Kỹ năng quản lý thời gian

Các loại thời gianThời gian dành cho gia đình Thời gian làm việc tùy ý Thời gian do cấp trên yêu cầu Thời gian dành cho nhóm Thời gian dành cho học tập Thời gian rảnh rỗi... Nếu không

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bạn nghĩ gì về hai người này?!

Mọi nơi trên thế giới, 1 ngày luôn có 24 giờ

Nội dung

 Tầm quan trọng của việc quản lý thời

gian?

 Ma trận quản lý thời gian.

 Cách nào để kiểm soát quỹ thời gian

hiệu quả.

Các loại thời gian

Thời gian dành cho gia đình

Thời gian làm việc tùy ý

Thời gian

do cấp trên yêu cầu

Thời gian dành cho nhóm

Thời gian dành cho học tập

Thời gian rảnh rỗi

Nếu không quản lý tốt quỹ thời gian của mình sẽ ảnh

hưởng như thế nào đến hiệu quả công việc của chúng ta?

Thảo luận

Bạn đã gặp những khó khăn gì trong việc quản lý thời gian đối với công việc của mình?

Thời gian là tài sản quý nhất

Bốn thế hệ quản lý thời gian

o Quản lý thời gian

o và Quản lý chính bản thân chúng ta.Bốn thế hệ quản lý thời gian

Quản lý thời gian

Tính cấp bách, khẩn cấp của công việc:

o Nó yêu cầu phải hành động ngay lập tức.

o Nó yêu cầu phải làm ngay bây giờ

Tầm quan trọng của công việc:

o Nó phải làm để đạt được thành quả.

o Nó đóng góp vào sứ mệnh và nhiệm vụ của bạn,

ưu tiên cao và là mục đích của bạn

Hai nhân tố cần lưu ý:

oChuyện linh tinh, lặt vặt trong công việc.

oNhững cuộc gọi, mail tán gẫu Hao phí thời gian.

oNhững công việc không căng thẳng, dễ chịu.

oCông việc tính cách lâu dài.

oLập kế họach, mang tính lập lại nhưng quan trọng.

oSứ mệnh, nhiệm vụ, mục đích của bạn.

oCông việc mang tính gián đọan : cuộc gọi điện thọai, cuộc họp, mail, báo cáo.

oCông việc cận kề, có sự hối thúc.

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

oĐây là công việc hàng ngày, thực hiện nó theo cách hiệu quả nhất,

ít thời gian ưu tiên nhất.

oĐôi khi những việc này có thể phớt lờ đi.

oLên kế họach thời gian dự trữ để thực hiện những công việc này hòan thành đúng hẹn

oKhông để trở thành công việc “ Khẩn cấp” và “ Quan trọng “.

oGiải quyết nhanh chóng, dứt điểm những công việc này

oỦy quyền nếu có thể và sử dụng tối thiểu thời gian cho những công việc này.

oGiải quyết những công việc này một cách nhanh chóng.

oTập trung thời gian và nổ lực để giải quyết những công việc này như yêu cầu.

Khắc phục những nguyên nhân gây

Thay đổi thói quen sử dụng thời gian

o Viết ra những lãng phí thời gian của bạn

o Liệt kê những rắc rối gây ra bởi việc lãng

phí thời gian

o Tạo thói quen tiết kiệm thời gian

o Triển khai thói quen tiết kiệm thời gian

Mục tiêu nói chuyện điện thoại

o Loại bỏ những cuộc điện thoại không cần thiết

o Lấy thông tin tối đa từ những cuộc gọi quan trọng

o Lên kế hoạch và lập mục tiêu cho mỗi cuộc gọi

Khắc phục công việc giấy tờ

o Vận động giảm bớt những công việc giấy tờ

o Giải quyết công việc giấy tờ có hiệu quả

o Lưu hồ sơ có hiệu quả

6 phương pháp chính để phân loại thông tin

Tiến trình quản lý thời gian

1. Phân lọai công việc theo Ma trận thời

gian.( , , , )

2. Sắp xếp thứ tự thực hiện công việc theo

thứ tự và ấn định thời gian hoàn thành

3. Kiểm tra tiến độ thực hiện mỗi ngày,

hàng tuần, hàng tháng.

4. Dành vài phút mỗi sáng để xem xét lại

kế họach của mình.

5. Phản ứng lại với những sự kiện không

dự kiến trước (giải quyết nhanh, giao quyền hay phớt lờ).

6. Luôn tự nhủ bản thân tránh lãng phí

thời gian.

Tiến trình quản lý thời gian

Đây là công việc bạn phải hoàn thành

1 Đi cắt tóc.

2 Báo cáo doanh số hàng tuần vào thứ bảy.

3 Chấm điểm trưng bày các cửa hàng, nộp kết quả vào 12h 16/04 Còn 5 cửa hàng.

4 Giải quyết phàn nàn của khách hàng về sản phẩm, hẹn lúc 8h30 ngày 16/4.

5 Họp với phòng kinh doanh lúc 17h.

6 Pho to tài liệu phát cho SR (30 bộ )

7 Hẹn bạn đi uống ca fê lúc 12 h trưa.

8 Bổ sung hồ sơ, lý lịch hết hạn 18/04.

9 Dọn dẹp góc làm việc trong văn phòng.

10 Thay nhớt và rửa xe.

11 Đi với nhân viên theo route plan.

12 Chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp vào buổi chiều.

13 Thông báo cho nhân viên hủy bỏ cuộc họp của đội vào lúc 10h sáng.

Hôm nay là th ứ năm (16/04/2010)

Bạn sẽ lên thứ tự hòan thành như thế nào?

Thảo luận nhóm

o Bạn đã trình bày những khó khăn trong việc quản

lý thời gian đối với công việc của mình.

o Với Ma trận quản lý thời gian, bạn sẽ làm gì để

quản lý thời gian hiệu quả hơn ?

Thực tế công việc

Với việc phân bổ thời gian:

o 10% công việc văn phòng.

o 90% công việc với đội bán hàng.