Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng

Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay thì nhu cầu truyền thông là rất quan trọng. Nó giúp Cho chúng ta có thể liên lạc , giao tiếp với nhau thông qua các phương tiện truyền thông như điện thoại , trạm tiếp sóng vi ba , tuyến nối vệ thinh hay cáp vật lý . Khi Nói Đến Truyền thông , chúng ta hiểu ngay rằng đó là sự tao đổi dữ liệu sự tác động lẫn nhau giữa các ứng dụng trên cùng một máy hoặc trên nhiều máy được kết nối với nhau . Hiểu và nắm rõ cơ chế truyền thông sẽ là hành trang giúp ta bước tiếp

Trường Cao Đẳng Nghề Nha Trang

Khoa điện - điện tử

Đề tài: Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng

GVHD: Tôn Thất Khiêm

SVTH: Trần Văn HòaLớp: CNTT-K7

Lời cám ơn

Trong Thời gian thực tập doanh nghiệp tại Công ty Cổ Phần Thiết bị BáchKhoa em đã có cơ hội tiếp xúc và học hỏi được nhiều từ các thành viêntrong Công Ty Có Cơ hội Thực Hành và được tư vấn , gợi ý để có thể viếtđược bản báo cáo thiết kế phần mềm quản lý bán hàng dựa trên thông tin và

1 số cơ sở dữ liệu của công ty , và được nhiều kinh nghiệm trong lần thực

Và em cũng không quên cảm ơn thầy Tôn Thất Khiêm là người đưa ra gợi

ý, lời khuyên và hướng dẫn em các bước để viết nên một bài cáo cáo đúngquy định, em cũng muốn cảm ơn những bạn học cùng chỗ thực tập đã cùng

em tìm hiểu, học hỏi và nghiên cứu thiết kế được phần mềm quản lý bánhàng này, chắc chắn sẽ có nhiều thiếu sót trong cương trình vì em vẫn cònthiếu nhiều kỹ năng và kinh nghiệm.

Mục lục

2

Chương 1: Khảo sát Thực Tế ……… 4

1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ Phần Thiết bị Bách Khoa……… ……4

2. Bộ Phận QL chính……… 4

3. Thực trang hoạt động của công ty………6

Chương 2 : Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống……….……… 10

1. Mục đích, yêu cầu của hệ thống:……….10

2. Công việc của hệ thống và sự lưu thông dữ liệu:……… 11

Chương 3: Chuẩn hóa lược đồ quan hệ……… … 14

1. Các dạng chuẩn hóa……… 14

2. Thiết kế cơ sở sữ liệu……….14

Chương 4 : Thiết kế chương trình……….16

1. Giới thiệu ngôn ngữ………16

2. Thiết kế giao diện chính của chương trình……… 19

Lời mở đầu

Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay thì nhu cầu truyềnthông là rất quan trọng Nó giúp Cho chúng ta có thể liên lạc , giao tiếp vớinhau thông qua các phương tiện truyền thông như điện thoại , trạm tiếpsóng vi ba , tuyến nối vệ thinh hay cáp vật lý Khi Nói Đến Truyền thông ,chúng ta hiểu ngay rằng đó là sự tao đổi dữ liệu sự tác động lẫn nhau giữacác ứng dụng trên cùng một máy hoặc trên nhiều máy được kết nối vớinhau Hiểu và nắm rõ cơ chế truyền thông sẽ là hành trang giúp ta bướcvào kỷ nguyên của cuộc sống số Trong quá trình thực hiện đề tài này , và

để có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay , trước hết em xin chânthành cảm ơn thầy cô giáo trong khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường CaoĐẳng Nghề Nha Trang đã giảng dạy và trang bị cho em những kiến thức cơbản , đồng thời em cũng cảm ơn thầy đã hướng dẫn em làm đề tài này Đềtài của em còn nhiều thiếu xót , nhưng một phần nào đã thể hiện được sự cốgắng của em trong việc xây dựng và phát triển chương trình Em mongthầy cô trong khoa tạo điều kiện giúp đỡ em để em hoàn thành đề tài củaminh được tốt hơn

Chương 1: Khảo sát Thực Tế

1.Giới thiệu chung về Công ty Cổ Phần Thiết bị Bách Khoa

4

1.1.Giới Thiệu Chung Về Công Ty :

_ Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng thiết bị và linh kiện máy tính _ Đối Tượng Chính Của Công Ty Gồm Các Đại Lý , Các Doanh Nghiệp

và Khách Hàng Mua Lẻ Mua Từng Mặt Hàng

1.2 Cơ Cấu Tổ Chức :

_ Hệ Thống Tổ Chức các Bộ Phận Của Công Ty Như Sau

_ Sơ đồ bộ máy công ty

2 Bộ Phận QL Chính.

2.1 :Bộ Phận QL

• Quản Lý và điều phối các cửa hàng thuộc công ty dưới sự giámsát của giám đốc công ty

• Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên

• Quyến Định Giá Cho từng loại mặt hàng

• Quyết Định Nhập loại Mặt hàng nào về cho công ty

• Nhận báo cáo từ các bộ phận khác như : Bán hàng , Kết Toán ,

Bộ phận tài chính

Bộ Phận QL Chính

Bộ Phận Nhập Kho

Bộ Phận Bán Hàng

Bộ Phận Kế Toán

Từ đó sẽ biết đc tình hình hoạt động bán hàng cũng như doanhthu của công ty Từ đó có những kế hoạch , cũng như giải phápthích hợp đảm bảo cho sự phát triển của công ty.

2.2 Bộ phận kế toán:

Bộ phận kế toán có chức năng chính là thống kê các hóa đơn bán hàng , cácphiếu nhập , xuất kho , hóa đơn bán hàng , doanh số bán hàng, lãi lỗ củacủa hàng , của cả công ty trong ngày , tháng năm…

Và Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ :

_ Thực hiện công tác hạch toán kế toán các hoạt động của công ty theoquy định của Thống đốc Ngân hàng nhà nước và pháp luật hiện hành

_ Lập bảng cân đối kế toán, và các báo cáo tài chính Đồng thời xây dựng

và trình giám đốc công ty ban hành các quy định, chế độ, quy trình nghiệp

vụ về hạch toán kế toán áp dụng tại công ty

_ Phối hợp với phòng kinh doanh để xây dựng các kế hoạch tài chínhđịnh kỳ cho công ty

_ Phân tích hiệu quả kinh tế tài chính, khả năng sinh lời của các hoạtđộng kinh doanh

_ Tham mưu cho giám đốc các công việc liên quan đến phân phối lợinhuận, sử dụng các quỹ, phân phối

6

2.3 Bộ phận Bán Hàng :

Bộ phận bán hàng có trách nhiệm viết hóa đơn đặt hàngcho khách hàng Khách hàng phải đăng ký ở bộ phận bánhàng các thông tin về mình để dễ lien lạc và quản lý như :tân khách hàng , địachỉ ,điện thoại …Mỗi khách hàng đượcquản lý bằng 1 mã số riêng và khách hàng sẽ dùng mã số

đó để mua hàng trong những lần mua kế tiếp

Bộ phận bán hàng sẽ làm những công việc sau

- Theo dõi lượng hàng có trong kho

- Nhập thông tin khách hàng

- Cập nhập thông tin về các mặt hàng mới cũng như cácmặt hàng không còn sản xuất

2.4 Đôi ngũ nhân viên

_ Là một công ty tư nhân nhỏ nên đội ngủ nhân viên của công ty không

nhiều, tổng số nhân viên của các phòng ban cũng chỉ 7 người Tuy nhiênhoạt động của công ty vẫn hoạt động ổn định nhờ vào tay nghề cao và sựthân thiện nhiệt tình của toàn thể nhân viên

2.5 Mô hình hoạt động của công ty

Khách Hàng

3 Thực trạng hoạt động của công ty:

Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của Công ty, em thấy hoạt độngquản lý kho và thống kê lượng sản phẩm bán ra trong ngày vẫn còn là thủcông và tin học hoá không đồng bộ Cho nên việc phản ánh lượng sản phẩmbán ra trong ngày với số lượng là bao nhiêu, doanh thu trong từng ngày thếnào đối với mỗi đầu sản phẩm, cũng như toàn bộ sản phẩm chưa phản ánhkịp thời để lên báo cáo Bên cạnh đó, việc bộ phận kế toán thực hiện kếtoán thủ công cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuầnthậm chí là trong vài tháng

Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn tiếnhành theo cách thủ công, tin học hoá không đồng bộ và chưa có sự liên kếtgiữa các bộ phận làm cho hoạt động của công ty luôn trong tình trạng thụđộng

 Yêu cầu đặt ra với Công ty:

8

Nhà Cung Cấp

Hệ Thống Hỗ trợ Quản Lý Kinh Doanh Bán Hàng

Bộ Phận Kho Hàng

Bộ Phận Bán

Hàng

Hiện nay, do sự phát triển của công ty nên cần có sự thay đổi trong quytrình hoạt động của nhà kho Các vấn đề đặt ra hiện tại mà nhà kho đangphải đối mặt như sau:

_ Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụngClient/Server trong hệ thông mạng LAN của nhà kho Chuyển đổi hoạtđộng bán hàng từ thủ công sang bán hàng có sử dụng cập nhật tự động _ Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mã vạch vào việc bánhàng vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mã vạch và máy đọc mãvạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng

_ Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bánbuôn Trong đó bán buôn ta có sử dụng chiết khấu thanh toán khác

_ Quản lý kho một cách tôi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho cho từng đối tượng cụ thể Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng và chính xác

quản lý bán hàng và lưu kho…

Khi hệ thống được triển khai, hoạt động bán hàng và quản lý kho sẽđược thực hiện một cách tự động thông qua việc sử dụng máy đọc mã vạch.Bên cạnh đó do có sự liên kêt giữa các bộ phận nên ban giám đốc có thểnhận được báo cáo chính xác về tình trạng bán hàng và số lượng sản phẩmcòn tồn trong kho tại bất cứ thời điểm nào, như vậy có thể trợ giúp đắc lựccho việc ra quyết định của ban giám đốc Hơn nữa, do việc bán hàng vàquản lý kho sử dụng mã vạch cũng làm giảm thời gian làm việc thủ công và

độ chính xác trong công việc được cải thiện đáng kể Ngoài ra hệ thống còngiúp cho khách hàng có được sự hỗ trợ hợp lý, đối với người mua lẻ sẽđược phục vụ bằng phong cách bán hàng hiện đại, đối với khách buôn sẽđược tính chiết khấu tự động Có thể nói lợi ích của hệ thống là rất to lớn,phục vụ đắc lực cho sự phát triển của Công ty

3.1 Nghiên cứa tài liệu:

Văn bản về thủ tục liên

quan đến tài chính

Cách thức tổ chức hoạt động của Công ty

Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của Công

ty đặc biệt là bộ 3 bộ phận: phòng kinh doanh,

Kế Toán, và Kỹ thuật

10

Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin

liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loạị hàng hóa nhập

Là căn cứ đê theo dõi tìnhtrạng nhập hàng hóa trong cửa hàng và kho

Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin

liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gan xuất kho, các loại hàng hóa được xuất

Là căn cứ để theo dõi tìnhtrạng xuất hàng hóa trongkho

3.2 Quan sát người sử dụng

Nhân viên kỹ thuật -Ghi biên nhận sản phẩm được khách yêu cầu sửa

Nhân viên kế toán

- Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi

sổ của bộ phận kho

- Theo dõi cách thống kê dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cho giám đốc

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

1 Mục đích, yêu cầu của hệ thống:

1.1 Mục đích:

Đề tài này được xây dựng với mục đích phục vụ cho công tác quản lý hoạtđộng mua bán của Công ty, tại các nhà phát hành, phân phối sách Giúp choviệc quản lý các loại sách, giá thành của từng loại mặt hàng một cách nhanhchóng và tiện lợi Thiết kế được cơ sở dữ liệu lưu trữ được các thông tin cơbản về các loại mặt hàng, lập chương trình nhập danh sách quản lý hànghóa trong công việc nhập và bán hàng.

1.2 Yêu cầu:

Sau khi đã xem xét về tính khả thi của hệ thống quản lý hàng hóa cũng nhưtạo lập một bức tranh sơ bộ của dự án,chúng ta bước sang giai đoạn thườngđược coi là quan trong nhất trong công việc lập trình đó là hiểu hệ thốngcần xây dựng Quá trình phân tích nhìn chung là hệ quả của việc trả lời câuhỏi “Hệ thống cần phải làm gi ?” Quá trình phân tích bao gồm việc phântích chi tiết hệ thống chức năng các phòng ban hiện thời, tìm cho ra nguyên

lý hoạt động của nó và vị trí có thể nâng cao,cải thiện Bên cạnh đó là việcnghiên cứu các chức năng mà hệ thống cần cung cấp và các mối quan hệcủa chúng, bên trong cũng như phía ngoài hệ thống Trong toàn bộ giaiđoạn này, nhà phân tích và người dùng cần cộng tác mật thiết với nhau đểxác định các yêu cầu đối với hệ thống, tức là các tính năng mới cần phảiđược đưa vào hệ thống

Những mục tiêu cụ thể của giai đoạn phân tích là:

+ Kết quả của giai đoạn phân tích là bản đặc tả yêu cầu (Requirements Specifications)

2 Công việc của hệ thống và sự lưu thông dữ liệu:

2.1 Sql Quản Lý Bán Hàng.

KHACHHANG ( MAKH,HOTEN,DCHI,SODT,NGSINH,DOANHSO,NGGN )NHANVIEN ( MANV,HOTEN,DTHOAI,NGVL)

2.2 Đầu ra của hệ thống:

- Các yêu cầu xử lý của người quản lý toàn bộ công ty:

Tìm kiếm và thêm,sửa, xóa thông tin hàng hóa

Kết quả thống kê những thông tin liên quan đến hoạt động nhập xuất, giao dịch hàng hóa của công ty

- Các yêu cầu xử lý của người quản lý việc nhập xuất của kho

Tìm kiếm và thêm,sửa, xóa thông tin hàng hóa trong kho

Thống kê những thông tin liên quan đến hoạt động nhập xuất, giao dịch hàng hóa trong kho

