Ví dụ về tài liệu trong Quản lý dự án phần mềm

1. Tổng quan 2 1.1 Mở đầu 2 2. Mục tiêu, yêu cầu phạm vi của dự án 3 2.1 Mục tiêu dự án 3 2.2 Yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ 3 2.3 Yêu cầu kỹ thuật 3 3. Cơ cấu tổ chức dự án 4 3.1 Tổ chức dự án phía khách hàng 8 4. Kế hoạch dự án 10 4.1 Các mốc thực hiện (Baseline) 10 4.2 Kế hoạch tổng quát 11 4.3 Kế hoạch nhân lực tổng quát 11 4.4 Biểu đồ phân rã công việc 14 4.1.1 Biểu đồ phân rã công việc khảo sát 14 4.1.2 Biểu đồ phân rã công việc thiết kế 14 4.1.3 Biểu đồ phân rã công việc lập trình 15 4.1.4 Biểu đồ phân rã công việc triển khai 16 4.5 Bảng ước lượng, kế hoạch công việc chi tiết (biểu đồ PERT) 16 4.6 Lịc trình dự án 18 5. Điều hành dự án 20 5.1 Cơ chế báo cáo trong dự án 20 1.1.1. Theo dõi tiến độ dự án 20 1.1.2. Một số tài liệu dự án tiêu biêu 21 5.2 Quản lý lỗi và yêu cầu thay đổi 22 1.1.3. Thủ tục quản lý thay đổi 22 6. Quản lý cấu hình 25 7. Quản lý chất lượng 26 7.1 Kế hoạch chất lượng 26 8. Quản lý rủi ro 29 8.1 Một số rủi ro tiêu biểu và các chiến lược phòng ngữa rủi ro 29

Mục lục

1 Tổng quan 4

1.1 Mở đầu 4

2 Mục tiêu, yêu cầu phạm vi của dự án 5

2.1 Mục tiêu dự án 5

2.2 Bản đề xuất dự án 5

2.3 Yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ 9

2.4 Yêu cầu kỹ thuật 9

3 Cơ cấu tổ chức dự án 10

3.1 Tổ chức dự án phía khách hàng 13

4 Kế hoạch dự án 16

4.1 Các mốc thực hiện (Baseline) 16

4.2 Kế hoạch tổng quát 17

4.3 Kế hoạch nhân lực tổng quát 17

4.4 Biểu đồ phân rã công việc 19

4.1.1 Biểu đồ phân rã công việc khảo sát 19

4.1.2 Biểu đồ phân rã công việc thiết kế 20

4.1.3 Biểu đồ phân rã công việc lập trình 20

4.1.4 Biểu đồ phân rã công việc triển khai 21

4.5 Bảng ước lượng, kế hoạch công việc chi tiết (biểu đồ PERT) 21

4.6 Lịc trình dự án 23

5 Điều hành dự án 26

5.1 Cơ chế báo cáo trong dự án 26

1.1.1 Theo dõi tiến độ dự án 26

1.1.2 Một số tài liệu dự án tiêu biêu 27

5.2 Quản lý lỗi và yêu cầu thay đổi 27

1.1.3 Thủ tục quản lý thay đổi 27

6 Quản lý cấu hình 31

7 Quản lý chất lượng 33

7.1 Kế hoạch chất lượng 33

8 Quản lý rủi ro 36

8.1 Một số rủi ro tiêu biểu và các chiến lược phòng ngữa rủi ro 36

1 Tổng quan

Chúng tôi sử dụng quy trình quản trị dự án và kỹ thuật chuyên nghiệp đã được chứng minh thực tế, đó chính là chìa khóa cho sự thành công trong những cam kết của chúng tôi về hệ thống quản lý Khách sạn Dự án được chia thành ba giai đoạn: khởi đầu

dự án, triển khai dự án và hoàn thành dự án tương ứng với các nhóm quy trình: xác định mục tiêu dự án, lập kế hoạch và thiết lập, thực hiện và kiểm soát, theo dõi và báo cáo, trong mỗi giai đoạn có thể thực hiện một hoặc cùng lúc nhiều quy trình

2 Mục tiêu, yêu cầu phạm vi của dự án

Mục tiêu cụ thể:

- Phát triển phần mềm quản lý Khách sạn, cho phép kiểm tra tình trạng phòng trống, phòng đã có người ở, cho phép người dùng đặt phòng online một cách dễ dàng, cũng như làm các thủ tục check-in/check-out một cách thuận tiện, đơn giản

