BÀI GIẢNG TIN HỌC HÀNG HẢI BÁCH NGHỆ

Khái ni m hàm trong Excel ..... Chèn thêm hàng/c t.... Phân tích đánh giá gi i pháp ..... Phân tích đánh giá gi i pháp .... Phân tích đánh giá gi i pháp .... Phân tích đánh giá gi i pháp

BÀI GI NG

H I PHÒNG - 2010

M C L C

Trang

M U 5

Ch ng 1: NH NG KI N TH C C B N TRONG MS EXCEL 6

Bài 1 CÁC KHÁI NI M C N B N 6

1 Gi i thi u 6

2 C a s làm vi c c a Excel 6

3 C u trúc b ng tính 7

Bài 2 NH P D LI U CHO B NG TÍNH 9

1 Ki u d li u và toán t liên quan 9

2 Di chuy n ô nh p d li u 11

3 Nh p d li u vào m t ô 12

BÀI 3 LÀM VI C V I HÀM C A EXCEL 20

1 Khái ni m hàm trong Excel 20

2 M t s hàm c a Excel 21

2.1 Hàm tính t ng 21

2.2 Hàm tính trung bình c ng 21

2.3 Hàm l y giá tr l n nh t 21

2.4 Hàm l y giá tr nh nh t 21

2.5 Hàm đi u ki n 21

2.6 Hàm VÀ logic 22

2.7 Hàm C NG logic 22

2.8 Hàm PH NH 22

2.9 Hàm dò tìm giá tr trong b ng theo c t 22

2.10 Hàm dò tìm giá tr trong b ng theo hàng 23

2.11 Hàm l y ngày gi h th ng 24

2.12 Hàm l y ngày h th ng 24

2.13 Hàm chuy n đ i d li u ki u khác sang ki u ngày tháng 24

2.14 Hàm l y giá tr ngày trong m t chu i ngày tháng 24

2.15 Hàm l y giá tr tháng trong m t chu i ngày tháng 24

2.16 Hàm l y giá tr n m trong m t chu i ngày tháng 24

2.17 Hàm chuy n đ i å Radian 24

2.18 Hàm chuy n đ i Radianå 24

2.19 Hàm sin 24

2.20 Hàm cosin 24

2.21 Hàm tan 25

2.22 Hàm Asin 25

2.23 Hàm Acos 25

2.24 Hàm Atan 25

2.25 Hàm l y giá tr tuy t đ i 25

2.26 Hàm logarit 25

2.27 Hàm logarit c s t nhiên 25

2.28 Hàm logarit c s 10 25

2.29 Hàm l y ph n d c a phép chia 26

2.30 Hàm PI 26

2.31 Hàm tính lu th a 26

2.32 Hàm tính c n b c 2 26

2.33 Hàm x p h ng 26

2.34 Hàm đ i sang ch th ng 26

2.35 Hàm đ i sang ch hoa 26

2.36 Hàm tính đ dài chu i 27

2.37 Hàm trích l y ph n bên trái c a chu i 27

2.38 Hàm trích l y ph n bên ph i c a chu i 27

2.39 Hàm trích l y m t ph n n m gi a chu i 27

2.40 Hàm l c b t d u tr ng trong chu i 27

2.41 Hàm tính t ng theo đi u ki n 27

2.42 Hàm đ m s ô tho mãn đi u ki n 27

2.43 Hàm làm tròn 28

2.44 Hàm làm tròn t i s ch n g n nh t 28

2.45 Hàm làm tròn t i s l g n nh t 28

2.46 Hàm làm tròn l y ph n nguyên 28

2.47 Hàm c t s 28

BÀI 4: CÁC THAO TÁC NH D NG 29

1 ánh d u kh i trên b ng tính 29

2 Thay đ i chi u cao hàng/chi u r ng c t 29

3 nh d ng d li u trong ô 29

3.1 M t s nút đ nh d ng trên thanh công c 30

3.2 Khung h i tho i đ nh d ng ô 31

4 Sao chép, d ch chuy n, xoá d li u 33

4.1 Sao chép (Copy): 33

4.2 D ch chuy n (Move): 33

4.3 C t m t kh i (Cut): 33

5 Chèn thêm hàng/c t 33

6 Chèn thêm kh i vào b ng tính 33

7 Xoá hàng/c t 33

8 Xoá kh i 34

9 Thêm/Xoá/ i tên b ng tính 34

BÀI 5 M T S THAO TÁC V I D LI U 35

1 t l c d li u 35

2 S p x p d li u 37

BÀI 6 M T S CH C N NG TH 39

1 V đ th 39

2 Ch nh s a đ th 40

2.1 D ch chuy n đ th 40

2.2 Thay đ i kích th c 40

2.3 i ki u đ th 40

2.4 Sao chép đ th 41

2.5 Hi u ch nh đ th 41

2.6 Xóa đ th 41

BÀI 7 IN N 42

1 t ng t trang 42

2 Thi t l p vùng in c a b ng tính 42

3 nh d ng trang in 42

4 Xem tr c khi in 43

5 In b ng tính 44

5.1 Dùng thanh công c : 44

5.2 Dùng Menu l nh 44

Ch ng 3: M T S BÀI TOÁN CHUYÊN NGÀNH 45

Bài 1 TÍNH DÀI QUÃNG NG CH Y TÀU THEO CUNG VÒNG L N 45

1 Bài toán 45

2 Xây d ng bài toán trên b ng tính đi n t MS Excel 45

3 Phân tích đánh giá gi i pháp 46

Bài 2 TÍNH KHO NG CÁCH VÀ H NG CH Y TÀU THEO NG LOCXO 47

1 Bài toán 47

2 Xây d ng bài toán trên b ng tính đi n t MS Excel 47

3 Phân tích đánh giá gi i pháp 48

Bài 3 XÁC NH V TRÍ TR NG TÂM C A TÀU T S X P HÀNG 50

1 Bài toán 50

2 Xây d ng bài toán trên b ng tính đi n t MS Excel 51

3 Phân tích đánh giá gi i pháp 53

Bài 4 TÍNH TOÁN M N N C, TH V NG C A TÀU T S X P HÀNG 54

1 Bài toán 54

2 Xây d ng bài toán trên b ng tính đi n t MS Excel 56

3 Phân tích đánh giá gi i pháp 58

Bài 5 THEO DÕI H N S D NG THI T B , V T T TRÊN TÀU 59

1 Bài toán 59

2 Xây d ng bài toán trên b ng tính đi n t MS Excel 59

3 Phân tích đánh giá gi i pháp 60

TÀI LI U THAM KH O 61

M U

có th d n tàu an toàn trên bi n, ng i s quan đi u khi n tàu c n có nhi u ki n th c thu c các ngành khoa h c khác nhau ó là ki n th c thiên v n đ xác đ nh v trí tàu hay đ ki m tra

đ tin c y c a v trí tàu do các thi t b tr hàng cung c p; là nh ng ki n th c c a ngành tr c đ a, b n

