giáo trình thực hành word

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN _oOo_ TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MSWORD 2013 Biên soạn: Thạc sĩ. Trần Minh Quân Hiệu đính: Thạc sĩ. Nguyễn Văn Hạnh TP. Hồ Chí Minh, 2016 LỜI CẢM ƠN 

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LỜI CẢM ƠN

TRANG CAM KẾT

DANH MỤC BIỂU ĐỒ HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

2 Integrity Constraint Ràng buộc toàn vẹn RBTV

3 Entity Relation Diagram Mô hình thực thể kết hợp ERD

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

QUY ĐỊNH CÁCH TRÌNH BÀY BÁO CÁO TRONG

HỌC PHẦN MS WORD 1.1 HÌNH THỨC CỦA BÁO CÁO

Bảng 1: Thứ tự bố trí các phần của báo cáo như sau:

Theo cách 

Ngắt đoạn (Section

Ngắt trang(Page break)

Theo cách 

9 Phần chính báo cáo (Các chương 1,2,3,4) Heading 1 Theo cách 

Quy định dánh số trang:

Đánh số ở giữa trang và cỡ của trang số tương đương cỡ chữ bài viết Có 2 hệ thống đánh số trang:

− Cách : Đánh số trang bằng số La-mã chữ thường (i, ii, iii, iv, v,…)

− Cách : Đánh số trang liên tục bằng số Á-rập (1, 2, 3,…) từ chương 1 đến phần tài liệu tham khảo

1.2 HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY CÁC PHẦN

− Mục lục : Trình bày chi tiết tối đa đến mục cấp 3 (phụ lục 4)

− Danh mục bảng biểu: Liệt kê tên của các bảng biểu có trong bài viết cùng số

trang tương ứng của các bảng biểu (phụ lục 5)

− Danh sách hình: Liệt kê tên của các hình có trong bài viết cùng số trang tương

ứng của các hình (phụ lục 6)

− Danh mục từ viết tắt: Trình bày đầy đủ các thuật ngữ viết tắt trong bài viết Các

đơn vị đo lường không cần trình bày trong Danh mục từ viết tắt (phụ lục 7).

− Tài liệu tham khảo: Tất cả các tài liệu được trích dẫn trong nội dung bài viết phải có trong danh mục tài liệu tham khảo với những thông tin chi tiết về tài liệu

đó (phụ lục 8)

1.3 ĐỊNH DẠNG CHUNG CỦA BÁO CÁO

1.3.1 Khổ trang, lề trang

− Giấy A4 (21 x 29,7 cm), giấy trắng chất lượng tốt

− Lề trái 3,0 cm; Lề phải, trên, dưới: 2 cm Header và footer 1,0 cm

− Phần Header ghi tên đề tài (canh phải), phần Footer đánh số trang

1.3.2 Kiểu chữ và cỡ chữ

Báo cáo phải thống nhất kiểu và cỡ chữ Kiểu chữ quy định là Times New Roman và

cỡ chữ 13 Một số trường hợp khác cỡ chữ 13 sẽ được quy định cụ thể.

1.3.3 Cách dòng (hàng)

− Báo cáo phải được trình bày cách dòng là 1,2 (line spacing=1,2 )

− Giữa các mục và đoạn văn phía trên cách dòng 6 pt (thực hiện paragraph

spacing before 6 pt và after 0 pt).

− Các dấu cuối câu (phẩy, chấm, hai chấm…) phải nằm liền với từ cuối cùng và từ

kế tiếp cách một ký tự trống Nếu cụm từ đặt trong dấu ngoặc thì dấu ngoặc phải liền với từ đầu tiên và từ cuối cùng

1.3.4 Chương, mục và đoạn

− Chương : (cấp 1) Mỗi chương phải được bắt đầu một trang mới Tên chương đặt

ở bên dưới chữ “Chương” Chữ "Chương" được viết hoa, in đậm và số chương

là số Ả Rập (1, 2, ) đi ngay theo sau và được đặt giữa Tên chương phải viết hoa, in đậm, cỡ chữ 20

− Mục : Các mục của đề tài được trình bày và đánh số thành nhóm chữ số, nhiều

nhất gồm 5 chữ số với chỉ số thứ nhất là chỉ số chương Với số là số thuộc số Ả Rập

• Mục cấp 2: Số thứ tự mục cấp 2 được đánh theo chương (nên sẽ gồm 2 chữ

số, vd 2.1.), canh trái, chữ hoa, in đậm, cỡ chữ 14, Left Indent = 0 cm

• Mục cấp 3: Được đánh theo mục cấp 1 và 2 (nên sẽ gồm 3 chữ số, vd 2.1.3.),

chữ thường, in đậm, cỡ chữ 13, Left Indent = 0,5 cm

• Mục cấp 4: Được đánh theo mục cấp 3 (nên sẽ gồm 4 chữ số, vd 2.1.3.2.), chữ

nghiêng, in đậm Cách lề trái 1,0 cm

• Mục cấp 5: Được đánh theo mục cấp 4 (nên sẽ gồm 4 chữ số, vd 2.1.3.2.1.),

chữ nghiêng, gạch dưới Cách lề trái 1,5 cm

− Đoạn : Có thể dùng dấu gạch ngang, hoa thị, số hoặc theo mẫu tự thường, cách

lề 1,0 cm, chữ thường, in nghiêng

Sau tên các chương và mục không dùng dấu chấm hoặc dấu hai chấm.

Ví dụ:

1.3.5 Hình ảnh

− Đánh số hình: Mỗi hình đều được bắt đầu bằng chữ "Hình" sau đó là số Ả Rập

theo chương và theo số thứ tự (ví dụ: Hình 1.2 là hình thứ hai của chương 1)

− Tên hình: Số thứ tự của hình và tên hình được đặt ở phía dưới hình, đặt giữa

dòng, chữ thường, cỡ chữ 13

Ví dụ:

Nguồn: Số liệu khảo sát, 2009

Hình 1:Hình Phân phối các nguồn thu nhập của hộ gia đình

1.3.6 Bảng biểu

− Đánh số bảng: Mỗi bảng đều được bắt đầu bằng chữ "Bảng" sau đó là số Ả Rập

theo chương và theo số thứ tự (như đánh số hình)

− Tên bảng: Yêu cầu ngắn gọn, đầy đủ, rõ ràng và phải chứa đựng nội dung, thời

gian, không gian được biểu hiện trong bảng Số thứ tự của bảng và tên bảng được đặt ở phía trên bảng, canh trái, chữ thường, cỡ chữ 13 Khi xuống dòng nội dung tương đối rõ nghĩa

Ví dụ:

Bảng 1 Số liệu và đơn giá thực tế một số loại sản phẩm sản xuất trong năm 2003

Kỳ gốc

Kỳ báo cáo

Kỳ gốc

Kỳ báo cáo Sản phẩm

1

1000V

10.000

f i

Trích dẫn trong phần nội dung của bài viết là một trong những việc rất quan trọng

trong các bài viết khoa học, báo cáo nghiên cứu, báo cáo… Nếu sử dụng thông tin của

người khác mà không ghi rõ nguồn trích dẫn thì thông thường gọi là đạo văn.

PHẦN 2 PHẦN THỰC HÀNH

2.1 Tab menu Page Layout

2.1.1 Page Setup

2.1.1.1 Canh lề cho trang văn bản (Margins), Orientation

Chọn Page Layout → Page Setup → Margins → Custom Margins, hộp thoại Page Setup hiển thị

Hình 2:Lệnh canh lề trang văn bản

Xuất hiện hộp thoại Page Setup ta nhập vào các mục như hình bên dưới.

Hình 2:Hộp thoại Page Setup

2.1.1.2 Định dạng khổ giấy (size)

Chọn Page Layout → PageSetup → Size, một danh sách khổ giấy được thiết lập sẵn

hiển thị, trong đó lựa chọn một khổ giấy thích hợp với trang văn bản đang soạn thảo, thường

là khổ giấy A4

Hình 2:Lệnh định dạng khổ giấy

Cách khác: có thể định nghĩa một khổ giấy bằng cách chọn Page Layout → Page

Setup → Size → More Paper Sizes, hộp thoại Page Setup hiển thị → Paper → OK

Hình 2:Định dạng khổ giấy

2.1.1.3 Breaks

2.1.1.3.1 Ngắt phân đoạn (Section Break)

Theo Yêu cầu định dạng file Quản Lý Gia Phả

Quan sát ta có thể chia file Quản Lý Gia Phả ra làm 3 Sections như sau:

Section 2 Từ trang Lời cảm ơn

đến Mục Lục Không Chỉ đánh số trang và đánh theo số La Mã (i,

ii, iii, …) Section 3 Chương 1 Giống nhau với nội

dung: “Xây dựng ứng dụng Quản lý gia phả bằng mô hình 3 lớp”

Chỉ đánh số trang và đánh theo số Ả Rập (1,

2, 3,…)

Chương 2 Chương 3 Chương 4 Tài liệu tham khảo BƯỚC 1: Di chuyển con trỏ đến đầu câu LỜI CẢM ƠN → Chọn Page Layout → Page Setup → Breaks → Page Breaks → Next Page

