Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội

59 Biểu đồ 2.2 Mức độ đánh giá của người dùng tin về độ sáng tạo trong việc tổ chức các loại hình sự kiện tại các thư viện trường đại học ở Hà Nội 2013-2015 61 Biểu đồ 2.3 Mức độ đánh

Ọ QU N TRƯỜN Ọ O Ọ VÀ N ÂN VĂN

-*** -

LÊ T Ị UYỀN TR N

TỔ Ứ SỰ ỆN TRON O T N T ÔN T N – T Ư V ỆN

T Á TRƯỜN Ọ Ở N

LUẬN VĂN T SĨ T ÔN T N – T Ư V ỆN

N - 2015

LỜ ẢM ƠN

Đầu tiên, với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh, người đã luôn bên cạnh để khuyến khích và tận tình chỉ dạy cho tôi trong suốt thời gian thực hiện

đề tài luận văn tốt nghiệp

Tiếp đó, tôi xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy giáo,

cô giáo, giảng viên Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường và khoa

Nhân đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn bè, đồng nghiệp tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học FPT, Thư viện Đại học Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu đã giúp đỡ tạo điều kiện tốt nhất về thời gian, cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu để tôi có thể hoàn thành được luận văn tốt nghiệp

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Lê Thị uyền Trang

MỤ LỤ

MỞ ẦU: 1

ƯƠN 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ Ứ SỰ ỆN TRON O T N T ÔN T N - T Ư V ỆN V TỔN QU N VỀ Á T Ư V ỆN TRƯỜN Ọ Ở N 10

1.1 Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 10

1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thư viện 10

1.1.2 Các loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 15

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 21

1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện 24

1.2 Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 28

1.2.1 Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 29

1.2.2 Kết nối với người dùng tin và xây dựng các mối quan hệ hợp tác 29

1.2.3 Quảng bá hình ảnh và tạo dựng thương hiệu cho thư viện 30

1.2.4 Tạo môi trường phát triển và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thư viện 30

1.3 Tổng quan về các thư viện trường đại học tại Hà Nội 31

1.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức 32

1.3.2 Đội ngũ cán bộ thư viện 32

1.3.3 Nguồn lực thông tin 33

1.3.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 34

1.3.5 Các dịch vụ thông tin – thư viện 34

ƯƠN 2: T Ự TR N TỔ Ứ SỰ ỆN TRON O T N

THÔNG TIN - THƯ V ỆN T Á TRƯỜN Ọ Ở N 36

2.1 Các loại hình sự kiện được tổ chức trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở à Nội 36

2.1.1 Toạ đàm người dùng tin 36

2.1.2 Thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện 40

2.1.3 Triển lãm sách 41

2.2.4 Ngày hội đọc sách 43

2.1.5 Hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện 45

2.1.6 Các sự kiện kỷ niệm và khai trương 46

2.2 Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở à Nội 48

2.2.1 Tiếp nhận thông tin và hình thành ý tưởng 49

2.2.2 Xây dựng kế hoạch thực hiện 50

2.2.3 Triển khai tổ chức thực hiện 52

2.2.4 Đánh giá và báo cáo kết quả 54

2.3 Truyền thông sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở à Nội 55

2.3.1 Truyền thông trước sự kiện 55

2.3.2 Truyền thông sau sự kiện 57

2.4 ánh giá chất lượng tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

tại các trường đại học ở à Nội 58

2.4.1 Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện 58

2.4.2 Tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện 62

2.4.3 Hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện 64

2.5 Nhận xét chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện 66

2.5.1 Điểm mạnh 66

2.5.2 Hạn chế 70

2.5.3 Nguyên nhân 71

CHƯƠN 3: Ả P ÁP NÂN O ỆU QUẢ TỔ Ứ SỰ ỆN TRON O T N T ÔN T N – T Ư V ỆN T Á TRƯỜN Ọ Ở N 75

3.1 ảm bảo các điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức sự kiện 75

3.2 a dạng hóa các loại hình sự kiện 78

3.3 Chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức sự kiện 83

3.4 Tăng cường hiệu quả truyền thông sự kiện 85

3.5 ào tạo đội ngũ cán bộ 88

ẾT LUẬN 92

D N MỤ T L ỆU T M ẢO 94

P Ụ LỤ 97

59

Biểu đồ 2.2

Mức độ đánh giá của người dùng tin về độ sáng tạo trong việc tổ chức các loại hình sự kiện tại các thư viện trường đại học ở Hà Nội (2013-2015)

61

Biểu đồ 2.3 Mức độ đánh giá của người dùng tin về địa điểm, thời gian

và nội dung các hoạt động được tổ chức tại các sự kiện 63

Biểu đồ 2.4 Hiệu quả quảng bá sự kiện của các kênh truyền thông đã

Biểu đồ 2.5 Nguyên nhân người dùng tin không tham gia các sự kiện

Biểu đồ 3.1 Nhu cầu về loại hình sự kiện mà người dùng tin muốn tham

Biểu đồ 3.2 Mục đích mà các nội dung chương trình trong sự kiện tại

các thư viện trường học nên chú trọng hướng tới 82

MỞ ẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Năm 2007, Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới WTO – Điều này đã mang đến những cơ hội mới nhưng đồng thời cũng đặt ra

những thách thức lớn cho nền kinh tế - xã hội Việt Nam Hội nhập với nền kinh

tế toàn cầu trên cơ sở giữ gìn những nét truyền thống riêng trong đời sống văn hoá, xã hội là yêu cầu cấp thiết được đặt ra trong giai đoạn này Chính trong bối cảnh đó, một số ngành nghề đã có những bước phát triển vượt bậc và ngày càng khẳng định được vị trí quan trọng, “tổ chức sự kiện” (TCSK) là một trong số đó

Trong những năm gần đây, hoạt động TCSK đang ngày càng trở nên phổ

biến Các sự kiện được diễn ra thường xuyên trong đời sống kinh tế - xã hội trên

nhiều lĩnh vực, với nhiều phạm vi quy mô khác nhau Tổ chức sự kiện giúp các

doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, các hoạt động văn hóa - nghệ thuật tới được với công chúng, chính trị - quân sự trở nên gần gũi hơn với nhân dân Với những

vai trò thiết thực như vậy, ngay từ năm 2007, theo một khảo sát được thực hiện bởi tạp chí Fast Company của Mỹ, nghề “tổ chức sự kiện” đã được xếp ở vị trí thứ sáu trong mười nghề có tiềm năng nhất trên thế giới [25] Tại Việt Nam, cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động TCSK cũng đã và đang không ngừng phát triển với phạm vi mở rộng, theo một quy trình chuyên nghiệp, mang tính sáng tạo và cạnh tranh cao Theo báo Diễn đàn doanh nghiệp trong loạt bài nghiên cứu về mức độ quan tâm của giới trẻ với các nghề đã đánh giá truyền thông marketing và TCSK là nghề hấp dẫn nhất trong xã hội Việt Nam hiện đại tính đến thời điểm năm 2007 mặc dù đây là nghề mới du nhập vào

Việt Nam chưa lâu Như vậy, có thể khẳng định TCSK đang là mối quan tâm của toàn thể xã hội, trở thành một nghề giàu tiềm lực, mang lại nhiều lợi ích cho sự

phát triển của kinh tế- chính trị, văn hóa - xã hội và nhiều lĩnh vực cụ thể khác,

trong đó có lĩnh vực thông tin – thư viện (TT-TV)

Trong lĩnh vực TT-TV, với sự bùng nổ về số lượng thông tin, tài liệu cùng với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các cơ quan truyền thông khác như báo chí, các nhà xuất bản…để những thông tin, tài liệu có chất lượng đến được với người dùng tin (NDT) và quảng bá được hình ảnh của thư viện, chúng ta cần phải tăng cường các hoạt động quan hệ công chúng (PR), truyền thông marketing Trong

đó, hoạt động TCSK là một phần không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động quảng bá cho thư viện Các sự kiện được tổ chức trong lĩnh vực TT-TV được đề cập ở đây là các buổi triển lãm, ngày hội sách, các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu, các hội thảo chuyên ngành, hội nghị bạn đọc… Những sự kiện này

giúp các cơ quan thư viện giới thiệu sản phẩm - dịch vụ một cách rộng rãi, quảng

bá hình ảnh của thư viện tới gần hơn với bạn đọc, tìm hiểu nhu cầu của người dùng và nâng cao trình độ chuyên môn Chính những lợi ích to lớn như vậy đã khiến cho nhu cầu TCSK ngày càng trở thành một trong những vấn đề cấp thiết

cần được đáp ứng Đặc biệt đối với thư viện đại học (ĐH) - nơi mà đối tượng NDT chủ yếu là học viên và sinh viên - là những người trẻ tuổi và năng động thì

hoạt động TCSK ngày càng trở nên quan trọng Vì thế, trên thực tế trong khối thư viện trường ĐH, các sự kiện đã và đang diễn ra ngày càng phổ biến với quy

mô ngày càng lớn

Tuy nhiên, trong các cơ quan TT-TV nói chung và khối thư viện trường

ĐH nói riêng, hoạt động TCSK chủ yếu vẫn mang tính tự phát và chưa được đi

sâu nghiên cứu để tổ chức một cách chuyên nghiệp Chính những vấn đề này đã làm giảm hiệu quả thu được từ các hoạt động TCSK trong lĩnh vực TT-TV Mặt khác, việc khái quát hệ thống lý luận về TCSK trong lĩnh vực TT-TV để làm cơ

sở cho việc triển khai thực tế cũng chưa được chú trọng Chính vì vậy, cùng với vấn đề hoàn thiện hệ thống lý luận, việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động TCSK tại các cơ quan thông tin – thư viện trường ĐH là nhu cầu tất yếu để tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Từ đó, thúc đẩy sự phát triển của các cơ quan thư viện trường ĐH, nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo

và nghiên cứu khoa học

Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Tổ chức sự kiện

trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội” làm

đề tài luận văn

in the Digital World”(Robert L Dilenschneider, 2010), “Để người khác gọi ta là PR”(Hà Nam Khánh Giao, 2004), “PR: Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp” (Đinh Thị Thúy Hằng, 2007)… đều có đề cập tới một số vấn đề khái quát về “tổ chức sự kiện” Tuy nhiên, các tác phẩm trên chủ yếu tập trung xem

xét hoạt động PR như là một chiến lược để xây dựng thương hiệu và TCSK là một hoạt động trong chuỗi những hoạt động PR đó mà không đề cập chuyên sâu

về hoạt động TCSK

Sau này, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động “tổ chức sự kiện” nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của kinh tế - xã hội, một số cuốn giáo trình nghiên cứu chuyên sâu về TCSK đã ra đời như: cuốn “Successfull event management: a practical handbook” của Anton Shone (2006), giáo trình “Tổ chức sự kiện” của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2007)… Tuy nhiên, những cuốn sách trên cũng mới chủ yếu tập trung vào việc khai thác các kỹ năng trong hoạt động có tính chuyên ngành đặc thù là kinh tế, chưa đề cập tới vấn đề TCSK trong nhiều lĩnh vực khác như văn hóa, giáo dục, thông tin – thư viện

Trong lĩnh vực TT-TV, việc tiếp cận với khái niệm “tổ chức sự kiện” vẫn còn khá mới mẻ Có rất ít công trình nghiên cứu về vấn đề này

- Về sách, trong cuốn sách “62 chiến dịch PR xuất sắc nhất” (2008)

đã giới thiệu hai chiến dịch PR bằng hoạt động TCSK đã thành công rực rỡ của Thư viện ở Portland và Thư viện công cộng New York [14] Đây được xem là hai minh chứng thực tế rõ ràng nhất cho việc ứng dụng PR và cụ thể là TCSK đem lại những hiệu quả rõ rệt làm thay đổi sự phát triển của một thư viện nói riêng và cả sự nghiệp thư viện nói chung

- Về các công trình nghiên cứu khoa học với đề tài TCSK trong hoạt động thông tin – thư viện nói chung, đề tài luận văn: “Tổ chức sự kiện văn hóa tại các thư viện ở Hà Nội” (2010) của ThS Tạ Minh Hà được xem là một trong những nghiên cứu chuyên sâu đầu tiên khảo sát về thực trạng TCSK tại một số

thư viện ở Hà Nội [13] Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc xem xét TCSK trong hoạt động thông tin – thư viện dưới góc độ là một sự kiện văn hóa và khảo sát thực trạng tại một số thư viện thuộc hệ thống thư viện công cộng và thư viện quân đội

- Về công trình nghiên cứu khoa học với đề tài TCSK trong hoạt động TT-TV tại thư viện trường ĐH, có đề tài “Công tác tổ chức sự kiện tại Thư viện trường Đại học FPT” (2013) của tác giả Nguyễn Thị Bích Lệ [10] Tuy nhiên, đề tài chưa đi sâu vào nghiên cứu lý luận về các yếu tố đặc trưng của TCSK trong hoạt động TT-TV mà mới chỉ dừng lại ở hoạt động TCSK nói chung

- Bên cạnh đó, cũng có một số đề tài và bài tham luận nghiên cứu khoa học có liên quan như: Luận án “Nghiên cứu ứng dụng marketing hỗn hợp trong hoạt động thông tin – thư viện ở các trường đại học Việt Nam” (2012) và bài tham luận “Hoạt động truyền thông marketing trong thư viện ĐH” (2011) của

TS Bùi Thanh Thủy, “Một vài suy nghĩ về tính thân thiện của thư viện” của tác giả Trần Đức Hòa Tuy nhiên, trong đó TCSK chỉ được xem xét như một phương thức hiệu quả để kết nối thư viện với NDT và mức độ đề cập còn rất sơ lược

Ngoài ra, chưa có bất kỳ đề tài nghiên cứu nào đi sâu vào mảng TCSK trong hoạt động TT-TV tại các thư viện ĐH ở Hà Nội Trong khi đó, thực tế tại hầu hết các cơ quan thông tin – thư viện nói chung và thư viện ĐH nói riêng, TCSK đã và đang là một trong những hoạt động rất được quan tâm chú trọng Sự nghiệp thư viện đang ngày càng phát triển đòi hỏi hệ thống lý luận của ngành khoa học này phải không ngừng hoàn thiện và cập nhật để đáp ứng kịp thời Việc thiếu xót mảng lý luận về TCSK sẽ ảnh hưởng rất lớn đến vấn đề quản lý, tổ chức và hiệu quả của hoạt động TCSK trong lĩnh vực TT-TV Như vậy, có thể

khẳng định nghiên cứu về TCSK trong hoạt động TT-TV đang là một trong những đề tài rất mới và cấp thiết nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Phân tích thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp có cơ sở khoa học và tính thực tế để nâng cao hiệu quả TCSK trong hoạt động thông tin – thư viện tại các thư viện trường ĐH ở Hà Nội

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá các lý luận cơ bản về hoạt động TCSK trong lĩnh vực

thông tin – thư viện như: các khái niệm, cách thức phân loại, vai trò và quy trình TCSK trong hoạt động TT-TV

- Phân tích thực trạng TCSK trong hoạt động TT-TV tại các thư viện

trường ĐH ở Hà Nội

- Đánh giá những điểm thuận lợi và hạn chế của hoạt động TCSK trong

lĩnh vực TT-TV Trên cơ sở đó, đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả TCSK trong hoạt động TT-TV tại các thư viện trường ĐH ở Hà Nội

4 iả thuyết nghiên cứu

- Hiện nay, TCSK trong hoạt động TT-TV tại các thư viện trường ĐH còn

chủ yếu mang tính tự phát Vì thế, nếu chúng ta xây dựng được các chính sách và

áp dụng quy trình TCSK chuyên nghiệp, kết hợp với việc đào tạo kỹ năng TCSK cho CBTV sẽ nâng cao được hiệu quả TCSK trong hoạt động TT-TV

5 ối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hoạt động TCSK trong lĩnh vực TT-TV

5.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu tập trung vào khối các thư viện trường

ĐH tại Hà Nội

- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu hoạt động TCSK tại các cơ quan thư viện

trường ĐH tại Hà Nội trong khoảng thời gian 3 năm từ 2013-2015 Lý do giới hạn phạm vi thời gian là do đối tượng NDT mà các thư viện trường ĐH hướng tới chủ yếu là sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh – là những đối tượng NDT có tính chất ngắn hạn và thường xuyên thay đổi theo chu kỳ từ 3-5 năm

- Phạm vi mẫu khảo sát: Lựa chọn 5 mẫu thư viện trường ĐH đảm bảo đầy

đủ sự đa dạng mang tính đại diện về quy mô và về loại hình (thư viện của các trường ĐH công lập và dân lập); đa dạng về lĩnh vực đào tạo (như đào tạo các mảng kinh tế, xã hội, khoa học, pháp luật) Cụ thể là: Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH Luật Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT, Thư viện ĐH Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu (ĐH Bách Khoa Hà Nội)

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

- Đề tài được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật

biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và phương pháp luận khoa học TT-TV

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp nghiên cứu, phân tích và tổng hợp tài liệu: Nghiên cứu các

tài liệu liên quan tới đề tài TCSK nói chung, TCSK trong hoạt động TT-TV nói riêng và các đề tài liên quan để làm cơ sở lý luận triển khai và phát triển đề tài

- Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp một số hoạt động TCSK thông

tin – thư viện tại các trường ĐH ở Hà Nội

- Phương pháp phỏng vấn và điều tra bảng hỏi: Phỏng vấn và phát phiếu

khảo sát cho các đối tượng là NDT và CBTV tại các thư viện trường ĐH được chọn mẫu Tổng số mẫu phiếu khảo sát là 750 phiếu

- Phương pháp so sánh, thống kê và đánh giá: Tổng hợp các dữ liệu được

lấy từ quá trình quan sát, phỏng vấn và điều tra bảng hỏi để so sánh, đối chiếu và đưa ra các kết luận mang tính thực tế

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

7.1 Ý nghĩa khoa học

- Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận cơ bản về hoạt động TCSK trong

lĩnh vực thông tin – thư viện, qua đó khẳng định vai trò quan trọng của hoạt động này đối với sự phát triển của các cơ quan thư viện

7.2 Ý nghĩa thực tiễn

- Kết quả nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả TCSK trong

hoạt động thông tin – thư viện tại các thư viện ĐH ở Hà Nội

- Kết quả nghiên cứu có thể làm tài liệu tham khảo phục vụ cho việc giảng

dạy, nghiên cứu và học tập trong ngành thông tin – thư viện

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

- Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận cơ bản về TCSK trong hoạt động

thông tin – thư viện

- Phân tích được thực trạng hiện nay của hoạt động TCSK thông tin – thư

viện tại các thư viện trường ĐH ở Hà Nội

- Đề xuất những giải pháp mang tính khoa học nhằm nâng cao hiệu quả

TCSK trong hoạt động TT-TV tại các thư viện trường ĐH ở Hà Nội

9 ấu trúc luận văn

Ngoài phần đặt vấn đề, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện và tổng quan về các thư viện trường đại học ở Hà Nội

Chương 2: Thực trạng tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội

ƯƠN 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ Ứ SỰ ỆN

TRON O T N T ÔN T N - T Ư V ỆN V TỔN QU N

VỀ Á T Ư V ỆN TRƯỜN Ọ Ở N

1.1 Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

- Khái niệm “sự kiện”:

Trong Từ điển tiếng Việt, GS.TS Hoàng Phê đã đưa ra định nghĩa: “Sự kiện là những sự việc có ít nhiều quan trọng đã xảy ra”, trong đó “sự việc là cái xảy ra được nhận thức có ranh giới rõ ràng, phân biệt với những cái tồn tại khác” [6, tr.877] - Đây là nghĩa căn bản, nguyên sơ nhất

Theo từ điển Oxford Encyclopedia for Advanced Learners, sự kiện từ gốc tiếng Anh là “event” và được định nghĩa là: “một việc xảy ra, đặc biệt quan trọng hay một kế hoạch xã hội được sắp đặt từ trước.”

Trong tập Bài giảng Tổ chức sự kiện, Th.S Nguyễn Vũ Hà đã định nghĩa:

“Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục - tập quán.” [12, tr.10] Đây là cách định nghĩa sự kiện phổ biến hiện nay theo mục đích tổ chức và liệt

kê các loại hình sự kiện tiêu biểu Tuy nhiên cách nhìn này chưa thực sự thể hiện được bản chất của “sự kiện” khác với “sự việc” và “hoạt động”

Theo Anton Shone và Bryn Parry định nghĩa: “Sự kiện là hiện tượng phát sinh từ những dịp không thường xuyên, cái mà các mục tiêu giải trí, văn hóa, cá nhân và mục tiêu của các tổ chức tách khỏi những hoạt động trong cuộc sống thường nhật Mục đích của chúng là truyền đạt thêm kiến thức, kỉ niệm hoặc thử

thách kinh nghiệm của một nhóm người.” [23, tr.4] – Đây là định nghĩa về sự kiện có tính khái quát cao, thể hiện được bản chất đặc trưng của “sự kiện”

Như vậy, ta có thể khái quát: “Sự kiện là hoạt động có chủ đích, không

diễn ra thường xuyên và thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt, có tính quan trọng hướng tới một hoặc một số nhóm đối tượng cụ thể để thực hiện các mục tiêu đã đặt ra.”

+ Sự kiện là những hoạt động có chủ đích nghĩa là phải có giới hạn về không gian, thời gian nhất định theo một kế hoạch cụ thể có sự khởi đầu, phát triển và kết thúc Những hoạt động diễn ra thường xuyên liên tục, không có kết thúc thì không được gọi là sự kiện Đặc biệt, sự kiện là những hoạt động được tổ chức vào các dịp đặc biệt, để tách biệt với các hoạt động diễn ra thường ngày

+ Sự kiện là những hoạt động có tính quan trọng, tức là phải có giá trị làm thay đổi về chất hay lượng của một cá nhân, tổ chức hay cộng đồng và mang

ý nghĩa đặc biệt mà những hoạt động thông thường khác không có sự kiện thường có giá trị ảnh hưởng tới nhiều người Tùy vào từng mục đích tổ chức mà

có các loại hình sự kiện khác nhau như: sự kiện giải trí, quảng bá sản phẩm, kỷ niệm hoặc truyền đạt tri thức, thông điệp, thảo luận về các vấn đề quan trọng…

- Khái niệm “sự kiện” trong hoạt động thông tin – thư viện:

Điểm khác biệt rõ nét nhất giữa các sự kiện được tổ chức trong lĩnh vực TT-TV với các sự kiện khác là những sự kiện này chứa hàm lượng thông tin lớn

mà “chủ sở hữu” thông thường là các cơ quan TT-TV Nhóm đối tượng mục tiêu

mà các sự kiện này hướng tới chính là NDT, CBTV và những người đang hoạt động trong lĩnh vực TT-TV Mục đính chính của các sự kiện trong hoạt động

TT-TV là truyền tải thông tin, tri thức hoặc thông điệp, thông qua đó khai thác nhu cầu tin và kết nối với NDT, nâng cao nghiệp vụ cho CBTV

Như vậy, ta có thể khái quát: “Sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

là các hoạt động có chủ đích, không diễn ra thường xuyên và thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt, có tính quan trọng hướng tới NDT, những người đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin – thư viện và những người quan tâm tới lĩnh vực này để truyển tải thông tin, tri thức hoặc thông điệp, thông qua đó kết nối với NDT và nâng cao nghiệp vụ cho CBTV.”

- Khái niệm “tổ chức sự kiện”:

Thuật ngữ “tổ chức sự kiện” trong tiếng anh được dịch là “event management” - có nghĩa là bao gồm tất cả các hoạt động liên quan tới việc quản

lý sự kiện nói chung từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện, sắp xếp nhân sự, giám sát quá trình tổ chức và tổng kết sau sự kiện

Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ (United States Department of Labor): “Tổ chức sự kiện bao gồm sự phối hợp từng chi tiết của các cuộc họp và hội nghị, từ người phát ngôn và địa điểm cuộc họp tới việc sắp xếp các tài liệu in ấn và cả trang thiết bị nghe nhìn Tổ chức sự kiện bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà các tổ chức tài trợ muốn đạt được Người thực hiện kế hoạch chọn người phát ngôn, cách tiếp đãi, nội dung và sắp xếp chương trình để trình bày thông tin của

tổ chức một cách có hiệu quả nhất” [27] Như vậy, khái niệm “tổ chức sự kiện” ở đây được nhìn nhận dưới góc độ hẹp với các sự kiện là các cuộc họp và hội nghị mang tính chất trang trọng

Dưới góc nhìn của kinh tế học, theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, “Tổ chức

sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham

dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện

và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.” [8, tr.12] Đây là khái niệm mang tính khái quát cao các công đoạn để tổ chức một sự kiện nhưng chỉ phù hợp trong trường hợp xem xét TCSK như một hoạt động kinh tế, có cung và cầu giữa công ty TCSK và “chủ sở hữu sự kiện”

