Giao tiếp hiệu quả ba nguyên tắc : Hiệu quả của việc giao tiếp có thể tác động tới thành công của bạn. Để việc giao tiếp có hiệu quả với các đồng đội của bạn, hãy làm theo 3 nguyên tắc. Thể hiện sự tôn trọng và quan tâm _ Nếu bạn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm khi bạn đưa ra lời chỉ dẫn, nhóm có nhiều khả năng chấp nhận những gì bạn đang nói. Nếu bạn tôn trọng, bạn sẽ có khả năng có được sự tôn trọng của người khác. Chứng minh rằng bạn đánh giá cao nhân viên thông qua cách bạn nhìn và nói chuyện với từng nhân viên Đề nghị nhân viên làm việc hơn là sai khiến họ làm Nói “Cảm ơn bạn” Truyền đạt một thông điệp rõ ràng _ Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn có mục tiêu cụ thể. Một thông điệp “rõ ràng” bao gồm tất cả các 5Ws. Ngôn ngữ cơ thể tác động đến cách thức người nghe nhìn nhân thông điệp mà họ nhận được (vd : ánh mắt, tư thế) Nắm rõ mục tiêu của bạn Sử dụng cả 5Ws : Ai? Cái gì? Tại sao? Khi nào? Như thế nào? Wow Kiểm tra sự thông hiểu _ Một câu hỏi sẽ không có nghĩa nếu bạn không kiểm tra sự thông hiểu. Đảm bảo sự trao đổi, giao tiếp của bạn là 2 chiều : Đặt câu hỏi để đảm bảo nhân viên hiểu vấn đề. Lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên nói Luôn theo sát với nhân viên Lắng nghe : Có 5 mức độ lắng nghe : 1. Phớt lờ : Không quan tâm đến thông điệp và người nghe Làm chuyện khác khi đang nghe 2. Giả vờ nghe : Tỏ vẻ quan tâm đến người nói, nhưng không nghe nội dung 3. Không nghe hay chỉ nghe một phần Bị phân tâm Không nghe tất cả các từ, bỏ qua cảm xúc Bạn nghĩ bạn sẽ không đồng tình với những gì diễn giả nói 4. Nghe lời nói, nhưng không hiễu biết toàn bộ thông điệp Không chú ý Chỉ tập trung vào lời nói, bỏ qua cảm xúc Có thể nghĩ đến phản ứng tiếp theo của bạn trong khi lắng nghe 5. Thông hiểu cả từ ngữ lẫn cảm xúc Hoàn toàn tập trung vào người nói Đặt câu hỏi để làm rõ cảm xúc và sự việc Không làm gián đoạn Hãy là 1 người có sức ảnh hưởng, chia sẻ giá trị sống với nhiều người, luôn tràn đầy năng lượng có khả năng thu hút và kết nối mọi người.
Trang 1CHƯƠNG 1 – BÀI 1 : GIỚI THIỆU & MỤC TIÊU
KHÓA HỌC
1 Clip (1)
2 Nói về ý nghĩa của clip, giới thiệu về khóa học
Trong xã hội hiện đại, công nghệ gần như chiếm lĩnh và làm chủ cuộc sống Đại diện tiêu biểunhất cho công nghệ là hai thiết bị mà hầu như ai cũng sắm cho mình một hoặc nhiều hơn một haithiết bị này đó là cái điện thoại & máy tính dùng để phục vụ nhu cầu cá nhân và công việc Nhucầu cá nhân đọc sách báo, tìm kiếm thông tin, chia sẻ ảnh trên những trang mạng xã hội…Phục
vụ cho công việc thông qua mail, tải các ứng dụng viber, sky, wechat…Hiện đại nhưng cũng cómặt hại điện của nó, đó chính là hình ảnh chúng ta vừa xem thông qua video clip, mọi người cắmmặt vào màn hình điện thoại mà quên hết mọi thứ xung quanh, chỉ chực chờ một sự kiện nào đóxảy ra để chụp ảnh tự sướng và chat trên mạng xã hội Trong công sở tình hình cũng ko mấy khảquan, đôi khi 2 bạn cùng làm ở một phòng ban nhưng khi muốn trao đổi công việc thì lại ko nóichuyện với nhau mà chỉ gõ cạch cạch trên bàn phím Cứ thế ngày qua ngày những nhân viên làmviệc cùng nhau nhưng ko nói với nhau nửa lời chỉ chăm chăm 8 tiếng trên màn hình và làm anhhùng bàn phím! Tình trạng này kéo dài sẽ dẫn đến chuyện “cha chung không ai khóc” mỗi khicông ty có tổ chức một hoạt động tập thể nào đó thì rất khó để kêu gọi mọi người tham gia và cótham gia đi nữa thì cũng chỉ cho có lệ ko có sự hào hứng vì lâu dần ko giao tiếp trở thành thóiquen, con ng ta lười nói chuyện và ko biết phải nói thế nào Chúng ta thấy, dù trong cuộc sốnghay trong công việc, giao tiếp đều đóng vai trò rất quan trọng là cầu nối giữa con ng với con ng,
là cách để chúng ta mở rộng những mối quan hệ, giúp c ta hiểu nhau hơn
Tuy nhiên, nếu chúng ta áp dụng những lời nói bình thường vào công việc thì hiệu quả giao tiếp