- Các yêu cầu xử lý của người quản lý hoạt động bán hàng

Tìm kiếm và thêm,sửa, xóa thông tin hàng hóa từ kho sang bộ phận bán hàng

Thống kê những thông tin liên quan đến hoạt động nhập xuất, giao dịch hàng hóa trong bộ phận bán hàng

 Biểu đồ phân cấp chức năng:

Lên Báo Cáo

Báo cáo tồn kho

Kiểm kê hàng nhập kho

Lập hóa đơn bán hàng

Kiểm tra khách hàng

Tên Khách hàng

Lập sổ chi tiết bán hàng

QL Khách Hàng

Quản lý bán hàng

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh

Phòng

Quản lý nhânviên

Giám Đốc

QL Khách hàng

Chương 3: Chuẩn hóa lược đồ quan hệ

*Dạng chuẩn thứ hai 2NF

Quản lý bánhàng

Lên báo cáo

Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

*Dạng chuẩn thứ ba 3NF

Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính

2 Thiết kế cơ sở sữ liệu

Thông tin đăng nhập

Chương4: Thiết kế chương trình

- SQL là một công cụ quản lý dữ liệu.

- Đầu tiên sql đc sử dụng trong các ngôn ngữ quản lý cơ sỡ dữ liệu

và chạy trên máy đơn lẻ Do Sự Phát Triển Nhanh chóng của nhu cầu xây dựng những cơ sỡ dữ liệu lớn theo mô hình khách chủ , nhiều phần mềm sử dụng ngôn ngữ sql đã ra đời.

SQL Server là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational

Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để traođổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer Một RDBMSbao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữliệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS

SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn(Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụcùng lúc cho hàng ngàn user SQL Server có thể kết hợp "ăn ý" với cácserver khác như Microsoft InternetInformation Server (IIS), E-CommerceServer, Proxy Server

SQL , viết tắt của Structured Query Language (ngôn ngữ hỏi có cấu trúc),

công cụ sử dụng để tổ chức, quản lý và truy xuất dữ liệu đuợc lưu trữ trongcác cơ sở dữ liệu SQL là một hệ thống ngôn ngữ bao gồm tập các câu lệnh

sử dụng để tương tác với cơ sở dữ liệu quan hệ

Tên gọi ngôn ngữ hỏi có cấu trúc phần nào làm chúng ta liên tưởng đến

một công cụ (ngôn ngữ) dùng để truy xuất dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu.Thực sự mà nói, khả năng của SQL vượt xa so với một công cụ truy xuất

dữ liệu, mặc dù đây là mục đích ban đầu khi SQL được xây dựng nên vàtruy xuất dữ liệu vẫn còn là một trong những chức năng quan trọng của nó.SQL được sử dụng để điều khiển tất cả các chức năng mà một hệ quản trị

cơ sở dữ liệu cung cấp cho người dùng bao gồm:

Ưu điểm và chức năng chính của hệ quản trị CSDL SQL Sever

18

• Định nghĩa dữ liệu

• Truy xuất và thao tác dữ liệu

• Điều khiển truy cập

• Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu

1.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic (viết tắt VB) là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện

(event-driven) và môi trường phát triển tích hợp (IDE) kết bó được phát triển đầu

tiên bởi Alan Cooper dưới tên Dự án Ruby (Project Ruby), và sau đó

được Microsoft mua và cải tiến nhiều Visual Basic đã được thay thế

bằng Visual Basic.NET Phiên bản cũ của Visual Basic bắt nguồn phần lớn

từ BASIC và để lập trình viên phát triển các giao diện người dùng đồ

họa (GUI) theo mô hình phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application

Development, RAD); truy cập các cơ sở dữ liệu dùngDAO (Data Access Objects), RDO (Remote Data Objects), hay ADO (ActiveX Data Objects);

và lập các điều khiển và đối tượng ActiveX

Một lập trình viên có thể phát triển ứng dụng dùng các thành

phần (component) có sẵn trong Visual Basic Các chương trình bằng Visual

Basic cũng có thể sử dụng Windows API, nhưng làm vậy thì phải sử dụngcác khai báo hàm bên ngoài

Trong lĩnh vực lập trình thương mại, Visual Basic có một trong nhữngnhóm khách hàng lớn nhất Theo một số nguồn, vào năm 2003, 52% củanhững lập trình viên sử dụng Visual Basic, làm nó thành ngôn ngữ lập trìnhphổ biến nhất vào lúc đó Tuy nhiên, cuộc nghiên cứu của Evans Data chorằng 43% của các lập trình viên đó có ý định đổi qua một ngôn ngữ khác

Ưu điểm của Visual Basic

Là một sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio của Microsoft, nó

có những ưu điểm nổi bật sau: