Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 2 - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Quản trị lao động văn phòng cung cấp cho người học các kiến thức: Các chức danh của văn phòng; khái niệm, vai trò và phân loại của lao động văn phòng, công tác tuyển dụng trong văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

2

Khái niệm, vai trò và phân loại của lao động VP

Các chức danh của văn phòng

Nhân viên văn phòng?

2.1 Chức danh của Văn phòng

Trong 7 ngành có nguồn cung cao tháng 4 Hành chính văn phòng

xếp hàng thứ 2 sau kiểm toán và kế toán

Nguồn:

http://kinhdoanh.vnexpress.net/tin-tuc/doanh-nghiep/nhan-vien-hanh-chinh-luong-nghin-dola-2755911.html

2.1.1 Thư ký văn phòng

Anh (chị) nghĩ gì về công việc thư ký văn phòng ?

Có quan điểm cho rằng nghề thư ký văn phòng là

nghề dễ làm? Anh (chị) nghĩ sao về quan điểm này?

2.1.1 Thư ký văn phòng

Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị Thư ký văn phòng

2.1.1 Thư ký văn phòng (tt)

Chức năng của Thư ký văn phòng

• Ghi tốc ký, soạn thảo văn bản

• Xử lý văn bản đến và đi

• Dự thảo các VB kiểm tra việc thi hành các quyết định của thủ trưởng

Công tác

văn thư

• Tổ chức các công tác đối ngoại

• Hoạch định các cuộc hội họp

• Chuẩn bị các chuyển đi công tác của thủ trưởng

• Đảm bảo các điều kiện vật chất cho VP

Hậu cần

2.1.1 Thư ký văn phòng

Phẩm chất và Kỹ năng mà một thư ký cần có?

2.1.1 Thư ký văn phòng

Kỹ năng mà một thư ký cần có

Tổ chức khoa học

Giao tiếp Tốc ký

Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng Làm việc với Văn bản

Quản lý thời gian Điều hành công việc

2.1.2 Quản trị viên văn phòng

Nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ, công việc cụ thể của công tác văn phòng

2.1.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng

2.1.3 Nhà quản trị hành chính VP

Lãnh đạo

Tổ chức Hoạch định

Phạm vi và trách nhiệm của một nhà quản trị văn phòng

Phân tích công việc, văn bản, báo cáo

• Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới

• Quan hệ giữa các đồng nghiệp cùng cấp

• Lập kế hoạch tuyển dụng

• Thực hiện tổ chức tuyển dụng nhân sự

• Đào tạo nhân viên

• Phân tích các công việc chịu trách nhiệm

• Quản lý văn bản

• Viết báo cáo

Các hoạt động giao tiếp trong văn phòng

Khái niệm về giao tiếp và giao tiếp trong văn phòng?

Giao tiếp hành chính

Là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau để cùng hiểu biết các thông tin, điều chỉnh mục tiêu, hành vi của mình nhằm mang lại lợi ích thỏa mãn yêu cầu nhất định của quản lý hành chính

Các loại giao tiếp

Nguyên tắc giao tiếp chung

Hài

hòa

Tôn trọng

Quan tâm

Giao tiếp hiệu quả

2.2 Khái niệm, vai trò, phân loại của lao động VP

Tầm quan trọng của việc Quản trị lao động văn

phòng?

Quản trị lao động văn phòng là quá trình tiến hành

công tác quản lý lao động của văn phòng thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhằm đatk được mục tiêu, nhiệm vu với hiệu quả cao

2.2.1 Khái niệm lao động văn phòng

2.2.1 Quản trị lao động VP

Lãnh đạo

Tổ chức Hoạch định

Nhà quản trị hành chính văn phòng trong công tác quản trị

lao động VP

Đặt các mục tiêu theo nguyên tắc SMART

2.2.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng

- Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo

- Sắp xếp nhân sự trong văn phòng

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG

2.2.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng

- Phân công công việc cụ thể cho mỗi người

- Thường xuyên động viên, tạo điều kiện

thuận lợi để nhân viên hoàn thành tốt

nhiệm vụ

LÃNH ĐẠO LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG

2.2.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng

Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công

việc của nhân viên, xây dựng các quy định về kiểm soát nhân sự, kịp thời giải quyết các tình huống phát sinh

KIỂM SOÁT LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG

Thực hiện công tác tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu và liên tục nhằm đảm bảo cho hoạt động

liên tục của văn phòng

2 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

3 Tìm kiếm thu hút ứng viên

3 Xét duyện hồ sơ dự thi

4 Tổ chức thi tuyển

5 Phỏng vấn chuyên môn

6 Đánh giá quyết định 7.Tiếp nhận nhân viên

8 Ký hợp đồng thử việc

9 Đánh giá kết quả thử việc

10 Ký hợp động chính thức

Xác định nhu cầu nhân sự

Nguồn ứng viên nội bộ

Nguồn ứng viên mới

Đánh giá hồ sơ

- Hiện tượng khếch trương thành tích

- Đánh dấu nội dung cảm thấy thích

- Xem xét quá trình công tác

- Thay đổi chỗ làm liên tục

- Thay đổi định hướng nghề nghiệp

- Lý lịch cẩu thả

Quá trình phỏng vấn

Đặt các câu hỏi theo nguyên tắc tam giác quan

hệ “ Cái gì? thế nào? Kết quả?

Câu hỏi mở:

Nên: nhận xét của anh chị về những khó khăn

của công việc thư ký?

Không nên: Theo anh chị công việc thư ký có khó khăn gì?

Kết thúc phỏng vấn

Không nên hứa hẹn điều gì cả kể cả người phỏng vấn có quyền quyết định sau cùng

Câu hỏi ôn tập

1 Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng là gì?

2 Chức danh thư ký được phân loại như thế nào?

3 Một nhân viên hành chính văn phòng bình thường có

thể thực hiện thay các nhiệm vụ của văn phòng hay không?

4 Vì sau xác định nhu cầu về nhân sự là công tác đầu

tiên và quan trọng nhất trong công tác quản trị lao động văn phòng?

5 Khái niệm giao tiếp trong văn phòng, hoạt động giao

tiếp trong văn phòng nhấn mạnh các yêu cầu gì?

Câu hỏi ôn tập

6 Khi giao tiếp trong văn phòng cần tôn trọng

các nguyên tắc gì?

7 Các bước cơ bản của một quy trình tuyển

dụng nhân sự trong văn phòng là gì?

8 Có quan điểm cho rằng “Văn phòng luôn phải thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự,

Anh (chị) nghĩ như thế nào về quan điểm này?