cach tim tai lieu va format luan van cao hoc

Tạo các phần section và đánh số trang trong luận văn Mở Microsoft word 2010 2007, chọn Page layout – breaks – Section breaks – Next page, làm thêm 2 lần nữa như vậy bạn có 4 phần secti

1

CÁCH HOÀN CHỈNH MỘT LUẬN VĂN

Soạn bởi: Huỳnh Lời, Email : huynhloi_qn@yahoo.com

Tháng 01-2017 (Tài liệu phổ biến cho các sinh viên, học viên, càng rộng rãi càng tốt)

Nội dung gồm có:

1.  Một số lưu ý 1 

2.  Tìm tài liệu trên mạng 1 

3.  Cách ghi tài liệu tham khảo theo quy định của Bộ Giáo dục 3 

4.  Cấu trúc một bài luận văn 4 

5.  Làm mục lục tự động 4 

5.1 Tạo các phần (section) và đánh số trang trong luận văn 4 

5.2 Tạo các mục (heading) 5 

5.3 Tạo Mục lục 8 

6.  Làm tự động danh mục Bảng, Hình, Sơ đồ, Đồ thị 8 

7.  Trích dẫn tài liệu tham khảo bằng Cross reference 9 

8.  Tạo liên kết cho trích dẫn hình, bảng… 10 

9.  Xử lý hình ảnh trong Word 10 

10.  Sửa bài đã viết bằng Comment và Track changes 11 

11.  Trích dẫn tài liệu bằng phần mềm Endnote X6 12 

12.1.  Cài đặt Endnote X6 12 

12.2.  Tạo thư viện 12 

12.3.  Tạo kiểu (style) để trích dẫn (cite) 12 

12.4.  Nhập các tài liệu tham khảo từ các trang web vào Endnote 14 

12.5.  Thêm tài liệu tham khảo mới bằng thủ công và đính kèm file 16 

12.6.  Tạo nhóm tài liệu 17 

12.7.  Trích dẫn tài liệu tham khảo vào Microsoft Word 17 

12.8.  Nối các thư viện 18 

12.9.  Những lỗi hay gặp trong Endnote 18 

12.  Xử lý hình ảnh trong Photoshop 19 

13.  Cách làm PowerPoint đơn giản 22 

14.  Cách vẽ công thức hóa học bằng phần mềm Chembiodraw hay Isisdraw 23 

15.  Phân tích và vẽ đồ thị phương trình tuyến tính trong Excel 23 

16.  Mẹo vặt 26 

1 Một số lưu ý

 Tiết kiệm giấy in, mực in: sản xuất giấy gây ô nhiễm môi trường (NaOH, chlorine), tốn gỗ rừng,

 Cách lưu tập tin: lưu theo ngày, tháng bạn làm, ví dụ hôm nay ngày 14/7 bạn lưu với tên

Luanvan_1407, ngày hôm sau (hay đổi nơi lưu), bạn Save as thành Luanvan_1507 Khi kết thúc

bạn đặt tên Luanvan_cuoicung và đem in Tránh trường hợp lưu tên “luận văn_mới”, “luận văn_new”….sẽ gây nhầm lẫn Nên lưu vào hộp mail hay dropbox để tránh mất và có thể tiếp tục chỉnh sửa ở bất kỳ nơi đâu

 Cài phần mềm diệt virus đủ mạnh cho máy tính Nên cài Windows bản quyền (có phần chống virus tích hợp sẵn)

 Nên trích dẫn tài liệu bằng Endnote vừa nhanh và vừa quản lý được thư viện

2 Tìm tài liệu trên mạng

Tài liệu trên các trang khoa học thì tin cậy được, các trang có đuôi là org (tổ chức), int (quốc tế như who.int; fao.int), trang của chính phủ (.gov)

Trang có bài báo khoa học là trang thư viện Mỹ (pubmed.com), trang sciencedirect.com; springerlink.com, jstage.jst.go.jp (của Nhật, nhiều tài liệu free), Scopus, Wiley, jstor.org; eric.ed.gov; researchgate.net/directory/publications (nhiều bài free, nếu cần, yêu cầu tác giả gởi bài cho), scholar.google.com