Hình 2:Lệnh chia Section 1

Hình 2: Lệnh chia section 1 hoàn thành

BƯỚC 2: Di chuyển con trỏ đến đầu câu MỞ ĐẦU → Chọn Page Layout → Page Setup → Breaks → Page Breaks → Next Page

Hình 2: Lệnh chia Section 2

Hình 2: Lệnh chia section 2 hoàn thành

2.1.1.3.2 Ngắt trang (Page Break)

Theo Yêu cầu định dạng file Quản Lý Gia Phả, ta sử dụng ngắt trang (Page Break)

với những trang sau: LỜI CẢM ƠN, TRANG CAM KẾT, NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN, DANH MỤC BIỂU ĐỒ HÌNH VẼ, DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT, MỤC LỤC, cuối CHƯƠNG 1, CHƯƠNG 2, CHƯƠNG 3, CHƯƠNG ……… Với các hình sau:

Hình 2: Lệnh ngắt trang:TRANG CAM KẾT

Hình 2: Lệnh ngắt trang: TRANG CAM KẾT hoàn thành

Hình 2: Lệnh ngắt trang: NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Hình 2: Lệnh ngắt trang: NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN hoàn thành

Hình 2: Lệnh ngắt DANH MỤC BIỂU ĐỒ HÌNH VẼ

Hình 2: Lệnh ngắt trang: DANH MỤC BIỂU ĐỒ HÌNH VẼ Lệnh ngắt hoàn

thành

Hình 2: Lệnh ngắt trang: DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

Hình 2: Lệnh ngắt DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT Lệnh ngắt hoàn thành

Hình 2:Lệnh ngắt trang: Kết luận

Hình 2: Lệnh ngắt trang: Tài liệu tham khả hoàn thành

Hình 2: Lệnh ngắt trang: Tài liệu tham khảo hoàn thành

2.2 Tab menu Home

2.2.1 Định dạng trang bìa

2.2.1.1 Định dạng phần văn bản trên trang bìa

− Chọn dòng đầu tiên: TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG

− Nhấn nút Shift

− Chọn dòng cuối: TP Hồ Chí Minh, 2016

Hình 2: Trang bìa Chưa định dạng

− Chọn trang bìa

− Chọn các mục như hình sau

Hình 2: Định dạng bước đầu

− Xóa dòng: (Sinh viên chèn hình ảnh trong folder Images trong bài thực hành)

− Lưu ý: Con trỏ vân còn trên dòng trên.

− INSERT → Illustrations → Pictures

Hình 2: Lệnh chèn hình ảnh

− Tìm đường dẩn đến Folder chứa Logo

Hình 2: Chèn Logo

Hình 2: Chèn Logo hoàn thành

− Chọn dòng: “KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP” Chọn Size: 36

Hình 2: Chỉnh hoàn thành: KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

BẰNG MÔ HÌNH 3 LỚP”

− Chọn 3 dòng: Chọn Size: 13

Giảng viên hướng dẫn: XXXXX

Sinh viên thực hiện: YYYYY

Mã số sinh viên: ZZZZZ

− Chọn Tab Left

Hình 2: Trước khi di chuyển 3 dòng

− Di chuyển 3 dòng trên đến vị trí đã chọn và di chuyển sát trên Rule

Hình 2: Sau khi di chuyển 3 dòng

− Đặt tab Left đến vị trí đã chọn

2.2.1.2 Định dạng đường viền cho trang bìa (Borders and Shading)

Chọn trang Bìa: → HOME → Paragraph → chọn mủi tên Borders and Shading

Hình 2: Lệnh tạo Borders and Shading

Hình 2: Chọn trang và phạm vi áp dụng

Hình 2: Chọn đường viền bao văn bản

Hình 2: Xem trước đường viền

Hình 2: Hoàn chinh trang bìa

2.2.2 Định dạng các dạng thức (style) trong văn bản

Word cung cấp một số style được tạo sẵn giúp định dạng nhanh đoạn văn bản, tiêu đề,

và các đề mục trong đó các yêu cầu theo giáo trình này

2.2.2.1 Modify Normal

HOME → Styles → Normal → Modify

Hình 2: Chỉnh Normal cho toàn văn bản

Hình 2: Chỉnh các định dạng Normal

Hình 2: Các thiết định Normal về Paragraph

Hình 2: Sau khi chỉnh Normal

Hình 2: Các thiết định Title về Paragraph

Hình 2: Chỉnh các định dạng Head 1

Hình 2: Các thiết định Heading 1 về Paragraph

Hình 2: Các thiết định Heading 2 về Paragraph

Hình 2: Chỉnh các định dạng Heading 3

Hình 2: Các thiết định Heading 3 về Paragraph

Hình 2: Chỉnh các định dạng Heading

Hình 2: Các thiết định Heading 3 về Paragraph

Hình 2: Chỉnh các định dạng Heading

Hình 2: Các thiết định Heading 3 về Paragraph

2.2.2.8 Áp dụng các Styles

Để áp dụng các Styles ta lần lượt áp dụng từ: Normal, Title, và các Heading 1, Heading 2, Heading 3, Heading 4, Heading 5, xen lẩn vào nhau trong báo cáo.