sẽ không cao do nhiều yếu tố : môi trường, cách sử dụng từ ngữ…
Bài học “kỹ năng giao tiếp và lắng nghe tích cực” hôm nay sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi phải giaotiếp như thế nào cho hiệu quả
3. Mục tiêu : Đề kỹ năng giao tiếp (2)
• Giải thích quy trình giao tiếp và các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp
• Học viên nắm bắt được các hình thức giao tiếp và áp dụng vào thực tế thông quacác phương pháp giao tiếp (3V, 5C, 5W – 1H…)
• Giúp học viên tăng hiệu quả giao tiếp trong công việc thông qua phương pháp lắngnghe tích cực và một số bài tập thực hành
Trang 2BÀI 2 : GIAO TIẾP LÀ GÌ? QUY TRÌNH GT
4 Trước tiên, chúng ta cần làm rõ : “Giao tiếp là gì?” (3)
Giao tiếp là sự trao đổi thông tin hai chiều giữa hai đối tượng Nhằm mục đích :
• Hai bên hiểu rõ và chính xác thông tin
• Hai bên thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp
Quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa hai đối tượng: gửi – “giao” và nhận – “tiếp”,sao cho cả hai cùng nghĩ và hành động Khi cả hai cùng thấu hiểu, thì chúng ta mới tạođược niềm tin lẫn nhau Đó cũng là lúc “cầu nối thâm giao” của chúng ta được bắt nhịp.Hai chiều, 2 đối tượng và 2 mục đích Và để hiểu rõ, chính xác thông tin, thiết lập, duy trì
và phát triển mối quan hệ tốt đẹp đòi hỏi trong quy trình giao tiếp từ ngữ, giọng điệu…cta sử dụng phải rõ ràng, chính xác và thông tin không bị “nhiễu” do nhiều yếu tố Ctacùng tìm hiểu quy trình giao tiếp sau
5 Quy trình giao tiếp (4)
Người gửi gửi 1 thông điệp thông qua nhiều hình thức (mã hóa) trong thông điệp cóthể chứa đựng yếu tố trí tuệ & tình cảm đến người nhận Người nhận sẽ “diễn giải”thông tin (giải mã) và cho người gửi biết thông tin được hiểu như thế nào (phản hồi).Trong đó sẽ có những yếu tố làm sai lệch nội dung của thông điệp như tiếng ồn,không gian, tâm trạng người giao tiếp, khung cảnh … làm (nhiễu) thông điệp
Nhiễu hay những rào cản trong truyền thông thông thường nhất là
• Thông điệp của người gửi không đến được người nhận
• Người nhận hiểu sai/chưa hiểu hết thông điệp của người gủi
người nhận chưa hiểu hết thông điệp của người gửi MỞ CLIP GIỚI THIỆU BEER.
Trang 3Ngoài hai yếu tố chính gây nhiễu như ta đã nói ở trên, thì còn có các yếu tố khác ảnhhưởng đến giao tiếp các bạn hãy thử suy nghĩ trước một số rào cản ảnh hưởng đến GT,liệt kê ra giấy trước khi chúng ta qua phần sau (hoạt động nhóm)
BÀI 3 : CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN GT
6 Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp : Nhận thức cá nhân (ấn tượng, suy nghĩ, bản năng…); T.thái cảm xúc; Ngôn ngữ, văn hóa; Bối cảnh; Chênh lệch quyền lực (5)
• Nhận thức cá nhân dễ nhận thấy nhất chính là ấn tượng ban đầu bạn dành cho
đối tượng giao tiếp (quần áo, tướng mạo, tư thế, tác phong, giọng nói…)
VD : Hôm nay sếp của bạn hay chị đồng nghiệp diện một cái váy thật đẹp thế là trong suốt buổi làm hôm ấy nội dung các cuộc nói chuyện giữa sếp và mọi đồng nghiệp khác trong công sở đều bắt đầu bằng việc “Wao, chị có cái váy thật đẹp, mua ở đâu vậy” hay “cái váy này đẹp thật rất hợp với chị đấy!”
Nhận thức cá nhân cũng có cái hay đó là có thể bắt chuyện với người khác dễ dàng hơn tuy nhiên theo thông thường 4s đầu sẽ tạo cho người khác ấn tượng đến 90% về bạn Nếu bạn bị ấn tượng ban đầu chi phối nhiều quá về 1 đối tượng sẽ rất khó nhận xét đúng về một người.VD chuyện phim 2 nhân vật nam chính và nữ chính lúc đầu gặp nhau thường ghét nhau, nhưng sau đó…
Do suy nghĩ đóng khung hay còn gọi là khuôn mẫu của xã hội tác động đến nhận thức cá nhân
VD : 5 vai diễn trong phim cao bồi cảnh sát trưởng, chủ nhà băng, tên cướp, cao bồi, tên say rượu (đợt 1Th, Sơn, Tín, Trường, Phúc) Cô dâu 8 tuổi, mẹ chồng, chị chồng, sếp của chồng, chồng.(đợt 2 Tuấn, Hiếu, Ngọc, Soi, Hằng, Như) - mời học viên đóng vai.