Dưới góc nhìn của báo chí và truyền thông: “Tổ chức sự kiện” là một thuật ngữ có tính đặc thù Trong cuốn “Một văn phòng báo chí cần phải làm những gì” của Bộ ngoại giao Hoa Kỳ (2002) đã viết: “A government press office is called upon to deal with many kinds of public events” [24, tr.6], nghĩa là một văn phòng báo chí có trách nhiệm thực hiện nhiều sự kiện công cộng Một “public event” có thể là bất cứ sự kiện nào đang diễn ra trong xã hội, ngay cả khi đó là một vụ nổ, một thảm hoạ…, những gì mà thông tin về nó, của nó có tính chất xã hội Như vậy, dưới góc nhìn của báo chí việc TCSK cần phải mang tính chất xã hội cao, nhằm truyền đạt một thông điệp rõ ràng nào đó và có tác động với một nhóm người hoặc cả một cộng đồng người

Như vậy có thể thấy, tùy thuộc vào từng lĩnh vực khác nhau sẽ có những góc nhìn và quan niệm về “tổ chức sự kiện” khác nhau Tuy nhiên, ở các khái niệm trên vẫn có điểm chung là quá trình TCSK đều cần có kế hoạch cụ thể, bao gồm tất cả các khâu tổ chức, thực hiện thông qua nguồn nhân lực và các công cụ

hỗ trợ để hướng tới một nhóm đối tượng cụ thể nhằm đạt được những mục đích

riêng trong một không gian và thời gian nhất định Dựa vào những điểm giống

nhau đó, ta có thể khái quát: “Tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp các hoạt

động lao động của con người cùng việc sử dụng các công cụ lao động để thực hiện một số hoặc toàn bộ các công việc: lên ý tưởng; lập kế hoạch, tổ chức triển khai và báo cáo, đánh giá kết quả của sự kiện trong một thời gian và không gian

cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.”

- Khái niệm “tổ chức sự kiện” trong hoạt động thông tin – thư viện:

Trong tập Bài giảng về marketing trong hoạt động thông tin – thư viện, PSG.TS Nguyễn Thị Lan Thanh đã định nghĩa: “Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động thông tin – thư viện quan trọng/liên quan đến lĩnh vực thông tin – thư viện quan trọng bắt đầu từ xác định ý tưởng sự kiện, lập kế hoạch cho đến thực hiện, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sự kiện thông qua việc sử dụng nguồn lực của cơ quan thông tin – thư viện nhằm mục đích truyền tải thông tin/ thông điệp từ sự kiện tới NDT, những người đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin – thư viện và những người quan tâm tới hoạt động thông tin – thư viện” [11] Đây là một cách định nghĩa thể hiện được rõ nét bản chất của TCSK nói chung và những đặc trưng riêng của TCSK trong hoạt động TT-TV nói riêng.Ngoài ra, có rất ít công trình nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm riêng về

“tổ chức sự kiện” trong hoạt động TT-TV Hầu hết những công trình nghiên cứu

về đề tài này vẫn đang mượn những khái niệm “tổ chức sự kiện” nói chung của các ngành nghề khác như kinh tế, quan hệ công chúng, marketing Dựa vào những đặc trưng riêng của sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện, ta có thể

định nghĩa khái quát: “Tổ chức sự kiện trong lĩnh vực thông tin – thư viện là một

quá trình kết hợp các nguồn lực trong và ngoài thư viện để lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo và đánh giá kết quả thực hiện sự kiện hướng tới đối tượng là người dùng tin, những người đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin – thư viện hoặc những người quan tâm tới lĩnh vực này để truyển tải thông tin, tri thức hoặc thông điệp, thông qua đó kết nối với người dùng tin và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thư viện.”

1.1.2 Các loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

Hoạt động TCSK nói chung và TCSK trong lĩnh vực TT-TV nói riêng đều rất đa dạng và phong phú vì vậy cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau về cách thức phân loại Tuy nhiên, trong đó nổi bật là hai cách phân loại chính: theo quy

mô và theo mục đích của sự kiện

Phân loại theo quy mô của sự kiện là một trong những ý tưởng được đưa

ra bởi tác giả Lynn Van Der Wagen trong tác phẩm “Event management” Ông

đã phân chia sự kiện thành siêu sự kiện (mega-events), sự kiện chính yếu (major events) và sự kiện thứ yếu (minor events) [26, tr 4] Tổ chức những sự kiện lớn nhất được gọi là siêu sự kiện và thường nhắm vào những sự kiện mang tầm cỡ quốc tế Loại hình TCSK lớn thứ hai là sự kiện chính yếu Đây là những sự kiện thu hút số lượng lớn những người yêu thích văn hoá đặc thù mang tính địa phương và thường được tổ chức tại những địa điểm du lịch độc đáo Loại hình TCSK cuối cùng là sự kiện thứ yếu Theo quan điểm của Lynn Van Der Wagen thì hầu hết các sự kiện của các cơ quan, tổ chức đều rơi vào loại hình sự kiện này Đây là cách phân loại TCSK khá đơn giản nhưng chưa hoàn toàn chính xác

và chỉ phù hợp với các sự kiện văn hoá – xã hội có các phạm vi quy mô rõ ràng

Vì thế, rất khó để phân loại các loại hình sự kiện trong hoạt động TT-TV theo tiêu chí này

Bên cạnh tiêu chí phân loại TCSK theo quy mô thì phân loại theo mục đích của sự kiện cũng là một cách phân loại được đưa ra bởi đa số các nhà nghiên cứu Tất cả các sự kiện nói chung và sự kiện TT-TV nói riêng được tổ chức đều nhằm một mục đích nhất định và tuỳ theo đó mỗi sự kiện sẽ được lên

kế hoạch và thực hiện theo các cách thức khác nhau Vì vậy, đây là chính tiêu chí phù hợp để phân loại TCSK trong hoạt động TT-TV Theo TS Joe Gold Blat - người sáng lập ra Hiệp hội các Sự kiện Quốc tế ISES, tất cả các sự kiện đều không ngoài bốn mục đích: kỉ niệm, giáo dục, tiếp thị và họp mặt [20] Từ đó, chúng ta có thể phân loại TCSK trong hoạt động TT-TV thành một số loại sau: Toạ đàm NDT; thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện; triển lãm sách; ngày hội đọc sách, hội thảo chuyên ngành TT-TV và các sự kiện kỷ niệm, khai trương

- Toạ đàm người dùng tin:

Tổ chức các buổi tọa đàm là sự kiện mang tính chất họp mặt để cùng nhau trao đổi ý kiến về một hay một số vấn đề nào đó Trong công tác thư viện, các sự kiện tọa đàm NDT được sử dụng vào những trường hợp sau:

+ Toạ đàm NDT để giới thiệu về thư viện, cách thức tra cứu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện, tổng kết những hoạt động của thư viện trong một thời gian cụ thể; đồng thời thông qua đó tìm hiểu nhu cầu tin, mức độ đọc và lắng nghe những phản hồi, góp ý của NDT (còn gọi là hội nghị NDT)

+ Tọa đàm NDT để giới thiệu và trao đổi về tài liệu: Căn cứ vào nhu cầu, hứng thú của NDT, CBTV tiến hành tổ chức các buổi toạ đàm NDT để giới

thiệu và trao đổi về những tài liệu hay và hữu ích theo các chủ đề mà NDT quan tâm Thông qua những buổi toạ đàm, nói chuyện như vậy sẽ giúp CBTV có thể đưa ra những điều chỉnh quá trình hướng dẫn đọc, mở rộng và làm sâu sắc thêm phạm vi đọc, giới thiệu cho bạn đọc những tài liệu dễ hiểu hơn hoặc phức tạp hơn phụ thuộc vào trình độ cảm thụ của bạn đọc, khắc phục những thiếu sót khi giới thiệu sách trước đó

+ Toạ đàm NDT để tư vấn: Hầu hết NDT đều có những vấn đề thắc mắc riêng, tổ chức các buổi toạ đàm tư vấn để giải quyết các thắc mắc này sẽ giúp CBTV tiết kiệm được thời gian và công sức, tránh được việc phải thường xuyên trả lời các câu hỏi trùng lặp

- Thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện:

Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về thư viện và tuyên truyền giới thiệu tài liệu là một trong những sự kiện phổ biến nhất trong hoạt động TT-TV hiện nay Các cơ quan TT-TV thường tiến hành những cuộc thi vui trả lời sách hoặc tìm hiểu về thư viện nhân dịp các ngày lễ lớn, các sự kiện quan trọng trong lĩnh vực khoa học - kỹ thuật, văn hóa – xã hội của đất nước, của địa phương Các cuộc thi này có thể diễn ra trong phạm vi quy mô hẹp dành cho cán bộ và NDT của từng thư viện hoặc mở rộng đối với một phạm vi khu vực rộng hơn Đối tượng mà các cuộc thi này hướng tới có thể là NDT hoặc CBTV Các cuộc thi dành cho NDT

sẽ giúp NDT có cơ hội giới thiệu những tài liệu hay và ý nghĩa mà họ quan tâm, thông qua đó giao lưu với các NDT khác của thư viện và chính điều này sẽ giúp CBTV nghiên cứu nhu cầu tin của NDT để có những điều chỉnh bổ sung phù hợp Ngoài ra, việc tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về thư viện dành cho NDT chính là cơ hội để thư viện khuyến khích NDT tìm hiểu và đưa ra các cảm nhận, đánh giá về các thông tin liên quan tới thư viện như vốn tài liệu, các sản phẩm và

dịch vụ Đối với các cuộc thi dành cho CBTV là cơ hội để các CBTV học hỏi, trao đổi và giao lưu với nhau từ đó tích luỹ thêm những tri thức và kinh nghiệm mới để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn

Thêm vào đó, ngày nay bên cạnh các hình thức thi tuyên truyền tài liệu theo phương thức truyền thống, các cơ quan TT-TV còn thể hiện tính sáng tạo của mình bằng cách tổ chức các hình thức thi đa dạng và phong phú hơn như thi xếp sách nghệ thuật, thi kể chuyện theo chủ đề, thi đọc sách đố vui có thưởng… Thông qua các hình thức thi sáng tạo như vậy, NDT không chỉ tự xây dựng cho mình một văn hóa đọc lành mạnh mà còn trau dồi thêm những kỹ năng mềm hữu ích nhưng vẫn đảm bảo tính giải trí, thu hút được lượng lớn NDT quan tâm

- Triển lãm sách:

Triển lãm sách là sự kiện mang tính chất tuyên truyền trực quan nhằm để lại những dấu ấn lâu bền trong ký ức của người xem Bên cạnh việc tuyên truyền vốn tài liệu của thư viện, các cuộc triển lãm sẽ chọn ra trong vốn tài liệu những

ấn phẩm quan trọng nhất, giới thiệu với NDT, lôi cuốn sự chú ý của họ Triển lãm thường được tổ chức theo những vấn đề quan trọng nhất trong đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, những sự kiện lớn trong đời sống chính trị - kinh tế, những thành tựu mới của khoa học, kỹ thuật, văn hóa, kinh tế… của địa phương, cả nước và thế giới Mục đích của triển lãm sách là giúp NDT theo dõi kịp thời các sự kiện thời sự, các thành tựu mới của khoa học kỹ thuật; biết được những tài liệu mới nhập vào thư viện và có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với ấn phẩm

có thể tạo nên ở bạn đọc mong muốn đọc cuốn sách đó Hiện nay, các cơ quan TT-TV thường tổ chức các cuộc triển lãm với các dạng triển lãm như: triển lãm sách tổng hợp, triển lãm sách mới, triển lãm sách theo chuyên đề và triển lãm trưng bày

- Ngày hội đọc sách:

Ngày hội đọc sách thường là một trong những sự kiện mang tầm cỡ quy

mô lớn, được tổ chức có tính định kỳ để kỷ niệm một ngày quan trọng đặc biệt

và thường kéo dài trong vài ngày Điểm khác biệt giữa ngày hội đọc sách với các

sự kiện triển lãm sách đơn thuần khác là bên cạnh việc trưng bày những cuốn sách hay và ý nghĩa, CBTV còn tổ chức các buổi tọa đàm bạn đọc hay các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu kết hợp với các hình thức văn nghệ, các trò chơi trí tuệ mang tính giải trí để thu hút được lượng lớn NDT tham gia Bên cạnh

đó, đối với các sự kiện như triển lãm sách, vốn sách được triển lãm thông thường

là sách đã được bổ sung bởi chính cơ quan TT-TV thì ngày hội đọc sách lại là sự kết hợp của các cơ quan TT-TV với các nhà sách và các cơ quan xuất bản khác Trong ngày hội đọc sách, thông thường các cơ quan thư viện sẽ mở các gian hàng để các nhà xuất bản sách trưng bày, giới thiệu và bán sách với giá ưu đãi Đây không chỉ là cơ hội để các cơ quan xuất bản tìm kiếm và tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng mà còn đem lại rất nhiều lợi ích cho chính cơ quan TT-TV chủ quản TCSK Chính sự tham gia của các nhà xuất bản đã khiến cho vốn tài liệu được trưng bày và giới thiệu đến NDT thông qua ngày hội đọc sách có tính

đa dạng về nội dung và phong phú về thể loại Đây là cơ hội để CBTV tìm hiểu nhu cầu tin của NDT, thông qua đó có những quyết định điều chỉnh bổ sung tài liệu phù hợp Ngày hội sách cũng là cơ hội giúp các cơ quan TT-TV tạo được mối quan hệ thân thiết hoặc xây dựng thêm những mối quan hệ mới với các nhà xuất bản – một trong những nguồn cung cấp tài liệu chính cho thư viện Đồng thời, thông qua đó tìm kiếm các nhà tài trợ cũng như các đối tác cho các sự kiện hoặc hoạt động khác của thư viện Như vậy, ngày hội đọc sách là sự kiện có tính kết hợp nhiều hoạt động và có sự tương tác giữa cơ quan TT-TV với các nhà xuất bản để cùng kết nối đến NDT

- Hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện:

Hội thảo chuyên ngành TT-TV là nơi thảo luận về các vấn đề liên quan tới lĩnh vực TT-TV Đối tượng chính mà các hội thảo chuyên ngành TT-TV hướng tới là các nhà khoa học, các nhà quản lý, các CBTV hoặc những sinh viên, học viên đang được đào tạo trong lĩnh vực TT-TV Đây cũng là nơi gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm hoặc đang hoạt động trong các lĩnh vực liên quan như trong các nhà xuất bản hay các cơ quan cung cấp phần mềm TT-TV Mục đích của các buổi hội thảo này là làm sáng tỏ cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của những vấn đề liên quan tới khoa học TT-TV, từ đó đưa ra những đề xuất, kiến nghị hoặc các dự báo có cơ sở khoa học Những chủ đề được lựa chọn

để tổ chức hội thảo cần đảm bảo tính cập nhật và cấp thiết đúng với những vấn

đề mà lý luận và thực tiễn đang đặt ra Các buổi hội thảo này có thể được tổ chức định kỳ hoặc tổ chức khi có một vấn đề mới có tầm ảnh hưởng rộng đến sự phát triển của ngành TT-TV Thông qua đó cũng góp phần tạo môi trường để CBTV

có cơ hội học hỏi và tích luỹ thêm các tri thức và kinh nghiệm mới Đồng thời thông qua đây, các nhà quản lý thư viện cũng có cơ hội để gặp gỡ và tạo dựng thêm những mối quan hệ hợp tác cùng phát triển và tìm kiếm những nhà đầu tư, cung cấp các dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu

- Các sự kiện kỷ niệm, khai trương:

Bên cạnh các sự kiện mang những đặc thù riêng là truyền tải thông tin, tri thức, kết nối NDT, CBTV và nguồn lực thông tin tại các cơ quan TT-TV như trên, sự kiện kỷ niệm, khai trương cũng là các sự kiện không thể thiếu trong hoạt động TT-TV hiện nay Việc TCSK nhân các dịp kỉ niệm, khai trương như kỷ niệm ngày thành lập cơ quan TT-TV hay khai trương phòng phục vụ hoặc dịch

vụ mới không chỉ là cách thức hiệu quả để giới thiệu hình ảnh và quảng bá, phát triển sản phẩm, dịch vụ TT-TV hiệu quả mà còn có giá trị to lớn trong việc khẳng định vị thế quan trọng của thư viện Vì thế, các sự kiện kỷ niệm, khai trương cũng là một trong những loại hình sự kiện đang rất được chú trọng trong hoạt động TT-TV hiện nay

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

TCSK nói chung và TCSK trong lĩnh vực TT-TV nói riêng là một hoạt động dịch vụ vì vậy có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động này Tiếp cận theo quan điểm marketing có thể chia các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TCSK thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô [12, tr.27]