- Công nghệ: Học hỏi, áp dụng công nghệ mới trên nền Microsoft NET 3.5 là LinQ (Language Integrated Query), WCF (Window Communication Foundation)

và cơ chế quản lý và log lỗi (Logging) Kết hợp cùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 Sau khi hoàn thành dự án sẽ là tiền đề để nhận các dự án cần

áp dụng các công nghệ mới

- Quy trình: Thử áp dụng chuẩn quản lý quy trình chất lượng theo chuẩn CCMI-5 Mong muốn áp dụng các chuẩn quản lý quy trình tiên tiến của Viêt Nam và thế giới

Chủ đầu tư: Dự án được thực hiện với đơn đặt hàng của Ban lãnh đạo Khách sạn Sông Nhuệ - Hà Đông – Hà Nội

- Khác hàng muốn tìm hiểu thông tin về khác sạn như: số lượng phòng trống, loại phòng, giá cả phòng, … thì phải đến trực tiếp hoặc gọi điện làm rất bất tiện và mất thời gian Nhiều khi gọi điện tới hỏi thì thong tin về phòng là không rõ rang, không quan sát được phòng nên không biết có hợp với sở thích của mình hay không Mặt khác bố trí các phòng trong khách sạn thế nào vì đôi khi đi một nhóm người muốn được ở các phòng gần nhau.

- Không hình dung được vị trí của khách sạn, đường đi tới khách sạn Nhiều du khách muốn tìm khách sạn phải gần biển, gần danh lam thắng cảnh, có thể tham gia giao thong dễ dàng

- Đặt phòng: Thường phải gọi điện hoặc đến trực tiếp để đặt phòng, hoặc nhờ người quen ở gần làm mất rất nhiều thời gian

- Người quản lý rất khó khăn khi quản lý tình trạng các phòng trong khách sạn

Số lượng phòng trống, phòng đã có khách là bao nhiêu Phòng đã được vệ sinh sạch sẽ để sẵn sang phục vụ du khách hay vẫn đang trong tình trạng chưa sẵn sang

- Quản lý thời gian ở của khach du lịch rất khó khăn Muốn xem thời gian ở của

du khách từ ngày nào tới ngày nào, đã làm thủ tục thanh toán chưa mất rất nhiều thời gian, nhiều khi còn bị nhầm lẫn

- Hầu hết tài liệu vẫn lưu trữ dưới dạng sổ sách, mất nhiều công sao lưu, bảo quản Số lượng nhân viên làm việc cần phải nhiều vì làm thường thủ công

*) Cơ hội

- Việt Nam là nước có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử nổi tiếng nên thu hút được rất nhiều du khách quốc tế Mặt khác kinh tế trong nước đang phát triển mạnh, đời sống của nhân dân được cải thiện, nên nhu cầu mua sắm, đi du lịch là rất lớn Có cung thì ắt phải có cầu, các khách sạn, nhà nghỉ, khu resort, mở

ra rất nhiều, nên nhu cầu cần một phần mềm Quản lý khách sạn là rất lớn

- Mặt khác khi đã tạo được sản phẩm làm vừa long khách hang, uy tín của công

ty sẽ tăng lên rất cao Sẽ có nhiều người biết đến công ty, khi đó sẽ có nhiều mối làm ăn khác, nhiều dự án mới sẽ đến, khi đó sẽ mang lại lợi ích kinh tế to lớn cho công ty

2 Đề xuất giải pháp

1 Du khách gặp khó khăn trong Xây dựng website cho phép du khách

việc tìm hiểu thông tin về khách sạn như: số lượng phòng trống, loại phòng, giá cả phòng

dễ dàng xem, tìm kiếm các phòng trong khách sạn Ngoài ra sẽ có hình ảnh chi tiết về các phòng trong khách sạn, du khách dễ dàng xem được cấu trúc của phòng, nội thất trong phòng, hướng của phòng (ví dụ có quay ra biển hay không) cũng như các phòng

sẽ đặt theo nhóm có gần nhau không

2 Không hình dung được vị trí của

khách sạn, đường đi tới khách sạn

Trên website sẽ có bản đồ hướng dẫn đường đi tới khách sạn từ trung tâm, cũng như vị trí của khách sạn và các danh lam thắng cảnh, trung tâm mua sắm, … gần đó

3 Đặt phòng: Thường phải gọi

điện hoặc đến trực tiếp để đặt phòng, hoặc nhờ người quen ở gần làm mất rất nhiều thời gian

Cho phép đặt phòng online qua mạng Internet Khi du khách đặt phòng xong sẽ có hướng dẫn và email xác nhận

