Các văn bản pháp lí quy định: Phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp KTHC đợc cập nhật theo: + Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về chứng từ kế toán, hệ thống t
Trang 1Chế độ phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp
I Các văn bản pháp lí quy định:
Phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp (KTHC) đợc cập nhật theo:
+ Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về chứng từ kế
toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính
+Thông t số 03/2004/TT-BTC ngày 13/01/2004 của Bộ Tài chính
+ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC
của Bộ Tài chính về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính
+ Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành
Chế độ kế toán nhà nớc và nghiệp vụ kho bạc nhà nớc
(Chi tiết từng thông t, quyết định xem tệp gửi kèm)
II Các dữ liệu đầu vào và kết xuất đầu ra của KTHC
- Đầu vào là các chứng từ kế toán, sổ sách đợc kế toán ghi tay tại đơn vị, trong đó các chứng từ đợc sắp sếp theo nhóm
- Sau khi nhận đợc các yêu cầu đầu vào, chơng trình đa ra các kết quả đầu ra nh sau:
+ Chứng từ kế toán:
S
LOẠI CHỨNG
TỪ KẾ TO ÁN
A Chứng từ kế toỏn ban hành theo Quyết định này
I Chỉ tiờu lao động tiền lương
3
II Chỉ tiờu vật tư
III Chỉ tiờu tiền tệ
IV Chỉ tiờu tài sản cố định
4
B Chứng từ kế toỏn ban hành theo cỏc văn bản phỏp
luật khỏc
Trang 21 Hoá đơn GTGT 01 GTKT- 3LL x
2 Hoá đơn bán hàng thông thường 02 GTGT- 3LL x
3 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT x
4 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
5 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển
tiền thư- điện cấp séc bảo chi
6 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
7 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt
8 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản
9 Uỷ nhiệm thu
10 Uỷ nhiệm chi
11 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt
12 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền
thư-điện cấp séc bảo chi
+ Sæ s¸ch kÕ to¸n:
ST
Ký hiệu mẫu sổ
Phạm vi
áp dụng
3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b- H
4 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi
sổ)
S02c- H
5 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký
chung)
S03- H
8 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11- H
9 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12- H
10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13- H Đơn vị có ngoại tệ
11 Sổ kho (Hoặc thẻ kho) S21- H Đơn vị có kho vật
liệu,
12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hoá
S22- H dụng cụ, sản phẩm,
hàng hoá
13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
S23- H
15 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử
16 Sổ chi tiết các tài khoản S33- H
17 Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng) S34- H
18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41- H
19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42- H
Trang 320 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43- H
21 Sổ chi tiết các khoản thu S52- H
22 Sổ theo dõi thuế GTGT S53- H Đơn vị có nộp thuế
23 Sổ chi tiết chi hoạt động S61- H
24 Sổ chi tiết chi dự án S 62 - H Đơn vị có dự án
25 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư
XDCB)
S63 - H Đơn vị có hoạt động
SXKD
26 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71- H
27 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc S72- H
28 Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị Mẫu số S04/CT- H
+ Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở:
S
TT Ký hiệu
biểu
LẬP BÁO CÁO
Tài chính (*)
Kho bạc
Cấp trên
Thống kê (*)
2 B02- H Tổng hợp tình hình kinh phí và
quyết toán kinh phí đã sử dụng
3 F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt
động
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án Quý, năm x x x x
5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh phí
ngân sách tại KBNN Quý, năm x x x
6 F02-3bH Bảng đối chiếu tình hình tạm
ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
7 B03- H Báo cáo thu- chi hoạt động sự
nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh
8 B04- H Báo cáo tình hình tăng, giảm
TSCĐ
9 B05- H Báo cáo số kinh phí chưa sử
dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
10 B06- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x
+ Báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tổng hợp quyết toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I
và cấp II
Trang 4TT Ký hiệu BÁO CÁO TỔNG HỢP hạn
lập chớnh Tài Kho bạc trờn Cấp Thống kờ
1 Mẫu số B02/CT-H Bỏo cỏo tổng hợp tỡnh
hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng
2 Mẫu số B03/CT-H Bỏo cỏo tổng hợp
thu-chi hoạt động sự nghiệp
và hoạt động sản xuất, kinh doanh
1 Mẫu số B04/CT-H Bỏo cỏo tổng hợp quyết
toỏn ngõn sỏch và nguồn khỏc của đơn vị
III Cỏc quy trỡnh cơ bản trong KTHC
1 Qui trình DT chi HĐ, nguồn hoạt động, chi hoạt động tiền lơng, bảo hiểm
Dự toán kinh phí chi hoạt động
Tạm ứng kinh phí tại kho bạc (cha có dự toán) 111 336
Chi trả tiền điện, nớc
Giấy rút DT chi HĐ
2 Qui trình thực hiện khoán chi hành chính
a) Chi theo khoán chi
Giấy giao Khoán chi hành chính 004
Giấy rút Khoán chi hành chính 111 461
Chi trả tiền điện, nớc
đồng thời 661 461004 Kết chuyển số chi thực tế vào nguồn 461 661
b) Chi số tiền tiết kiệm chi
Giấy rút Khoán chi hành chính 111 461
Trang 5Chuyển số tiền tiết kiệm sang TK
Bổ xung thu nhập cho cán bộ 661 334
Quyết toán số kinh phí tiết kiệm đã sử
3 Qui trình thu sự nghiệp
Thu kinh phí từ hoạt động sự nghiệp (viện phí, học phí, lệ phí, ) 111 511 Trả lại tiền thu (viện phí, học phí, v.v ) 511 111 Nộp tiền vào tài khoản tiền gửi tại kho bạc 112 111 Xuất vật t, hàng hoá cho hoạt động sự nghiệp 511 155 Các chi phí cho hoạt động sự nghiệp theo quy định của chế độ tài chính 511 111
Số chênh lệch thu sự nghiệp sau đó dùng để nộp ngân sách, nộp lên cấp trên, bổ xung nguồn hoạt động, bổ xung quĩ cơ quan Dới đây sẽ tiếp tục việc phân phối chênh lệch này.
