Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng Đại học Công nghiệp Tp.HCM

Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ phận trong cơ câu bộ máy làm việc Của cơ quan, tổ chức, ví dụ: Văn phòng Tòa án, văn phòng Trường đại người giữ chức vụ, quyền hạn nhất định, ví dụ:

TP Hồ Chí Minh - 2011

PHAN I

QUAN TRI VAN PHONG

CHUONG 1 KHAI QUAT VE QUAN TRI VAN PHONG

1.1 Khái niệm văn phòng

Theo xu hướng phát triển chung của xã hội hiện nay, khái niệm

“van phong” (office) có thể được hiểu theo nhiều nghĩa Theo nghĩa

hẹp, văn phòng là trụ sở - nơi làm việc của cơ quan, tô chức, ví dụ: văn

phòng ủ ủy ban nhân dân, văn phòng công ty, văn phòng đại diện Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ phận trong cơ câu bộ máy làm việc Của cơ quan, tổ chức, ví dụ: Văn phòng Tòa án, văn phòng Trường đại

người giữ chức vụ, quyền hạn nhất định, ví dụ: văn phòng Thủ tướng, văn phòng nghị sĩ

Như vậy, dưới góc độ quản trị, văn phòng có thể được định nghĩa

như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ

chức, là nơi thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ quản lý,

điều hành và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.e`

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1 Chức năng tham mưu, tông hợp

Nội dung của chức năng này bao gồm:

Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức và tham mưu cho ban lãnh đạo các biện pháp giải quyết, xử

lý công việc, vụ việc „

xé An uống đình, kế “hoạch công tác, kế hoạch sản xuất tinh doanh

Theo dõi, đôn đốc các đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức thực

hiện kế hoạch công tác, sản xuất kinh doanh

Tẻ chức và điều phối hoạt động chung của cơ quan, tô chức.

1.2.3 Chức năng đại điện

Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ quan, tô chức

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

1.3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho toàn thé cơ quan, tổ chức Trên cơ sở kế hoạch chung, các bộ phận đơn vị trong cơ quan, tô chức sẽ đề ra kế hoạch riêng cho mình Văn phòng sẽ tô chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thực hiện kế hoạch chung

Văn phòng cũng là bộ phận xây dựng kế hoạch công tác hàng tuần,

hàng tháng cho ban lãnh đạo Đồng thời, giúp ban lãnh đạo triển khai

thực hiện các kế hoạch đó

1.3.2 Thu thập, quản lý thông tin

Văn phòng là bộ phận thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn

khác nhau, sau khi xử lý (kiểm tra tính xác thực, tính chính xác) của

thông tin, văn phòng sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo làm cơ sở cho việc hoạch định chủ trương, chính sách và làm căn cứ để lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời

Như vậy, văn phòng có thể được xem là cổng tiếp nhận và lọc thông tin chính thức của cơ quan, tổ chức Tắt cả các thông tin đến và đi đều phải qua văn phòng như là bộ phận trung chuyển thông tin

1.3.3 Soạn thao, phát hành văn bản quản lý, điều hành và tư van cho lanh dgo giao kết hợp đồng

Văn bản quản lý, điều hành (như quyết định, chỉ thị, công văn, thông báo .) là phương tiện chính thức của lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Văn phòng là bộ phận tham mưu lãnh đạo ban hành văn bản quản lý, điều hành, đề xuất các biện pháp cụ

thể bảo đảm thi hành văn bản, đồng thời là bộ phận trực tiếp tiên hành

2

việc soạn thảo, phát hành các văn bản đó Song song đó, văn phòng là bộ phận trực tiếp theo dõi, đôn đốc, giám sát các đơn vị, bộ phận thực hiện các văn bản đã được lãnh đạo ban hành Đối với hợp đồng, văn phòng phải vừa là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo trong tìm kiếm đối tác, đàm phán vừa là bộ phận chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc giao kết hợp đồng như soạn thảo biên bản ghi nhớ giữa các bên, nội dung hợp đông chính, hợp đồng phụ, phụ lục hợp đồng

1.3.4 Giao tigp doi nội, đối ngoại

Văn phòng là nơi tổ chức, thực hiện công tác tiếp khách của cơ quan

tô chức Văn phòng cũng là đầu môi tiếp nhận khiếu nại, tố cáo từ bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức để chuyền cho lãnh đạo giải quyết Dưới góc độ quản trị hành chính, văn phòng là cầu nối giữa lãnh đạo và các đơn vị, bộ phận cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức Mặt khác, văn phòng cũng là cầu nối giữa đơn vị mình với cơ quan, tổ chức, cá nhân khác Vì ì vậy, văn phòng cần xây dựng cho mình hình ảnh của sự tin cậy và có rách nhiệm cả ở bên trong cũng như bên ngoài cơ quan, tô chức

1.3.5 Quản lý tài sân, kinh phí hoạt động

Văn phòng phải lập kế hoạch, dự trù kinh phí, thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tô chức Quản lý các nguồn thu, chi của cơ quan, tổ chức Để thực hiện nhiệm vụ

này, trong cơ câu tổ chức văn phòng sẽ có bộ phận kế toán, tài vụ

1.3.6 Tổ chức hội nghị, sự kiện

Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội

nghị, sự kiện của cơ quan, tổ chức Bắt đầu từ việc lập kê hoạch, lịch trình,

phương án tổ chức, chương trình nghị sự, dự kiến kinh phí tổ chức, chuẩn

bị cơ sở vật chất, khách mời cho đến các công việc hậu hội nghị, sự kiện

1.3.7 Quản lý nhân sự

Văn phòng là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên trong cơ quan tổ chức Tổ chức tuyên dụng cán bộ, nhân viên cho cơ quan, tô chức

1.3.8 Lưu trữ tài liệu, văn bản

Văn phòng có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản

của cơ quan tô chức bao gồm cả văn bản đã ban hành và văn bản nhận được Bảo đảm việc giữ bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh của cơ

1.4 Khai niém quan trj van phong

Xuat phát từ chức năng, nhiệm vụ chính của văn phòng, có thể khái quát về quản trị văn phòng như sau: quản trị văn phòng là việc hoạch định, tồ chức, điều phối và kiểm tra các hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin ‘Hn quan « dén hoat động của cơ quan, tô chức

LS Vai trò của nhà quản trị văn phòng

Nhà quản trị văn phòng giữ vai trò là nhà điều phôi chung trong hoạt động của cơ quan, tô chức, là cầu nối giữa lãnh đạo và các bộ phận, đơn

vị cũng như giữa các bộ phận, đơn vị với nhau trong cơ quan, tô chức Vai trò của nhà quản tri van phòng, thể hiện cụ thể bởi các chức năng chính sau đây:

Hoạch định công việc văn phòng

Tổ chức thực hiện công việc văn phòng

Lãnh đạo công công tác văn phòng

Kiểm tra việc thực hiện công việc văn phòng

1.6 Cơ cầu tô chức văn phòng

1.6.1 Hình thức tổ chức văn phòng

Tùy theo điều kiện cụ thể của cơ quan, tổ chức, văn phòng có thể được tô chức theo một trong hai hình thức sau day:

1.6.1.1 Hình thức tổ chức tập trung một đâu mối

Khi văn phòng được tổ chức dưới hình thức này, toàn bộ hoạt động

của văn phòng được đặt dưới sự điều hành của nhà quản tri hành chính Hình thức tô chức này có ưu ( điểm là thuận lợi trong việc điều hành công việc chung như điều động r nhân sự , phân bô trang thiết bị, phương tiện làm việc, nhưng có nhược điêm la không chuyên môn hóa, từng loại công VIỆC không được quan tâm đúng mức, tương ứng với tầm quan trọng của nó - 1.6.1.2 Hình thức tổ chức tập trung theo chức năng

Khác với hình thức tập trung một đầu mối, ở văn phòng được tô chức tập trung theo chức năng, công việc văn phòng được phân câp cho

từng loại công việc được quan tâm đúng mức, › tưƠng, ung | VỚI tầm quan

trọng của nó Nhược diém của hình thức này là dễ dẫn đến vi phạm nguyên tic thi trưởng lãnh đạo (thủ trưởng chế) — mot trong những nguyên tắc cơ bản của hoạt động văn phòng ˆ

4

1.6.2 Cơ câu tỗ chức văn phòng

1.6.2.1 Lãnh đạo văn phòng

Tùy theo tên gọi của bộ phận thực hiện công tác văn phòng của cơ quan, tô chức là Văn phòng hay Phòng hành chính, mà người đứng đầu văn phòng sẽ giữ chức danh Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính Giúp việc cho Chánh văn phòng có Phó Chánh văn phòng hoặc

Phó phòng hành chính

1.6.2.2 Bộ phận văn thư, lưu trữ

Bộ phận này có trách nhiệm quản lý việc tiếp nhận, lưu trữ,Ô chuyển

giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tô chức

1.6.2.3 Bộ phận tổng hợp

Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích chủ trương, chính

Tư vẫn cho lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tô

để xuất các biện pháp, phương án xử lý công việc, sự việc phát sinh trong

hoạt động của cơ quan, tô chức

1.6.2.7 Bộ phận tạp vụ

Bộ phận này có nhiệm vụ bảo đảm vệ sinh môi trường, vệ sinh phòng làm việc, cảnh quan trong phạm vi cơ quan, tổ chức

1.6.3 Bố trí văn phòng

1.6.3.1 Mục đích, yêu câu

* Mục đích:

Tao sự thoải mái cho nhân viên nhằm khai thác tối đa năng lực làm

Thuận tiện cho việc ệc tiếp khách, tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách, đối

tác của cơ quan, tô chức

Bảo đảm giữ bí mật văn bản, tài liệu của cơ quan, tô chức

Sử dụng hiệu quả diện tích phòng làm việc, tiết kiệm chỉ phí

Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc thu thập và xử lý thông tin Giảm thiểu thời gian di chuyển qua lại giữa các bộ phận của văn phòng

1.6.3.2 Các phương pháp bố trí văn phòng

* Văn phòng bố trí theo không gian đóng:

