QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BQ

Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng thời trang giầy, dép da công ty tự sản xuất .Ngoài ra công ty còn bán các mặt hàng nhập từ các công ty khác như giầy dép, cặp, áo,quần, nịt, ví … B

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

Loại 11

KHACHHANG 16

2 Hướng phá t triển 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

LỜI MỞ ĐẦU

  

Ngày nay, ngành Công Nghệ Thông Tin đã và đang đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới nhất là các nước phát triển, là một phần không thể thiếu trong xã hội, một quốc gia ngày càng hiện đại hoá

Nói đến Công Nghệ Thông Tin, chúng ta phải nói đến những ứng dụng thực tiễn, những tiện ích do nó mang lại cho đời sống của con người Từ những ứng dụng hỗ trợ khoa học cho đến những ứng dụng quản lý, trong đó ứng dụng quản lý được xem là tiềm năng lâu dài Nói đến các ứng dụng của Công Nghệ thông Tin trong quản lý phải nói đến các ứng dụng quản lý kinh

tế, kinh doanh Ngày nay, hầu hết các công ty trên toàn thế giới đều ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình bằng cách sử dụng những phần mềm quản lý do các công ty phần mềm bán trên thị trường hoặc thiết kế những hệ thống quản lý cho riêng mình Ở nước ta trong những năm gần đây việc đưa ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào thực tế ngày càng rộng rãi mà trước hết là các ngành kinh tế, để giúp cho việc quản lý của mình dễ dàng, hiệu quả, nhanh chóng hơn

Chính vì thế mà em đã xây dựng chương trình “QUẢN LÝ BÁN

HÀNG TẠI CÔNG TY BQ”nhằm xây dựng một hệ thống hổ trợ việc quản

lý và kinh doanh của công ty BQ được hiệu quả hơn

Trong quá trình hoàn thành đề tài của mình, ngoài sự nổ lực của bản

thân em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn Sự tận tình chỉ bảo của cô, các thầy cô trong khoa và tất cả sự giúp đỡ của bạn bè

để em hoàn thành đề tài này

Trang 1

Đà Nẵng,6/2007

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BQ :

1 Giới thiệu :

Công ty BQ hay còn gọi là Công ty BẢO QUANG được thành lập vào ngày 30/4/2004 và được sự công nhận của Sở Khoa Học Công Nghệ về

bản quyền sản xuất giầy dép Đứng đầu công ty là Giám đốc Phan Hải, tiếp

theo có Phó giám đốc và cùng hơn 40 nhân viên của các bộ phận khác nhau Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng thời trang giầy, dép da công ty tự sản xuất Ngoài ra công ty còn bán các mặt hàng nhập từ các công ty khác như giầy dép, cặp, áo,quần, nịt, ví …

Bên cạnh việc bán lẻ cho các khách hàng tại các cửa hang, công ty còn cung cấp hàng như giầy, dép,cặp, áo quần đồng phục cho các công sở, nhà trường…

2 Cơ cấu bộ máy của công ty :

Trang 2

P.GIÁM ĐỐCGIÁM ĐỐC

Hình 1: Cơ cấu bộ máy của công ty

a Giám đốc:

Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là người đại diện cho nhà nước và các cán bộ nhân viên trong Siêu thị Giám đốc có quyền lực cao nhất trong công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của ngân hàng theo đúng quy định của pháp luật do Nhà nước ban hành, đồng thời chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất của công ty trước cơ quan chủ quản và các ban ngành liên quan

b Phó giám đốc:

Xây dựng kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu mở rộng mạng lưới

kinh doanh của cơ quan đồng thời đảm bảo điều hoà vật tư, hàng hoá của công ty, ngoài ra còn có nhiệm vụ tổ chức hành chính

c Kế toán:

Phòng kế toán giữ vai trò hết sức quan trọng, là bộ phận phản ánh

Và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty Phòng có trách nhiệm ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình lưu chuyển tiền tệ Đồng thời tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế tài chính và tham mưu kịp thời cho giám đốc về hoạt động tài chính của Công ty Ngoài ra, phòng còn hướng dẫn kiểm tra việc hạch toán của đơn vị thuộc công ty

d Cửa hàng :