Tiếng việt thì có db.vista.gov.vn (tuy nhiên trang này phải mua)

2

Sách về cây thuốc:

- Đỗ Tất Lợi, Những cây thuốc và vị thuốc Việt nam

- Phạm Hoàng Hộ, Cây cỏ Việt nam

- Võ Văn Chi, Tự điển cây thuốc

- Viện dược liệu, Cây thuốc và động vật làm thuốc ở Việt nam, 3 tập

- BS Nguyễn Văn Hưởng, Đông Y cổ truyền VN

- Ngô Vân Thu, Trần Hùng, Dược liệu học, tập 1 Phạm Thanh Kỳ, Dược liệu học, tập 2

- Trương Thị Đẹp, Thực vật học

- Dược điển VN IV, Dược điển các nước: Mỹ, Anh, Pháp, TQ…

Tạp chí về cây thuốc tiếng Việt có: Tạp chí Dược liệu, Tạp chí Dược học, Tạp chí Y học TpHCM

Hình cây thuốc thì tìm với TÊN KHOA HỌC và trang hay có hình gốc là plantillustration.org, nzdl.org, các trang thực vật chí như thực vật chí TQ (flora of China: efloras.org), Ấn độ (efloraindia.nic.in); Kew Garden (kew.org)

 Tìm trên google

Bạn gõ từ khóa và thêm chữ filetype:pdf sẽ có những bài báo khoa học, nếu cần tìm sâu hơn bạn cần từ

khóa chuyên biệt hơn và bạn dùng dấu “” để tìm chính xác cụm từ khóa đối với cây thuốc thì gõ TÊN

KHOA HỌC

Ví dụ bạn tìm Artemisia vulgaris bạn gõ vào google như sau: artemisia vulgaris filetype:pdf bạn có 162,000 kết quả, nhưng bạn gõ “artemisia vulgaris” filetype:pdf để tìm chính xác cụm từ này thì chỉ có 80,900 kết quả

Bạn nhấp vào “Scholarly articles for “….” hay “những bài học thuật…” Sẽ có nhiều bài trên google

scholar, rất có giá trị

 Tìm trên google scholar: vào www.scholar.google.com và gõ từ khóa, đối với cây thuốc thì gõ TÊN

KHOA HỌC

 Tìm trên Pubmed (thư viện quốc gia của Mỹ)

Bạn gõ pubmed.com và gõ từ khóa, trên này nhiều bài phải mua, nhưng cũng có bài miễn phí

3

 Tìm trên sciencedirect.com

Trên này hầu hết đòi tiền, bài nào miễn phí thì bên phải bài báo có hình vuông màu xanh

3 Cách ghi tài liệu tham khảo theo quy định của Bộ Giáo dục

 Tài liệu tiếng việt và tiếng nước ngoài để riêng, đánh số liên tục (xem cách làm trong Endnote)

 Sách: Tác giả (năm), Tên sách (in nghiêng), Nhà xuất bản, Nơi xuất bản, trang tham khảo

VD: Đỗ Tất Lợi (2004), Những cây thuốc và vị thuốc Việt nam, NXB Y học, Hà nội, trang 35

 Tạp chí: Tác giả (năm), “Tựa bài báo”, Tên tạp chí (in nghiêng), Tập (Vol.), Số (No), tr (p.)

Ví dụ:

Huỳnh Lời, Trần Hùng (2011), “Quantification of vitexin and fingerprint identification of Passiflora foetida growing in different location in Vietnam by HPLC-DAD”, Tạp chí Dược Liệu, 16(4), tr 257-

260

U.A Abdullaev, Y.V Rashkes, et al (1979), "Mass spectra of some sesquiterpene lactones of the

eudesmane series with a C1-OH group" Chemistry of Natural Compounds 15(1): p 28-32

 Luận văn, luận án:

Trần Thị Bảo Châu (2010), “Sơ bộ khảo sát về thực vật học và thành phần hóa học cây nữ lang (Valeriana