- Các yếu tố vĩ mô:

+ Môi trường con người: Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như

quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp Tuỳ thuộc vào mỗi đối tượng NDT khác nhau sẽ có những loại hình sự kiện phù hợp riêng, vì vậy việc thay đổi về nhân khẩu học sẽ tạo ra những tác động làm ảnh hưởng tới hoạt động TCSK

+ Môi trường kinh tế: Mỗi một cơ quan TT-TV ở các khu vực kinh tế phát

triển khác nhau sẽ chịu những sự tác động khác nhau của từng môi trường kinh

tế và điều này sẽ tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động TCSK của các thư viện Ngoài ra, môi trường kinh tế của từng khu vực cũng sẽ có tác động chi phối đến nguồn ngân sách được cấp cho mỗi cơ quan thông tin – thư viện nói

riêng và điều này chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động TCSK của các thư viện

+ Môi trường tự nhiên: Các yếu tố về môi trường tự nhiên có ảnh hưởng

rõ ràng nhất đến hoạt động TCSK nói chung và TCSK trong lĩnh vực TT-TV nói riêng chính là các yếu tố về thời tiết, khí hậu và môi trường Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc TCSK, đặc biệt là các sự kiện tổ chức ở không gian ngoài trời Môi trường nơi diễn ra sự kiện cũng có tác động lớn đến chất lượng TCSK Các sự kiện được diễn ra trong một môi trường tự nhiên thoáng mát và sạch đẹp chắc chắn có thể gây ra những hiệu ứng thu hút NDT Bên cạnh đó, các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường cũng có tác động nhất định đến hoạt động TCSK

+ Môi trường văn hoá: Trình độ văn hoá ở từng khu vực sẽ ảnh hưởng

trực tiếp đến hiệu quả TCSK tại các cơ quan thông tin – thư viện trong khu vực

đó Bên cạnh đó, môi trường văn hoá cũng tác động rõ nét đến chủ đề, ý tưởng

và phương pháp TCSK sao cho phù hợp với văn hoá của từng địa phương, khu vực và từng nhóm đối tượng NDT khác nhau

+ Sự phát triển của công nghệ kỹ thuật: Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho TCSK

ở nhiều lĩnh vực như: trong việc quản lý, lập kế hoạch TCSK, trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện (chuẩn bị địa điểm, trang trí, kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt…), trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho TCSK, quá trình đưa đón, vận chuyển đại biểu, khách hàng hoặc NDT đến với

sự kiện

- Các yếu tố vi mô:

+ Các yếu tố bên trong của thư viện chủ trì TCSK: Đây là các yếu tố có

tầm ảnh hưởng quyết định trực tiếp và quan trọng nhất đến hoạt động TCSK ở mỗi cơ quan thông tin – thư viện Bao gồm:

 Chính sách về hoạt động TCSK của từng cơ quan TT-TV là một trong những yếu tố mang tính chỉ đạo để tổ chức các sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện Chính sách đưa ra các quy định về quy trình tổ chức và nội dung cơ bản của sự kiện phù hợp với phương hướng hoạt động và phát triển của từng thư viện, đồng thời cũng đưa ra định mức kinh phí trợ cấp cho hoạt động TCSK

 Các nguồn lực nội tại của cơ quan TT-TV: Nguồn lực thông tin và

cơ sở vật chất kỹ thuật là các công cụ lao động chính trong hoạt động TCSK Nếu các công cụ lao động này càng hiện đại và đa dạng thì chất lượng TCSK càng đạt hiệu quả cao và ngược lại Bên cạnh đó, CBTV cũng là nguồn nhân lực chính để thực hiện quy trình tổ chức của một sự kiện thông tin – thư viện Vì vậy, trình độ chuyên môn cũng như các kỹ năng và kinh nghiệm TCSK của CBTV sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động TCSK

+ Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ TCSK: Các nhà cung ứng dịch vụ bổ

trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như: địa điểm tổ chức sự kiện, cách thức phục vụ, hình thức giải trí, âm thanh ánh sáng và các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt Mọi sự thay đổi từ phía người hỗ trợ cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới quá trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện

+ Người dùng tin: NDT thường là đối tượng chính mà các sự kiện trong

hoạt động thông tin – thư viện hướng tới Vì thế, những nhu cầu từ phía NDT sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động TCSK Không chỉ vậy, sự tham gia và đánh giá của NDT chính là một trong những yếu tố quyết tố ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện và khả năng tái tổ chức các sự kiện tương tự trong tương lai

1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện

Đối với mỗi góc độ nhìn nhận khác nhau về hoạt động TCSK sẽ có những tiêu chí khác nhau để đánh giá chất lượng hoạt động Theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì “sự kiện” là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Bên cạnh đó, FTA cũng khẳng định việc tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện đã góp phần quan trọng kết nối doanh nghiệp với NDT, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp [28] Như vậy, dưới góc độ nhìn nhận TCSK như một công cụ marketing thì việc tìm kiếm được nhiều khách hàng và tổ chức được

đa dạng các loại hình sự kiện là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng TCSK tại một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Mặt khác, theo tác giả Trần Thị Hoà, trong bài viết “Tổ chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hoá,

xã hội”, một trong những yếu tố thế hiện chất lượng TCSK chính là hiệu quả truyền thông của sự kiện [15] Thông qua hiệu quả truyền thông trước và sau sự kiện sẽ thu công chúng quan tâm, biết và tham gia sự kiện, đồng thời ghi lại những dấu ấn sâu sắc về sự kiện và góp phần làm tăng giá trị cũng như vị thế của đơn vị TCSK Tuy nhiên, dù nhìn nhận dưới góc độ nào thì việc TCSK theo một quy trình chuyên nghiệp cũng luôn được nhiều chuyên gia TCSK đánh giá là một

trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu để thể hiện chất lượng tổ chức các loại hình sự kiện nói chung

Trong hoạt động TT-TV, hiện nay hầu như chưa có một công trình nghiên cứu nào đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá chất lượng TCSK tại các thư viện Theo tác giả, việc đưa ra các tiêu chí để đánh giá chất lượng TCSK tại một hay một nhóm các cơ quan TT-TV cụ thể không phải chỉ là việc đánh giá chất lượng

tổ chức một sự kiện cụ thể nào đó mà là đánh giá tổng thể hoạt động TCSK nói chung Vì vậy, nó sẽ là sự kết hợp của tất cả các tiêu chí trên, bao gồm: độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện; tính chuyên nghiệp trong quy trình TCSK và hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện

- Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện:

Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện được tổ chức tại một

cơ quan TT-TV cụ thể được coi là tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng hoạt động TCSK tại cơ quan đó Trong hoạt động TT-TV, CBTV có thể tổ chức rất nhiều loại hình sự kiện và mỗi sự kiện đều có một mục đích khác nhau Bên cạnh những mục đích kết nối CBTV với NDT, giữa những NDT và giữa những CBTV với nhau như trên, việc TCSK còn là cơ hội để các cơ quan TT-TV quảng bá hình ảnh, tìm kiếm các đối tác và các nhà tài trợ Vì thế, việc tổ chức được càng

đa dạng các loại hình sự kiện sẽ tăng hiệu quả của hoạt động TCSK nói chung đến sự phát triển của một cơ quan TT-TV cụ thể Tuy nhiên, đa dạng về loại hình

sự kiện là chưa đủ nếu chất lượng các sự kiện được tổ chức không đạt yêu cầu

Vì thế bên cạnh sự đa dạng thì sự sáng tạo cũng là một trong những tiêu chí quan trọng Sự sáng tạo ở đây được thể ngay từ ý tưởng và cách thức TCSK Một sự kiện được tổ chức ra nếu muốn thu hút được lượng lớn NDT quan tâm thì một

trong những tiêu chí quan trọng cần được xem xét chính là ý tưởng tổ chức của

sự kiện đó Những sự kiện có ý tưởng độc đáo và ý nghĩa sẽ tạo được sự quan tâm lớn đối với NDT Một cơ quan TT-TV tổ chức được nhiều sự kiện đa dạng

về thể loại và sáng tạo trong ý tưởng thì chất lượng TCSK sẽ đạt được hiệu quả cao Vì thế, có thể khẳng định sự sáng tạo và tính đa dạng của các loại hình sự kiện là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng TCSK tại một cơ quan TT-TV cụ thể

- Tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện:

Nếu một sự kiện có ý tưởng ban đầu tốt nhưng không được thực hiện một cách có kế hoạch và chuyên nghiệp thì sẽ không đạt được những hiệu quả như mong muốn Vì thế, tính chuyên nghiệp trong quy trình TCSK chính là một trong tiêu chí để đánh giá chất lượng TCSK Dựa trên những điểm đặc trưng của một sự kiện nói chung, quy trình TCSK trong hoạt động TT-TV cũng cần đảm bảo đầy đủ 4 giai đoạn, gồm:

+ Giai đoạn 1 – Tiếp nhận thông tin và hình thành ý tưởng: Trước

khi bắt đầu thực hiện tổ chức một sự kiện, CBTV cần tiến hành tiếp nhận thông tin từ nhiều phía như: từ ban lãnh đạo, từ CBTV hoặc từ NDT Đó là những thông tin như: mục đích, lý do TCSK, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện Sau đó, dựa trên những thông tin đã tiếp nhận, CBTV sẽ suy nghĩ và hình thành các ý tưởng chủ đạo cũng như chủ đề cho

sự kiện

+ Giai đoạn 2 – Xây dựng kế hoạch: Trong kế hoạch sự kiện phải

làm nổi bật tính khả thi về việc TCSK trong các phần: ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông và dự trù kinh phí

Sau khi xây dựng hoàn chỉnh bản kế hoạch, CBTV sẽ trình lên lãnh đạo thư viện Lãnh đạo thư viện sau khi xem xét tiến trình thực hiện và mức độ khả thi của kế hoạch sẽ chấp thuận/ không chấp thuận cho TCSK

+ Giai đoạn 3 - Tiến hành thực hiện: Trước sự kiện, sẽ có rất nhiều

hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, phân công nhân sự, dàn dựng lắp đặt, truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, tổng duyệt Trong sự kiện, mọi hoạt động sẽ được tổ chức, triển khai và giám sát thực hiện theo kế hoạch đã lập sẵn Sau sự kiện, CBTV được phân công sẽ phải thu dọn vệ sinh sạch sẽ, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp

+ Giai đoạn 4 - Đánh giá, tổng kết và báo cáo: Sau khi mỗi sự kiện

kết thúc, nhóm CBTV thực hiện sự kiện sẽ viết lại báo cáo tổng kết những gì đã làm được cũng như những thiếu xót trong quá trình tiến hành TCSK để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

- Hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện:

Trong các tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động TCSK tại một cơ quan TT-TV cụ thể, hiệu quả truyền thông sự kiện được xem như một trong ba tiêu chí quan trọng hàng đầu Nếu một sự kiện có ý tưởng sáng tạo và quy trình

tổ chức chuyên nghiệp nhưng hoạt động truyền thông sự kiện không đạt hiệu quả

sẽ không thể thu hút nhiều NDT biết, quan tâm và tham gia sự kiện Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng TCSK vì số lượng NDT tham gia sự kiện được xem như một trong những số liệu quan trọng phản ánh chất lượng của sự kiện đó Hiệu quả hoạt động truyền thông của một sự kiện được phản ánh thông qua chất lượng quảng bá sự kiện và sự phản hồi của NDT tham gia sự kiện Công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có hai giai đoạn chủ chốt là truyền

thông trước và sau sự kiện, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp Nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất thu hút sự chú ý của NDT tham gia sự kiện thì việc truyền thông sau sự kiện

có nhiều mục đích khác như nhắc những NDT đã tham gia sự kiện nhớ đến và có

ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, về thông điệp cũng như ý nghĩa mà sự kiện mang lại, đồng thời cũng tạo sự hứng thú với những NDT khác để thu hút họ tham gia các sự kiện được tổ chức sau đó

1.2 Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện

Ngày nay, TCSK không chỉ góp phần giúp thư viện phát triển sản phẩm và dịch vụ, giúp CBTV kết nối với NDT mà còn tạo môi trường phát triển và nâng cao nghiệp vụ cho CBTV, giúp các cơ quan thông tin – thư viện quảng bá và tạo dựng thương hiệu

1.2.1 Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các sản phẩm và dịch vụ của thư viện cũng cũng ngừng phát triển để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT Tuy nhiên, việc xây dựng và sáng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của NDT chỉ thực sự có giá trị khi các sản phẩm và dịch vụ này đến được với NDT Bên cạnh những hoạt động truyền thông marketing thì TCSK chính là một trong những cách thức hiệu quả để phát triển và quảng bá sản phẩm

và dịch vụ TT-TV Thông qua các sự kiện như tuyên truyền giới thiệu tài liệu, triển lãm sách, các cuộc thi tìm hiểu và viết cảm nghĩ về về thư viện, các toạ đàm NDT hay các buổi lễ khai trương giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ, các cơ quan thông tin – thư viện có thể mang các sản phẩm và dịch vụ của mình nhanh chóng

tiếp cận tới nhóm đối tượng NDT mục tiêu, thông qua đó tìm hiểu những nhu cầu tin của họ để có những thay đổi phù hợp, phát triển và quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan mình một cách hiệu quả Còn đối với NDT, việc tích cực tham gia vào các sự kiện của thư viện chính là cách giúp chúng ta có thêm những kiến thức cần thiết về các sản phẩm và dịch vụ thông tin mà thư viện cung cấp, từ đó có những phương thức sử dụng và khai thác hiệu quả để phục vụ tốt nhất nhu cầu nghiên cứu và học tập của bản thân

1.2.2 Kết nối với người dùng tin và xây dựng các mối quan hệ hợp tác

Trong hoạt động TT-TV, phục vụ tốt nhất nhu cầu của NDT chính là mục tiêu cuối cùng mà mọi thư viện cùng hướng tới Vì thế, việc tổ chức các sự kiện như toạ đàm NDT, triển lãm sách, các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện chính là cầu nối tạo mối quan hệ hai chiều giữa NDT và thư viện Đối với NDT, sự kiện vừa là nơi giới thiệu những thông điệp mà thư viện muốn truyền tải, bên cạnh đó cũng là sự tri ân mà thư viện dành cho họ, góp phần tạo mối quan hệ gắn bó, gần gũi lâu dài Không chỉ vậy, TCSK còn tạo ra một không gian thân thiện, gần gũi để thư viện giới thiệu, quảng bá hình ảnh cũng như các sản phẩm và dịch vụ đến với NDT Bên cạnh việc tạo dựng mối quan hệ với NDT, TCSK cũng là cầu nối hiệu quả để kết nối các cơ quan TT-TV với các cơ quan, tổ chức liên quan Đối với các đơn vị cùng ngành, sự kiện vừa

là nơi giao lưu giữa các thư viện, vừa là nơi chứng tỏ nguồn lực và sức mạnh của chính đơn vị tổ chức Thông qua đó, các cơ quan TT-TV có dịp học hỏi và xây dựng những chính sách liên kết phù hợp để cùng phát triển và tìm kiếm thêm các nhà tài trợ tiềm năng như các nhà xuất bản, nhà sách, công ty kinh doanh phần mềm về thư viện…

1.2.3 Quảng bá hình ảnh và tạo dựng thương hiệu cho thư viện

Trong lĩnh vực kinh doanh, hầu hết các nhà nghiên cứu và quản trị marketing thương hiệu đều cho rằng giá trị thương hiệu được hình thành từ những nỗ lực của hoạt động marketing và TCSK là một trong những cách thức hiệu quả Mặc dù, các cơ quan TT-TV luôn phát triển theo phương châm phi lợi nhuận nhưng không thể phủ nhận rằng cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, chúng ta đã và đang bước vào giai đoạn xã hội hoá thông tin – nơi mà sự cạnh tranh là điều tất yếu Đặc biệt trong thời kỳ số hóa và kỷ nguyên của công nghệ thông tin như ngày này, khi mà các nguồn thông tin khác như nhà xuất bản hay mạng Internet đang ngày càng phát triển một cách mạnh mẽ thì việc tìm ra các giải pháp để có thể xây dựng và quảng bá hình ảnh của thư viện là điều cấp thiết và TCSK là một trong số những giải pháp hiệu quả Trong đó, việc đứng ra

tổ chức một sự kiện có tính chuyên môn cao góp phần tạo dựng và khẳng định uy tín cũng như vị thế của các cơ quan TT-TV Đặc biệt, TCSK cũng là một trong những cách thức hiệu quả để gia tăng tuần suất xuất hiện trên các phương tiện truyền thông của thư viện, giúp các cơ quan TT-TV chứng tỏ nguồn lực thông tin, quảng bá hình ảnh một cách rộng rãi, góp phần kết nối với NDT và tạo dựng các mối quan hệ hợp tác, đầu tư quan trọng

