Lịch sử hình thành-phát triển Trong quá trình hoạt động kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp, việc quản lý một danh sách khối lượng dữ liệu khách hàng lớn với những phương thức quản
Trang 1TÀI LIỆU GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH
HÀNG HALO CRM
Tài liệu: Phần mềm quản lý khách hàng Halo CRM
-2016 -
Trang 2MỤC LỤC
I Tổng quan phần mềm Halo CRM 3
1 Giới thiệu chung 3
2 Lịch sử hình thành-phát triển 3
3 Lợi ích của Halo CRM 4
3.1 Dành cho khách hàng: 4
3.2 Dành cho doanh nghiệp 4
3.3 Dành cho nhà quản lý 4
3.4 Dành cho bộ phận kinh doanh 4
3.5 Dành cho bộ phận marketing 4
II Các tính năng chính Halo CRM 4
1 Quản lý khách hàng 4
2 Quản lý nhân viên: 5
3 Quản lý cơ hội kinh doanh : 5
4 Quản lý sản phẩm: 6
5 Quản lý báo giá : 6
6 Quản lý hợp đồng 6
7 Email Marketing 7
8 SMS marketing: 7
9 Quản lý Thẻ thành viên, thẻ tích điểm, thẻ vip 7
10 Tổng đài IP Call Center: 8
11 Tiện ích: 8
12 Báo cáo, thống kê: 9
III Công nghệ nền tảng và ngôn ngữ lập trình 9
1 Yêu cầu cấu hình phần cứng: 9
Trang 3IV Các gói dịch vụ và chi phí, thời gian triển khai 10
V Halotek hỗ trợ khách hàng 13
1 Hỗ trợ trực tiếp (offline): 13
2 Hỗ trợ trực tuyến (online): 14
VI Chính sách bảo hành- bảo trì 14
VII Quyền lợi khách hàng 14
VIII Lời cam kết 15
I Tổng quan phần mềm Halo CRM
1 Giới thiệu chung
Phần mềm quản lý khách hàng Halo CRM được xây dựng và phát triển bởi Halotek JSC giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chăm sóc khách hàng Halo CRM được đánh giá với thế mạnh ở tính tùy biến cao, khả năng tích hợp và nhiều tính năng đa dạng như: quản lý marketing, hợp đồng, báo cáo… Halo CRM-giải pháp chăm sóc và quản lý khách hàng hàng đầu Việt Nam
2 Lịch sử hình thành-phát triển
Trong quá trình hoạt động kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp, việc quản lý một danh sách khối lượng dữ liệu khách hàng lớn với những phương thức quản lý thủ công dẫn tới tình trạng bị mất thông tin dữ liệu khách hàng rất nhiều Điều đó ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng phục vụ khách hàng cũng như việc ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó việc quản lý trạng thái nhu cầu khách hàng với những phương thức phổ thông gần như không thể làm được Để giải quyết những khó khăn của doanh nghiệp
và đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh sản xuất nhằm thúc đẩy và tạo hiệu quả trong quản lý, thị trường ngành phần mềm CRM Việt Nam đã có rất nhiều đơn vị phát triển và cung cấp dịch vụ, nhưng nhận thấy hầu hết phần mềm các đơn vị hiện tại đều có những thế mạnh riêng biệt nhưng chưa có tính tùy biến cao cho từng loại hình dịch vụ của các doanh nghiệp, bên cạnh đó việc chi phí đề đầu tư cho một hệ thống phần mềm quản lý hiện tại còn quá cao cũng là một rào cản lớn cho việc tiếp cận tới
hệ thống phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhận thấy sự cần thiết của
xã hội, qua nhiều năm nghiên cứu đội ngũ lập trình viên Halotek JSC đã đưa ra sản phẩm Halo CRM với mong muốn mọi doanh nghiệp đều có cơ hội sử dụng phần mềm quản lý phù hợp với đặc thù quản lý của từng doanh nghiệp
Trang 43 Lợi ích của Halo CRM
3.1 Dành cho khách hàng:
Halo CRM giúp gắn kết khách hàng với doanh nghiệp Phần mềm Halo CRM hiểu khách hàng từ những điều nhỏ nhất như: thói quen, sở thích, yêu cầu… Halo CRM giúp khách hàng cảm nhận rằng họ luôn được doanh nghiệp quan tâm đến lợi ích và mong muốn thông qua những thông điệp chúc mừng sinh nhật, cung cấp thông tin hữu ích hay khảo sát mức
độ hài lòng khi sử dụng dịch vụ
3.2 Dành cho doanh nghiệp
Halo CRM giúp doanh nghiệp kết nối và xây dựng mối quan hệ với khách hàng Phần mềm Halo CRM có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin và dữ liệu doanh nghiệp Halo CRM giúp doanh nghiệp lắng nghe ý kiến khách hàng để biết họ cần và muốn gì, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ tốt hơn Ngoài ra, Halo CRM giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm đơn giản, tiện lợi, tiết kiệm chi phí
3.3 Dành cho nhà quản lý
Halo CRM là công cụ hỗ trợ nhà quản lý phân tích, đánh giá hoạt động quản trị doanh nghiệp Bằng hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê, KPI,…nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình hoạt động doanh nghiệp cũng như đưa ra các chiến lược phát triển trong tương lai Halo CRM giúp nhà quản lý kiểm soát quy trình kinh doanh và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên khách quan, nhanh chóng
3.4 Dành cho bộ phận kinh doanh
Halo CRM giúp nhân viên kinh doanh quản lý thời gian và công việc hiệu quả, nắm bắt thông tin khách hàng từ đó tăng năng suất làm việc và doanh thu Sử dụng phần mềm CRM, nhân viên kinh doanh có thể lên kế hoạch chăm sóc khách hàng và lịch trình làm việc, hạn chế nhầm lẫn, trùng lặp, tiết kiệm thời gian
3.5 Dành cho bộ phận marketing
Halo CRM giúp bộ phận marketing quảng bá thương hiệu, sản phẩm và chăm sóc khách hàng thông qua tính năng gửi sms, email tự động Ngoài ra, Halo CRM còn giúp đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing triển khai, phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí để gửi các thông điệp phù hợp
II Các tính năng chính Halo CRM
1 Quản lý khách hàng
Trang 5- Quản lý thông tin khách hàng: tùy chỉnh quản lý các trường thông tin theo yêu cầu
doanh nghiệp: tên, tuổi, công ty, số điện thoại, mã số thuế, facebook, Zalo…
- Phân loại khách hàng theo nhóm khách cá nhân, khách doanh nghiệp, khách lẻ,
khách vip, theo ngành nghề, khu vực…
- Quản lý lịch sử giao dịch khách hàng: quản lý và lưu trữ toàn bộ nhật ký giao dịch
từng khách hàng
- Quản lý danh sách người liên hệ: Thống kê thông tin chi tiết những người liên hệ
chính
- Quản lý lịch hẹn, nhiệm vụ, công việc chăm sóc khách hàng của từng nhân viên
kinh doanh
- Quản lý báo giá, hợp đồng, tài liệu khách hàng của doanh nghiệp
- Import/export danh sách khách hàng nhanh chóng theo sự phân quyền của nhà
quản lý
2 Quản lý nhân viên:
- Quản lý danh sách nhân viên theo nhiều tiêu chí : phòng/ban, đội/nhóm, chức vụ,
quyền hạn… Tùy chỉnh quản lý nhân viên theo yêu cầu doanh nghiệp
- Phân quyền chi tiết và chuyên sâu từng nhân viên trên hệ thống : phân quyền
bảo mật dữ liệu tuyệt đối
- Quản lý công việc nhân viên : quản lý lịch hen, lịch làm việc, báo giá, hợp đồng,
khách hàng, theo từng nhân viên
- Đánh giá KPI nhân viên : đánh giá quá trình làm việc, hiệu suất làm việc, doanh
thu nhân viên
3 Quản lý cơ hội kinh doanh :
- Quản lý cơ hội kinh doanh theo nhiều tiêu chí như :
Trạng thái: chưa xử lý, tiếp nhận, giao dịch thành công,
Mức độ quan tâm : quan tâm đặc biệt, khảo giá…
Tự định nghĩa khách hàng theo nhiều tiêu chí: theo yêu cầu doanh nghiệp
- Quản lý toàn bộ lịch sử làm việc với khách hàng : toàn bộ lịch sử làm việc với
khách hàng sẽ được cập nhật chi tiết trên hệ thống giống như một cuốn nhật ký : ngày,
Trang 6tháng, năm…khách hàng A, B, C đã yêu cầu X, Y, Z,… nhân viên D, E, F đã xử lý, chưa
xử lý…giao dịch thành công/ thất bại
- Lọc, tìm kiếm khách hàng tiềm năng linh hoạt : lọc theo thời gian, lọc theo mức
độ quan tâm, lọc đồng thời nhiều tiêu chí…
- Liên kết với nhiều module khác trên hệ thống : gửi Email/sms trực tiếp, lập hợp
đồng, gửi báo giá tự động…
- Quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan tới khách hàng : tài liệu hồ sơ năng lực, tài liệu
kinh doanh
4 Quản lý sản phẩm:
- Tùy chỉnh quản lý sản phẩm theo yêu cầu doanh nghiêp :
- Quản lý thông tin sản phẩm : tên, thông số kỹ thuật, hình ảnh, hạn sử dụng, tài liệu
sản phẩm…
- Quản lý lịch sử báo giá sản phẩm : quản lý quy trình biến động giá cả và lý do
tăng/giảm giá
- Quản lý số lượng sản phẩm, chủng loại, tình hình xuất nhập tồn
- Quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng theo từng sản phẩm
- Chức năng ghi chú đặc biệt : Note tất cả ghi chú đặc biệt theo yêu cầu khách hàng
- Lọc, tìm kiếm sản phẩm theo nhiều tiêu chí : tùy chọn theo yêu cầu doanh nghiệp
- In mã vạch (barcode) sản phẩm: quản lý danh sách mã vạch, tự động in mã vạch
theo tiêu chuẩn quốc tế
5 Quản lý báo giá :
- Tùy chỉnh thiết kế các mẫu báo giá theo yêu cầu doanh nghiệp
- Quản lý danh sách báo giá, nhật ký báo giá
- Thiết lập thời gian gửi báo giá, gửi báo giá tự động cho khách hàng
- Quản lý tình hình biến động giá , hỗ trợ biểu đồ phân tích thống kê trực quan
6 Quản lý hợp đồng
- Tùy chỉnh thiết kế các mẫu hợp đồng theo yêu cầu doanh nghiệp
- Quản lý danh sách hợp đồng, quá trình chăm sóc khách hàng sau khi ký hợp đồng
Trang 7- Tự động hoặc tùy chỉnh gửi hợp đồng cho khách hàng
- Quản lý lịch thanh toán theo hợp đồng : 50%, 70%, 100%
- Chức năng cảnh báo hợp đồng chưa thanh toán, cảnh báo hợp đồng hết hạn
7 Email Marketing
- Bạn có thể gửi email marketing tự động trên hệ thống hoặc tích hợp với các phần
mềm chuyên dụng gửi email như : amazon, getresponse, mailchip,…
- Tùy chọn gửi mail theo danh sách đã chọn : khách hàng trên hệ thống, khách hàng
import từ các nguồn bên ngoài, marketing nội bộ : gửi mail cho nhân viên
- Hỗ trợ tạo các mẫu mail cơ bản theo yêu cầu : tùy chọn các form, tùy chọn 1 số
mẫu landing pages
- Hẹn giờ gửi mail
- Thống kê danh sách mail : gửi thành công, thất bại, tỉ lệ mở mail, tỉ lệ phản hồi
- Cơ chế thiết lập gửi mail tránh spam
- Hỗ trợ chức năng thu thập mail tự động trên các website, diễn đàn
8 SMS marketing:
- Tùy chọn gửi SMS theo danh sách số điện thoại khách hàng đã chọn : khách hàng trên hệ thống, khách hàng import từ các nguồn bên ngoài, marketing nội bộ : gửi mail cho nhân viên
- Tùy chỉnh nội dung và quản lý danh sách mẫu SMS
- Thống kê danh sách gửi SMS: thành công, thất bại
- Kiểm soát chi phí gửi SMS
- Chủ động nạp tiền vào tài khoản SMS online trên phần mềm
9 Quản lý Thẻ thành viên, thẻ tích điểm, thẻ vip
Quản lý Thẻ thành viên, thẻ tích lũy, thẻ vip, thẻ quà tặng…
- Tùy chọn và thêm mới nhiều chương trình khuyến mại, chăm sóc khách hàng như Big sale, sự kiện 30-4, sự kiện đổi quà, sự kiện ưu đại cho khách hàng mới…
- Thiết lập định nghĩa nhiều loại thẻ thành viên khác nhau: vàng, bạc, kim cương, thẻ khách hàng thân thiết, thẻ vip
Trang 8- Linh hoạt thiết lập chính sách ưu đãi giá theo ngày, giờ, giá trị, phần trăm giá trị linh hoạt như:
Thứ 2, Từ 5h-7h, khách hàng có thẻ kim cương sẽ được giảm giá 10%, bạc giảm giá 5% Các khung giờ còn lại áp dụng mức giá ưu đãi là 3% cho tất cả các loại thẻ
Thứ 3, từ 15h-17h khách hàng thẻ vàng sẽ được giảm giá 200.000 đồng trên mỗi giá trị đơn hàng …
- Thiết lập thời gian hiệu lực của thẻ: quản lý thời gian có hiệu lực của thẻ hoặc thẻ
vô thời hạn, tùy chọn các tiêu chí thanh toán và tích lũy theo thời gian hiệu lực thẻ
- Hủy thẻ thành viên, cấp lại thẻ thành viên, cấp mới thẻ
Tính năng cộng trừ điểm tích lũy, điểm thưởng, đổi quà
- Tự động cộng, trừ điểm theo các chương trình chăm sóc được thiết lập ban đầu hoặc nhập số tiền, phần trăm tăng/giảm giá trực tiếp trên phần mềm Hệ thống sẽ tự động cập nhật cộng/trừ điểm trên thẻ thành viên
- Import/export dữ liệu từ excel linh hoạt
Báo cáo
- Báo cáo về chi tiết thẻ: phân loại thẻ theo hạng thẻ, theo khách hàng, theo doanh
thu, theo nhiều tiêu chí do bạn tự thiết lập…
- Báo cáo chi tiết khách hàng: thống kê số lượng khách hàng sử dụng thẻ, biểu đồ
báo cáo theo vị trí địa lý, theo loại khách hàng: thân thiết, vãng lai
- Báo cáo chi tiêt về doanh thu: doanh thu thẻ bạc, vàng, đồng, kim cương, doanh
thu từng khách hàng
- Hỗ trợ nhiều báo cáo khác do bạn tùy chọn các tiêu chí
10 Tổng đài IP Call Center:
- Nhận diện khách hàng đã trong hệ thống hay khách hàng mới
- Cho phép thêm trực tiếp thông tin khách hàng trên from đàm thoại
- Chức năng chuyển hướng khi các bàn điện thoại viên bận, tự động phân phối đến máy chờ, máy trống
- Ghi âm cuộc gọi, Cập nhật thông tin dữ liệu khách hàng vào hệ thống
- Quản lý file ghi âm, nghe lại cuộc gọi
11 Tiện ích:
Trang 9- Tự động nhắc lịch làm việc cho nhân viên: gửi mail, gửi báo giá, gọi lại khách hàng, chăm sóc khách hàng tiềm năng tới hạn
- Cảnh báo gia hạn hợp đồng, chăm sóc khách hàng
- Chat nội bộ, giao việc nội bộ trực tiếp trên hệ thống
- Tích hợp một số phần mềm chuyên dụng thích hợp cho nhân viên văn phòng: skype, teamviewer, Microsoft office…
12 Báo cáo, thống kê:
Hỗ trợ tùy chỉnh các báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp Hệ thống báo cáo đa dạng, linh hoạt, có biểu đồ trực quan giúp quá trình phân tích, đánh giá, thống kê nhanh chóng Kết xuất báo cáo nhanh chóng theo nhiều định dạng pdf, words, excel
- Thống kê số lượng khách hàng tiềm năng theo nhiều tiêu chí tùy chọn : theo nguồn, mức độ tiềm năng, trạng thái giao dịch
- Báo cáo quá trình làm việc nhân viên, báo cáo đánh giá KPI nhân viên
- Báo cáo tình hình tăng trưởng theo doanh số của toàn công ty và từng mặt hàng theo thời kỳ: tháng, quý, năm
- Phân tích tỷ trọng theo doanh số của từng mặt hàng so với doanh số của tất cả các mặt hàng
- Phân tích tỷ trọng doanh số bán hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổ nhân viên kinh doanh so với doanh số của toàn bộ công ty
- Phân tích tình hình tăng trưởng doanh số theo khu vực cho toàn bộ các mặt hàng và từng mặt hàng
Hỗ trợ nhiều báo cáo khác theo yêu cầu…
III Công nghệ nền tảng và ngôn ngữ lập trình
1 Yêu cầu cấu hình phần cứng:
- Máy tính bộ vi xử lý Intel Core i3 trở lên
- Ram: 4GB
- Ổ đĩa cứng: 20GB trống trở lên
- Màn hình: độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn
- Hệ điều hành: Window XP SP2 trở lên, Window7, Window8, Window10
- Cài đặt SQL server 2005/2008/2012, Report Viewer…
Trang 10- Máy in: khổ A4
- Máy tính bộ vi xử lý Intel Dual Core trở lên
- Ram: 1GB
- Ổ đĩa cứng: 1GB trống trở lên
- Màn hình: độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn
- Hệ điều hành: Window XP SP2 trở lên, Window7, Window8, Window10
- Cài đặt Report Viewer…
- Máy in: khổ A4
2 Giải pháp kỹ thuật:
- Kết hợp công nghệ Ajax với công nghệ Net
- Lưu trữ công nghệ điện toán đám mây VPS Cloud
- Database: SQL server 2005/2008/2012
- Trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn mức 3(3rd tier)
IV Các gói dịch vụ và chi phí, thời gian triển khai
bản
Gói nâng cao
Gói đặc biệt
1
- Quản lý lịch sử truy cập phần mềm các users
2
- Quản lý lịch hẹn, nhiệm vụ theo nhân viên
- Quản lý báo giá, hợp đồng theo nhân viên
3
Trang 11- Quản lý lịch sử giao dịch khách hàng
- Import/Export dữ liệu khách hàng
4
5
- Chính sách giảm giá theo sự kiện
- Chính sách giảm giá trên từng sản phẩm
6
- Kết nối dữ liệu khách hàng CRM
- Pop-up thông tin khách hàng trên destop khi cuộc gọi đến
- Tự động chuyển hướng đến bàn điện thoại viên trống
- Chặn các cuộc gọi không mong muốn