4

B Ramanadhan (2005), "Microwave extraction of essential oils (from black pepper and coriander)

At 2.46 GHz" Master of Science thesis: p 1-51

 Trang web: Tác giả (Năm), Tiêu đề, đường dẫn (ngày truy cập)

World Health Organization (1999), “WHO monographs on selected medicinal plants”, Vol.1.Truy cập từ trang http://apps.who.int/medicinedocs/fr/d/Js2200e (ngày truy cập 30-May-2016)

4 Cấu trúc một bài luận văn

Trong bài luận văn, mục lớn nhất là mục (chương) 1.; 2.; …là tiêu đề 1 (Heading 1), tiểu mục 1.1.; 1.2.; 2.1.; …là tiêu đề 2 (Heading 2), tương tự 1.1.1.; 2.1.1…là Heading 3, v.v…, bạn nên làm tới Heading 4 thôi, cấp nhỏ hơn nữa bạn dùng dấu gạch (bullet), và trong luận văn bạn không nên dùng ký tự La mã

để làm mục (I, II…), và các chữ a), b) làm tiểu mục Ngoài phần tiêu đề bạn có phần thân bài (Body Text) gồm các đọan văn (paragraph)

Luận văn khoa học thường bao gồm:

1 Đặt vấn đề (nêu lý do tiến hành đề tài, các mục tiêu cụ thể trong nghiên cứu)

2 Tổng quan tài liệu (những tài liệu liên quan đến nghiên cứu: tạp chí, sách, luận văn…)

3 Nguyên liệu và phương pháp nghiên cứu

4 Kết quả và bàn luận (bàn luận so sánh kết quả của mình so với tài liệu công bố)

5 Kết luận và đề nghị

6 Tài liệu tham khảo

5 Làm mục lục tự động

5.1 Tạo các phần (section) và đánh số trang trong luận văn

Mở Microsoft word 2010 (2007), chọn Page layout – breaks – Section breaks – Next page, làm thêm

2 lần nữa như vậy bạn có 4 phần (section) Ở trang đầu (section 1) dùng để làm bìa ngoài, bìa lót và lời

cám ơn, …vậy bạn cần có 3 trang, bạn có thể dùng phím Ctr+Enter hay Page layout – Breaks – Page,

ờ section này bạn không đánh dấu trang Section 2 bạn dùng để làm mục lục, danh mục hình ảnh, danh mục bảng, sơ đồ …và được đánh dấu trang là i, ii, iii,…Section 3 là nội dung luận văn và đánh dấu trang là 1, 2, 3…và section cuối là phụ lục Bạn vào View – Draft để xem các section và muốn bỏ các section, bạn để con nháy vào chữ section và bấm Delete

Để đánh số trang ở mỗi phần khác nhau như vậy, bạn vào nhấp đôi vào ở dưới trang và bạn thấy

Header and Footer hiện ra, ở section 2 bạn chọn Page number – Bottom of page, tiếp đó chọn Page

number – chọn Number format là i, ii, iii… và Start at i, bạn cắt nối với section trước bằng cách nhấp

5

vào Link to previous Sau đó bạn di chuyển lên section 1 và delete đánh số trang đi Để đánh số trang

1, 2, 3 cho section 3, bạn làm tương tự như cắt nối, chọn 1,2,3 và Start at 1

5.2 Tạo các mục (heading)

Outline bao gồm Đặt vấn đề, chương 1, 2, cho bài luận văn được làm như sau:

Ở section 3 (có đánh số trang là 1, 2, 3…) Bạn để con nháy vào chữ Đặt vấn đề và bấm vào Home -

Heading 1, Tổng quan tài liệu, Nguyên liệu và phương pháp, Kết quả và bàn luận, kết luận và đề nghị

đều thuộc Heading 1, để có chữ chương trước các mục bạn chọn vào numbering và chọn Define

number format, trong cửa sổ này trước số 1 bạn đánh chữ Chương

Để tiếp tục cho Chương 2, bạn để con nháy ở Chương 1 nhấp vào Home – Format painter (biểu tượng có hình cái chổi) và nhấp vào dòng Nguyên liệu và phương pháp, tương tự cho Chương 3, 4…

6

Tiểu mục dưới chương 1 như “1.1 Tổng quan về thực vật học” hay “2.1 Nguyên liệu” thuộc Heading 2

và “1.1.1 Phân loại thực vật” và “3.1.1 Kết quả soi bôt” thuộc Heading 3…tương tự cho Heading 4 và

bạn chỉ làm tới Heading này mà thôi Phần paragraph không thuộc tiểu mục là body text nó thuộc

Normal Để xem outline bạn chọn View – Nevigation pane (Document map), outline sẽ hiện ra bên trái màn hình, nếu nó có khoảng trắng là do lỗi heading format, bạn bấm vào đó và bấm Normal hay delete

khoảng trắng đó đi

Trong tài liệu, bạn cần có 1 trang quay ngang, bạn chia trang đó thành 1 section riêng và chọn Page

layout, chọn Page setup và chọn Landscape và Apply to: this section

7

Để định dạng cho các heading hay normal bạn nhắp chuột phải lên heading hay normal rồi chọn Modify,

bạn chỉnh sửa font, size, canh dòng…

Ví dụ để định dạng cho Heading 1, bạn chọn Font (quy định là Times New Roman), cỡ chữ (mặc định là

16), chọn Format  Paragraph, chọn spacing before 6pt và after 6pt, giãn dòng line spacing là

single hoặc 1.5 tùy ý, chọn add to template, xong OK Riêng phần Normal bạn có thể tạo một phần riêng cho bạn với tên là Bodytext như sau:

Trong Styles, bạn bấm vào Normal và mở rộng nó ra, chọn Apply styles, Style name bạn sửa là

BodyText, chọn New, chọn Modify và chỉnh sửa font, paragraph, size, canh dòng justify…theo ý bạn ví

dụ chọn font size 13, times new roman, cách dòng 1.25, paragraph cách nhau 6 pt, không nên thụt đầu dòng vào (indent) và chọn canh đều (justify) Khi gặp 1 paragraph nào bất kỳ bạn chỉ cần bấm vào chữ BodyText trên styles là nó sẽ theo khuôn phép của bạn Bạn cũng có thể áp dụng cách này cho

Heading 1 sửa thành Chương, Heading 2 thành TieuMuc1, …

8

Sau khi tạo các heading và BodyText xong, khi gặp các heading hay BodyText mới, bạn cứ bấm vào nó

đã hiện sẵn trên Home

5.3 Tạo Mục lục

Ở section 2 (có đánh số trang là i, ii, iii), chọn References  Insert table of Content

From template (cỡ chữ thay đổi theo Heading), Show levels: thường tới Heading 3, chọn Modify  Modify, để định dạng kiểu chữ, size…cho mục lục, TOC cho headng 1, TOC 2 cho heading 2, và TOC 3

cho heading 3, bạn cần cập nhật bằng Ctrl+A, nhấp chuột phải, chọn Update field  Update entire

table

6 Làm tự động danh mục Bảng, Hình, Sơ đồ, Đồ thị

Khi bạn viết ghi chú cho bảng bạn để con trỏ lên đầu bảng, vào References -> Insert Caption, panel

hiện ra như dưới đây:

Bạn vào mục New Label, đánh chữ Bảng (có bỏ dấu tiếng Việt), OK Nếu bạn đánh dấu bảng theo chương (chương là heading 1 phải được đánh số tự động) thì nhấp vào mục Numbering chọn Format

là 1,2,3, , đánh dấu vào mục Include chapter number, Chapter starts with style chọn heading 1, Use

separator chọn (period), OK, OK

9

Lúc này sẽ hiện ra Bảng 1.1, bạn ghi tiếp ghi chú (VD: Bảng 1.1 Hàm lượng Alkaloid của các loài thuộc

chi Stephania), các số 1 sau chữ Bảng có màu đen dạng hyperlink Khi đó trên cửa sổ hiện hành của