Văn phòng được chia ra lầm r nhiều ! phòng r nhỏ Tiêng, biệt Ưu điểm của cách bỗ trí văn phòng c

riêng tư của nhân viên đặc bị ự

với công việc đòi hỏi tập trung cao Tuy 1 nhiên, phương pháp bỗ trí văn

phòng theo không gian đóng có nhược điểm là cửa và tường ngăn chiếm

thiết bị văn phòng, khó kiểm tra nhãn viễn về thời ; gian lao động

* Văn phòng bố trí theo không gian mỡ:

theo không gian đóng là tận ‹ dụng t tối đa diện tích, không gian văn phòng, tiết kiệm chỉ phí điện, thiệt bi van phòng; dễ giám sát quản lýn nhân viên; thuận tiện cho việc giao tiếp giữa các nhân viên trong công việc Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức bố trí này là không bảo đảm sự riêng

tư của r nhân viên, 1, khong phi hop với công việc cân tập trứng cao

6

1.6.4 Hiện đại hóa công tác quản trị văn phòng

Hiện nay, hiện đại hóa công tác quản trị văn phòng là xu hướng chung của cơ quan, tổ chức nhăm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Văn phòng với bộ máy làm việc được tô chức khoa học, tinh gọn, trang thiết bị hiện đại và phương thức quản trị tiên tiến sẽ tiết kiệm thời gian, nguồn lực, giảm tối đa chi phí cho quản lý, điều hành Xu thế chung hiện nay là xây dựng văn phòng điện tử, văn phòng không giấy

* Tin học hóa công tác văn phòng: với sự phát triển của công nghệ thông tin, công tác văn phòng cũng từng bước được tin học hóa Máy vi tính là một thiệt bị không thê thiếu hiện nay trong văn phòng Các máy vi

tính được nối mạng diện rộng (mạng WAN) và mạng nội bộ (mạng

LAN) và nhờ đó, nhân viên văn phòng có thê thu thập, tông hợp và xử lý thông tin ngay trên máy vi tính

* Văn thư điện tử: phan lớn văn bản quản lý, điều hành được tao ra, truyền đi và lưu giữ bằng phương tiện điện tử như máy vi tính, máy fax Việc này sẽ làm giảm đáng kê lượng giấy tờ sử dụng cho công tác văn phòng và tủ, phòng dành cho việc lưu trữ hồ sơ, đồng nghĩa với tiết kiệm chi phí cho hoạt động văn phòng Một tủ hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo phương pháp truyền thống có thể được chuyển thành một dia CD-ROM cất gọn trong ngăn kéo bàn làm việc

Hiện đại hóa công tác quản trị văn phòng phải đi đôi với đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ nhân viên văn phòng, sử dụng thành thạo đạt hiệu quả cao nhất các trang thiết bị hiện đại của văn phòng

CHUONG 2 QUAN TRI THONG TIN VA HO SO

Thế giới ngày nay là thế giới bùng nỗ thông tin Lưu lượng thông tin

hiện diện đủ mọi "hình thức - thông tin bằng văn bản, , cong văn, thư từ,

các thông tin truyền miệng mặt đối mặt, thông tin truyền qua các phương tiện truyền tin viễn thông như điện thoại, điện tín, telex, fax, thông tin nỗi mạng qua computer Ngoại trừ điện thoại, các loại thông tin viễn thông được gọi | chung là văn thư điện tử Ngày nay chúng ta có khuynh hướng gọi thư từ truyền qua computer là Email chương này đề cập đến văn thư điện tử một cách tông quát bao gồm cả Email truyền qua computer Hiện nay, công ty tại Việt Nam đã áp dụng Email trong các hoạt động hành chính văn phòng (HCVP')

Thông tin quá lớn như vậy, làm cách nào các cơ quan xử lý kịp nếu không biết quản trị nó một cách khoa học? Trước hết các bạn nên hiểu một cách tông quát về công tác văn thư theo quy định của Nhà nước đối với cơ quan Nhà nước Kế đến chúng ta đi vào cụ thể cách quản trị văn thư đến, văn thư đi, và sau cùng nghiên cứu hệ thống thông tin điện tử

1 Quản trị thông tin

2.1.1 Tông quát về hệ thống thông tin

Thông tin hiện diện ở đầu vào và đầu ra Thông tin đầu vào có luồng thông tin đầu vào 6 day chúng ta bàn đến ‹ các văn bản thư từ và thư đến các bộ phận liên hệ - được gọi chung là văn thư đên Thông tin đầu ra có luỗng thông tín n đầu ra Trong chương này chúng ta cũng chỉ bàn đến văn thư đầu ra - được gọi chung là văn thư đi Thông tin đầu vào sẽ được phân phối đến các bộ phận liên hệ để xử lý - đó là thông tin nội bộ Hình, dưới ay mồ tả hệ thông thông tin này, phần nào giúp bạn

Các cơ quan Bên ngoài

Công ty xí nghiệp

| Luỗng thông tin nội bộ

Bắt cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị hệ thong thông tin Tại các nước phát triển, các công ty lớn thường có giám độc hệ thống thông tin Chúng ta có thể tóm tắt như sau:

Một trong các trách nhiệm của trợ lý hành chánh là xử lý văn thư đến Trong một công ty loại nhỏ, thư từ thường được nhân viên bưu điện giao mỗi ngày một lân Tại công ty lớn, văn thư lớn được chuyển đến văn phòng thư trung ương của công ty Tại đây văn thư được phân loại trước khi

chuyển đến các bộ phận Tùy thuộc vào khối lượng văn thư và tùy thuộc vào

quy mô của công ty, văn thư được phân phối mỗi ngày khoảng trên một lẫn Nhà quản trị cần phải đào tạo cho thư ký và nhân viên HCVP biết

cách quản trị công văn đến Nếu bạn có trách nhiệm xử lý công văn đến,

bạn phải triển khai một hệ thống xử lý chúng có hiệu quả Bởi vì nhiều nhân viên HCVP tùy thuộc vào công văn đến để lên lịch công tác trong ngày, cho nên thư tín nên được xử lý càng sớm càng tốt Các bước sau đây

sẽ giúp bạn xử lý tất cả các công văn cho toàn cơ quan, cho nhiều cấp quản trị hoặc cho cấp quản trị trực tiếp của mình thôi Sau đây là tiễn trình theo thứ tự:

- Phân loại văn thư

- Mở bao thư

- Lấy phần nội dung ra (lấy phần ruột ra)

Đóng dấu ngày giờ

€ Đọc và ghi chú

Đưa cho cắp trên duyệt

Soạn phiếu luân chuyển tài liệu thư tín

- Phân phối văn thư

2.1.2.1 Phân loại văn thư

Khi văn thư đến, bạn nên đọc kỹ những thông tin ghi ở bao thư một

cách cân thận và phân loại như sau:

- Thư khẩn - bao gồm điện tính, thư phát nhanh, thư bảo đảm

- Thư cá nhân hoặc thư có in dấu “mật”

- Thư hạng một - bao gồm các loại thư, các bưu ảnh, bưu kiện, hóa

đơn, hoặc trái phiêu

Thư trong nội bộ

- 'Thư hạng hai - là nhật báo và tạp chí

- Thư hạng ba - là các Catalogs và các ấn phẩm khác

- Thư hạng bốn - là các gói / kiện hàng

Bởi vì nội dung của các loại thư khẩn, điện tín, thư bảo đảm, thư

phát nhanh đòi cân lưu ý ngay, cho nên chúng cân được ưu tiên giải quyÊt trước Cũng vậy, các loại thư cá nhân và thư có đóng dâu “khan”

cần được ưu tiên xử lý trước các loại như thường (như loại một)

Nếu thư từ gửi đến ai đó không còn làm trong cơ quan nữa bạn nên xem lá thư này là lá thư cá nhân hay thư tín thương mại Nêu là thư cá nhân mà không có địa chỉ hôi âm, ban can gạch chéo địa chỉ của công ty bang tay, và ghi địa chỉ chuyển tiếp đến và ghi chữ xin vui lòng chuyên tiếp đên và gửi đi

2.1.2.2 Mở bao thư

Ngoại trừ được phép mở thư, thư ký không được phép mở các loại

thư cá nhân và thư có ký hiệu dấu “mật” Loại thư này nên được đề

rieeng ra một khay khác

Trước khi mở thư, bạn nên có sẵn các dụng cụ sau đây: máy mở thư

(máy mở băng tay, máy bán tự động, máy hoàn toàn tự động), máy đóng dấu ngày giờ, bút chì, kẹp giây, và băng keo trong

10

Bởi vì khối lượng văn thư rất lớn, các công ty lớn trên thế giới thường có phòng văn thư trung ương Bộ phận này thường sử dụng máy

mở trên 500 bao thư trong một phút

2.1.2.3 Lấy phân nội dung ra

Bạn phải lấy tất cả những gì trong bao thư ra Bởi vì đễ bỏ sót, do đó nhiều thư ký phải rọc ba mép của bao thư ra để tránh thất lạc các hồ sơ đính kèm Hãy viết phần ghi chú vào văn thư để lưu ý] là hồ sơ đính kèm

bị thiếu Hãy dùng đỉnh ghim hoặc kẹp giấy để nhét hồ sơ đính kèm loại nhỏ ở đầu của văn thư và nhét hồ sơ đính kèm loại lớn ở cuối văn thư Nếu công ty của bạn không yêu cầu lưu giữ lại bao thư một hay hai ngày gì đó, thì bạn nên rà soát lại địa chỉ hồi âm có sẵn trong văn thư chưa Nếu không, bạn phải đính kèm bao thư với văn thư Hãy giữ bao thư nội bộ lại bởi vì chúng có thể được sử dụng lại Nếu trong trường hợp thời gian ghi trong văn thư và thời gian do bưu điện đóng dấu có sự khác

biệt bạn nên đính kèm bao thư vào cuỗi văn thư

Ngày và giờ văn thư đến rất quan trọng vì những lý do sau đây:

- _ Văn thư có thể là không để ngày tháng

- _ Ngày tháng giúp nhắc nhở trả lời văn thư nhanh

- Van thu đến quá trễ so với ngày tháng mà văn thư yêu cầu

-_ Các hợp đồng đấu thầu, hoặc các cuộc thi có thể có ngày đáo hạn,

Hầu hết các công ty tại các nước phát triển đều sử dụng máy đóng dấu ngày giờ và công văn đến, hoặc tự động hoặc bán tự động

2.1.2.5 Đọc và ghỉ chú

Một số cấp quản trị không thích chú giải hay chú thích vào văn thư,

do đó bạn phải được sự chấp thuận trước khi chú thích Thường thì các công ty cho phép thư ký hay trợ lý hành chánh chú thích vào văn thư Bạn dùng bút chì gạch dưới những dòng quan trọng, sau đó ghi chú ở ngoài lê

Hãy ghi chú chính xác Chang han như văn thư là một lá thư yêu câu cung cap thông tin mà công ty đã gửi đi rồi, hãy ghi chú là đã gửi đi ngày tháng nào Nếu có văn bản đính kèm ghi trong thư nhưng tìm không thấy, bạn ghi bên lề sau mục đính kèm là “thất lạc”

Nếu trong thư có mục xin hẹn có ghi rõ ngày tháng thì bạn ghj vào

số lịch hẹn của cấp trên mình, đồng thời ghi vào lịch của mình

2.1.2.6 Trình lên cấp trên

Khi đưa lên cấp trên, hãy sắp xếp văn thư theo thứ tự sau đây trên bàn giấy:

- Van thu khan

- Thu phat nhanh va dién tin

- Thu phat riéng

- Thư bảo đảm

- Thư cá nhân chưa mở

- Các loại thư loại một

- Thư loại hai

- Thư loại ba

-_ Văn thư loại bốn

2.1.2.7 Soạn phiếu luân chuyển và phân phối văn thư

Nếu văn thư chẳng hạn như bản tường trình, thông báo, đề nghị mà các cấp quản trị khác quan tâm, bạn phải soạn một phiếu chuyển tài liệu

để chuyển tài liệu đến các vị cần tham khảo

Nếu bạn là thư ký tại một công ty nhỏ, bạn có thể sẽ phải phân phối thư tín cho các cá nhân và các bộ phận khác Một số công ty lớn có nhân viên phòng văn thư mang các khay hoặc xe đây chở văn thư đến các bộ phận phòng ban

Trước khi chuyển công văn, bạn phải vô số và đem theo để các cá nhân và các bộ phận phòng ban ký nhận

2.1.2.8 Xử lý văn thư trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

Trước khi thủ trưởng bạn vắng mặt trong một chuyển công tác lâu hoặc nghỉ hè, bạn hãy sắp xếp với vị đó cách giải quyết văn thư đến Khi bạn được giao phó trả lời thư tín, bạn hãy giữ lại bản sao để cho vị đó xem

lúc trở về Đôi khi bạn phải viết một mẫu nhắn tin ngắn báo cho khách biết

rằng thủ trưởng bạn đi xa và sẽ trở về vào một ngày nhất định nào đó

12

Khi nhận được văn thư khẩn đòi hỏi giải quyết một van dé gi ngay, hãy bàn với người nào đó có thâm quyền để xử lý tình huống Bạn phải ghi vào thư gôc hoặc bản sao là bạn đã làm gì

Đôi khi thủ trưởng bạn yêu cầu bạn chuyên thư tín cho họ Bạn cần phải hỏi vị đó xem những loại thư gì thì cần chuyền

2.1.3 Xử lý công văn đi

Việc xử lý công văn đi tương đối đơn giản Quy mô của công ty sẽ xác định trách nhiệm xử lý công văn đi Nêu công ty có phòng văn thư

hoặc có nhân viên văn thư, trách nhiệm của bạn chỉ giới hạn vào việc đưa

văn thư đã ký tên và đóng dấu cho nhân viên văn thư Nếu trách nhiệm của bạn là đưa văn thư đến bưu điện bạn phải kiểm tra kỹ

Địa chỉ bên trong có phù hop với địa chỉ bên ngoài không? (nếu

« — bao thư không có phần giấy kiếng)

Văn thư đã ký tên chưa?

- Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa? (nếu cuối thư có ghỉ “đính

kèm”) Nêu văn thư yêu câu một dịch vụ hoặc một ân huệ nào đó, bạn đã bỏ vào đó bao thư có ghi săn địa chỉ và dán tem chưa?

2.1.3.2 Gap và bỏ vào bao thư

Mặc dù nhiều công ty lớn trên thế giới có máy gấp, dán, và đóng tem bạn phải biết cách gấp thư , thông thường các công ty có loại bao thư có giấy kiếng (bao thư có cửa số) đủ để thấy phần địa chỉ người nhận bên trong Điều này giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian đánh máy trên bao thư

2.1.3.3 Cân và dán tem

Hiện nay nhiều công ty lớn trên thế giới đăng ký với bưu điện đê được quyên tự mình đóng dấu tem trên bao thư Có những máy hiện đại nôi mạng với máy computer qua đường dây điện thoại Trong tương lai, các công ty tại Việt Nam có thể đăng ký với bưu điện loại dịch vụ này Nếu áp dụng hệ thống này, nhân viên HCVP phải sử dụng máy cân sao cho chính xác Nếu không đủ tiền tem bưu điện sẽ phạt hoặc không chuyền văn thư đi

2.1.3.4 Vào số công văn di

Sau cùng bạn phải vào số công văn đi Hình dưới đây là một loại mẫu ghi lại các loại công văn gửi đi

2.1.4 Văn thư nội bộ

Hầu hết các cơ quan hiện đại trên thế giới hiện nay đều sử dụng một

số công cụ thông tin nội bộ Đó là phiếu nhắn tin nội bộ, thư nội bộ, hồ

sơ luân chuyên nội bộ và phiếu nhắn tin điện thoại

2.1.4.1 Phiếu nhắn tin nội bộ

Các nhân viên hành chánh cũng như các cấp quản trị bao giờ cũng được cấp một tập giấy (có dán gáy) để liên lạc nội bộ dưới dạng tin nhắn Trên phiếu nhỏ này có in biểu tượng của công ty và có ghi sẵn tên người nhắn tin Cũng có nơi để thêm ngày gửi Phiếu nhắn tin này có thể theo kiểu ngang hoặc kiểu dọc Chiêu dài khoảng 15cm và chiều ngang khoảng trên 10cm

Mục đích để cho nhân viên trong cơ quan dễ có phương tiện liên lạc với nhau và nhât là đỡ mắt thời gian

2.1.4.2 Thư luân chuyển nội bộ

Thư luân chuyển nội bộ thường là loại thư ngắn gọn, có chủ đề hẳn hoi Do đó loại thư này có kích thước khác nhau tùy theo nội dung dài hay ngắn Tuy nhiên nó thường có khổ hoặc bằng nữa tờ giấy A4 hoặc

Trên thư này thường có các tiêu dé sau day: tên công ty và biểu tượng, người gởi, người nhận, chủ đề, ngày tháng Tùy theo tính chất của

‘an dé mà thư loại này có chữ ký hay không

14

2.1.4.3 Hồ sơ luân chuyển nội bộ

Đôi khi một cấp quản trị hay cô thư ký muốn nhiều người trong

phòng ban của mình đọc một tài liệu nào đó, họ bỏ tài liệu đó vào một

bao thư luân chuyên nội bộ kèm theo phiêu chuyên tài liệu

Phiếu chuyển tài liệu thường nhé bang phiếu nhắn tin đã in sẵn tên

những người cân tham khảo tài liệu như đã trình bày ở mục 2.1.4.1

Bao thư luân chuyển nội bộ thường rất lớn - lớn hơn khổ giấy A4 Bao thư rat day dé khdi do ban trong quá trình sử dụng nhiêu lần Trên bao thư thường kẻ rât nhiêu ô Mỗi bao thư có thể từ 21 đên 30 ô Trên môi ô thường ghi chữ người gửi và người nhận Người nào nhận tài liệu xong sẽ gạch tên mình đi và giữ lại trong phòng mình để có dịp lại sử dụng đến nó Ngoài ra bao thư thường được đục rat nhiều lỗ để người nhận hoặc người đưa thư biệt trong đó có tài liệu hay không

2.1.4.4 Phiếu nhắn tin điện thoại

Phiếu nhắn tin điện thoại có kích cỡ bằng phiếu nhắn tin nội bộ đã

nêu ở mục 2.1.4.1 Mục đích giúp mọi người trong cơ quan quản trị được thông tin của mình qua điện thoại Phiêu này giúp người nhận điện thoại không mắt thời gian ghi chép và không quên bat ctr thong tin nao

2.1.5 Văn thư điện tử

Bởi vì chỉ phí văn thư qua bưu điện khá tốn kém, dịch vụ bưu điện

không có hiệu quả, và khối lượng văn thư càng ngày càng gia tăng các doanh nghiệp đã tìm các phương tiện khác Một trong các phương tiện

khác đó là văn thư điện tử Văn thư điện tử làm cho con người trên thế

giới truyền thông với nhau chỉ trong giây phút

Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, dữ kiện hình ảnh, và kể cả tiếng nói Việc truyền thông này được truyền từ máy này sang máy kia Nó được truyền và nhận qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền đạt văn bản, máy vi tính, hoặc máy computer chính, và kể cả màn hình phục vụ trong các hội nghị từ xa Các thiết bị nêu trên có thể truyền qua đường dây điện thoại, qua các

vệ tinh, qua hệ thông ; viba hoặc sợi dây quang học

2.1.5.1 Trạm truyền đạt văn bản

Một số bộ phận xử lý văn bản có thê truyền thông bằng cách trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer, và máy

sao chụp Trạm truyền đạt văn bản rất hữu ích cho việc trao đổi các tài liệu

dài Bản văn được truyền đạt mà không cần người đứng kiểm soát, do đó văn bản thường được truyền vào ban đêm bởi vì giá phí ban đêm rẻ hơn

2.1.5.2 Thư điện tử Email

Ngày nay, người ta đồng hóa thư điện tử truyền qua computer là Email Email là một hệ thống thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy computer này sang máy computer khác Các máy computer này có thể năm trong phạm vi một cơ quan được gọi là hệ thống mạng nội bộ hoặc có thể truyền đi khắp thé giới qua mạng internet,

hệ thống mạng quốc tế hay còn được gọi là hệ thống mạng rộng

Với hệ thống thư điện tử, may computer nhan sé nhan va lưu trữ thông tin tự động Mỗi nhân viên có một hộp thư điện tử Người gửi truyền trực tiếp thông tin cho hộp thư của người nhận và thông tin được lưu trữ tại đây Khi người nhận trở về văn phòng, họ sẽ kiểm tra hệ thống thư điện tử để lấy thông tin Thông tin này có thể đọc được trên man hình, được in ra, hoặc gửi chuyền tiếp cho một hộp thư điện tử khác Lợi điểm của Email là người nhận nhận thông tin nhanh chóng và hồi âm và hộp thư điện tử của người gửi Điều này giúp đây nhanh tiến tình làm quyết định Thời gian luân chuyển thông tin của thư điện tử chỉ mất vài phút trong khi gửi thông tin bằng bưu điện mắt cả tuần lễ

2.1.5.3 Thư điên tử nội bộ (LAN)

Thư điện tử nội bộ là một hệ thống trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan

Ngày nay khắp nơi trên thế giới đã áp dụng rộng rãi hệ thống nhận

và chuyên thư từ giao dịch, công cũng như tư, bằng thư diện tử Email Tại Việt Nam hệ thống Email và Enews đã chính thức đưa vào hoạt động

từ năm 1996 Thư điện tử bắt đầu bằng mạng Toolnet và tin tức điện tử bắt đầu từ bưu điện Khánh ) Hòa Người Phan Lan đã bắt đầu sử dụng điện thoại di động để xem tin tức phát đi từ hãng Thông tấn Phần Lan từ cuỗi năm 1995 Ngoài ra, kể từ năm 1996 các công ty trên thế giới đã có thể đầu giá qua thư điện tử

Với phương tiện truyền thông ngày càng đa đạng và vì thế lượng thông tin đầu vào và đầu ra bằng phương tiện điện tử càng nhiều và nhanh vô kể, chúng ta cần phải xử lý kịp thời

2.1.5.4 Xử lý văn thư điện tử

Như trên đã đề cập, luồng thông tin điện tử đầu vào và đầu ra càng này càng đa dạng và nhiều vô kể, do đó nêu bạn muốn xử lý kịp thời, bạn phải chuyển các loại thông tin này đến những nơi liên hệ càng nhanh càng tốt Trái với văn thư thường bằng giấy tờ, mỗi ngày phát một hay hai lần, thông tin điện tử cần phải lưu chuyền từng giờ

16

Các loại thông tin như fax, telex (đang ngày càng ít phổ biến) Email có thể nhận được vào ban đêm hoặc ngoài giờ làm việc do đó

bạn phải nhanh chóng xử lý chúng ngay đầu giờ làm việc trong ngày

2.2 Quản trị hồ sơ

Sự phát triển của các loại máy sao chup và các công cụ truyền thông

đã làm tăng khối lượng thông tin bằng giấy tờ Các hồ sơ giây tờ này là trung tâm hoạt động của một doanh nghiệp (DN) và duy trì đời sống của

nó Hồ sơ của một cơ quan là trínhó của nó Cũng giỗng như bạn khó mà sinh sông được nêu bạn không có khả năng nhớ được các hoạt động trước đây của bạn, thì một DN khó lòng tồn tại được lâu nếu không có các hồ

sơ kinh doanh, các chính sách, các hợp đồng pháp lý, các loại thư tín

thương mại, các bảng tường trình, và tât cả các loại văn bản khác đều là

trí nhớ giúp cho các bánh xe của một DN chạy đều Bởi vì các loại hồ sơ này có tính cách sống còn đối với sự phát triển liên tục và thành công của một doanh nghiệp, cho nên chúng phải được giữ gìn và duy trì để lúc nào cũng có sẵn khi cần thiết Nói một cách khác, nó phải được quản trị một

cách khoa học

Vậy hồ sơ là gì và quản trị hồ sơ là gì? Cách phân loại nó ra sao? Chúng ta lưu trữ hô sơ như thế nào? Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ bằng

vi phim? Các công cụ để lưu trữ hồ sơ có các loại gì? Và sau cùng chúng

ta nên sắp xếp hồ sơ theo hệ thống nào? Đó là những nội dung được dé cập trong chương này

2.8.1 Định nghĩa

2.2.1.1 Định nghĩa hỗ sơ

Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một Su

việc, một vấn để, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc

Một hồ sơ có thể dày hay mỏng tùy theo số lượng công văn giấy tờ

hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy nhiều hay ít

2.2.1.2 Định nghĩa quản trị hỗ sơ

Quản trị hồ sơ là việc hoạch định (lên kế hoạch), tổ chức, sắp xếp,

lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt được hiệu quả nhất

2.2.2 Tiến trình quản trị hồ sơ

Theo định nghĩa trên muốn quản lý hồ sơ các ban

giai đoạn sau đây: phẾn lUỜNG luật tỢG°ôiNivGtiệt; Têndfc

2.2.2.1 Phân loại hồ sơ cần lưu trữ

Trước khi quyết định cần giữ lại hồ sơ nào, các bạn phải phân loại chúng ra các loại tối cần thiết, quan trọng, thường sử dụng, hoặc không

cân thiệt, cụ thê như sau:

- Hồ sơ tối cần thiết: là các hỗ sơ cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức,

cơ quan Đó là các hồ sơ không thể thay thế được bao gồm bản chính của các hợp đồng, bản quyền, công thức, hợp đồng thuê

mướn, hợp đồng đại lý, con dấu, nhãn hiệu, đăng kí Các hồ sơ

này nên được lưu trữ trong các tủ chống lửa

- Hd so quan trong: Đây là các hồ sơ có thể thay thế hoặc có thể sao lại nhưng rất tốn kém Đó là các hồ sơ quan trong về tài chính như:

hồ sơ về thuế, các tài khoản phải trả, thu, hóa đơn, số lương Các

hỗ sơ này nên được lưu trữ trong các tủ chống lửa

- Hồ sơ thường sử dụng: Đây là các hồ sơ có thể thay thế được hoặc

có thể tái bản được bao gồm các đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh

doanh, danh sách nhân viên, nhà cung cấp, hợp đồng chuyên

chở Các hồ sơ này không cần lưu trữ trong các tủ chống lửa vì

dễ sao chép lại

- Hồ sơ không cần thiết: Đây là các loại hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết

thúc công việc, sau khi lưu trữ một vài ngày, tuần, tháng

2.2.2.2 Lên lịch lưu trữ

Sau khi hồ sơ được phân loại, các bạn cần lên lịch lưu trữ nghĩa là

làm bảng thời biểu cho biết cần thời gian bao nhiêu lâu giữ lại hồ sơ được

lưu trữ trong bộ hỗ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động và cần thời gian

bao lâu để giữ lại các hồ sơ được lưu lại trong bộ hồ sơ không còn hoạt

động Hồ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động là các hồ sơ hiện đang tiến hành mà nhân viên cân tham khảo thường xuyên HỖ sơ không còn

hoạt động là các bộ hồ sơ đã hình thành từ sáu tháng đến một năm rôi mà

nhân viên thỉnh thoảng mới tham khảo

Tùy theo quy định của Nhà nước mà chúng ta cần lưu trữ hồ sơ lại Thông thường thì chúng ta cần lưu lại lâu đài các hồ sơ sau đây: các tài khoản phải trả, phải nhận, các báo hàng năm, các hợp đông, hiên pháp,

luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, các bảng quyết toán tài chính, số lương,

các chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn hiệu đăng ký

a 18

2.2.2.3 Luu chuyén hé so

Boi vi khoang tréng danh cho van phòng làm việc rất tốn kém, cho nên các hô sơ không còn hoạt động nên được lưu chuyển vào tủ hồ sơ không còn hoạt động loại rẻ tiễn Bạn nên kiểm tra lại thường xuyên xem

hồ sơ nào nên thiêu hủy và hồ sơ nào nên lưu trữ vào kho hỗ sơ không còn hoạt động Có hai phương pháp lưu chuyển hồ sơ:

- Phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn: là phương pháp lưu chuyển các hồ sơ vào kho hồ sơ không sử dụng thường xuyên đối với các

tài liệu hay hồ sơ đã hoàn tất

- Phương pháp lưu chuyển theo định kỳ: là phương pháp lưu chuyển các tài liệu vào các bộ hồ sơ không còn hoạt động theo khoảng cách nhất định, theo ba kế hoạch sau đây:

+ Kế hoạch một giai đoạn

+ Kế hoạch hai giai đoạn

+ Kế hoạch giai đoạn tối đa, tối thiểu

Đối với một số giấy tờ thông thường hàng ngày, bạn phải hủy bỏ hàng ngày bằng cách bỏ vào giỏ rác Đối với một sô giấy tờ khác, bạn phải hủy bỏ theo lịch Ngoài ra có một số gidy tờ bạn phải thiêu “hủy, hoặc bỏ vào máy nghiền hủy bỏ hồ sơ như một số công ty nước ngoài tại TP.HCM đang làm

2.2.2.5 Chụp vi phim

Bởi vì có rất nhiều tài liệu "không thể hủy bỏ được, nhưng lại choán quá nhiều chỗ, cho nên nhiều công ty lưu trữ những tài liệu này trong các phiếu phim cực nhỏ, to bằng 9x12 được gọi là vi phim Mỗi phiêu vi phim này sao chụp được gân 200 trang tài liệu Với phiếu này bạn có thể đọc dễ dàng qua máy đọc vi phim Các hồ sơ được chụp thành phim giúp cho công ty tiết kiệm được 98% khoảng trống

2.2.3 Các công cụ lưu trữ

Có rất nhiều dụng cụ lưu trữ hồ sơ hiện nay và vì thế hồ sơ cũng được sắp xếp tùy theo loại Chúng ta có thê liệt kê các loại sau đây mà các công ty trên thê giới các công ty nước ngoài tại TP.HCM đang sử dụng:

- Hồ sơ để đứng

- Hồ sơ đê năm

- Hồ sơ dé ở hai bên

2.2.4 Hệ thống lưu trữ hô sơ

Mặc dầu có nhiều | loại hướng dẫn và các thủ tục tiêu chuẩn đề quản trị hồ sơ, tuy nhiên mỗi công ty thay đổi các tiêu chuẩn cho phù hợp với

mục tiêu và nhu cầu của tổ chức mình Bởi vì tính đa dạng của mỗi DN,

không có hệ thống nào là tối ưu cho mọi tổ chức cả Tuy nhiên có ba loại

hệ thông cơ bản để sắp xếp lưu trữ hồ sơ:

- Hồ sơ tên theo mẫu tự ABC

~ Hồ sơ dé tài theo mẫu tự ABC

- Hồ sơ khu vực địa lý theo mẫu tự ABC

2.2.5 Lưu trữ hỗ sơ qua hệ thông

Nhiều bạn nghĩ rằng trong thời buổi hiện đại ngày nay chỉ cần lưu trữ

hồ sơ bằng máy computer là đủ Không nói đến việc đôi khi hệ thống đĩa cứng đĩa mêm bị virus mắt hết hồ sơ lưu trữ, chỉ nói đến các văn bản nhà nước gửi tới, các hóa đơn và hợp đồng các bạn cần phải lưu trữ hồ sơ theo kiểu cỗ điển, kể cả vi phim Tuy nhiên, có rat nhiều loại hồ sơ văn bản, lưu trữ bằng đĩa mềm và CD ROM cũng rất thuận lợi Đây là hệ thống lưu trữ hồ sơ tiện lợi nhất và nhanh nhất

20

CHUONG 3

GIAO TIEP TRONG VAN PHONG

Con người nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau Chúng ta phí phạm thời gian cũng giống như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy Thời gian mỗi khi mất đi không bao giờ lấy lại được Mọi người trong chúng ta đều có khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải ai cũng biết tận dụng nó

Tại Việt Nam chúng ta thấy các cấp quản trị sử dụng thời gian như thế nào? Một số người sử dụng thời gian một cách khoa học Họ tận dụng thời gian để công hiến cho cơ quan, làm cho cơ quan phát triển

Nhưng vẫn còn một số người, nhất là tại các cơ quan Nhà nước, sử

dụng qũy thời gian của mình để làm việc riêng mà chúng ta vẫn dùng hình tượng ° “chân ngoài dài hơn chân trong” Mục đích của chương trình này nhằm giúp các nhà quản trị nói riêng và mọi người nói chung biết cách quản trị thời gian một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu

một cách có hiệu quả

Tại sao chúng ta phải quản trị thời gian? Hay nói một cách khác, tại sao quản trị thời gian lại quan trọng? Những nguyên nhân nào dẫn đến việc mất thời gian? Chúng ta có biện pháp gì để quản trị thời gian có hiệu quả Đó là những phần chính được trình bày trong chương này

3.1 Quản trị thời gian

3.1.1 Tại sao phải quản trị thời gian

Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản Hơn nữa, đó là thứ tài sản có một không hai Người ta không thể tích lũy nó như tàng trữ nhiên liệu Dù muôn hay không thì chúng ta cũng phải tiêu dùng nó, với tốc đọ 60 giây trong một phút Chaplin Tyler đã có một câu rất hay: “Thời gian là nhân tô không suy suyễn và không co giãn nhất trong cuộc sống chúng ta”

Cũng như mọi tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả “Tất cả mọi vấn đề suy ra cho cùng là

vấn đề tiết kiệm thời gian” (Karl Marx) và Lenine cũng nói “tranh thủ

được thời gian là tranh thủ được tất cả” “Thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì | chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cả ”(Peter Drucker, một tác giả về quản trị và

một cô vấn về kinh doanh đã nhận xét)

Trong thực tế, có những quyết định làm tăng hiệu suất sử dụng thời gian làm lợi cho xí nghiệp nhiều hơn là việc làm tăng hiệu suất của vốn

đầu tư Những người trong ban biên tập tờ báo Tuân kinh doanh (Mỹ) cho rằng chính là thời gian chứ không phải tiền bạc mới là tài sản quý nhất của một xí nghiệp Ngoài ra Jones còn dự kiến rằng xí nghiệp nào biết giao cho nhân viên của mình trách nhiệm giúp đỡ các giám đốc thì

đó là xí nghiệp biết sử dụng thời gian một cách tốt nhất

Không hiểu vì sao trong những khóa huấn luyện về quản trị người ta lại coi thường vấn đề ề “quản trị thời gian” Trong tất cả những thứ tài sản

ta có thì thời gian là thứ tài sản được hiểu biết ít nhất và được kiểm soát tồi nhất Hầu như chúng ta không hoạch định và kiểm tra loại tài sản vô

giá này, cứ để nó trôi dạt theo dòng may rủi của cuộc đời

Nói một cách chính xác, chúng ta không điều khiển được thời gian

vì cây kim đồng hồ dù sao vẫn nằm ngoài tầm kiếm soát của chúng ta

Dù chúng ta có làm gì đi chăng nữa thì thời gian vẫn cứ trôi qua theo một tốc độ được định trước Điều mà chúng ta cần làm không phải là kiểm soát cái đồng hồ mà là tự kiểm soát chính mình trong mỗi tương quan với thời gian

3.1.2 Nguyên nhân làm mất thời gian’

Trong suốt thời gian làm việc, bạn đôi khi hay rất nhiều khi phải bị gián đoạn công tác làm mất thời gian của bạn Có những việc cân thiết phải gián đoạn, nhưng cũng có rất nhiều việc không cần thiết phải mắt thời gian Đó là những việc sau đây:

- Các cú gọi điện thoại

- Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách

- Các câu hỏi của nhân viên

- Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín

Các cuộc họp kéo dài

- Bàn giấy ngôn ngang, bừa bộn

~ Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh

- Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự chia trí lo ra

Và theo các khảo sát thực tế, đã chia nguyên nhân gây ra mất thời

gian làm bồn sau đây:

2

Thiếu phân công

Thiếu kỷ luật bản thân

Khách khứa

Thiếu ưu tiên

Các hội nghị định trước

Hội nghị đột xuất

Thiếu ưu tiên

Không biết phân công

Gián đoạn công tác Nhân viên không dùng được

Thư tín lộn xộn

Thiếu kế hoạch

Ràng buộc với bên ngoài

Thiếu hệ thống phân loại tư liệu

Mét mỏi Chờ thời cơ

Điện thoại

Những bảng câu hỏi Thiếu phương pháp xử lý công

việc sự vụ

Nhóm C

Thư tín không có giá trị

Công việc giao tiếp

Hội họp vô ích

Thiếu tập trung

Thiếu công cụ quản lý

Đồi hỏi về thời gian

Người giúp việc bất lực

Nghỉ, uống cà phê

Bị động “đột xuất”

Thông tin mù mờ khó hiểu

Hoãn việc lại hôm sau

Thiếu nhân sự văn phòng

Sức khỏe kém

Quan liêu và giấy tờ

Chạy theo những chương trình

Chỉ đạo trên diện rộng Lan quyén

Không biết cách từ chối

Thiếu kế hoạch

Quyết định độc đoán

Hoãn việc lại hôm sau

Tinh thần sút kém Nhằm lẫn

Bộ phận thư ký tổ chức tôi

Liên lạc kém Vui chơi tiếu lâm

Có trách nhiệm mà không có quyên hạn

3.1.3 Các biện pháp quản trị thời gian

Trước hết với tư cách là cấp quản trị hay nhân viên, bạn phải biết tổ

chức một ngày làm việc khoa học, biết lên lịch cơng tác trong tuần và trong tháng Bạn phải biết tiết kiệm thời gian trong thư tín giao dịch Bạn phải tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm, bằng phương pháp đọc nhanh Bạn khơng nên lãng phí thời gian cho việc tiếp khách Bạn phải biết lọc lựa những cú điện thoại Bạn phải biết sử dụng thời gian trong các cuộc họp Bạn cần phải sắp xếp hỗ sơ, bàn giấy và

khung cảnh làm việc sao cho khơng mất thời gian vào các việc vụn vặt 3.1.3.1 Các cơng cụ hoạch định thời biểu

_ > Lich thoi biểu cơng tác hàng ngày: là lịch cụ thể của từng cá nhân,

cap quản trị hoặc nhân viên Và là những phương tiện để lập kê hoạch và

giúp cho việc quản trị thời gian một cách cĩ hiệu quả

- Số tay, nhật ký và lịch để trên bàn: tỏ ra cĩ ích để ghi lại những suy nghĩ hoặc những thơng tin quan trọng, và là những tài liệu rất cần để bổ

sung vào hệ thống phân loại tài liệu của cơ quan

-_ Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: là các cơng cụ rất hữu ích cho các

nhà quản trị và thư ký ghỉ chép những việc cân phải làm từng ngày trong

tháng một cách vắn tắt

3.1.3.2 Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Viện nghiên cứu kinh doanh Dartnell ở Chicago đã hỏi 3000 cán bộ cao cấp và khám phá ra rằng mợ ngày họ đã bỏ ra từ 2-3 tiếng đồng hồ để đọc và trử lời thư từ Thật là một sự tiêu phí thời gian quá lớn cho quan hệ thư tín Nhĩm phụ trách về quản lý của phịng nghiên cứu kinh tế đã tìm ra một phương pháp trật tự nhất, ít gây ra gián đoạn trong cơng tác nhất để giải quyết một đồng thư tín mà khơng địi hỏi sự quan tâm tức thời nào là phương pháp cứ tập trung tồn bộ mang về nhà đọc, nếu khơng muốn đặt tất cả lên bàn họ để họ đọc vào sáng hơm sau (cách này tốt hơn là cách các cơ thư ký hay làm là cứ nhận được cái gì thì đem đặt lên bàn thủ trưởng cái nây) Phương pháp này khơng làm bề bộn giấy tờ của ơng ta,

khơng ngắt quãng cơng việc của ơng ta và khơng làm cho ơng ta bị phân tán tư tưởng Như vậy là ngăn khơng cho ơng ta đọc những thơng tin làm

ơng ta mắt tập trung suy nghĩ, mat đà suy nghĩ, một cách vơ ích

Mặt khác, trả lời càng chậm thì thời gian trả lời càng dài Thơng thường thì trả lời vài câu là đủ rồi Trì hỗn làm gì? Càng trì hỗn bạn càng bắt buộc tìm lý do để thanh minh, giải thích dài dịng cho sự chậm trễ đĩ

Chinh trong lúc đi máy bay hay đi xe lửa, người ta có được một thời gian làm việc dài nhất mà không bị gián đoạn, đó là điều mọi cán bộ lãnh đạo hằng mơ ước Thông thường thì người ta chỉ ngủ hay đọc báo trên xe lửa thôi Nhưng những khi bị | cong việc thúc bách và làm việc nghiêm túc

thì bạn làm được rất nhiều việc lúc đi công tác

3.1.3.3 Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay ghỉ âm

Bây giờ chúng ta nói tới một công cụ hết sức có lợi cho người giám đốc: máy ghi âm hay máy đọc Hoàn toàn logic nếu ta dùng nó để tiết kiệm thời gian Dùng máy ghi âm thì lời nói ghi lại được chính xác hơn

là bản tốc ký, cô thư ký có thể nghe lại và đánh máy lại vào lúc nào cô thấy thuận tiện nhất, còn khi vị giám đốc đang nói vào máy thì cô không cần ngồi đấy mà có thé làm nhiều việc quan trọng hơn

Rõ ràng là không thể thiếu máy ghi âm để cán bộ làm việc có hiệu suất cao Nhưng việc sử dụng nó, cũng như mọi dụng cụ khác, có thể có đôi chút nguy hiểm Vì nói vào máy dễ dàng như vậy thì người ta dễ nói dài, dây cà ra dây muống, đầy những thứ vô ích, công văn sẽ dài ra và đống hô sơ sẽ dày lên

Như vậy cô thư ký đỡ bớt việc sự vụ để có thể giúp làm những công tác hành chính quan trọng hơn, năng suất sẽ tăng lên một cách đáng ké, sai lầm sẽ giảm bớt và thời gian phúc đáp công văn sẽ ngắn hơn

Jack Lutz giám đốc một bộ phận thuộc Công ty Mc Cord Corporation cho rằng cần có loại máy ghi âm bỏ túi để có thể kịp thời ghi lại những ý nghĩ thoáng xuất hiện trong đầu trong lúc lái xe hoặc lúc đi đường

3.1.3.4 Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

Trong nhiều năm qua, việc phố biến kiến thức ngày một tăng đã làm phức tạp thêm cho công tác quản trị của các nhà cấp quản trị cao cấp Bởi

vì họ không có đủ thời gian, không thể nào cập nhập hóa kiến thức của mình bằng cách đọc báo được Như chúng ta đã thấy, khi trả lời một cuộc phỏng vân của Daniel Howard khoảng 83% giám đốc nói họ không có thời gian đọc để nắm được tình hình Chắc chắn rằng đó cũng là tình trạng của đại đa số cấp quản trị cao cấp Trong thời đại của chúng ta, khó

có ai đám coi thường việc theo dõi những tiên bộ mới nhất trong lĩnh vực hoạt động của mình Có 2 phương pháp:

-_ Có nhiều cách tiếp cận vấn đề làm thế nào thông qua việc đọc mà

cập nhập hóa kiên thức của mình Một biện pháp có hiệu quả là phân công cho người khác đọc

-_ Cách thứ hai là đọc nhanh

26

3.1.3.5 Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Có nhiều nguyên nhân để việc tiếp khách gây khó khăn cho cán bộ

lãnh đạo Một trong những nguyên nhân đó là khó mà biết được khách sắp đến sẽ bàn việc gì để chuẩn bị trước những thông tin cần thiết

Sở dĩ nhiều người giám đốc cứ để ngỏ cửa cho ai vào cũng được là vì bán tín bán nghi, không biết người khác sắp đến mang theo một thông tin

gi quan trọng không mà những thông tin mới thì lại quá cần thiết cho một giám đốc làm việc có hiệu quả cao

Ngoài cái nhu cầu muốn có những thông tin mới, còn nhiều nhân tố khác làm phức tạp thêm cho việc tiếp khách Một số người có thói quen hẹn rồi lại hoãn Cũng chỉ vì có ý muốn đơn giản là có được những thông tin mới nên người giám đốc cứ để ngỏ cửa đó cho khách, nhưng nhiều khi thông tin đó không cần cho công tác hay người khách đến lại là người không được mời

Thường thì trong các văn phòng, việc dùng máy điện thoại được hạn chế nghiêm ngặt hơn là việc tiếp khách Dù sao, thì người ta cũng dành thời gian cho việc tiếp khách nhiều hơn bất kỳ hoạt động nào khác trong ngày Cuộc điều tra của Sune Carlon cho thay một tổng giám đốc mỗi ngày đã tiếp khách (phần lớn là cấp dưới của ông ta) khoảng 3 tiếng rưỡi đông hồ

e Làm chủ việc tiếp khách

Đến chỗ làm việc của cấp dưới

Tiếp khách ngoài phòng làm việc

Đứng để tiếp khách

Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách

Quy định thời gian tiếp khách

Đừng cho gián đoạn công tác

Hãy tiếp xúc tại phòng ăn

e Đừng quên đóng cửa

e Quan hé x4 hdi

3.1.3.6 Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

Điện thoại rõ ràng đã tiết kiệm cho chúng ta nhiều thời gian nhất Có rất nhiều cách tiết kiệm thời gian nếu biết khéo dùng máy điện thoại

- N6 tranh cho ta mét cuộc họp và thời gian di dén cudc hop bang cách triệt tiêu khoảng cách giữa hai người đôi thoại

- Nó tránh được nhiều cuộc thăm viếng

~_ Nó tránh cho ta những việc đi lại không cần thiết

~_ Nó tiết kiệm thư từ và chờ đợi

e Những cú điện thoại từ bên ngoài

Cần phải làm sao để những cú điện thoại không phá hoại sự tập trung

tư tưởng của người lãnh đạo Muôn vậy một cô thư ký phải biệt cách can

thiệp đê ngăn chặn nó

- Việc thứ nhất cô ta phải làm khi có điện thoại gọi tới là phải xác định xem việc đó có gấp không và nên giải quyết như thê nào cho thích hợp

- Có một loại liên lạc khác, tuy đề cập đến các vấn đề chỉ có thủ trưởng mới có quyền giải quyết nhưng lại không gâp đên nỗi phải làm gián đoạn công việc của ông ta

- Khi ông ta gọi lại có thể là lúc không thuận tiện cho người ở đầu bên kia nhưng nếu ông ta trả lời ngay khi được gọi thì chính ông ta sẽ là người không được thuận tiện trước tiên

- _ Lại có loại liên lạc khẩn cấp, thuộc một đề tài mà người giám đốc cũng đặt thành ưu tiên nghĩa là đáng để ngừng ngay công việc mà trả lời

e Phuong phap goi lại

Cần phải nhấn mạnh rằng phương pháp gọi trở lại hết sức hữu ích Người giám độc sử dụng thành thao kỹ thuật này có thê xác định trước thời gian thích hợp đê ông ta gọi lại người đối thoại với mình Ông ta có

thê chọn hai thời kỳ sau đây: hoặc là cuỗi giờ làm việc buôi sáng hoặc là

cudi giờ làm việc buôi chiêu, lúc mà người đôi thoại sắp sửa đi ăn trưa hoặc sắp về nhà buổi chiều Đó là lúc ông ta ít giao tiếp nhất

e Điện thoại gọi ra ngoài

Là cấp quản trị bạn đừng tự quay số Không như một số người đã nghĩ, cách làm đó là sai lầm nếu bạn đã có một cô thư ký đề làm việc đó rồi Cũng thật là lạ một số đông cán bộ phụ trách lại không chịu giao cho thư ký của mình cái trách nhiệm gọi điện thoại trong nội địa Nhiêu khi người quản lý tự mình quay số đã lãng phí thời gian vì ông ta chỉ được nói chuyện với cô thư ký ở phía bên kia và đê được nghe cô ta nói rang sếp cô đang bận hoặc đã đi vắng Rõ ràng là ông ta phải trả giá quá đất 28

Các cô thư ký không những phải phụ trách việc quay số điện thoại ra ngoài mà còn phải biêt dồn nó lại Chọn lúc nào thuận tiện nhất trong ngày mà gọi đi khắp nơi, cái này nỗi tiếp cái kia Chuẩn bị sẵn mọi tài liệu có liên quan đến những để tài sẽ thảo luận qua điện thoại Nhớ ghi rõ vào giấy tất cả những điểm cụ thể sẽ thảo luận với từng đối tượng đề khỏi quên, khỏi sót

e_ Làm sao kết thúc một cuộc nói chuyện

Phần đông cán bộ quản lý có kinh nghiệm đều biết rằng một cuộc nói chuyện bắt đâu như thế nào sẽ kết thúc như thé nấy Nếu vừa cầm máy

điện thoại lên bạn đã hỏi: “Chào! Thế nào? Có khỏe không?” tức là bạn

mời người ta nói dài dòng từ những chuyện thời sự đến đời sống gia đình, đến việc câu cá, đến chuyến đi nghỉ hè Ngược lại, nếu bạn nói:

“Xin chào! Tôi chỉ hỏi ông cái này, trong vòng một phút thôi, có được không?”, tức là cuộc nói chuyện sẽ ngắn gọn và người đối thoại với bạn

sẽ yên tâm rằng thời gian của họ sẽ không bị lãng phí Có bao nhiêu cuộc nói chuyện đã kéo dài vô tận vì cả hai người nói chuyện đã không thể kết thúc được Bạn hãy xem điện thoại như một cái máy để truyền đạt, truyền xong rồi phải cắt ngay

e_ Tiết kiệm thời gian hội họp

Mục đích thứ nhất của các cuộc họp, có thể là mục đích thông thường nhất, là để phối hợp hoạt động, trao đổi thông tin và đề ra chính sách Sau