Chuyên về hoạt động bán hàng cho khách hàng Ngiệp vụ bán hàng

rất quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn toàn bộ tài sản của công ty

d Kho hàng:

Trang 3

KHO HÀNGCỬA HÀNG

KẾ TOÁN

Thuộc bộ nghiệp vụ nhưng có nhiệm vụ theo dõi việc nhập hàng vào kho theo các hoá đơn đặt hàng và xuất hàng ra quầy nếu có yêu cầu Đây

là bộ phận trực tiếp lập các hoá đơn xuất và nhập

II MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA ĐỀ TÀI :

1 MỤC TIÊU :

Bài thi này với mục đích xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại công ty BQ Nội dung phải thực hiện là phải phân tích thiết kế hệ thống và xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho chương trình quản lý bán hàng

Bài thi chia làm 2 phần chính:

- Đầu tiên là đi từ lý thuyết về mô hình thiết kế hệ thống thông tin

Từ đó phân tích thiết kế xây dựng được các mô hình thực thể kết hợp, mô hình logic

- Phần tiếp theo là thiết kế chương trình, dựa vào hệ thống thông tin

đã phân tích để xây dựng một chương trình quản lý bán hàng

2 Nhiệm vụ chính của đề tài:

Hoạt động kế toán cho công ty là một chuỗi công việc vất vả và tốn nhiều công sức, công việc hàng ngày của siêu thị chia làm nhiều giai đoạn, khối lượng công việc xảy ra liên tục Đăc biệt ở quầy thu ngân,dữ liệu luôn biến động đòi hỏi tính chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ chứng từ được lập đi lập lại và kiểm tra nhiều khâu sẽ rất tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng không tránh khỏi sai sót dữ liệu

Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục dữ liệu sẽ rất khó khăn, gây tốn thời gian và mất mát, cũng như không phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo quản lý siêu thị

Vì vậy việc tin học hoá trong bài toán quản lý bán hàng nói chung sẽ giúp cho mọi người làm việc trong bộ phận kế toán sẽ khắc phục được những nhược điểm nói trên, đồng thời nó có thể xử lý dữ liệu một cách chính xác nhanh gọn

Trang 4

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

trong cửa hàng đều được dán tem có in sẵn giá bán, mã hàng hoá, các thông tin liên quan đến mặt hàng đó.

Nhân viên thu ngân sẽ quét mã vạch các mặt hàng mã khách chọn vào máy tính để in hoá đơn bán hàng cho khách

Quản lý việc bán hàng thông qua hoá đơn bán hàng, trong đó có các thông tin: mã hoá đơn bán hàng, ngày bán, mã nhân viên, mã mặt hàng,

số lượng, đơn giá, tổng tiền

b Bán sĩ :

Đối với một số khách hàng có nhu cầu cung cấp hàng với số lượng lớn ( như nhà trường, công ty …) Công ty vẫn làm hoá đơn bán hàng tại quầy thu ngân, thanh toán hoá đơn này sẽ được cập nhật sau

2.Hoạt động của bộ phận quản lý kho hàng :

a Đặt mã số :

Bộ mã bán hàng :là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa công ty

và người tiêu dùng Mỗi mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác Khi một mặt hàng mới nhập về bộ phận đặt

mã số sẽ cấp cho mặt hàng này một mã số nội bộ riêng biệt, mã nội bộ sẽ phục vụ cho việc kinh doanh hằng ngày

b Đặt hàng với nhà cung cấp :

Hằng ngày các nhân viên ở các cửa hàng sẽ thống kê hàng hoá tồn trong kho để đề xuất nhập hàng lên tổng công ty Công ty sẽ xem xét và đặt hàng với nhà cung cấp

Hàng mua sẽ được ghi trên một phiếu mua hàng, trong đó có các thông tin: mã hoá đơn mua hàng, mã khách hàng, mã nhân viên, ngày lập, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền

c.Xuất nhập kho :

Hàng nhập sẽ được ghi trên một phiếu nhập kho, trong đó có các thông tin: mã hoá đơn nhập kho, ngày nhập kho, mã kho, mã nhân viên, mã hoá đơn mua hàng, mã mặt hàng, số lượng

Hàng xuất kho ra quầy sẽ được ghi trên một phiếu xuất kho, trong đó

có các thông tin: mã hoá đơn xuất kho, ngày xuất, mã nhân viên, mã quầy,

mã kho, mã mặt hàng, số lượng

3 Các chứng từ quản lý của công ty:

- Hoá đơn mua hàng

- Hoá đơn bán hàng

Trang 6

- Hoá đơn nhập kho

- Hoá đơn xuất kho

B PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG :

Phân tích hệ thống là xây dựng một phương pháp để thực hiện những công việc nhất định nhằm đạt những yêu cầu đề ra và hạn chế những thiếu sót có thể xảy ra trong quá trình triển khai ứng dụng tin học

Việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin một cách sâu sắc, toàn diện, chuẩn xác sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc ứng dụng chương trình công tác quản lý

I SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG:

Hình 2: Sơ đồ chức năng

Chú thích :

1 Yêu cầu mua hàng

2 Lời đáp của quầy hàng

3 Hãy làm hoá đơn

4 Đã làm hoá đơn

5 Yêu cầu xuất kho

6 Xuất hàng ra quầy

7 Hoá đơn xuất kho

8 Hoá đơn xuất kho đã xác nhận

(7)

( 8 )

II SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

hình 3: sơ đồ dòng dữ liệu

Trang 8

III DỮ LIỆU THU LƯỢM:

Từ sơ đồ dòng dữ liệu trên chúng ta đưa ra các dữ liệu sơ cấp như sau:

4 Dữ liệu nhân viên

Mỗi dữ liệu nhân viên gồm các thuộc tính sau:

STT Tên dữ liệu Giải thích

Trang 10

24 NGAY_HD Ngày hoá đơn

CT1: TT_MUA = SL_MUA * DONGIA_MUA

Tính tiền bán hàng thu được:

CT2: TT_BAN = SL_BH * DONGIA_BL

Tính số lượng hàng nhập kho còn thiếu:

CT3.1:TONGSLMUA = Sum(SL_MUA)CT3.2:TONGSLNK= Sum(SL_NK)CT3 : SLNHAPTHIEU = SL_MUA - SL_NK

Tính số lượng hàng tồn ở kho:

CT4.1:TONGSLNK = Sum(SL_NK)CT4.2:TONGSLHX = SUM(SL_HX)CT4: SLTONKHO = TONGSLNK - TONGSLHX

Tính số lượng hàng tồn ở quầy:

CT5.1:TONGSLHX = Sum(SL_HX)CT5.2:TONGSLBH = Sum(SL_BH)CT5: SLTONQUAY = SL_HX - SL_BH

Trong đó MA_NHOM là khoá của thực thể Mỗi giá trị khoá tương ứng với một và chỉ một giả trị thuộc tính khác của thực thể NHOMHANG.

MA_KHO

TEN_KHO

NOI_SX : Nơi sản xuấtTEN_NSX : Tên nhà sản xuấtDIENTHOAI : Điện thoại

Trong đó MA_NSX là khoá của thực thể NOISX Mỗi giá trị khoá tương với một và chỉ một giá trị thuộc tính của thực thể NHA_SX

Trong đó MA_KHO là khoá của thực thể KHOHANG Mỗi giá trị khoá tương với một và chỉ một giá trị thuộc tính của thực thể KHOHANG

5 Thực thể CUAHANG:

Gồm các thuộc tính: Mã cửa hàng, tên cửa hàng

MA_CH: Mã cửa hàngTEN_CH :Tên cửa hàngDIACHI_CH: Địa chỉ cửa hàngDIENTHOAI : Điện thoại cửa hàng

Trong đó MA_CH là khoá của thực thể CUAHANG Mỗi giá trị khoá tương với một và chỉ một giá trị thuộc tính của thực thể CUAHANG

NGAYSINH_NV : Ngày sinh nhân viên

Trong đó MA_NV là khoá chính của thực thể vì nó cho phép nhận dạng một nhân viên duy nhất Các dữ liệu còn lại đều là thuộc tính của thực thể vì nó tồn tại các phụ thuộc hàm giữa khoá chính MA_NV và mỗi thuộc tính của nó

