Quản lý và giải quyết văn bản đi: Tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các bộ phận trong đơn vị, kiểm tra về tính pháp lý của văn bản, kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền người ký, vào
Trang 1Đề bài: Thiết kế qui trình đánh giá 1 chỗ làm việc tại đơn vị, cơ quan anh (chị).
Đánh giá nhân viên Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Chính trị/
Bộ Quốc phòng.
Hiện nay em đang công tác tại Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng Tổng cục Chính trị là cơ quan tham mưu, chỉ đạo chiến lược về hoạt động Công tác Đảng, Công tác Chính trị trong toàn quân; giúp cho Quân ủy Trung ương, Thủ trưởng Tổng cục Chính trị, Thủ trưởng Bộ Quốc phòng về các hoạt động Công tác Đảng, Công tác Chính trị trong quân đội nhân dân Việt Nam, nhằm xây dưng quân đội vững mạnh về chính trị, tư tưởng và tổ chức, góp phần xây dưng quân đội chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại, luôn hoàn thành thắng lợi mọi nhiệm vụ mà Đảng và nhân dân giao phó
1 Vị trí làm việc: Nhân viên Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Chính
trị/ Bộ Quốc phòng
2 Những vấn đề chung về công tác văn thư:
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, Quân đội; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước
để làm những việc trái pháp luật Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ
Theo nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã xác định: Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình
Trang 2hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, cụ thể như sau:
3 Quản lý và giải quyết văn bản:
a Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ
mọi nguồn, kiểm tra sơ bộ về tính pháp lý của văn bản Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Đóng dấu “đến” của văn bản đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”; đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “đến” Dấu “đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Đăng ký Văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản, bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
Trình và chuyển giao văn bản đến: Sau khi đăng ký văn bản đến phải được
kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; căn cứ chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho bộ phận hoặc cá nhân trong đơn vị
để cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản
Chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận hoặc cá nhân giải quyết, căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền, bảo đảm nhanh chóng và đúng đối tượng
b Quản lý và giải quyết văn bản đi:
Tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các bộ phận trong đơn vị, kiểm tra
về tính pháp lý của văn bản, kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền người ký, vào số công văn đi, đăng ký vào sổ công văn đi; in, sao văn bản và ban hành theo nơi nhận, nếu là văn bản khẩn, mật phải đóng dấu khẩn, thượng khẩn hoặc dấu mật Văn bản gửi các đơn vị trong toàn quân hoặc các cơ quan Đảng, Nhà nước phải đóng bì thư, ghi rõ địa chỉ cơ quan, đơn vị và cá nhân nhận và lập hồ
sơ theo dõi
Lưu văn bản gốc, bản lưu văn bản đi phải được sắp xếp theo đúng số thứ tự của văn bản
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trang 3c Quản lý và sử dụng con dấu:
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ con dấu và đóng dấu tại cơ quan, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Với các phụ lục kèm theo văn bản dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy Đóng dấu độ khẩn, mật, tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết đinh
Căn cứ vào quy định độ mật đối với tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước, bí mật quân đội ; khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước, bí mật quân đội, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật)