đ ; là nh ng hi u bi t v khí t ng, thu v n đ l a ch n tuy n hành trình an toàn, h p lý; là nh ng

ki n th c liên quan đ n c h c, lý thuy t tàu đ đánh giá n đ nh cho con tàu Ngoài nh ng ki n th c khoa h c c b n đó, ng i s quan tàu bi n còn ph i hi u bi t v lu t pháp, qui đ nh c a các công

c qu c t , c ng nh th c hi n các báo cáo theo đúng qui đ nh c a công ty

L ng ki n th c đ s đó n m trong các b ng toán, các tài li u h ng d n trên tàu Tr c đây, vi c tra c u tài li u trên tàu c ng nh các công vi c tính toán liên quan đ u đ c th c hi n th công nên m t nhi u th i gian, t n nhi u công s c

Ngày nay v i s tr giúp c a máy vi tính, công vi c c a các s quan hàng h i đ c c i thi n

r t nhi u xác đ nh v trí tàu b ng thiên v n, ng i s quan ch c n th c hi n m t s phép đo đ c

và nh p s li u vào máy tính, máy tính s th c hi n tính toán và cho ra ngay k t qu mà không c n tra các b ng toán thiên v n dày hàng tr m trang n a tính toán cho m t s đ x p hàng, ng i s quan c ng ch c n nh p s li u hàng và bi t đ c ngay tính n đ nh c a con tàu c ng nh phân b t i

tr ng trên thân tàu tìm các qui đ nh c a công c, các ch d n hàng h i t i m i c ng ng i s quan ch c n th c hi n l nh tìm ki m trên máy tính là có ngay đ c nh ng thông tin c n thi t

V i l i ích to l n nh v y, ng i s quan tàu bi n b t bu c ph i có ki n th c đ khai thác

đ c máy vi tính Hi n nay, có r t nhi u ch ng trình chuyên ngành hàng h i đ c s d ng trên máy

vi tính Nh ng b ng kinh nghi m c a b n thân, tác gi th y ch ng trình Microsoft Excel là phù h p

nh t v i công vi c c a ng i s quan hàng h i nên đã ch n ch ng trình này đ a vào gi ng d y cho sinh viên kh i đi bi n ây là m t ch ng trình m m d o, có tính th c ti n cao, không đòi h i ki n

th c chuyên sâu v tin h c, có th tu bi n cho phù h p v i chuyên ngành c a ng i dùng

Cu n sách này đã đ c các đ ng nghi p đóng góp nhi u ý ki n quí báu Tuy nhiên, đây là

l n xu t b n đ u tiên nên ch a th hoàn thi n Tác gi r t mong đ c b n đ c góp ý thêm đ chúng

ta có m t cu n sách h u ích cho ng i đi bi n

Xin trân tr ng c m n!

Ch ng 1: NH NG KI N TH C C B N TRONG MS EXCEL

Bài 1 CÁC KHÁI NI M C N B N

1 Gi i thi u

Microsoft Excel, còn đ c g i theo tên đ y đ Microsoft Office Excel, là ch ng trình x lý

b ng tính n m trong b Microsoft Office c a hãng ph n m m Microsoft C ng nh các ch ng trình

b ng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro…b ng tính c a Excel c ng bao g m nhi u ô đ c t o b i các dòng và c t, vi c nh p d li u và l p công th c tính toán trong Excel c ng có nh ng đi m t ng t , tuy nhiên Excel có nhi u tính n ng u vi t và có giao di n r t thân thi n v i ng i dùng

(đánh s 2.0 x p ngang hành v i MAC và đ c tích h p v i môi tr ng run-time c a windows) vào

khác đang có các s n ph m t ng t nh Lotus 1-2-3, Quattro Pro và giúp Microsoft đ t đ c v trí hãng phát tri n ph n m m hàng đ u Trung bình c 2 n m (ho c lâu h n m t chút) Microsoft l i ra

m t phiên b n m i c a Excel m t l n Phiên b n hi n th i là Excel 12 hay còn đ c g i là Microsoft Office Excel 2007

Nhìn chung, các ch c n ng chính c a MS Excel nh sau:

- Ch c n ng b ng tính đi n t : ây là ch c n ng dùng đ nh p, l u tr , phân tích tính toán trên s li u

- Ch c n ng đ th : Ch c n ng này dùng đ bi u di n s li u d i d ng hình nh, giúp cho

ng i dùng d dàng hình dung, đánh giá đ c m i quan h c a d li u trong b ng tính

- Ch c n ng c s d li u: đây là ch c n ng dùng đ t ch c qu n lý s li u ph c v m c đích th ng kê, k t xu t d li u, t o báo cáo

- Ch c n ng l nh v mô: đây là ch c n ng ghi l i thao tác c a ng i dùng b ng m t đo n mã các câu l nh và sau đó có th ch y l i các câu l nh này đ th c hi n các thao tác đã ghi m t cách t

đ ng

2 C a s làm vi c c a Excel

Hình 1 C a s làm vi c c a Excel

C a s làm vi c c a ch ng trình MS Excel có các thành ph n c b n c a m t c a s tiêu chu n trong h đi u hành Window nh :

- Thanh tiêu đ : Hi n th tên ng d ng đang ch y và tài li u đang m trong ng d ng

đó Khi c a s không ch đ c c đ i, ng i dùng có th drag chu t t i thanh tiêu

- Các thanh cu n d c, ngang dùng đ cu n c a s làm vi c c a MS Excel

Ngoài các thành ph n c b n nêu trên, trên c a s làm vi c c a MS Excel còn có các thành

ph n sau:

- Thanh công c là thanh ch a các nút g n v i các l nh hay thao tác th ng đ c s

d ng MS Excel có r t nhi u thanh công c Vi c n/hi n các thanh công c có th

th c hi n thông qua l nh View\Toolbars

- Thanh tr ng thái: trên thanh tr ng thái hi n th tr ng thái làm vi c, tr ng thái bàn phím hay m t s k t qu hi n th i c a ch ng trình Excel

- Thanh đ nh d ng: đây c ng là m t thanh công c c a MS Excel, trên thanh này ch a các nút đ nh d nh gi li u th ng dùng nh t

- Thanh công th c: Thanh công th c th ng chi m m t dòng ngay c nh trên c a b ng tính N a bên trái ch a tên vùng d li u đã đ c đ nh ngh a ho c đ a ch ô hi n th i

N a bên ph i ch a n i dung c a ô hi n th i Vi c nh p d li u cho m t ô trên b ng tính có th th c hi n thông qua thanh công th c ho c nh p tr c ti p vào ô

- Vùng làm vi c c a b ng tính, đây là ph n chính trên c a s làm vi c c a MS Excel Vùng làm vi c này có c u t o d ng b ng g m r t nhi u dòng, c t Ph n phía trên c a các c t đ c đánh th t b i các ch cái, ph n này đ c g i là tiêu đ c t Ph n bên trái c a các dòng đ c đánh th t b ng các s , ph n này đ c g i là tiêu đ hàng (xem Hình 1)

Ngoài ra, trên c a s làm vi c c a MS Excel còn nhi u thành ph n khác n a Các thành ph n này s đ c gi i thi u trong các ph n có liên quan sau đây

3 C u trúc b ng tính

M t File d li u đ c g i là m t BOOK, 1 BOOK g m nhi u b ng tính (Sheet) Khi m m t file m i - 1 book m i - theo ng m đ nh book m i này có 3 sheet Ng i dùng có th thêm, b t s sheet trong m t book tu theo yêu c u s d ng nh ng m t book ph i có t i thi u 1 sheet và t i đa không quá 256 sheet Tên c a Book đ c hi n th trên thanh tiêu đ c a s làm vi c Tên c a các Sheet đ c hi n th t i c nh d i, phía bên trái c a vùng làm vi c c a b ng tính Trên Hình 1,

Sheet1, Sheet2, Sheet3 là tên các sheet trong Book1 chuy n Sheet làm vi c, ch c n nh p chu t vào tên Sheet c n làm vi c là đ c

M t Sheet có 65536 dòng và 256 c t Các dòng đ c đánh s t 1 đ n 65536 còn các c t

đ c đ t tên b ng các ch cái nh sau: A, B, C Z, AA, AB, , AZ, BA, IV

Ô là giao c a dòng và c t a ch c a m t ô đ c xác đ nh b ng to đ C t và Dòng c a ô

đó Ví d ô B23 là ô n m c t B, dòng 23

Kh i: Là m t t p h p các ô li n nhau t o thành m t hình ch nh t a ch c a m t kh i đ c xác đ nh b i đ a ch c a 2 ô n m t i hai đ nh chéo nhau c a hình ch nh t này Cách bi u di n đ a ch

m t kh i nh sau: B2:D5, $A$1:$B$7

a ch trên b ng tính: Là thông tin mô t v trí c a m t ô

(hay m t kh i) trên b ng tính Khi mu n ch đ n m t ô trên Sheet

hi n th i ch c n nêu to đ dòng, c t c a ô là đ Tr ng h p

c n ch đ n m t ô n m trên m t Sheet khác Sheet hi n th i c n

ph i đ a thêm tên Sheet vào tr c to đ c a ô Ví d , Sheet

hi n th i là Sheet1, mu n ch t i ô B3 c a Sheet 3 ta dùng đ a

ch nh sau: Sheet3!B3 Khi mu n ch đ n m t Sheet n m trên Book khác Book hi n th i thì ph i thêm c tên Book vào trong đ a ch Ví d , Book hi n th i là Book3, mu n ch đ n ô E65517 c a Book1 ta dùng đ a ch [Book1]Sheet1!E65517

Có 2 lo i đ a ch trong b ng tính: a ch t ng đ i và đ a ch tuy t đ i

a ch t ng đ i: là đ a ch ch ch a tên c t, hàng mô t v trí c a ô (kh i) Ví d A4, V10

a ch tuy t đ i: là đ a ch có ch a các d u $ đ ng tr c tên c t và/ho c hàng dùng đ c

đ nh các c t và/ho c hàng đó Ví d :

A$3: Ch c đ nh hàng, không c đ nh c t

Bài 2 NH P D LI U CHO B NG TÍNH

1 Ki u d li u và toán t liên quan

đ m b o khai thác đ c h t các tính n ng c a b ng tính đi n t Excel, d li u nh p vào

b ng tính c n ph i đ c nh p v i ki u d li u phù h p Có 4 ki u d li u c b n đ c s d ng trong Excel, đó là: ki u chu i, ki u s , ki u ngày tháng và ki u công th c V i m i ki u d li u khác nhau EXCEL có các phép toán x lý khác nhau Khi nh p d li u vào ô, EXCEL t đ ng xác đ nh ki u d

li u d a theo giá tr đ c nh p và c n l cho d li u theo ki u xác đ nh đ c Sau đây là m t s qui

đ nh v ki u d li u và cách c n l ng m đ nh trong Excel:

Hình 2 Các ki u d li u th ng dùng trong MS Excel

Ki u s : Là nh ng d li u mang giá tr s , theo đó s bao g m các ch s , d u d ng (+),

âm (-) và d u th p phân Khi nh p d li u ki u s nên s d ng bàn phím con bên ph i D li u ki u

s theo ng m đ nh đ c c n v bên ph i c a c t Trên Hình 2, các ô n m trong kh i A4:A15 là d li u

ki u s Các ô n m trong kh i G4:G15 c ng là d li u ki u s nh ng đ c đ nh d ng theo ki u ti n t nên có d u $ phía tr c

Khi nh p d li u ki u s vào m t ô, các s 0 đ ng đ u bên trái c a s s b b qua do không mang giá tr nh p đ c m t s có ch a các s 0 đ ng bên trái nh s đi n tho i, các mã s (nh trong ô B4 trên Hình 2) thì ph i nh p d u ‘ tr c khi nh p các con s Lúc này d li u trong ô s đ c

hi u là ki u chu i ch không ph i ki u s nên Excel s gi nguyên các s 0 bên trái con s Tuy coi

nh ng ô d li u lo i này là ki u chu i nh ng Excel v n th c hi n đ c các phép tính s h c v i

Ngoài ra, trong Excel còn có thêm toán t lu th a ^ đ c dùng v i các toán h ng ki u s Ví

d , th c hi n phép toán v i các ô trên Hình 2 nh sau:

Ki u chu i: Là nh ng d li u đ c nh p vào ô đ c b t đ u b ng ch cái ho c d u ‘ D

li u ki u chu i theo ng m đ nh đ c c n v bên trái c a c t

Khi nh p d li u cho m t ô, n u Excel không nh n d ng đ c ki u c a d li u nh p vào nó

s hi u đó là ki u chu i và l u tr d i d ng chu i Ví d : m t dãy các ch s có ch a d u cách

tr ng (Ví d 56 789); m t con s có nhi u h n m t d u phân cách th p phân (Ví d 3 14); m t d li u ngày tháng không h p l (Ví d 31/21/2010); m t công th c nh ng thi u d u “=” bên trái (Ví d A4+A5*100), t t c đ u đ c chuy n sang ki u chu i đ l u tr

i d li u ki u chu i, Excel cung c p ki u toán t ghép (n i) chu i & V i b ng tính nh trên Hình 2, ta có th th c hi n các phép n i chu i và có các k t qu nh sau:

Cu n Mac with iWeb, Second Edition: Visual QuickStart Guide có giá 26.99

* L u ý: Trong công th c ho c tham s c a hàm, giá tr ki u chu i ph i đ c đ t gi a hai d u nháy kép “” Ví d nh các chu i “Nhà xu t b n”, “Cu n ”, “ có giá ” trên

Ki u ngày tháng: D li u nh p vào ô theo đúng qui đ nh v ki u ngày tháng đã đ t c a Windows và h p l Qui đ nh này có th thay đ i đ c b ng cách vào ph n Control Panel c a

Tháng/Ngày/N m; ch n French (France) thì ki u d li u ngày tháng c n đ c nh p theo th t

N m/Tháng/Ngày

D li u ki u ngày tháng theo ng m đ nh đ c c n l bên ph i c a c t Các phép toán có th

th c hi n đ c v i d li u ki u ngày tháng nh sau:

- C ng ho c tr m t giá tr ngày tháng d v i m t giá tr s n cho k t qu là ngày tháng

sau (tr c) m c d m t kho ng th i gian là n ngày

* L u ý: MS Excel không l u nguyên b n giá tr ngày tháng mà ng i dùng nh p vào ô mà

l u m t con s có giá tr b ng s ngày tính t m c 1/1/1900 đ n ngày mà ng i dùng nh p vào Ví

d , khi ng i dùng nh p vào m t ô giá tr 4/16/2010 (ngày 16 tháng 4), MS Excel s l u tr con s

40284 ch không l u nguyên b n chu i 4/16/2010 S 40284 chính là s ngày tính t m c 1/1/1900

đ n 4/16/2010 V i cách l u tr này, MS Excel có th hi n th thông tin ngày tháng trong m t ô theo

r t nhi u ki u đ nh d ng khác nhau và MS Excel không th x lý đ c đ i v i nh ng giá tr ngày tháng tr c ngày 1/1/1900

Ki u d li u ngày tháng c a MS Excel không ch l u tr ngày tháng mà còn l u tr c gi , phút, giây n a M t cách chính xác h n ph i g i đây là ki u d li u th i gian

Ki u công th c: Là nh ng d li u đ c nh p vào ô b t đ u b ng d u “=” ho c d u “+” ho c

d u “-“ Sau khi nh p xong công th c, k t qu c a công th c s đ c hi n th trong ô mà công th c

đ c nh p Tu theo ki u giá tr c a k t qu mà d li u trong ô đ c c n ph i hay trái

Ví d : V i b ng tính nh trên Hình 2, khi th c hi n công th c

=A4+A5 ho c

Công th c

Khi tính toán n u trong công th c có nhi u ki u d li u khác nhau tính toán v i nhau, Excel

s t đ ng chuy n đ i ki u trong ph m vi có th đ th c hi n vi c tính toán Ví d th c hi n công

th c =B4+A4 trên b ng tính Hình 2 s đ c k t qu là 321442289 Khi tính toán trong tr ng h p này, d li u trong ô B4 là ki u chu i các ch s nên Excel ph i đ i thành ki u s r i th c hi n phép

c ng

Các giá tr ki u chu i trong công th c ph i đ c đ t trong d u nháy kép “ Ví d :

= "Cu n " & C4 & " có giá " & G4 Các giá tr ki u ngày tháng trong công th c ph i đ c đ t trong hàm Date() Ví d :

Phép tính trên s th c hi n phép tr ngày 16 tháng 4 n m 2010 v i giá tr có trong ô E4 (Hình 2) là ngày 28 tháng 7 n m 2006 và cho k t qu là s ngày gi a hai m c th i gian đó (1358 ngày)

2 Di chuy n ô nh p d li u

Hình 3 Di chuy n và nh p d li u Excel là m t b ng tính r t r ng, đ thu n ti n cho vi c di chuy n đ n các ô khác nhau trên

b ng tính, có các phím ho c t h p phím di chuy n nh sau:

Page Down d ch chuy n xu ng 1 trang màn hình

Home di chuy n v ô đ u tiên bên trái (c t A) c a dòng hi n t i

Ctrl + → n u con tr đang m t ô có d li u, con tr s đ c d ch chuy n v bên ph i

t i ô cu i cùng c a dãy các ô có d li u liên ti p; n u con tr đang n m t i

m t ô tr ng, con tr s đ c di chuy n v bên ph i đ n ô đ u tiên có d li u

Ví d trên Hình 3, gi s con tr ô đang n m t i ô B14, nh n t h p phím Ctrl

n m t i ô B13, sau khi nh n t h p phím này con tr s đ c di chuy n đ n ô G13

Ctrl + ↑ T ng t nh t h p phím Ctrl + → nh ng con tr đ c d ch lên trên

Ngoài ra, đ đ n m t ô có đ a ch c th , có th nh n phím F5 r i nh p đ a ch c a ô c n di chuy n t i vào ô Reference trên khung h i tho i (Hình 3) sau đó ch n OK

Hình 4 Khung h i tho i di chuy n ô nh p d li u

Ví d , đ di chuy n đ n ô có to đ BA5000 ta nh p giá tr BA5000 vào ô Reference trên khung h i tho i r i ch n nút OK Ô con tr s đ c di chuy n đ n ô BA5000

3 Nh p d li u vào m t ô

nh p d li u vào m t ô trên b ng tính c n ph i di chuy n con tr ô đ n ô c n nh p, gõ bàn phím đ nh p d li u vào, nh p xong gõ Enter ho c phím m i tên đ di chuy n sang ô k ti p

L u ý, theo ng m đ nh khi nh n Enter, ô nh p d li u s đ c d ch chuy n xu ng ô k ti p bên d i

đ s n sàng ch nh p d li u ti p Cách di chuy n ô nh p nh v y s thu n l i cho ng i dùng khi

nh p d li u theo chi u t trên xu ng Tr ng h p nh p d li u l n l t theo chi u ngang ho c t

d i lên, khi k t thúc vi c nh p d li u cho m t ô ta nh n phím m i tên theo chi u di chuy n sang ô

nh p d li u k ti p Làm nh v y s ti t ki m đ c nhi u th i gian khi nh p li u

N u ng i dùng nh p d li u vào m t ô đã có d li u tr c, d li u có tr c trong ô s b xoá đi và thay th b ng d li u m i nh p

s a d li u trong m t ô, đ a con tr ô đ n ô c n s a r i nh n phím F2 trên bàn phím

ho c nh p đúp chu t t i ô đó, Excel s đ a ra con tr so n th o, cho phép ng i dùng s a ch a d

li u trong ô

Trong khi làm vi c v i b ng tính, sau khi th c hi n nh p, s a ch a d li u, nhi u tr ng h p

ng i dùng mu n quay l i v i các d li u tr c c a b ng tính th c hi n đi u đó, nh p chu t t i nút , ho c nh p t h p phím Ctrl_Z ho c th c hi n l nh Edit/Undo Thao tác này đ c g i là thao tác Undo S l n có th Undo tu thu c vào ch đ cài đ t c a Excel

Sau khi th c hi n m t s l n Undo, n u ng i dùng mu n tr l i tr ng thái ti p sau tr ng thái

đã Undo, ng i dùng có th th c hi n theo tác Redo b ng cách nh p chu t t i nút , ho c nh n t

s s đ c hi n th trong đ nh d ng này là 12,340,444.123 Ng c l i, n u ch n đ nh d ng theo ki u

Vi t nam, d u phân cách l p s là d u ch m (.) và d u th p phân là d u ph y (,) Con s trên s

đ c hi n th trong đ nh d ng này là 12.340.444,123

tránh b nh m l n gi a d u th p phân và d u phân cách hàng nghìn khi nh p s nên s

d ng bàn phím s (bàn phím nh g m các phím s , phím d u +, -, *, / và phím Enter n m bên ph i bàn phím)

nh p m t dãy s cho các ô đ ng li n k nhau, ví d c t s th t trong m t danh sách, (Hình 5) ta có th th c hi n thao tác nh sau:

Hình 5 Nh p dãy giá tr ki u s

Nh p giá tr b t đ u c a dãy s (ví d nh p s 1 vào ô A1 trên Hình 5a) a con tr chu t vào ch m nh góc d i bên ph i c a ô nh p d li u (khung vi n đ m), khi con tr chu t chuy n thành hình d u c ng nh (+) th c hi n kéo rê chu t, kéo theo h ng d li u c n đi n D li u đ c