DIENTHOAI_KH

DIENTHOAI_KH : Điện thoại khách hàng

Trong đó MA_KH là khoá chính của thực thể vì nó cho phép nhận dạng một khách hàng duy nhất Các dữ liệu còn lại đều là thuộc tính của thực thể vì nó tồn tại các phụ thuộc hàm giữa khoá chính MA_KH và mỗi thuộc tính của nó

MA_KH DIACHI_KH

MA_KH DIENTHOAI_KH

VI.XÂY DỰNG CÁC KẾT HỢP

1 Quan hệ giữa thực thể MATHANG và LOAIHANG

Xét 2 thực thể MATHANG và LOAIHANG ta thấy rằng một món hàng chỉ thuộc một loại hàng nào đó và trong một loại hàng sẽ gồm nhiều mặt hàng

2 Quan hệ giữa thực thể MATHANG và NHA_SX:

Xét 2 thực thể MATHANG và NHA_SX ta thấy rằng một món hàng chỉ thuộc một nơi sản xuất và một nơi sản xuất có thể sản xuất ra nhiều món hàng

Trang 17

MA_MH

TEN_MH DVT MA_LOAI MA_NSX DONGIA

HDBANHANG

MA_HDONBH

NGAYLAP MA_NV MA_MH SL_MUA DONGIA_MUA THANHTIEN

MATHANG

MA_MH

TEN_MH DVT MA_LOAI MA_NSX DONGIA

HDNHAPKHO

MA_HDONNK

NGAY_NK MA_KHO MA_NV MA_MH SL_NK

3 Quan hệ giữ thực thể MATHANG và HDMUAHANG:

Xét 2 thực thể MATHANG và HDMUAHANG ta thấy một mặt hàng có thể mua trong hoá đơn mua hàng nhiều lần và một hoá đơn mua hàng có thể có nhiều mặt hàng khác nhau

4 Quan hệ giữ thực thể MATHANG và HDBANHANG:

Xét 2 thực thể MATHANG và HDBANHANG ta thấy một mặt hàng

có thể bán hàng nhiều lần và một hoá đơn bán hàng có thể có nhiều mặt hàng khác nhau

5 Quan hệ giữ thực thể MATHANG và HDNHAPKHO:

Xét 2 thực thể MATHANG và HDBANHANG ta thấy một mặt hàng

có thể nhập kho nhiều lần và một hoá đơn nhập kho có thể có nhiều mặt hàng khác nhau

Trang 18

MATHANG

MA_MH

TEN_MH DVT MA_LOAI MA_NSX DONGIA

HDMUAHANG

MA_HDONMH

MA_KH MA_NV NGAY_HD MA_MH SL_MUA DONGIA_MUA THANHTIEN

MA_MH

TEN_MH DVT MA_LOAI MA_NSX DONGIA

HDXUATKHO

MA_HDONXK

NGAY_XK MA_KHO MA_QUAY MA_NV MA_MH SL_NK

6 Quan hệ giữ thực thể MATHANG và HDXUATKHO:

Xét 2 thực thể MATHANG và HDXUATKHO ta thấy một mặt hàng có thể xuất kho nhiều lần và một hoá đơn xuất kho có thể có nhiều mặt hàng khác nhau

7 Quan hệ giữ thực thể KHOHANGvà HDNHAPKHO:

Xét 2 thực thể KHOHANGvà HDNHAPKHO ta thấy một kho hàng có thể có nhiều hoá đơn nhập kho, một hoá đơn nhập kho chỉ có một kho hàng

8 Quan hệ giữ thực thể CUAHANG và HDXUATKHO:

Xét 2 thực thể CUAHANG và HDXUATKHO ta thấy một quầy hàng

có thể có nhiều hoá đơn xuất kho, một hoá đơn xuất kho chỉ có một quầy hàng

VII.MÔ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP

1.Mô hình ý niệm

hình 4 : Mô hình ý niệm

Trang 20

2 Mô hình logic:

Hình 5 Mô hình lôgic

Trang 21

3 Bảng quan hệ Relations ship:

Trang 22

4 Mô hình các bảng dữ liệu logic

Mô hình logic là bước cuối cùng của phân tích và thiết kế Nó cần thiết cho việc triển khai cài đặt viết chương trình vì liên quan đến cấu trúc dữ liệu

