CHƯƠNG V: BIỂU MẪU - FORM

Click úp vào m c Create form by using wizard bên khung ch a các form... Ch n hình th c trình bày style cho form: Blends, Blueprint, Standard,….. B n a các tr ng này vào form b ng cách rê

CH NG V: BI U M U - FORM5.1 Gi i thi u

5.1.1 Khái ni m

Nh chúng ta ã bi t, m t Table trong ch Datasheet View (Table c m )thì chúng ta c phép thêm m i, s a, xóa, Tuy nhiên vi c làm này ta ch th c hi n

i v i m t Table và ng i s d ng th ng không quen v i ki u nh p li u theo cách

th c này b i vì nh ng thông tin trên table c hi n th quá ng n g n (ch phù h p cho

ng i thi t k CSDL, còn i v i ng i s d ng bình th ng thì nh p li u r t khó giao

di n table thì xa l và khó kh n v i ng i s d ng, còn i v i Form ta có th cho phép

ng i s d ng nh p cùng m t lúc vào nhi u table khác nhau và vi c th c hi n c ng

gi ng nh ta n m u ngoài gi y kèm theo ghi chú và trang trí r t rõ nên thân thi n

i ng i s d ng h n Ngoài ra bi u m u còn là ph ng ti n ng i s d ng ukhi n s thi hành ch ng trình

- Detail (chi ti t): Th hi n chi ti t d li u c a Form.

- Form Footer (cu i bi u m u ): Các ô u khi n trong ph n này s xu t hi n

cu i Form

- Control box (ô u khi n): Là m t i t ng c t o ra trên bi u m u cócông d ng c p nh t d li u vào b ng ho c th c hi n m t hành ng nào ó nh thihành m t macro, ch y m t hàm Visual basic, khi ng i s d ng tác ng vào nó Các

lo i ô u khi n trên form bao g m: Các h p v n b n (textbox), các nhãn (label), h p

li t kê th (combo box), các nhóm l a ch n (option group), các nút l nh (command

5.1.3 Phân lo i bi u m u

5.1.3.1 Bi u m u d li u

Là lo i bi u m u th hi n d li u l y t m t ho c nhi u table/query âu là lo i

bi u m u th ng dùng c p nh t d li u vào các b ng có liên quan

Các bi u m u d li u thông d ng:

Bi u m u d ng c t (Columnar)

Th hi n thông tin trên t ng c t và t i m t th i m ch có m t m u tin trongTable ho c Query c th hi n Bi u m u lo i này c dùng khi d li u ngu n cónhi u tr ng và ng i dùng ch mu n hi n th t t c các tr ng trên cùng m t mànhình

Ví d : Bi u m u sau ây dùng c p nh t d li u vào b ng DMKH

Hình 5 2

Bi u m u d ng b ng (Tabular)

Th hi n d li u trên nhi u c t, m i m u tin trên m t dòng và t i m i th i mcho phép hi n th nhi u m u tin ng th i S d ng bi u m u này khi r ng c a các

tr ng trên m i m u tin không v t quá chi u ngang c a màn hình và ng i s d ng

mu n th hi n nhi u record (m u tin) cùng lúc

Ví d :

Hình 5 3

Bi u m u d ng hàng (Justified)

Th hi n d li u trên nhi u c t và t i m i th i m ch hi n th m t m u tin Lo i

bi u m u này c dùng khi tra c u ho c hi n th thông tin cùng lúc v i nhi u mànhình khác

Ví d :

Hình 5 4

Bi u m u d ng b ng d li u (Datasheet)

Là m t c a s hi n th d li u t Table, Form ho c Query theo dòng và c t Trong

ch Datasheet View b n có th thêm, s a, xóa và tìm ki m d li u Bi u m u

ng này không cho phép hi n th các u khi n

1 Phân tích yêu c u và xác nh d li u ngu n cho bi u m u Có th t o tr c

t query làm d li u ngu n cho bi u m u (n u c n)

2 Tùy thu c vào lo i form (d li u hay h p tho i) và d li u ngu n (l y t m t haynhi u table/query), b n có th ch n m t trong các cách thi t k sau:

- Dùng Autoform: N u d li u c a form l y t m t table/query

- Dùng Form wizard: N u d li u c a form c l y t nhi u table/query

- T thi t k form: Dùng t o các form d ng h p tho i ho c dùng cho nh ng

li u ngu n Access s áp d ng nh d ng ang s d ng cho bi u m u s p t o

1 Trong c a s Database, click Forms trong khung Objects

2 Click New m h p tho i New Form.

3 Ch n m t trong các lo i Autoform sau ây:

- AutoForm: Columnar: T o form d ng c t.

- AutoForm: Tabular: T o form d ng b ng.

- AutoForm: Datasheet: T o form d ng b ng d li u.

4 Click ch n table/query ngu n cho form

5 Click OK.

u ý: B n c ng có th t o nhanh m t bi u m u theo các b c sau:

1 Ch n table/query ngu n cho bi u m u

2 Th c hi n m t trong 2 cách: 1 Vào Insert/AutoForm, 2 Click vào m i tên bên

nh nút New Objects trên thanh công c r i ch n AutoForm

N u d li u ngu n có liên h m t - nhi u v i m t b ng khác, Access s t o

t subform trong bi u m u hi n th d li u trên b ng có liên h này d ngdatasheet

5.2.3 T o bi u m u b ng Wizard

Trình wizard s h i b n m t s thông tin v d li u ngu n, các tr ng c n avào bi u m u, cách b trí các tr ng, và nh d ng cho bi u m u trong lúc thi t k và

nó s t o ra m t bi u m u c n c vào thông tin mà b n cung c p

1 Trong c a s Database, click Forms trong khung Objects.

2 Click úp vào m c Create form by using wizard bên khung ch a các form.

3 Ch n các tr ng c n a vào Form:

i Ch n b ng d li u ngu n trong combobox Tables/queries.

ii a các tr ng c n thi t t khung Availables Fields sang khung Selected Fields b ng cách click nút ( a tr ng ang ch n bên trái vào form) ho c nút

a t t c các tr ng bên trái vào form) N u mu n lo i b m t/nhi u tr ng kh iform, b n click nút ( lo i b tr ng ang ch n) ho c ( lo i b t t c các

tr ng)

iii L p l i b c i) và ii) a thêm các tr ng vào t các table/query khác

4 Click Next N u d li u ngu n c l y t nhi u table/query và các table/querynày có liên h v i nhau thì chuy n sang b c 5, ng c l i, chuy n sang b c 6.

Hình 5 8

5 Ch n cách t o form: M c nhiên access s ch n s n d ng form là Main/Subform

ng cách ch n table/query u m t c a liên h trong khung bên trái c a h p tho isau ây (b ng DMKHO) N u không mu n s d ng d ng này, b n click ch n l i m t

table/query khác Click Next.

Hình 5 9

6 Ch n lo i form (columnar, tabular, datasheet,…) N u t o form d ngMain/Subform (b c 5) thì main form m c nhiên là columnar, subform là m t trong các

ng tabular ho c datasheet Click Next.

7 Ch n hình th c trình bày (style) cho form: Blends, Blueprint, Standard,… Click

Thông th ng sau khi t o form b ng công c Autoform ho c Form wizard, b n

n ph i thi t k l i form cho phù h p v i yêu c u (xem ph n ch nh s a và nh d ng

bi u m u)

5.2.4 T t o bi u m u

u mu n t o bi u m u d ng h p tho i ho c b n ã khá thành th o trong vi cthi t k bi u m u, b n có th t t o m t bi u m u tr ng sau ó tùy bi n (customize) nócho thích h p

1 Trong c a s Database, click Forms trong khung Objects.

2 Click New m h p tho i New Form.

3 Ch n Design View N u mu n t o form ch a d li u, b n ch n thêm b ng d

li u ngu n cho form b c này

4 Click OK, Access s m form ch Design b n thi t k l i

u ý:

N u ch mu n t o form d ng h p tho i, b n có th t o nhanh b ng cách click

úp vào bi u t ng Create form in Design view trong khung ch a các form.

N u có s d ng d li u ngu n cho form, Access s hi n th h p tho i Field List ch a các tr ng c a form B n a các tr ng này vào form b ng cách rê và th

ng tr ng vào form

5.2.5 T o bi u m u d ng Main/Subform

Ngoài cách t o bi u m u d ng Main/Subform b ng Wizard nh trên, b n c ng

có th t o bi u m u d ng Main/Subform theo cách sau:

1 T o main form ( d ng columnar) và subform ( d ng datasheet ho c tabular)

2 M form main ch Design

3 Rê subform vào trong Mainform

4 M h p tho i thu c tính c a Subform và t l i các thu c tính sau:

- Link child Fields: khóa chung Form có quan h nhi u (Subform).

- Link Master Fields: khóa chung Form có quan h m t (Mainform)

5.3 T o các u khi n (control)

5.3.1 Gi i thi u

u khi n (control) là m t i t ng trên Form ho c Report dùng hi n th d

li u, th c hi n các tác ng vào h th ng, ho c dùng trang trí cho Form/Report

Ví d : p v n b n (Textbox) c dùng hi n th d li u trên Form/Report;Nút l nh (Command button) trên Form dùng m m t Form khác, in m t report ramàn hình/máy in; ng th ng ho c hình ch nh t dùng ng n cách ho c nhóm các

u khi n l i v i nhau làm cho Form d c h n…

Các u khi n có th phân thành 3 lo i: b bu c (bound), không b bu c(unbound) và tính toán c (calculated)

- u khi n b bu c: c g n vào m t field nào ó trong table/query, c s

ng hi n th , nh p li u ho c c p nh t giá tr vào các field trong c s d li u Các

u khi n thu c d ng này là textbox, combo box, listbox,

- u khi n không b bu c: Không ch a d li u ngu n Các u khi n d ngnày dùng hi n th thông tin, chú thích, trang trí,….nh : label, line, rectangle,

- u khi n tính toán c: Là u khi n mà d li u c a nó là m t bi u th c(expression) Bi u th c này có th c tính toán t các tr ng trong table/query, cáchàm, ho c giá tr c a các u khi n khác

Trên m t form/report có l y d li u ngu n t table/query, b n có th t o ra m t

u khi n b ng cách rê m t tr ng t danh sách các tr ng (field list-View\Field list)vào form/report Access s t o ra m t u khi n phù h p cho tr ng v a thêm vào và

ch a các thu c tính c n c trên ki u d li u c a tr ng

u mu n t o thêm u khi n trên form/report, b n click ch n u khi n c n t otrên thanh Toolbox và v u khi n trên form/report Sau ó, b n có th t xác nhcác thu c tính cho u khi n ho c s d ng wizard

Các u khi n có th t o c trên form/report b ng wizard là nút l nh, h p li t

kê (listbox), h p li t kê th (combo boxes), subform, và nhóm tùy ch n (option group)

* Các u khi n thông d ng trong Access:

1 H p v n b n (textbox): là m t h p v n b n trên form/report dùng: (1) Hi n th

li u c a m t tr ng trên table/query (2) Hi n th k t qu c a m t công th c (3)

di chuy n nhanh n nó ho c ch n m t giá tr có s n trong danh sách Danh sách có

th bao g m nhi u c t có ho c không có tiêu So v i combo box thì listbox chi mnhi u ch trên form h n và không cho phép thêm giá tr vào danh sách

4 Nút l nh (command button): Là m t u khi n trên form dùng th c hi n

t thao tác nào ó tùy thu c vào tác ng c a ng i dùng lên nó Ví d : B n có th

o ra m t nút l nh dùng in m t báo cáo ra máy in khi b n click chu t vào nó N udùng Wizard t o, access s t o ra m t th t c s ki n (event procedure) g n v i s

ki n OnClick c a nút l nh th c hi n 1 trong 30 thao tác khác nhau

5 Check box/Option button/Toggle button: ây là các u khi n c t o ratrên form/report dùng th hi n các tr ng có ki u d li u Yes/No ho c dùng trong

các nhóm l a ch n (option group) ch n m t l a ch n trong nhóm Có th dùng hình

nh làm nhãn cho m t Toggle button

6 Nhóm tùy ch n (option group): Là m t khung ch a m t nhóm các tùy ch n

trên form B n ch có th ch n m t tùy ch n trong nhóm t i m t th i m Giá tr c acác tùy ch n trong Option group là m t tr s

7 L p (Tab): Là m t khung ch a các u khi n u khi n này r t c n thi t khi

n c n th hi n nhi u thông tin trên cùng m t form và các thông tin này c phânthành hai hay nhi u lo i

1 Click nút Command Button trên thanh Toolbox và click vào v trí mu n t,

p tho i Command Button Wizard xu t hi n nh sau:

Hình 5 10

2 Ch n lo i thao tác trong khung Categories, và ch n thao tác g n v i nút l nh trong khung Actions (xem b ng li t kê các thao tác ph n ti p theo) Click Next.

Hình 5 11

3 Ch n tiêu (caption) cho nút l nh, có th là m t chu i ký t (Text) hay hình

nh (picture) N u ch n Text, b n có th thay i tiêu ang có (n u mu n) N u

ch n Picture, b n có th ch n m t trong các hình ang có ho c click Browse ch n

t hình khác t m t t p tin trên a Click Next.

Hình 5 12

4 t l i tên cho nút l nh (n u mu n) và click Finish.

Sau khi t o nút l nh, access s t o ra m t th t c có tên là [Tên nút nh]_OnClick, ví d : Them_OnClick(), g n v i thao tác click lên nút l nh khi b n m

form ch form view

b Các thao tác có th g n v i nút l nh

5.3.2.2 T o danh sách (listbox/combo box)

1 Click vào bi u t ng Combo box ho c Listbox trên h p công c vàclick vào v trí mu n t o trên Form H p tho i Combo box/Listbox Wizard xu t hi n

Find Record Tìm m u tin

Go to Next Record n m u tin k ti p

Go to Previous Record V m u tin phía tr c

Go to First Record n m u tin u tiên

Di chuy n/tìm ki m m u tin

( Record Navigation)

Go to Last Record n m u tin cu i cùngAdd New Record Thêm m u tin m iDelete Record Xóa m u tin hi n hànhPrint Record In m u tin hi n hành

Các thao tác trên m u tin

( Record Operations)

Undo Record Không l u m u tin

Các thao tác trên form

(Form Operations)

Print Form In form hi n hànhPreview Report Xem report

Print Report In report

Các thao tác trên report

( Report Operations)

Send Report To File In report ra fileQuit application Thoát kh i ng d ngRun Application Ch y m t ng d ngRun Ms Excel Kh i ng Excel

Thi hành/thoát m t ng d ng

( Application)

Print Table In m t b ngRun Macro Thi hành m t macro

Các thao tác khác

( Miscellaneous)

Run Query Thi hành m t truy v n

Hình 5 13

2 Ch n d li u ngu n cho danh sách t m t trong ba tùy ch n sau:

i I want the combo box to look up the values in a table or query: L y d li u ngu ncho danh sách t table/query

ii I will type in the values that I want: D li u ngu n do b n t nh p vào.

i Find a record on my form based on the value I selected in my combo box: D

li u ngu n l y t các tr ng ang có trong form ang thi t k

Click Next và th c hi n ti p các b c nh p ho c ch n các tr ng a vàodanh sách

3 Xác nh r ng c a các c t trong danh sách N u mu n xu t hi n c t trongdanh sách là khóa chính c a m t table/query (n u có), click b ch n m c Hide key column Click Next.

Hình 5 14

4 Ch n cách l u l i giá tr hi n hành trong combo box/listbox:

i N u ch c n nh giá tr trong combo box/listbox s d ng sau này, b n ch n

Remember the value for later use.

ii N u mu n l u giá tr c a combo box vào tr ng nào ó b n ch n Store that value in the field, sau ó ch n m t tr ng trong danh sách bên c nh

Hình 5 15

5 t nhãn cho combo box/listbox và click Finish.

5.3.2.3 T o option group

1 Click vào nút Option Group trên thanh Toolbox và nh p vào v trí mu n

t, h p tho i Option Group Wizard xu t hi n (xem hình 5.16) Nh p vào các tiêu

a các m c l a ch n (option) Click Next

Hình 5 16

N u mu n nh m t option là tùy ch n m c nh (xem hình 5.17), b n ch n:

Yes, the default choice is r i ch n m t m c ch n trong danh sách.

