QUY DINH CHE DO CONG TAC PHI

• Quy định tiêu chuẩn công tác phí cho CBNV khi đi công tác trong và ngoài nước. • Quy định các bước thực hiện khi đi công tác, tạm ứng công tác phí, thanh toán công tác phí. • Tạo điều kiện thuận lợi cho CBNV hoàn thành tốt công tác. • Thực hiện tiết kiệm và kiểm soát việc sử dụng chi phí phù hợp với yêu cầu công tác thực tế, đồng thời đề cao tính tự giác, trung thực của CBNV

QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC

Tên

Chức

vụ

Ngày

Chữ ký

TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI

Lần ban

hành/ngày

ban hành

Lần sửa đổi/ ngày sửa đổi

Trang sửa đổi Nội dung chính ban hành, sửa đổi

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

STT Đơn vị được nhận tài liệu (ghi rõ số lượng)Nhận bản photo Nhận file mềm (đánh dấu“X” vào nếu được nhận)

8

9

10

11

12

13

14

15

1 Mục đích

 Quy định tiêu chuẩn công tác phí cho CBNV khi đi công tác trong và ngoài nước

 Quy định các bước thực hiện khi đi công tác, tạm ứng công tác phí, thanh toán công tác phí

 Tạo điều kiện thuận lợi cho CBNV hoàn thành tốt công tác

 Thực hiện tiết kiệm và kiểm soát việc sử dụng chi phí phù hợp với yêu cầu công tác thực tế, đồng thời đề cao tính tự giác, trung thực của CBNV ………

2 Phạm vi áp dụng

 CBNV ……… được cấp có thẩm quyền cử đi công tác trong nước và nước ngoài (Quyết định cử Cán bộ công nhân viên đi công tác, Quyết định thành lập đoàn công tác, Giấy công tác)

 Các Công ty con/Công ty thành viên trực thuộc ……… căn cứ vào quy định này để thực hiện cho đúng, phù hợp với thực tế của đơn vị mình

3 Định nghĩa, thuật ngữ

 Công tác phí: là khoản phí được Công ty cấp cho Cán bộ nhân viên sử dụng, phục vụ nhu cầu công tác trong nước và ngoài nước, bao gồm:

1 Chi phí đi lại: Vé máy bay, tàu hỏa, tàu cánh ngầm, tàu thuỷ, xe, vé qua phà, phí cầu đường đi và về từ Trụ sở Văn phòng ……… đến nơi công tác, chi phí khoán hoặc vé xe đi lại giữa nơi lưu trú và nơi công tác

2 Phí lưu trú nơi đến công tác

3 Chi phí ăn uống

4 Cước hành lý, tài liệu mang theo để phục vụ cho công tác

5 Các khoản phí, lệ phí và phụ cấp công tác phí

 Khu vực công tác: là nơi cán bộ công nhân viên được cử đến công tác, gồm các địa phương

có cùng mức sống theo phân định khu vực hành chính của Nhà nước, bao gồm:

Khu vực I: Bao gồm tất cả các thành phố trực thuộc Trung ương (Hà Nội, Tp HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng)

Khu vực II: Bao gồm tất cả các thành phố thuộc tỉnh

Khu vực III: Bao gồm tất cả các đơn vị hành chính từ cấp huyện, thị trực thuộc tỉnh Khu vực đặc biệt: bao gồm tất cả các Quốc gia ngoài lãnh thổ Việt Nam

 Đơn vị: là các phòng ban, bộ phận, tổ, đội, nhóm trực thuộc Công ty

4 Trách nhiệm, yêu cầu

 Khi có nhu cầu đi công tác thì Trưởng đơn vị phụ trách có trách nhiệm lập kế hoạch nhu cầu đi công tác (dự trù chi phí, thời gian công tác, công việc cần thực hiện…) trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt và Thực hiện theo “Quy trình đi công tác” tại mục 9 của Quy định này

 Giao trách nhiệm cho Phòng hành chính chuẩn bị trước các công việc: bố trí phương tiện đi lại, dịch vụ lưu trú (đặt vé, đặt phòng) và bố trí việc ăn uống (nếu được)… sau khi có chỉ thị cho Cá nhân hoặc Đoàn đi công tác

