Vận dụng ISO vào quản lý học viện

Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000 được mô tả tóm tắt qua hộp sau: Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I là một đơn vị sự nghiệp, hoạt động trong lĩnh vực ngh

VẬN DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN HÓA CHÁT LƯỢNG (ISO) VÀO ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN

CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I

TS Nguyễn Đăng Thông 1

TS Đỗ Đức Quân 2

1 Mấy vấn đề cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng (ISO) và ISO 9000:2008

1.1 Về ISO và ISO 9000:2008

"ISO" là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ

chức tiêu chuẩn các quốc gia Được thành lập vào ngày 23 tháng 2 năm 1947, tổ chức này đã đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp trên phạm vi toàn thế giới Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế, thông thường được nhắc tới một cách

đơn giản là ISO (đọc là ai zô) Điều này hay dẫn đến sự hiểu nhầm rằng ISO là

International Standards Organization, hay là một điều gì đó tương tự ISO không

phải là từ viết tắt, nó có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp isos, có nghĩa là tương đương

Trong tiếng Anh tên gọi của nó là International Organization for Standardization, trong khi trong tiếng Pháp nó được gọi là Organisation Internationale de

Normalisation; để sử dụng từ viết tắt được tạo ra bởi các từ viết tắt khác nhau

trong tiếng Anh (IOS) và tiếng Pháp (OIN), những người sáng lập ra tổ chức này đã chọn ISO làm dạng viết ngắn gọn chung cho tên gọi của nó

Như vậy, thực chất của ISO là vấn đề "tiêu chuẩn hóa" Khi nói đến ISO với

tư cách là một tổ chức thì đây là tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế và khi nói đến ISO với tư cách là một công cụ quản lý thì đây là một công cụ hay "bộ" tiêu chuẩn về một lĩnh vực nào đó Việc xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và áp dụng rộng rãi –

“tiêu chuẩn hóa”, có mục đích tư thân là nhằm bảo đảm chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả quản lý Do đó, bản thân ISO, không phải là chất lượng (Quality) mà là tiêu chuẩn hóa (Standardization), nhưng mục tiêu của tiêu chuẩn hóa là nhằm đến chất lượng Không có mục tiêu chất lượng thì tiêu chuẩn hóa không có ý nghĩa và quá trình tiêu chuẩn hóa mất đi động cơ Vì vậy, trong thực tế người ta đều cho rằng ISO là hệ thống kiển soát chất lượng và bàn đến ISO, thực hiện ISO là bàn đến chất lượng và quản lý chất lượng

1 TS Nguyễn Đăng Thông Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I

2 TS Đỗ Đức Quân Phó Chánh Văn Phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I

Hệ thống tiêu chuẩn ISO bao gồm rất nhiều danh mục và các khía cạnh tiếp cận khác nhau, như: Danh sách các tiêu chuẩn của IEC; Danh sách các tiêu chuẩn của EN; ISO/IEC JTC1 hoặc Phân loại tiêu chuẩn quốc tế Riêng tiêu chuẩn ISO/IEC JTC1 đã được công bố, đã bao gồm: ISO 1 - ISO 999 (với 18 bộ tiêu chuẩn), ISO 1000 - ISO 999 (với 65 bộ tiêu chuẩn), ISO 10000 - ISO1999 (với 89

bộ tiêu chuẩn), ISO 20000 - ISO 29999 (với 8 bộ tiêu chuẩn)

Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng áp dụng trong các cơ quan, tổ chức là ISO

9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn Trong đó, tiêu chuẩn ISO 9001 là "Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu" (Quality Management System - Requiremnts) - Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên yêu cầu mà tổ chức cần phải đáp ứng Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000 được

mô tả tóm tắt qua hộp sau:

Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I là một đơn vị sự nghiệp, hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu và giảng dạy, nên bộ tiêu chuẩn ISO phù hợp cho việc tiêu chuẩn hóa quản lý là bộ ISO 9000 - 2008 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000.