Các bảng dữ liệu như sau:

 Bảng KHACHHANG

khoáMA_KH

TEN_KHDIACHI_KHDIENTHOAI_KH

Text(5)Text(30)Text(30)number

TEN_KHO

Text(2)Text(10)

TEN_MHDVTMA_LOAIMA_NSXDONGIA

Text(5)Text(25)Text(10)Text(2)Text(2)Number

Trang 23

Text(2)Text(50)Text(10)number

TEN_CH

Text(2)Text(10)

TEN_NVGIOITINH_NVNGAYSINH_NVDIACHI

CHUCVU

Text(5)Text(50)Text(6)Date/timeText(30)Text(20)

Trang 24

Date/timeText(5)

 Bảng CTHOADONMH:

liệu

Thuộc tính khoáMA_HDONMH

MA_MHSL_MUADONGIA

Text(10)Text(5)NumberNumber

Khoá nộiKhoá ngoại

 Bảng HOADONBH:

liệu

Thuộc tính khoáMA_HDONBH

NGAY_LAPMA_NV

Text(10)Date/timeText(5)

MA_MHMA_CH

Text(10)Text(5)

T ext(2)

Khoá nội Khoá ngoại

 Bảng HOADONNK:

liệu

Thuộc tính khoáMA_HDONNK

NGAY_NKMA_KHOMA_NVMA_HDONMH

Text(3)Date/timeText(2)Text(5)Text(10)

Khoá nội

Trang 25

 Bảng CTHOADONNK:

liệu

Thuộc tính khoáMA_HDONMH

MA_MHSL_NK

Text(3)Text(5)Number

Khoá nộiKhoá ngoại

 Bảng HOADONXK:

liệu

Thuộc tính khoáMA_HDONXK

NGAY_XUATMA_KHOMA_NV

Text(3)Date/timeText(2)Text(5)

MA_MHSL_MUAMA_CH

Text(3)Text(5)NumberText(2)

Khoá nộiKhoá ngoại

5.Mô hình xử lý

Để thực thiện được các yêu cầu của người dùng phần mềm máy tính Máy tính phải xử lý tính toán Mô hình sau đây đưa ra ý tưởng làm việc của máy tính theo sự sắp xếp lệnh (thông qua chương trình được biểu diễn bằng các thuật toán dưới đây)

Đó là: số lượng tồn kho, tiền thu vào, tiền chi ra

Xử lý

Đầu vào: Thông tin cơ bản

- Mặt hàng: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, mã loại, nơi sản xuất

- Loại hàng: Mã loai hàng, tên loại hàng

- Kho hàng: mã kho, tên kho

- Nơi sản xuất: mã nơi sản xuất, nơi sản xuất

- Khách hàng: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại

- Hoá đơn mua hàng: mã hoá đơn, ngày hoá đơn, mã mặt hàng, số lượng đơn giá

- Hoá đơn bán hàng: mã hoá đơn, ngày hoá đơn bán hàng, mã mặt hàng, số lượng

- Hoá đơn nhập kho: mã hoá đơn nhập kho, ngày nhập, mã nhân viên

6 Các thuật toán trong chương trình

6.1 Thuật toán cập nhật

- Nhập đầy đủ thông tin

- Kiểm tra mã có trung với trùng với mã trong cơ sở dữ liệu không?

- Nếu trùng: thông báo và quay lên kiểm tra lại mã

- Nếu không thì lưu vào cơ sơ dữ liệ

6.2Thuật toán tìm kiếm:

- Nhập thông tin cần tìm

- Kiểm tra trong cơ sở dữ liệu

- Nếu không có thì quay lên nhập lại thông tin

6.3 Thuật toán thống kê :

- Chọn ngày hoặc tháng cần thống kê

- xem thông tin cần thống kê trước khi in

- in thông tin cần xem

Trang 27