và phạm vị lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước, bí mật quân đội
Dấu độ mật được đóng ở dưới trích yếu nội dung công văn hành chính, dấu Tài liệu thu hồi được đóng ở phía bên trên quốc hiệu, dấu khẩn được đóng ở phía dưới dấu độ mật
Để thực hiện đúng quy định của Quân đội, công tác văn thư ở Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng phải thực hiện tốt các yêu cầu sau: Bí mật,
an toàn, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và hiện đại
Bí mật: Đây là yêu cầu đầu tiên đối với công tác văn thư tại văn phòng
Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng Vì trong nội dung các công văn đều thuộc những nội dung bí mật quân sự của quân đội Do vậy, từ việc tuyển chọn cán
bộ làm công tác văn thư phải bảo đảm các yếu tố về lai lịch chính trị, phương pháp tác phong công tác, tính tin cậy đến việc bố trí nơi làm việc, nơi để con dấu, nơi phát hành và tiếp nhận công văn đều phải đảm bảo yếu tố bí mật
Trang 4An toàn: Công văn phải được bảo đảm an toàn tuyệt đối về nội dung, về
văn bản, về con dấu; nếu thất lạc hoặc đánh mất văn bản thì tác hại rất khó lường, nhất là các văn bản mang tính tuyệt mật của quân đội
Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công văn phải luôn bảo đảm nhanh
chóng, kịp thời, đáp ứng trong mọi tình huống, mọi điều kiện, mọi hoàn cảnh, đáp ứng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ của đơn vị
Chính xác: Các văn bản phải bảo đảm chính xác về nội dung về thể thức,
bảo đảm tính pháp lý…
Hiện đại: Đây là nội dung đang được văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ
Quốc phòng triển khai, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực hiện nhiệm vụ văn thư như: Một số văn bản đã được chuyển đến và chuyển đi thông qua đường dẫn mạng lan nội bộ trong các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Chính trị Chính vì vậy, công tác văn thư của Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng đã từng bước đáp ứng tốt, phục vụ có hiệu quả mọi hoạt động của đơn
vị, góp phần đắc lực trong việc thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ chính trị của đơn vị và quân đội trong tình hình mới
4 Nội dung đánh giá:
Theo tiêu chuẩn chức vụ cán bộ quân đội nhân dân Việt Nam, ban hành kèm theo quyết định số: 142/2006/QĐ-QP ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định Cán bộ văn thư Văn phòng Tổng cục Chính trị phải đảm bảo yêu cầu về phẩm chất và trình độ năng lực cụ thể như sau:
Yêu cầu về phẩm chất chính trị: Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất
đạo đức tốt, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối lãnh đạo của Đảng; chấp hành nghiêm chủ trương chính sách của Đảng, hiến pháp, pháp luật của Nhà nước,
kỷ luật quân đội; phương pháp công tác khoa học, tỷ mỷ, chính xác, trung thực
Yêu cầu về trình độ năng lực: Nắm được và vận dụng đúng đắn những
quan điểm cơ bản chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; đường lối chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội của Đảng, pháp luật của Nhà nước; chỉ thị, nghị quyết của cấp trên; điều lệnh, điều lệ của quân đội vào thực hiện nhiệm vụ;
Nắm vững văn bản quy phạm pháp luật, nguyên tắc, chế độ, quy định về công tác văn thư của Đảng, Nhà nước, quân đội có liên quan
Trang 5Với đặc thù của công tác văn thư trong lĩnh vực quân sự, bên cạnh những
yêu cầu cơ bản mà bất kỳ một quân nhân trong quân đội nhân dân Việt Nam nào cũng phải có như: Bản lĩnh chính trị vững vàng, ý trí kiên cường, sự quyết tâm, lòng trung thành và sự dũng cảm…Thì đối với cán bộ văn thư nói chung
và cán bộ văn thư tại Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng nói riêng cần phải hội tụ những đức tính sau: Tính bí mật, tính nguyên tắc, tính chủ động, tính tỉ mỷ thận trọng, tính tin cậy và chặt chẽ…Cán bộ làm công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Chính trị hội tụ đầy đủ những phẩm chất, trình độ năng lực và những đức tính cần có của người làm công tác văn thư trong lĩnh vực quân sự sẽ là cơ sở quan trọng để mỗi cá nhân hoàn thành tốt mọi nhiệm cụ được giao, góp phần cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị tronng mọi tình huống