Hộp 1: Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000

Qui định về đảm bảo chất lượng của NATO

AC/250 (Accredited Committee)

Bộ tiêu chuẩn của Anh MD 25

Bộ tiêu chuẩn của Mỹ MIL STD 9858 A.

Thừa nhận lẫn nhau về các hệ thống đảm bảo chất lượng của các nhà thầu phụ thuộc các nước thành viên của NATO (AQAP - Allied Quality Assurance Procedures).

1972 Hệ thống đảm bảo chất lượng của các công ty cung ứng thiết bị cho

quốc phòng (DEFSTAND - Vương quốc Anh) BS 4778, BS 4891 Tiêu chuẩn BS 5750

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

1994 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 1.

2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần 2

2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần 3.

ISO 9001: 2008 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức, có thể được sử dụng trong nội bộ tổ chức đó, sử dụng cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích trong việc ký kết hợp đồng với khách hàng Tiêu chuẩn này tập trung vào hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng trong việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng

ISO 9001 phiên bản 2008 (ISO 9001:2008) là xây dựng phương pháp làm việc khoa học, được ví như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình

Ở Việt Nam việc áp dụng ISO 9001 trước năm 2008 là ISO 9000 - 2000 (theo Quyết định số 144-2006-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phù và sau 2008 là ISO 9001 - 2008 (theo Quyết định số 118/2009-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ)

Để nghiên cứu và vận dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động quản lý cần quán triệt một số vấn đề cơ bản sau:

Chất lượng theo ISO là: “Khả năng của tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và

các bên hữu quan” Với định nghĩa này, chất lượng có đặc điểm là: mang tính chủ

quan; không có chuẩn mực cụ thể; thay đổi theo thời gian không gian, thời gian và điều kiện sử dụng; không đồng nghĩa với “sự hoàn hảo” Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng, vậy nên sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa Trong lịch

sử phát triển sản xuất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ không ngừng tăng lên theo

sự phát triển của nền văn minh nhân loại

Quản lý chất lượng theo ISO 9000 “là các hoạt động phối hợp với nhau để điều hành và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng” Điều hành và kiểm soát về

mặt chất lượng bao gồm việc thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng Phương pháp tiếp cận để thiết lập và thực hiện hệ thống quản lý

chất lượng được gọi là vòng chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra

- Hành động khắc phục /cải tiến) Một tổ chức áp dụng phương pháp như vậy sẽ tạo được niềm tin của khách hàng về năng lực của các quá trình và độ tin cậy của sản phẩm và tạo cơ sở cho cải tiến liên tục, thông qua đó nâng cao sự thoả mãn khách hàng, đem lại thành công cho tổ chức

1.2 Khái quát quy trình áp dụng ISO vào hoạt động quản lý ở các cơ sở đào tạo

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp những tài liệu qui định những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, quá trình

và nguồn lực để thực hiện quản lý chất lượng Kinh nghiệm từ các cơ sở đào tạo khi triển khai áp dụng ISO thường được chia thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn lại được chia thành các bước, có thể khái quát như sau:

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (có thời gian 1 tháng)

Bước 1, cam kết của lãnh đạo:Cam kết của lãnh đạo cao nhất của tổ chức là

điều kiện quan trọng nhất hay là điều kiện tiên quyết để có thể xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả

Bước 2, thành lập ban chỉ đạo: Ban chỉ đạo là bộ phận giúp lãnh đạo điều

hành toàn bộ quá trình tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tổ chức Ban chỉ đạo gồm đại diện lãnh đạo

và một số thành viên, thường là trưởng hay phó các đơn vị chức năng liên quan Ban chỉ đạo do người đại diện lãnh đạo phụ trách

Bước 3, chọn tư vấn bên ngoài: Do tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chỉ cho biết

cần phải làm gì mà không chỉ rõ phải làm như thế nào nên tổ chức phải linh hoạt trong việc thiết kế một hệ thống có hiệu lực, hiệu quả nhất đối với tổ chức của mình Nếu tổ chức không có nhân sự hiểu biết sâu sắc và có kinh nghiệm trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thì việc tự thực hiện có thể mất nhiều thời gian và phải sửa chữa nhiều lần Trong trường hợp này tổ chức nên thuê tư vấn bên ngoài Tuy nhiên không phải sau khi thuê tư vấn bên ngoài là giao phó hết cho họ mà tổ chức phải lưu ý rằng công việc của tư vấn là hướng dẫn, đào tạo mà không phải làm thay tổ chức nên việc xác định chiến lược, mục tiêu, xây dựng các văn bản cụ thể phải do chính tổ chức thực hiện Ngoài ra, khi đã tin tưởng vào sự lựa chọn thì phải coi tư vấn như là một thành viên của đội ngũ quản

lý

Bước 4, đào tạo: Để triển khai áp dụng ISO 9001:2008 có kết quả, cần làm

cho toàn bộ cán bộ, nhân viên của tổ chức nắm vững ý nghĩa mục đích của việc thực hiện hệ thống ISO 9001:2008, cách thức thực hiện và vai trò trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống đó Vì thế đào tạo là yêu cầu bắt buộc và là cơ sở quyết định cho sự thành công Mọi cán bộ, nhân viên liên quan trong tổ chức đều phải được đào tạo về các kiến thức và kỹ năng cơ bản liên quan tới công việc họ phải thực hiện trong hệ thống quản lý chất lượng

Bước 5, đánh giá thực trạng: Việc đánh giá xem xét thực trạng công việc

của tổ chức so với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động hành chính theo ISO 9001:2008 nhằm tìm ra những khiếm khuyết cần bổ sung và lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết

Bước 6, lập kế hoạch thực hiện: Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tổ chức cần lập

kế hoạch thực hiện gồm những nội dung cơ bản sau đây: mục tiêu và phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng; những văn bản cần được xây dựng; những yêu cầu về đào tạo, nguồn lực và các vấn đề lãnh đạo cần xem xét, quyết định; thời gian và tiến độ thực hiện

Giao đoạn 2: Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý

chất lượng (có thời gian khoảng 1 năm)

Bước 1, biên soạn tài liệu: Đây là hoạt động quan trọng nhất trong quá trình

thực hiện Các tài liệu gồm:

- Sổ tay chất lượng là tài liệu giới thiệu khái quát về Trường, chính sách chất lượng, cơ cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, giới thiệu các quá trình/hoạt động của Hệ thống Quản lý Chất lượng và mối tương tác giữa chúng Để thực hiện từng hoạt động đã được giới thiệu, sổ tay chất lượng dẫn chiếu đến các tài liệu tầng dưới như qui chế, qui định, qui trình của hệ thống quản lý chất lượng và giới thiệu cấu trúc hệ thống văn bản

- Qui chế (qui định chế độ): tài liệu này không chỉ ra trình tự các bước công việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao hơn, có tính khái quát hơn qui trình Tài liệu này đưa ra yêu cầu cần đạt được và/hoặc qui định khung mang tính nguyên tắc, thường

đề cập đến các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài chính và/hoặc tổ chức

- Qui định: giống với qui chế, tài liệu này không mang tính qui định trình tự các bước công việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao hơn qui trình và có tính khái quát hơn Tài liệu này đưa ra yêu cầu cần đạt được và/hoặc qui định khung mang tính nguyên tắc Khác với qui chế, tài liệu này tập trung vào các vấn đề không liên quan đến nhân sự, tài chính và tổ chức Qui định và qui chế đôi khi có thể thay thế cho nhau Để thực hiện các qui định và/hoặc qui chế, Trường có thể ban hành các qui trình và/hoặc hướng dẫn chi tiết để các đơn vị phối hợp thực hiện

- Qui trình (qui định trình tự): tài liệu này đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng (nếu cần), trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay công việc cụ thể Tùy truờng hợp, phạm vi và đối tượng áp dụng của Qui trình có thể chỉ bao gồm các phòng trong Trường hoặc bao gồm cả các đơn vị trực thuộc

- Hướng dẫn: là tài liệu chỉ ra cách thức cho một hoặc nhiều đơn vị của tổ chức như phòng, đơn vị trong Trường hay đơn vị trực thuộc để thực hiện chung một công việc cụ thể Nội dung và phạm vi áp dụng của hướng dẫn bị chi phối và giới hạn bởi qui chế, qui định hay qui trình có liên quan

- Hồ sơ là bằng chứng thể hiện kết quả công việc đã thực hiện được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình hoặc bằng các phương pháp ghi tin khác,

hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của đơn vị hoặc các tổ chức ngoài Trường

Bước 2, phổ biến tài liệu trong tổ chức: Tài liệu biên soạn xong sẽ được phổ

biến cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong tổ chức Lãnh đạo cần lắng nghe

ý kiến đóng góp và xem xét điều chỉnh hay sửa đổi nếu thấy cần thiết

Giai đoạn 3: Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Bước 1, công bố áp dụng: Tổ chức công bố việc thực hiện hệ thống quản lý

chất lượng theo đúng các văn bản đã xây dựng và phổ biến Thời gian thực hiện do lãnh đạo tổ chức quyết định trên cơ sở xem xét các yếu tố chi phối như quy mô của

tổ chức, mức độ cam kết của lãnh đạo, hiện trạng, khối lượng văn bản cần xây dựng, nguồn lực có thể cung cấp…và tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn

Bước 2, đánh giá nội bộ: Sau một thời gian thực hiện, thường trong vòng 3

tháng, tổ chức cần tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp và có hiệu quả hay không Sau khi đánh giá, lãnh đạo tổ chức xem xét tình trạng của hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện các hành động khắc phục (nếu có) Quá trình đánh giá nội bộ có thể được tiến hành nhiều lần cho đến khi hệ thống vận hành tốt

Bước 3, đánh giá trước chứng nhận

Nếu thấy cần thiết, tổ chức có thể nhờ một tổ chức hay một số chuyên gia có trình độ chuyên môn cao ở bên ngoài giúp đánh giá sơ bộ, sau đó đề xuất và thực hiện các hành động khắc phục (nếu có) Việc đánh giá sơ bộ cho phép tổ chức vững tâm đề xuất xin cấp chứng nhận

Giai đoạn 4: Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

Chứng nhận hệ thống chất lượng là một thủ tục mà bên thứ ba tiến hành để chỉ ra rằng hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức nào đó đã phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bên thứ ba là một tổ chức độc lập với tổ chức xin chứng nhận và được gọi là tổ chức chứng nhận Quá trình chứng nhận được tiến hành qua một số bước sau: Bước 1: Đánh giá sơ bộ; Bước 2: Đánh giá chính thức; Bước 3: Quyết định chứng nhận; Bước 4: Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại ( Thường sau chu kỳ 3 năm, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng để cấp lại giấy chứng nhận)

Từ việc khảo sát các giai đoạn, các bước áp dụng ISO vào các cơ sở đào tạo

có thể rút ra một số điểm căn bản, có tính chất tiền đề, điều kiện sau:

Một là, cam kết của lãnh đạo Cam kết này tạo ra quan điểm, thống nhất ý

chí và hành động từ cấp cao nhất đến các đầu mối trực thuộc của tổ chức

Hai là, đào tạo cho tất cả các thành viên của tổ chức nắm được mục tiêu, ý

nghĩa, cách thức thực hiện và vai trò, trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống quản lý

Ba là, biên soạn các tài liệu quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ

giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trong tổ chức; quy định chế độ, quy trình và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy trình đó

Bốn là, đánh giá và chính sửa, bổ sung, hoàn thiện cho hệ thống hoạt động

ngày càng tốt hơn

Các điều kiện trên đây muốn thực hiện được thì điểm bắt đầu hay phải làm

trước đó là thực hiện việc phân cấp quản lý một cách công tâm, minh bạch Ngoài

ra một điều kiện đặc biệt quan trọng không thể thiếu là nguồn lực để tổ chức thực

hiện, mà trước hết và trực tiếp nhất là nguồn lực tài chính.

2 Thực trạng hoạt động quản lý của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I xét trên tiêu chuẩn ISO

Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị - xã hội trên địa bàn được phân công; là trung tâm nghiên cứu khoa học lý luận Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, nghiên cứu về khoa học chính trị, khoa

học hành chính Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I có những nhiệm vụ:

đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý cho Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị - xã hội; nghiên cứu khoa học phục vụ giảng dạy, tổng kết thực tiễn góp phần vào việc hoạch định chính sách Để hoàn thành tốt hai nhiệm vụ chính trị cơ bản trên đây, Học viện phải tăng cường mở rộng giao lưu, hợp tác quốc tế và tăng

cường cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng khang trang, hiện đại

2.1 Phân cấp quản lý: Cùng với sự đổi mới sâu rộng, toàn diện cơ chế

quản lý kinh tế đất nước, cơ chế quản lý tại Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia nói chung và Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I nói riêng cũng được đổi mới mạnh mẽ Trong đó, việc phân cấp trong quản lý được đặc biệt quan tâm, nhất là khoảng 10 năm trở lại đây Phân cấp quản lý thể hiện trên các khía cạnh:

- Sự phân công công việc giữa các thành viên trong Ban Giám đốc Học

viện Chính trị - Hành chính khu vực I quản lý theo chế độ thủ trưởng, có sự phân công trách nhiệm Đồng chí Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Học viện Giám đốc phân công, ủy quyền cho các đồng chí phó Giám đốc phụ trách các mảng công việc cụ thể như công tác đào

tạo, quản lý khoa học, hành chính – hậu cần; Giám đốc trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và hợp tác quốc tế Khi phân công và mỗi lần có sự thay đổi đều được thông báo đến tất cả các đơn vị trực thuộc bằng văn bản để biết và thực hiện

- Phân cấp quản lý giữa Ban Giám đốc với các đơn vị Ban Giám đốc

quản lý những vấn đề vĩ mô, có tính chất định hướng và những vấn đề cần có

sự phối kết hợp giữa các đơn vị Những vấn đề cụ thể thuộc chức năng, nhiệm

vụ của các đơn vị thì thủ trưởng các đơn vị tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Ở các đơn vị lại thực hiện việc phân công, giao nhiệm vụ trong ban lãnh đạo và phân công công việc, giao nhiệm vụ đến mỗi thành viên của đơn vị đó

Nhìn chung, phân cấp quản lý ở Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I thời gian qua được triển khai mạnh mẽ và thực hiện tốt Năm 2009, Học viện đã xây dựng xong Quy chế quản lý cơ quan, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và công tác phối hợp giữa các đơn vị, các tổ chức chính trị,

xã hội trong Học viện Do có sự thay đổi cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, đến nay quy chế vẫn chưa được ban hành Phân cấp quản lý mạnh mẽ và khoa học đã giúp Học viện hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao và có những thay đổi căn bản trên nhiều mặt Khoảng 10 năm trở lại đây, có lúc Ban Giám đốc chỉ có hai đồng chí,(hai giai đoạn 2006-2007 và 2010 – 2011) do các phó Giám đốc phụ trách nhưng hoạt động quản lý vẫn đạt hiệu quả cao Công tác đào tạo, ngoài các chương trình truyền thống là Cao cấp và bồi dưỡng thì đã có thêm đại học chính trị, chuyên ngành tổ chức cho nước bạn Lào, liên kết đào tạo thạc sĩ, mở rộng thêm 3 chương trình bồi dưỡng cho các đối tượng: Tuyên giáo, Văn phòng cấp ủy và Dân vận ngoài chương trình tổ chức, kiểm tra đã mở thường xuyên Từ năm

2011 Học viện chính thức được giao đào tạo thạc sĩ với tư cách là một cơ sở đào tạo độc lập Quan hệ hợp tác quốc tế được mở rộng, từ các đối tác truyền thống là Trung Quốc và Lào đã mở ra các quan hệ và ký kết các văn bản hợp tác với các đối tác của các nước phát triển như Anh, Úc, Hàn Quốc, Nga…

Cơ sở vật chất của Học viện được trang bị hiện đại, ngày càng khang trang, đẹp đẽ hơn Kết quả trên đây, có nhiều nguyên nhân nhưng phân cấp quản lý

là một trong những nguyên nhân cơ bản

Tuy nhiên, phân cấp quản lý tại Học viện Chính trị - Hành chính khu vực

I vẫn còn một số bất cập: sự phân công nhiệm vụ đến từng thành viên còn yếu; công tác phối kết hợp chưa tốt dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm; công tác kiểm tra, giám sát để đánh giá, rút kinh nghiệm chưa được tổ chức thường xuyên Những

bất cập trên đây có nhiều nguyên nhân, theo chúng tôi có hai nguyên nhân cơ

bản: Một là, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ở đa số các đơn vị trong

Học viện trực thuộc chưa được văn bản hóa mà chỉ được giao chung chung

trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chung của Học viện Hai là, đề án về đổi mới

cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I, sau 3 năm trình lên các cấp có thẩm quyền vẫn chưa được phê duyệt Đây là bất cập lớn nhất,

vì phân cấp là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, muốn vậy thì phân cấp phải

đi đến tự chủ về biên chế và tự chủ về tài chính ở các đơn vị trực thuộc, trong điều kiện chờ phê duyệt thì không thể phân cấp triệt để và đạt hiệu quả cao được

2.2 Đoàn kết nhất trí trong bộ máy lãnh đạo và trong toàn Học viện

Trước năm 2000, mất đoàn kết trong nội bộ Học viện (khi đó là Phân viện Hà Nội) diễn ra nghiêm trọng và kéo dài nhiều năm Sau năm 2000, nhờ những bài học được rút ra từ giai đoạn trước đó, cùng với việc tăng cường, bổ sung thêm đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý vấn đề đoàn kết nội bộ từng bước được củng

cố Trong suốt 10 năm qua mối đoàn kết thống nhất tại Học viện luôn được đề cao và duy trì tốt, nhờ đó mà Học viện đã có những bước phát triển mạnh mẽ

Đoàn kết nhất trí trong nội bộ các cấp lãnh đạo và trong toàn Học viện là điều kiện, tiền đề thúc đẩy việc đổi mới hoạt động quản lý Khi áp dụng ISO, đoàn kết nhất trí trở thành sự thống nhất, lòng tin để trở thành sự cam kết của lãnh đạo

2.3 Đào tạo, đào tạo lại cán bộ

- Công tác đào tạo cán bộ ở Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I được thực hiện tốt, không chỉ đảm bảo nâng cao trình độ cho cán bộ công chức có đủ năng lực đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ chính trị được giao mà còn có cơ chế tạo điều kiện khuyến khích cả về vật chất và tinh thần đối với người đi học Đào tạo có hai dạng là đào tạo chuyên môn nghiệp vụ và đào tạo lý luận chính trị

Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ được khuyến khích đối với tất cả cán bộ công nhân viên chức nhằm đạt chuẩn cho các nghạch bậc công chức viên chức, riêng đối với cán bộ giảng dạy khuyến khích đạt trình độ tiến sỹ