Ho c ch n No, I don’t want a default ( u không qui nh option nào c ch n

Hình 5 17

2 Qui nh l i (n u c n) giá tr c a m i Option khi m t option trong danh sách

c ch n (xem Hình 5.18) Click Next

Hình 5 18

3 Ch n lo i ô u khi n th hi n các m c ch n (Option button, Check box,

ho c Combo box) và d ng th hi n c a Option group (Etched, Flat, Raised, Shadow,

ho c Sunken) Click Next (xem hình 5.19)

Hình 5 19

4 t l i tiêu (caption) cho Option group (n u mu n) Click Finish (xem hình5.20)

Hình 5 20

Option group v a t o có hình d ng t ng t sau:

Hình 5 21

5.3.3 T o các u khi n không dùng wizard

t o các u khi n có th t o b ng wizard nh combo box/listbox, commandbutton,… không dùng wizard, b n ph i t t bi u t ng Control Wizard trên thanh toolbox

tr c khi t o

B n ph i m form/report ch thi t k (Design View)

5.3.3.1 T o các nhãn (label) c l p

1 Click vào công c Label trên thanh toolbox

2 Click vào v trí mu n t nhãn trên form/report và nh p nhãn vào

u ý:

N u mu n th hi n nhi u dòng v n b n trong nhãn, b n có th thay i kích

th c c a nhãn sau khi ã nh p xong ho c nh n Ctrl+Enter cu i dòng th nh ttrong lúc nh p

5.3.3.2 T o h p v n b n (textbox)

Cách t o m t textbox ph thu c vào lo i textbox s p t o là m t textbox b bu c,không b bu c ho c tính toán c

2 Click ch n tr ng trong danh sách mu n a vào form/report B n có th clickchu t k t h p v i phím Shift/Ctrl ch n nhi u tr ng liên t c/không liên t c N u

mu n ch n t t c các tr ng thì b n click úp vào tiêu c a danh sách

3 Rê các tr ng v a ch n vào form/report

b T o m t textbox tính toán c (calculated textbox):

1 Click công c Textbox trong h p Toolbox

2 Click vào v trí mu n t textbox trên

form/report

3 Nh p bi u th c tính toán vào

textbox T i thu c tính (properties) Control

Source ta gõ vào d u “=” sau ó là bi u

th c tính toán Nh n Enter.

5.3.3.3 T o nút l nh (Command button)

1 Trong h p toolbox, click công c Command Button

2 Click vào v trí mu n t nút l nh trên form

3 M b ng thu c tính c a nút l nh, ch n l p Events.

4 Ch n ho c nh p tên c a m t macro ho c m t th t c mu n th c hi n khi nút

nh c nh n thu c tính s ki n OnClick N u macro ho c th t c s ki n ch a

c t o, b n có th click nút Build bên ph i h p thu c tính OnClick m c a sMacro Builder ho c Code Builder và t o macro ho c th t c s ki n

Click ch n nút l nh và nh p vào n text mô t công d ng c a nút l nh

B n có th dùng m t hình nh mô t cho nút l nh b ng cách m b ng thu c

tính c a nút l nh, ch n l p Format và click vào nút Build ch n m t hình nh cnhúng s n trong access ho c m t nh có s n trên a

Trên form, b n có th t o m t nút l nh thi hành m t macro b ng cách rêmacro trong c a s CSDL vào form ang thi t k

5.3.3.4 T o listbox/combo box

1 Click ch n công c Combo box/List box, dùng chu t v m t hình ch nh t trên

a s thi t k form v trí mu n t u khi n

2 M c a s thu c tính c a Combo box/listbox r i thi t l p các thu c tính sau:

- Row Source Type: L y giá tr c a Combo box/List box t ngu n nào:

+ Table/Query: T table/query, tr ng l y giá tr c xác nh trong thu c tínhRow Source (cho phép xây d ng Query trong thu c tính Row Source)

+ Field List: L y t danh sách các tr ng trong table/query c ch n trongthu c tính Row Source

+ Value List: L y giá tr t m t danh sách c nh p vào trong thu c tính RowSource Các giá tr c ng n cách nhau b i d u ch m ph y (;)

- Row Source: Ch nh tên d li u ngu n cho combo box/listbox tùy vào thu ctính Row Source Type

- Column Count: S c t có trong danh sách.

- Column Head: Có hi n th tiêu c t hay không