+ File Name: Viết tên File cần lu.Chọn nút Save * Chú ý: File đợc lu lại trong Winword có phần mở rộng *.Doc 3.2/ Thao tác lu thêm nội dung File đã có tên: Lựa chọn menu File chọn Save h
Trang 1Soạn thảo văn bản Microsoft word
- Mục đích: Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản đợc sử dụng phổ biến nhất hiện nay
Phiên bản mới nhất của Word là Microsoft Word XP
Bài 1: Thao tác quản lý dữ liệu trong
Microsoft word
1/ Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word:
- Khởi động : Nháy đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word trên cửa sổ Desktop
- Thoát khỏi : Chọn menu File chọn mục Exit.
2/ Thao tác mở File:
2.1/ Thao tác mở File mới:
- Lựa chọn menu File chọn New sau đó chọn OK (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N)
2.2/ Thao tác mở File đã có tên:
- Kích chuột vào menu File chọn Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O) màn hình xuất hiện:
+ Look in: Chọn ổ đĩa hoặc Folder chứa tên File
+ Màn hình hiển thị lựa chọn tên File cần mở
Chọn nút Open để mở File
* Chú ý:
- Trong Microsoft Word cùng lúc có thể mở đợc nhiều File, do đó
để chuyển tới các File đang đợc mở ta lựa chọn menu Window và chọn tên File cần chuyển tới
- Dữ liệu giữa các File có thể chuyển giao đợc cho nhau
3/ Thao tác ghi lại một File.
3.1/ Thao tác lu lại File mới:
- Lựa chọn menu File chọn Save As (F12) màn hình xuất hiện:+ Save in: Chọn ổ đĩa hoặc Folder chứa tên File cần lu
Trang 2+ File Name: Viết tên File cần lu.
Chọn nút Save
* Chú ý: File đợc lu lại trong Winword có phần mở rộng *.Doc
3.2/ Thao tác lu thêm nội dung File đã có tên:
Lựa chọn menu File chọn Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S)
4/ Thao tác lựa chọn văn bản:
- Sử dụng chuột : Kích chuột chọn vị trí đầu cần lựa chọn, sau
đó nhấn giữ và kéo rê chuột tới vị trí cần thiết
- Sử dụng bàn phím : Nhấn và giữ phím Shift, sau đó chọn dùng
các phím mũi tên lựa chọn
- Lựa chọn tất cả File trong văn bản: Kích chuột vào menu Edit
chọn mục Select All (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A)
- Mục đích : Đặt lề trái, phải, trên đỉnh, dới đáy và chọn hớng in
dọc, in ngang cho trang giấy
- Thao tác : Kích chuột vào menu File chọn Page Setup màn hình
xuất hiện:
+ Tại phiếu chọn Margins:
Top : Chọn khoảng cách từ dòng đầu đến đỉnh của trang văn bản Bottom : Chọn khoảng cách từ dòng cuối đến đáy trang văn bản Left : Chọn khoảng cách lề trái cho trang văn bản
Right : Chọn khoảng cách lề phải cho trang văn bản
Gutter : Chọn khoảng cách của gáy sách
Header : Chọn khoảng cách từ tiêu đề trên đến đỉnh của trang văn bản Footer : Chọn khoảng cách từ tiêu đề dới đến đáy của trang văn bản
+ Tại phiếu chọn Paper Size:
Trang 3Paper Size : Chọn khổ giấy cần sử dụng cho trang văn bản.
Width : Độ rộng của trang giấy
Height : Chiều cao của trang giấy
Portrait : Chọn hớng in của trang giấy theo chiều thẳng đứng Landscape : Chọn hớng in của trang giấy theo chiều ngang
Kích chuột chọn OK
*Chú ý: Nếu muốn đặt ngầm định cho các trang văn bản mới khi đợc mở
ra ta kích chuột chọn Default chọn mục Yes
7/ Thao tác khôi phục và huỷ bỏ khôi phục:
- Mục đích: Khôi phục công việc vừa thực hiện hoặc huỷ bỏ công việc vừa khôi phục
- Thao tác khôi phục: Kích chuột vào menu Edit chọn Undo (hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z).
- Thao tác huỷ bỏ công việc vừa thực hiện: Kích chuột vào menu
Edit chọn Redo (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y).
