Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở hà nội

Các loại hình sự kiện được tổ chức trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội .... Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-*** -

LÊ THỊ HUYỀN TRANG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN

TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2015

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh, người đã luôn bên cạnh để khuyến khích và tận tình chỉ dạy cho tôi trong suốt thời gian thực hiện

đề tài luận văn tốt nghiệp

Tiếp đó, tôi xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy giáo,

cô giáo, giảng viên Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường và khoa

Nhân đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn bè, đồng nghiệp tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học FPT, Thư viện Đại học Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu đã giúp đỡ tạo điều kiện tốt nhất về thời gian, cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu để tôi có thể hoàn thành được luận văn tốt nghiệp

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Lê Thị Huyền Trang

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU: 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN VÀ TỔNG QUAN VỀ CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 10

1.1 Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 10

1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thư viện 10

1.1.2 Các loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 15

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 21

1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện 24

1.2 Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 28

1.2.1 Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 29

1.2.2 Kết nối với người dùng tin và xây dựng các mối quan hệ hợp tác 29

1.2.3 Quảng bá hình ảnh và tạo dựng thương hiệu cho thư viện 30

1.2.4 Tạo môi trường phát triển và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thư viện 30

1.3 Tổng quan về các thư viện trường đại học tại Hà Nội 31

1.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức 32

1.3.2 Đội ngũ cán bộ thư viện 32

1.3.3 Nguồn lực thông tin 33

1.3.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 34

1.3.5 Các dịch vụ thông tin – thư viện 34

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG

THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 36

2.1 Các loại hình sự kiện được tổ chức trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội 36

2.1.1 Toạ đàm người dùng tin 36

2.1.2 Thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện 40

2.1.3 Triển lãm sách 41

2.2.4 Ngày hội đọc sách 43

2.1.5 Hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện 45

2.1.6 Các sự kiện kỷ niệm và khai trương 46

2.2 Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội 48

2.2.1 Tiếp nhận thông tin và hình thành ý tưởng 49

2.2.2 Xây dựng kế hoạch thực hiện 50

2.2.3 Triển khai tổ chức thực hiện 52

2.2.4 Đánh giá và báo cáo kết quả 54

2.3 Truyền thông sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội 55

2.3.1 Truyền thông trước sự kiện 55

2.3.2 Truyền thông sau sự kiện 57

2.4 Đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

tại các trường đại học ở Hà Nội 58

2.4.1 Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện 58

2.4.2 Tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện 62

2.4.3 Hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện 64

2.5 Nhận xét chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 66

2.5.1 Điểm mạnh 66

2.5.2 Hạn chế 70

2.5.3 Nguyên nhân 71

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 75

3.1 Đảm bảo các điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức sự kiện 75

3.2 Đa dạng hóa các loại hình sự kiện 78

3.3 Chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức sự kiện 83

3.4 Tăng cường hiệu quả truyền thông sự kiện 85

3.5 Đào tạo đội ngũ cán bộ 88

KẾT LUẬN 92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

PHỤ LỤC 97

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1

Thống kê số lượng các loại hình sự kiện đã được tổ chức trong hoạt động thông tin – thư viện tại một số trường đại học ở Hà Nội (2013-2015)

59

Biểu đồ 2.2

Mức độ đánh giá của người dùng tin về độ sáng tạo trong việc tổ chức các loại hình sự kiện tại các thư viện trường đại học ở Hà Nội (2013-2015)

61

Biểu đồ 2.3 Mức độ đánh giá của người dùng tin về địa điểm, thời gian

Biểu đồ 2.4 Hiệu quả quảng bá sự kiện của các kênh truyền thông đã

Biểu đồ 2.5 Nguyên nhân người dùng tin không tham gia các sự kiện

Biểu đồ 3.1 Nhu cầu về loại hình sự kiện mà người dùng tin muốn tham

Biểu đồ 3.2 Mục đích mà các nội dung chương trình trong sự kiện tại

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Năm 2007, Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới WTO – Điều này đã mang đến những cơ hội mới nhưng đồng thời cũng đặt ra

những thách thức lớn cho nền kinh tế - xã hội Việt Nam Hội nhập với nền kinh

tế toàn cầu trên cơ sở giữ gìn những nét truyền thống riêng trong đời sống văn hoá, xã hội là yêu cầu cấp thiết được đặt ra trong giai đoạn này Chính trong bối cảnh đó, một số ngành nghề đã có những bước phát triển vượt bậc và ngày càng khẳng định được vị trí quan trọng, “tổ chức sự kiện” (TCSK) là một trong số đó

Trong những năm gần đây, hoạt động TCSK đang ngày càng trở nên phổ

biến Các sự kiện được diễn ra thường xuyên trong đời sống kinh tế - xã hội trên

nhiều lĩnh vực, với nhiều phạm vi quy mô khác nhau Tổ chức sự kiện giúp các

doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, các hoạt động văn hóa - nghệ thuật tới được với công chúng, chính trị - quân sự trở nên gần gũi hơn với nhân dân Với những

vai trò thiết thực như vậy, ngay từ năm 2007, theo một khảo sát được thực hiện bởi tạp chí Fast Company của Mỹ, nghề “tổ chức sự kiện” đã được xếp ở vị trí thứ sáu trong mười nghề có tiềm năng nhất trên thế giới [25] Tại Việt Nam, cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động TCSK cũng đã và đang không ngừng phát triển với phạm vi mở rộng, theo một quy trình chuyên nghiệp, mang tính sáng tạo và cạnh tranh cao Theo báo Diễn đàn doanh nghiệp trong loạt bài nghiên cứu về mức độ quan tâm của giới trẻ với các nghề đã đánh giá truyền thông marketing và TCSK là nghề hấp dẫn nhất trong xã hội Việt Nam hiện đại tính đến thời điểm năm 2007 mặc dù đây là nghề mới du nhập vào

Việt Nam chưa lâu Như vậy, có thể khẳng định TCSK đang là mối quan tâm của toàn thể xã hội, trở thành một nghề giàu tiềm lực, mang lại nhiều lợi ích cho sự

phát triển của kinh tế- chính trị, văn hóa - xã hội và nhiều lĩnh vực cụ thể khác,

trong đó có lĩnh vực thông tin – thư viện (TT-TV)

Trong lĩnh vực TT-TV, với sự bùng nổ về số lượng thông tin, tài liệu cùng với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các cơ quan truyền thông khác như báo chí, các nhà xuất bản…để những thông tin, tài liệu có chất lượng đến được với người dùng tin (NDT) và quảng bá được hình ảnh của thư viện, chúng ta cần phải tăng cường các hoạt động quan hệ công chúng (PR), truyền thông marketing Trong

đó, hoạt động TCSK là một phần không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động quảng bá cho thư viện Các sự kiện được tổ chức trong lĩnh vực TT-TV được đề cập ở đây là các buổi triển lãm, ngày hội sách, các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu, các hội thảo chuyên ngành, hội nghị bạn đọc… Những sự kiện này

giúp các cơ quan thư viện giới thiệu sản phẩm - dịch vụ một cách rộng rãi, quảng

bá hình ảnh của thư viện tới gần hơn với bạn đọc, tìm hiểu nhu cầu của người dùng và nâng cao trình độ chuyên môn Chính những lợi ích to lớn như vậy đã khiến cho nhu cầu TCSK ngày càng trở thành một trong những vấn đề cấp thiết

cần được đáp ứng Đặc biệt đối với thư viện đại học (ĐH) - nơi mà đối tượng NDT chủ yếu là học viên và sinh viên - là những người trẻ tuổi và năng động thì

hoạt động TCSK ngày càng trở nên quan trọng Vì thế, trên thực tế trong khối thư viện trường ĐH, các sự kiện đã và đang diễn ra ngày càng phổ biến với quy

mô ngày càng lớn

Tuy nhiên, trong các cơ quan TT-TV nói chung và khối thư viện trường

ĐH nói riêng, hoạt động TCSK chủ yếu vẫn mang tính tự phát và chưa được đi

sâu nghiên cứu để tổ chức một cách chuyên nghiệp Chính những vấn đề này đã làm giảm hiệu quả thu được từ các hoạt động TCSK trong lĩnh vực TT-TV Mặt khác, việc khái quát hệ thống lý luận về TCSK trong lĩnh vực TT-TV để làm cơ

sở cho việc triển khai thực tế cũng chưa được chú trọng Chính vì vậy, cùng với vấn đề hoàn thiện hệ thống lý luận, việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động TCSK tại các cơ quan thông tin – thư viện trường ĐH là nhu cầu tất yếu để tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Từ đó, thúc đẩy sự phát triển của các cơ quan thư viện trường ĐH, nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo

và nghiên cứu khoa học

Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Tổ chức sự kiện

trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội” làm

đề tài luận văn

2 Tình hình nghiên cứu

Ban đầu, nghiên cứu về “tổ chức sự kiện” chỉ được dừng lại ở việc xem xét dưới góc độ là một hoạt động quan trọng trong chuỗi các hoạt động của

“quan hệ công chúng” (PR) Trong một số công trình nghiên cứu về PR của các nhà nghiên cứu nổi tiếng như “The Fall of Advertising and the Rise of PR” (Al Ries& Laure Ries, 2002), “The new rules of marketing and PR” (David Meerman Scott, 2008), “The AMA Handbook of public relations: Leveraging PR

in the Digital World”(Robert L Dilenschneider, 2010), “Để người khác gọi ta là PR”(Hà Nam Khánh Giao, 2004), “PR: Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp” (Đinh Thị Thúy Hằng, 2007)… đều có đề cập tới một số vấn đề khái quát về “tổ chức sự kiện” Tuy nhiên, các tác phẩm trên chủ yếu tập trung xem

xét hoạt động PR như là một chiến lược để xây dựng thương hiệu và TCSK là một hoạt động trong chuỗi những hoạt động PR đó mà không đề cập chuyên sâu

về hoạt động TCSK

Sau này, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động “tổ chức sự kiện” nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của kinh tế - xã hội, một số cuốn giáo trình nghiên cứu chuyên sâu về TCSK đã ra đời như: cuốn “Successfull event management: a practical handbook” của Anton Shone (2006), giáo trình “Tổ chức sự kiện” của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2007)… Tuy nhiên, những cuốn sách trên cũng mới chủ yếu tập trung vào việc khai thác các kỹ năng trong hoạt động có tính chuyên ngành đặc thù là kinh tế, chưa đề cập tới vấn đề TCSK trong nhiều lĩnh vực khác như văn hóa, giáo dục, thông tin – thư viện

Trong lĩnh vực TT-TV, việc tiếp cận với khái niệm “tổ chức sự kiện” vẫn còn khá mới mẻ Có rất ít công trình nghiên cứu về vấn đề này

- Về sách, trong cuốn sách “62 chiến dịch PR xuất sắc nhất” (2008)

đã giới thiệu hai chiến dịch PR bằng hoạt động TCSK đã thành công rực rỡ của Thư viện ở Portland và Thư viện công cộng New York [14] Đây được xem là hai minh chứng thực tế rõ ràng nhất cho việc ứng dụng PR và cụ thể là TCSK đem lại những hiệu quả rõ rệt làm thay đổi sự phát triển của một thư viện nói riêng và cả sự nghiệp thư viện nói chung

- Về các công trình nghiên cứu khoa học với đề tài TCSK trong hoạt động thông tin – thư viện nói chung, đề tài luận văn: “Tổ chức sự kiện văn hóa tại các thư viện ở Hà Nội” (2010) của ThS Tạ Minh Hà được xem là một trong những nghiên cứu chuyên sâu đầu tiên khảo sát về thực trạng TCSK tại một số

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tài liệu tiếng Việt

[1] Bùi Thanh Thủy (2011), Hoạt động truyền thông marketing trong thư viện

ĐH, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Một chặng đường đào tạo và nghiên cứu khoa

học thông tin – thư viện: Kỷ niệm 38 năm truyền thống đào tạo và 15 năm thành

lập Khoa Thông tin – Thư viện”, tr.510 – 519

[2] Bùi Thanh Thủy (2012), “Nghiên cứu ứng dụng Marketing hỗn hợp trong

hoạt động thông tin – thư viện ở các trường ĐH Việt Nam”, ĐH Văn hóa Hà

Nội, Luận án tiến sĩ

[3] Đinh Thị Thuý Hằng (2008), PR- Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp,

Alpha Books và NXB Lao động - Xã hội

[4] Đinh Thị Thúy Hằng (2008), PR - Lý luận và ứng dụng, Alpha Books và

NXB Lao động - Xã hội

[5] Hà Nam Khánh Giao (2004), Quan hệ công chúng - Để người khác gọi ta là

PR, NXB Thống kê

[6] Hoàng Phê, ch.b (2003), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng

[7] Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb Văn hóa Thông tin

[8] Lưu Văn Nghiêm (2007), Tổ chức sự kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân

[9] Mai Mỹ Hạnh (2006), Quan hệ công chúng dưới góc độ hoạt động TT-TV,

Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Ngành Thông tin - thư viện trong xã hội thông tin”

[10] Nguyễn Thị Bích Lệ (2013), Công tác TCSK tại thư viện trường ĐH FPT,

Kỷ yếu Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên Khoa Thông tin – Thư viện, ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN

[11] Nguyễn Thị Lan Thanh (2010), Tập bài giảng Marketing trong hoạt động

thông tin – thư viện, ĐH Văn hóa Hà Nội

[12] Nguyễn Vũ Hà (2009), Tập bài giảng Tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng

Du lịch Hà Nội

[13] Tạ Minh Hà (2010), Tổ chức sự kiện văn hóa tại các thư viện ở Hà Nội,

ĐH Văn hóa Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ

[14] Trần Anh (2008), 62 chiến dịch PR xuất sắc, NXB Lao động – Xã hội

[15] Trần Đức Hòa (2014), Một vài suy nghĩ về tính thân thiện của thư viện,

Hoạt động thông tin – thư viện với vấn đề đổi mới căn bản và toàn diện giáo dục

ĐH Việt Nam (sách chuyên khảo), NXB ĐHQGHN, tr.97-104

[16] Trần Thị Mai Anh, Bùi Thị Thùy Dương (2007), Thực trạng hoạt động PR

và xu thế phát triển ở Việt Nam, Quan hệ công chúng - lý luận và thực tiễn,

NXB Chính trị quốc gia, tr 41-49

[17] Trần Thị Hòa (2010), Tổ chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hóa, xã hội,

Tạp chí Thông tin – Tư Liệu, tr.57-59

[18] Trương Thị Bích Tiên (2012), Các loại hình TCSK, Tạp chí Khoa học,

ĐHSP TPHCM

Tài liệu nước ngoài

[19] Dilenschneider, Robert L (2010), The AMA Handbook of public relations:

Leveraging PR in the Digital World

[20] GoldBlatt, Joe (2002), Special Events: Twenty – first century global event

managament, Wiley

[21] Ries, Al & Ries, Laura (2002), The Fall of Advertising and the Rise of PR,