đó là những cuộc họp có nhiều người tham gia để giải quyết vấn đề và ra quyết định Nhiều cuộc họp thật ra không nên có Một lý do không tốt nữa là có nhiều người thích họp để thông báo đủ thứ, thật ra đó là những cuộc họp cho vui mà thôi Cân phải hoan nghênh người giám đốc nào triệu tập một cuộc họp để nắm tình hình và phối hợp công tác khi đến họp, ông ta hỏi có ai có điều gì quan trọng để thông báo không, nếu không, ông ra lệnh hoãn cuộc họp: “Nếu vậy thì mọi người hãy trở về làm việc”

e _ Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Sắp xếp chỗ làm việc khoa học và thâm mỹ cũng là cách tiết kiệm thời gian vì năng suất của bạn sẽ nâng cao, tâm hồn thoải mái không bị căng thắng, đỡ mệt mỏi Chúng ta có thể sắp xếp chỗ làm việc khoa học bằng nhiều phương pháp khác nhau như:

- Tổ chức nơi làm việc: Nếu bạn sắp xếp chỗ ngồi làm việc mà người qua lại có thể nhìn thấy bạn là cớ để cho bạn lo ra, ngắng đâu lên mỉm cười với người qua lại, chưa kể có các cuộc viêng

thăm xã giao làm mắt thời gian Vi vậy, tốt nhất là đặt cô thư kí của mình ở ngay cửa ra vào, sao cho bắt cứ người khách nào cũng phải gặp mặt cô ta Sự khôn khéo và tài ngoại giao của cô thư kí trong việc làm giảm bớt những gián đoạn công tác của thủ trưởng mình là hết sức quan trọng Còn chỗ ngồi của cấp dưới, người nào mình hay trao đôi ý kiến trong công tác thì xếp ngồi gân Sự gần gũi là một nhân tô rất thực tÊ để quy định tân sô của giao dịch Ngồi khác phòng hay khác lầu gây trở ngại rất lớn cho tiếp xúc Trang trí nơi làm việc: Việc trang trí lại văn phòng sẽ thay đổi

hẳn môi trường làm việc, màu sắc ấm áp, hài hòa tạo một cảm

giác yên tĩnh riêng và đặc biệt là khắc phục tiếng ồn

Hãy để pan làm việc trống trải: Có ý người đã nói rằng: “Hễ bàn giây ngỗn ngang thì đầu óc cũng ngỗn ngang” Vì thế, hãy để cho

cái bàn làm việc của bạn lúc nào cũng sạch sẽ bằng một số biện

pháp như:

+ Tất cả tài liệu giấy tờ gì mà không dính líu gần xa với vấn đề

bạn đang giải quyết thì hãy loại nó ngay ra khỏi bàn giấy của bạn

+ Văn bản nào mình chưa có điều kiện để giải quyết thì đừng để trên bàn, nghĩa là mọi hồ sơ đều phải sắp xếp theo thứ tự, cho vào ngăn kéo và phải nằm đó

+ Đừng bao giờ gác dé án dang làm lại mà chạy theo nhàng công việc hấp dẫn hơn, hoặc là do bị ngắt quãng trong công tác + Giải quyết xong một hồ sơ thì chuyển nó đi ngay xét lại một lần nữa những việc ưu tiên rồi bắt tay ngay vào việc quan trọng nhất tiếp theo

+ Luôn luôn nhắc nhở cô thư ký giữ cho bàn giấy của bạn sạch

sẽ trước khi bạn bước vào phòng làm việc và có đủ những tài liệu cần thiết để giải quyết vấn đê đầu tiên của ngày hôm đó 3.1.4 Những nguyên tắc vàng của quản trị thời gian

Nghĩ ít đi, làm nhiều hơn

Nói, nghĩ, làm phải đi với nhau

Bám sát công việc theo lịch trình

Đầu tư thời gian một cách khôn ngoan

Luôn hướng tới các mục tiêu của cuộc sống

Trí óc là tài sản, là doanh nghiệp của chính bạn

Chúng ta là nhà kiến trúc sư của chính chúng ta

> Tôn trọng thời gian, thời gian sẽ tôn trọng chúng ta

3.2 Tiếp khách và gọi điện thoại

Chúng ta thường nghe nói: Ấn tượng xấu ban đầu khi tiếp xúc khó

mà phôi pha trong lòng người được Do đó, khi bạn tiếp khách hay gọi điện thoại với thái độ niềm nở, vui vẻ, và tỏ ra quan tâm thật sự đôi với

họ, bạn đã gây một ấn tượng tốt đẹp đầu tiên cho khách rồi

3.2.1 Tiếp khách trực diện

3.2.1.1 Khi khách tới

Bạn phải đối đãi với khách chỉ lịch sự, và nếu có thể được, nên chào

đón họ băng tên của họ Nếu bạn đang bận điện đàm hay đang bận việc khác mà khách đến, bạn vẫn chào đón khách để khách biết là bạn sẽ tiếp ngay sau khi xong việc Sau đây là một số nguyên the:

Đặt chương trình cho các buổi xin tiếp kiến

Thu xếp các buổi tiếp kiến

Hủy bỏ các buổi xin tiếp kiến

+

+

+ Cách thức ghi các buổi tiếp kiến

+

+ Phương cách từ chối các buổi tiếp kiến

3.2.1.3 Phân loại khách

Có rất nhiều loại khách hàng khác nhau như: khách mua hàng hiện

có, khách hàng tương lai, người đến bán hàng, nhân viên ngân hàng, nhân viên các ban ngành đến liên hệ công tác, người đến xin việc, người quen và họ hàng của nhân viên và đôi khi có những nhân viên ở văn phòng khác trong cùng cơ quan xí ngiệp đến bàn công việc nữa nên bạn phải tỏ ra lịch thiệp đề tiếp từng loại khách một Có rât nhiều nguyên tắc chung về việc tiếp đón khách, tuy nhiên khi áp dụng cần nhiều thận trọng

và đôi khi cũng cân có những ngoại lệ nữa

3.2.2 Tiếp khách qua điện thoại

Điện thoại là một phương tiện liên lạc hữu ích nhất cho chúng ta ngày nay, là một nhân viên văn phòng bạn sẽ có rất nhiều dịp giao tiếp với mọi người qua các cuộc điện đàm Công việc điện đàm có kết quả hay không phần lớn do người goi cd hiểu được bạn nói hay không? Và điều quan trọng là bạn phải biét cách sử dụng điện thoại cho đúng cách trong bất cứ trường hợp nào

3.2.2.1 Cuộc điện đàm biểu hiện cá tính của bạn

Một điều thực tế là dù bạn có ăn mặc đẹp đến đâu, gọn gàng hấp dẫn đến mấy bạn cũng không gây an tuong tốt với người đối thoại vì họ

không nhìn thấy bạn được (ngoại trừ loại điện thoại hiện ảnh của hai

người nói chuyện với nhau) Bạn chỉ có thê gây được ân tượng tôt với người đôi thoại qua giọng nói, qua lời đôi thoại lịch sự và qua những từ ngữ bạn dùng mà thôi Và người ta nhận xét tư cách của bạn qua các

cuộc điện đàm nên bạn phải luôn tỏ ra lịch sự, thành that, hiéu biét va san

sàng giúp đỡ người đôi thoại

3.2.2.2 Giọng nói qua điện thoại phải như thế nào

Giọng nói có thê mang lại sự thích thú, sự chăm chú cho người nghe hay nó cũng có thê phản ánh một thái độ lạnh nhạt, hờ hững, nóng nảy và

lơ là Và có một sô lời khuyên bạn nên theo:

-_ Nói cho rõ ràng

- - Nói giọng bình thường

- _ Nói với tốc độ vừa phải

3.2.2.3 Khi bạn nhận điện thoại

+ Trả lời ngay: Bất cứ lúc nào khi nghe tiếng chuông điện thoại reo, bạn cũng phải trả lời ngay và vui vẻ Nghệ thuật tôt nhất để trả lời điện thoại là sau khi bạn nghe hết tiếng chuông reo lần đầu bạn nên nhac ống nghe lên và trả lời ngay người gọi Và ngay khi nhac 6 éng nghe lén bang tay trái, bạn nên với tay lấy bút, giây mà

bạn đã chuân bị sẵn để ghi chép lại cuộc đàm thoại

+ Tự xưng danh: Một cuộc điện đàm chỉ có thể xem là bắt đầu được khi người gọi biết chắc là mình đã gọi đúng số Vậy bạn cần phải xưng danh, giới thiệu tên văn phòng cơ quan Đừng bao giờ nhac ông điện thoại lên và nói Alô thật vô nghĩa vì nó không giới thiệu

vào, bạn nên giới thiệu tên cơ quan trước, rôi giới thiệu tên bạn sau Nếu cơ quan bạn có tổng đài điện thoại thì bạn chỉ cần giới thiệu tên văn phòng của bạn đang làm và tên của bạn mà thôi

+ Biết cách trả lời trong trường hợp đặc biệt : Như trường hợp Giám đốc bận, cho người gọi biết tin tức, ghỉ số điện thoại và tên người

gọi và lời dặn cho chính xác

- Ông Giám đốc không có ở đây

Tôi có thể thưa lại với ông Giám

đốc gọi lại ông được không?

- Ông Giám đốc mắc bận đi Hà Nội ký hợp đồng

- Lúc này ông Giám đốc không có

mặt ở văn phòng Ông có điều gì

cần dặn lại không?

- Ong Giám đốc đang có cuộc họp để bàn về vấn đề tăng lương cho nhân viên

- Ông Giám đốc không có ở đây

Tôi có thể thưa lại với ông Giám

đốc gọi lại ông được không?

việc riêng

chuyển đường dây mà thôi Bạn phải cho người đầu dây bên kia biết lý do bạn lại chuyển cho người khác và phải chuyển đúng đường day và người Thường thì do nhằm số hoặc không thuộc

thâm quyên của văn phòng bạn giải quyết

+ Chấm dứt điện đàm: Người nghe sẽ có cảm tưởng tốt về bạn sau khi điện đàm nếu bạn biết cách cham dứt cuộc điện đàm một cách lịch thiệp và thân mật Không gì tệ bằng chấm dứt cuộc đàm thoại một cách qua, vội vàng và không có lời chào lịch thiệp Khi người gọi muốn chấm dứt cuộc điện đàm, bạn nên cảm ơn người ta đã gọi đến trước khi nói “chào .” Bạn có thể nói: Cảm ơn ông đã gọi điện thoại cho chúng tôi, kính chào ông

Nếu bạn là người gọi tới, bạn có quyền để ống nghe xuống trước, ngược lại thì bạn phải chờ cho họ đặt ô ống điện thoại xuống trước rồi bạn mới đặt ông nghe xuông sau để khỏi tỏ ra là mình không quan tâm đến cuộc điện đàm này Để ghi nhớ những điều chúng ta vừa nêu, bạn hãy xem bảng tóm lược dưới đây để giúp bạn nắm được toàn bộ những điều

cần thiết khi sử dụng điện thoại

(1 PHAI TRAU DOI GIỌNG | IV VIỆC CAN LAM KHI

trọng

6 Giữ lời hứa

1 Vui vẻ chào người đối thoại 1 Trả lời nhanh gọn

4 Sẵn sàng giúp đỡ hay chuyển

II SẮP XÉP KHI GỌI ĐIỆN

THOẠI

1 Xếp đặt những điều phải nói

2 Tìm số điện thoại - ghi nhanh

CHUONG 4

QUAN TRI HOI HOP VA XAY DUNG CHUONG

TRINH, KE HOACH HOAT DONG

4.1 Hoạch định, tô chức hội-họp

4.1.1 Khái niệm hội họp

Hội nghị là việc tập trung, nhiều người trong một khoảng thời gian

nhất định, tại một địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người

hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan, tô chức

41.2 Ý nghĩa của hội họp

Thông qua thảo luận, hội họp tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức, quan điểm cho những người tham dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong

công việc nhằm đạt mục tiêu chung

Cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những người tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề mà cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng

lộ diện, mà nếu không có hội họp nhà lãnh đạo sẽ phải mắt rất nhiều thời gian mới tìm ra

Hội họp là diễn đàn để người có ý tưởng mới về quản lý, điều hành

có cơ hội được trình bày ý tưởng của mình một cách chính thức “Thông qua phát biểu tại các cuộc họp, hội nghị khả năng lập luận, thuyết phục người khác của cá nhân cũng được nâng cao

Hội họp cũng là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ

trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước

4.1.3 Phân loại hội họp

4.1.3.1 Họp nội bộ

Được tổ chức nhằm bàn bạc, giải quyết những vấn đề phát sinh trong công tác, hoạt động của cơ quan, tô chức hoặc đơn vị, bộ phận Người chủ trì các cuộc họp nội bộ là lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc trưởng đơn

vị, bộ phận Các cuộc họp nội bộ không bắt buộc tuân thủ nghỉ thức như hội nghị

36

Hop nội bộ cĩ thé dugcité chức, vào thời điểm bất kỳ khơng xác định trước đê giải quyết những | cong, việc đột xuất, sự kiện bất ngờ khơng: nằm trọg đự tính của nhà quản trị

4.1.3.2 Hội thảo (hội nghị thăm dị)

Đây là loại hội nghị được tổ chức nhằm huy động kinh nghiệm, trí tuệ của các nhã chuyền mơn cả trong và ngồi cơ quan, tổ chức để tìm iém thơng tin, giải pháp tối ưu giúp nhà quản trị đưa ra quyết định hoặc giải quyết một vẫn đề nào đĩ thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình, mà trong khả năng giới hạn, nhà quản trị chưa tìm ra được Vì vậy, thành phần tham dự hội thảo khơng giới hạn trong phạm vi co quan, tổ chức mà được mở rộng tối đa trong phạm vi cĩ thê của nhà tơ chức Căn cứ vào

quơc tịch của đại biểu được mời tham dự, hội thảo cĩ thể được chia thành

4.1.3.3 Hội nghị chỉ huy

Hội nghị chỉ huy là loại hội nghị được tơ chức nhằm truyền đạt, triển khai nghị quyết, chỉ thị, quyếtdmh;§i ải pháp, nhiệm vụ đã được cấp

cĩ thẩm quyền quyết định trước khi to Š chức hội nghị

Hội nghị chỉ huy thường do người đứng đầu ngành, co quan, tổ chức chủ trì Người tham dự hội nghị khơng cần phát biểu ý kiến tham luận, vì các vấn đề triển khai tại hội khơng thuộc phạm vi, thẩm quyền quyết định của hội nghị Mục đích cudi cùng của hội nghị là quán triệt nhận thức của

4.1.3.4 Hội nghị giao ban

Là loại hội nghị chi huy, nhưng được tổ chức định kỳ hàng tháng, quý hoặc 6 tháng nhằm đánh giá việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết

hội nghị (là lãnh đạo ngành, cơ quan, tổ chức) sẽ nghe đại biểu tham dự (cấp dưới) báo cáo tình hình, kết quả thực hiện, những khĩ khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện cơng việc, từ đĩ rot kinh nghiệm chung đồng thời đưa ra những chỉ đạo kịp thời, hỗ trợ, bổ sung các nguồn lực cần thiết nhằm hồn thành mục tiêu chung

4.1.3.5 Hội nghị quát nghị

Khác với hai loại hội nghị nêu trên, hội nghị quyết nghị (hay cịn gọi

là hội nghị quyết định) được tổ chức để tổng kết, kiểm điểm, đánh giá những việc đã làm được, chưa làm được từ đĩ đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn tiếp theo của ngành hoặc cơ quan, tơ chức Người

tham dự hội nghị có quyền biểu quyết, có quyền phát biểu ý kiến đóng góp đối với nội dung tông kết cũng như phương hướng, nhiệm vụ sắp tới Hội nghị chỉ thành công khi phương hướng, nhiệm vụ được đa số người tham dự hội nghị biểu quyết tán thành Kết thúc hội nghị, các quyết định của hội nghị sẽ trở thành nghị quyết có giá trị thi hành đối với toàn bộ ngành, cơ quan, tổ chức

4.1.4 Hoạch định, tỗ chức hội nghị

4.1.4.1 Phương thức tổ chức hội nghị

Hiện nay, có nhiều phương thức tổ chức hội nghị, ngoài phương thức

truyền thống là tập trung tại một địa điểm nhất định (hội trường), thì với sự

phát triển của công nghệ thông tin có thể tổ chức hội nghị theo phương thức hiện đại từ xa | bang phương tiện nghe nhìn qua hệ thống mạng sử dụng cáp quang hoặc cầu truyền hình Cả hai phương thức đều có những ưu nhược điểm nhất định Hội nghị từ xa Tùy theo đặc điểm về quy mô tô chức cũng như hoạt động của ngành, cơ quan, đơn vị nhà quản trị có thể áp dụng đồng thời cả hai phương thức truyền thống và hiện đại để tổ chức hội nghị

4.1.4.2 Chuẩn bị hội nghị

Nhà quản trị - tổ chức hội nghị cần tiến hành các công việc như sau:

- Thanh lap ban tổ chức hội nghị bao gồm trưởng, phó ban và các thành viên để phân công nhiệm vụ cụ thể

- Xác định tính chất, mục đích của hội nghị để từ đó xác định những nội dung cần triển khai hoặc cần đưa ra trước hội nghị dé thảo luận, lấy ý kiến, thông qua

- An định thành phần tham dự bao gồm: chủ tịch đoàn, ban thư ký, người dẫn chương trình hội nghị, đại biểu, khách mời, đại diện cơ quan thông tin đại chúng

-_ Án định thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị

- _ Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị

- _ Chuẩn bị chương trình hội nghị

- Chuan bj van ban, tài liệu cho hội nghi

- Sắp xếp nhân sự cho công tác lễ tân, phục vụ hội nghị

- Phan cong nhan viên chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị như: hội trường, trang thiết bị, nơi ăn nghỉ, phương tiện đi lại cho đại biểu, khách mời, quà tặng, tiệc chiêu đãi, tham quan, triển lãm

- Lập phương án bảo đảm an ninh cho hội nghị, đại biểu, khách mời 38

Dự tính và lập phương án đối phó với các tình huống, sự kiện khách quan có thể xảy ra để bảo đảm hội nghị tiến hành thành công trong mọi điều kiện, hoàn cảnh

4.1.4.3 Tiến hành hội nghị

Chươn- trình nghị sự của hội nghị thường bao gồm các thủ tục chính sau đây:

Ban tổ chức kiểm tra sự có mặt của đại biểu, khách mời dự hội nghị

Phát chương trình nghị sự cùng các tài liệu hội nghị cho đại biểu,

khách mời

Chào cờ, hát quốc ca

Đọc lời khai mạc hội nghị

Thông qua chương trình hội nghị

Giới thiệu đoàn chủ tịch, chủ trì hội nghị

Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phan tham dự hội nghị Trình bày báo cáo hoạt động

Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đóng góp, biểu quyết thông qua báo cáo

Trình bày phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới

Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đóng góp, biểu quyết thông

qua bản phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới

Công bố các quyết định khen thưởng (nếu có)

Người chủ trì phát biểu ý kiến tổng kết hội nghị

Đọc lời bế mạc hội nghị

* Nhiệm vụ của người chủ trì hội nghị:

Hướng dẫn những người tham dự hội nghị phát biểu tập trung vào những vấn đề trọng tâm cân thảo luận

Giữ thái độ bình tĩnh, trung lập, khách quan đối các ý kiến phát biểu nhằm tạo sự thông nhất, niềm tin cho toàn bộ hội nghị

Không chỉ định người phát biểu, kiềm chế, không tranh luận tay đôi với người phát biểu

Kịp thời ngăn chặn những ý kiến phát biểu không mang tính xây dựng

để tránh tạo ra bầu không khí căng thẳng, mắt đoàn kết trong hội nghị