kỹ thuật điều hành công sở

Cán bộ, công chức, viên chức trong toàn bộ hệ thống chính trị nói chung và trong bộ máy nhà nước nói riêng thì kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng, quyết định trực tiếp đến hoạt động của bộ máy nhà nước cũng như quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Vì thế, qua bài luận dưới đây em xin bàn về vai trò của mỗi quan hệ giữa kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước

Họ và tên: Vương Văn Vải

Lớp: D3-K1 Học viện thanh Thiếu Niên Việt Nam

BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn: Kỹ Thuật Tổ Chức Công Sở

Câu hỏi: Anh chị hãy phân tích mỗi quan hệ giữa kỹ thuật điều hành công sở

và văn hóa tổ chức? cho ví dụ minh họa.

BÀI LÀM

Cán bộ, công chức, viên chức trong toàn bộ hệ thống chính trị nói chung và trong bộ máy nhà nước nói riêng thì kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng, quyết định trực tiếp đến hoạt động của bộ máy nhà nước cũng như quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Vì thế, qua bài luận dưới đây em xin bàn về vai trò của mỗi quan hệ giữa kỹ thuật điều hành công

sở và văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước

Hiện nay đất nước tai đang trong giai đoạn đổi mới và phát triển, hội nhập sâu vào thế giới.Vì vậy Đảng và nhà Nước ta cần đổi mới cơ chế quản lý hành chính trong đó có kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa của tổ chức công sở để taọ ra: một môi trường làm việc có hiệu quả và nâng suất,giảm nhiều chi phí không cần thiết trong điều hành công việc hàng ngày của cơ quan công sở, thúc đẩy cải cách hành chính, tinh giảm biên chế, khắc phục tình trạng cồng kềnh trông bộ máy hành chính, xây dựng văn hóa tổ chức công sở như trách nhiệm làm việc,thái độ, nội quy, quy chế vì vậy sự đổi mới của đất nước cần có sự đổi mới của kỹ thuật điều hành tổ chức công sở

Kỹ thuật điều hành là gì? Kỹ thuật điều hành là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là biện pháp có tính công nghệ vận dụng hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết công việc

Văn hóa của tổ chức là gì? văn hóa của tổ chức được xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chức chứ không phải trong một cá nhân Vì vậy, các cá nhân có những nền tảng văn hóa, lối sống, nhận thức khác nhau, ở những vị trí làm việc khác nhau trong một tổ chức, có khuynh hướng hiển thị văn hóa tổ chức đó theo cùng một cách hoặc ít nhất có một mẫu số chung

Kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa tổ chức trước hết ta phải khẳng định chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau không thể tách rời trong công sở Văn hóa tổ chức phản ánh những giá trị xã hội thực tiễn liên quan đến quá trình điều hành công sở

Văn hóa của tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức đó

Đồng thời, văn hóa của tổ chức chính là sự hiện diện sinh động và cụ thể nhất của tổ chức đó mà mọi người có thể dễ dàng nhận ra Hình ảnh đó có thể do nhiều yếu tố cấu thành nên Vì thế, chỉ cần một yếu tố có sự thay đổi, thì về lý thuyết, hình ảnh về tổ chức đó sẽ bị khác đi Do đó, trên phương diện lý thuyết, sẽ không có tổ chức này có văn hóa giống tổ chức kia, dù họ có thể giống nhau nhiều điểm

 Mỗi quan hệ giữa kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa của tổ chức Công sở là nơi giao tiếp với công dân, nơi tổ chức công việc chung phục vụ nhân dân, phục vụ các cơ quan nhà nước thực thi công vụ, là hình ảnh nhìn thấy được của chính quyền nhà nước trong quá trình hoạt động của mình theo chức năng và nhiệm vụ được giao Nội dung cơ bản về kỹ thuật điều hành công sở là:

- Thiết kế và phân tích công việc: Nhằm xác định cơ cấu công việc, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong công sở Từ đó quyết định một cách chính xác việc bố trí các nguồn nhân lực, các phương tiện cần

thiết, cung cấp tài chính, đưa ra các quyết định điều hành thích hợp, công việc được thiết kế khoa học thì quản lý sẽ thuận lợi

- Phân công công việc: Trên cơ sở vị trí pháp lý, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; khối lượng và tính chất của công việc; biên chế và cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan để phân công công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất

- Tổ chức điều hành công việc trong các công sở: Đây là nội dung cơ bản để cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan; có ý nghĩa tác động một cách đúng dắn vào toàn bộ hoặc một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ, công chức nhằm mang lại hiệu quả cao nhất

- Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch: Là việc xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cần thiết để đạt được mục tiêu đó; bao gồm các loại chương trình công tác, phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở.Thực hiện tốt bước này sẽ giúp nhà quản lý, nhà lãnh đạo giảm đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện tốt các mục tiêu đã định và kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở một cách

thuận lợi, có căn cứ

- Kiểm tra và kiểm soát công việc: Nhằm so sánh, xem xét quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch, tiến độ giải quyết công việc trong thực tế

để điều chỉnh cách tiến hành công việc; đây là nhiệm vụ thường xuyên của cán

bộ lãnh đạo, quản lý

Khi một người lãnh đạo điều hành công sở theo kiểu quyền lực thì việc điều hành công sở cứng nhắc, kiểu điều hành tập quyền quyết định mọi vấn đề của tổ chức, việc một lãnh đạo đơn vị như vậy sẽ làm cho văn hóa tổ chức công sở cũng khô khan, chỉ toàn mệnh lệnh từ trên xuống, ít được góp ý, đưa ra ý kiến của mình để đóng góp Việc một cán bộ lãnh đạo điều hành công sở theo văn hóa nào sẽ góp

quan hệ tác động với văn hóa tổ chức Đây là theo xu hướng tác động một chiều Nhưng khi một cơ quan công sở có một văn hóa, bản sắc chung thì khó có thể thay đổi Như ở Cao Bằng có một ngày lễ hôm đó tất cả các cơ quan công sở trong tỉnh

đó sẽ nghỉ làm, dù có dùng các biện pháp như thế nào thì văn hóa bản sắc của tỉnh

họ không thể thay đổi, cho dù có sử dụng hình phạt, sử dụng mệnh lệnh Vì vậy văn hóa tổ chức của công sở cũng có mối quan hệ tác động trở lại điều hành công

sở có rất nhiều kiểu văn hóa tổ chức, ngoài văn hóa tập quyền còn có văn hóa tổ chức vai trò tức là điều hành công sở trên cơ sở có sự phân công và quy định rõ ràng chức trách của đơn vị tổ chức Việc điều hành công sở còn phụ thuộc vào các nhà lãnh đạo xem họ thiên về hướng văn hóa tập quyền hay văn hóa vai trò Dù họ

có sử dụng loại văn hóa tổ chức nào để điều hành công sở đều có mặt mạnh, mặt yếu của nó Để duy trì được hoạt động công sở cần phải biết kết hợp hai yếu tố đó chính là văn hóa tổ chức và điều hành công sở

Kỹ thuật điều hành hành chính công sở có vai trò nhất định trong việc duy trì, phát triển thay đổi văn hóa tổ chức

Kỹ thuật hành chính không thể tự biến thành văn hóa tổ chức công sở mà nó góp phần tạo nên cho công sở một nề nếp văn hóa, thể hiện qua việc duy trì giờ làm việc được quy định tại cơ quan đơn vị

Nhìn chung, kỹ thuật điều hành công sở hiện nay được các cơ quan, đơn vị xác định và coi đây là một nghệ thuật của các nhà quản lý, thực hiện có khoa học, đảm bảo nội dung, quy trình của các bước, khâu điều hành công sở; phát huy tính sáng tạo

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Là nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân Do đó, công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước

Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước

và giữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác,

từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và lao động

Từ đó có thể hiểu: Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm việc Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, Biểu hiện của Văn hóa tổ chức công sở

Có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện, việc chuyển từ chỗ bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện, nó còn được thể hiện thông qua mối quan hệ qua lại giữa các thành viên trong công sở, chặt chẽ hay lỏng lẻo, đoàn kết hay cục bộ Xây dựng văn hoá công sở trên nền tảng văn hoá của dân tộc Biểu hiện hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó là:

Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc trong công sở cao hay thấp Đây là vấn đề cần được quan tâm vì nó đánh vào ý thức của mỗi người các bộ công chức,người cán bộ phải xem công việc của cơ quan như công

việc của gia đình mình và có trách nhiệm cao trong công việc Có như vậy hiệu quả làm việc mới cao được Hiện nay ở một số cơ quan, tinh thần tự quản tự giác của cán bộ công chức còn thấp, có tính ỷ lại và đùn đẩy trách nhiệm…

Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành kiểm tra công việc đã thật tốt hay chưa, việc áp dụng đó như thế nào và tới đâu?

Mức độ của bầu không khí cởi mở trong công sở Ở đây đánh giá vào tâm lí của từng cá nhân trong công sở, trên thực tế cho thấy, khi làm việc , nếu tinh thần thoải mái thì làm việc rất hiệu quả, và ngược lại Do vậy tạo bầu không khí cởi mở

là vấn đề cần được chú ý tới

Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực cao hay thấp Có những trường hợp đề ra chuẩn mực quá cao trong khi

tổ chức đó không có đủ điều kiện để thực hiện thì mức độ hoàn thành công việc cụng không cao.Cho nên khi đề ra các chuẩn mực cần chú ý tới điều kiện hoàn cảnh ở trong tổ chứ đó

Các xung đột nội bộ được giải quyết tốt hay không.bất kì một cơ quan nào thì việc xung đột giữa các thành viên trong cơ quan chắc cắn sẽ có nhưng ở mức độ lớn hay nhỏ Tuy nhiên nếu biết nắm bắt tình hình và tâm lí của từng người thì sẽ

dễ dàng giải quyết các xung đột đó

Các biểu hiện hành vi của văn hoá công sở rất đa dạng và phong phú.cần phải xem xét một cách tỉ mỷ mới có thể đánh giá hết được mức độ ảnh hưởng của chúng tới năng suất lao động quản lý, tới hiệu quả của hoạt động tổ chức công sở nói chung

Kĩ thuật điều hành tạo nên Văn hoá tổ chức công sở Đây là vấn đề có liên quan tới nề nếp làm việc, kỷ cương trong bộ máy quản lý nhà nước Nếu những kỷ cưng này được xây dựng một cách chặt chẽ thì nền văn hóa công sở sẽ được đề cao

và tổ chức có điều kiện để phát triển

Thực tế cho thấy rằng, công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp và các cơ quan cấp trên Yếu tố cơ sở vật chất chỉ một phần, nhưng quan trọng hơn cả là yếu tố con người sẽ quyết định Văn hoá công sở Một số ví dụ cụ thể như sau:

Quy định là làm 8 giờ/ ngày, nhưng công chức đã làm gì trong 8 giờ ấy? Khi câu hỏi này đặt ra thì bất cứ ai cũng có thể trả lời một cách thẳng thắn là ngồi chơi chờ tới tháng lãnh lương Từ đó hành vi của công chức ngày càng lún sâu hơn

Vệ sinh sạch sẽ, công sở thoáng mát, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn ghế,… Quan hệ giữa lãnh đạo và công chức là quan hệ cấp trên với cấp dưới thì phải xưng hô cho phù hơp, tôi và chẳng hạn

* Vai trò của văn hóa công sở đối với tiến trình phát triển công sở :

Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội

+ Đối với công sở, phải xây dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh, hiện đại từ đó góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCC với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở

+ Tính tự giác của CBCC trong công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượt hơn lên so với công sở khác

+ Văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ,

sự đối lập có tính bản thể của các thành viên Hướng các CBCC đến một giá trị chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở Đó chính là làm cho CBCC hoàn thiện mình

+ Mỗi kiểu văn hóa có vai trò khác nhau đối với tiến trình phát triển của công sở

Kiểu văn hóa quyền lực giúp công sở có khả năng vận động nhanh, tạo nên tính bền vững trong khi theo đuổi mục tiêu của mình

Kiểu văn hóa vai trò giúp công sở phát huy hết năng lực của CBCC, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu của công sở

Xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh không ngừng hoàn thiện công sở giúp công

sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu quả cao

Thắng lợi của mỗi công sở không chỉ là mục tiêu kinh tế, chính trị hay xã hội mà trước hết và hơn hết đó là văn hóa công sở

Con người tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời văn hóa công sở với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với việc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong nó, hách dịch,

cơ hội

Nhìn chung kỹ thuật điều hành công sở và văn hóa tổ chức luôn đi liền với nhau không thể thiếu một trong hai trong hoạt động công sở, chúng bổ trợ và tác động lẫn nhau tạo nên không khí làm việc, môi trường hoạt động đủ tiêu chuẩn để hoạt động công sở diễn ra một cách hiệu quả nhất