đi n vào ô s t ng 1 đ n v trên m i ô d c theo chi u kéo chu t N u sau khi drag chu t gi li u không t ng lên mà sao chép l i nguyên giá tr c a ô đ u tiên thì c n ph i gi thêm phím Ctrl trong khi drag chu t

nh p dãy s có b c nh y khác 1, ng i dùng c n nh p giá tr vào hai ô li n nhau v i giá

tr sai khác gi a hai ô b ng b c nh y c a dãy s Sau đó đánh d u kh i hai ô này làm d li u m u

r i th c hi n drag chu t nh trên Ví d nh trên Hình 5b, nh p giá tr ô A1 là 1, ô B1 là 3 ánh d u

kh i hai ô này r i đ a con tr chu t vào góc d i bên ph i c a kh i đã đánh d u, th c hi n drag chu t kéo sang ph i, các ô ti p theo s đ c đi n b i các s 3, 5, 7,

i v i d li u ki u chu i:

- xu ng dòng trong m t ô nh n t h p phím Alt_Enter

- nh p m t chu i ch s vào ô c n ph i thêm d u nháy đ n (‘) vào đ u chu i Ví

d : ’04.876543 N u không đ a d u nháy vào, Excel s hi u đó là ki u s và s l u

tr trong ô giá tr 4.876543

- Trong m t s tr ng h p ký t đ u tiên c a chu i c n nh p là d u “-”, d u “+” ho c

d u “=”, đ tránh Excel hi u nh m sang ki u công th c d n đ n báo l i c n ph i thêm d u nháy đ n (‘) vào tr c các d u nói trên

Hình 6 Nh p dãy giá tr ki u chu i

i v i d li u ki u chu i, ta c ng có th kéo rê chu t đ t o thành m t dãy các ô có giá tr

bi n đ i liên ti p nh v i d li u ki u s nói trên (Hình 6) Cách làm hoàn toàn t ng t nh v i d

li u ki u s

i v i d li u ki u ngày tháng:

- C n ph i l u ý th t ngày, tháng, n m đ nh p vào ô cho đúng Vi c nh p không đúng th t s làm nh h ng đ n các k t qu tính toán, hi n th sau này Tr ng

h p không bi t rõ h đi u hành c a máy tính đang s d ng đ nh d ng nào ta có th

nh p th Cách th nh sau: m m t b ng tính m i, nh p giá tr 25/11/2010 vào m t ô; n u giá tr đó đ c c n sang bên ph i ngh a là Excel đã nh n giá tr đó theo ki u

ngày/tháng/n m N u giá tr đó đ c c n sang trái ngh a là Excel nh n giá tr đó theo

ki u chu i và máy tính đó ph i nh p d li u theo th t tháng/ngày/n m Ho c có th

th b ng cách đ n gi n h n là nh p hàm NOW() vào m t ô b t k trên m t b ng tính

m i m , k t qu hàm Now hi n th trong ô chính là ngày gi h th ng đ c hi n th theo đúng đ nh d ng hi n t i c a h đi u hành

- Có th nh p tên tháng b ng ti ng Anh Ví d , thay cho vi c nh p giá tr 11/25/1980 vào ô, nên nh p Nov 25, 1980 V i các nh p nh v y, ng i dùng không c n quan tâm xem c n ph i nh p d li u theo th t ngày/tháng/n m hay tháng/ngày/n m

Hình 7 Nh p dãy giá tr ki u ngày tháng

i v i d li u ki u ngày tháng, ta c ng có th kéo rê chu t đ t o thành m t dãy các ô có giá

tr bi n đ i liên ti p nh v i d li u ki u s nói trên (Hình 7)

• nh p chu t t i ô c n đ a vào công th c; Trong khi đang nh p công th c,

n u nh p chu t t i m t ô, đ a ch c a ô đó s t đ ng đ c nh p vào công

th c Cách nh p này r t có ích khi làm vi c v i m t b ng tính l n ho c

nh p đ a ch c a m t ô không n m trên b ng tính hay book hi n t i

• nh n phím m i tên trên bàn phím; khi này m t ô có vi n nh p nháy xu t

hi n và đ a ch c a nó đ c đ a vào công th c Ng i dùng ch c n dùng phím m i tên di chuy n ô đó đ n ô c n nh p

• thay đ i gi a đ a ch t ng đ i và đ a ch tuy t đ i c a m t ô trong công

th c b ng cách nh n phím F4 a ch c a ô s thay đ i xoay vòng gi a đ a

ch t ng đ i và các ki u đ a ch tuy t đ i sau m i l n nh n phím F4 nh trên hình v

A3

A$3

$A$3

- Vi c sao chép công th c t m t ô sang m t dãy các ô li n k , có th th c hi n b ng cách chuy n con tr ô v ô ch a công th c g c, đ a con tr chu t vào ch m nh

n m t i góc d i, bên ph i c a ô, khi th y con tr chu t có hình d u c ng nh , th c

hi n kéo rê chu t kéo quét qua ph n các ô c n sao chép công th c đ n Thao tác hoàn toàn gi ng nh tr ng h p t o m t dãy các ô liên ti p đ i v i d li u ki u chu i, ki u s và ki u ngày tháng nêu trên

Khi sao chép m t ô công th c sang m t (ho c nhi u) ô khác, nh ng thành ph n là đ a ch ô trong công th c s b thay đ i tu thu c vào ki u đ a ch c a ô đó là ki u đ a ch t ng đ i hay tuy t

đ i Ph n sau đây s phân tích các tr ng h p bi n đ i đ a ch ô trong MS Excel khi sao chép công

th c

* i v i đ a ch t ng đ i

T i sao l i g i là đ a ch t ng đ i? Gi s có b ng tính nh trên Hình 8a Ô G8 có công

th c là =B2*C2 Ô G8 có tham chi u đ n 2 ô B2 và C2 hay nói cách khác, công th c trong ô G8 có

công th c ngu n đ c chuy n thành B3 và C3 Tr ng h p sao chép t ô G8 sang ô F8, ô ngu n

đ c sao chép sang trái m t c t do v y các ô B2 và C2 trong công th c ngu n đ c chuy n thành

A2 và B2 Tr ng h p sao chép t ô G8 sang ô I10, ô ngu n đ c sao chép sang ph i hai c t và

xu ng d i hai dòng, do v y các ô B2 và C2 trong công th c ngu n đ c chuy n thành D4 và E4

Các ô ch nh t trên Hình 8 mô t s d ch chuy n c a các ô trong công th c khi th c hi n vi c sao

chép

T các ví d trên ta th y v trí t ng đ i gi a các đ a ch ô n m trong thành ph n c a công

th c v i ô ch a công th c không thay đ i khi ta sao chép ô ch a công th c đ n các v trí khác nhau

trên b ng tính Do tính ch t t đ ng d ch chuy n đ gi nguyên v trí t ng đ i này mà lo i đ a ch

v a nêu đ c g i là đ a ch t ng đ i

Trong m t s tr ng h p, khi sao chép công th c các đ a ch ô trong công th c ngu n khi

chuy n đ n ô đích b d ch chuy n ra ngoài b ng tính Hình 8e và Hình 8f minh ho hai tr ng h p

nh v y Công th c trong ô G8 khi sao chép sang ô E8 (sang trái 2 c t) b chuy n thành #REF!*A2

To đ c t B trong c a ô B2 khi d ch sang trái 2 c t b d ch ra ngoài b ng tính C ng công th c đó khi

sao chép sang ô G6 b chuy n thành #REF!*#REF

Khi x y ra tình hu ng công th c có tham chi u đ n m t ô n m ngoài b ng tính, Excel s đ a

ra thông báo l i #REF trên ô có công th c l i

* i v i đ a ch tuy t đ i

Khác v i đ a ch t ng đ i, đ a ch tuy t đ i c a m t ô trong công th c s không thay đ i khi

sao chép công th c ho c ch thay đ i dòng/c t tu theo cách c đ nh c a đ a ch Nh đã nêu trong

ph n 3, bài 1, đ a ch m t ô g m hai ph n: to đ c t và to đ dòng c đ nh thành ph n nào c a

đ a ch ta thêm d u $ vào tr c thành ph n đó

dòng, tham s th hai $C2 đ c c đ nh c t và tham s th ba $C$10 đ c c đ nh c dòng và c t

Ti n hành sao chép công th c đó sang các ô khác ta đ c các k t qu nh sau:

Khi sao chép sang ô G9 (Hình 9b), vì ô đích (G9) có to đ dòng l n h n ô ngu n (G8) là 1

nên to đ dòng c a các ô thành ph n trong công th c g c c ng s t ng lên 1 Trong công th c g c

Khi sao chép sang ô I10 (Hình 9d), vì ô đích (I10) có to đ c t và to đ dòng l n h n ô ngu n (G8) là 2 nên to đ c t và to đ dòng c a các ô thành ph n trong công th c g c c ng s

t ng thêm 2 Trong công th c g c =B$2*$C2*$C$10, đ a ch B$2 b c đ nh dòng nên ch thay đ i to

đ c t thành D$2, đ a ch $C2 b c đ nh c t nên ch thay đ i to đ dòng thành $C4, đ a ch $C$10 b

c đ nh c dòng và c t nên v n gi nguyên là $C$10 K t qu công th c t i ô F8 là =D$2*$C4*$C$10

B ng 1 S bi n đ i đ a ch các ô khi sao chép công th c Công th c t i ô

S c t

d ch chuy n

Hình 10 Ví d v s d ng đ a ch t ng đ i và đ a ch tuy t đ i

Ta có công th c tính c a c t thành ti n là:

Áp d ng công th c này vào b ng tính ta có công th c t i ô E3 là =C3*D3

Th c hi n vi c sao chép công t ô E3 xu ng các ô t E4 đ n E11 Công th c t i các ô t E4

Sau khi sao chép xong, nên nh p đúp chu t t i m t vài ô v a đ c sao chép đ xem công

th c c a nó có tham chi u đ n đúng các đ a ch ô c n tham chi u hay không

Công vi c ti p theo là tính các c t Thu và V n chuy n Công th c tính thu và chi phí v n chuy n là:

Thu = Thành ti n x M c thu (10%)

V n chuy n = Thành ti n x M c phí (5%)

tính cho c t Thu , ta nh p công th c cho ô F3 là =E3*F$2 Trong công th c này, ô M c thu F2 ph i đ c c đ nh dòng đ khi sao chép công th c t ô F3 xu ng các ô t F4 đ n F11, đ a

ch ô M c thu đ c gi nguyên t i ô F2 N u không c đ nh dòng cho ô M c thu (ch vi t công th c

ô F3 là =E3*F2) khi sao chép ô F3 xu ng ô F4, công th c t i ô F4 s là =E4*F3 Ô F3 không ph i là ô

M c thu (có giá tr 5%) nên k t qu tính toán t i ô F4 không ph i là giá tr mong đ i

=E3*G$2 và sao chép xu ng các ô bên d i

B ng 3 Công th c t i các ô trong c t Thu và c t V n chuy n

khi sao chép t công th c =$E3*F$2 c a ô E3

Tuy nhiên, n u v n d ng linh ho t h n các đ a ch tuy t đ i, t ng đ i c a Excel ta ch c n

vi t m t công th c cho c t Thu sau đó sao chép sang c t V n chuy n là đ c Khi đó, công th c t i

ô F3 c n ph i vi t là =$E3*F$2 Công th c này có thêm d u $ tr c to đ c t E nên khi sao chép sang ô G3, nó đ c bi n đ i thành =$E3*G$2, hoàn toàn phù h p v i công th c tính chi phí v n chuy n nêu trên D u $ đ t tr c to đ c t E không làm nh h ng gì đ n công th c khi sao chép

xu ng các ô bên d i c a c t Thu và V n chuy n (các ô F4 đ n F11 và G4 đ n G11)

C t Giá thành c a b ng tính không có gì đ c bi t, ch c n nh p công th c =E3+F3+G3 cho ô H3 r i sao chép xu ng cho các ô bên d i là đ c

Hình 11 Thao tác sao chép công th c gi a các ô li n k

Hình 11 mô t các thao tác sao chép công th c t ô F3 sang các ô khác n m trong c t Thu

và c t V n chuy n Sau khi nh p xong công th c c a ô F3, đ a con tr chu t vào ch m nh n m t i góc d i bên ph i c a ô Khi con tr chu t chuy n thành hình d u c ng nh “+”, th c hi n kéo rê chu t kéo sang ô G3 (Hình 11a) Khi nh nút chu t, công th c đ c sao chép và cho k t qu trong ô G3 (Hình 11b) Khi này, trên b ng tính có m t kh i hai ô đ c đánh d u ch n a con tr chu t vào

ch m nh góc d i bên ph i c a kh i này, th c hi n kéo rê chu t kéo xu ng nh trên Hình 11c Khi

nh nút chu t, ta đ c k t qu tính toán t i t t c các ô trên c hai c t Thu và V n chuy n (Hình 11d)

BÀI 3 LÀM VI C V I HÀM C A EXCEL

1 Khái ni m hàm trong Excel

Hàm là các công th c đ nh s n nh m th c hi n các tính toán chuyên bi t K t qu c a hàm

đ c hi n th trên ô ch a hàm MS Excel có trên 300 hàm và đ c phân thành các nhóm khác nhau

nh : hàm dùng trong tài chính, th ng kê, hàm đi u ki n, hàm toán h c, hàm l ng giác, Ngoài các hàm đ c đ nh ngh a s n trong MS Excel, ng i dùng có th đ nh ngh a thêm các hàm b sung vào

th vi n này

Giá tr tr l i c a hàm (k t qu tính toán) có th là m t giá tr ho c m t thông báo l i n u tham

s đ a vào hàm không h p l ho c không đ đi u ki n đ hàm th c hi n tính toán

Cú pháp chung c a các hàm nh sau:

Tên hàm (<Các tham bi n>)

Trong đó:

Các tham bi n là các giá tr c n thi t đ a vào hàm đ hàm x lý Có 2 lo i tham bi n: tham

bi n b t bu c và tham bi n tu ch n Tham bi n tu ch n có th có ho c không, n u ng i dùng không nh p tham bi n tu ch n thì MS Excel s s d ng giá tr ng m đ nh đ tính toán Trong tài li u này, khi vi t cú pháp c a m t hàm, tham bi n b t bu c đ c đ trong d u ngo c nh n <tên tham

bi n>, tham bi n tu ch n đ c đ trong d u ngo c vuông [tên tham bi n]

Trong m t hàm có th ch a nhi u nh t 30 tham bi n Các tham bi n c a hàm ph i đ t cách nhau b i ký hi u phân cách Ký hi u phân cách đ c qui đ nh trong cài đ t c a h đi u hành Windows, th ng là d u ph y (,) ho c ch m ph y (;)

Nh ng giá tr d ng chu i ký t trong tham bi n ph i đ c đ t gi a d u “” Ví d : “H c sinh” Tham bi n d ng ngày tháng ph i đ c đ t trong hàm Date Ví d :

=if(c7<date(2008,11,21),”Quá h n”,”OK”)

Có hai cách đ nh p hàm vào m t ô trong b ng tính

Cách1: Nh p tr c ti p hàm vào ô cùng các tham s truy n cho hàm trong d u ngo c Chú ý,

c t nhau Khi nh p hàm tr c ti p chú ý đã m bao nhiêu ngo c ph i đóng b y nhiêu ngo c Ví d :

= ROUND(SUM(A2:B5),2) Tính t ng giá tr các ô trong kh i A2:B5 sau đó làm tròn l y 2 ch

s th p phân

Ví d : tính t ng các ô trong kh i A1:B2 và ghi k t qu vào ô C1 ta th c hi n nh sau: con tr

t i ô C1, nh p vào ô này công th c = Sum(A1:B2 ) sau đó nh n Enter K t qu tính đ c s đ c

đi n vào ô này

Ví d : tính t ng các ô trong kh i A1:B2, C3:E15 và c ng thêm vào k t qu 120 đ n v ta vi t công

Ch c n ng: Hàm có tác d ng tính giá tr nh nh t trong <danh sách các tr >

Tham s c a hàm có th ch a đ a ch ô, đ a ch kh i, hàm tr l i giá tr s hay m t giá tr s

Ch c n ng: Hàm s tr l i giá tr c a <bi u th c 1> n u <đi u ki n> có giá tr đúng (TRUE);

ng c l i hàm s l y giá tr c a <bi u th c 2> n u <đi u ki n> có giá tr sai (FALSE)

= IF(A2>=25,3000,10) – K t qu : N u ô A2 có giá tr l n h n ho c b ng 25 (đi u ki n

đ c tho mãn) thì ô C5 có giá tr 3000, ng c l i n u ô A2 có giá tr nh h n 25 (đi u ki n không

đ c tho mãn) ô C5 s đ c nh p giá tr 10

= IF(D8>=8,”H c sinh gi i”,”H c sinh khá”) – K t qu : N u ô D8 có giá tr l n h n

ho c b ng 8 thì ô E5 s đ c đi n H c sinh gi i, ng c l i n u ô D8 có giá tr nh h n 5 thì ô E5 s

đ c đi n H c sinh khá

2.6 Hàm VÀ logic

Cú pháp: And(< đk1>,<đk2>,…<dk n>)

Ch c n ng: Th c hi n phép VÀ logic đ i v i các tham s logic đ a vào hàm Hàm tr l i giá tr

TRUE n u t t c các <đk> đ u có giá tr TRUE, ng c l i, n u m t trong các <đk> có giá tr FALSE, hàm s tr l i giá tr FALSE

Ch c n ng: Th c hi n phép C NG logic các tham s logic đ a vào hàm Hàm tr l i giá tr TRUE

n u m t trong các <đk> mang giá tr TRUE và tr l i giá tr FALSE khi t t c các <đk> mang giá tr FALSE

2.9 Hàm dò tìm giá tr trong b ng theo c t

Cú pháp: Vlookup(<gt dò tìm>,<B ng d li u>,<C t tham chi u>,[Cách tìm])

Ch c n ng: Tra trong c t đ u tiên c a <B ng d li u> theo <gt dò tìm> và l y giá tr t ng ng t i

<C t tham chi u>

<C t tham chi u> là s th t c a c t (trong kh i <B ng d li u>) ch a giá tr c n l y

sau khi th c hi n dò tìm C t đ u tiên trong <B ng d li u> là c t s 1

nh n m t trong hai giá tr là True ho c False (c ng có th là 1 ho c 0)

Tham s [Cách tìm]=False (ho c 0): Vi c dò tìm yêu c u

<gt dò tìm> ph i kh p v i m t trong các giá tr trên c t dò tìm, (c t đ u tiên) c a <B ng đi u

ki n> N u trong c t dò tìm không có giá tr nào đúng b ng

<gt dò tìm>, hàm s thông báo

l i Cách tìm này không yêu c u

s p x p các giá tr trong c t dò tìm

Tham s [Cách tìm]=True (ho c 1):Vi c dò tìm không yêu c u giá tr dò <gt tìm> ph i kh p v i các giá tr trên c t tìm (c t đ u tiên) c a <B ng đi u ki n> N u

<gt tìm> đúng b ng m t trong các giá tr trên c t dò tìm, MS Excel s l y giá tr t ng

ng trên c t tham chi u N u <gt tìm> khác v i các giá tr trên c t tìm, MS Excel s tìm ô đ u tiên đ u tiên (theo th t t trên xu ng) có giá tr nh h n và g n v i <gt tìm> nh t r i tham chi u sang <c t tham chi u> đ l y giá tr t ng ng Khi dùng cách tìm 1 chú ý ph i c t dò tìm ph i có giá tr t ng d n

Ví d : T i ô C3 trên b ng tính trong hình v bên, ta nh p công th c

= Vlookup(A3,B10:C14,2) ho c

= Vlookup(A3,B10:C14,2,True)

s nh n đ c k t qu là 200 Hàm Vlookup s l y giá tr t i ô A3 là b, tra vào c t đ u tiên bên trái c a

b ng d li u B10:C14 Hàm tìm đ c giá tr b n m t i dòng 2 c a b ng B10:C14 và dóng sang c t tham chi u (c t 2) c a b ng này đ c giá tr 200

Ví d : T i ô C3 trên b ng tính trong hình v bên, ta nh p công th c

= Vlookup(“z”,B10:C14,2,False)

s nh n đ c thông báo #N/A (L i không th th c hi n) Hàm Vlookup mang giá tr z tra vào c t đ u tiên bên trái c a b ng d li u B10:C14 Không có giá tr z nào trong b ng d li u và tham s [Cách dò tìm] là False (ch tìm giá tr đúng b ng giá tr dò tìm) nên hàm đ a ra thông báo l i #N/A

Ví d : T i ô C3 trên b ng tính trong hình v bên, ta nh p công th c

= Vlookup(“z”,B10:C14,2,True)

s cho k t qu là 500 Trong tr ng h p này, hàm Vlookup s mang giá tr z tra vào c t đ u tiên bên trái c a b ng d li u B10:C14 Không có giá tr z nào trong b ng d li u nh ng do tham s [Cách dò tìm] là True (tìm giá tr nh h n g n nh t) nên hàm s l y giá tr g n nh t v i giá tr dò tìm Theo đó, hàm s d ng vi c dò tìm t i ô ch a giá tr e trong b ng dò tìm và dóng sang c t tham chi u (c t 2) l y

đ c giá tr 500

2.10 Hàm dò tìm giá tr trong b ng theo hàng

Cú pháp: Hlookup(<gt dò tìm>,<B ng d li u>,<Hàng tham chi u>,[Cách tìm])

Ch c n ng: Tra trong hàng đ u tiên c a <B ng d li u> theo <gt dò tìm> và l y giá tr t ng ng

t i <Hàng tham chi u>

Các tham s c a hàm Hlookup hoàn toàn t ng t v i hàm Vlookup

2.11 Hàm l y ngày gi h th ng

Ch c n ng: Hàm tr v chu i s c a ngày và gi trong đ ng h h th ng C ch c p nh t ngày và

gi khi Worksheet đ c m ra hay khi b ng tính đ c tính l i

2.12 Hàm l y ngày h th ng

Ch c n ng: Hàm tr v chu i s c a ngày theo đ ng h h th ng c a máy tính

2.13 Hàm chuy n đ i d li u ki u khác sang ki u ngày tháng

Cú pháp: Date(<year>, <month>, <day>)

Ch c n ng: Chuy n đ i các tham s <year>, <month>, <day> sang m t giá tr có ki u ngày tháng

2.14 Hàm l y giá tr ngày trong m t chu i ngày tháng

Cú pháp: Day(<gt>)

Ch c n ng: Trích ra giá tr ngày trong chu i ngày tháng <gt>

Ví d : Ô A2 có giá tr “1/13/2009”, hàm =Day(A2) cho k t qu là 13

2.15 Hàm l y giá tr tháng trong m t chu i ngày tháng

Cú pháp: Month(<gt>)

Ch c n ng: Trích ra giá tr tháng trong chu i ngày tháng <gt>

Ví d : Ô A2 có giá tr “1/13/2009”, hàm =Month(A2) cho k t qu là 1

2.16 Hàm l y giá tr n m trong m t chu i ngày tháng

Cú pháp: Year(<gt>)

Ch c n ng: Trích ra giá tr n m trong chu i ngày tháng <gt>

Ví d : Ô A2 có giá tr “1/13/2009”, hàm =Month(A2) cho k t qu là 2009

Ch c n ng: Hàm có tác d ng tr l i giá tr cosin c a góc <gt> n v tính c a tham s <gt> là

Ch c n ng: Xác đ nh th b c c a <gt > trong <Danh sách> Tham s <gt> và các giá tr trong

danh sách ph i là các tr s và giá tr tham s <gt> ph i có m t trong <danh sách>

Ch c n ng: i toàn b chu i ký t <text> sang ch th ng

Ví d : =Lower(“Dai hoc Hang hai”) cho k t qu là “dai hoc hang hai”

2.35 Hàm đ i sang ch hoa

Cú pháp: Upper(<text>)

Ch c n ng: i toàn b chu i ký t <text> sang ch hoa

2.36 Hàm tính đ dài chu i

Cú pháp: Len(<text>)

Ch c n ng: Tr l i giá tr đ dài c a chu i tính theo s ký t

2.37 Hàm trích l y ph n bên trái c a chu i

Cú pháp: Left(<text>,<n>)

Ch c n ng: Trích ra <n> kí t đ u tiên bên trái c a chu i <text>

=Left(“Dai hoc Hang hai”,30) cho k t qu là “Dai hoc Hang hai”

2.38 Hàm trích l y ph n bên ph i c a chu i

Cú pháp: Right(<text>,<n>)

Ch c n ng: Trích ra <n> kí t tính t bên ph i c a chu i <text>

Ví d : =Right(“Dai hoc Hang hai”,3) cho k t qu là “hai”

=Right(“Dai hoc Hang hai”,30) cho k t qu là “Dai hoc Hang hai”

2.39 Hàm trích l y m t ph n n m gi a chu i

Cú pháp: Mid(<text>,<v trí b t đ u>,<n>)

Ch c n ng: Trích ra <n> kí t tính t <v trí b t đ u> c a chu i <text>

=Mid(“Dai hoc Hang hai”,5,30) cho k t qu là “hoc Hang hai”

=Mid(“Dai hoc Hang hai”,30,3) cho k t qu là chu i r ng

Cú pháp: Sumif(<Kh i đi u ki n>,< i u ki n>,<Kh i các giá tr tính t ng>)

Ch c n ng: Tính t ng các ô n m trong [Kh i các giá tr tính t ng] n u các ô t ng ng n m trong

t ng ti n lãi các m t hàng có giá

tr l n h n 160, k t qu là 63 (=14+21+28)

2.42 Hàm đ m s ô tho mãn đi u ki n

Cú pháp: Countif(<Kh i giá tr >,< i u ki n>)

Ch c n ng: Tr l i s l ng ô n m trong <Kh i giá tr > tho mãn < i u ki n>

Ví d : V i b ng giá tr nh trong hình v , hàm =Countif(B2:B5,”Táo”) cho k t qu là 2

BÀI 4: CÁC THAO TÁC NH D NG

1 ánh d u kh i trên b ng tính

nh d ng c a các ô trên b ng tính là hoàn toàn đ c l p v i nhau N u mu n đ nh d ng cho nhi u ô cùng m t lúc ph i đánh d u kh i t t c các ô đó r i m i th c hi n đ nh d ng Các cách đ đánh d u kh i trên b ng tính nh sau:

- ánh d u kh i ch nh t: kéo rê chu t ho c gi phím Shift r i nh n phím m i tên trên bàn phím bôi đen vùng b ng tính c n ch n

- ánh d u c c t/dòng: nh p chu t t i tiêu đ c t/dòng

- ánh d u c b ng tính: nh p chu t t i v trí giao c a tiêu đ hàng và tiêu đ c t

- N u mu n ch n nhi u kh i m t lúc thì nh p phím Shift_F8 tr c khi ch n kh i, ch n xong

m t kh i l i nh n Shift_F8 đ ch n kh i m i, c ti p t c nh v y ch n các kh i khác N u s d ng chu t, gi phím Ctrl trong khi kéo rê chu t trên các vùng c n đánh d u kh i

2 Thay đ i chi u cao hàng/chi u r ng c t

t đ ng đi u ch nh kích th c hàng/c t cho v a v i đ cao/chi u r ng l n nh t c a d

li u trong hàng/c t, th c hi n nh p đúp chu t t i mép hàng/c t t i v trí thanh tiêu đ

- Ch n các nút đ nh d ng trên thanh công c ho c

- Th c hi n l nh: Format/Cells Khung h i tho i đ nh d ng ô xu t hi n Ch n các đinh

d ng c n thi t r i ch n nút OK Xem n i dung chi ti t các đ nh d ng t i ph n 3.2

3.1 M t s nút đ nh d ng trên thanh công c