Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên Chế tạo điện cơ Hà Nội

Hạch toán lao động và các hình thức trả lương cho cán bộ công nhân viên * Báo cáo với cơ quan cấp trên về quỹ lương Là một công ty thuộc Tổng công ty Thiết bị – kỹ thuật điện, hàng quýcô

Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên Chế tạo điện cơ Hà

Nội

1 Hạch toán lao động và các hình thức trả lương cho cán bộ công nhân viên

* Báo cáo với cơ quan cấp trên về quỹ lương

Là một công ty thuộc Tổng công ty Thiết bị – kỹ thuật điện, hàng quýcông ty phải báo cáo với cơ quan cấp trên về số lao động, quỹ lương để Tổngcông ty quản lý và chỉ đạo

Căn cứ vào quy trình sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanhCông ty chế tạo Điện cơ Hà Nội đã áp dụng cả hai hình thức này đều là hìnhthức tiền lương có thưởng

Hình thức tiền lương sản phẩm là hình thức tiền lương chủ yếu trongcông ty và được áp dụng để tính trả lương cho bộ phận công nhân trực tiếptham gia vào sản xuất

Nhân viên làm việc tại các phòng ban và các phân xưởng, không trựctiếp tạo ra sản phẩm, được tính toán trả lương theo hình thức thời gian

Trong quá trình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, việc hạch toán laođộng của công ty được thực hiện rất rõ ràng, chính xác và kịp thời

1.1 Hạch toán số lượng lao động

Phòng Tổ chức lao động theo dõi số lượng lao động thông qua “Sổdanh sách cán bộ công nhân viên” của toàn công ty Trong đó ghi rõ số lượngcông nhân viên, nghề nghiệp, công việc, mức lương hiện hưởng và trình độtay nghề (hoặc cấp bậc kỹ thuật) Số lượng công nhân viên được theo dõi theotừng phân xưởng, phòng ban Tổ chức lao động phảI thường xuyên cập nhập

số lượng, sự biến động về nhân sự trong công ty và lý do sự biến động đó

Cuối tháng, phòng tổ chức lao động có trách nhiệm lập bảng tổng hợp danhsách cán bộ công nhân viên toàn công ty

Bảng tổng hợp danh sách cán bộ công nhân viên toàn công ty.

1.2 Hạch toán thời gian lao động

Hạch toán thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộphận trong công ty tại mỗi một bộ phận sử dụng lao động theo dõi thời gianlao động của công nhân viên qua “Bảng chấm công”

* Đối với lao động gián tiếp

Bảng chấm công gồm có lương đi làm và lương khoán là công khoán.Công đi làm là số ngày công do nhà nước quy định 22 Công khoán là công đilàm thực tế trong tháng Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban làngười trực tiếp ghi bảng chấm công Các lý do vắng mặt đều được ghi bằngcác ký hiệu riêng trên Bảng chấm công để tiện theo dõi và tính lương

* Đối với lao động trực tiếp sản xuất

Ngoài bảng chấm công để theo dõi người lao động, công ty còn căn cứvào phiếu xác nhận hoàn thành sản phẩm, biên bản nghiệm thu sản phẩm,phiếu nhập kho của cá nhân đó từ đó làm cơ sở để tính lương.

Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng cho trường hợp công nhân viên ốm đau,thai sản, tai nạn lao động … Chứng từ này do cơ quan hoặc bệnh viện cấp vàđược ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định

Cuối tháng, quản đốc, trưởng phòng ban tập hợp số liệu “Bảng tổnghợp ngày công lao động” của bộ phận mình gửi về phòng Tổ chức lao động

Hạch toán thời gian lao động là cơ sở để tính lương đối với từng bộphận công nhân viên hưởng lương thời gian

1.3 Hạch toán kết quả lao động

* Đối với lao động gián tiếp

Việc hạch toán lao động căn cứ vào bảng chấm công, nếu công đi làmnhiều hơn công nhà nước quy định sẽ được những ngày công chênh lệch đóđược tính vào lượng Q3 (trình bày cụ thể vào mục tính lương)

