Kỹ năng làm việc theo nhóm

GIỚI THIỆU MÔN HỌC  Mục tiêu môn học:Cung cấp cho sinh viên các kiến thức và kỹ năng nhằm tổ chức thực hiện công việc theo nhóm làm việc có hiệu quả  Đối tượng và phương pháp nghiên

KỸ NĂNG LÀM VIỆC THEO NHÓM

1 tín chỉ

Bộ môn QTDNTM

1

Buổi 1

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÓM LÀM VIỆC

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

 Mục tiêu môn học:Cung cấp cho sinh

viên các kiến thức và kỹ năng nhằm tổ

chức thực hiện công việc theo nhóm làm

việc có hiệu quả

 Đối tượng và phương pháp nghiên

cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về các

hoạt động liên quan đến nhóm làm việc

và làm việc theo nhóm

- Phương pháp nghiên cứu: nhập vai,

nghiên cứu tình huống, làm việc nhóm,…

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

việc

theo nhóm

NHÓM LÀM VIỆC

 Nhóm là sự liên kết của 2 hay nhiều cá nhân

có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau

nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của các

thành viên và cùng đạt tới những mục tiêu cụ

SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ TRONG NHÓM

Trưởng nhóm

Thành viên 2

Thành

viên 1

Thành viên 4

Thành

viên 3

7

ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM LÀM VIỆC

thuận nhất định

thống nhất

lập mối quan hệ tương quan giữa

các thành viên

thực hiện mục tiêu của nhóm

• Nhóm với những con người khác nhau tạo ra văn hoá nhóm

Thói quen làm việc và sinh hoạt

Quan hệ giữa các thành viên

Niềm tin, tiêu chuẩn và tiêu thức đánh giá chung

Khi một con ra khỏi đội hình, nó lập

tức nhận ra bị trì kéo và lực cản khi bay

một mình Nó nhanh chóng quay lại để

có được lợi thế từ sự nâng đỡ khi bay

theo đàn

Khi con bay đầu mệt mỏi, nó

quay lại phía sau và một con khác

đến thế chỗ

Những con bay sau cất tiếng

kêu để cổ vũ những con bay trước

giữ tốc độ bay

Khi một con bị ốm, bị thương,

hay bị bắn hạ…hai con khác sẽ tách

đoàn và ở lại cùng cho đến khi con

bị thương chết đi hoặc bình phục

Sau đó chúng tiếp tục cùng nhau

hoặc hòa vào một đàn lớn hơn

tin hiệu quả

thành viên

trưng của nhóm

 Việc hình thành một nhóm làm việc luôn

bắt nguồn từ một mục tiêu hay một

nhiệm vụ cụ thể nào đó Chính nhiệm vụ

mà nhóm phải thực hiện quyết định ai sẽ

là thành viên của nhóm.

 Giả sử anh (chị) đang đứng trước việc lựa

chọn các thành viên cho một nhóm, anh

(chị) sẽ tìm kiếm ở họ những tiêu chuẩn

gì?

 Hai trong số những tiêu chuẩn anh (chị)

sẽ cân nhắc lựa chọn

năng làm việc dưới áp lực cao, tính

linh hoạt chủ động, sự tự tin, tính

khôi hài, óc sáng tạo

rõ tại sao nhóm của mình tồn tại thì

sẽ có ít cơ hội thành công

 Đặt tên nhóm, xây dựng khẩu hiệu

 Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của nhóm

 Xác định mục tiêu

 Xác định cơ chế trao đổi thông tin

 Cách thức ra quyết định

 Thiết lập các tiêu chí về hành vi ứng xử

XÂY DỰNG NÉT ĐẶC TRƯNG CỦA NHÓM

 Tên gọi, biểu tượng riêng, bài hát

riêng

XÂY DỰNG NÉT ĐẶC TRƯNG CỦA NHÓM

hãy dùng từ chúng ta thay cho từ

tôi

những mẩu chuyện vui, ý kiến,

quan điểm, khó khăn, thành công

ngoài công việc

Phân loại nhân viên để tạo lập

nhóm làm việc

 Phân loại theo tính cách của nhân viên, theo đó chúng ta có bốn loại

nhân viên là người suy tư, người trực nhận, người tri hành và người cảm

nhận.