Style and Formating có chữ Caption, bạn nhắp chuột phải tại đây và chọn Modify theo ý bạn (font:

arial để phân biệt với font của bài, size: 10, chọn canh giữa ) Khi gặp một bảng mới bạn cũng vào

References -> Insert Caption, chọn Bảng

Bạn cũng làm tương tự cho Hình: (Insert Caption  New Label: Hình; Numbering…) và Đồ thị Bảng, Hình,… sẽ đánh số tự động khi bạn chọn Ctrl+A và nhắp chuột phải chọn Update Field 

Update entire table

Tạo Danh mục Bảng, Hình, Sơ đồ…:

Ở section 2, chọn References  Table of Figures , Caption lebel: chọn Bảng, Hình hay đồ thị

Trong mục Modify, bạn có thể định dạng kiểu chữ, cỡ chữ cho danh mục Hình, Bảng…

7 Trích dẫn tài liệu tham khảo bằng Cross reference

Tài liệu tham khảo tốt nhất là dùng phần mềm Endnote X6, sẽ tiện hơn nhiều, tuy nhiên trích dẫn bằng Cross Reference thì đơn giản hơn, tuy mất thời gian nhiều hơn

Trước khi link cho tài liệu tham khảo, bạn phải có danh sách tài liệu tham khảo ở cuối luận văn, danh

sách này phải được đánh số thứ tự tự động (Numbering) bằng Home -> Numbering

Vd Bạn có list tài liệu tham khảo sau:

1 Đỗ Tất Lợi (2004), Cây thuốc và vị thuốc Việt nam, NXB Y Học, Hà nội

2 Võ Văn Chi (2007), Sách tra cứu tên cây cỏ Việt nam, NXB Giáo dục

3 Phạm Hoàng Hộ (1999), Cây cỏ Việt nam, Tập I, NXB Trẻ, TpHCM

Khi bạn tham khảo tài liệu 1 (Đỗ Tất Lợi) ở đọan văn nào, bạn mở dấu móc vuông ([) ngay ở đó, chọn

References  Cross-reference, danh sách tài liệu tham khảo hiện ra, chọn 1 (Đỗ Tất Lợi), Insert,

Close Tương tự cho các tài liệu còn lại Sau đó bạn muốn sắp xếp theo alphabet (theo họ, nếu theo tên

phải đưa tên ra trước) rồi chọn tất cả danh sách, chọn Home  Sort thì tài liệu được sắp lại, sau đó chọn tất cả tài liệu bằng Ctrl+A, nhắp chuột phải, chọn Update field thì phần link bên trên sẽ thay đổi

theo sự sắp xếp alphabet Nếu bạn sắp theo thứ tự tham khảo thì không cần sort

10

Chú ý: Bạn không nên chen ngang tài liệu tham khảo vào giữa mà cứ làm nối tiếp, bạn đã có lệnh Sort, nên cứ yên tâm

8 Tạo liên kết cho trích dẫn hình, bảng…

Trong bài viết bạn có những Hình, Bảng, hay tác giả trong tài liệu tham khảo cần trích dẫn vào bài ví dụ:

Tình hình giá vàng thế giới theo Bảng 1.1 và Đồ thị 2.1 …điều này đã được các tác giả nêu rồi (Angel

Để khỏi nhảy lung tung, hình được đưa vào trong một Table, bạn nên chèn hình bằng lệnh Insert 

Picture  From file, nếu bạn Copy 1 tấm hình nào đó nhúng vào mà bị nhảy, bạn Paste hình đó vào

Photoshop hay Paint (khởi động bằng Start  Programs  Accessories  Paint) lưu tên lại rồi Insert

Picture như trên

Để tránh hình “trôi” trong bài, nhấp vào hình, chọn Format Picture  Layout  In the line with text nếu muốn hình riêng một cõi hay Square nếu có chữ vây quanh hình Nên để hình vào 1 bảng nếu có

nhiều hình để khỏi nhảy lung tung, sau đó bỏ line trong bảng

Hình nên chọn canh giữa tài liệu

11

Cắt hình: nhấp vào hình, rồi nhấp vào biểu tượng Crop (có 2 dấu bắt chéo) Để cắt một lượng nhỏ chi li theo ý mình thì nhấn thêm phím Alt