Khuôn mẫu xã hội hễ người chỉnh tề…cta tránh đừng vội vàng phán xét người khác qua vẻ ngoài, và khi giao tiếp nên chú ý vào tác phong của mình
để tránh bị hiểu nhầm là tên say rượu.
Các bạn hãy xem 2 ảnh sau, 2 hình ảnh này đang vẽ gì? (6)
Ở bức ảnh thứ nhất có người nói là bức ảnh 1 viên đá kẹt trong khe gạch, người lạinhìn ra điếu xì gà trong khe gạch
Trang 4Ở bức ảnh thứ hai cũng có 3 ý kiến, người thì cho rằng đây là hình cô gái đang đọcsách, người thì cho rằng đó là hình cụ già với chiếc mũi to và cẳm quắc, có ngườilại nhìn ra cả hai, cô gái và cụ già.
Mặc dù đây là những hình ảnh đánh lừa thị giác nhưng rõ ràng, thông qua 2 bức ảnh c.ta thấy rằng mỗi người nhìn nhận sự việc, sự vật khác nhau.Tùy theo tầm mắt nhìn, cách nhìn, độ tuổi, góc độ…
VD : Chương trình vợ chồng son lần đó tôi xem trên TV có một cặp vợ chồng, anh chồng lớn tuổi hơn cô vợ, anh đã hàng ba mấy còn cô vợ chỉ mới hai mấy nên khi MC hỏi điều nào ở người chồng làm em bực mình nhất thì cô kể rằng có lần nhà hư cái bóng đèn, cô nhờ anh sửa và ý cô muốn là anh sửa nhanh cho xong cho có cái đèn mới mà dùng nhưng anh lại xem xét tại sao bóng đèn lại hư trong cả giờ đồng hồ khiến cô rất bực vì anh suy xét quá lâu và gần cuối chương trình MC hỏi điều gì bạn thấy cần cải thiện ở người bạn đời thì cô mong là anh suy nghĩ và ra quyết định nhanh hơn Nhưng rõ ràng MC ở đây là anh Quốc Thuận và người đồng hành là cô Kim Xuân thì cô KX khuyên rằng cô gái này nên chấp nhận tính cách của anh chồng
và thích nghi với nó vì rõ ràng qua nhiều câu hỏi khác như khi tức giận chồng thì e làm gì? Cô gái nói là e sẽ cào anh ấy mà anh ấy chỉ nói e hung dữ quá chứ ko phản kháng lại chứng tỏ anh chồng rất yêu cô, chủ yếu là do độ tuổi khác nhau, ở lứa tuổi của anh cũng trải đời nhiều nên làm chuyện gì cũng phải suy nghĩ nhiều để ra quyết định cuối cùng chứ ko thể quyết định ngay như cô gái tuổi đời còn trẻ kia.
Có thể thấy rằng mỗi người khi giao tiếp phải cố gắng tìm điểm chung để tránh bất đồng quan điểm gây cho đối phương cảm giác hai bên lệch nhau quá nhiều không thể kết giao, làm việc cùng nhau.
Bản năng phòng vệ ;Sự ưu tiên; Cái tôi lớn; Căng thẳng tâm lý khiến mọi ngườikhông nhìn nhận sự việc theo cùng một cách (7)
VD : Dễ nhận thấy nhất là trong một cuộc họp, khi mọi người đang tranh luận về một chủ đề nào đó với bản năng phòng vệ chúng ta luôn thấy người khác đang tấn công mình và do sự ưu tiên cho rằng kiến thức, kinh nghiệm của mình nhiều hơn người khác nên lập tức chúng ta “đáp trả” bằng cách đó đã thể hiện cái tôi của mình, cho mình nên là trung tâm của hoạt động này Kéo đến việc cuộc họp trở nên căng thằng khiến mọi người chỉ chú tâm tranh cãi sự việc ko được nhìn theo cùng một cách ko dẫn đến kết quả khả quan.
Trang 5Thông thường, để giải quyết tình huống này chúng ta sẽ có 1 cách cho là hay nhất
đó là cho bình bầu tuy nhiên trong không khí căng thẳng dù bầu chọn đc kết quả vẫn khó thuyết phục.
Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu & tôn trọng nhận thức cá nhân (quan điểm) của họ.
