quỳ trình đánh giá chất lượng nội bộ

Mục đích.Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lợng là việc áp dụng những kỹ thuật thích hợp: kiểm tra, quan sát, phỏng vấn, xác nhận, so sánh, yêu cầu cấp thông tin…để thu thập những bằ

Công ty đIện lực Tp Hà nội Ngày hiệu lực: 30/06/2004

Quy trình

đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lợng

theo tiêu chuẩn iso 9001 – 2000 của công ty điện lực tp hà

nội

Chữ ký

Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu là tài sản của Công ty Điện lực TP Hà Nội; không đợc sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dới bất cứ hình thức nào nếu không có sự cho phép trớc của Công ty

Điện lực TP Hà Nội.

Tổng Công ty cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Điện lực Việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 3002 EVN/ĐLHN - TCLĐ Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2004

quyết định của giám đốc công ty điện lực TP hà nội

Về việc: Ban hành Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lợng

theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 của Công ty Điện lực TP Hà Nội.

Giám đốc Công ty Điện lực tp Hà Nội

- Căn cứ Quyết định số 381- NL/TCCBLĐ ngày 08 tháng 07 năm 1995 của Bộ Năng l-ợng về việc thành lập Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

- Căn cứ yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000

- Theo đề nghị của Ông Trởng phòng Tổ chức - Lao động

Quyết định

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 của Công ty Điện lực Thành

phố Hà Nội

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày tháng năm 2004

Điều 3: Các Ông (Bà): Đại diện Lãnh đạo về chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001

-2000, thành viên Ban chỉ đạo dự án ISO 9001 - -2000, thành viên Tổ chuyên viên giúp việc cho Ban chỉ đạo dự án ISO 9001 - 2000, thành viên Ban đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000, thành viên Tổ chuyên viên giúp việc cho Ban đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000, Trởng phòng thuộc Công ty và các Trởng đơn vị có liên quan chiểu Quyết định thi hành Trong quá trình thực hiện, nếu có vớng mắc phát sinh, đề nghị các đơn vị phản ánh bằng văn bản về Phòng Tổ chức - Lao động để trình Giám đốc quyết

định

Giám đốc Công ty Điện lực TP hà Nội

Nơi nhận:

- Nh điều 3.

- BGĐ, ĐU, CĐ, TN.

- Lu P1,P3, QA.

BảNG THEO DõI SửA ĐổI

STT Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Ghi chú

1 Mục đích.

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lợng là việc áp dụng những kỹ thuật thích hợp: kiểm tra, quan sát, phỏng vấn, xác nhận, so sánh, yêu cầu cấp thông tin…để thu thập những bằng chứng (4.7) mà căn cứ vào đó các chuyên gia đánh giá của Công ty (4.1) đa ra những nhận xét, đánh giá về mức độ thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lợng;

đồng thời cũng xác định tính hiệu lực, sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lợng đang vận hành và các cơ hội cải tiến

Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lợng là một trong những quy trình tiêu chuẩn của hệ thống tài liệu theo yêu cầu của TCVN ISO 9001-2000 Đây là một thủ tục dạng văn bản quy định thống nhất trình tự, phơng pháp và các thủ tục cần có trong việc thực hiện một cuộc đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO

9001 - 2000 của Công ty từ khi lập chơng trình đến khi kết thúc Nó thể hiện rằng những

điều cam kết của Lãnh đạo Công ty và các thành viên trong Công ty với khách hàng và các bên liên quan luôn đợc kiểm soát, duy trì và cải tiến liên tục

2 phạm vi, đối tợng áp dụng.

2.1 Phạm vi: Quy trình này áp dụng cho mọi cuộc đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lợng đợc tiến hành trong Công ty

2.2 Đối tợng: Các bên đánh giá, các bên đợc đánh giá và các bên liên quan trong những cuộc đánh giá thuộc phạm vi (2.1) là đối tợng áp dụng quy trình này

3 tài liệu liên quan: Để xem xét và thực hiện có hiệu quả Quy trình này phải xem xét đến:

- TCVN ISO 9000-2000: Hệ thống quản lý chất lợng - Cơ sở và từ vựng.

- TCVN ISO 9001-2000: Hệ thống quản lý chất lợng - Các yêu cầu.

- Sổ tay chất lợng của Công ty.

- QT-P02-11 : Quy trình xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lợng.

- QT-P02-10 : Quy trình cải tiến và thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.

4 giảI thích thuật ngữ và từ viết tắt.

Các thuật ngữ và từ viết tắt trong Quy trình này đợc hiểu nh sau:

4.1 Công ty : Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

4.2 Giám đốc : Giám đốc Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

4.3 QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lợng của Công ty Điện lực Thành phố

Hà Nội

4.4 QA : Ban đảm bảo chất lợng của Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

4.5 Trởng các bộ phận : Trởng các phòng trong Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

4.6 Hệ thống kiểm soát

nội bộ : Bao gồm các chính sách, thủ tục đợc thiết lập tại tổ chức phục vụcho công tác quản lý, điều hành và thực hiện các hoạt động

của tổ chức nhằm đạt đợc mục tiêu : đáp ứng đợc các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lợng

4.7 Bằng chứng : Là những thông tin (Hồ sơ, Biểu mẫu bằng văn bản hay chơng

trình máy tính hoặc là lời nói…) mà chuyên gia đánh giá thu

đợc trong quá trình đánh giá, trên cơ sở đó Chuyên gia đánh giá đa ra những đánh giá Bằng chứng có thể định tính hoặc

định lợng

4.8 Trọng yếu : Là độ lớn của điều bị bỏ sót hay sai phạm của thông tin, có khả

năng làm cho sự đánh giá dựa trên thông tin đó có thể bị thay đổi hoặc bị ảnh hởng bởi điều bị bỏ sót hoặc sai phạm

đó

4.9 Điểm không phù

hợp : Là những điểm mà tại đó hoạt động, tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu…không đáp ứng đợc các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất

lợng của Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội; hoặc những

điểm mà tại đó tính hiệu lực, sự phù hợp của hệ thống quản

lý chất lựợng không đạt yêu cầu, cần phải cải tiến

5 nội dung quy trình.

5.1 Lu đồ đánh giá.

QA và QMR

Lập kế hoạch đánh giá năm Xem 5.2/BM/QT P03.01.01

Phê duyệt (+)

Xem 5.2

Phê duyệt (+)

Xem 5.3.1

Các nhóm đánh giá,

Các nhóm đánh giá và các

Các chuyên gia đánh giá

Lập phiếu ghi chép Xem 5.5.2/BM/QT P03.01.04

Trởng nhóm đánh giá (-)

Kiểm tra (+)

Xem 5.5.2

Trởng nhóm đánh giá,

Tr-ởng các bên đợc đánh giá Lập báo cáo

đánh giá nội bộ nhóm

Xem 5.5.2/BM/QT P03.01.05

Lập chơng trình đánh giá;

thành lập nhóm đánh giá

Chuẩn bị đánh giá

Tiến hành đánh giá

Lập phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến Thông báo cho các bên đợc

đánh giá, các nhóm đánh giá

QMR (-)

Kiểm tra (+)

Xem 5.6

Giám đốc Công ty (-)

Phê duyệt (+)

Xem 5.6

Bên đợc đánh giá và các

QA,QMR

Theo dõi thực hiện khắc phục/cải tiến

Xem 5.7

5.2 Lập kế hoạch đánh giá năm.

Vào tháng 12 hàng năm, QA (4.4) có trách nhiệm lập Kế hoạch đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lợng của Công ty cho năm sau (BM/QT P03.01.01) và trình QMR (4.3) kiểm tra, xem xét Kế hoạch đánh giá năm đợc lập trên cơ sở chu kỳ đánh giá đợc quy

định đối hoạt động cần đánh giá, số lần đã đánh giá và kết quả đánh giá đối với hoạt động

đó thuộc Kế hoạch đánh giá năm trớc

Phạm vi đánh giá (các hoạt động đợc đánh giá) đợc xác định theo nguyên tắc: tất cả các hoạt động vận hành theo hệ thống quản lý chất lợng của Công ty (4.1) đều phải đợc

đánh giá ít nhất một lần trong một chu kỳ quy định Tuy nhiên việc lựa chọn hoạt động nào đợc đánh giá trớc hay theo tuần tự định sẵn hoặc hoạt động nào đợc đánh giá hơn 1 lần trong một chu kỳ sẽ phụ thuộc vào tính trọng yếu (4.8) của hoạt động đó đối với việc duy trì, việc đảm bảo tính hiệu lực và yêu cầu cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất l-ợng của Công ty

Trong thời gian đầu vận hành hệ thống quản lý chất lợng của Công ty, chu kỳ đánh giá là 3 (ba) tháng một lần Khi đã có chứng nhận hệ thống quản lý chất lợng, chu kỳ đánh giá là 6 (sáu) tháng một lần

Nếu QMR chấp thuận QA sẽ trình Giám đốc (4.2) phê duyệt Kế hoạch đánh giá năm

5.3 Lập chơng trình đánh giá.

5.3.1 Nguyên tắc chung:

QA có trách nhiệm lập chơng trình đánh giá (5.3.2 - BM/QT P03.01.02) và thành lập nhóm đánh giá (5.3.3) trình QMR phê duyệt

Sau khi đợc QMR phê duyệt, QA phải thông báo đến các Bên đợc đánh giá, các chuyên gia và Trởng nhóm của từng nhóm đánh giá (BM/QT P03.01.03)

Thực hiện hành động khắc phục/cải tiến (nếu có)

5.3.2 Lập chơng trình đánh giá:

Chơng trình đánh giá là thủ tục dạng văn bản cụ thể và chi tiết Kế hoạch đánh giá năm (5.2) theo phân đoạn thời gian, nhằm trợ giúp cho công việc đánh giá đợc tiến hành

có hiệu quả, đúng thời hạn; nó làm tăng cờng sự hợp tác và hạn chế những bất đồng giữa Nhóm đánh giá và các Bên đợc đánh giá; nó cho phép những chuyên gia đánh giá xác

định đợc những nội dung trọng yếu (4.8), thu thập đợc bằng chứng (4.7) đầy đủ và thích hợp để đa ra những đánh giá xác đáng

Phạm vi đánh giá (các hoạt động đợc đánh giá) đợc xác định theo Kế hoạch đánh giá năm (5.2) đã đợc duyệt Tuy nhiên, tuỳ theo tình hình thực tế, có thể thay đổi phạm vi

đánh giá theo phân đoạn thời gian và danh mục các hoạt động đợc đánh giá nếu các thay

đổi này sẽ đem lại điều tốt hơn cho Hệ thống quản lý chất lợng của Công ty

Thời lợng đánh giá tại từng bộ phận đối với từng hoạt động phải căn cứ vào mức độ phức tạp của hoạt động đó, căn cứ vào hệ thống kiểm soát nội bộ (4.6) trong bộ phận đối với hoạt động đó có tồn tại, có hoạt động liên tục và có hiệu lực hay không, đồng thời phải căn cứ vào kết quả cũng nh việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến của các lần đánh giá trớc

Cuộc đánh giá nội bộ đợc tiến hành trớc khi có cuộc họp xem xét của lãnh đạo về vấn đề chất lợng

5.3.3 Lựa chọn và thành lập nhóm đánh giá:

Việc lựa chọn danh sách các chuyên gia đánh giá theo từng nhóm và Trởng nhóm

đánh giá phải căn cứ vào chơng trình đánh giá (5.3.2), độ phức tạp của hoạt động đợc đánh giá cũng nh kỹ năng và năng lực của của từng chuyên gia đánh giá

Các chuyên gia đánh giá là những ngời đợc lựa chọn từ những thành viên của Công

ty đã đợc đào tạo về đánh giá chất lợng nội bộ Chuyên gia đánh giá phải là ngời am hiểu

về các hoạt động đợc giao đánh giá, có kỹ năng làm việc, tính trung thực, khách quan Trong quá trình đánh giá, chuyên gia đánh giá phải đợc đảm bảo tính độc lập: không đợc

đánh giá công việc của mình, chịu sự chỉ đạo của Trởng nhóm đánh giá, QMR và Giám

đốc

Trởng nhóm đánh giá đợc lựa chọn từ các chuyên gia đánh giá, có khả năng chỉ đạo, khả năng tổng hợp và có uy tín nghề nghiệp

5.4 Công tác chuẩn bị trớc khi đánh giá.

5.4.1 Đối với Nhóm đánh giá.

QMR (4.3) (hoặc QA (4.4) nếu đợc uỷ quyền) tổ chức cuộc họp giao nhiệm vụ cho các nhóm đánh giá cũng nh đảm bảo cung cấp đầy đủ các yêu cầu hợp lý của các Nhóm

đánh giá để thực hiện cuộc đánh giá

Nhóm đánh giá phải chuẩn bị đầy đủ và nghiên cứu các tài liệu, biểu mẫu… liên quan

đến việc đánh giá gồm:

- Quy trình đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lợng trong Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

- Quy trình quản lý chất lợng của hoạt động đợc đánh giá

- Các tài liệu, biểu mẫu khác có liên quan đến bên đợc đánh giá

- Các báo cáo đánh giá, biên bản xem xét của lãnh đạo, Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến và Báo cáo khắc phục, phòng ngừa, cải tiến (nếu có) của Bên

đợc đánh giá ở các đợt đánh giá trớc

QMR chỉ đạo các bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ các tài liệu cần thiết cho nhóm

đánh giá khi nhóm đánh giá yêu cầu

Trởng nhóm đánh giá phối hợp với các thành viên trong nhóm chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho cuộc đánh giá nh: Các Quy trình, Quy định, Hớng dẫn liên quan, các câu hỏi phỏng vấn, Phiếu ghi chép (BM/QT P03.01.04), Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm (BM/QT P03.01.05), Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến (BM/QT P03.01.06)

5.4.2 Đối với Bên đợc đánh giá.

Sau khi nhận đợc thông báo về việc đánh giá chất lợng nội bộ tại đơn vị mình do QA

gửi (BM/QT P03.01.03), Bên đợc đánh giá phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu liên quan đến hoạt động đợc đánh giá cũng nh chuẩn bị nhân lực và sắp xếp thời gian làm việc

5.5 Tiến hành đánh giá.

5.5.1 Họp giới thiệu.

Bắt đầu cuộc đánh giá bằng một cuộc họp ngắn, trong cuộc họp này, nhóm đánh giá

và bên đợc đánh giá cùng nhau xác nhận lại chơng trình đánh giá (5.3.2) Đồng thời, hai bên cùng nhau thống nhất về nội dung làm việc và những yêu cầu của Nhóm đánh giá đối với bên đợc đánh giá nhằm mục đích cho cuộc đánh giá đạt kết quả cao

5.5.2 Phơng pháp đánh giá.

Phơng pháp đánh giá là các biện pháp, cách thức, thủ pháp đợc sử dụng trong việc

đánh giá nhằm đạt đợc mục tiêu đánh giá đã đặt ra

Có thể lựa chọn phơng pháp đánh giá từ tổng quát đến chi tiết hoặc ngợc lại đánh giá

từ chi tiết đến tổng quát

Các chuyên gia đánh giá cần phải xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ (4.6) của Bên

đ-ợc đánh giá đối với hoạt động đđ-ợc đánh giá, tức là xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có tồn tại, có hoạt động liên tục và có hiệu lực hay không Kết quả của công việc này giúp cho các chuyên gia đánh giá quyết định số lợng hạng mục công việc hoặc số lợng hồ sơ của hoạt động đợc đánh giá tối thiểu cần phải có để chuyên gia đánh giá kiểm tra, có nghĩa là chuyên gia đánh giá quyết định lựa chọn kiểm tra chọn mẫu hay kiểm tra toàn bộ

và nếu kiểm tra chọn mẫu thì số lợng mẫu tối thiểu phải là bao nhiêu

Sau khi xác định đợc phơng pháp đánh giá, chuyên gia đánh giá lựa chọn các kỹ thuật nh: kiểm tra, quan sát, phỏng vấn, xác nhận, so sánh, yêu cầu cấp thông tin… để tìm kiếm những bằng chứng (4.7) để chứng minh các hoạt động đợc đánh giá là phù hợp hoặc

không phù hợp (4.9) với những yêu cầu đã đợc lập thành văn bản của Hệ thống quản lý chất lợng của Công ty Để có những đánh giá đúng đắn, các chuyên gia đánh giá cũng phải tìm kiếm đợc những thông tin từ phía khách hàng và những bên liên quan của bộ phận, phòng ban về sự thoả mãn các sản phẩm mà bộ phận, phòng ban đã cung ứng

Ghi nhận đợc của quá trình đánh giá, các chuyên gia đánh giá trình bày vào “Phiếu ghi chép” - (BM/QT P03.01.04) Khi phát hiện vấn đề không phù hợp (4.9), chuyên gia

