tiểu luận kế toán quản trị

tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị tiểu luận kế toán quản trị

1 Tổ chức văn phòng và chức năng văn phòng.

Văn phòng trong một tổ chức là trung tâm thông tin và quản trị Những chức năng chung nhất trong văn phòng là mua hàng, nhân sự, quản lý chung, tài chính, bán hàng và marketing.

1.1 Chức năng văn phòng.

Có một số lĩnh vực và chức năng đượcđiều hành và quản lý trong phạm vi doanh nghiệp Ví dụ như trụ sở chính của một ngành sản xuất, bán lẻ hay kinh doanh dịch

vụ có thể bao gồm những lĩnh vực sau.

* Mua hàng

* Nhân sự

* Quản lý chung

* Tài chính

* Bán hàng và chiêu thị.

Cho dù một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hay bán những sản phẩmđã mua hàng cũng là một chức năng lớn, hoặc là mua nguyên vật liệu về sản xuất hoặc là mua sản phẩm hoàn thànhđể bán lại Chức năng của bộ phận mua hàng sẽđảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ mua hàng từ nhà cung cấp với giá cả, dịch vụ, thời gian giao hàng và chất lượng tốt nhất Bộ phận mua hàng cũng có trách nhiệmđảm bảo rằng chỉ có những sự mua hàng cần thiết làđược thực hiện bởi doanh nghiệp Bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng một số lượngđáng kể nhân viên đều có chức năng nhân sự hay như trong những doanh nghiệp lớn hơn thường gọiđó là nguồn nhân lực.

Bộ phận này của văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về tuyển dụng và sa thải nhân viên, đào tạo nhân viên và vì lợiích chung của nhân viên.

Chức năng quản lý chung nói chung là rất rộng nhưng có thể bao gồm hỗ trợ thư ký, đối phó với những truy vấn qua điện thoại và sắp xếp vấnđề như là cho thuê bấtđộng sản.

Chức năng tài chính cũng rất rộng Hằng ngày bộ phận kế toán phải gửi hóađơn tới khách hàng, nhận hóađơn từ nhà cung cấp, thanh toán cho nhà cung cấp, nhận tiền từ khách hàng và những khoản thanh toán khác như là mua tài sản dài hạn và thanh toán cho công nhân Ở cấpđộ quản lý cao hơn trong chức năng kế toán có thể chịu trách nhiệm về quản lý số dư tiền mặt và nguồn tài chính chung của tổ chức.

Bộ phận bán hàng và marketing sẽ chịu trách nhiệm vềđặt hàng, quảng cáo, nhân viên bán hàng.

1.2 Sơđồ tổ chức.

Sơ đồ tổ chức là một cách truyền thống để mô tả những vai trò khác nhau và mối quan hệ của cơ cấu chính thức Đó là một cách đơn giản hóa và chuẩn hóa thể hiện qua:

a, Các bộ phận trong tổ chức và cách chúng liên quan với nhau.

b, Thông tin liên lạc chính thức và các kênh báo cáo.

c, Cấu trúc của cơ quan, trách nhiệm và đoàn đại biểu.

d, Bất cứ vấn đề nào trong các bộ phận, như là đường dây thông tin liên lạc quá dài, thiếu

sự phối hợp giữa các đơn vị hoặc không rõ ràng giữa các lĩnh vực của cơ quan.

Các hình thức phổ biến nhất của sơ đồ tổ chức là sơ đồ theo chiều dọc, minh họa sự sắp xếp từ trên xuống dưới qua các cấp độ khác nhau, và hình dạng kim tự tháp của nhiều tổ chức Có thể có nhiều loại hình tổ chức, tuy nhiên được mô tả theo nhiều cách khác nhau Một ví dụ đơn giản dưới đây là một công ty nhỏ có chức năng nhân sự thuộc quản lý chung:

Hội đồng quản trị

Bán hàng và

marketing Tài chính

Tài chính Tài chính Tài chính

1.3 Tổ chức theo chức năng

Cơ quan chức năng liên quan đến việc thành lập bộ phận cho những người làm công việc tương tự nhau Chức năng chính trong một công ty sản xuất có thể là sản xuất, bán hàng, tài chính và quản lý chung Bộ phận tiếp thị có thể bán, phân phối và lưu kho.

1.4: Geographical departmentation: ( ngành theo địa lý )

Where the organisation is structured according to geographic area, some authority is retained

at Head Office but day-to-day operatons are handled on aterritorial basis Many sales departments are organization territorially.

 Trường hợp tổ chức được cấu trúc theo khu vực địa lý, một số cơ quan được lưu giữ tại trụ sở nhưng hoạt động thường ngày được xử lý trên cơ sở lãnh thổ Nhiều bộ phận bán hàng là tổ chức lãnh thổ.

1.5: Product/brand departmentation: (Ngành sản phẩm/thương hiệu )

Some organisations group activities on the basis of products or product lines Some functional departmentation remains but a divisional manager is given responsibility for the product or product line, with authority over personnel of different functions.

 Một số hoạt động của nhóm tổ chức trên cơ sở các sản phẩm hay dòng sản phẩm Một

số ngành chức năng vẫn còn nhưng một người quản lý phòng ban được giao trách nhiệm cho các dòng sản phẩm hoặc sản phẩm, có quyền lực đối với nhân viên của các chức năng khác nhau.

1.6: Centralisation/decentralization: ( tập trung/ phân cấp )

In many organisation, administrative functions are carried out at head office as much as possible When this is the case, the administration function is said to be centralized.

 Trong nhiều tổ chức, chức năng hành chính được thực hiện tại trụ sở chính càng nhiều càng tốt Khi điều này là trường hợp, chức năng quản lý được cho là tập trung.

Giám đốcđiều hành

GĐ sản

xuất marketingGĐ

GĐ tài chính GĐ kỹthuật GĐ nhânsự

Quan lý

bán hàng QL quảngcáo QL nghiên cứuthị trường quản lýkế toán

Kế toán tài chính

A centralised administration department involves as many administrative tasks as possible being carried out at a single location, such as head office.

 Một bộ phận quản lý tập trung bao gồm nhiều công việc hành chính có thể được thực hiện tại một địa điểm duy nhất, chẳng hạn như trụ sở chính.

When administrative tasks are carried out at various separate locations, the administrations, the administration function is said to be de-centralised This may be appropriate when there

is a large geographical spread between local offices or where substantially different activities are performed in separate locations.

 Khi công việc hành chính được thực hiện tại các địa điểm riêng biệt khác nhau, chính quyền, chức năng quản lý được cho là được tập trung Điều này có thể thích hợp khi

có một lây lan địa lý rộng lớn giữa các văn phòng địa phương hoặc nơi hoạt động khác nhau đáng kể được thực hiện tại các địa điểm riêng biệt.

2 Policy manual:

.

 Một hướng dẫn chính sách cần giúp đỡ để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên làm theo thủ tục và thực hành tốt nhất.

 Như bạn sẽ bắt đầu nhận ra trong bất kỳ doanh nghiệp có kích thước hợp lý sẽ

có rất nhiều giao dịch khác nhau và vai trò được thực hiện bởi những người khác nhau trong tổ chức Như với bất kỳ tổ chức nào, để cho công tác quản lý để giữ quyền kiểm soát các hoạt động sẽ phải có một số hình thức quy tắc và thủ tục

 Trong tổ chức nhỏ, nơi chỉ có một số ít các cá nhân có tham gia vào các giao dịch của các thủ tục kinh doanh như vậy và thực hành tốt nhất có thể được truyền bằng miệng bởi quản lý Tuy nhiên trong các tổ chức lớn, nơi có rất nhiều người thực hiện chức năng có thể tại một số vị trí địa lý khác nhau sau đó một thủ tục chính thức hơn là cần thiết để đảm bảo rằng các chính xác.

 Điều này thường có dạng của một chính sáchhướng dẫn mà sẽ đặt ra các thủ tục cần thiết cho tất cả các chức năng khác nhau và chính sáchhướng dẫn nên luôn luôn sẵn sàng cho việc tham khảo dễ dàng.

 Mặc dù một chính sáchhướng dẫn là được khuyến cáo như là một hình thức kiểm soát các hoạt động của nhân viên chăm sóc phải được thực hiện nghiêm ngặt đó là tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc không tạo ra sự cứng nhắc và trong các trường hợp có nghi ngờ một thành viên cao cấp nhiều nhân viên nên được tư vấn.

3.Các kiểu giao dịch chính của một doanh nghiệp:

Các loại chính của giao dịch mà hầu hết các doanh nghiệp tham gia vào là bán hàng, mua hàng, thanh toán chi phí, trả tiền nhân viên và mua tài sản dài hạn

Nó đã được đề cập trước đó rằng kinh doanh có đủ hình dạng và hình thức tuy nhiên

sẽ có một số loại giao dịch này sẽ được phổ biến với hầu hết các doanh nghiệp:

 Việc bán hàng

 Việc mua hàng

 Thanh toán chi phí

 Phải trả nhân viên

 Mua tài sản dài hạn

Cho mỗi chức năng, chúng ta sẽ xem xét các nhân sự chủ chốt bao gồm khởi

xướng, xử lý và hoàn thành các giao dịch

3.1 Việc bán hàng

Trong một tổ chức bán lẻ được thực hiện trên sàn cửa hàng Tuy nhiên trong một tổ chức sản xuất thường có một bộ phận bán hàng và tiếp thị có trách nhiệm là để tiếp thị sản phẩm của tổ chức và nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Hàng ngày trách nhiệm nhận đơn dặt hàng sẽ là của các nhân viên bán hàng nam nữ, điều này

có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc có thể là thông qua chuyến thăm cá nhân cho khách hàng

Nếu bán được thực hiện cho một khách hàng hiện tại, khách hàng được cung cấp

mà không vượt quá dư nợ tín dụng của họ sau đó các thủ tục sẽ được cho những người bán hàng để có chi tiết về trình tự, chuyển qua những chi tiết cho bộ phận cửa hàng cho mau lẹ và bộ phận kế toán cho hóa đơn của khách hàng

Tuy nhiên nếu bán cho một khách hàng mới thì một cấp cao hơn của quản lý sẽ phải được tham gia bởi vì nếu bán được trên tín dụng, tình trạng tín dụng của khách hàng mới phải được xác định và ra quyết định có hay không bán hàng về tín dụng nên được thực hiện cho khách hàng này

Một khi hàng hoá đã được gửi cho khách hàng, trách nhiệm sau đó để bộ phận kế toán kế toán cho hóa đơn của khách hàng đối với hàng hóa và đảm bảo rằng nhận được thanh toán

3.2 Mua hàng

Việc mua ban đầu sẽ được bắt đầu bởi một trong hai bộ phận thu mua hoặc các cửa hàng bách hóa Nhu cầu mua nhiều hàng hoá hơn sẽ được thông qua, ví dụ, người quản lý cửa hàng nhận ra rằng một mục hàng tồn kho đang ở mức thấp Sau

đó, ông sẽ hoàn thành việc trưng mua mà phải được ủy quyền và sau đó là bộ phận thu mua sẽ xác định nhà cung cấp phù hợp nhất trên cơ sở các gía, giao hàng, chất lượng Một đơn hàng mới được đặt bởi bộ phận thu mua và các cửa hàng bách hóa thường sẽ nhận được hàng

Sau này, trách nhiệm đi đến phòng kế toán và sẽ chờ đợi sự xuất hiện của hóa đơn đối với hàng hóa từ các nhà cung cấp, sẽ kiểm tra xem hóa đơn là chính xác và đối với hàng hóa có trong thực tế được nhận và sau đó vào một lúc thích hợp trả số tiền đến hạn cho nhà cung cấp

3.3 Thanh toán chi phí

các tổ chức sẽ phải chịu chi phí nhiều như tiền thuê nhà và thuế địa phương, bảo hiểm, hóa đơn điện thoại, hóa đơn năng lượng, chi phí quảng cáo… Trong một số trường hợp này sẽ được phát sinh bởi một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp chẳng hạn như bộ phận tiếp thị vào đầu tư trong các chiến dịch quảng cáo hoặc nhận được hóa đơn điện thoại sẽ là một phần của quản lý chung của kinh doanh

Khi nhận được hóa đơn các chi phí họ sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán sẽ kiểm tra xem các chi phí đã phát sinh hoặc là hợp lý và sau đó sẽ xử lý các chi phí để thanh toán

3.4 Phải trả nhân viên

Hàng tuần hoặc hàng tháng người lao động của doanh nghiệp phải được trả

lương.Về quá trình này xảy ra có rất nhiều sự tính toán được thực hiện và rất nhiều thủ tục giấy tờ để được điền vào Trong doanh nghiệp lớn hơn sẽ có bộ phận lương đối phó với điều này nếu không nó sẽ là trách nhiệm của nhân viên biên chế trong các bộ phận kế toán

Bộ phận lương sẽ xác định tổng tiền lương phải trả cho mỗi nhân viên, căn cứ vào một loạt sự sắp xếp thù lao khác nhau, và sau đó sẽ tính toán theo luật và các khoản khấu trừ được trừ và sau đó sẽ tính toán được tiền lương ròng đến hạn cho người lao động cuối cùng bộ phận lương sau đó phải tổ chức các phương thức thanh toán cho người lao động

3.5 Mua tài sản dài hạn

Theo thời gian doanh nghiệp sẽ cần phải mua tài sản dài hạn Đây là những tài sản được sử dụng trong kinh doanh cho trung và dài hạn chứ không phải là mua để bán lại Điều này sẽ bao gồm các hạng mục như máy móc, xe hơi, thiết bị máy tính, văn phòng Đồ nội thất…

Để cho việc mua bán tài sản dài hạn được đưa vào hoạt động quản lý của các bộ phận các tài sản trước hết phải điền vào tiêu chuẩn mua Vì hầu hết tài sản dài hạn tương đối đắt tiền này có thể sẽ phải được ủy quyền bởi quản lý cấp cao hơn Một việc trưng dụng đã được ủy quyền thì bộ phận thu mua sau đó sẽ tìm các nhà cung cấp thích hợp nhất cho tài sản

Một khi các đơn đặt hàng đã được đặt các chi tiết sau đó sẽ được thông qua với bộ phận kế toán mà sau đó sẽ xử lý và thanh toán hóa đơn khi nhận được đơn Nó sẽ

là cần thiết để xác minh hay kiểm tra xem nhân viên và số tiền trả có hợp lý trong quá trình này, điều này được đề cập trong phần sau

4 Kiểm soát các giao dịch

Để quản lý kiểm soát các giao dịch của kinh doanh thì phải có một hệ thống ủy quyền giao dịch tại chỗ

Như bạn có thể nhận thấy trong phần cuối bất kỳ giao dịch mà bạn kinh doanh có liên quan đến sẽ có xu hướng liên quan đến một số những người khác nhau trong

tổ chức Bạn cũng sẽ nhận thấy các yêu cầu về giao dịch được ủy quyền

Việc quản lý hợp lý một doanh nghiệp lớn không thể có thời gian để cá nhân được tham gia vào tất cả các giao dịch của kinh doanh Tuy nhiên, để giữ quyền kiểm soát các nguồn thu nhập của doanh nghiệp và các chi phí kinh doanh phải gánh chịu những điều quan trọng là các giao dịch được ủy quyền bởi một thành viên có trách nhiệm của đội ngũ quản lý

Đặc biệt là quản lý phải có quyền kiểm soát các lĩnh vực sau:

(a)Bán hàng về tín dụng thực hiện cho khách hàng mới Nếu việc bán hàng được thực hiện về tín dụng hàng hoá được gửi đi với lời hứa từ khách hàng phải trả trong tương lai do đó việc quản lý doanh nghiệp phải được chắc chắn như họ có thể là khách hàng mới này có thể và sẽ, thanh toán hàng hóa Điều này có nghĩa rằng người kiểm soát tín dụng phải hài lòng rằng khách hàng mới có một tín dụng tốt

và là khá chắc chắn để trả cho các hàng hoá

(b) Mua hàng hóa hoặc tài sản dài hạn và thanh toán các chi phí Đây là tiền đi ra khỏi doanh nghiệp do đó nó phải là những chi phí cần thiết và hợp lệ để một quản

lý phải ủy quyền

(c) Một trong những khoản thanh toán lớn nhất được thực hiện bởi hầu hết các tổ chức là các hóa đơn tiền lương cho người lao động Điều quan trọng là chỉ có nhân viên chân thật được trả tiền cho các giờ thực tế mà họ đã làm việc do sự cho phép trả lương là điều quan trọng trong mỗi tổ chức

5.Nguyên tắc nền tảng của ghi sổ kép Nguyên tắc nền tảng của ghi sổ kép là cho tất cả các mục nợ nó phải được tương ứng với một mục tín dụng

Ghi mục nợ vào sổ cái là tăng Tài Sản hoặc Chi Phí và giảm Nợ và Thu Nhập

Ghi mục có vào sổ cái là tăng Nợ phải trả và Thu Nhập đồng thời giảm Tài Sản và Chi Phí

Trong các chương sau chúng ta sẽ được giải quyết với các mục kế toán Nguyên vật liệu, lao động, tiền lương Vì vậy, trong chương này chúng ta nhắc nhở mình về nguyên tắc nền tảng ghi sổ kép và đưa ra cái nhìn tổng quan về cách tính này được sử dụng trong kế toán Chi phí

Bạn có thể đã gặp ghi sổ kép trong việc học tập từ sớm Bạn nên nhớ rằng một trong các nguyên tắc nên tảng của kế toán kép là cho tất cả các mục nợ và chúng sẽ có một mục tín dụng bằng nhau Cũng nên nhớ rằng Chủ sở hữu của Doanh nghiệp được giải thích là một thực thể riêng biệt cho doanh nghiệp của mình và lượng tiền mà CSH dưa vào doanh nghiệp thì được biết là một khoản phải trả đặc biệt của doanh nghiệp được gọi là vốn Hai điểm này nối với nhau có nghĩa

là phương trình kế toán sẽ luôn luôn là:

Tài sản – Nợ phải trả = Vốn + Lợi nhuận – ( Thuế phải nộp )

Với mục đích kế toán Chi phí chúng ta sẽ liên quan phần lớn với việc bán các hàng hóa, mua Nguyên vât liệu, trả tiền lương và giải thích các Chi phí Vậy đây là một điều gợi nhớ nguyên tắc cơ bản ghi sổ kép mà bạn có thể gặp qua Bán các hàng hóa

Nợ ngân hàng/các khoản phải thu

Có bán hàng hóa

Khoản nhận từ doanh thu

Nợ ngân hàng

Có các khoản phải thu

Mua Nguyên vật liệu

Nợ kiểm soát nguyên vật liệu

Có ngân hàng/các khoản phải nộp

Thanh toán các khoản phải nộp

Nợ khoản phải nộp

Có ngân hàng

Thanh toán lương

Nợ chi phí lương

Có ngân hàng

Đó là lương thực tế - tất cả hình ảnhthì hơi phức tạp hơn và nó sẽ được giải quyết với Chương 6

Thanh toán chi phí hoặc chí phí quản lí

Nợ các chi phí/các chi phí quản lí

Có ngân hàng/các khoản phải nộp

Nếu không chắc chắn với việc ghi số kép ta hãy nhớ các quy tắc dưới đây:

Giảm nợ phải trả Tăng chi phí Giảm thu nhập

Ghi có Tăng nợ phải trả

Giảm tài sản Tăng thu nhập Giảm chi phí

6 Hạch toán sổ cái chi phí

Nghiệp vụ này được ghi nhận ban đầu trên sổ của các khoản mục được tính tổng

và tổng số được đưa lên các sổ cái tài khoản

Kế toán chi phí là sự tích lũy chi phí xác định trị giá hàng tồn kho để đáp ứng các yêu cầu của báo cáo bên ngoài và cũng để đo lường lợi nhuận nội bộ Nói cách khác nó tạo ra thông tin cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị

Từ các nghiệp vụ trong những cuốn sổ sách hằng ngày, ghi sổ kép diễn ra Ví dụ, trong cuốn sổ doanh thu ngày có thể có một danh sách các hoá đơn bán hàng tổng cộng $ 1,487 Con số này sau đó sẽ được đưa vào các tài khoản sổ kế toán như sau:

Hạch toán phải thu bên nợ $ 1,487

Hạch toán doanh thu bên có $ 1,487

Đối với mục đích kế toán chi phí có hai phương pháp có thể có của cơ cấu các tài khoản sổ kế toán - một hệ thống tích hợp và hệ thống lồng vào nhau

Một hệ thống tích hợp là một trong những kết hợp hạch toán kế toán và các chức năng kế toán tài chính trong một hệ thống tài khoản sổ cái

Một hệ thống lồng vào nhau có một sổ kế toán chi phí cho các chức năng hạch toán chi phí và sổ kế toán tài chính cho các chức năng kế toán tài chính

6.1 Hệ thống tích hợp

Một hệ thống tích hợp kết hợp các chức năng kế toán chi phí và kế toán tài chính thành một hệ thống tài khoản sổ cái Điều này cho phép tiết kiệm về thời gian và chi phí Tuy nhiên nó có nhược điểm là cố gắng để đáp ứng được hai mục đích với một tập hợp các tài khoản sổ kế toán mặc dù sự khác biệt giữa kế toán tài chính và các yêu cầu kế toán quản trị

6.2 Hệ thống lồng vào nhau

Một hệ thống lồng vào nhau là một trong những nơi sổ riêng biệt được lưu giữ cho các chức năng hạch toán (sổ kế toán chi phí) và các chức năng tài chính (sổ kế toán tài chính) Các sổ kế toán chi phí và sổ kế toán tài chính mỗi cái sẽ có một tài khoản kiểm soát Nhiều tổ chức sẽ có thẻ ghi nợ và có mục thông thường được thực hiện với hệ thống kế toán tài chính, trong đó cũng có một tài khoản sổ kế toán chi phí biên bản ghi nhớ này sẽ đã gửi tất cả các mục được chuyển giao cho hệ thống kế toán chi phí

Trong sổ kế toán chi phí có một tài khoản quản lý để cung cấp một nơi để ghi lại các chỉ tiêu có tính chất tài chính kế toán

Ví dụ khi một hóa đơn nhận được đối với nguyên liệu, quản lý tài khoản vật liệu sẽ được ghi nợ nhưng thay vì bên có hạch toán các khoản phải trả, như sổ kế toán chi phí không ghi lại các khoản phải trả, bên có là để kiểm soát các tài khoản sổ kế toán chi phí

Việc sử dụng các tài khoản kiểm soát như mô tả ở trên có nghĩa là mục kép có thể được thực hiện cho tất cả các nghiệp vụ Điều này bảo tồn tính toàn vẹn của hệ thống kép

Mặc dù một hệ thống lồng vào nhau cho phép truy cập dễ dàng hơn để thông tin chi phí kế toán, nó là nhiều hơn tiêu thụ để chuẩn bị hai bộ tài khoản sổ kế toán và