Kĩ năng mềm kĩ năng lập kế hoạch

Giúp học viên có thể: Lập kế hoạch một cách hiệu quả  Truyền đạt được các mục tiêu công việc đến các thành viên nhóm  Hiệu quả trong giám sát thực hiện công việc  Biết cách báo cáo t

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

VÀ ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC

Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

KHÓA HỌC

Giúp học viên có thể:

 Lập kế hoạch một cách hiệu quả

 Truyền đạt được các mục tiêu công việc đến các thành viên nhóm

 Hiệu quả trong giám sát thực hiện công việc

 Biết cách báo cáo tiến độ công việc và kết quả cho người quản lý

 G iải quyết các vấn đề xảy ra trong nhóm và hỗ trợ các thành viên nhóm trong quá trình thực hiện công việc

MỤC TIÊU

NỘI DUNG

① Lập kế hoạch công việc

② Điều phối thực hiện công việc

③ Quản lý nhóm hiệu quả

CHIA NHÓM – GIỚI THIỆU – CHẤM ĐIỂM

LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

CÁN BỘ GIÁM SÁT CHUYÊN NGHIỆP

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ

Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó

VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

• Chủ động với thay đổi và bất định

• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi

• Cải thiện hiệu quả các công việc

• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ

• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát

• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn

• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

Làm Được

Quá trình Sáng tạo

về mặt vật chất (xây)

Quá trình sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế)

THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG

ĐÂU LÀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ?

Lãnh đạo và Quản lý

THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

• Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầmnhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó Mục đíchchính là đích đến

• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải đạt được trên con đường hướng tới đích của bạn

• Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt đượcmục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa Bạnphải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi như thế nào?”

TẠI SAO PHẢI

THIẾT LẬP MỤC TIÊU?

• Năm 2014 được học lớp nguồn

• Năm 2014 có một căn nhà riêng

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU CỦA BẠN

Mục Đích Của Bạn Mục Tiêu Của Bạn

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo lường được

Attainable: Mục tiêu phải có

khả năng đạt được Realistic: Mục tiêu phải thực tế Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

THEO TIÊU CHUẨN SMART

SPECIFIC: CỤ THỂ

Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết Bạn phải nói rõ bạn thực sự muốn gì?

• Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có

• Nó có ý nghĩa thế nào với bạn

• Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phậncủa bạn

• Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận đượchay không?

MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

• Mục tiêu của bạn phải đánhgiá được bằng định lượng

• Ta phải đánh dấu hoặc

đo đếm được kết quả theomột cách nào đó

ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ

KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

• Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng

• Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức

• Phù hợp với nguồn lực hiện có

• Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng,tài năng của bạn

• Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc

REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ

• Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnhđiểm yếu của bạn

• Mục tiêu phải phù hợp với những cơhội và thách thức mà bạn đang có

• Mục tiêu phải có tính thiết thực

• Bạn phải định nghĩa được thực tếkhách quan

TIME – BASED: MỤC TIÊU PHẢI CÓ THỜI GIAN

• Quá trình thực hiện của bạn phải

có khung thời gian

• Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạchhoàn thành

• Nếu không đặt ra thời hạn thìmục tiêu của ta chỉ là ý định chứkhông phải cam kết

• Chúng ta có thể điều chỉnh kỳhạn nếu như không đạt được

ỨNG DỤNG SMART

Xây dựng tiêu chuẩn SMART vào công việc và bộ phận của bạn

XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN

XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN LÀ GÌ?

GIÁ TRỊ LÀ GÌ?

Giá

trị

Niềm tin

Kỳ vọng Thái độ Hành động

VÌ SAO PHẢI XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN?

80% 20%

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

THỜI GIAN BẠN DÙNG ĐỂ LÀM GÌ?

Nhật ký thời gian

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Làm việc trong chiến lược

 Tìm kiếm cơ hội

 Những việc lãng phí thời gian

 Thư từ không liên quan

 Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.

 Xử lý khủng hoảng.

 Tìm cách háo danh.

 Công việc vụn vặt.

 Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.

 Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.

 Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

IV

Tách rời công việc.

Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về tổ chức về những điều cơ bản.

Làm ít Được ít

Làm ít Được nhiều

THÍ NGHIỆM QUẢN TRỊ THỜI GIAN

BÀI TẬP CHO BẠN

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

WHAT

WHY

WHEN WHERE

WHO

CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH 5W+H

KHÁI NIỆM

• Là sử dụng phương pháp đặt câu hỏi để hoạch địnhcông việc

• Có được cái nhìn tổng thể khi lập kế hoạch

• Phát huy và sử dụng năng lực tư duy của con người

• Ứng dụng được trong mọi hoạt động, mọi cấp độ từ

tổ chức – bộ phận – cá nhân

WHY? - TẠI SAO?

• Tại sao tôi phải làm công việc này?

• Nó có ý nghĩa thế nào đối với tôi, bộ phận của tôi vàcông ty của tôi?

• Nó có tầm quan trọng như thế nào đối với tôi, bộ phậncủa tôi và công ty của tôi?

• Nếu tôi không làm thì hậu quả sẽ như thế nào?

WHEN? - KHI NÀO?

• Công việc này có khẩn cấp và quan trọng không?

• Công việc này có phải rất quan trọng nhưng khôngkhẩn cấp?

• Công việc này khẩn cấp nhưng không quan trọng?

• Công việc này vừa không khẩn cấp vừa khôngquan trọng?

• Tôi cần bao nhiêu thời gian để làm việc này?

• Các hoạt động được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên nhưthế nào?

WHO? – AI?

• Ai làm việc đó?

• Ai là người kiểm tra?

• Ai sẽ là người hỗ trợ?

• Ai là người chịu trách nhiệm?

• Ai là người cần biết các thông tin?

WHERE? - Ở ĐÂU?

• Công việc đó thực hiện tại đâu?

• Giao hàng tại địa điểm nào?

• Kiểm tra tại bộ phận nào?

• Nguồn cung ứng được lấy từ đâu?

HOW? - NHƯ THẾ NÀO?

• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì?

THỰC HÀNH 5W+H

Các nhóm thực hành xây dựng bản kế hoạch công việc 5W+H

NHỮNG MÔ HÌNH LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

TẦM NHÌN

SỨ MỆNH

MỤC TIÊU

CÁC CHIẾN LƯỢC

KẾ HOẠCH

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

1

Nhận diện các vai trò

2 2

Lựa chọn mục tiêu

phần tư thứ hai cho từng vai trò

3

Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

2 4

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

2 5

Đánh giá

2 6

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU

• Tổ chức một cuộc họp

• Gặp gỡ riêng từng người

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

• Xác định mục đích cuộc họp

• Xác định những nguyên tắc họp

• Mời thành phần tham gia

• Trình bày nội dung cuộc họp

• Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến

• Thống nhất mục tiêu

• Các thành viên cam kết

GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho mộtngười với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thànhnhiệm vụ được giao

• Những hình thức giao việc:

• Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí

• Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể

• Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản:

• Quyền tự quyết

• Khả năng kiểm soát

QUY TRÌNH GIAO VÀ

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

1 Rà soát lại các công việc

LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Tiết kiệm được thời gian

• Giảm được căng thẳng

• Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên

LỰA CHỌN CÔNG VIỆC

• Phân tích thời gian

• Phân chia công việc

• Cân nhắc những nhân tố quan trọng

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

• Dự kiến thời gian thực hiện

• Phân nhóm công việc

• Quyết định cuối cùng

LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI

• Bạn cần phải chọn người phù hợp

• Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những

ấn tượng không tốt của bạn làm sai lệch việc chọnngười thực hiện

• Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lựcchuyên môn của người được chọn

• Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn

BÁO CÁO – LIÊN LẠC – BÀN BẠC

• Báo cáo lúc nào?

• Báo cáo cho ai?

• Báo cáo cái gì?

• Nguyên tắc báo cáo?

• Hình thức báo cáo?

CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÁO CÁO

NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN BÁO CÁO

• Báo cáo chính xác và nhanh chóng

• Hiểu mục đích và vai trò của mình trong việc báo cáo

• Báo cáo một cách súc tích, thông tin không thừa,không thiếu

• Đối với những thông tin xấu, những than phiền, kết quảxấu, để giảm thiệt hại => Không che dấu – báo cáo ngay!

• Báo cáo cho người đã ra chỉ thị

• Báo cáo bắt đầu bằng kết quả: Quy trình, giải thích,biện mình v v Nếu cần thiết để sau

• Liên lạc với ai?

• Liên lạc như thế nào?

• Liên lạc khi nào?

• Cần chú ý gì khi liên lạc

CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI LIÊN LẠC

NGUYÊN TẮC KHI LIÊN LẠC

• Đối với những liên lạc hoặc lời nhắn khẩn thì phải truyềnđạt lại ngay lập tức: “Có liên lạc gấp về vấn đề…”

• Ý thức về sự khác nhau giữa “truyền tin” và “liên lạc”:Người nhận có hiểu thông tin một các chính xác không làđiều quan trọng nhất, không phải là vấn đề bạn dự địnhnói gì

• Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót: Tất cả các thông tin vàngười cần được liên lạc đã được chuyển tải đầy đủ

• Khi nào cần thảo luận?

• Thảo luận với ai?

• Cách thức thảo luận như thế nào?