đánh giá trao đổi với Bên đợc đánh giá, xác định nguyên nhân, đa ra những biện pháp khắc phục/phòng ngừa cũng nh thời hạn hoàn thành; các nội dung trên cũng đợc trình bày trong “Phiếu ghi chép”

Khi công việc đánh giá của các chuyên gia đánh giá kết thúc, các chuyên gia nộp toàn bộ “Phiếu ghi chép” cho Trởng nhóm đánh giá Trởng nhóm đánh giá có trách nhiệm soát xét lại toàn bộ những nội dung trình bày trong “Phiếu ghi chép” và lập “Báo cáo đánh

giá nội bộ nhóm” - (BM/QT P03.01.05), thống nhất với Trởng bên đợc đánh giá và cùng

ký vào “Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm” Mỗi nhóm đánh giá lập một “Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm” cho từng bộ phận đợc đánh giá, từng hoạt động đợc đánh giá

“Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm“ phải đảm bảo :

- Trình bày đầy đủ tình hình, nội dung, kết quả đánh giá theo mục tiêu, yêu cầu đã

đề ra

- Xác nhận những điểm phù hợp của hoạt động đợc đánh giá với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lợng trong Công ty

- Trình bày chi tiết, rõ ràng những điểm không phù hợp (4.9) (nếu có), đề xuất những kiến nghị, biện pháp để thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa

Bản “Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm” đợc trình QMR 01 bản, QA 01 bản và lu tại Bên đợc đánh giá 01 bản

5.6 Lập phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến.

Nếu tại các “Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm” có đa ra những điểm không phù hợp

(4.9) thì QA có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, sự phù hợp của các điểm không phù hợp đó Nếu chấp thuận QA lập “Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến” (BM/QT P03.01.06) trình QMR QMR có trách nhiệm kiểm tra, nếu QMR chấp thuận, QA trình

Giám đốc phê duyệt

Sau khi đợc Giám đốc phê duyệt, “Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến” sẽ

đợc lu tại QA để làm hồ sơ cho cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về chất lợng và thực hiện, theo dõi hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến (5.7)

Việc trình duyệt, báo cáo “Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến” phải đợc thực hiện đồng thời và không thể tách rời với “Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm”

5.7 Theo dõi, thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến.

Khi “Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến” đã đợc Giám đốc phê duyệt,

QMR có trách nhiệm chỉ đạo QA và Trởng các bộ phận (4.5) liên quan trong việc cung cấp các nguồn lực, phân công thực hiện, theo dõi, đánh giá và báo cáo việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến

Trởng các bộ phận liên quan phải đảm bảo không chậm trễ trong việc áp dụng các biện pháp hoặc thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa, cải tiến để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp (4.9) hoặc ngăn ngừa sự tái diễn đợc phát hiện trong quá trình đánh giá hoặc thực hiện các hoạt động tác nghiệp khác

6 lu hồ sơ.

1 Kế hoach đánh giá nội

bộ năm

(BM/QT.P03.01.01)

2 Chơng trình đánh giá

(BM/QT.P03.01.02)

3 Thông báo chơng trình

đánh giá

(BM/QT.P03.01.03)

4 Phiếu ghi chép

5 Báo cáo đánh giá nội

bộ nhóm

(BM/QT.P03.01.05)

- QA

- Bên đợc đánh giá Bằng giấy. Thiêu huỷ

6 Phiếu yêu cầu khắc

phục, phòng ngừa, cải

tiến

(BM/QT.P03.01.06)

7 phụ lục.

1 BM/QT-P03-01-01: Kế hoach đánh giá nội bộ năm

2 BM/QT-P03-01-02: Chơng trình đánh giá nội bộ

3 BM/QT-P03-01-03: Thông báo chơng trình đánh giá

4 BM/QT-P03-01-04: Phiếu ghi chép

5 BM/QT-P03-01-05: Báo cáo đánh giá nội bộ nhóm

6 BM/QT-P03-01-06: Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa, cải tiến

Hệ thống biểu mẫu kèm theo Quy trình

Biểu mẫu: BM/QT.P03.01.01

Kế hoạch đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất l ợng

năm………

TT Thời gian tiến hành

đánh giá

Bên đợc đánh giá

(Bộ phận/Phòng ban đợc đánh giá)

Hoạt động

đợc đánh giá đánh giá Lần

gần nhất Ghi chú