Trang 4Bài 2: Thao tác trình bày văn bản
Double strikethrough: Chữ bị gạch ngang đôi
Superscript : Chỉ số trên (x2) Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+” Subscript : Chỉ số dới (x2) Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + “+” Shadow : Chọn bóng cho chữ
Outline : Chữ chỉ có viền ngoài
Emboss : Chữ có bóng nổi
Engrave : Chữ có bóng chìm
Small caps : Đa các ký tự về chữ sử dụng phím Caps lock
All caps : Đa tất cả các ký tự lên chữ sử dụng phím Caps lock
Hiden : Ký tự bị ẩn
+ Tại phiếu chọn Character Spacing:
Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự
Expended : Ký tự đợc dãn ra tại mục ByCondensed : Ký tự đợc nén vào tại mục By
Position: Thay đổi khoảng cách giữa các dòng:
Raised : Nâng dòng văn bản lên
Trang 5Kích chuột vào OK.
2/ Chỉnh Paragraph cho văn bản:
- Mục đích: Định dạng khoảng cách giữa các hàng, các đoạn văn bản
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh Paragraph kích chuột vào menu Format chọn mục Paragraph màn hình xuất hiện:
Chọn phiếu chọn Indents and Spacing:
+ Alignment: căn lề cho đoạn văn bản:
Left : Căn phẳng phía trái cho đoạn văn bản
Center : Căn vào giữa dòng cho đoạn văn bản
Right : Căn phẳng phía phải cho đoạn văn bản Justify : Căn phẳng hai lề cho đoạn văn bản
+ Indentation: Đặt lề cho đoạn văn bản
Left : Đặt lề trái cho đoạn văn bản
Right : Đặt lề phải cho đoạn văn bản
Special : chọn
First Line: Căn dòng đầu trong mỗi đoạn văn bản đợc lùi vào so với các hàng khoảng cách xác định tại mục By
Hanging: Căn dòng đầu trong mỗi đoạn văn bản đợc lùi ra so với các hàng văn bản khoảng cách xác định tại mục By
None: Các dòng không đợc lui vào
+ Spacing: Căn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng:
Before : Khoảng cách phía trớc của mỗi đoạn văn bản After : Khoảng cách phía sau của mỗi đoạn văn bản Line spacing: Căn khoảng cách giữa các hàng văn bản, khoảng cách này đợc thay đổi tại mục At
Trang 6+ Bulleted : Chọn kiểu dấu chấm cần đánh dấu cho đoạn+ Numbered : Chọn kiểu số cần đánh dấu cho đoạn.
+ Mutilevel : Chọn các cấp cần đánh dấu đoạn
Kích chuột vào OK
Trang 7Bài 3: Thao tác chỉnh Tab
- Mục đích: Sử dụng các ký tự Tab để căn dòng cho từng cấp trong các văn bản có sử dụng căn lề cho nhiều thành phần trong đoạn
Kích chuột chọn điểm dừng cho từng cấp Tab
Nhấn phím Tab ngầm định cho từng cấp Tab
2/ Thao tác sửa và xoá điểm dừng Tab trên thanh thớc:
- Mục đích: Di chuyển chọn điểm dừng Tab tại vị trí khác hoặc xoá
điểm dừng của cấp Tab
- Thao tác sửa điểm dừng Tab: Lựa chọn đoạn văn bản cần sửa điểm dừng Tab Sau đó lựa chọn điểm dừng Tab cần thay đổi, nhấn giữ và kéo
rê chuột
- Thao tác xoá điểm dừng Tab: Lựa chọn đoạn văn bản cần xoá
điểm dừng Tab Sau đó chọn điểm dừng Tab trên thanh thớc cần xoá, nhấn giữ và kéo rê chuột vào màn hình soạn thảo văn bản
3/ Thao tác chỉnh Tab bằng menu:
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh Tab Sau đó chọn menu Format chọn Tab màn hình xuất hiện:
+ Tab stop Position: nhập điểm dừng cho từng cấp Tab
+ Alignment: Chọn kiểu căn lề cho từng cấp Tab:
Left : Căn phẳng đoạn Tab theo lề trái
Center : Căn giữa đoạn Tab
Right : Căn phẳng đoạn Tab theo lề phải
Decimal : Căn thẳng Tab theo dấu ngăn cách phần thập phân Bar : Căn Tab ngăn cách nhau bởi đờng thẳng.+ Leader: Chọn kiểu Tab đờng dẫn cần sử dụng (Loại Tab này các cấp Tab đợc ngăn cách nhau bởi các đờng chấm)
Sau mỗi điểm dừng Tab chọn Set
Kích chuột vào OK
Trang 8- Nhấn phím Tab cho từng cấp Tab.
4/ Thao tác sửa hoặc xoá cấp Tab:
- Thao tác sửa cấp Tab: Lựa chọn đoạn cần sửa cấp Tab Sau đó chọn menu Format chọn Tab màn hình xuất hiện:
Tại mục Tab stop Position: chọn điểm dừng Tab cần sửa, chọn kiểu căn lề Tab
Kích chuột vào Set cho từng điểm dừng của Tab
- Thao tác xoá cấp Tab: La chọn đoạn văn bản cần xoá cấp Tab Sau
đó chọn menu Format chọn Tab màn hình xuất hiện
Tại mục Tab stop Position: Chọn điểm dừng Tab cần xoá.
Clear : Xoá từng cấp Tab
Clear All : Xoá tất cả các điểm dừng của Tab
Chọn mục OK
5/ Thao tác chọn chế độ hiển thị màn hình:
- Mục đích: Chọn chế độ hiển thị cho màn hình văn bản
- Thao tác: Lựa chọn menu View và chọn các chế độ hiển thị:
+ Nomal : Chế độ hiển thị ngầm định
+ Outline : Chế độ hiển thị chỉnh sửa đoạn văn bản
+ Page Layout : Chế độ hiển thị đầy đủ
+ Master Document: Chế độ hiển thị sửa theo cấp văn bản.+ Full Screen : Chế độ hiển thị văn bản đầy màn hình Thoát khỏi nhấn phím ESC
+ Ruler : Chọn chế độ hiển thị thanh thớc
6/ Thao tác chọn thanh công cụ:
- Mục đích: Chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ trên màn hình hiển thị
- Thao tác: Chọn menu View chọn Toolbars chọn thanh công cụ cần sử dụng
7/ Thao tác hiển thị chế độ nhìn màn hình soạn thảo:
- Mục đích: Hiển thị phần trăm chế độ nhìm trên màn hình soạn thảo văn bản
- Thao tác: Chọn menu View chọn Zoom màn hình xuất hiện:
+ Zoom to :Chọn chế độ hiển thị cho màn hình
+ Percent : Chọn phần trăm chế độ hiển thị màn hình
Chọn nút OK
Trang 9Bài 4: Thao tác tạo bảng
1/ Thao tác tạo bảng:
- Mục đích: Xác định số hàng và số cột trên bảng cần tạo
- Thao tác: Lựa chọn menu Table chọn mục Insert Table màn hình xuất hiện:
+ Number of Columns: Nhập số cột cần tạo
+ Number of Rows : Nhập số hàng cần tạo
+ Column Width : Nhập độ rộng cho cột
Chọn nút OK
2/ Thao tác lựa chọn hàng, cột hoặc bảng tính:
- Thao tác lựa chọn hàng: chọn hàng cần lựa chọn Sau đó chọn menu Table chọn mục Select Row
- Thao tác lựa chọn cột: chọn cột cần lựa chọn Sau đó chọn menu
Table chọn mục Select Column.
- Thao tác lựa chọn bảng: chọn vị trí trong bảng cần lựa chọn Sau
đó chọn menu Table chọn mục Select Table
3/ Thao tác thay đổi đờng lới hiển thị trên bảng:
- Mục đích: Chọn đờng lới hiển thị trên bảng
- Thao tác: Lựa chọn bảng cần thay đổi đờng lới Sau đó chọn menu
Format chọn mục Borders and Shading màn hình xuất hiện:
+ Tại phiếu chọn Border:
None : Không chọn đờng lới cho bảng
Outline : Chọn đờng viền ngoài
Inside : Chọn đờng viền trong
Style : Chọn mẫu đờng viền
Color : Chọn màu đờng viền
+ Tại phiếu chọn Shading:
None : Không có bóng nền
Custom : Chọn phần trăm bóng nền màu tối
Foreground : Chọn màu đờng
Background : Chọn màu nền bóng mờ
Trang 10Chọn nút OK.
4/ Thao tác xoá đờng cột hoặc hàng:
Lựa chọn hàng hoặc cột cần xoá Sau đó chọn menu Table chọn
Delete Columns/(Rows).
5/ Thao tác xoá vùng bảng tính:
Lựa chọn vùng bảng tính cần xoá Sau đó vào menu Table chọn mục Delete Cell màn hình xuất hiện:
+ Shift Cell Left: Sau khi xoá vùng bảng tính, vùng bảng sau nó sẽ
đợc kéo về phía trái của bảng
+ Shift Cell Up: Sau khi xoá vùng bảng tính, vùng bảng sau nó sẽ
đ-ợc kéo lên phía trên của bảng
+ Delete Entire Rows: Xoá cả hàng mà vùng bảng tính chứa
+ Delete Entire Columns: Xoá cả cột mà vùng bảng tính chứa
6/ Thao tác thêm cột hoặc hàng:
Lựa chọn cột hoặc hàng cần thêm, sau đó chọn menu Table chọn mục Insert Column/(Row)
* Chú ý: Nếu thêm hàng phía cuối của bảng ta nhấn phím Tab
7/ Thao tác nối cột hoặc hàng:
- Lựa chọn hàng hoặc cột cần kết nối, sau đó chọn menu Table chọn mục Marge Cells
8/ Thao tác tách hàng hoặc cột:
- Lựa chọn hàng hoặc cột cần tách, chọn menu Table chọn mục
Split Cells màn hình xuất hiện.
+ Tại mục Number of Columns: Nhập số cột cần tách
+ Tại mục Number of Rows: Nhập số hàng cần tách
Lựa chọn nút OK
9/ Thao tác thay đổi độ rộng của hàng hoặc cột:
- Kích chuột lựa chọn hàng hoặc cột cần thay đổi độ rộng Sau đó lựa chọn menu Table chọn mục Cell Height and Width màn hình xuất hiện:
+ Tại phiếu chọn Column:
Width of Column : Nhập độ rộng cho cột
Trang 11Space Between Column : Nhập khoảng cách giữa các cột.+ Tại phiếu chọn Row: Chọn mục Alignment căn lề cho bảng biểu Left : Căn bảng về phía trái lề.
11/ Thao tác căn dữ liệu vào giữa ô dữ liệu theo chiều đứng:
Kích chuột chọn ô dữ liệu cần căn dữ liệu vào giữa theo chiều đứng, sau đó kích chuột phải tại vị trí ô đó, chọn Alignment chọn Center Vertically
Trang 12Bài 5: Chỉnh văn bản bằng Style
- Khái niệm về Style: Style một mẫu định dạng của đoạn văn bản đã
đợc định dạng trớc Sau đó nó đợc áp dụng mẫu định dạng đó vào những
đoạn văn bản khác, khi đó đoạn văn bản đợc ứng dụng mang đầy đủ thuộc tính của Style đợc tạo
1/ Thao tác tạo Style:
- Mục đích: Định dạng cho đoạn văn bản một kiểu mẫu, sau đó sử dụng định dạng này cho các đoạn văn bản khác tạo sự đồng nhất
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản tạo Style chọn menu Format chọn mục Style chọn nút New màn hình xuất hiện:
+ Name : gõ tên Style cần tạo mẫu
2/ Thao tác sử dụng Style:
- Mục đích: áp dụng Style đã tạo cho đoạn văn bản lựa chọn
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng Style, sau đó chọn menu Format chọn mục Style màn hình xuất hiện:
+ Styles: chọn tên Style cần áp dụng cho đoạn văn bản
Kích chuột chọn Apply
* Chú ý: Ta có thể sử dụng thanh công cụ để chọn tên Style cần áp
dụng cho đoạn văn bản
3/ Thao tác sửa Style:
- Mục đích: Thay đổi thuộc tính của Style đã tồn tại Khi này tất cả các đoạn văn bản có sử dụng Style đều đợc thay đổi theo giúp cho các
đoạn văn bản có sử dụng Style có tính đồng nhất
Trang 13- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản chứa Style cần sửa Sau đó chọn menu Format chọn mục Style Chọn nút Modify màn hình xuất hiện:
Format: Chọn mục định dạng cần sửa
* Chú ý: Sau khi sửa xong style tất cả các đoạn văn bản có sử dụng
chung tên style đều đợc thay đổi theo kiểu định dạng của style đã sửa
4/ Thao tác xoá Style:
- Mục đích: Xoá đi tên style không cần sử dụng để đa đoạn văn bản
về kiểu định dạng ngầm định
- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản chứa style cần xoá, sau đó chọn menu Format chọn mục Style màn hình xuất hiện ta chọn nút Delete
* Chú ý: Sau khi xoá Style tất cả các đoạn văn bản có sử dụng
chung kiểu style đó đều đợc biến đổi
5/ Thao tác tìm kiếm:
- Mục đích: Tìm kiếm từ hoặc đoạn văn bản
- Thao tác: Chọn menu Edit chọn mục Find màn hình xuất hiện:+ Find What : Nhập từ cần tìm kiếm
+ Search : Chọn hớng tìm kiếm
Chọn nút Find Next máy tự động tìm kiếm
6/ Thao tác tìm kiếm và thay thế:
- Mục đích: Máy tự động tìm kiếm và thay thế một từ hoặc đoạn văn bản thành từ hoặc đoạn văn bản khác
- Thao tác: Chọn menu Edit chọn mục Replace màn hình xuất hiện:+ Find What : Nhập từ cần tìm kiếm
+ Replace With : Nhập từ cần thay thế
Trang 14+ Search : Chọn hớng tìm kiếm.
Find Next : máy tự động tìm kiếm
Replace : máy tự động thay thế từng câu tìm đợc
Replace All : máy tự động thay thế tất cả các từ tìm kiếm thấy
7/ Thao tác đánh dấu vùng văn bản:
- Mục đích: Đánh dấu vùng văn bản cần chuyển nhanh tới khi cần thiết
- Thao tác tạo Bookmark: Lựa chọn đoạn văn bản cần đánh dấu Sau đó vào menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất hiện:
+ Bookmark Name : Gõ tên vùng cần lu trữ
+ Add : Lu trữ lại vùng đã đánh dấu
- Thao tác chuyển nhanh tới vùng đã đánh dấu: Chọn menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất hiện:
Chọn tên Bookmark cần chuyển tới, chọn mục Goto
- Thao tác xoá Bookmark: Chọn menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất hiện ta chọn tên Bookmark cần xoá chọn mục Delete.
8/ Thao tác di chuyển nhanh:
- Mục đích: Chuyển nhanh tới vị trí dòng, trang hoặc Bookmark.-Thao tác: Lựa chọn menu Edit chọn Goto màn hình xuất hiện:+ Goto What : Lựa chọn cách di chuyển
+ Enter Number : Nhập số thứ tự cần chuyển tới
Goto: Chuyển nhanh tới vùng lựa chọn
Close: thoát khỏi
Trang 15- Mục đích: Chèn ngày giờ hệ thống tồn tại trên máy tính.
- Thao tác: Chọn menu Insert chọn mục chọn Date and Time màn hình xuất hiện ta chọn kiểu ngày giờ cần chèn
Chọn nút OK
3/ Thao tác chèn ảnh:
- Mục đích: Chèn ảnh vào File văn bản
- Thao tác: Chọn menu Insert chọn Picture chọn mục Clip Art màn hình xuất hiện:
Chọn ảnh cần chèn, chọn nút Insert
- Thao tác sửa ảnh: Chọn ảnh cần sửa, màn hình xuất hiện 8 nút quanh ảnh, ta kích chuột thu hẹp hoặc nới rộng ảnh
4/ Thao tác chèn chữ nghệ thuật:
- Mục đích: Chèn kiểu chữ nghệ thuật dạng ảnh
- Thao tác: Chọn menu Insert chọn Picture chọn mục Word Art màn hình xuất hiện chọn kiểu chữ nghệ thuật Chọn nút OK, sau đó gõ dòng chữ nghệ thuật chọn nút Insert
5/ Thao tác chèn công thức:
- Mục đích: Lựa chọn công thức và các ký tự cần tạo Khi này công thức đợc coi nh ảnh trong văn bản
- Thao tác: Kích chuột vào menu Insert chọn Object chọn
Microsoft Equation 3.0 màn hình xuất hiện ta chọn công thức và ký tự
cần chèn, sau đó thoát khỏi bằng cách kích chuột ra nền văn bản
* Chú ý: Thao tác xoá công thức tơng tự thao tác xoá ảnh