Chỉnh đậm nhạt, sáng, tối nhờ vào thanh (More, Less Contrast và More Less Brightness)

Để chụp hình màn hình máy tính, bạn bấm nút PrtSc (Print Screen) trên bàn phím và Paste

Để ghép nhiều hình một cách đơn giản mà hình không chạy nhảy và không cần group, bạn mở

Microsoft PowerPoint, ghép lại rồi chọn tất cả, paste vào word bằng lệnh paste option  picture, tuy

nhiên độ phân giải không được tốt lắm Bạn có thể dùng Photoshop

Để lấy hình trong file pdf, bạn chọn Tool  Select and zoom  Snapshot tool (trong Adobe Acrobat), cắt xong và paste vào word Bạn có thể cắt hình trong pdf bằng công cụ Snipping Tool của Windows,

bạn Search trong Windows và lôi nó ra để ở task bar, mở rộng tối đa hình trong file pdf và cắt nó

10 Sửa bài đã viết bằng Comment và Track changes

Khi bạn nhận được bài báo, luận văn cần sự chỉnh sửa của bạn (thường là thầy cô), bạn dùng chế độ

comment bằng cách bấm vào Review – Comment, panel comment sẽ hiện ra bên phải và bạn viết vào

Để chỉnh sửa bài bạn dùng chế độ Track changes bằng cách bấm vào Review – Track changes để sửa, để xem bản đã sửa, bạn bấm vào Final thay vì Final: Show Markup kế bên Track changes

12

Để bỏ các Comment, nhắp chuột phải lên comment và Delete

Để chấp nhận hết các chỉnh sửa bằng Tract Changes, vào Review -> Accept -> Accept all changes

11 Trích dẫn tài liệu bằng phần mềm Endnote X6

12.1 Cài đặt Endnote X6

Endnote X6 là phiên bản mới và tiện ích, bạn cài phiên bản này Chọn file setup.exe và cài đặt vào máy Cài firefox vì trình duyệt này dễ import vào Endnote hơn, tuy nhiên Windows Explorer vẫn được

Sau khi cài đặt, bạn chọn configure vào các ứng dụng trong đó Microsoft Word

12.2 Tạo thư viện

Chọn File  New và chọn file name (vd cynara) và tạo thư mục Cynara ở ổ D (đừng chọn ở ổ C là ổ hệ

thống) Thư mục này có thể Copy và mở ở máy tính khác có cài đặt Endnote X6 hay gởi qua mạng cho người khác xài

12.3 Tạo kiểu (style) để trích dẫn (cite)

Có nhiều cách trích dẫn, theo nhiều chuẩn khác nhau, sau đây là cách trích dẫn theo quy định của Bộ Giáo dục

Chọn Bibliographic output style và chọn là “Numbered” sau đó Chọn Edit  Output style  Edit

“Numbered” chọn File  Save với tên của bạn (vd loi), bạn có 1 style riêng cho mình Nếu bạn muốn

13

trích dẫn theo kiểu Superscript ([1]) thì chọn Citation  Templates, tô chọn [Bibliography Number] và

chọn A1 trên thanh công cụ

Trong mục Bibliography bạn sửa lại (để năm ra sau tác giả) bằng cách cắt chữ “year” để ra sau tên tác giả và cho vào dấu ngoặc như sau:

Theo định dạng quy định của Bộ GD là sau tên là năm vd như đối với bài báo:

Author (Year), "Title" Journal, Volume|(Issue)|: p Pages|

Để sắp theo tiếng Việt, Anh, Pháp riêng, vào Sort Order, chọn Language chọn Z-A, chọn Author

chọn A-Z, chọn tiếp Year (A-Z) Nếu muốn tài liệu tham khảo xuất hiện theo thứ tự tham khảo thì phần

Sort Order trong Citations chọn Same as bibliography và trong Bibliography mục Sort Order chọn Order of appearance