Nộp thu sự nghiệp sang ngân sách nhà nớc 511 333
Bổ xung kinh phí thu sự nghiệp sang các nguồn hoạt động 511 461
Bổ xung kinh phí thu sự nghiệp sang quỹ cơ quan 511 431 Dùng quĩ cơ quan chi tổ chức thể thao cơ quan 431 111
4 Quy trình kế toán vật liệu
a) Nhập kho vật liệu dụng cụ ghi: Nợ 152/ Có 111 (hoặc 112)
b) Xuất kho vật liệu dụng cụ cho hoạt động hành chính ghi: Nợ 661/ Có 152
5 Kế toán tài sản
a) Rút DT mua TSCĐ đa vào hoạt động ngay ghi
đồng thời Nợ 661 Có 466
b) Hao mòn TSCĐ ghi
c) Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính ghi
Định khoản Nợ 466 Có 211
Nợ 214 Có 211
6 Kế toán mua bán hàng và thuế VAT
Đối với các cơ quan có phần hạch toán dịch vụ liên quan thuế VAT thì quá trình hạch toán nh sau:
Hoá đơn mua hàng về để làm dịch vụ 631 111
Bán hàng cung cấp dịch vụ cho khách 111 511
Kết chuyển thuế VAT đợc khấu trừ 3331 3113
Đối với hoá đơn mua hàng thuế VAT không đợc khấu trừ
7 Qui trình hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
Đối với các đơn vị có hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ gắn với các hoạt động sự nghiệp thì quá trình hạch toán nh sau:
Trang 6a) Nguồn vốn SXKD
Nhận nguồn vốn do ngân sách cấp 112 411
Các thành viên đóng góp vốn SXKD 111 411
b) Sản xuất và chi phí SXKD
Hoá đơn mua vật liệu dụng cụ về SXKD 152 112
Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SX 631 4314
Tiền lơng của công nhân viên liên quan SXKD 631 334
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ SXKD 631 111
Phân bổ chi phí trả trớc vào chi phí SX 631 643
Nhập kho sản phẩm SX ra tính theo định giá của sản
Kết chuyển chi phí SX, dịch vụ còn lại sang doanh thu 531 631
c) Bán hàng và chi phí bán hàng, kết chuyển chênh lệch
Qui trình nh sau:
- Sau khi bán đợc hàng, cần kết chuyển chi phí sang doanh thu
- Sau đó kết chuyển chênh lệch thu chi sang TK 4212
Hoá đơn bán sản phẩm sản xuất ra 111 531
Xuất kho giá vốn hàng bán cho khách hàng 631 155
Chi phí bán hàng và Quản lý SXKD 631 111
Kết chuyển thuế VAT đợc khấu trừ 3331 3113
Kết chuyển chi phí bán hàng, Quản lý và Giá vốn 531 631
(Kết chuyển chi lớn hơn thu) (4212) (531)
d d) Phân phối thu nhập sau SX và cung ứng dịch vụ
Sau đó từ TK chênh lệch 4212 sẽ phân phối đi một trong các nơi: Nộp nhà nớc (thuế TNDN), Bổ sung nguồn (461), Trích lập quĩ (431), Trích nộp cấp trên (342)
Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 4212 3334
Bổ sung chênh lệch thu lớn hơn chi vào nguồn vốn hoạt
8 Qui trình hoạt động không thờng xuyên
Giấy giao dự toán hoạt động không TX 0082
Trang 7Kết chuyển chi hoạt động không TX vào nguồn 46122 66122
