KHÁI NIỆMTÁC DỤNG CỦA BẢNG DANH MỤC HỒ SƠCÁC CĂN CỨ XÂY DỰNG BẢN DANH MỤCPHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNGKHUNG ĐỀ MỤC CỦA DANH MỤC HỒ SƠCÁCH THỨC TỔ CHỨC THỰC HIỆN BẢN DANH MỤC HỒ SƠTÁC DỤNG CỦA BẢNG DANH MỤC HỒ SƠ:Giúp cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ có trong danh mục hồ sơ; Giúp cho cơ quan chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng có hiệu quả.
Trang 1CÔNG TÁC VĂN THƯ
LẬP DANH MỤC HỒ SƠ CỦA
VĂN PHÒNG UBND
TỈNH PHÚ YÊN
SVTH: NHÓM 13
Trang 2KHÁI NIỆM
TÁC DỤNG CỦA BẢNG DANH MỤC HỒ SƠ
CÁC CĂN CỨ XÂY DỰNG BẢN DANH MỤC
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG
KHUNG ĐỀ MỤC CỦA DANH MỤC HỒ SƠ
CÁCH THỨC TỔ CHỨC THỰC HIỆN BẢN DANH MỤC HỒ SƠ
NỘI DUNG
Trang 3- Giúp cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ có tro ng danh mục hồ sơ;
- Giúp cho cơ quan chủ động trong vi ệc tổ chức lập hồ sơ
và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việ c lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối v ới việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lư u trữ cơ quan;
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có g iá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng có hiệu quả.
TÁC DỤNG CỦA BẢNG
DANH MỤC HỒ SƠ
Trang 4CĂN CỨ XÂY DỰNG BẢNG
DANH MỤC
• Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; quy chế làm việc của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan;
• Các văn bản về phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;
• Quy chế làm việc của cơ quan;
• Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan
và mỗi cá nhân;
• Danh mục hồ sơ của những năm trước (nếu có);
• Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của
cơ quan (nếu có).
Trang 5PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG
Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ:
Áp dụng ở những cơ quan, tổ chức nhỏ;
Áp dụng ở những cơ quan, tổ chức nhỏ;
Văn
thư cơ
quan
lập
Văn
thư cơ
quan
lập
Áp dụng ở những cơ quan, tổ chức lớn;
Áp dụng ở những cơ quan, tổ chức lớn;
Các đơn vị lập
Các đơn vị lập
Trang 6Lãnh đạo cơ
quan
Các đơn vị,
cá nhân liên
quan
Lãnh đạo Văn
phòng hoặc
phòng Hành
chính
Văn thư
Lấy ý kiến đóng góp
1
3
4
2
Bổ sung, hoàn thiện
dự thảo Kiểm tra, rà soát
Trình ký,
ban hành
Sơ đồ phương pháp lập danh mục hồ sơ
do Văn thư cơ quan lập
Dự kiến danh mục hồ sơ
Dự kiến danh mục hồ sơ
Trang 7Lãnh đạo cơ
quan
Lãnh đạo cơ
quan
Các đơn vị,
cá nhân liên
quan
Các đơn vị,
cá nhân liên
quan
Lãnh đạo Văn
phòng hoặc
phòng Hành
chính
Lãnh đạo Văn
phòng hoặc
phòng Hành
chính
Văn thư
Tổng hợp, điều chỉnh, bổ sung,hoàn thiện dự thảo
Tổng hợp, điều chỉnh, bổ sung,hoàn thiện dự thảo
1 3
2
Kiểm tra, rà soát
Trình ký,
ban hành
Trình ký,
ban hành
Sơ đồ phương pháp lập danh mục hồ sơ do
các đơn vị của cơ quan lập
Sơ đồ phương pháp lập danh mục hồ sơ do
các đơn vị của cơ quan lập
Dự kiến danh mục hồ sơ
Dự kiến danh mục hồ sơ
Trang 8KHUNG ĐỀ MỤC CỦA DANH MỤC
HỒ SƠ
Theo mặt hoạt động
của cơ quan
Theo mặt hoạt động
của cơ quan
Lấy mặt hoạt động của cơ quan làm các
phần
Lấy mặt hoạt động của cơ quan làm các
phần
Áp dụng đối với cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng
Áp dụng đối với cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng
Trang 9CÁCH THỨC TỔ CHỨC THỰC HIỆN BẢN
DANH MỤC
Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao
thành nhiều bản
Chánh
văn
phòng
UBND
Chỉ đạo,
kiểm tra,
đôn đốc
Trưởng các phòng, các đơn
vị
vụ
Giúp Chánh văn phòng, theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụ trách
Căn cứ vào danh mục hồ sưo có trách nhiệm lập hồ
sơ công việc
Để thực hiện
Trang 10MỘT SỐ NHÓM
HỒ SƠ TIÊU BIỂU TRONG DANH
MỤC