2.2.2.8.1 Sử dụng Normal

Khi định dạng Styles Normal hoàn tất thì toàn bộ văn bản text điều có dạng sau:

Hình 2: Hoàn thành Style Normal

2.2.2.8.2 Sử dụng Title

− Chọn dòng đầu tiên: LỜI CẢM ƠN → HOME → Styles → Title

Hình 2: Thao tác cập nhật Title

Hình 2: Cập nhật Title hoàn thành

Lặp lại các thao tác Sử dụng Title cho các tiêu đề: TRANG CAM KẾT, NHẬN XÉT

CỦA GIẢNG VIÊN, DANH MỤC BIỂU ĐỒ HÌNH VẼ, DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT, MỤC LỤC, MỞ ĐẦU, Kết luận, Tài liệu tham khảo

2.2.2.8.3 Sử dụng Heading 1 (cho các dòng là Chương)

− Chọn dòng đầu tiên: Tổng quan về gia phả và mô hình 3 lớp

→ HOME → Styles Heading 1.

Hình 2:Thao tác cập nhật Heading 1

Hình 2: Cập nhật Heading 1 hoàn thành

Lặp lại các thao tác Sử dụng Heading 1, cho các dòng: Phân tích thiết kế hệ thống, Triển khai ứng dụng, Kết luận

Hình 2: Cập nhập hoàn thành CHƯƠNG 2 Phân tích thiết kế hệ thống:

Hình 2: Cập nhập hoàn thành CHƯƠNG 3 Triển khai ứng dụng:

Hình 2: Thao tác cập nhật Heading

Hình 2: Cập nhật Heading 1 hoàn thành

2.2.2.8.7 Sử dụng Heading 5 (cho các dòng là mục 5 chữ số)

Lần lược chọn các mục có Numbering có 5 chữ số như sau: 1.1.1.1.1, 1.2.1.1.1, hoặc 2.1.1.1.1, 2.2.1.1.1…

Hình 2: Thao tác cập nhật Heading

Hình 2: Đại diện các chỉ số của các Heading

Ngay lập tức các heading được cập nhật ngay theo hình dưới đây

Hình 2: So sánh trước và sau cập nhật

2.2.2.8.9 Modify tiêu đề các chương

Chọn tiêu đề chương 1: “1 Tổng quan về gia phả và mô hình 3 lớp”HOME → Multilevel list → Click chọn biểu tương sau

Hình 2: Các lệnh cập nhật các mục trong báo cáo

Hình 2: Cập nhật tên trước tiêu đề Heading 1

− Mục: Click level to modify chọn số 1

− Trong Enter formatting for number, trước số 1 ta thêm từ “CHƯƠNG” vào →

Ok

Như hình sau:

− Bước kế tiếp ta chuyển đổi tiêu đề chương 1 từ chử thường ra chử HOA

− Chọn tiêu đề chương 1→ HOME → Change Case → UPPERCASE

Hình 2: Lệnh chuyên đổi chử thường thành chử HOA

− Bước kế ta đặt con trỏ sau từ “CHƯƠNG 1.” Nhấn nút Shift + enter

− Tiếp Đặt con tro sau từ « PHẢ » Nhấn nút Shift + enter

− Lặp lại các thao tác trên để chỉnh cho các chương 2 và 3

2.2.3 Hoàn chỉnh các trang Title

− LỜI CẢM ƠN, TRANG CAM KẾT, NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN, DANH MỤC BIỂU ĐỒ HÌNH VẼ, DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

2.2.3.1 Hoàn chỉnh: LỜI CẢM ƠN

− Chọn 3 dòng:

TP.HCM, Tháng 8 Năm 2014

Sinh viên thực hiện

YYYYY

− Chọn biểu tượng Left Indent, di chuyển sang bên phải đến vị trí cần đặt ký hiệu tab