 Người suy tư có đặc điểm là ưa thích trật tự, thích phân tích và suy

ngẫm, có tư duy và lý trí và chỉ bị thuyết phục bằng lý lẽ, bằng dữ kiện

và tư liệu Trong hành động thì thường cân nhắc kỹ lưỡng và không bốc

đồng.

 Người trực nhận làm việc và suy nghĩ thường bị bản năng chi phối, có

nhiều sáng kiến nhưng dễ thay đổi Rất nhanh nhậy, dễ thích ứng với

hoàn cảnh nhưng cũng dễ bị lạc lối bởi các chi tiết cá biệt.

 Người tri hành là những người tháo vát và hướng về công việc Mọi tư

duy đều hướng về hành động Người tri hành có khuynh hướng quan tâm

đến cách làm hơn là lý do Họ thường dễ bị kích động mạnh.

 Người cảm nhận có xu hướng quan tâm đến mặt tốt, xu hướng tiến bộ

Họ bị hấp dẫn bởi hình ảnh, danh tiếng, khung cảnh, nội quy tổ chức hơn

là doanh số và lợi nhuận Họ thường có các ý kiến phán đoán và nhận xét

bất ngờ, thú vị và có giá trị

Phân loại nhân viên để tạo lập

nhóm làm việc

 Phân loại nhân viên để huy động nhân viên tạo lập

nhóm theo mức độ sẵn sàng Mức độ sẵn sàng của các nhân

viên khi tham gia vào nhóm phụ thuộc vào động cơ thúc đẩy

và các lợi ích mà nhóm mang lại Như vậy, nhân viên có thể

rất sẵn sàng tham gia vào nhóm này nhưng lại thiếu tích

cực với nhóm khác Theo tiêu chí này chúng ta có 3 nhóm

người cơ bản là:

 Người có thiện chí hoặc tin cậy Đây là những nhân viên có

độ sẵn sàng cao tham gia vào nhóm làm việc.

 Người có thể sử dụng nhưng không có thiện chí hoặc không

vững tin Đây là các cá nhân có mức độ sẵn sàng vừa phải

Với những nhân viên này, nhà lãnh đạo phải biết khơi dậy

động lực tham gia vào nhóm.

 Người không thể, không thiện chí và thiếu tin cậy Đây là

những cá nhân có mức độ sẵn sàng rất thấp.

Phân loại nhân viên để tạo lập

nhóm làm việc

Phân loại nhân viên theo vai trò hỗ trợ tạo dựng và duy trì và phát

triển nhóm trên góc độ tâm lý xã hội Theo góc độ này chúng ta có 6

loại người chính.

 Người lập kế hoạch, người đưa ra ý tưởng: là những người luôn cố

gắng tìm ra “một cái gì đó” ở những nơi mà người khác cho là

“không có gì cả”

 Người phân tích (hay còn gọi là người thẩm định): Xem xét mọi

khía cạnh dù là nhỏ nhất Phân tích, thách thức và xem xét, họ

được coi là người “dội gáo nước lạnh’’ vào các ý tưởng

 Người điều phối: Nắm rõ nhiệm vụ của dự án tổng thể và mục

tiêu lâu dài của công ty, là người giữ vai trò liên lạc, chịu trách

nhiệm tiến hành kế hoạch từ khâu này đến khâu khác đồng thời

giảm các xung đột, bất đồng xuống mức thấp nhất, hiểu rõ vai

trò của các nhân tố trong kế hoạch hoạt động và có khả năng dẫn

dắt chỉ đạo ê kíp làm việc khi nảy sinh bất đồng để tiết kiệm thời

gian và hoạt động hiệu quả

 Người tiến hành : Biến kế hoạch thành biện pháp khả thi Họ

muốn ai đó lập kế hoạch hành động để họ tiến hành Có năng lực

và phương pháp, không quan tâm tới các ý kiến xung quanh

 Người phá phách: Là những người thường xuyên đưa ra các chỉ

trích, công kích cá nhân hoặc giữ kẽ

Hình thức Nhóm nhân viên

 Nhóm đa chức năng

 Nhóm công việc được thiết kế bao gồm nhiều

chuyên gia (marketing, sản xuấ, thiết kế…) nhằm

hoàn thành một mục tiêu đặc thù nào đó.

 Nh óm chức năng được lập dựa trên cơ sở bổ nhiệm

và phân việc hơn là trên cơ sở tự nguyện

 Nhóm dự án

 Nhóm công việc được thiết kế nhằm triển khai một

hoạt động mới như thiết kế một sản phẩm hoặc dịch

vụ Thành viên được chọn lọc trên cơ sở năng lực

của mỗi người phù hợp với nhiệm vụ của nhóm.

 C ác nhóm làm việc sẽ giải tán khi nhiệm vụ kết

thúc

Hình thức Nhóm nhân viên

 Nhóm tự quản

 Nhóm các nhân viên được huấn luyện kỹ càng nhằm

triển khai độc lập những nhiệm vụ của tổ chức.

 Nh óm có trách nhiệm phát triển các giải pháp giải

quyết các vấn đề tức thời nhưng định hướng dài

hạn

Hình thức nhóm công việc

 Nhóm cải tiến

 Nhóm bao gồm nhiều thành viên có kinh

nghiệm chịu trách nhiệm nâng cao chất lượng,

giảm trừ lãng phí, gia tăng năng suất Các

thành viên đến từ các bộ phận của doanh

nghiệp.

 Nhóm ảo

 Nhóm bao gồm nhiều thành viên phân tán có

liên hệ với nhau qua các phương tiện thông tin

liên lạc để hoàn thành các nhiệm vụ.

thành, đo lường được nỗ lực

Phát hiện nhanh mâu thuẫn và giải

 Giải thích nội dung bản tuyên bố của nhóm

 Mô tả những nguồn lực có sẵn cho nhóm và nguồn bên ngoài

 Mô tả các cơ chế khuyến khích và tạo động lực làm việc cho

4 PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

 Phân công dựa trên khả năng thực hiện công việc tốt nhất

 Nhiệm vụ phù hợp như thế nào với mục tiêu cao nhất của

nhóm

 Phải kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết

Nhóm hoạt động như thế nào, các thành viên của

nhóm liên hệ với nhau và mối liên hệ của nhóm với

bên ngoài như thế nào?

- Tập hợp những tài năng cá nhân

- Có cùng một viễn cảnh tương lai

- Và có một người lãnh đạo giỏi

BA GIÁC ĐỘ HIỆU QUẢ CỦA NHÓM

 Từng thành viên trong nhóm phải hiệu quả

 Cả nhóm hiệu quả

 Quan hệ hiệu quả giữa các nhóm

49

XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

 Nhìn từ giác độ người lãnh đạo

 Nhìn từ giác độ thành viên của nhóm

- Nhu cầu được nhận biết

- Nhu cầu gây ảnh hưởng

- Nhu cầu được kính phục

- Xây dựng nhóm, xây dựng đồng minh

- Tranh luận, tranh cãi

 Những hành vi có hiệu quả và hành vi không

hiệu quả khi làm việc theo nhóm

HÀNH VI KHÔNG HIỆU QUẢ

KHI LÀM VIỆC THEO NHÓM

YẾU TỐ CẢN TRỞ TÍNH

HIỆU QUẢ CỦA NHÓM

 Năng lực hạn chế của lãnh đạo nhóm

 Mơ hồ về mục tiêu

 Mục tiêu của các thành viên trong nhóm là không

thống nhất

 Đánh giá kết quả thực hiện không công bằng

 Sự thừa nhận và phần thưởng không hợp lý

 Tính năng động, cởi mở của các thành viên trong

nhóm thấp

 Qui mô nhóm không hợp lý

 Thiếu sự ủng hộ của cấp trên

55

YẾU TỐ GIÚP NHÓM THÀNH CÔNG

 Làm quen, hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau

 Nắm vững mục tiêu chung

 Xác định rõ các điểm mạnh, điểm đặc biệt của

nhóm cũng như của từng thành viên

 Cùng chia sẻ các giá trị

 Kết hợp tốt lợi ích của nhóm và mỗi cá nhân

trong nhóm

 Chọn được người lãnh đạo phù hợp

 Biết tạo ra sự cộng hưởng trong nhóm

Chấp nhận các kỹ năng của thành viên

Đồng lòng trong

quyết định

Thái độ phê phán xây dựng

Lắng nghe và làm sáng tỏ

 Cần khuyến khích sự tham gia của các

thành viên trong việc:

- lập kế hoạch

- tổ chức công việc

- đánh giá công việc

 Tham khảo ý kiến của các thành viên

trong nhóm Điều này cho thấy anh (chị)

coi trọng quan điểm của họ về những gì

BUỔI 3

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT

XUNG ĐỘT NHÓM

VAI TRÒ CỦA TRƯỞNG NHÓM

Người khởi xướng

Người làm gương

Người thương thảo

Người huấn luyện

 Tạo ra nhiệt huyết của các thành viên và những người

có liên quan đến việc thực hiện mục tiêu

 Tôn trọng sự khác nhau của mỗi người trong nhóm

 Phát huy điểm mạnh của mỗi người trong nhóm

 Coi trọng sự hỗ trợ và hợp tác lẫn nhau

 Đào tạo về cách thức làm việc trong nhóm cho các

thành viên

 Có chính sách và quy trình làm việc rõ ràng, tạo môi

trường làm việc hiệu quả trong nhóm

ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG QUẢN LÝ NHÓM

 Quản lý nhóm là một quá trình bao gồm

nhiều khía cạnh cần phải xem xét Nếu bạn

hiện đang quản lý một nhóm, bảng tự đánh

giá này sẽ kiểm tra chất lượng các phương

pháp làm việc và khả năng điều hành nhân

viên của bạn Nếu bạn là thành viên trong

nhóm, bảng tự đánh giá này sẽ kiểm tra khả

năng quản lý của chính bạn

67 67

“Sóng gió”

Hình thành chuẩn mực

Hoạt động, thành công

Thành

lập

QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN

NHÓM

GIAI ĐOẠN “SÓNG GIÓ”

có giai đoạn bùng nổ những mâu

thuẫn giữa các thành viên nhóm

viên cảm thấy bất ổn khi họ cố

gắng “khẳng định mình”

khám phá

GIAI ĐOẠN “SÓNG GIÓ”

một nhóm, các thành viên mong

muốn điều tìm kiếm điều gì để

khẳng định mình?

GIAI ĐOẠN “SÓNG GIÓ”

gian mà nhiều mâu thuẫn nảy sinh

và là giai đoạn tìm hiểu

đặc trưng của mình

 Khi gia nhập vào nhóm, mỗi cá nhân đều

mong muốn đạt được điều mà mình tìm

kiếm Do vậy sau một thời gian làm việc

trong nhóm, họ không được thoả mãn các

mong muốn của mình, thì rất có nguy cơ

xảy ra mâu thuẫn giữa các cá nhân trong

nhóm

 Mâu thuẫn là sự bất đồng và tranh cãi

giữa các thành viên trong nhóm.

cá nhân trong nhóm sẽ dẫn đến hậu

MÂU THUẪN

 Mâu thuẫn có thể xảy ra trong suy nghĩ

của mỗi cá nhân, tuy nhiên dấu hiệu nhận

biết điều này thì không rõ ràng lắm, đó có

ỨNG PHÓ NHƯ THẾ NÀO?

gì để ứng phó với giai đoạn biến đổi

này một cách có hiệu quả nhất?

 Ghi ra hai hay ba ý kiến

ỨNG PHÓ NHƯ THẾ NÀO?

 Nêu gương, chứng tỏ bạn đủ tự tin, quan

điểm rõ ràng và quyết tâm vì sự thành

công của nhóm

 Làm sáng tỏ mọi thắc mắc nếu có thể

 Khuyến khích tranh luận một cách thẳng

thắn và cởi mở tất cả những vấn đề gây

chia rẽ nội bộ, ngăn chặn việc bắt nạt hay

đe doạ, nhưng cũng công khai mọi điều

tranh cãi

 Cần tóm lại những vấn đề gây tranh cãi

sau khi cả nhóm thảo luận xong và để cả

nhóm quyết định

ỨNG PHÓ NHƯ THẾ NÀO?

 Nhấn mạnh đến tầm quan trọng của công

việc và cùng nhau làm việc để hoàn thành

công việc

 Hướng những mâu thuẫn vào công việc,

thay vì vào tính cách mỗi cá nhân

BUỔI 4

KỸ NĂNG GIAO TIẾP NHÓM

THIẾT LẬP CÁC KÊNH TRUYỀN ĐẠT

THÔNG TIN HIỆU QUẢ

thông tin giữa các cá nhân trong

NHỮNG KHÓ KHĂN

 Tiếng ồn tại nơi làm việc

 Cách xa về mặt địa lý

 Sử dụng các từ thuật ngữ hoặc chuyên

môn, tiếng lóng, ít người hiểu

 Hạn chế về khả năng sử dụng ngoại ngữ

 Các rào cản tâm lý

 Không có các phương tiện thông tin liên

lạc cần thiết

 Kinh nghiệm, cách hiểu vấn đề, khả năng

ghi nhớ của mỗi người là khác nhau

GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH CHUẨN MỰC

viên bắt đầu làm việc với nhau và

cư xử như một nhóm làm việc

chung

quy tắc đúng đắn cần được xác lập

GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH CHUẨN MỰC

 Các chuẩn mực được xây dựng dựa trên:

- Cách thức tiếp cận công việc

- Cách ứng xử xã hội

- Vai trò của mỗi thành viên nhóm

 Giai đoạn này hoàn tất khi các thành viên đã tin

tưởng vào nhóm và mọi người đều đóng góp công

sức cho nhóm.Sự tin tưởng được thể hiện qua:

- sự sẵn sàng lắng nghe ý kiến của người xung

quanh

- tự hào về nhóm

- Đoàn kết và chia sẻ

- hỗ trợ lẫn nhau

- Sẵn sàng lao vào công việc

GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH CHUẨN MỰC

 Khi các quy tắc của nhóm được xác lập,

một nguy cơ có thể xảy ra là các quy tắc

không phù hợp với mục đích và mục tiêu

của doanh nghiệp Người lãnh đạo cần lưu

ý vấn đề này và làm mọi cách để:

- Khích lệ phát triển các quy tắc tích cực

- Ngăn chặn sự hình thành của các quy tắc

có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đối với

năng suất và sự đoàn kết

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO NHÓM

 Là yếu tố then chốt để đạt mục tiêu của nhóm

 kế hoạch cần phải:

- phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu đã xác lập và nhất

quán với mục tiêu

- Được thảo luận với tất cả mọi thành viên trong nhóm,

có chú ý đến khả năng và nhu cầu phát triển của mỗi

cá nhân.

- Thực tế và khả thi trong khuôn khổ do doanh nghiệp

quy định hay bị chi phối bởi môi trường bên ngoài,như

luật pháp

- Được phổ biến thật chi tiết cho các thành viên trong

nhóm, ở một mức độ và cấp độ phù hợp với từng cá

nhân

- Được cập nhật thường kỳ, bởi kế hoạch cần thích ứng

với những biến đổi có thể

THỰC HÀNH

GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG, THÀNH CÔNG

đầu hoạt động hiệu quả

thành viên tập trung vào vai trò và

công việc của mình

GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG, THÀNH CÔNG

lượng công việc, đảm bảo đạt mục

tiêu đề ra

công việc

tiêu mới, qua đó cải tiến cách thức

thực hiện công việc

 Một nhóm mà không liên tục phát triển thì

sẽ lâm vào tình trạng đình trệ

 Thành công ở lần kế tiếp bao giờ cũng

quan trọng hơn thành công đã qua

 Vai trò của người lãnh đạo:

- chọn ra cá nhân xuất sắc nhất trong

CHO Ý KIẾN PHẢN HỒI

 Các thành viên trong nhóm cần ý kiến phản hồi

về vịec họ thực hiện công việc như thế nào.

 Họ cần những ý kiến:

- Công nhận những thành quả mà họ đạt được

- Phê bình cách thức làm việc một cách thẳng thắn,

có tính chất xây dựng

- Cung cấp các thông tin mà họ có thể sử dụng để

cải tiến việc thực hiện công việc trong thời gian

rời khỏi các nhóm hay các bộ phận

khác trong doanh nghiệp

phải khuyến khích tinh thần hợp tác

BUỔI 5

KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ

HIỆU SUẤT NHÓM

Nội dung cơ bản

giá

Thực hành

nhóm