Đào tạo lý luận chính trị đối với cán bộ lãnh đạo quản lý và giảng viên Cán

bộ quản lý khối hành chính hậu cần yêu cầu có trình độ Trung cấp lý luận chính trị

- hành chính trở lên Đối với cán bộ quản lý khối nội dung và giảng viên bắt buộc phải phổ cập Cao cấp lý luận chính trị

- Đào tạo lại, thông qua hội thảo, hội nghị và tập huấn Hội thảo, hội nghị, tập huấn bao gồm cả hội thảo, hội nghị tập huấn của chính Học viện tổ chức, cả của cấp trên và các ban ngành có liên quan Hàng năm, căn cứ vào chương trình,

kế hoạch và kinh phí đào tạo, đào tạo lại cán bộ, ban Tổ chức - Cán bộ lên kế hoạch và phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức đào tạo lại cho cán bộ công chức, viên chức Công việc này được thực hiện thường xuyên và nền nếp Tuy nhiên, cũng có năm chưa khai thác hết nguồn kinh phí đào tạo lại cán bộ

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thường xuyên, nền nếp và có chất lượng tạo thành thói quen nghiên cứu học tập cho cán bộ, công chức, viên chức là tiền đề

cơ bản khi áp dụng ISO Yêu cầu của ISO là mọi thành viên trong tổ chức không chỉ thông rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mình, của bộ phận mình và các bộ phân có liên quan mà còn phải biết cách thực hiện chức năng nhiệm vụ theo đúng vị trí, vai trò của mình Để đạt được yêu cầu này thì công tác đào tạo về ISO phải được phổ cập đến tất cả các thành viên

2.4 Việc xây dựng các quy chế, quy định, quy trình và tài liệu hướng dẫn trong hoạt động quản lý: Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I luôn chấp hành

tốt đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực hiện đúng các văn bản hướng dẫn của cấp trên Căn cứ vào nhu cầu hoạt động quản lý, vận dụng các quy phạm pháp luật và các văn bản hưỡng dẫn thi hành xây dựng các quy chế, thiết lập các quy trình và hướng dẫn thực hiện

Nhìn chung, mọi hoạt động quản lý tại Học viện đều tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy định Chi phối toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan là Quy chế hoạt động cơ quan Trong hoạt động quản lý đào tạo, tuân theo Bộ quy chế đào tạo

do Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh ban hành, có vận dụng linh hoạt vào điều kiện cụ thể Học viện, Bộ quy chế bao gồm quy chế giảng viên, quy chế giáo viên chủ nhiệm và quy chế quản lý học viên Từ cuối năm 2011, đã ban hành quy chế riêng và xây dựng, ban hành thêm Quy định về quản lý học viên Lào Lĩnh vực hành chính – hậu cần có Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý quỹ tại chức, quy chế quản lý quỹ đới sống Lĩnh vực nghiên cứu khoa học có Quy chế quản lý khoa học Ngoài các quy chế, Học viện đã xây dựng các quy định cho một số lĩnh vực cụ thể như: quy định sử dụng xe và phương tiên đi lại, quy định quản lý, sử dụng nhà khách, quy định bảo vệ an ninh, an toàn cơ quan, quy định về tiếp khách quốc tế (đoàn ra, đoàn vào)…

Từ các quy chế, quy định đã xây dựng các các quy trình cho các hoạt động như: Quy trình viết và bảo vệ luận văn tốt nghiệp, quy trình triển khai và nghiệm thu đề tài khoa học, quy trình tuyển dụng cán bộ, quy trình đánh giá cán bộ, công chức… Từ các quy chế, quy định xây dựng các tài liệu hướng dẫn trong một số trường hợp cần thiết hoặc phổ biến trực tiếp trong các hội nghị

Các quy chế, quy định là cơ sở, là khuôn khổ pháp lý cho các hoạt động quản lý tại Học viện, có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động quản lý và thúc