 CBNV khi đi công tác phải tuân thủ theo quy định của Quy chế này Các trường hợp nằm ngoài các quy định được nêu trong Quy chế này thì cá nhân/đoàn/đơn vị đi công tác lập tờ trình xin ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc phê duyệt

 Các Trưởng đơn vị, Phòng Kế toán chịu trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ khi CBNV đi công tác, kiểm soát tốt việc tạm ứng, thanh toán và hoàn ứng

5 Các tiêu chuẩn công tác phí:

5.1 Tiêu chuẩn chi phí đi lại:

Phương tiện Các đối tượng đi công tác

Máy bay

- Áp dụng: Vé hạng phổ thông (economy Class) cho các đối tượng đi công tác

- Đồng thời chỉ áp dụng: Vé hạng thương gia (Business class hoặc C class) hoặc Vé hạng nhất (First Class) khi có sự phê duyệt của Ban TGĐ;

Tàu hỏa

- CBNV khi đi công tác bằng tàu hỏa được thanh toán theo giá vé xe

từ nơi làm việc đến khu vực công tác và ngược lại gồm: tiền vé xe, cước chuyên

chở tài liệu, dụng cụ và hành lý phục vụ cho chuyến công tác (nếu có) mà người đi

công tác trực tiếp chi trả

- Giá vé trên không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: tham quan du lịch và các dịch vụ khác không phục vụ công việc

Ô tô khách,

- Áp dụng cho CBNV khi đi công tác bằng ô tô khách được thanh toán theo giá vé xe từ nơi làm việc đến khu vực công tác và ngược lại gồm: tiền vé

xe, cước chuyên chở tài liệu, dụng cụ và hành lý phục vụ cho chuyến công tác ( nếu có) mà người đi công tác trực tiếp chi trả

- Giá vé trên không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: tham quan du lịch và các dịch vụ khác không phục vụ công việc

Phương tiện

do CBNV

tự túc

- Trường hợp CBNV đi công tác đột xuất, cấp bách từ nơi làm việc đến khu vực công tác và ngược lại bằng ô tô khách mà không thể mua vé, hoặc đi lại bằng các phương tiện tự túc mà không có vé, chứng từ thanh toán, thì chi phí đi lại được thanh toán theo tiêu chuẩn giá vé được niêm yết của hãng xe khách Phương Trang hoặc Mai Linh

Chi phí đi

lại trong nội

vùng công

tác

- Trường hợp đi lại trong nội vùng công tác, cán bộ nhân viên đi công tác sẽ dùng thẻ taxi Công ty để thanh toán

- Cán bộ nhân viên di chuyển trong nội vùng công tác chỉ được thanh toán phụ cấp này khi có kế hoạch công tác, giấy công tác được Trưởng đơn vị, Ban Tổng Giám đốc ký xác nhận

- Chú ý:

- Trường hợp đi công tác bằng phương tiện của Công ty hoặc Công ty thuê phương tiện phục vụ cho CBNV đi công tác thì Công ty không tính chi phí đi lại cho CBNV Các cá nhân/đơn vị đi công tác liên hệ Phòng Hành chính để phối hợp thực hiện

- Trong các phương tiện di chuyển nêu trên, vẫn ưu tiên sử dụng phương tiện máy bay cho những chặng đường có tuyến máy bay Việc sử dụng phương tiện di chuyển nào do người đi công tác đề nghị, có ý kiến của Trưởng đơn vị và được Ban Tổng giám đốc phê duyệt

- Các loại chứng từ cần thanh toán:

a Nếu là hóa đơn tài chính hợp lệ: hóa đơn đỏ, vé tàu xe, … thì sẽ được thanh toán tại Phòng kế toán Vì vậy, cần giữ lại cùi vé để làm căn cứ thanh toán

b Còn lại căn cứ vào giấy công tác, giấy đi đường… có ký xác nhận của Trưởng đơn vị, phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc sẽ chuyển sang cho Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng Kế toán để tính chi phí đó vào lương;

- Tiêu chuẩn chi phí đi lại không áp dụng cho tất cả CBNV được hưởng phụ cấp lưu động khi đi công tác nội thành và khu vực lân cận trong ngày

- Các đơn vị đi công tác có trách nhiệm và chủ động liên hệ với phòng Hành chính để chuẩn

bị trước công tác đặt vé khi có lịch công tác cần phương tiện di chuyển

5.2 Tiêu chuẩn chi phí lưu trú: chi phí thuê phòng ở lại tại nơi công tác

Khu

vực

trong

nước

Chủ tịch HĐQT,

Thành viên HĐQT,

Ban TGĐ

Chuyên gia cấp cao, Giám đốc chức

Các đối tượng còn lại

I Thanh toán theo hoá

đơn tài chính, chứng

từ thực tế phát sinh

Tối đa 1.000.000 đồng/người/ngày đồng/người/ngàyTối đa 700.000 350.000đồngTối đa là

/người/ngày (không phân biệt khu vực)

II, III đồng/ngày/ngườiTối đa 800.000 đồng/ngày/ngườiTối đa 500.000

K.vực

nước

ngoài

Tiêu chuẩn khách sạn

4 sao hoặc 5 sao Tiêu chuẩn khách sạn 3 sao

Trườn

g hợp

quy

định

riêng

Trường hợp cấp dưới đi công tác cùng cấp trên từ cấp P.TGĐ trở lên, thì tiêu chuẩn lưu trú thực hiện theo mức tiêu chuẩn của cấp trên

Trường hợp CBNV khi đi công tác tại các đơn vị thuộc Hệ thống, nếu nghỉ tại các Đơn vị này thì không được hưởng chi phí lưu trú

- Ghi chú:

- Yêu cầu CBNV khi đi công tác, việc lưu trú nêu trên phải có chứng từ cần thanh toán: là hóa đơn tài chính hợp lệ để thanh toán tại Phòng Kế toán

- Các đơn vị đi công tác có trách nhiệm và chủ động liên hệ với phòng Hành chính để chuẩn

bị trước công tác đặt phòng khi có lịch công tác cần nơi lưu trú

5.3 Tiêu chuẩn chi phí ăn uống

Khu

vực

HĐQT, TV

HĐQT, Ban

TGĐ

Chuyên gia cấp cao, Giám đốc chức năng

Trưởng Phó phòng Ban Các đối tượng còn lại

Tron

g

nước

Chi phí ăn uống

được thanh toán

theo hóa đơn

thực tế phát sinh

(nếu có) cho tất

cả các khu vực

công tác

150.000 đồng/người/bữa

100.000 đồng/người/bữa

Trên 01 ngày (có qua đêm): 50.000 đồng/người/bữa ăn

Nước

ngoài

Chi phí ăn uống

được thanh toán

theo hóa đơn

thực tế phát sinh

Chi phí ăn uống là 15 USD/người/bữa ăn đối với các nước Châu Âu, Châu

Mỹ, Nhật Bản, Trung Đông; và 10USD/người/ bữa ăn đối với các nước khác

vực

HĐQT, TV

HĐQT, Ban

TGĐ

Chuyên gia cấp cao, Giám đốc chức năng

Trưởng Phó phòng Ban Các đối tượng còn lại

(nếu có) cho tất

cả các khu vực

công tác

Lưu ý:

- Việc thanh toán tiền ăn uống nêu trên nếu có hóa đơn tài chính hợp lệ thì sẽ được thanh toán tại Phòng kế toán

- Còn lại thì căn cứ vào giấy công tác, giấy đi đường… có ký xác nhận của Trưởng đơn vị, phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc sẽ chuyển sang cho Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng Kế toán

để tính chi phí đó vào lương;

- Trong trường hợp phát sinh thực tế nằm ngoài quy định nêu trên thì các cá nhân/đơn vị đi công tác phải xin ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc

5.4 Cước hành lý, tài liệu mang theo để phục vụ cho công tác trong và ngoài nước (nếu có): được chi trả thực tế theo giá vé hoặc phiếu thu của Nhà xe.

5.5 Các khoản phí, lệ phí:

Các khoản phí, lệ phí sân bay, lệ phí visa, lệ phí tham dự Hội nghị, hội thảo được thanh toán thực chi theo hoá đơn hoặc phiếu thu hợp lệ, quy định của lãnh sự các nước

5.6 Khoản hỗ trợ phụ cấp công tác phí:

Khi đi công tác CBNV sẽ được hỗ trợ thêm tiền phụ cấp công tác phí như sau:

Đối với cán bộ quản lý là: 400.000 đồng/người/ngày;

Đối với nhân viên là: 250.000 đồng/người/ngày;

6 Chi phí tiếp khách

Khi có nhu cầu tiếp khách để giải quyết các công việc liên quan đến Công ty, CBNV (trừ Ban Tổng Giám đốc) phải làm Phiếu nhu cầu tiếp khách (theo biểu mẫu) trình Ban TGĐ duyệt

Nếu tiếp khách đột xuất ở xa Công ty, CBNV phải điện thoại báo cho người quản lý trực tiếp để ghi vào biểu mẫu trình TGĐ duyệt Đối với cấp Giám đốc chức năng trở lên thì điện thoại báo Ban TGĐ, khi về phải lập phiếu nhu cầu tiếp khách, trình ký và làm theo đúng thủ tục khi thanh toán

7 Quy định trách nhiệm kiểm soát việc thực hiện

Ban TGĐ, Trưởng các đơn vị, GĐ chức năng (nếu có), cấp có thẩm quyền phải xem xét, cân nhắc khi cử người đi công tác (về số lượng người, thời gian đi công tác), bảo đảm hiệu quả công tác, tiết kiệm trong phạm vi dự toán đã được duyệt (nếu có)

Căn cứ theo tính chất công việc của chuyến đi công tác và phạm vi dự toán cho chuyến công tác theo quy định, CBNV đi công tác sử dụng chi phí công tác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Những khoản chi công tác phí không đúng theo quy định này, nếu bị cơ quan Nhà nước, Cơ quan Thuế, Phòng Kế toán phát hiện và xuất toán, thì người đi công tác phải hoàn trả khoản thanh toán đó cho Công ty

Kế toán viên phụ trách thanh toán công tác phí chịu trách nhiệm kiểm tra hoá đơn chứng từ và giấy tờ có liên quan trước khi thực hiện chi thanh toán

Trưởng đơn vị quản lý có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát việc thanh toán chi phí theo đúng quy định

Người ký duyệt thanh toán công tác phí vượt định mức, tiêu chuẩn, chế độ, lợi dụng thanh toán công tác phí để thu lợi bất chính phải hoàn trả số tiền đã chi không đúng trên và bị xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty

Đồng thời, các chứng từ thanh toán đã được xem xét là hợp pháp mà nếu Ban TGĐ yêu cầu giải thích không thỏa đáng, hợp lý thì cũng được coi như không được thanh toán

8 Các trường hợp không được thanh toán công tác phí

Những chi phí sau đây sẽ không được thanh toán công tác phí ngoại trừ có sự chỉ đạo khác của Ban Tổng Giám đốc:

Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác

Những ngày được công ty cử đi học, đào tạo

Hoá đơn, chứng từ, giấy công tác, giấy đi đường không hợp lệ

Phần chi phí phát sinh vượt mức tối đa của tiêu chuẩn chế độ đã được quy định

Chi phí khác không thuộc danh mục tiêu chuẩn chi phí công tác theo quy định

9 Quy trình đi công tác

ư

ớc

Lưu đồ Trách

Tài liệu, biểu mẫu

1

- Ban TGĐ;

- Trưởng các đơn vị;

- Người được cử đi công tác;

- Căn cứ vào chỉ đạo của Ban TGĐ về việc thành lập/cử

đoàn hoặc cá nhân đi công tác.