* Đối với lao động trực tiếp

Công ty tiến hành hạch toán lao động theo khối lượng công việc hoànthành, là các chi tiết sản phẩm động cơ điện trong từng công đoạn sản xuất tạicác phân xưởng

Mỗi tháng công ty giao chỉ tiêu với từng phân xưởng sản xuất theo kếhoạch của công ty Căn cứ vào phiếu khoán sản phẩm đó mà đơn vị tiến hànhsản xuất theo kế hoạch và báo cáo số lượng sản phẩm hoàn thành Phòng kếtoán căn cứ vào bản báo cáo và biên bản nghiệm thu sản phẩm từ đó áp giátính tổng lương cho từng phân xưởng Phân xưởng có trách nhiệm tính trảlương cho từng người lao động Nếu đơn vị hoàn thành đúng kế hoạch và chấtlượng sản phẩm tốt sẽ được khen thưởng để động viên kích thích người laođộng, ngược lại nếu đơn vị không hoàn thành đúng kế hoạch tuỳ vào điềukiện, thời gian cụ thể để áp dụng phạt hợp lý

Kết quả lao động của công nhân được theo dõi, ghi chép trên “phiếubáo công” Hết ca làm việc trước khi nhập kho sản phẩm nhân viên KCS kiểmtra chất lượng sản phẩm có đảm bảo tiêu chuẩn hay không Nếu đảm bảo chấtlượng nhân viên KCS, tổ trưởng và công nhân ký xác nhận số lượng sản phẩm

đã hoàn thành vào phiếu báo công

Tên đơn vị (cá nhân): Cuối tháng, nhân viên thống kê của phân xưởng

có nhiệm vụ tập hợp phiếu xác sản phẩm của từng người trong phân xưởng vàcăn cứ vào bảng chấm công để lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho phânxưởng

Số lượng

Đơn giá(đồng)

Thành tiền(đồng)

Ghi chú

2 Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

2.1 Chứng từ và các tài khoản kế toán

Số lượng lao động của Công ty do phòng tổ chức lao động quản lý,theo dõi vào số lượng lao động hiện có của Công ty trong từng phòng ban,phân xưởng, để nắm vững tình hình gia tăng giảm lao động Số lượng lao

động tại phòng tổ chức trùng khớp với số lượng lao động của các bộ phận.Trên cơ sở số lao động ngành quản lý, mỗi bộ phận theo dõi thời gian laođộng của mỗi thành viên thông qua “Bảng chấm công” sau đó tập hợp để tínhlương.

Đối với bộ phận người lao động làm việc hưởng lương sản phẩm tại cácphân xưởng, kết quả lao động của họ được phản ánh trên các phiếu báo công,sau đó chúng được thống kê phân xưởng tập hợp để tính lương

Căn cứ trên cơ sở tính lương, mỗi bộ phận trong công ty lập “Bảngthanh toán lương”, trình ban giám đốc và phòng tổ chức lao động duyệt, gửicho kế toán tiền lương cho CBCNV, các bộ phận có trách nhiệm lập bảngthanh toán tiền lương” ghi nhận số tiền thực lĩnh của CBCNV gửi về phòng

kế toán của Công ty

Cuối mỗi tháng, dựa trên bảng kê chứng từ thanh toán BHXH, kế toánlập “Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH” cho từng bộ phận và sau đótổng hợp lại của toàn công ty và gửi cho cơ quan BHXH để thanh toán Công

ty chế tạo điện cơ Hà Nội gồm 6 phòng ban và 4 phân xưởng hạch toán tiềnlương độc lập Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty

sử dụng hệ thống tài khoản kế toán giống như chế độ kế toán đã ban hành

TK335: phải trả công nhân viên

TK622: chi phí nhân công trực tiếp

TK627: chi phí sản xuất chung

TK 111: Tiền mặt

TK 1111: Tiền mặt Việt Nam

TK 11111: Tiền mặt Việt Nam cơ sở I

TK 11112: Tiền mặt Việt Nam cơ sở II

TK 112: Tiền gửi ngân hàng

2 2 Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

* Phân bổ tiền lương

Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương tập hợp, phân loạitheo từng đối tượng sử dụng, chi tiết theo từng phân xưởng, phòng ban để lập

“bảng thanh toán tiền lương và BHXH”

Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ này gồm có các dòngngang phản ánh tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ tính cho các đối tượng sửdụng lao động

Cơ sở để lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

+ Căn cứ vào các bảng thanh toán lương, kế toán tập hợp, phân loạichứng từ theo từng đối tượng sử dụng, tính toán số tiền để ghi vào bảng theocác dòng phù hợp cột ghi có TK 334

+ Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng số tiền lươngphải trả theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT,KPCĐ để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi có TK 338

Bảng phân bổ tiền lương và BHXH được lập theo từng tháng Số liệucủa bảng này được sử dụng để ghi vào bảng kê, nhật ký chứng từ và các sổ kếtoán liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm hoànthành

* Trích BHXH, BHYT, KPCĐ

Việc trích lậ thanh toán BHXH của công ty hoàn toàn như theo Nhànước quy định (đã trình bày ở phần 1)

2.3 Quy trình ghi sổ

Sau khi nhận được Bảng thanh toán lương của các đơn vị, kế toán thựchiện việc chi trả lương cho các bộ phận trong công ty Kế toán tiền mặt viết

“phiếu chi” thực hiện việc thanh toán lương và BHXH, viết “phiếu thu” thựchiện việc thu tiền BHXH, BHYT theo từng tháng Các phiếu thu, phiếu chinày gửi đến thủ quỹ thực hiện việc chi trả Sau đó kế toán tiền lương tập hợpcác chứng từ có liên quan vào “Bảng kê chứng từ”

Bảng kê chứng từ là căn cứ ghi “Nhật ký chứng từ số 1”, “Bảng kê số1” và là căn cứ để ghi sổ cái

Công ty chỉ thanh toán tiền BHXH, BHYT qua tài khoản tại ngân hàngnên trong “Nhật ký chứng từ số 2” chỉ có TK338 mà không có TK 334 Các

sổ cái được lập theo từng năm và theo dõi theo từng tháng, mẫu số cái củaCông ty giống như chế độ kế toán quy định Kế toán tiền lương và các khoảntrích theo lương tập hợp các số liệu để ghi vào “Sổ cái TK334” và “Sổ cái TK338”

Hoàn thành việc ghi chép vào sổ cái TK334, TK 338 là kết thúc quátrình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Sau đó cùng với cácphần hành kế toán khác, ghi các sổ, thẻ chi tiết có liên quan Cuối tháng, cộngcác sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết theo từngtài khoản để đối chiếu với sổ cái Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêuchi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết đượcdùng để lập Báo cáo tài chính

Tóm lại, trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương,Công ty Chế tạo điện cơ đã áp dụng hình thức và trật tự kế toán phù hợp vớiđặc điểm sản xuất của Công ty, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần khắcphục và hoàn thiện để đạt hiệu quả tốt hơn

3/ Tính lương và các khoản phải trả cho CBCNV

3.1 Tính lương cho CBCNV

3.2 Nguyên tắc phân phối tiền lương

+ Tiền lương được phân phối cho từng lao động, hiệu quả công tác gắnliền với kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Khuyến khích công nhânlàm sản phẩm đạt và vượt định mức, đảm bảo chất lượng sản phẩm, khuyếnkhích công nhân làm sản phẩm và vượt định mức, đảm bảo chất lượng sảnphẩm, khuyến khích những CNV có tinh thần trách nhiệm cao, có hiệu quảcông tác tốt.

+ Đối với bộ phận hưởng lương theo thời gian, những ngày CBCNV đilàm việc, tham gia đóng góp trực tiếp vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuấtkinh doanh nhân với mức lương cơ bản theo nghị định 26 (hệ số sản xuất kinhdoanh được công ty và đơn vị quy định từng tháng tuỳ thuộc vào hiệu quả sảnxuất kinh doanh của công ty và mức độ hoàn thành của từng cá nhân)

+ Những ngày nghỉ phép theo chế độ quy định của Nhà nước quy định:nghỉ phép, nghỉ tết, hội họp, tai nạn lao động, nghỉ việc riêng có lý do chínhđáng được hưởng lương theo nghị định 26/CP đối với từng trường hợp cụ thể

+ Những ngày nghỉ ốm đau thai sản, khám chữa bệnh sẽ được hưởngtheo mức quy định của chế độ BHXH

+ Những ngày nghỉ khác, nghỉ vô lý do, nghỉ theo yêu cầu việc riêng+ Những ngày nghỉ chờ việc, được hưởng lương chờ việc mức lươngtối thiểu theo quy định của Nhà nước

3.3 Cách phân phối cụ thể

* Cách tính tiền lương cụ thể:

+ Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất (các phân xưởng sản xuất) nhữngcông việc trả lương theo định mức lao động ở phân xưởng, công ty thực hiệntrả lương theo số lượng sản phẩm đã nhập kho

*

Số lượng từng loạisản phẩm đã nhập

kho

Công thức tính lương của công ty:

QCN = Q1 + Q2 + Q3Trong đó:

Q1: Tổng lương chế độ (lương phép), lễ, việc riêng có lương … tráchnhiệm, tiền lương đi học, họp tập huấn (quy định 40.000/ngày)

Q2: Lương khoán, được tính toán dựa trên báo cáo kết quả sản phẩmnhập kho của từng người, báo cáo hoàn thành nhập kế hoạch của xưởng

Lương sản phẩm

của cá nhân =

Đơn giá tiền lươngcho từng loại sản phẩm

*

Số lượng từng loại sản phẩm đãnhập kho

Q3: Quỹ lương phát sinh, áp dụng khi công nhân viên làm thêm giờ,ngày sẽ có chế độ khuyến khích ưu tiên, theo quy định của công ty là:

Q3 = Q2 * hệ số khuyến khích

Nếu làm thêm ngày thường: hệ số khuyến khích là 1,5

Nếu làm thêm ngày chủ nhật: hệ số khuyến khích là 2

Nếu làm thêm ngày lễ tết: hệ số khuyến khích là 3

Ví dụ:

Công ty chế tạo điện cơ Hà Nội

Đơn vị: Xưởng cơ khí

BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH THÁNG 1/2006

Báo cáo kết quả sản phẩm thực hiện của công nhân Nguyễn Tuấn Kỳ

Tiện ren rôtô trục động cơ

Ngày công quy định theo chế độ : 26 ngày

Ngày công quy định của Công ty: 22 ngày/th áng

Lương trách nhiệm, chuyên gia (công nhân bậc cao) 200.000đ

Ngày công phát sinh: 2 ngày (ngày thường)

Ta có thể tính:

Lương phép, lễ = 3,19 * 350.000 * 5 = 214.700 (đ)

26Tổng tiền lương Q1 = 214.700 + 200.000 = 414.700 (đ)

Lương khoán (lương sản phẩm cá nhân): Q2 = 1012.500 (đ)

Lương phát sinh Q3 = 1.012.50022 *2*1,5 = 139.800 (đ)

Tổng tiền lương của công nhân Nguyễn Tuấn Kỳ

414.700 + 1.012.500 + 139.800 = 1.567.000 (đ)+ Đối với nhân viên gián tiếp sản xuất (các phòng ban)

*

Số lượng từng loại sản phẩm đãnhập khoCông thức tính lương của công ty:

QCN = Q1 + Q2 + Q3Trong đó:

Q1: Tổng lương chế độ (lương phép), lễ, việc riêng có lương… tráchnhiệm, tiền lương đi học, học tập huấn (quy định 40.000/ ngày)

Q2: Lương khoán của nhân viên đơn vị:

Q2 = Hệ số định biên nhân viên * 350.000Ngày công quy định của tháng * Ngày đi làm thực tế

Trong đó hệ số định biên nhân viên do giám đốc quy định

Q3: Quỹ lương phát sinh, áp dụng khi công nhân viên làm thêm giờ,ngày sẽ có chế độ khuyến khích ưu tiên, theo quy định của công ty là:

Q3 = Q2 * hệ số khuyến khíchNếu làm thêm ngày thường : hệ số khuyến khích 1,5

Nếu làm thêm ngày chủ nhật: hệ số khuyến khích là 2

Nếu làm thêm ngày lễ tết: hệ số khuyến khích là 3

Ví dụ:

1 C N

2 3 4 5 6 7

8 C N

9 10

1 1

1 2

1 3

1 4

15 C N

1 6

1 7

1 8

1 9

2 0

2 1

22 C N

2 3

2 4

2 5

2 6

2 7

2 8

Cộng Ngày thườn g

C N

L ễ tế t

Tính lương của Phạm Thị Cúc phòng TCKT tháng 1/2006

Theo bảng chấm công tháng 1/2006

Số công đi làm thực tế: 20 ngày

Số công lương khoán: 19 ngày

Lương khoáng Q2 = 2,89 * 350.000 *20 = 919.500 (đ)

22Lương phát sinh Q3 = Q2 * 1 * 1,5 = 919.500 *1 * 1,5 = 62.700 (đ)

22Tổng số tiền lương của chị Phạm Thị Cúc:

314.000 + 919.500 + 62.700 = 1.296.200 (đ)

Hệ số lương

cơ bản

Lương cơ bản K3

Hệ số định biên

Lương khoán

Lương trách nhiệm

Phép + Lễ

Lương Q3

Tổng tiền lương

Tạm ứng

kỳ 1

Được lĩnh kỳ 2

Kinh phí công đoàn

Thực lĩnh

kỳ 2

Ký nhận Công Lương

F+L Phạm Tuấn Anh 19 19 3,36 1.176.000 1 2,89 1.314.700 873.600 5 226.200 2.414.500 1.500.000 914.500 11.00

0 903.500

Nguyễn Thị Mai 20 19 3,7 1.295.000 1 2,89 919.500 5 149.000 1.168.500 500.000 668.500 9.000 659.500

Nguyễn Thị Thái 20 19 3,89 1.361.500 1 2,89 919.500 67.800 5 261.800 1.181.300 500.000 681.300 8.000 673.300

Nguyễn Thị Thanh 20 19 2,65 97.500 1 2,89 919.500 5 178.400 146.30

0 1.244.200 500.000 744.200 9.000 735.200

Dương Việt Nga 20 19 2,65 927.500 1 2,89 919.500 5 178.400 1.097.900 500.000 597.900 9.000 588.900

CÔNG TY CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI

Hệ số lương

cơ bản

Lương cơ bản K3

Hệ số định biên

Lương khoán

Lương trách nhiệm

Phép + Lễ

Lương Q3

Tổng tiền lương

Thực lĩnh

kỳ 2

Ký nhậ n

Công Lương

F+L Phạm Tuấn Anh 19 19 3,36 1.176.000 1 2,89 1.314.700 873.600 5 226.200 2.414.50

0 1.500.000 914.500 11.000 903.500 Nguyễn Thị Mai 20 19 3,7 1.295.000 1 2,89 919.500 5 149.000 1.168.50

0

500.000 668.500 9.000 659.500 Nguyễn Thị Thái 20 19 3,89 1.361.500 1 2,89 919.500 67.800 5 261.800 1.181.30

0

500.000 681.300 8.000 673.300 Nguyễn Thị Thanh 20 19 2,65 97.500 1 2,89 919.500 5 178.400 146.300 1.244.20

0

500.000 744.200 9.000 735.200 Dương Việt Nga 20 19 2,65 927.500 1 2,89 919.500 5 178.400 1.097.90

0

500.000 597.900 9.000 588.900 Phạm Thị Cúc 20 19 2,65 927.500 1 2,89 919.500 135.600 5 178.400 62.700 1.160.60

0

500.000 660.600 9.000 651.600

Tổng cộng 119 114 4.760.000 1.077.000 1.272.000 8.267.00

0 4.000.000 4.267.000 55.000 4.242.000