CÁC CÂU HỎI CHÍNH KHI BÀN BẠC

NGUYÊN TẮC TRAO ĐỔI VÀ BÀN BẠC

• Làm rõ vấn đề cần bàn bạc

• Nghĩ đến hoàn cảnh của người khác khi bàn bạc

• Khi trong hoàn cảnh khó khăn, hãy nhớ bàn bạc sớm

THỰC HÀNH

QUẢN LÝ NHÓM HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG

TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ

A B

C

• Vấn đề là những rắc rối, khó khăn, nguy hiểm haykhủng hoảng…

VẤN ĐỀ LÀ

Nguyên nhân vấn đề Tiêu chuẩn hiệu suất

VẤN ĐỀ XUẤT PHÁT TỪ ĐÂU?

• Từ chính bạn?

• Từ người được phân công?

• Từ bản hướng dẫn công việc?

• Từ quy trình làm việc?

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiệngiải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề

Bước 1: Xác định vấn đề Bước 2: Tìm nguyên nhân Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp Bước 4: Lựa chọn giải pháp Bước 5: Thực hiện và đánh giá

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

PHẢN HỒI VỀ CÔNG VIỆC

PHẢI TÍCH CỰC

• Tổ chức các cuộc họp trong bầu không khí tích cực

• Các bên cần xem cuộc họp này như với các đối tácbình đẳng với không khí thảo luận cởi mở

• Không nên dùng các cuộc họp này để thể hiệnquyền lực

• Mọi lời phê bình phải mang tính xây dựng

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

• Người được phân công có gặpkhó khăn gì không?

• Nguồn lực có được phân bổthích hợp hay không?

• Có cần phải kiểm điểm nếu ngườithực hiện làm không tốt không?

• Tránh đổ lỗi cho nhân viên

XỬ LÝ NHÂN VIÊN CÓ VẤN ĐỀ

• Tìm hiểu bản chất của vấn đề

• Tìm hiểu rõ động cơ làm việc của nhân viên

• Sắp xếp lại công việc phù hợp

• Bố trí đội nhóm theo quy luật bù trừ

• Chuyển công tác

• Sa thải

XÂY DỰNG MỘT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TUYỆT VỜI

MÔ HÌNH 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ

2

BẠN CÓ BIẾT MÌNH ĐƯỢC MONG ĐỢI GÌ

TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG?

TÔI CÓ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ MÀ TÔI CẦN ĐỂ LÀM TỐT CÔNG VIỆC CỦA MÌNH KHÔNG?

TRONG CÔNG VIỆC, MỌI NGÀY TÔI CÓ

CƠ HỘI LÀM NHỮNG GÌ TÔI GIỎI NHẤT KHÔNG?

TRONG 7 NGÀY GẦN ĐÂY NHẤT, TÔI CÓ NHẬN ĐƯỢC SỰ CÔNG NHẬN HAY KHEN NGỢI VÌ LÀM GIỎI CÔNG VIỆC KHÔNG?

NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA TÔI CÓ QUAN TÂM ĐẾN TÔI NHƯ MỘT CON NGƯỜI KHÔNG?

NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA TÔI CÓ KHUYẾN KHÍCH SỰ PHÁT TRIỂN CỦA TÔI KHÔNG?

TRONG LÀM VIỆC, Ý KIẾN CỦA TÔI CÓ ĐƯỢC COI TRỌNG KHÔNG?

SỨ MỆNH/MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TY TÔI CÓ LÀM

TÔI CẢM THẤY CÔNG VIỆC CỦA MÌNH LÀ

QUAN TRỌNG KHÔNG?

CÁC ĐỒNG NGHIỆP CỦA TÔI CÓ QUYẾT LÀM VIỆC THẬT CHẤT LƯỢNG KHÔNG?

TÔI CÓ BẠN THÂN NHẤT TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG?

TRONG 6 THÁNG VỪA RỒI, CÓ NHÂN VẬT CÓ

TRÁCH NHIỆM NÀO NÓI VỚI TÔI VỀ

SỰ TIẾN BỘ CỦA TÔI KHÔNG?

TRONG NĂM QUA, TRONG CÔNG VIỆC, TÔI CÓ CƠ HỘI ĐƯỢC HỌC HỎI VÀ

PHÁT TRIỂN KHÔNG?

TỔNG KẾT 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

• Thấu hiểu sự mong đợi

• Nguyên liệu và trang thiết bị

• Cơ hội được thể hiện

• Ghi nhận và khen thưởng

• Quan tâm đến cá nhân người lao động

• Khuyến khích tiến bộ

TỔNG KẾT 12 NHÂN TỐ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

• Quan điểm của tôi được tôn trọng

• Mối liên hệ với nhiệm vụ của công ty

• Đồng nghiệp tận tâm với chất lượng công việc

• Bạn bè ở nơi làm việc

• Ghi nhận sự tiến bộ của nhân viên

• Cơ hội học tập và phát triển

CHÚC CÁC ANH/CHỊ THÀNH CÔNG

TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC!