Chương 1 Lãnh đạo trong tổ chức

Những người đó + Có chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức, + Có quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định... Tuy nhiên mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

LÃNH ĐẠO TRONG TỔ CHỨC

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN

VỀ TỔ CHỨC

I TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC

1 Khái niệm tổ chức

Tổ chức là một yếu tố cần thiết của XH loài người, từ XH sơ khai đến XH hiện đại, vì tổ chức thực hiện được những việc mà các cá nhân không thể làm được

• Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều

người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục đích chung

• Các tổ chức tồn tại trong XH vô cùng

phong phú và đa dạng

nhau tùy theo tiêu thức phân loại (theo sở hữu, theo mục đích, theo sản phẩm, theo mối quan hệ )

Theo nghĩa chung nhất:

Tổ chức là một tập hợp bao gồm nhiều người cùng làm việc với nhau

+ Có những quan hệ ảnh hưởng và phụ thuộc lẫn nhau,

+ Tuân theo những nguyên tắc, quy chế hay thể chế xác định

+ Các đặc trưng về mục tiêu chung

+ Các chuẩn mực văn hóa của tổ chức đó

2 Đặc trưng chung của tổ chức

• Mọi tổ chức đều mang tính mục đích: Tổ

chức hiếm khi mang trong mình mục đích

tự thân mà là công cụ thực hiện những mục đích nhất định

Các tổ chức khác nhau có mục đích khác

chức không tồn tại

• Mọi tổ chức đều là những đơn vị XH bao

gồm nhiều người Những người đó

+ Có chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức,

+ Có quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định

• Mọi tổ chức đều hoạt động theo những

cách thức nhất định để đạt được mục đích – các kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục đích, không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển có hiệu quả

• Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ

các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình

Các tổ chức, bất kỳ loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay nhỏ, đều dùng đến 4 nguồn lực chủ yếu

- Nhân lực

- Tài lực

- Vật lực

- Thông tin

• Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan

hệ tương tác với các tổ chức khác

- Hợp tác hoặc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

- Các hộ gia đình và các tổ chức khác mua sản phẩm và dịch vụ của họ

• Mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị,

chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao

Vai trò của những NQT có thể rõ nét ở tổ chức này nhưng lại thiếu ở tổ chức khác, nên họ có thể gặp lúng túng trong hoạt động

3 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hoạt động của tổ chức là muôn hình muôn

vẻ phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động trong xã hội, quy mô, phương thức hoạt động được chủ thể quản trị lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác

Tuy nhiên mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động theo một quá trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ với môi trường

Các hoạt động

• Tìm hiểu và dự báo những xu thế biến

động của môi trường để trả lời những câu hỏi:

- Môi trường đòi hỏi gì ở tổ chức?

- Môi trường tạo ra cho tổ chức những

cơ hội và thách thức nào?

Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường được coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức

• Tìm kiếm và huy động các nguồn vốn cho

• Tìm kiếm các yếu tố đầu vào của quá trình

tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức, chọn lọc và thu nhận các yếu tố đó (nguyên vật liệu, năng lượng, nhân lực )

• Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ

của tổ chức – quá trình sản xuất

• Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ

chức cho các đối tượng phục vụ của tổ chức – các khách hàng

• Thu được lợi ích cho tổ chức và phân phối

lợi ích cho những người tạo nên tổ chức

và các đối tượng tham gia các hoạt động của tổ chức

• Hoàn thiện, đổi mới các sản phẩm, dịch

vụ, các quy trình hoạt động cũng như tạo

ra các sản phẩm và dịch vụ mới, các quy trình hoạt động mới

• Đảm bảo chất lượng các hoạt động và các

sản phẩm dịch vụ của tổ chức

Các hoạt động có mối quan hệ gần gũi, xuất hiện các lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức:

- Lĩnh vực marketing

- Lĩnh vực tài chính

- Lĩnh vực sản xuất

- Lĩnh vực nhân sự

- Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển

- Lĩnh vực đảm bảo chất lượng

II NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG MỘT

TỔ CHỨC

1.Tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và nguồn lực của tổ chức

(i) Tầm nhìn: có vị trí quan trọng trong tư duy phát triển Tầm nhìn được xác định để trả lời câu hỏi rất cơ bản “ Chúng ta – tổ chức muốn đạt được điều gì, muốn trở thành như thế nào hay muốn là gì trong tương lai

“

Câu hỏi này cần được trả lời trước khi tổ chức quyết định phải làm gì, hoạt động trong lĩnh vực nào v.v để đạt được điều đó.

• Tầm nhìn thể hiện trong tư duy và hành vi

của các nhà lãnh đạo tổ chức

Trong một tổ chức, tầm nhìn là không thể thiếu được, đó là cơ sở rất quan trọng cho

sự phát triển

• Trong một số tổ chức, tầm nhìn chiến lược

về tương lai và coi đó như là một sự khẳng định ý tưởng, quyết tâm và giá trị của tổ chức trong xã hội

(ii) Sứ mệnh chiến lược: được xác định dựa trên cơ sở tầm nhìn của tổ chức Sứ mệnh

hoạt động chính là gì? " hay " sứ mệnh của chúng ta là gì? ”

Sứ mệnh được đưa ra chính là một tiêu chí

để phân biệt một tổ chức với các tổ chức khác và muốn nói lên vì sao tổ chức cần phải làm như vậy

• Trong quản trị tổ chức, tầm nhìn và sứ

mệnh được hình thành trước khi tiến hành những phân tích chiến lược

Tầm nhìn và sứ mệnh đó có thể được điều chỉnh ít nhiều từ kết quả phân tích các điều kiện và môi trường hoạt động cho phù hợp

Định rõ tầm nhìn và xây dựng sứ mệnh chiến lược có vai trò quan trọng đối với toàn bộ tổ chức

=> Khi xây dựng tầm nhìn và xác định sứ mệnh cần có sự tham gia của nhiều người, trước hết là các nhà lãnh đạo và NQT trong tổ chức

Làm như vậy không chỉ để có những tầm nhìn và sứ mệnh tốt mà còn làm cho nhiều người hiểu đúng hơn và gắn bó hơn với tổ chức trong cả quá trình hoạt động

(iii) Mục tiêu phát triển là mục tiêu dài hạn, nói lên những kết quả mong muốn đạt được trong tương lai, trên cơ sở theo đuổi

và thực hiện những chiến lược của tổ chức

Mục tiêu phát triển là mục tiêu chiến lược, được xây dựng cho một khoảng thời gian tương đối dài, thường khoảng 5 năm

Hiện nay, do những thay đổi diễn ra nhanh

xác định trong chu kỳ chiến lược ngày

năm, thậm chí chỉ hơn một năm

Mục tiêu chiến lược, mục tiêu phát triển cần

Mục tiêu chiến lược rõ ràng là cơ sở để các nhà quản lý ra được những quyết định phù hợp và nhất quán

Một tổ chức có mục tiêu rõ ràng sẽ

+ Làm tăng tính đồng thuận và thống nhất,

+ Hạn chế những khác biệt, bất đồng và xung đột trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược để đạt các mục tiêu đã đề ra

Mục tiêu chiến lược là chỉ số quan trọng nhất để theo dõi, kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện của mỗi cá nhân, phòng ban, bộ phận đơn vị và toàn bộ tổ chức trong quá trình hoạt động

Mục tiêu cũng là cơ sở để thiết kế mô hình

tổ chức, thiết kế công việc và quy trình làm việc đồng thời tạo hợp lực để nâng cao năng lực chung của tổ chức

(iv) Các nguồn lực của tổ chức:

Một tổ chức hoạt động không thể thiếu các nguồn lực cần thiết

Một số nguồn lực chính trong một tổ chức

* Nguồn lực về tài chính Đó là các nguồn vốn đảm bảo cho hoạt động

Nguồn lực tài chính phản ánh về

+ Quy mô tiềm lực tài chính của tổ chức, + Nguồn huy động vốn,

+ Tình hình đầu tư,

+ Cơ cấu sử dụng vốn,

+ Khả năng tạo lợi nhuận,

+ Tính thanh khoản và tín dụng trong hoạt động

Nguồn lực tài chính luôn được coi là nguồn lực căn bản bắt đầu cho hoạt động của một tổ chức

* Nguồn nhân lực chính là nguồn lực con người, thể hiện qua

+ Số lượng người làm việc,

+ Chất lượng của người làm việc (trình độ đào tạo, khả năng và kỹ năng chuyên môn, năng lực sáng tạo, khả năng linh hoạt và thích nghi với môi trường hoạt động)

Đối với nguồn nhân lực, bên cạnh những mặt được lượng hóa (số lượng, trình độ v.v của nguồn nhân lực) thì những mặt không lượng hóa được cũng có vai trò hết sức quan trọng

Đó là ý thức trách nhiệm, sự gắn bó, trung thành với tổ chức, những quan điểm, phương châm và phong cách làm việc của người lao động

Hay tổng hợp lại đó là động lực trong quá trình làm việc

* Nguồn lực về tài sản vật chất bao gồm

+ Các điều kiện về kỹ thuật công nghệ như máy móc, trang thiết bị và các phương tiện làm việc

+ Các điều kiện về cơ sở hạ tầng như: các công trình phục vụ cho hoạt động, vị trí tổ chức

Các tài sản này được đánh giá qua tính năng sử dụng, tình trạng và trình độ công nghệ, vị thế và lợi thế hoạt động v.v

Một bộ phận tài sản khác nữa cũng rất quan trọng, đó là vật tư, hàng hóa cần thiết phục vụ cho mọi khâu của các hoạt động,

cả các hoạt động trực tiếp và các hoạt động hỗ trợ, phục vụ.

* Nguồn lực về KHCN Đây là một dạng nguồn lực có tính “mềm” được thể hiện ở tiềm năng, năng lực công nghệ qua những sáng kiến, phát minh, sáng chế, đổi mới v.v trong các lĩnh vực và hoạt động của

tổ chức

Nguồn lực này có được nhờ vào đầu tư cho nghiên cứu và phát triển Bao gồm cả đầu

tư về các phương tiện, dụng cụ nghiên cứu và đầu tư cho đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

* Một số nguồn lực khác Một số nguồn lực khác cũng rất quan trọng đó là

+ Uy tín,

+ Thương hiệu của tổ chức,

+ Mối quan hệ với khách hàng, các đối tác, các cơ quan có liên quan

Mối quan hệ tạo nên tín nhiệm và lòng tin, qua đó sẽ có được những quan hệ hợp tác phối hợp, hỗ trợ tốt trong hoạt động.

Trong điều kiện hiện nay, các nguồn lực này ngày càng có ý nghĩa và mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức trong hoạt động

III CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ VĂN HÓA TỔ CHỨC

1.Mô hình cơ cấu tổ chức

tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định

Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ và chức năng hoạt động của tổ chức theo chiều ngang để giao cho những NQT phụ trách

Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì hạn chế về số thuộc cấp có thể quản trị trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức

Việc hợp nhóm các hoạt động và con người

để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế

Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức khác nhau

(i) Cơ cấu tổ chức trực tuyến

• Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng)

cấp trên và một số cấp dưới

Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên lạc đường thẳng

• Cơ cấu theo trực tuyến có đặc điểm là

người đứng đầu tổ chức thực hiện tất cả

các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng

• Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh qua một cấp trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi

• Cơ cấu trực tuyến chủ yếu áp dụng ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục

Ưu điểm

việc thực hiện chế độ một thủ trưởng

động của người dưới quyền và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động đó

Nhược điểm

lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện , tổng hợp, hiểu biết về tất cả các mặt của sản xuất như tài chính, kế toán, nhân sự

+ Các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu về từng lĩnh vực quản trị không được

sử dụng triệt để

+ Việc phối hợp công việc giữa hai cá nhân khác nhau khó thực hiện vì phải đi vòng theo tuyến đã quy định

+ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

(ii) Cơ cấu chức năng

nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản trị NNL .), được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

• Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất tổ chức

Chẳng hạn các bộ phận chức năng của một bệnh viện được phân chia khác hẳn

so với các bộ phận trong một công ty sản xuất giấy hoặc công ty thương mại

• Đặc điểm cơ cấu chức năng là

chức rất phức tạp

+ Người thừa hành nhiệm vụ phải nhận mệnh lệnh từ người đứng đầu tổ chức và

cả từ những chuyên gia chức năng khác nhau

+ Các chuyên gia lãnh đạo nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách

Thuận lợi

- Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng, tay nghề Các NQT chức năng có cơ hội nâng cao kỹ năng, tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ

- Các NQT có thể gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận

- Tối thiểu hoá sự trùng lắp về nhân sự và thiết bị do đó giảm được sự lãng phí các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng bộ phận

- Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật chất lượng cao

Hạn chế

- NQT chỉ lo theo đuổi mục tiêu của bộ phận

mà họ đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức => Do đó, có thể tạo ra sự xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận

- Rất khó khăn trong việc phối hợp giữa các

bộ phận Khi không có sự thống nhất giữa các chuyên gia ở các bộ phận khác nhau, việc phối hợp, hợp tác với các bộ phận khác sẽ khó khăn

- Người đứng đầu tổ chức mất nhiều thời gian để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau

- Người thừa hành mệnh lệnh cùng một lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh Thậm chí có những mệnh lệnh trái ngược nhau

(iii) Cơ cấu trực tuyến chức năng

trực tuyến, chức năng, hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến - chức năng được áp dụng rộng rãi phổ biến cho các tổ chức

• Theo cơ cấu này, người lãnh đạo cao nhất của tổ chức được sự giúp đỡ của những người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn, và kiểm tra việc thực hiện quyết định

• Mô hình cơ cấu trực tuyến - chức năng

• Đặc điểm

trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi tổ chức

+ Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến

đã quy định

năng không ra lệnh trực tiếp cho những người thừa hành ở các bộ phận sản xuất theo tuyến

Ưu nhược điểm

được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

- Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến và các bộ phận chức năng

- Những người lãnh đạo chức năng lại có nhiều ý kiến khác nhau, người lãnh đạo phải họp bàn, tranh luận căng thẳng, ra quyết định không kịp thời, hiệu quả quyết định thấp

• Để khắc phục nhược điểm này, một số các

tổ chức áp dụng cơ cấu quản lý, sử dụng

Ban tham mưu giúp việc có thể là một nhóm chuyên gia hoặc chỉ một người trợ lý nào đó

(iv) Cơ cấu tổ chức theo địa lý, sản phẩm và khách hàng

• Theo địa lý