4 Người quản lý rất khó khăn khi

quản lý tình trạng các phòng trong khách sạn

Trên website sẽ có phần quản trị gọi

là back-end Sau khi đăng nhập người quản lý sẽ xem được tình trạng các phòng trong khách sạn Chương trình sẽ làm theo 1 dạng report để người quản lý có thể dễ dàng quan sát được Mặt khác sẽ cho phép lọc theo các điều kiện như: chỉ tìm phòng thừa, chỉ tìm các phòng đang bị bẩn (chưa sẵn sang cho thuê), …

5 Quản lý thời gian ở của khach du

lịch rất khó khăn

Có chức năng cho phép người quản trị biết được du khách nào ở phòng nào, thời gian từ ngày nào tới ngày nào, … một cách trực quan

6 Hầu hết tài liệu vẫn lưu trữ dưới

dạng sổ sách, mất nhiều công sao lưu, bảo quản

Sẽ lưu dữ liệu vào trong cơ sở dữ liệu của máy tính Có các cơ chế sao lưu, khôi phục dữ liệu định kì theo ngày, theo tuần hoặc tháng Mặt khác sẽ

cho phép In ra dạng báo cáo khi cần.Khi có sự trợ giúp của máy tính thì công việc sẽ nhanh hơn, giải quyết chính xác nên sẽ cần ít người làm hơn.

3 Các tiêu chuẩn và lựa chọn dự án

- Phần mềm phải chạy trên nền web, có giao diện than thiện, dễ sang sử dụng Hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ khác nhau (tiếng anh, tiếng việt) Mặt khác có thể chạy trên nhiều loại trình duyệt khác nhau

- Thành lập một đội phân tích sẽ đi khảo sát, phân tích nghiệp vụ yêu cầu cần thiết Sau đó đánh giá hỏi ý kiến của các chuyên gia, nhà phân tích có kinh nghiệm, đồng thời sẽ giải thích với khách hang để làm rõ các vấn đề

4 Phân tích lợi nhuận và chi phí

- Tăng sự thỏa mãn của du khách, dẫn tới số lượng du khách mới sẽ tăng lên, số du khách cũ quay lại cũng ngày một nhiều

- Giúp khách sạn xử lý các vấn đề nhanh về chuyên nghiệp hơn, và sẽ giảm một lượng nhân viên đáng kể, tiết kiệm nhiều chi phí

5 Phạm vi dự án

6 Những khó khăn của dự án

- Số lượng nhân viên biết về công nghệ mới (.NET 3.5) không nhiều nên sẽ mất nhiều thời gian để tìm hiểu, training Mặt khác từ trước tới nay đa số sản phẩm của công ty làm về các ứng dụng window application, nay chuyển sang ứng dụng web application nên sẽ gặp nhiều khó khăn

- Mọi người trong công ty thường làm việc theo kiểu cảm tính, chưa chuyên nghiệp, không có quy trình rõ rang Nay áp dụng quy trình chuẩn mới là CCMI-5

sẽ gặp nhiều khó khăn

7 Phân tích rủi ro (Xem chi tiết mục 8)

8 Tổng quan lịch trình dự án (Xem chi tiết mục 4.1)

9 Ma trận trách nhiệm (Xem mục 3)

10 Kế hoạch truyền thông (Xem mục 5.1)

2.3 Yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ

Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn cần đáp ứng các chức năng chính sau:

• Quản lý dữ liệu thông tin Khách hàng, Dịch vụ, Lịch sử/trạng thái sử dụng phòng

• Chức năng Book phòng online qua mạng Internet

• Chức năng Check-in/Check-out

• Chức năng thanh toán tiền phòng(Payment)

• Hệ thống tạo báo cáo tổng hợp về danh số theo ngày, theo buồng/phòng, dịch vụ

Để vận hành tốt hệ thống, phục vụ yêu cầu quản lý tác nghiệp trong toàn hệ thống Khách sạn, cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Hệ thống được xây dựng trên nên công nghệ ứng dụng Web phục vụ các nhu cầu book phòng online qua mạng Internet

• Được cài đặt trên hệ thống phần cứng có tốt có thể đáp ứng và xử lý yêu cầu cho hàng ngàn kết nối đồng thời

• Các máy chủ CSDL, máy chủ ứng dụng được cài đặt và cấu hình đúng với tiêu chuẩn của nhà cung cấp, thường xuyên cập nhật các bản vá lỗi, nâng cấp khi cần thiết

• Tuân thủ các giải pháp sao lưu và bảo mật với độ an toàn và bảo mật cao nhất

3 Cơ cấu tổ chức dự án

Tổ chức dự án của chúng tôi đề xuất theo mô hình tổ chức theo chức năng như sơ đồ

sau:

Trong cơ cấu tổ chức theo chức năng, tất cả các thành viên tham gia dự án đều chịu

sự quản lý trực tiếp của trưởng các nhóm nghiệp vụ và quản trị dự án Các bộ phận quản

lý theo ngành dọc chỉ mang tính trợ giúp

Chức năng, nhiệm vụ các cá nhân/nhóm nghiệp vụ thực hiện gói thầu như trong bảng

dưới đây

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Tham gia dự án Giám đốc dự án

Là đại diện cao nhất của phía chúng tôi có quyền quyết định

mọi vấn đề nảy sinh trong dự án Công việc chủ yếu của Giám

Nhóm kiểm thử

Nhóm đảm bảo chất lượng

Nhóm quản lí chuyển đổi

Nhóm phát triển

Nhóm hỗ trợ kỹ thuật

Nhóm hỗ trợ vận hành

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Tham gia dự án

• Cung cấp đầy đủ nguồn lực cho dự án

• Quyết định các vấn đề bất thường mà Quản trị dự án

không giải quyết được

• Phó giám đốc dự án là người trợ giúp cho Giám đốc dự

án, thực hiện công việc của Giám đốc dự án khi Giám

đốc dự án đi vắng

Quản trị dự án

Là đại diện thường trực của Chúng tôi có quyền quyết định

các vấn đề nảy sinh trong dự án Công việc chủ yếu của Quản trị

dự án là:

• Thực hiện khởi động dự án

• Quản lí tiến trình và nguồn lực dự án

• Quản lí sản phẩm dự án, bàn giao và nghiệm thu

• Xử lí các tình huống bất thường

• Lập các báo cáo và thực hiện tổng kết dự án

Tòan dự án

Nhóm tư vấn nghiệp vụ

Thực hiện phân tích yêu cầu người sử dụng và thiết kế hệ

thống Nội dung công việc chủ yếu gồm:

• Lập kế hoạch và thực hiện khảo sát và phân tích

• Thiết kế hệ thống và xây dựng quy trình nghiệp vụ tương

lai

• Mô tả hoạt động hệ thống (hướng dẫn sử dụng)

• Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng

Tham gia trực tiếp: Giai đoạn Lập kế hoạch

Khảo sát quy trình nghiệp vụ

Thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết

Tham gia hỗ trợ: toàn dự án

Nhóm thiết lập ứng dụng & công nghệ

• Thực hiện việc triển khai hệ thống phần cứng

• Thực hiện việc thiết lập và cấu hình ứng dụng Nội dung

công việc chủ yếu gồm:

• Lập kế hoạch thiết lập ứng dụng

• Thiết kế chi tiết và xác định các thông số

Tham gia trực tiếp: Giai đoạn Triển khai phần cứng, Phát triển ứng dụng, Hoàn thiện và đóng gói, Đào tạo, Chuyển đổi, Triển khaiTham gia hỗ trợ: toàn dự án

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Tham gia dự án

• Thực hiện việc cấu hình ứng dụng

• Thực hiện kiểm thử nghiệp vụ (unit test)

Nhóm phát triển

Thực hiện việc lập trình sửa đổi ứng dụng và xây dựng ứng

dụng tích hợp (nếu có) Nội dung công việc chủ yếu gồm:

• Lập kế hoạch phát triển

• Thiết kế các chức năng, giao diện, màn hình, báo cáo

• Thực hiện lập trình và kiểm thử (unit test)

Tham gia trực tiếp: Giai đoạn Phát triển ứng dụng, Triển khai thí điểm, Hoàn thiện và đóng gói, Triển khai đại trà

Tham gia hỗ trợ: toàn dự án

Nhóm kiểm thử ứng dụng (test)

Chịu trách nhiệm về việc kiểm tra thử nghiệm toàn bộ ứng

dụng Nội dung công việc chủ yếu gồm:

• Tham gia phân tích yêu cầu của khách hàng

• Lập kế hoạch kiểm thử, xây dựng tiêu chuẩn nghiệm thu

hệ thống

• Tổ chức thực hiện kiểm thử tích hợp (integration test) và

kiểm thử hệ thống (system test)

• Đánh giá và phân tích kết quả kiểm thử

• Xem xét tài liệu sản phẩm

Tham gia trực tiếp: Giai đoạn Phát triển ứng dụng, Hoàn thiện và đóng gói, Đào tạo, Chuyển đổi, Triển khaiTham gia hỗ trợ: toàn dự án

Nhóm quản lí chuyển đổi

Thực hiện việc tư vấn, phối hợp với Khách sạn trong việc

thay đổi và chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Nội

dung công việc chủ yếu gồm:

• Tư vấn và phối hợp với Khách sạn để xác định những

thay đổi cần thiết

• Lên kế hoạch thực hiện và phối hợp triển khai những

thay đổi của Khách sạn

• Phối hợp với Khách sạn xác lập kế hoạch trao đổi thông

tin

• Lập kế hoạch chuyển đổi

Tham gia trực tiếp: Giai đoạn Laapk kế hoạch, Triển khai thí điểm, Đào tạo, Chuyển đổi, Triển khai đại trà

Tham gia hỗ trợ: toàn dự án

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Tham gia dự án

• Tiến hành chuyển đổi số liệu

• Thực hiện chuyển đổi tại các điểm triển khai

• Đào tạo người sử dụng

• Tiến hành chạy song song hệ thống (nếu cần)

• Hỗ trợ và bảo hành hệ thống

Nhóm hỗ trợ kĩ thuật

Chịu trách nhiệm chuẩn bị và đảm bảo các môi trường hệ

thống Nội dung công việc chủ yếu gồm:

Hỗ trợ và bảo hànhTham gia hỗ trợ: toàn dự án

Nhóm đảm bảo chất lượng (QA)

Chịu trách nhiệm xem xét và kiểm soát việc thực hiện các

tiêu chuẩn chất luợng của dự án Nội dung công việc chủ yếu

gồm:

• Hỗ trợ hoạch định chất lượng

• Kiểm soát chất lượng quá trình và sản phẩm

• Kiểm soát ban hành/ sửa đổi và sử dụng tài liệu

• Kiểm soát hồ sơ chất lượng

• Xác định và kiểm soát các yêu cầu về hành động khắc

Chúng tôi đề xuất chủ đầu tư tổ chức đội ngũ dự án theo mô hình tươn ứng để tạo

thuận tiện cho việc phối hợp giải quyết công việc, trao đổi thông tin thông suốt

Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Check-in/out Payment Quản trị hệ

Bảng trách nhiệm

S

TT

Tên đơn vị / cá nhân Trách nhiệm

1 Lãnh đạo Khách sạn Chỉ đạo, điều phối cấp cao nhất

Thẩm quyền quyết định khi cần thiết

2 Phòng Tin học Khách

sạn

Quản lý dự ánNghiên cứu và thực hiện các công tác của dự

4 Kế hoạch dự án

Thời gian xây dựng và triển khai phần mềm dự kiến là 8 tháng, hệ thống dự kiến sẽ được triển khai qua các bước sau tổng quát sau:

1 Lập kế hoạch & Quản trị Dự án Kế hoạch Quản lý dự án

2 Kiểm soát chất lượng Kế hoạch Quản lý chất lượng

Các biểu mẫu quản lý chất lượng

3 Cung cấp/cài đặt phần cứng Hệ thống phần cứng đã ddwuwocj cài đặt

hoàn chỉnh

4 Khảo sát quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ hiện tại

5

Thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết Quy trình nghiệp vụ tương lai

Tài liệu phân tích sai biệtTài liệu thiết kế tổng thể, Thiết kế chi tiết

6 Cài đặt – Thiết lập và Phát triển ứng dụng Ứng dụng, phiên bản thử nghiệm

Các công cụ chuyển đổi

7 Hoàn thiện & đóng gói giải pháp Giải pháp đóng gói

8 Đào tạo Tài liệu đào tạo

Các khóa đào tạo

9 Chuyển đổi hệ thống Dữ liệu được chuyển đổi từ CSDL cũ của

Tham gia vào quá trình triển khai

chuyển đổi, triển khai

đã đề ra, làm việc chủ yếu

dùng test, đóng gói hệ thống

01/N+3 30/N+3

9 Kiểm thử Kiểm thử đơn vị 15/N+2 30/N+2

Kiểm thử hệ thống sau khi tinh chỉnh

Triển khai cho Khách sạn 01/N+13 30/N+141

Sau 36 tháng

4.1.1 Biểu đồ phân rã công việc khảo sát

4.1.2 Biểu đồ phân rã công việc thiết kế

4.1.3 Biểu đồ phân rã công việc lập trình

4.1.4 Biểu đồ phân rã công việc triển khai

(biểu đồ PERT)

ngày

Số nhân lực

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

1 Tổng thời gian kế hoạch xây dựng phần 130 days? 24/8/2010 21/2/2011