1.2.4 Tạo môi trường phát triển và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thư viện

Tổ chức sự kiện không chỉ đóng vai trò quan trọng là kênh phát triển sản phẩm và dịch vụ, kết nối với NDT, quảng bá và nâng cao vị thế của thư viện mà còn góp phần quan trọng tạo ra một môi trường chuyên nghiệp giúp CBTV có

thể học hỏi và nâng cao nghiệp vụ Ngày nay, CBTV không chỉ cần nắm vững những kiến thức chuyên môn về xử lý tài liệu và phục vụ NDT mà còn cần thêm rất nhiều những kỹ năng khác như tiếng anh, tin học, kỹ năng giao tiếp và truyền thông marketing Thông qua các sự kiện như hội thảo chuyên ngành, các cuộc thi

về chuyên môn, các CBTV sẽ có cơ hội để thể hiện kiến thức và kỹ năng nghiệp

vụ của bản thân, trao đổi kinh nghiệm với các đồng nghiệp và qua đó tự học hỏi

và tích luỹ thêm những kiến thức và kinh nghiệm mới có giá trị Không chỉ vậy, ngay trong chính quá trình lên ý tưởng, chuẩn bị và thực hiện sự kiện cũng là cơ hội để CBTV tích luỹ và rèn luyện thêm những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết như làm việc nhóm, TCSK, giao tiếp và truyền thông marketing

1.3 Tổng quan về các thư viện trường đại học tại à Nội

Theo số liệu thống kê của Bộ Giáo dục và Đào tạo, hiện nay có tất cả 72 trường ĐH công lập và ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hà Nội Hầu hết các trường ĐH này đều đã xây dựng các cơ quan TT-TV riêng để lưu trữ và phục

vụ tài liệu cho đối tượng NDT là cán bộ, giảng viên và sinh viên trong nhà trường Trong đó, có một số thư viện trường ĐH phát triển rất mạnh mẽ không chỉ các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mà còn ở nhiều hoạt động khác như truyền thông marketing, TCSK để thu hút NDT tới với thư viện ngày càng đông đảo Tuy nhiên do điều kiện thực tế cho phép, trong giới hạn của bài luận văn, tác giả chỉ chọn đại diện một số thư viện trường ĐH đảm bảo đầy đủ sự đa dạng

về quy mô, loại hình và lĩnh vực đào tạo, cụ thể là: Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH Luật, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT, Thư viện ĐH Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu (ĐH Bách Khoa Hà Nội)

1.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức

Hầu hết các thư viện trường ĐH đều đã được tách biệt thành một đơn vị hoạt động độc lập như Thư viện hoặc Trung tâm Thông tin – Thư viện, có ban lãnh đạo gồm giám đốc và phó giám đốc Việc được hoạt động như một cơ quan độc lập tạo điều kiện để các thư viện phát triển mạnh mẽ ở nhiều phương diện khác nhau như thay đổi về cơ cấu tổ chức, bổ sung thêm nhiều loại hình tài liệu mới và tích cực ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin cũng như phát triển thêm nhiều hoạt động khác thu hút NDT đến với thư viện Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ tại các thư viện trường ĐH cũng rất phong phú Sự phân chia các phòng ban phụ thuộc vào quy mô và mục đích phục

vụ chính của thư viện nhưng hầu hết đều đảm bảo đầy đủ các chức năng chính là

bổ sung, xử lý tài liệu và phục vụ NDT

Về cơ cấu tổ chức trong hoạt động marketing nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng, trong các thư viện được khảo sát chỉ có Trung tâm TT-TV Đại học FPT và Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng là có một bộ phận chuyên trách gọi là Tổ marketing Còn đối với các thư viện còn lại, hoạt động marketing và tổ chức sự kiện được kiêm nhiệm bởi các phòng ban có chức năng gần nhất, cụ thể: Tại Thư viện Tạ Quang Bửu do phòng Thông tin thư mục phụ trách chính, tại Trung tâm TT-TV ĐH Luật do tổ Thông tin phục trách và ở Thư viện Đại học Thuỷ Lợi do Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo và toàn thể cán bộ sẽ chia thành các nhóm ngắn hạn để triển khai

1.3.2 Đội ngũ cán bộ thư viện

Tại các thư viện được khảo sát, quy mô đội ngũ cán bộ dao động từ 10 đến

20 người với các trình độ từ trung cấp tới thạc sĩ, đảm bảo thực hiện đầy đủ các

chức năng và nhiệm vụ của thư viện Nhìn chung, các thư viện hiện nay đã và đang dần dần nhìn nhận đúng tầm quan trọng của đội ngũ cán bộ, nhân viên thư viện trong sự phát triển của thư viện Vì thế, đội ngũ cán bộ của thư viện trường

ĐH đang dần được cải thiện đáng kể về chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp

vụ Hầu hết những cán bộ không học đúng chuyên ngành khoa học TT-TV đều được cử đi học những khoá đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn để bổ sung thêm kiến nghiệp vụ cơ bản Bên cạnh đó, việc tạo điều kiện cho các CBTV được tiếp tục bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cũng được các thư viện trường trường ĐH rất chú trọng

Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ phụ trách về hoạt động marketing nói chung và

tổ chức sự kiện nói riêng tại các thư viện lại còn khá nhiều bất cập Trong 5 thư viện được khảo sát, chỉ có Trung tâm TT-TV Đại học FPT và Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng có cán bộ phụ trách chuyên biệt nhưng số lượng cũng còn rất hạn chế là một cán bộ và không có cán bộ nào được đào tạo bài bản về các kiến thức cũng như kỹ năng TCSK Với các thư viện còn lại thì chủ yếu là do cán bộ ở các bộ phận khác kiêm nhiệm

1.3.3 Nguồn lực thông tin

Hầu hết các thư viện ĐH hiện nay bên cạnh việc bổ sung các dạng tài liệu truyền thống như sách, báo - tạp chí dạng in ấn thì việc xây dựng và bổ sung thêm các loại hình tài liệu điện tử cũng đang đặc biệt được chú trọng Một số

số liệu cụ thể như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng có hơn 10.000 bản ghi thư mục với gần 54.000 bản tài liệu và 10.000 tài liệu điện tử Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT với hơn 60.000 bản sách giáo khoa và tham khảo chuyên ngành; 4 cơ sở dữ liệu với hơn 30,000 sách điện tử và 150 tạp

chí điện tử và hơn 20 loại báo, tạp chí được cập nhật thường xuyên Thư viện

ĐH Thủy Lợi với gần hơn 18.000 bản ghi thư mục về giáo trình và tài liệu tham khảo, hơn 1250 tài liệu dạng điện tử và các CSDL chuyên ngành

1.3.4 ơ sở vật chất và trang thiết bị

Hầu hết thư viện các trường ĐH đều đã và đang được đầu tư cơ sở vật chất khang trang và hiện đại Có trụ sở riêng là một toà nhà độc lập để hoạt động vì thế thư viện hiện nay không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu mà còn có không gian rộng

để tổ chức một số các hoạt động như hội thảo, toạ đàm hay các buổi triển lãm với quy mô nhỏ và vừa Bên cạnh đó, các thiết bị dùng để tra cứu và khai thác các dạng tài liệu điện tử và tài liệu số như máy tính, máy tra cứu tài liệu cũng được đầu tư lắp đặt Không chỉ vậy, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc, tổ chức kho mở đang là xu thế chung của các thư viện trường ĐH vì thế việc đầu tư các trang thiết bị để đảm bảo an toàn tài liệu như hệ thống mã vạch, cổng từ, camera cũng đang là vấn đề được nhiều thư viện ĐH quan tâm

1.3.5 Các dịch vụ thông tin – thƣ viện

Hiện nay, đa số các thư viện trường ĐH đều đã và đang tổ chức đầy đủ các dịch vụ để đảm bảo những nhu cầu cấp thiết của NDT như: dịch vụ mượn - trả tài liệu, dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ tra cứu tin, dịch vụ tư vấn, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu hay dịch vụ photo tài liệu Không chỉ cung cấp những dịch vụ thông tin – thư viện nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của NDT mà hiện nay các thư viện trường ĐH còn quan tâm tới các hoạt động khác như truyền thông marketing và TCSK Thông qua đó giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của thư viện đến NDT một cách nhanh chóng và hiệu quả