• Trạng thái cảm xúc, lây lan cảm xúc, ám thị
VD : Chẳng hạn, khi một nhóm người chuẩn bị thực thu một nhiệm vụ nào đó, chỉ cần một người kêu chán, nói ngang hay ngáp, thở dài là có thể làm những người khác chán nản theo
Ám thị là một hiện tượng phổ biến trong cuộc sống, tác động của quảng cáo cũng dựatrên cơ chế ám thị Những hình ảnh được lặp đi lặp lại nhiều lần trên truyền hình sẽngấm vào khán giả mà ta không hay biết
VD : Một chủ của hàng đã nghĩ ra thủ thuật sau đây để bán lô hàng quần áo ế ẩm của mình: ông huy động một số nhân viên từ các bộ phận khác đến xếp hàng trước cửa hàng để chờ mua hàng Những nhân viên đã mua hàng bước ra với vẻ mặt đầy phấn khởi Người qua đường thấy vậy cũng dừng lại, tụ tập trước cửa hàng của ông mỗi lúc một đông Người mua một bộ, người mua hai bộ Bằng cách đó, chỉ trong một ngày, ông chủ đã bán hết lô hàng ế ẩm bấy lâu nay
Kiểm soát cảm xúc cá nhân, quan tâm đến trạng thái cảm xúc của người khác khi giao tiếp Tránh hiệu ứng số đông
• Ngôn ngữ, văn hóa, phong tục tập quán, định kiến xã hội, quy gán xã hội (8)
Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, phong tục tập quán khiến các bên không hiểunhau trong quá trình giao tiếp sẽ tạo nên các rào cản
VD : Tiếng Anh hello hello good morning
VD : Ngủ gật trong văn phòng được coi là điều bình thường ở Nhật Bản do họ guồng công việc liên tục của họ nên họ cho rằng đó là do người đó đã làm việc rất chăm chỉ khiến họ mệt mỏi và chợp mắt một lúc cũng ko phải là quá xấu Nhưng đối với người Việt nếu bạn ngủ gật trong công ty thì sếp của bạn sẽ ko hài lòng.
Tìm hiểu để biết tránh bỡ ngỡ và tuân thủ nguyên tắc của họ - cty, đất nước… để dễ dàng trong giao tiếp
Trang 6• Bối cảnh (9) (10) quán cà phê, cuộc họp
• Nơi chốn, không gian, ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, sự ngắt quảng, mức độ riêng tư
và số lượng trao đổi trong giao tiếp và mức độ thoải mái khi giao tiếp ảnh hưởngđến mức độ chính xác của việc hiểu thông điệp
VD : Trước mặt bạn bè lời nói, cử chỉ, điệu bộ, tư thế của ta sẽ khác so với trước mặt cấp trên Trong quán cà phê không khí sẽ thoải mái và thân mật hơn so với phòng họp cần nghiêm túc và ý tưởng, ý kiến.
Lựa chọn bối cảnh phù hợp hơn với đối tượng giao tiếp
Trong hình 10 và 11 c ta có thể nhìn rõ ai là sếp và chênh lệch quyền lực cũng ảnhhưởng đến giao tiếp
• Chênh lệch quyền lực (11)
- Mối quan hệ : sếp - lính
- Kinh nghiệm : người giàu kn – ít kn, khi nói chuyện với người giàu kn và ít kn
- Ngoại hình, địa vị xã hội, tiền bạn và học vấn : tương tự
• Ý thức bản thân khi giao tiếp tùy theo đối tượng ta có thể biểu hiện :
- Thân thiện; Tự nhiên; Nghiêm túc; Không tạo áp lực
Thông thường khi giao tiếp với một đối tượng có địa vị, học vấn cao hơn mìnhtrong đầu thường có những câu hỏi : họ có thích vấn đề này ko? Hay họ thích vấn
đề khác? Lo sợ khi đề cập vấn đề gì đó sẽ nói sai
Tập trung vào mục đích giao tiếp để tạo sự tự tin cho bản thân
Tóm tắt :Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp :
• Nhận thức cá nhân, T.thái cảm xúc – kiểm soát cảm xúc cá nhân & quantâm đến cảm xúc của ng kc, cố gắng tìm điểm chung khi giao tiếp, đặt mình vào vịtrí người khác để hiểu & tôn trọng quan điểm của họ;
• Ngôn ngữ, văn hóa – tìm hiểu & học hỏi;
• Bối cảnh – lựa chọn bối cảnh phù hợp với đồi tượng giao tiếp;
• Chênh lệch quyền lực – tập trung vào mục đích giao tiếp để tạo sự tự tin chobản thân
CHƯƠNG 2 : CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP
Trang 7BÀI 4 : HÌNH THỨC GIÁN TIẾP (12)
Email, văn bản, điện thoại, fax, tin nhắn Đây là những hình thức chúng ta thực hiện mỗingày trong công việc, tuy nhiên cta chỉ sử dụng theo thói quen nói chuyện bình thườngnên chưa thực hiện đúng những nguyên tắc cơ bản của nó
Email cơ bản :
1. Đặt tiêu đề cho mail (Subject) phải đúng chủ đề và thu hút người đọc để tránhngười xem sẽ nghĩ đó là mail rác hoặc không quan trọng Viết bằng tiếng Việtkhông dấu để tránh bị lỗi font chữ
2. Đính kèm file (Attach file) nên gửi những file có định dạng như pdf, doc, xls…
để người đọc dễ mở và nén thành file zip hoặc rar để tránh file quá lớn ngườiđọc ko nhận được (The attachment size exceeds the allowable limit – Outlook
2010 có giới hạn kích cỡ phần đính kèm mới là 20 mega byte = 20480 KB)
3. Phần nội dung :
a. Phần chào hỏi (Dear, Kính gửi…)
b. Phần thân chú ý cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi, nội dung dễ hiểu, in đậmnhững thông tin quan trọng, ngôn từ lịch sự tôn trọng người nhận mail
c. Phần kết dùng cấu trúc thông dụng Thanks and Best Regards, Trân trọng,
em cảm ơn Tránh dùng cảm ơn! Xin cảm ơn!
d. Phần chữ ký : họ tên, chức danh, số điện thoại, email, địa chỉ liên lạc
4. Kiểm tra lại nội dung và file đính kèm, nhập địa chỉ người nhận và gửi tránhgửi phần nội dung cho nhầm người
VD : gửi phần nội dung cho sếp “Ngày mai tính chuồn về sớm để ngủ, không biết
có được không?”
5. Reply all
VD : Mail mời họp 30 người mà cả 30 đều Reply All = khủng bố
Cuộc “khẩu chiến” giữa 2 người bắt người khác phải làm khán giả bất đắc dĩ Mail đang thảo luận nội bộ mà gửi cho cả khách hàng
6. Tránh đưa cảm xúc cá nhân vào mail
VD : Chị không làm việc với cưng vì chị ghét cái bản mặt của cưng!
Word cơ bản
Trang 8• Căn lề trên, dưới, trái, phải hợp lý
Lưu ý: Khi thực hiện căn lề các bạn phải căn khổ giấy là khổ A4 kích thước 210mm x 297mm
• Chọn font chữ VNI Times hoặc Times New Romance, cỡ chữ 13 hoặc 14
• Chú ý lỗi chính tả, ngữ pháp (sau dấu chấm câu phải viết Hoa)
• Các dấu ngoặc đơn, nháy đơn và nháy kép viết sát vào ký tự ngang trước và
sau chúng VD : “tôi”
• Nhớ save khi đánh văn bản và kiểm tra văn bản lần nữa trước khi gửi đi
Điện thoại cơ bản : chi rứa?
Người gọi :
• Lưu ý giờ gọi điện thoại, xưng danh tính và nói mục đích cuộc gọi
VD : Tôi là An gọi đến từ công ty A,B,C vui lòng nối máy cho tôi gặp anh Cường bộ phận kế toán để bàn về vấn đề công nợ
Người nghe :
• Nhấc điện thoại trước tiếng chuông thứ ba
• Xưng tên mình hoặc tên công ty, chức danh của bạn
VD : “ công ty A,B,C lễ tân xin nghe”
• Kết thúc dập máy nhẹ nhàng
• Tránh hẹn gọi lại mà quên
Cả hai :
• Tránh ăn uống khi nói chuyện
• Tránh trao đổi quá lớn với người khác
• Lời nói rõ ràng, lịch sự và ngắn gọn
Fax cơ bản :
Fax (điện thư) là biện pháp thay thế kỹ thuật liên lạc bằng điện tín trong thập niên
1980 lý do dùng fax :
• Mail có vấn đề không gửi được những tin khẩn
• Nhiều loại hồ sơ quan trọng
Trang 9• Ở một số quốc gia, chữ ký điện tử trên mail không được tín nhiệm bằng chữ kýtrên fax
Để tài liệu úp xuống khay, ấn ký hiệu gửi fax, quay số fax và bấm Star
Tin nhắn cơ bản :
Tránh lỗi chính tả, hạn chế viết không dấu, tránh viết tắt hoặc sử dụng ký hiệu
VD : Quen cho roi
BÀI 5: HÌNH THỨC TRỰC TIẾP (14)
• Giao tiếp giữa 2 cá nhân : giữa 2 người bạn giao tiếp với nhau, phỏng vấn giữanhà tuyển dụng và ứng viên Đặc tính của hình thức giao tiếp này là luôn có sựchuyển đổi người nói nên sẽ dễ dàng hiểu đc đối tượng của mình từ đó điều chỉnhhành vi cho phù hợp
Ở hình thức này bạn nên chú ý cách ăn mặc tùy theo bối cảnh nên lịch sự, trang trọng haytheo cá tính của mình, chú ý tác phong, lời nói, kiểm soát mùi cơ thể tránh ảnh hưởng đếncuộc nói chuyện, nếu là cuộc họp riêng với sếp cần có sự chuẩn bị kỹ về nội dung và cáctình huống phát sinh Nhất là ứng viên được phỏng vấn nên tìm hiểu trước thông tin vềcông ty mời bạn đến phỏng vấn và mô tả công việc để tránh cuộc nói chuyện chỉ theo 1chiều là nhà tuyển dụng hỏi và bạn trả lời Back to basic để tạo tự tin cho bản thân
• Giao tiếp giữa cá nhân với tập thể : thầy giáo giảng bài cho học sinh hay một buổithuyết trình giữa diễn giả và học viên Đặc tính của hình thức giao tiếp này là ít có
sự chuyển đổi người nói nên cá nhân phải có vốn kiến thức sâu rộng để truyền tảithông điệp, cá nhân nên chuẩn bị kỹ nội dung nói và chuẩn bị cho các câu hỏi, cáctình huống có thể phát sinh Người thính giả cũng nên lịch sự
VD : bạn đang thuyết trình về chủ đề là cà phê Việt mà học viên hỏi bạn anh/chị có thể giải thích tại sao chúng ta phải tráng qua phin bằng nước ấm trước khi pha cà phê không? Nếu biết và có chuẩn bị bạn hãy trả lời cho học viên một cách rõ ràng và logic nhất, còn ko rõ thì bạn nên trả lời :”Đó là một câu hỏi hay tuy nhiên do lĩnh vực cà phê Việt rất rộng lớn nên sẽ hẹn trả lời bạn vào hôm sau cho câu hỏi này” hoặc diễn giả có thể dựa vào thái độ, cách hỏi của học viên để xem sự hiểu biết của họ, nếu họ hỏi một cách tự tin thì chứng tỏ họ rất hiểu về câu hỏi, họ chỉ muốn thử tài của diễn giả nên bạn
có thể nhờ họ chia sẻ thông tin.
Trang 10BÀI 6 : NGÔN NGỮ - LỜI NÓI VÀ BIỂU HIỆN
CỦA NGÔN NGỮ LÀ CHỮ VIẾT
Ngôn ngữ là phương tiện để biểu đạt ý nghĩ của mỗi người Khi bạn muốn nói chuyện hoặc trao đổi thông tin với một ai đó thì bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải những thông điệp mà bạn muốn bày tỏ Ngôn ngữ là một công cụ giao tiếp mà chúng ta luôn sử dụng nó hàng ngày Nhưng để việc giao tiếp có hiệu quả hơn và truyền tải được những thông tin mà bạn muốn nói một cách rõ ràng và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi
Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần chú ý:
• Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị phântán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện
• Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặccướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ
VD : đàn ông sẽ nói chuyện theo cách từng người một nói, hễ người này nói người kia sẽ nghe và ngược lại, lý do là chỉ có 2 – 4 khu vực não bộ của nam giới hoạt động khi nói, còn phụ nữ thì nhiều hơn 6-12 khu vực hoạt động nên khi một nhóm phụ nữ nói chuyện thường họ sẽ tranh nhau nói
• Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến thái độ của đối tượng giao tiếp Hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp trả lời.Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu ta không được rõ thì lúc này nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của mình.Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý kiến của người khác
VD trường hợp nói nhiều khi kể về hội thảo Nói ít đi cũng là gt Gt ngoài việc trao đổi thông tin còn bao gồm việc chắt lọc thông tin để trao đổi
(15) Chữ viết tay cố gắng viết rõ ràng ko dùng chữ bác sĩ, nội dung rõ ràng mở bài, thânbài, kết luận, tránh sai lỗi chính tả, ngữ pháp Lưu ý dấu câu cho chính xác tránh tình
Trang 11trạng “ mỗi gia đình 2 con vợ xuống dòng chồng hạnh phúc” (16) Còn lại tương tự nhưcác hình thức gián tiếp.
BÀI 7 : PHI NGÔN NGỮ - NGÔN NGỮ HÌNH THỂ
VD (17) : Ta xem hình trong slide số 17 người đàn ông chạy 1 chiếc xe thông qua ánh sáng sử dụng ta có thể thấy đc đây là một buổi trưa nắng gắt thể hiện sự vất vả và hình ảnh chiếc xe cũ kỹ cho ta thấy sự nghèo khó ngoài ra chiếc xe còn biểu hiện âm thanh, xe
cũ nên âm thanh chát chúa, làn da đen sạm vì nắng – sự bươn chải, mưu sinh.
VD (18) : Hình trong slide số 18 dáng đứng của người bên ngoài cho ta thấy đc trời mưa rất lớn diễn tả tiếng mưa mịt mù qua khung cửa sổ và sự đối lập giữa tĩnh và động, mưa là động, người bên ngoài là động, người bên trong quán cà phê đang ngắm mưa và cảnh vật là tĩnh.
VD (19) : Tổng thống Obama đến Nhật và cúi mình chào Nhật hoàng, “Tôi nghĩ cử chỉ
đó diễn tả sự ân cần và thiện chí giữa hai quốc gia tôn trọng lẫn nhau” “Đó là một cử chỉlịch sự, giúp thắt chặt quan hệ ngoại giao” Kiểu chào ojigi
1.Chào hỏi xã giao hàng ngày, cúi người khoảng 15 độ 2.Chào hỏi có phần trang trọng, cúi người khoảng 30 độ 3.Khi cảm ơn hay cảm tạ ai đó, cúi người khoảng 45 độ.