- Căn cứ vào tính chất yêu cầu của công việc cần phải đi công tác, cá nhân/ đoàn công tác lập Giấy công tác/ Kế

hoạch đi công tác và các giấy tờ liên quan khác trình trưởng đơn vị/Ban TGĐ phê duyệt.

- Trường hợp đi công tác nước ngoài, cá nhân, đơn vị có nhu cầu đi công tác nước ngoài phải lập bản kế hoạch c.tác chi tiết trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

QĐ.CTP.BM01 QĐ.CTP.BM03

2 - Ban TGĐ

- Ban TGĐ xem xét, phê duyệt, nếu đồng ý thì cá nhân, Đơn vị công tác thông báo cho Phòng NS lập: Quyết định cử CBNV đi công tác, Quyết định thành lập đoàn công tác (nếu có)s

- QĐ cử CBNV đi c.tác,

- QĐ thành lập đoàn c.tác, Giấy công tác

3 - CBNV,đoàn công

tác

- CBNV đi công tác, đoàn công tác chuẩn bị nội dung, tài liệu, hồ sơ liên quan, trang thiết bị cần thiết.

- Liên hệ với Phòng Hành chính để bố trí: phương tiện đi lại, nhu cầu lưu trú, ăn uống (nếu có)…

- Căn cứ kế hoạch công tác, CBNV lập Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) – thực hiện theo quy trình tạm ứng, đề

nghị tạm ứng phải kèm theo kế hoạch công tác, quyết định thành lập đoàn công tác/quyết định cử đi công tác, được Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng Đơn vị phê duyệt.

- Quy trình điều xe

- Quy trình tạm ứng

4 - CBNV,đoàn công

tác

- Thực hiện công việc theo chỉ đạo, phân công công tác.

- Ghi nhận thời gian, khoảng cách và đóng dấu/ký xác nhận của nơi đến công tác vào Giấy đi đường.

QĐ.CTP.BM02

5 - CBNV,đoàn công

tác

- Chậm nhất trong vòng 03 ngày sau khi hoàn thành công tác, phải lập báo cáo kết quả thực hiện công tác trình Trưởng đơn vị duyệt.

- Trường hợp công tác nước ngoài, trong vòng 05 ngày

kể từ ngày kết thúc đợt công tác, phải lập báo cáo công tác trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

QĐ.CTP.BM04

6 - CBNV,đoàn công

tác

- Làm thủ tục thanh toán – hoàn ứng theo Quy định tại Phòng Kế toán;

- Hồ sơ thanh toán hoàn ứng phải kèm theo quyết định cử đi công tác, giấy công tác, giấy đi đường, báo cáo công tác được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

QT thanh toán -hoàn ứng

- CBNV, đoàn c.tác

- Cán bộ nhân viên công tác thực hiện việc lưu tất cả các

hồ sơ liên quan đến các nội dung công tác.

10 Biểu mẫu sử dụng

Không

đồng ý

Nhu cầu đi công tác

Phê duyệt

Chuẩn bị nội dung

công tác

Thực hiện công tác

Báo cáo công tác

Làm thủ tục thanh

toán- hoàn ứng

Lưu hồ sơ

Đồng ý

1. Giấy công tác

Kế toán/Nhân sự

2 Giấy đi đường

6 Bản cam kết hoàn thành nghĩa vụ công tác nước ngoài Phòng Nhân sự/Người đi công tác

7 Quyết định cử đi công tác Phòng Hành chính, Người đi công tác

8 Giấy đề nghị tạm ứng

Phòng Kế toán

9 Giấy thanh toán tạm ứng

10 Giấy đề nghị thanh toán

11 Điều khoản thi hành

Quy định có hiệu lực kể từ ngày Tổng Giám đốc ………… ký quyết định ban hành Các quy định trước đây trái với nội dung của quy định này không còn hiệu lực thực hiện

Các Công ty thành viên/Công ty con (nếu có) trực thuộc ……… tiến hành soạn thảo Quy định chế độ công tác phí phù hợp với Quy định này và thực tế tại đơn vị mình quản lý Trong quá trình áp dụng, quy định sẽ được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, của thị trường và những thay đổi liên quan của Nhà nước

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20……