuyên thì không cần thiết phải thành lập bộ phận xuất nhập khẩu riêng, mà bộ phận hành chính nhân sự có thể kiêm hiệm công việc này Nhưng ngược lại, tại một công ty lớn, số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nhiều, tần suất thực hiện các

nghiệp vụ liên quan tới hải quan thường xuyên thì cần phải thành lập bộ phận xuất nhập

khẩu để công việc này giải quyết được hiệu quả

- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ Sau khi đã

xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản Việc quy định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có sự am hiểu sâu về nghiệp vụ mà mỗi bộ phận đảm trách, nắm được các quy định của pháp luật về từng nghiệp vụ để từ đó quy định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận được chính xác, rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động của từng bộ phận cũng như tổ chức quản lý bộ máy văn phòng

Ví dụ: có thể quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn thư:

 Chức năng: Trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư; giúp Trưởng phòng Hành chính quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với các đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo công ty để tổ chức hiệu quả nghiệp vụ này

 Nhiệm vụ:

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong công ty

- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám đốc ký, phê duyệt

- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác

- Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này

- Quản lý các con dấu của công ty; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành

- Trình duyệt danh mục và phân phối báo chí cho Lãnh đạo công ty và các đơn vị

- Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị trong công ty

- Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, nhân viên được cử đi công tác Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại công ty

- Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước

- Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận và tuyển chọn nhân sự

Xác định chính xác số lượng nhân viên sẽ đảm bảo cho việc hoàn thành tốt khối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng (thường vào dịp cuối năm) Việc xác định số lượng nhân sự cho từng đơn vị, bộ phận trong văn phòng được xem x t trên cơ sở tổng số nhân viên của văn phòng (trong cơ quan nhà nước được gọi là biên chế) và khối lượng công việc cụ thể mà từng đơn vị, bộ phận thực hiện Qua đó, nhà quản trị văn phòng phải tiến hành được các công việc cụ thể sau:

+ ác định được khối lượng công việc của văn phòng và của từng đơn vị, bộ phận trong văn phòng

+ Phân tích luồng công việc trong văn phòng, xác định các công việc có thể kiêm nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm

+ Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời gian hoàn thành công việc của từng đơn vị, bộ phận Từ đó xác định được thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng

+ ác định các trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động văn phòng trên tổng số trang thiết bị được phép bố trí

Trên cơ sở các tính toán trên, nhà quản trị văn phòng tiến hành cân đối số lượng lao động cần thiết của văn phòng sao cho phù hợp với khối lượng công việc và các điều kiện khác để hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ mà văn phòng được phân công

1.6.2 Xây dựng “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” cho các vị trí lao động trong văn phòng

Bản “Mô tả công việc” là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm khi thực hiện công việc; các mối quan hệ khi thực hiện công việc; các điều kiện làm việc; trách nhiệm kiểm tra, giám sát; các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc

Bản “Tiêu chuẩn công việc” là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc

Thông thường bản “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” được xây dựng trong cùng một văn bản, được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau như: tuyển dụng lao động, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu quả lao động của nhân viên, kiểm tra, giám sát, rà soát lại và quy định định mức lao động mới hàng năm… Để quản trị văn phòng hiệu quả cần phải xây dựng bản “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” cho tất cả các vị trí lao động trong văn phòng Đây là một trong những biện pháp quyết định tới hiệu quả của quản trị hành chính văn phòng Chỉ có mô tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõ các mối quan hệ khi tiến hành công việc; quy định cụ thể những yêu

cầu về chất lượng công việc mới có thể đảm bảo được kết quả của công việc đó, đồng thời với những yêu cầu cụ thể về tiêu chuẩn chức danh công việc mới có thể lựa chọn được người thích hợp cho công việc Trước đây, văn phòng của các cơ quan, tổ chức không có hoặc chỉ quy định chung chung đối với các vị trí lao động, dẫn tới tình trạng phân công công việc không rõ ràng, chồng chéo, thậm chí “dẫm chân” lên nhau, “cha chung không ai khóc”… đã làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung của văn phòng

Khi xây dựng bản “Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc” cho các vị trí lao động trong văn phòng, người lãnh đạo cần tham khảo các văn bản hướng dẫn về nghiệp

vụ và những người có kinh nghiệm trong từng lĩnh vực Cơ sở để xây dựng bản “Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc” gồm:

- Phân tích kỹ từng công việc trong văn phòng (thông qua văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ và những kinh nghiệm giải quyết công việc trên thực tế)

- Phân tích yêu cầu về tiêu chuẩn chức danh (được quy định trong văn bản của Bộ Nội vụ, của cơ quan quản lý chuyên ngành và những yêu cầu thực tế trong quá trình giải quyết công việc)

- Điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho công việc

- Thời gian làm việc cụ thể tại văn phòng (thông thường văn phòng làm việc theo giờ hành chính, nhưng cũng có những vị trí làm việc theo ca – đối với doanh nghiệp)

Tên người đảm nhận: ………… Người quản lý trực tiếp:

…………

I THÔNG TIN CHUNG VỀ VỊ TRÍ LAO ĐỘNG

1 Mã nhân viên:…… Nhóm lương:……… Bậc lương………

Giúp việc Giám đốc nhận, chuyển và bảo quản hồ sơ, công văn, tài liệu Soạn thảo các văn bản, lên lịch làm việc cho Giám đốc Thực hiện công

tác lễ tân, duy trì hình ảnh công ty

1 Giúp GĐ thực hiện hoạt động điều hành hàng ngày:

a Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ

các phòng, ban trình Giám đốc phê

duyệt

Hàng ngày - Tiếp nhận và truyền

đạt thông tin, tài liệu chính xác, kịp thời tới các cá nhân, đơn vị trong Công ty

- Tuyệt đối bảo mật các thông tin, không được phép cung cấp khi chưa được sự đồng ý của Giám đốc

b Truyền đạt thông tin của Giám đốc

tới các phòng, ban liên quan và nhận

thông tin phản hồi từ các phòng ban

cho Giám đốc

Hàng ngày

c Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm

việc của Giám đốc

Hàng ngày Lịch làm việc của GĐ

được sắp xếp phù hợp, không sai sót, nhầm lẫn

Đảm bảo đầy đủ, an toàn cho Giám đốc

2 Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ của Giám đốc với các phòng ban

và đối tác

a Tham gia lập kế hoạch, chương trình,

tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao

ban, tổng kết…

Khi có kế hoạch, hoặc

đã có trong lịch công tác hàng tuần

- Các cuộc họp, gặp gỡ của GĐ được chuẩn

c Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu

tới các thành viên cuộc họp của

Giám đốc

Các văn bản, tài liệu được lưu trữ, sắp xếp khoa học, không để thất lạc, mất mát tài liệu

d Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc

họp (nếu được triệu tập)

Ghi chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, đặc biệt ý kiến kết luận của giám đốc

3 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hành chính văn phòng

a Soạn thảo văn bản, công văn, hợp

đồng trình Giám đốc

Thường xuyên Tài liệu, công văn

được soạn thảo, thẩm định kỹ lưỡng; đúng thể thức, hình thức; không sai sót, nhầm lẫn

b Thực hiện các trách nhiệm hành

chính: photo tài liệu, fax, và quản lý,

lưu trữ tài liệu…

Hàng ngày Thực hiện chính xác số

lượng được yêu cầu, không được in thêm, in thừa; tuyệt đối giữ bi mật nội dung văn bản

c Trực văn phòng, trả lời điện thoại,

tiếp đón khách hàng và đối tác theo

yêu cầu của Giám đốc

e Dịch và đánh máy các tài liệu văn

bản bằng tiếng Anh, Việt theo yêu

cầu

Khi có yêu cầu

Dịch chính xác nội dung, đúng thể thức theo quy định

f Tham gia thực hiện các công việc

khác theo yêu cầu của Giám đốc

Khi có yêu cầu

Thực hiện đầy đủ, có trách nhiệm với công việc

IV TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, GIÁM SÁT

V MÔI TRƯỜNG, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

Thường xuyên làm việc trong văn phòng

Thường xuyên phải làm việc:

Di chuyển nhiều Trong môi trường hóa chất Vào ban đêm Khác : môi trường thay đổi về nhiệt độ, có mùi, bụi

VI CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN

1 Trình độ : Đại học hoặc tương đương

2 Chuyên ngành: Luật, Quản trị kinh doanh

3 Chứng chỉ: Huấn luyện ISO9000:2008, An toàn lao động công nghiệp

4 Kinh nghiệm: 02 năm kinh nghiệm về trợ lý, thư ký tại công ty FDI

5 Kiến thức:

- Có kiến thức cơ bản về các sản phẩm, dịch vụ cảu công ty

- Thành thạo các nghiệp vụ Thư ký, thư ký văn phòng

- Hiểu biết các quy định cảu pháp luật Việt Nam về hoạt động điều hành công ty

- Lập kế hoạch, quản lý thời gian

- Sắp xếp, tổ chức công việc khoa học

XÁC NHẬN NGƯỜI NHẬN

SỰ

GIÁM ĐỐC

Ngày…tháng…năm… Ngày…tháng…năm… Ngày…tháng…năm… Ngày…tháng…năm… Ngày…tháng…năm…

1.6.3 Xây dựng Quy chế, Nội quy hoạt động trong văn phòng

Để đảm bảo việc quản lý và điều hành văn phòng được hiệu quả, cần xây dựng Quy chế làm việc riêng của văn phòng Đây được coi là những quy tắc trong công tác quản lý và điều hành văn phòng mà tất cả các nhân sự làm việc trong văn phòng đều phải tuân theo Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công việc, giải quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát của nhà quản trị văn phòng được hiệu quả Bản Quy chế này cần xác định đầy đủ các nội dung:

- Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng (phòng Hành chính)

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và các đơn vị nghiệp vụ của văn phòng

- Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn phòng

- Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức

- Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại, thắc mắc…

- Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ

- Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động

Xây dựng Quy chế làm việc trong văn phòng (phòng Hành chính) phải dựa trên cơ

sở những nguyên tắc chung của pháp luật và những quy định cụ thể trong cơ quan, tổ chức Trong quá trình thực hiện, cũng cần có sự theo dõi, tổng kết và chỉnh sửa bản Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tế

1.6.4 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng

Quy trình được hiểu đơn giản là trình tự các bước cần thiết để giải quyết một công việc hay một nhiệm vụ nhằm đạt được kết quả tốt nhất Tất cả các nghiệp vụ hành chính văn phòng cần được xây dựng thành các quy trình xử lý để giúp cho việc giải quyết công việc của nhân viên văn phòng được dễ dàng, đồng thời tạo thuận lợi cho các cán bộ, nhân viên hay những cá nhân, tổ chức bên ngoài có liên hệ giải quyết công việc được thuận lợi

Ví dụ:

- Quy trình đăng ký lịch công tác

- Quy trình tuyển dụng nhân sự

- Quy trình đánh giá nhân viên

- Quy trình thanh toán tài chính

- Quy trình soạn thảo văn bản

- Quy trình quản lý văn bản ĐI, quy trình quản lý văn bản Đến

- Quy trình lập hồ sơ

- Quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Quy trình cấp phát văn phòng phẩm

- Quy trình điều xe…

Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng, nhà quản trị văn phòng cần căn cứ trên các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan quản lý chuyên ngành và

từ thực tiễn xử lý công việc để có được các quy trình hợp lý Đồng thời, cũng cần áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 nhằm phù hợp với chuẩn quốc tế Việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ cần chú ý tới các công việc sau:

1.6.4.1 Phân tích công việc và các yếu tố liên quan:

- Phân tích kỹ công việc cần xử lý, các điểm mấu chốt trong quá trình xử lý, các thủ tục cần giải quyết và kết quả/sản phẩm cuối cùng cần đạt được Ngoài ra cũng phân tích điều kiện thực tế về nhân sự trực tiếp thực hiện, cơ sở vật chất kỹ thuật, mối liên hệ trong công việc với các bộ phận liên quan

- ác định rõ trình tự giải quyết công việc, từ khi bắt đầu tới khi kết thúc

- ác định rõ trách nhiệm của các cá nhân/đơn vị tham gia vào giải quyết công việc

- ác định rõ thời gian cần thiết cho từng bước

- ác định rõ các biểu mẫu sổ sách, văn bản, tài liệu… cần thiết cho từng bước thực hiện

Điều kiện đi tiếp hoặc rẽ nhánh

Báo cáo đầu ra

Tài liệu, chứng từ Lưu hồ sơ

Mối quan hệ một chiều, chỉ trình tự giải quyết

Phát sinh công việc

Mối quan hệ hai chiều

Từ một bước tiến hành đồng thời nhiều bước song hành

Lưu đồ được thể hiện quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng được trình bày theo nhiều cách khác nhau, có thể trình bày đơn giản:

Hoặc có thêm cột “biểu mẫu/tài liệu”:

Lưu đồ Mô tả Biểu mẫu/

tài liệu

Thời gian thực hiện

Tùy từng nghiệp vụ cụ thể mà quy trình có thể được xây dựng chi tiết hoặc khái lược, điều quan trọng là khi giải quyết công việc, người nhân viên nhìn vào quy trình là

có thể hiểu được và thực hiện một cách dễ dàng Ví dụ quy trình xử lý văn bản đi tại UBND quận tây Hồ, TP.Hà Nội:

1.6.4.3 Xây dựng các biểu, mẫu liên quan:

Khi xây dựng quy trình xử lý công việc, một trong những nội dung quan trọng nhất là quy định hệ thống các mẫu, biểu, sổ sách… cụ thể cho từng bước công việc nhằm giải quyết công việc được dễ dàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong quản lý Các mẫu, biểu, sổ sách… liên quan trong quy trình được xây dựng dựa trên các quy định, các hướng dẫn nghiệp vụ Sau khi xây dựng biểu, mẫu, phải quy định ký hiệu cho từng biểu mẫu để dễ dàng quản lý, lựa chọn và thực hiện