Im lặng đúng cách
Đôi khi chỉ dùng những hình ảnh , âm thanh, ánh sáng hay ngôn ngữ hình thể người gửi
đã mang đến cho người nhận nhiều thông điệp tuyệt vời Tóm tắt các hình thức gt :
Trang 12Gián tiếp : Email, văn bả, điện thoại, fax, tin nhắn Chú ý cách trình bày, ngữ pháp, tính chất cá nhan
Trực tiếp : cá nhân - cn, cn – tập thể : chú ý cách ăn mặc, đối tượng, cbi kiến thức Ngôn ngữ : lời nói, chữ viết : tập trung vào chủ đề, ngữ điệu, tránh nói quá nhiều Phi ngôn ngữ : chú ý cách sử dụng hình ảnh, âm thanh, ánh sáng và ngôn ngữ ct
Một người thành công có 25% thuộc về kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyếtđịnh bởi kỹ năng mềm của họ Kỹ năng phân theo tầng biết, hiểu, làm, phân tích, tổnghợp, sáng tạo kỹ năng nhu cầu bậc cao là được quý trọng, tin tưởng và thể hiệnđược bản thân mình Tháp nhu cầu của Maslow :
Thế giới phẳng là thế giới mà mọi thứ đều công khai, minh bạch và tương tác hỗ trợ vàphát triển với tư cách là 1 hệ thống Đơn phương, Đa phương : WTO, APEC, TPP
CHƯƠNG 3 : CÁC PHƯƠNG PHÁP GIAO TIẾP
Chúng ta cần phân biệt (20)
• Giao dịch : Chú ý đến công việc
• Giao tiếp : Chú ý xây dựng các mối quan hệ
Gởi vào TKTC hành vi tích cực rút ra TKTC hành vi tiêu cực
Phân biệt được giao dịch và giao tiếp trong công việc và biết được các hình thức giao tiếp Chúng ta cùng tìm hiểu thêm về các phương pháp giao tiếp
Trang 13Các phương pháp giao tiếp : chúng ta sẽ sử dụng 3V : Verbal – từ ngữ, vocal – giọng nói, visual – cử chỉ, điệu bộ (21)
BÀI 8 : 3V 1 – NGUYÊN TẮC 5C Verbal – Từ ngữ
Nguyên tắc 5C (22) Phần 1 trong bài tập giao tiếp
• Clear – rõ ràng
• Concise – ngắn gọn, súc tích, có những tính từ hay từ đệm không cần thiết
cần bỏ đi như : à, thiệt, ví dụ như, về cơ bản, ý tôi là…Người có trí lực ngắn thìlời nói thường dài nên cố gắng diễn đạt sao cho câu chữ ngắn gọn, cô đọng càng tốt
• Courteous – lịch sự
• Complete – hoàn chỉnh, thông điệp hoàn chỉnh là người nhận có đầy đủ thông
tin họ cần được biết & nếu thông tin có thể dùng được họ sẽ có hành động tiếp theo
• Correct – chính xác = không mắc bất cứ sai sót gì
VD : Cường ơi, Phong đang làm việc bên anh đó, công nhận giỏi thật, hôm nào có thời gian ngồi lại với tôi để nói chuyện về anh này nha.
Nội dung của anh này là gì? Thực sự thì chúng ta cũng không hề rõ Trước tiên, nếu có nhiều nhân viên cùng tên là Phong trong bộ phận của Cường, C sẽ không thể biết người
mà bạn đang nói tới là ai.Tiếp theo, P đang phụ trách công việc gì, và cụ thể thì, có điều
gì tuyệt vời về công việc anh ta đang làm vậy? Chúng ta cũng không hề biết về việc đó Cuối cùng thì, mục đích của bạn là gì? Chỉ đơn giản muốn tán gẫu về P hay bạn có một mục đích đặc biệt nào đó ở đây? Thông điệp này không hề thể hiện rõ được mục đích.
Và liệu rằng C có bị bối rối khi nghe bạn nói (viết) thông điệp này không?
Trang 14Cố tình lôi cuốn, hấp dẫn ai đó làm cho họ thích mình và nảy sinh tình cảm – nghĩa bóng.
• Đọc sách báo, tạp chí tập trung vào đề tài người giao tiếp quan tâm Bổ sung từ ngữ chuyên ngành, thuật ngữ kỹ thuật với người có trình độ chuyên môn cao (định biên - chiết khấu, khấu hao - POSM – Point of Sale Material : Vật dụng giới thiệu về thương hiệu nhằm mục đích hỗ trợ bán hàng tại các điểm bán lẻ - stock, inventory), chú ý lỗi chính tả, ngữ pháp, tên riêng và tiêu đề phải viết Hoa
• Vận dụng từ mới mỗi ngày khi nói hoặc viết Khách hàng và đồng nghiệp sẽ có thiện cảm nấu bạn sử dụng chính xác, nhuần nhuyễn ngôn ngữ của họ
• Tránh những từ ngữ gây sốc
Bộc phát (Trigger) (23)
Bộc phát hay một loạt các sự kiện làm bạn cảm thấy khó chịu với một người Phản ứngđối với một vài sự cố, thường chẳng đáng gì xét về bản chất, lại bị phóng đại lên về mức
độ Tác động của sự bực dọc dẫn đến việc lý giải hành vi một cách tiêu cực
• Phủ nhận và phê phán ngay ý kiến của người khác
Trang 15BÀI 9 : 3V – 2 VOCAL – CHẤT GIỌNG NGỮ
ĐIỆU – PHƯƠNG PHÁP 5W1H
Tiếng nói, giọng nói là phản ánh bản sắc của mỗi vùng miền trong cùng một đất nước Thông qua giọng nói người ta có thể phân biệt được người nói ở vùng quê nào và là tín hiệu đầu tiên để những người đồng hương nhận ra nhau Có thể không được trau chuốt, mượt mà, nhưng với tiếng nói, giọng nói chân quê của những người cùng một vùng miền lại cảm thấy gần gũi và gắn bó với nhau hơn M i sáng ra, c c topic khá thú v
c a anh Phan V n Tú v t ng vùng mi n - c bi t là mi n nam mi n b c v i vi c trongnam kêu cái con t t là con heo, nh ng l i có món bánh kêu là "da l n"
(V sau có ng i vô o án mò là ph i ch ng cái ông/bà phát minh ra cái bánh ó là ng i
mi n b c? Nghe c ng có lý quá ch ?)
Mình có chuy n th này: ngoài mi n b c ng i ta g i là lòng l n, còn trong nam s kêu là ru t heo Th nh ng i n cháo thì ch nào c ng b ng "Cháo lòng" ch không ghi "Cháo ru t" Nh ng ch a h t, g i là cháo lòng nh ng th c ra trong ó có tim gan phèo ph i d dày bao t m c t lòng non lòng già
Có m t l n mình lên Phú Th ch i n Hùng, i vô n sáng th y trong menu có
món "Cháo N i Tâm" Mình g i ra n thì hóa ra chính là cháo lòng làm mình l i ph i v
ù i cái é t! Vì ch "cháo n i tâm" nghe th t là hình t n g và bao quát h n h n ch "cháo lòng" hay "cháo ru t"
Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu được điều đó do âm lượng và cách phát âm khác nhaugây ra nhiều rào cản trong giao tiếp
Ví dụ như về :
Chất giọng – phát âm : cách luyện giọng và trò chơi MC
Trang 16• Ưu điểm của giọng bắc là phân biệt rõ ràng các phụ âm cuối [C] và [T], [N] và [NG] và đầu [D] và [GI] Người Bắc không bao giờ lẫn lộn giữa cắc (bạc cắc) và cắt (cắt thịt), khăn (cái khăn) và khăng (khăng khăng), giây (giây phút) và dây (dây dưa).
• Giọng Miền Trung không còn phân biệt dấu hỏi dấu ngã nữa Cả hai dấu này đều được phát âm nửa vời, không hỏi không ngã, có lúc trầm xuống gần với dấu nặng Nam Ngãi phát âm [AM] nghe như [OAM], ví dụ, làm nghe như loàm; [Ă] nghe như [E], ví dụ năng nghe như neng, cắc hay cắt đều nghe như kéc; [AO] nghe như [ÔU], ví dụ gạo nghe như gộu vv
• Miền Nam Phụ âm đầu [V] đều nói là [D], ví dụ như vui vẻ sẽ nói thành dui dẻ Đặc điểm là miền này nói các phụ âm cuối dài như [ICH], [INH] thay cho phụ âm ngằn [IT] và [IN], ví dụ, con vịch thay vì con vịt, dây nịch thay vì dây nịt, niềm tinh thay vì niềm tin Âm đầu [R] thường phát âm là [G] ví dụ cá rô thành cá gô Nhiều vùng không nói được âm đầu [H] mà biến thành gần như [GU], ví dụ Huế thành Guế
Do kỵ húy – ko đc nói ra tên của vua, nên đọc trại chữ theo cách khác VD : Phúc – Phước Ông tên Quang, ko nói là quang gánh mà đổi thành quãng gánh
• Lên xuống giọng – ngữ điệu : diễn tả cảm xúc theo nội dung nói
• Âm lượng (24) : tránh giọng đều đều buồn ngủ
Vd : Tôi muốn tắt nắng đi
Cho màu đừng nhạt mất;
Tôi muốn buộc gió lại
Cho hương đừng bay đi
Bài tập 2 : phát biểu những câu trong giao tiếp
- Độ nhấn dừng- tốc độ phù hợp, chú ý dấu chấm phẩy (25) :
- Vd : “Ông già đi nhanh quá” có thể được tách thành “Ông, già đi,nhanh quá” diễn
tả tuổi tác hoặc “Ông già đi… nhanh quá” ông già đã mất một cách đột ngột “Ông già đi nhanh quá!”