Để mở chạy WINDOWS Explorer ngời sử dụng làm một trong các cáchsau: 1 Kích chuột chọn Start/Programs/Accessories/Windows Explorer Kíchchuột vào nút Start, rồi chọn Programs trong Start m
Trang 1Chơng 1: Giới thiệu về WINDOWS 3
1.3 Sao chép tài liệu (file) qua lại giữa các ổ đĩa, hoặc th mục
2.2 Làm việc với các file văn bản (mở file - open, đóng file - close,
lu file - save, lu file với một tên khác - save as, làm một file
mới - new)
9
2.4 Soạn thảo văn bản (gõ văn bản tiếng Việt, gõ văn bản tiếng
Anh, các thao tác cắt - cut, sao chép - copy, chèn nội dung từ
bộ nhớ đệm - paste
12
3.2 Làm việc với các file bảng tính (mở file - open, đóng file -
close, lu file - save, lu file với một tên khác - save as, làm một
file mới - new)
Trích bảng thuỷ tĩnh của tàu 7COLORRAINBOW
Phát hành kèm theo bài giảng một đĩa CD
Trang 21.1 Giới thiệu chung về WINDOWS.
Hiện nay đa số các máy tính dùng cho mục đích thông thờng đều sử dụng
hệ điều hành WINDOWS (Operation System WINDOWS) Trớc đây, các máy
tính thờng sử dụng hệ điều hành MS-DOS Trong những năm đầu thập niên 90của thế kỷ trớc vẫn dùng hệ điều hành MS-DOS cùng với môi trờng đồ hoạWINDOWS Khoảng đầu năm 1996 phiên bản WINDOWS95 đầu tiên đợc coi làmột hệ điều hành
Và ở thời điểm hiện tại thì hệ điều hành WIN98, WIN2000, WINXP
đang đợc sử dụng tuỳ vào sở thích của ngời sử dụng Tuy nhiên phiên bảnWIN98 đợc nhiều ngời sử dụng nhất
Dù là phiên bản WINDOWS nào thì cũng có chung một kiểu giao diện, dới
đây là màn hình cơ bản của WINDOWS (desktop).
Ngay sau khi máy tính khởi động xong màn hình sẽ có dạng nh trên, cácbiều tợng trên màn hình desktop là để mở nhng phần mềm hoặc những file thờng
sử dụng Dới cùng của màn hình là thanh nhiệm vụ (task bar) và nút start, trên
thanh task bar có thể hiện những chơng trình thờng trú (góc trái), những nhiệm
vụ đang thi hành, và nếu kích chuột (click) vào nút start ta sẽ mở ra một menu
gọi là start menu.
Khi tắt máy tính, ngời sử dụng kích chuột vào nút Start rồi chọndòng lệnh Shut Down , sau đó chọn shut down, rồi OK, và chờ cho
đến khi máy tắt hẳn
Trang 3(computer) đang thi hành (thực chất là các chơng trình đang mở trong bộ nhớlàm việc (RAM) của máy tính, muốn chuyển qua lại giữa các chơng trình này ng-
ời sử dụng kích chuột lên tên của phần mềm trên thanh nhiệm vụ
Các thao tác đối với chuột (mouse) gồm có:
- Di chuyển chuột (move): đẩy chuột trên bàn (mouse pad) và quan sát con
trỏ chuột (mouse pointer) trên màn hình.
- Kích chuột (click): bấm phím trái chuột thao tác này thờng là để lựachọn một đối tợng (select 1 object) hoặc xác lập vị trí con trỏ (assign insert pointer position).
- Kích chuột phải (right click): bấm phím phải chuột thao tác này ờng là để mở menu cắt nhanh của một đối tợng nào đó (shortcut menu).
th Kích đúp chuột (double click): bấm nhanh hai lần phím trái chuột
thao tác này thờng là để lựa chọn chạy một chơng trình phần mềm (select to run
1 software program).
- Kích rê chuột chuột (drag): bấm giữ phím trái chuột rồi kéo rê contrỏ chuột sau đó thả ra ở điểm cuối (left click and hold then dragging to the end point then release) thao tác này thờng là để lựa chọn một số đối tợng, hoặc một
khối văn bản trong Winword (selection in Word) hoặc một khối ô trong Excel (cells in Excel).
1.2 Sử dụng WINDOWS Explorer (ngời thăm dò)
Phần mềm quản lý tài nguyên máy tính WINDOWS Explorer đợc thờngxuyên sử dụng Với các phiên bản WINDOWS hiện nay thì phần mềm này đợcthể hiện dới dạng một chơng trình mềm dẻo để quản lý các tài liệu (file
các th mục (folder management) , các ổ đĩa (driver), và các máy khách
trong mạng nội bộ (LAN),
Để mở chạy WINDOWS Explorer ngời sử dụng làm một trong các cáchsau:
1) Kích chuột chọn Start/Programs/Accessories/Windows Explorer (Kíchchuột vào nút Start, rồi chọn Programs trong Start menu, rồi chọn menu thứ cấp Accessories, rồi kích chuột vào dòng lệnh Windows Explorer) /
Trang 42) Kích đúp chuột vào biểu tợng My computer hoặc biểu tợng
My document, hoặc biều tợng My network trên màn hình (desktop).
Sau khi khởi động màn hình làm việc của WINDOWS Explorer có dạng:
Để thoát khỏi WINDOWS Explorer ngời sử dụng có thể kích vào nút đóng
(close), hoặc chọn File/Close (chọn menu File rồi chọn dòng lệnh Close).
Nút Folders trên thanh công cụ để bật tắt cây th mục (folders),
trong cửa sổ của cây th mục (cửa sổ bên trái) cho chúng ta thấy cấu trúc của cáccấp quản lý tài nguyên của máy tính
Muốn xem các th mục thứ cấp ta kích chuột vào dấu + đằng trớc tên th mục
, muốn thu các th mục thứ cấp lại ta kích chuột vào dấu - đằng trớc
Muốn xem nội dung một th mục ta kích chuột vào tên th mục cần xem, khi
đó th mục đó là th mục hiện thời (active folder), và ô cửa sổ bên phải là danh
sách các tài liệu (file) và th mục con (sub-folder) của th mục hiện thời (active folder).
Muốn chọn một tài liệu (file), ngời sử dụng kích chuột lên tên file đó.
Muốn mở xem một tài liệu (file), ngời sử dụng kích đúp chuột lên tên file đó,
nếu là file văn bản soạn thảo trong Word thì Windows sẽ tự động
mở Word để ngời sử dụng có thể xem đợc nội dung, nếu là file bảng tính soạn
thảo trong Excel thì Windows sẽ tự động mở Excel để ngời sửdụng có thể xem đợc nội dung, nếu là file tài liệu của chơng trình ứng dụng nào
đó thì Windows sẽ tự động mở chơng trình tơng ứng để ngời sử dụng có thể xem
đợc nội dung
mục hiện thời Trong trờng hợp không có cửa sổ cây th mục (folders), chúng ta
có thể chọn th mục cần xem ở trên thanh address bằng cách kích chuột vào nút
trải xuống (drop down) ở bên phải của thanh address, rồi chọn tên
th mục cần xem Khi muốn mở một th mục con đang hiển thị trong ô cửa sổ nộidung danh sách các tài liệu (file) và th mục con (sub-folder) ta có thể kích đúp (double click) vào tên của th mục đó Khi muốn trở lại th mục mẹ của th mục
Trang 5hiện thời ta kích chuột vào nút lên (up) trên thanh công cụ Khi muốn quaylại trang vừa xem ta kích chuột vào nút back Khi muốn tiến tới trangvừa xem ta kích chuột vào nút forward
Khi muốn chọn nhiều file hay folder trong cửa sổ danh sách các tài liệu (file) và th mục con (sub-folder) của th mục hiện thời ta kích chuột vào file đầu
rồi giữ phím Shift rồi kích chuột vào file cuối Nếu chọn nhiều file hay folder
không liền nhau thì giữ phím Ctrl rồi kích chuột vào từng file.
Làm sao biết th mục nào đang hiện thời (active folder)? Làm sao biết những file nào đang đợc chọn? Đó là file và folder đảo sáng (invert color).
ổ đĩa, hoặc th mục (folder)
Mở chạy WINDOWS Explorer bằng một trong các bớc kể tới ở phần trên
Tuy nhiên thông thờng đa số mọi ngời kích đúp chuột vào biểu tợng rồikích chuột vào nút folder trên thanh công cụ để hiển thị cửa sổ cây
th mục
Trong trờng hợp WINDOWS Explorer đã đang mở thì ta tìm luôn file cần
sao chép để thực hiện sao chép Ngời sử dụng phải biết file mình cần chép tên là
gì và ở đâu? (Users should clarify what is the filename and where's address?).
Trờng hợp không nhớ file cần tìm nằm trong folder nào thì thực hiện tìm kiếm
bằng lệnh search
* Chép một hay nhiều file sang ổ đĩa mềm A: ta thực hiệnchọn những file cần chép theo cách nh cuối phần 1.2 ở trên Tiếp theo ta kích
chuột phải (right click) vào tên file đã đảo sáng, một menu cắt nhanh sẽ xuất
hiện ta chọn lệnh gửi đến (send to) rồi kích chọn đĩa mềm A:
(floppy A:)
Trang 6Chọn hai file "bridge organisation" và file "Calendar" bằng cách giữ phím Ctrl rồi
kích chuột vào từng file Mở right click menu bằng cách kích chuột phải vào tên file đã đảo sáng Chọn lệnh Send to rồi chọn Floppy A: để chép hai file đã chọn
Chọn lệnh Edit/Copy (lệnh Copy trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + C (giữ phím Ctrl gõ phím C ) hoặc
Kích chuột vào nút Copy to trên thanh công cụ
3) Chọn địa chỉ nhận file chép đến (destination address), có thể là một
đĩa cứng C: hoặc một máy nào đó trong mạng nội bộ 4) Mở right click menu bằng cách kích chuột phải vào địa chỉ đến,
chọn lệnh dán (paste) hoặc
Chọn lệnh Edit/Paste (lệnh Paste trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + V (giữ phím Ctrl gõ phím V ) hoặc
Sự khác nhau của WIN9x với WIN2000x trong việc tìm kiếm file: Trong
Windows Explorer 98, để tìm kiếm file ta thực hiện lệnh Tool/Find/File and Folder Trong Windows XP Explorer ta thực hiện tìm kiếm bằng lệnh search
Tên lệnh khác nhau nhng cách thức giống nhau, ngời sử dụng phải
gõ vào tên file cần tìm (có thể không đầy đủ, ví dụ muốn tìm file "bridge
procedure" thì chỉ cần gõ "bridge"), rồi chọn phạm vi tìm kiếm, rồi ra lệnhsearch, máy sẽ tìm và liệt kê những file phù hợp Dới đây là một ví dụ.
Trang 7Kích vào nút tìm kiếm search trên thanh công cụ sẽ xuất hiện mục
"What do you want to search for?" chọn vào mục "All files and folders" xuất hiệntiếp mục "Search by any or all of the criteria below.", khi đó gõ tên file vào mục
"All or part of the file name:", gõ một số từ có trong tài liệu cần tìm (nếu nhớ, tuỳchọn) vào mục "A word or phrase in the file:", chọn phạm vi tìm kiếm trong mục
"Look in:", cuối cùng chọn nút Search (cạnh nút Back bên dới)
Mẹo nhỏ: Để tránh mất thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng tạo riêng cho mình một th mục (folder) với tên của ngời sử dụng ở ngay trên màn hình (desktop) nhằm mục đích quản lý các file của riêng mình Cách làm: Mở right click menu của màn hình desktop bằng cách kích chuột phải lên màn hình desktop, rồi chọn lệnh New/folder, rồi sau đó gõ tên cho folder mới tạo
Chơng 2: Soạn thảo văn bản Microsoft Word
2.1 Khởi động và thoát khỏi WINWORD
* Khởi động: Làm một trong các thao tác sau:
Kích chuột vào nút Microsoft Word trên thanh Microsoft Office short
Trang 8Kích đúp chuột (double click) vào biểu tợng của Microsoft Word
trên màn hình desktop.
* Thoát khỏi hay đóng Microsoft Word: Làm một trong các thao tác sau:
Kích chuột vào nút đóng (close) góc trên bên phải của cửa sổ Microsoft Word đang mở hoặc
Kích chuột phải (right click) vào tên của Microsoft Word
trên thanh nhiệm vụ (task bar) dới cùng màn hình, rồi chọn lệnh đóng (close)
hoặc
Kích chuột vào nút menu điều khiển (control menu) góc trên bên trái của
cửa sổ Microsoft Word đang mở, rồi chọn lệnh đóng (close) hoặc
Chọn lệnh File/Exit (vào menu File chọn lệnh Exit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Alt + F4
* Màn hình làm việc của Microsoft Word
2.2 Làm việc với các file văn bản (mở file - open, đóng file - close, lu ghi file - save, lu ghi file với một tên khác - save as, làm một file mới - new)
2.2.1 Làm một văn bản mới (blank document): (Lệnh New)
* Ngay sau khi mở chạy Winword mở luôn một văn bản trắng (blank document) cho ngời sử dụng và đặt tạm tên là document1.
* Khi đang làm việc ta muốn mở một văn bản trắng khác thì thực hiện mộttrong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/New (vào menu File chọn lệnh New) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + N
2.2.2 Lu ghi lại văn bản: (Lệnh Save)
Ghi lại văn bản đang soạn thảo thực hiện một trong các thao tác sau:
thanh tiêu đề thanh menu
các thanh công cụ các thanh thớc kẻ
ô cửa sổ nhập văn bản
các thanh cuốn thanh trạng thái
Trang 9- Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/Save (vào menu File chọn lệnh save) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + S
Khi thực hiện thao tác trên đối với văn bản đã đợc đặt tên bởi ngời sử dụng,
Winword sẽ ghi lại những nội dung của file hiện tại Đối với file cha đặt tên (file
có tên tạm thời là document) sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as.
Chọn th mục chứa file văn bản trong mục Save in bằng cách kích chuột vào
nút menu trải xuống ở bên phải ô Save in, gõ tên văn bản vào mục File name, rồi kích chuột vào nút Save ở góc dới hộp hội thoại
Mẹo nhỏ: Để tránh mất thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng lu ghi các file của mình vào một th mục (folder) riêng, folder này đã kể đến trong phần mẹo nhỏ cuối mục 1.3 Để lu ghi file vào th mục của mình thì ta phải chọn hiển thị tên th mục đó trong mục Save in của hộp hội thoại Save as
2.2.3 Mở một văn bản cũ để chỉnh sửa (existing document): (Lệnh Open)
Mở lại một văn bản đã lu trên đĩa thực hiện một trong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/Open (vào menu File chọn lệnh Open) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + O
Xuất hiện hộp hội thoại Open.
Th mục (folder) sẽ
chứa file văn bản
Gõ tên file vào đây
danh mục các file trong th mục "doc"
Nút menu trải xuống (drop down)
Trang 10Chọn th mục chứa file văn bản trong mục Look in bằng cách kích chuột vào
nút menu trải xuống ở bên phải ô Look in, kích chuột vào file cần mở, rồi
kích chuột vào nút Open ở góc dới hộp hội thoại
2.2.4 Lu ghi văn bản hiện thời sang một tên mới: (Lệnh Save as)
Ví dụ ngời sử dụng đã lập một sailing plan cho chuyến đi số 1 (voyage No.1), và đặt tên của file đó là "sailing plan 1" lu trong th mục "Ng V A" trên
màn hình desktop Bây giờ muốn làm sailing plan cho chuyến đi số 2 (voyage No.2), form mẫu không thay đổi chỉ thay đổi một số dữ liệu cách làm nh thế
chỉ khác tên gọi Bằng thao tác này chúng ta không làm mất đi nội dung của
"sailing plan 1", mà vẫn có "sailing plan 2" không mất nhiều công lắm Tuynhiên sau khi thay đổi nội dung của file mới thì ngời sử dụng cần phải kích vào
nút save trên thanh công cụ
2.3 Thanh công cụ - Tool bars
Những thao tác sử dụng nhiều nhất thờng đặt trên thanh công cụ Tool bars.
Chọn style
Chọn font chữ
Chọn cỡ chữ
Chọn chữ đậm Chọn chữ nghiêng Chọn chữ gạch chân
căn trái đoạn văn căn giữa đoạn văn căn phải đoạn văn căn đều hai bên
công cụ kẻ bảng
Trang 112.4 Soạn thảo văn bản (gõ văn bản tiếng Việt, gõ văn bản tiếng Anh, cácthao tác cắt - cut, sao chép - copy, chèn nội dung từ bộ nhớ đệm - paste)
* Soạn thảo văn bản tiếng Việt: Bộ gõ văn bản tiếng Việt thông dụng hiệnnay là gõ văn bản bỏ dấu theo TELEX:
as you type
* Copy một khối văn bản:
- Chọn khối văn bản: kích rê chuột (drag) để chọn khối văn bản hoặc
kích chuột vào đầu khối, giữ phím Shift , kích chuột vào cuối khối hoặcgiữ phím Shift dịch chuyển các phím mũi tên → cho đến khi chọn đợckhối văn bản vừa ý
Khi nào biết khối văn bản cần copy đã đợc lựa chọn? khi toàn bộ khối vănbản đảo sáng (invert color).
- Chọn lệnh copy: bằng cách kích chuột vào nút Copy hoặc
Chọn lệnh Edit/Copy (lệnh Copy trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + C (giữ phím Ctrl gõ phím C )
- Đa điểm chèn con trỏ (insert point) tới vị trí cần đặt bản sao của khối
văn bản đã chọn: bằng cách kích chuột vào điểm đích
- Chọn lệnh dán (paste): bằng cách kích chuột vào nút Paste hoặc
Chọn lệnh Edit/Paste (lệnh paste trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + V (giữ phím Ctrl gõ phím V )
2.5 Soạn thảo văn bản trong bảng - Table
2.5.1 Chèn bảng (table) vào văn bản
1) Lệnh Insert table trên thanh công cụ: kích chuột vào nút Insert table
trên thanh công cụ, rồi kích rê chuột (drag) tới số hàng số cột theo yêu cầu hoặc
mở văn bản mới
mở văn bản cũ
ghi lại văn bản
in văn bản xem trớc khi in
kiểm tra chính tả tiếng Anh
cut copy paste chèn bảng
Trang 12Sau khi thực hiện thao tác trên ta sẽ có một bảng với độ rộng của các cột
nh nhau, và độ cao của các hàng nh nhau Để thay đổi độ rộng cột thì đa con trỏvào danh giới giữa hai cột rồi kích chuột, kéo rê, thả ra
2.5.2 Thay đổi cấu trúc của bảng:
Khi ngời sử dụng muốn làm một bảng có cấu trúc nh sau:
Departure/Arrival checklist (for deck)
PORT NAME:
NO ITEMS ARR SHIFT DEP.CHECK/RESULT REMARKS
1 Crew
Does the all number of Deck, Radio & Service Dept board?
Is the health condition of Deck Radio & Service Dept crew
Trớc hết thực hiện lệnh chèn bảng Table/Insert/Table để tạo một bảng gồm
6 cột (column), và 3 hàng (row) nh bảng dới Sau đó đánh văn bản vào tiêu đề
các cột nh bảng dới Chú ý cột remarks là cột cuối cùng vì vậy không đánh liền
vào cột check/result.
NO ITEMS CHECK/RESULT REMARKS
ARR SHIFT DEP.
số cột của bảng (table)
số hàng của bảng
kích OK để chèn bảng vào văn bản