Bài 1: Cơ sở dữ liệu và bảng dữ liệu

Xây dựng cơ sở dữ liệuCSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng

Giáo viên: Đặng Quỳnh Diệp

Trường Cao đẳng nghề công nghiêp Hải Phòng

Khoa công nghệ thông tin

1 Khởi động

- Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access

- Hoặc nhấn đúp chương trình Microsoft Access trên nền Windows

2 Tạo tệp mới

Tạo tệp mới trắng

- File/New xuất hiện hộp thoại

Chọn Blank database xuất hiện hộp

Forms: mẫu biểu

Report: báo cáo

3 Mở tệp đã có

Bước 1: chọn File/Open, xuất hiện

hộp thoại Open

Tên File cần mở

Bước 2: nhập tên File cần mở trong

khung File name hoặc chọn trong

danh sách có sẵn

Danh sách File

4 Xây dựng cơ sở dữ liệu

CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu,

các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục

vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó

Ví dụ :

CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HOCSINH, LOPHOC,

KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu trữ

dữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh một trường học

4.1 Bảng dữ liệu

Bảng dữ liệu (Tables) là nơi lưu trữ những dữ liệu cho ứng dụng Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu

Tên bảng

Mỗi bảng có một tên gọi không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng

Trường dữ liệu (Field)

Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó như kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng,

Bản ghi (Record)

Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi Mỗi bảng có một con trỏ bản ghi Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng có thể sửa được dữ liệu bản ghi đó Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF

Trường khoá (Primary key)

Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một

bảng với nhau Trường khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo

từ tập hợp nhiều trường (gọi bộ trường khoá)

Bảng HOCSINH có trường khoá là MHS Vì mỗi thí sinh có thể nhiều

trường có giá trị giống nhau, nhưng MHS thì duy nhất

Ví dụ:

4.2 Liên kết các bảng dữ liệu

Liên kết các bảng dữ liệu là một kỹ thuật trong thiết kế CSDL quan hệ Chúng là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho trước để đảm bảo được mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng

Liên kết 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới

một bản ghi của bảng kia và ngược lại

Ví dụ:

Liên kết 1-n là: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc

nhiều bản ghi của bảng nhiều (n) Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều

sẽ liên kết tới duy nhất 1 trường của bảng 1

4.3 Xây dựng cấu trúc bảng

- Thực hiện File/new để tạo cơ sở dữ liệu mới

- Chọn Tables, xuất hiện hộp thoại

Chọn : Create table in Design

view, xuất hiện hộp thoại Table1

+ Field Name: nhập tên trường

+ Data Type: chọn kiểu dữ liệu

+ Tạo trường khóa cho trường

Chọn Edit | Primary key

hoặc

nhấn nút Primary key trên thanh

4.4 Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Bước 1 : Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship

Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua

hộp thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn

Relationship | Show table):

- Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ

- Nhấn nút Add;

- Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ.

Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế

Dùng chuột kéo trường cần liên kết của bảng này thả lên trường cần liên kết đến của bảng kia

4.5 Nhập dữ liệu

Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên

bảng cần nhập dữ liệu; hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút

Open Bước 2; : Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở

4.6 Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng

b Sắp xếp dữ liệu

Bước 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;

Bước 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ:

- sắp xếp tăng dần

- sắp xếp giảm dần

c Lọc dữ liệu

Bước 1 : Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu Một menu xuất hiện:

Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn Có rất nhiều

5 Qui trình xây dựng CSDL Access

Bước 1 : Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL

Bước 2 : Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết

cho các quan hệ tại cửa sổ Relationships (menu Tool | Relationships

hoặc nhấn nút trên thanh công cụ);

Bước 4 : Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần Chú ý : bảng

có quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều

Công dụng khi sử dụng các thuộc tính của tr ờng điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu, nhập dữ liệu theo mẫu, kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai, tăng tốc độ tìm kiếm.

5 Các thuộc tính của tr ờng

Cỏc thuộc tớnh

a Field Size

Tr ờng Text: độ dài mặc định là 50, có thể thay đổi từ 1  255

Tr ờng Number: có các kiểu Byte,Integer, LongInteger

Tr ờng Date/Time: ngày,thời gian

1234.51234.501,234.5082.4%

1.23E + 031,234.50

c Thuộc tính Input Mask

Tác dụng: Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn, trên khuôn dạng có

thể thấy các vị trí để nhập liệu và các ký tự phân cách

Kiểm tra tính hợp lệ của mỗi kí tự gõ vào Tự động biến đổi kí tự đ ợc nhập Che giấu thông tin nhập vào nếu đặt theo kiểu Password

Ví dụ: dấu chấm phân cách phần nguyên và phần phân, dấu gạch ngang

để phân cách các cụm từ số tài khoản

Ví dụ nếu bạn chỉ muốn nhập các kí tự mà không nhận các chữ số

0 vị trí dành cho chữ số từ 0 9 bắt buộc

9 vị trí dành cho chữ số từ 0 9 không bắt buộc

< chuyển kí tự đứng sau < sang chữ th ờng

> chuyển kí tự đứng sau > sang chữ hoa

! kí tự canh phải, phân cách hàng nghỡn, triệu…

Ví dụ:

0-000-000:

00.0:

“SV 00000: ”00000:

để nhập số điện thoại dạng số theo mẫu 8-442-267

để nhập điểm thi chứa hai số phần nguyên, một phần phânnhập mã số sinh viên bắt đầu bằng SVsau đó là các 5 số bắt buộc

d Thuộctính Default Value

Dùng thuộc tính này để đặt giá trị mặc định cho tr ờng Giá trị mặc định

có thể là một hằng hay một hàm của Access

e Thuộc tính Required

(Yes/No): giá trị ngầm định là No Muốn bắt buộc tr ờng phải có số liệu thì tr ờng Required là Yes

f Thuộc tính ValidationRule

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào

Các hằng: cặp nháy kép cho hằng xâu ký tự

Các phép so sánh: =, <>, >, <, >=, <=

Các phép logic: Not, And, Or,

Các toán tử đặc biệt : Between, Like, In

Trong khoảng 18 đến 70

h Thuộc tính Validation Text

Dòng thông báo đ ợc hiển thị khi dữ liệu nhập vào tr ờng vi phạm điều kiện nêu trong thuộc tính ValidationRule