A7 ly thuyet quan ly du tru

phụ tùng toyota. toyota. tai lieu toyota

QUẢN LÝ PHỤ TÙNG DỰ TRỮ TẠI ĐẠI LÝ

I. Mục tiêu của quản lý phụ tùng dự trữ

1. Phụ tùng được cung cấp ngay.

2. Xe được sửa chữa ngay và chất lượng

3. Chi phí thấp nhất

1. Chi phí hoạt động ( dự trữ, thiết bị, quản lý, nhân lực, )

2. Doanh thu ( lợi nhuận)

3. Không gian kho

1 Nâng cao sự hài lòng khách hàng

2 Nâng cao lợi nhuận Cung cấp đối đa

Doanh thu tăng Chi phí hoạt động thấp

Dự trữ thấp nhất

 Giảm chi phí dự trữ

Just-in-time là phương pháp quản lý dự trữ nhằm cung cấp cho khách hàng đúng loại phụ tùng , với đúng số lượng , vào đúng thời

điểm cần thiết

2 Mục đích của phương pháp

- Giảm chi phí dự trữ phụ tùng

- Tăng khả năng cung cấp phụ tùng

- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

 Đặt hàng theo phương pháp Max – Max

 Bình chuẩn hóa trong việc đặt hàng – Heijunka

3.1 Đặt hàng theo phương pháp Max – Max ( Bán 1 – Mua 1)

 Bán 1 – Mua 1 nghĩa là khi Đại lý bán 1 mã hàng dự trữ, Đại lý phải đặt hàng ngay tới TMV theo số lượng bằng đúng số lượng đã bán.

3.1 Đặt hàng theo phương pháp Max – Max ( Mua 1 – Bán 1)

Lượng dự trữ tối đa

MAX – MAX

Lượng dự trữ tối đa

MAX – MIN

Lượng dự trữ tối thiểu

- Đặt hàng dự trữ bổ sung khi lượng dự trữ giảm xuống mức tối thiểu

- Tạo ra những đơn hàng lớn

- Lượng dự trữ trong kho lớn và không ổn định, tăng chi phí dự trữ

- Đặt hàng dự trữ bổ sung ngay sau khi bán

- Tạo ra đơn hàng nhỏ và đều đặn

- Lượng dự trữ dự phòng trong kho giảm và tăng khả năng cung cấp

Một qui trình cung cấp phụ tùng khép kín đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng

TMV TMC/TMAP

Khách hàng

Mua một Mua một

Mua một

Bán một Bán một

Mua một

3.1 Đặt hàng theo phương pháp Max – Max ( Mua 1 – Bán 1)

3.2 Bình chuẩn hóa trong đặt hàng – Heijunka

 Heijunka là tạo ra sự ổn định trong việc đặt hàng, từ đó các hoạt động được tiêu chuẩn hóa và đạt được hiệu quả tối ưu

Các yếu tố trong thực hiện bình chuẩn hóa:

 Quản lý tách biệt giữa nhu cầu bình thường và nhu cầu bất thường

 Chia nhỏ đơn hàng theo tiến độ sửa chữa

 Sử dụng hệ thống hẹn để dàn đều khối lượng trong xưởng Dịch vụ

3.2 Bình chuẩn hóa trong đặt hàng – Heijunka

 Quản lý tách biệt giữa nhu cầu bình thường và nhu cầu bất thường

- Nhu cầu bình thường: là nhu cầu đặt hàng nhỏ và đều đặn => có thể tính toán trước để dự trữ.

- Nhu cầu bất thường: là nhu cầu đặt hàng với số lượng lớn và không đều, tần suất xảy ra ít => khó có thể tính toán dự trữ.

3.2 Bình chuẩn hóa trong đặt hàng – Heijunka

 Dàn đều khối lượng công việc bằng Hệ thống hẹn

- Với hoạt động dịch vụ: Sử dụng Hệ thống hẹn giúp đại lý nâng cao hiệu suất làm việc, chất lượng công việc và sử dụng tối đa trang

thiết bị, nguồn nhân lực

- Với hoạt động phụ tùng: Giúp đại lý chủ động chuẩn bị trước phụ tùng đúng chủng loại, số lượng vào thời điểm cần thiết => qua đó

tăng khả năng cung cấp và giảm chi phí dự trữ phụ tùng lưu kho

3.2 Bình chuẩn hóa trong đặt hàng – Heijunka

 Chia nhỏ đơn hàng theo tiến độ sửa chữa

- Đối với xe sửa chữa lớn dài ngày và cần nhiều loại phụ tùng thay thế, xưởng dịch vụ sẽ yêu cầu các phụ tùng khác nhau vào các

thời điểm khác nhau tùy vào tiến độ sửa chữa, do vậyPhòng Phụ tùng không cần đặt ngay tất cả phụ tùng trong ngày sửa chữa đầu tiên

⇒ Dàn đều khối lượng công việc

⇒ Tránh việc phải lưu kho dài ngày các phụ tùng đặt về gây chiếm diện tích kho và chi phí quản lý

 Quy định loại phụ tùng dự trữ ( chiều rộng dự trữ) và số lượng dự trữ của mỗi mã phụ tùng ( chiều sâu dự trữ) để đảm bảo lượng hàng dự trữ là tối ưu.

 Quy định loại phụ tùng không dự trữ

Chiều rộng dự trữ: Có bao nhiêu mã

phụ tùng được dự trữ?

Chiều sâu dự trữ: Số lượng của mỗi mã

phụ tùng

 Chiều rộng dự trữ là số lượng mã phụ tùng dự trữ trong kho

 Chiều rộng dự trữ được xác định qua hoạt động Phase – In & Phase – Out

Mã phụ tùng dự trữ tại đại lý

Phase – In : đổi trạng thái của phụ tùng không dự trữ thành dự trữ

tùy theo quy định/điều kiện trong chính sách dự trữ của mỗi đại lý

Phase – Out : đổi trạng thái của phụ tùng từ dự trữ thành không dự

trữ tùy theo quy định/điều kiện trong chính sách dự trữ mỗi đại lý

 Ví dụ về tiêu chuẩn để xác định Phase – In và Phase – Out tại đại lý

(của những mã phụ tùng không dự trữ) ≥ 3 chiếc/6 tháng bán hàng

(của những mã phụ tùng không dự trữ)

< 3 chiếc/6 tháng bán hàng

 Chiều sâu dự trữ là số lượng của mỗi mã phụ tùng dự trữ trong kho.

 MIP (Maximum Inventory Position): Lượng dự trữ tối ưu của một mã phụ tùng

 DAD (Daily Average Demand): Nhu cầu bình quân theo ngày của một mã phụ tùng

 OC (Order Cycle): Tham số chu kỳ đặt hàng

 L/T (Lead Time): Tham số khoảng thời gian hàng về ( thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng về)

 S/S (Safety Stock): Hệ số an toàn

 Xác định nhu cầu bình quân ngày của một mã phụ tùng – DAD

Ví dụ :

DAD =

Tổng nhu cầu trong 6 tháng

Số ngày làm việc trong 6 tháng

tháng

Số ngày làm việc 6

 Xác định chu kỳ đặt hàng – O/C

Là khoảng thời gian trung bình giữa 2 lần đặt hàng dự trữ bổ sung liên tiếp nhau, thường được xác định theo giờ Cut off của TMV

Ví dụ : - Giả sử đại lý A có giờ cut off time là 15h30 hàng ngày => O/C = 1 ngày

- Giả sử đại lý B có giờ cut off time là 11h30 và 15h30 hàng ngày => O/C = ½ ngày

 Xác định tham số khoảng thời gian hàng về – L/T

Là khoảng thời gian trung bình tính từ khi đặt hàng đến lúc hàng về đến kho đại lý

Ví dụ : - Giả sử đại lý A nhận hàng 1 lần trong ngày => L/T = 1 ngày

- Giả sử đại lý B nhận hàng 2 lần trong ngày => L/T = ½ ngày

 Hệ số an toàn cho biến động về khoảng thời gian hàng về SS (L)

• MAX : Nhu cầu của ngày có nhu cầu cao nhất trong vòng 6 tháng gần

nhất.

Nhờ có lịch giao hàng ổn định với tần suất giao hàng 1-2 chuyến/ngày

=> hệ số an toàn cho khoảng thời gian giao hàng của tất cả các đại lý có thể tính bằng 0 S/S(L) = 0

 Ví dụ: Tính MIP của một mã phụ tùng có dữ liệu hàng như sau:

 Xác định số lượng cần đặt dự trữ bổ sung của một mã phụ tùng – SOQ

SOQ = MIP - (O/H + O/O) + B/O

 SOQ (Suggested Order Quantity) : Số lượng hàng cần đặt dự trữ bổ sung

 MIP (Maximum Inventory Position) : Lượng dự trữ tối ưu

 B/O (Back Order) : Lượng hàng đang nợ khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu nhưng đại lý không có hàng để cung cấp ngay lập tức

⇒Khách hàng không hài lòng

⇒ Doanh thu đại lý giảm

Cần theo dõi và thống kê lại để cân nhắc Phase – In hoặc tăng lượng dự trữ bổ sung

5 Kiểm kê

-Việc nắm được số lượng phụ tùng dự trữ thực tế trong kho là việc cần thiết trong quản lý dự trữ phụ tùng tại đại lý

-Cần đảm bảo số liệu tồn kho thực tế và số liệu tồn kho trên hệ thống quản lý cần khớp nhau => do vậy đại lý cần kiểm kê định kỳ để kịp thời phát hiện những sai lệch, tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh

XIN CẢM ƠN