5 Quy trình đánh giá:
Quy trình đánh giá cán bộ trong quân đội nhân dân Việt Nam nói chung và đánh giá cán bộ ngành văn thư trong quân đội nói riêng thực hiện theo Quy chế đánh giá cán bộ, công chức (kèm theo Quyết định số 286-QĐ/TW ngày 08/02/2010 của Bộ Chính trị khóa X) và Hướng dẫn số: 1254/HD-CB ngày 15/6/2011 của Cục Cán bộ, Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng về việc hướng dẫn nhận xét, đánh giá cán bộ trong quân đội hằng năm Đối với nhân viên Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Chính trị, khi đánh giá cũng tuân thủ theo quy định chung về đánh giá cán bộ và thực hiện theo đúng quy trình sau:
- Cán bộ tự nhận xét, đánh giá (bằng văn bản) theo mẫu và những nội dung quy định;
- Tập thể cán bộ, nhân viên cùng làm việc trong đơn vị cơ sở tham gia ý kiến nhận xét, đánh giá;
- Lấy ý kiến tham gia nhận xét, đánh giá của các tổ chức quần chúng;
- Người chỉ huy trực tiếp quản lý cán bộ nhận xét, đánh giá;
- Sinh hoạt chi bộ thông qua kết quả nhận xét, đánh giá đối với cán bộ;
- Sinh hoạt Đảng ủy thông qua nhận xét, đánh giá và kết luận mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ
Sau khi Đảng ủy có kết luận về kết quả hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ thì người chỉ huy thay mặt lãnh đạo, chỉ huy đơn vị quản lý trực tiếp gặp cán bộ
Trang 6để thông báo những ưu điểm, khuyết điểm, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và giao nhiệm vụ cho cá nhân phấn đấu khắc phục những khuyết điểm, phát huy những thành tích đã đạt được để thực hiện thắng lợi mọi nhiệm vụ được giao
6 Tiêu chí đánh giá:
- Trong thực hiện công tác văn thư phải bảo đảm tính bí mật, an toàn; tính nhanh chóng, chính xác; tính tỷ mỷ, thận trọng; tÝnh ng¨n n¾p, gän gµng;
- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của đơn vị, bảo đảm chính xác, kịp thời;
- Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản theo đúng địa chỉ;
- Chuyển giao văn bản, tài liệu và điện tín chính xác, kịp thời;
- Kiểm tra thể thức văn bản chính xá và báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp về các văn bản sai thể thức kịp thời;
- Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy chế;
- Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ bảo đảm hợp lý để tra tìm nhanh, phục
vụ nhu cầu khai thác;
- Nộp hồ sơ đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ đơn vị theo đúng quy định;
- Đánh máy, sao in các văn bản, tài liệu nhanh, chính xác;
- Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật của công tác văn thư trong đơn vị
7 Thiết kế phiếu đánh giá:
Phiếu đánh giá được xây dựng trên cơ sở thống nhất các tiêu chí, chuẩn đánh giá đối với cán bộ làm công tác văn thư trong cơ quan Văn phòng Tổng cục Chính trị/Bộ Quốc phòng
Mẫu phiếu số 1:
Hoàn thành tốt 1. Hoàn thành khá 2. Ho n th nh TB 3.à à
- Tính bí mật, an toàn 1 2 3
- Tính nhanh chóng, chính xác
- Tính tỷ mỷ, thận trọng
- TÝnh ng¨n n¾p, gän gµng
- Tính nguyên tắc, tin cậy
Trang 7Mẫu phiếu số 2:
Nội dung công việc
Tiêu chí đánh giá Mức độ hoàn thành nhiệm vụ
Kịp thời và chính xác
Chưa Kịp thời
Chưa chính xác
Chưa kịp thời, chính xác
Hoàn thành tốt nhiệm vụ
Hoàn thành khá nhiệm vụ
Hoàn thành nhiệm
vụ TB Tiếp nhận, đăng ký,
chuyển giao văn bản
đi và đến
Đăng ký văn bản
đi, đến; làm thủ tục
chuẩn bị gửi văn
bản và theo dõi quá
trình luân chuyển
văn bản theo địa chỉ
Chuyển giao văn
bản, tài liệu và điện
tín
Quản lý và đóng
dấu các văn bản
Sắp xếp công văn,
tài liệu, hồ sơ hợp
lý để tra tìm nhanh,
phục vụ nhu cầu
khai thác
Nộp hồ sơ đã đến
hạn nộp lưu vào lưu
trữ đơn vị
Đánh máy, sao in
các văn bản, tài liệu
Thực hiện quy chế
bảo mật của công tác
văn thư trong đơn vị