Hình 2: Trước khi di chuyển

Hình 2: Sau khi di chuyển

Sau đó chọn biểu tượng

Hình 2: Định dạng hoàn thành

2.2.3.2 Hoàn chỉnh: TRANG CAM KẾT

Chọn dòng:

TP.HCM, ngày … tháng … năm …

Người thực hiện

Chọn biểu tượng Left Indent, di chuyển sang bên phảiđến vị trí cần đặt

Hình 2: Trước khi định dạng phần cuối TRANG CAM KẾT

Hình 2: Sau khi định dạng phần cuối TRANG CAM KẾT

Sau đó chọn biểu tượng

Hình 2: Hòan thành định dạng TRANG CAM KẾT

2.2.3.3 Hoàn chỉnh: NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Di chuyển con trỏ dưới dòng “NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN”

H0ME → Paragraph Settings

Hình 2: Trước khi định dạng trang NHẬN XÉT GIÃNG VIÊN

Xuất hiện hộp thoại

Hình 2: Lệnh định Tab

Hình 2: Thiết lập kiểu dấu chấm trong trang NHẬN XÉT GIÃNG VIÊN

Hình 2: Thiết lập các thông số trong trang NHẬN XÉT GIÃNG VIÊN

Hình 2: Thiết lập các vị trí Tab hoàn thành

Nhấn nút tab có hình sau:

Hình 2: Tab di chuyển lần đầu

Tiếp tục nhấn liên tiếp cho đến khi hoàn thành

Hình 2: Hoàn thành Trang NHẬN XÉT GIÃNG VIÊN

2.2.3.4 Đặt Default Stop

H0ME → Paragraph Settings

Hình 2: Lệnh chỉnh định dạng Tab

Hình 2: Chọn Tabs… Thay đổi Default theo yêu cầu

Hình 2: Đặt thông số cho Default Tab stop

2.3 Tab menu Inserts

2.3.1 Chèn các hình trong báo cáo

− Xem lại các chèn hình trong mục: 1.2.1 Định dạng trang bìa

− Để chèn các hình ảnh có trong Folder Image

2.3.2 Định dạng nhanh các dòng có định dạng riêng

Định dạng dòng đầu tiên cần định dạng

Hình 2: Các lệnh định dạng nhanh trong văn ba3n Text

Hình 2: Sau khi định dạng nhanh

Để định dạng nhanh cho những dòng có tính chất chung ta sử dụng tổ hợp Phím sau:

Chọn dòng ký tự mẫu → Ctrl +Shift + c → di chuyển con trỏ và chọn dòng có

các ký tự cần định dạng như dòng đã copy và nhấn tổ hợp phím Ctrl +Shift + v

Lần lược copy và dán tất cả các dòng còn lại

2.3.3 Vẽ Hình

2.3.3.1 Sử dụng Canvas

INSSERT → Illustration → New Drawing Canvas

Hình 2: Lệnh chọn kiểu trong SmartArt để vẽ

Chọn nét vẽ xong lần lượt kẻ và vẽ theo hình như sau:

Đưa con trỏ vào Canvas lệch tâm khoảng 3 cm sang bên trái, nhấn và giử chuột kéo sang bên phải lệch tâm khoảng 3 cm thả chuột ra, có hình như sau

Hình 2: Vẽ SmartArt trong Canvas lần 1

Lặp lại các thao tác trên để vẽ hoàn chỉnh 3 hình như sau:

Hình 2: Vẽ SmartArt trong Canvas những lần sau

INSSERT → Illustration → Shapes → Down Arrow Can

Hình 2: Vẽ bằng lệnh can trong nhóm lệnh Rectantly Shapes

Lặp lại các thao tác trên vẽ Can

Hình 2: Lệnh Can khi vẽ hoàn thành

2.3.3.3 Nhập văn bản trong Shapes

Click chuột phải vào hình nhập văn bản → Add Text

Hình 2: Các lệnh Add văn bản vào trong Shapes

→ nhập văn bản vào trong shapes cho tất cả

Hình 2: Hoàn thành nhập văn bản trong Shapes

2.3.3.4 Insert – SmartArt

− INSERT → SmartArt → Hierarchy

Hình 2: Các lệnh trong SmartArt

Hình 2: Chọn đối tượng xóa trong SmartArt

2.3.3.4.1 Xóa đối tương trong SmarArt

Quan sát thấy trên SmartArt khuôn Text có vẻ khung đỏ dư ta xóa như sau:Click chuột phải đối tương cần xóa → Cut

Hình 2: Lệnh xóa trong SmartArt

Hình 2: Hình sau khi xóa

2.3.3.4.2 Thêm đối tương trong SmarArt

Quan sát hình hoàn chỉnh và SmartArt