phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty gạch ốp lát hà nội

Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình.. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em đã được các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Để

có được như ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn được các thầy giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt, hướng dẫn tận tình Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô.

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Tin học Kinh tế – những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai.

Đặc biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn Thị Thuý, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp và thầy giáo – TS Cao Đình Thi

đã hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.

Cuối cùng em cũng xin được chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên Công ty Phần nềm quản lý doanh nghiệp FAST đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty.

Hà Nội, ngày 30 tháng 05 năm 2004

Sinh viên:

Nguyễn Văn Tình

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

9

1.1 Thông tin chung về Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 9 1.2 Chức năng của công ty

1.3 Mục tiêu của công ty

1.4 Tổ chức của công ty

1.5 Sản phẩm và khách hàng của .

1.6 Định hướng phát triển và hợp tác quốc tế

II GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI

2.1 Giới thiệu chung về công ty

2.2 Quá trình hình thành và phát triển

2.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty .

2.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.5 Sơ đồ tổ chức công ty

III GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

3.1 Tên đề tài

3.2 Lý do lựa chọn đề tài

3.3 Đề tài dưới góc độ tin học

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1 Thông tin

1.2 Hệ thống thông tin

1.3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

1.4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

II PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ

2.1 Đặt vấn đề và xác định tính khả thi của hệ thống

2.2 Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

3.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống

3.2 Các phương pháp thu thập thông tin

3.3 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý

IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

4.1 Giai đoạn phân tích hệ thống

4.2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

4.3 Giai đoạn thiết kế hệ thống

V NỘI DUNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

5.1 Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng

5.2 Quy trình quản lý bán hàng

5.3 Giải pháp phần mềm

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống

2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng

1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

2.4 Từ điển dữ liệu (DD)

2.5 Sơ đồ phân rã chức năng chương trình dự kiến sẽ thực hiện 72 III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế giải thuật

3.3 Thiết kế giao diện xử lý

3.4 Kết quả thử nghiệm chương trình

3.5 Một số giao diện màn hình chính

3.6 Cài đặt và bảo trì hệ thống

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦUNgày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt đó các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này.

Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động bán hàng tại các cơ sở kinh doanh là rất cần thiết Ngoài mục đích là nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chắc trong môi trường kinh doanh hiện nay, đáp ứng được những mong muốn và những đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình, với sự giới thiệu và giúp đỡ của anh Bùi Quang Thành và anh Nguyễn Việt Cường, nhân viên công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST em đã khảo sát thực tế tại công ty Gạch ốp lát Hà Nội Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động quản lý bán hàng và đã quyết định lựa chọn đề tài

“phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Gạch

ốp lát Hà Nội” để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.

Cấu trúc luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương:

Chương I: Tổng quan công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và công ty Gạch ốp lát Hà Nội

Chương này trình bày tổng quan về công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và công ty Gạch ốp lát Hà Nội cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài.

Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Trong chương này trình bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm

cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài Các vấn đề được trình bày trong chương IIgồm:

 Thông tin – hệ thống thông tin;

 Phương pháp phát triển HTTT quản lý;

 Phân tích hệ thống thông tin quản lý;

 Thiết kế hệ thống thông tin;

 Nội dung bài toán quản lý bán hàng

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán

hàng tại Công ty gạch ốp lát Hà Nội Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài:

Cuối luận văn tốt nghiệp này có phần kết luận Phần này tóm tắt các kếtquả đã thu được và đưa ra một số phương hướng hoàn thiện đề tài

Ngoài ra, luận văn còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kê cáctài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày phần mã nguồn của chương trìnhmáy tính

Tuy đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là công trìnhnghiên cứu đầu tay sau thời gian học tập tại trường đại học Kinh tế Quốc dânnên không tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong được những đóng góp ýkiến của các thầy giáo, cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài nàyđược hoàn thiện hơn

CHƯƠNG ITỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

1 Thông tin chung về Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

1.1 Tên công ty:

- Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

- Tên tiếng Anh: Fast Software Company

- Tên giao dịch: FAST

- Logo:

Trước năm 2003 công ty có tên là “Công ty phần mềm tài chính kế toánFAST” Từ năm 2003 công ty đổi tên thành “Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST”

1.2 Ngày thành lập:

- Công ty: 11/06/1997

- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998

- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999

Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấpngày 11/06/1997

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu

tư Hà nội cấp ngày 18/061997

1.3 Vốn đăng ký và hình thức sở hữu:

- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 (một tỷ đồng VN)

- Hình thức sở hữu: Cổ phần

1.4 Chức năng đăng ký kinh doanh:

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;

- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điệntử);

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;

- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềmquản lý doanh nghiệp

1.5 Phòng ban:

Công ty có chi nhánh và văn phòng tại 3 cơ sở: Hà Nội, TP Hồ ChíMinh và Đà Nẵng, mỗi chi nhánh có 6 phòng ban Đến cuối năm 2003 công ty

có 82 nhân viên

2 Chức năng của công ty:

Phát triển và tư vấn triển khai ứng dụng các phần mềm tài chính kế toán

và phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sản xuấtcủa các doanh nghiệp

3 Mục tiêu của công ty:

3.1 Mục tiêu tổng quát

Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trườngViệt Nam trong lĩnh vực

cung cấp các giải pháp phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp

3.2 Mục tiêu của Công ty trong năm 2004-2005

- Phấn đấu đặt mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 50% trở lên vàtăng trưởng năng suất lao động hàng năm từ 25% trở lên

- Phát triển và mở rộng việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ sang lĩnhvực phần mềm toàn diện doanh nghiệp – ERP

4 Tổ chức của công ty:

4.1 Sơ đồ tổ chức công ty.

Hình1: Sơ đồ tổ chức công ty

Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty:

Hình 2: Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty

4.2 Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh

Quy trình sản xuất kinh doanh có các công đoạn sau:

2 Giám đốc công ty * Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra.

* Phỏt triển kinh doanh.

* Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán.

* Tham gia vào xác định chiến lược của công ty.

* Lập kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh.

3 Các trợ lý giám đốc

(phũng tổng hợp)

* Trợ lý cho giám đốc công ty về các vấn đề nhân

sự, marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng các dự án phỏt triển kinh doanh.

4 Phũng nghiờn cứu và

phỏt triển sản phẩm

* Nghiờn cứu và phỏt triển sản phẩm mới.

*Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù.

4.4 Tổ chức của chi nhánh và bộ phận kinh doanh.

* Tham gia vào xác định chiến lược của công ty.

* Lập kế hoạch năm cho chi nhánh.

* Hỗ trợ phũng lập trỡnh và phũng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đó khảo sỏt trước đó.

Khảo sỏt chi tiết thờm yờu cầu của khỏch hàng.

* Tư vấn về xõy dựng hệ thống thụng tin.

* Phối hợp với phũng lập trỡnh để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trỡnh sửa đổi theo yêu cầu đặc thù.

* Cài đặt và đào tạo.

* Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu.

* Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trỡnh khi cần thiết.

6 Phũng lập trỡnh ứng

dụng

* Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát -bán hàng.

* Hỗ trợ phũng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trỡnh sửa đổi theo yêu cầu đặc thù.

* Bảo hành chương trỡnh sửa đổi.

* Lập trỡnh phục vụ quản lý nội bộ của FAST (kế toỏn, teamwork, website).

* Hỗ trợ về thiết kế và lập trỡnh cho cỏc bộ phận

sửa đổi chương trỡnh theo yờu cầu của khỏch hàng (tư vấn thiết kế, lập trỡnh cỏc class, lib).

* Sửa đổi chương trỡnh cho cỏc chi nhỏnh khi cú yờu cầu.

* Nghiờn cứu cụng nghệ mới, kỹ thuật mới.

* Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phũng (kốm bài kiểm tra: cài đặt các chương trỡnh thụng dụng

* Xây dựng các bộ số liệu đào tạo.

* Xõy dựng cỏc bộ số liệu demo.

* Xõy dựng cỏc bộ số liệu test.

* Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm tra).

5 Sản phẩm và khách hàng của công ty:

5.1 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

• Sản phẩm:

- Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên Visual Foxpro

- Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.s trên SQL Server

- Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn công ty Fast Corporate Reporter2003.w trên nền Web

- Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của JupiterSystem Inc.

- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trênSQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode và sẽ hoànthành vào cuối năm 2004)

- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng

- Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng

• Công nghệ:

- Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP

- Kiến trúc lập trình: Client/Server, Web-based

- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro

5.2 Khách hàng

Hiện nay FAST có hơn 700 khách hàng trên toàn quốc hoạt động tronglĩnh vực: sản xuất, thương mại, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiềuhình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư nước ngoài.Dưới đây là danh sách các khách hàng trong hơn 700 khách hàng của côngty:

Khách hàng là các công ty lớn:

- Công ty giấy Bãi bằng;

- Công ty xi măng Hải Phòng, công ty xi măng Bỉm Sơn;…

- Công ty dệt Nam Định;

- Công ty Kinh Đô, công ty Động Lực

Khách hàng là các công ty có vốn đầu tư ngước ngoài:

- Công ty Sứ vệ sinh INAX (Nhật Bản);

- Công ty Sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc);

- Công ty Newhope (Trung Quốc)…

6 Định hướng phát triển và hợp tác quốc tế:

Á trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) Hiện nayERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10.000 người đang sử dụng ERIC trongcông việc hàng ngày của mình

II GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI

1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên công ty: Công ty gạch ốp lát Hà Nội

- Tên giao dịch quốc tế: HANOI CERAMIC TILES COMPANY

- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất và kinh doanh các loại gạch men cao cấp

- Địa chỉ: Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

- Điện thoại: 04 5530771 - Fax: 04 8542889

- Email: ceramichn@hn.vnn.vn

- Website: www.ceramichn.com

Công ty gạch ốp lát Hà Nội là công ty đầu tiên ở Việt Nam chuyên sảnxuất gạch lát nền và ốp tường chất lượng cao Sản phẩm của công ty được sảnxuất trên dây chuyền thiết bị hiện đại và công nghệ của Italia và CHLB Đứcvới nhãn hiệu “VIGLACERA”

Công ty nổi tiếng trong cả nước với khả năng sản xuất cao, nguồn lựclao động dồi dào, công nghệ hiện đại, máy móc và trang thiết bị đồng bộ cùngvới danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng Sản lượng hàng năm đạt 8 triệu

m2, tương đương 25.500 m2 mỗi ngày

Sản phẩm của công ty đang được phân phối rộng khắp trong cả nướcthông qua mạng lưới bán hàng của trên 100 tổng đại lý cùng với trên 5000 cửahàng bán lẻ vật liệu xây dựng

2. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty gạch ốp lát Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc tổngCông ty gốm sứ – Thuỷ tinh, Bộ xây dựng Ra đời từ Công ty gốm sứ HữuHưng mà tiền thân của nó là xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng được thành lập từnăm 1959 Ngày 24/3/1993 Bộ trưởng Bộ xây dựng ra quyết định số094A/BXD-TCLDD về việc thành lập xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng Ngày30/7/1994 Bộ trưởng Bộ xây dựng ra quyết định số 484/BXD –TCLDD đổi tên

xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng thành Công ty gốm xây dựng Hữu Hưng, têntiếng Anh của công ty là Huu Hung ceramic company (HCC ).Tháng 5/1998

Bộ xây dựng đồng ý cho công ty gốm sứ Hữu Hưng đổi tên thành Công ty gạch

ốp lát Hà Nội, lấy thương hiệu sản phẩm là “gạch men VIGLACERA”có tưcách pháp nhân, có tài sản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để hoạt độnggiao dịch theo phạm vi trách nhiệm của mình

Trụ sở chính của Công ty đóng tại địa bàn phường Trung Hoà, quậnCầu Giấy – Hà Nội với diện tích mặt bằng toàn bộ là 2,2 ha, trong đó diện tíchcủa bộ phận quản lý là 0,66 ha (chiếm 30% tổng diện tích) và diện tích của bộphận sản xuất là 1.66 ha (chiếm 70% diện tích)

Với tổng vốn đầu tư 130 tỷ đồng được thực hiện trong 3 năm từ 1994đến 1997, công ty đã có 2 dây chuyền sản xuất với tổng công xuất 3 triệu m2gạch/ năm Từ năm 1998 đến cuối năm 1999, công ty đã cung ứng ra thị trường200.000m2 gạch ốp các loại Từ đầu năm 2000 đến nay, với các khoản đầu tưmới vào đổi mới máy móc và thiết bị, sản lượng của công ty đạt 130% côngsuất thiết kế, ứng với sản lượng trung bình trên 360.000m2 gạch/tháng.

Để gia tăng sản lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty đã thiết lậpthêm một dây chuyền sản xuất với công xuất 3 triệu tấn/năm tại Xuân Hoà,Vĩnh Phúc Hiện nay, với tổng công suất 6,6 triệu m2, công ty đang cung cấpgạch ốp lát mang nhãn hiệu VIGLACERA đến 61 tỉnh và thành phố trên khắp

cả nước

Công ty đang áp dụng một hệ thống kiểm tra chất lượng cho qui trìnhsản xuất của mình Hệ thống chất lượng này đã được công nhận bởi tổ chứcBVQI của Vương Quốc Anh là phù hợp với các tiêu chuẩn ISO 9002 Nhờ đó,chất lượng sản phẩm và năng suất đã không ngừng tăng lên, đáp ứng được nhucầu và thị hiếu của người tiêu dùng cũng như những đòi hỏi khắt khe của thịtrường Đây thực sự là một bệ phóng giúp công ty đạt được một chỗ đứng vữngchắc hơn và có uy tín hơn trên thị trường trong bối cảnh Việt Nam đang trongquá trình gia nhập Khu mậu dịch tự do các nước Đông Nam Á (AFTA)

Cho đến nay, gạch ốp lát mang nhãn hiệu Viglacera đã được tiêu thụrộng rãi ở Việt Nam, thông qua hơn 100 tổng đại lý và trên 5.000 cửa hàng bán

lẻ Bên cạnh đó, nhiều công ty ở Ucraina, Úc, Mỹ và Hàn Quốc cũng đã nhậpkhẩu các sản phẩm gạch của công ty

Hiện nay công ty vẫn đang tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng, nâng caohiệu quả trong sản xuất kinh doanh và hoàn thiện năng lực chuyên môn củanhân viên để mạnh mẽ và tự tin bước vào thiên kỷ mới và mang "ngọn lửa" đầy

sức sống của mình đến khắp mọi nơi trên thế giới

3 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty gạch ốp lát Hà Nội là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh cácloại gạch men cao cấp, các loại gạch ốp lát cao cấp hàng đầu của Việt Nam

Với thiết bị và công nghệ hiện đại nhập khẩu từ Italia, CHLB Đức,…vàmen màu chất lượng cao nhập từ Tây Ban Nha, Italia, Bồ Đào Nha, các sản

phẩm của công ty như: gạch lát nền, gạch ốp tường tráng men đều được sảnxuất trên dây truyền công nghệ hiện đại, chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế.

4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh điều họ quan tâm đầu tiên

và nhiều hơn cả là chính bản thân sản phẩm của họ có được thị trường chấpnhận tiêu thụ hay không Chỉ khi các sản phẩm của họ được thị trường chấpnhận thì họ mới có căn cứ cụ thể để xác định các yếu tố khác

Sản phẩm gạch ốp lát của công ty được sản xuất từ dây chuyền côngnghệ hiện đại của Italia, do vậy sản phẩm có chất lượng cao đạt tiêu chuẩn quốc

tế, được người tiêu dùng tín nhiệm

Hiện nay, công ty đang sản xuất kinh doanh 3 mặt hàng gạch menCeramic chính là:

•Gạch lát nền 300mmx300mm

•Gạch ốp tường 250mmx200mm

•Gạch chống trơn 200mmx200mm

Do nhu cầu của thị trường thường xuyên thay đổi, một số công trình lớn

và đặc biệt đòi hỏi phải có những kích thước lớn hơn, công ty đã mạnh dạn sảnxuất thêm các loại gạch như:

• Gạch lát nền 400mmx400mm

• Gạch lát nền 500mmx500mm

• Gạch viền chân tườngCác sản phẩm trên được sản xuất theo dây chuyền wellko và masseti,mỗi mặt hàng có nhiều loại màu sắc trang trí trên bề mặt lớp men đã đáp ứngtối đa nhu cầu làm đẹp cho các công trình xây dựng

Gạch của công ty thể hiện được tính hơn hẳn so với gạch cùng loại củaTrung Quốc nhưng so với gạch Tây Ban Nha còn kém do sai số về kích thước

và độ cong vênh của gạch Sản phẩm của công ty có đặc điểm nổi trội là chiềudầy của viên gạch lớn, độ hút nước thấp, độ chịu lực và độ bền của gạch menkhá cao Gắn liền với chất lượng sản phẩm là mẫu mã bao bì Bao bì sản phẩmcũng là một tiêu chuẩn chất lượng, nó làm tăng giá trị sử dụng Bao bì vừa

mang tính chất bảo vệ đơn thuần trong qúa trình lưu chuyển hàng hoá được dễdàng, thuận tiện vừa là công cụ thông tin quảng cáo và trong thời đại ngày naynhãn mác, bao bì được coi là công cụ sắc bén trong cạnh tranh góp phần làmtăng tốc độ lưu thông hàng hoá trên thị trường.

5 Sơ đồ tổ chức công ty

Công ty Gạch ốp lát Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộctổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng- Bộ xây dựng Công ty thực hiện chế

độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, được

mở tài khoản tại các ngân hàng, sử dụng con dấu riêng theo thể thức nhà nướcquy định Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động và tàisản của mình Công ty hoạt động theo pháp luật Việt nam và luật doanh nghiệpnhà nước Sơ đồ tổ chức của công ty được thể hiện ở hình 1

Hình 3: Sơ đồ tổ chức công ty gạch ốp lát Hà nội

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức

năng Đứng đầu công ty là giám đốc do Tổng giám đốc tổng công ty bổ nhiệm,

giám đốc công ty là người lãnh đạo cao nhất đứng ra điều hành mọi hoạt độngcủa công ty theo định hướng của nhà nước và của tổng công ty Giám đốc công

Giám Đốc

PGĐ Sản xuất

PGĐ

Cơ điện

PGĐ Kinh doanh

Phòng KT-KCS

Văn

ty là người chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước, tổng công ty và toàn cán

bộ công nhân viên trong công ty

Giúp việc cho giám đốc có 3 phó giám đốc:

* Phó giám đốc sản xuất: phụ trách phân xưởng sản xuất, phòng kếhoạch sản xuất và phòng kỹ thuật-kiểm tra chất lượng sản phẩm

* Phó giám đốc cơ điện: Phụ trách phân xưởng cơ điện, bảo trì bảodưỡng và sửa chữa vật tư thiết bị phụ trách an toàn lao động, bảo hiểm laođộng

* Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách mặt hàng kinh doanh của công ty

và tình hình tiêu thụ

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong công ty:

* Phòng kinh doanh: có chức năng chủ yếu là thực hiện các hoạt độngbán sản phẩm của công ty thông qua các hoạt động kinh doanh; xây dựng vàthực hiện chiến lược marketing, tìm hiểu thị phần trên thị trường, xây dựng vàphát triển hệ thống các đại lý và cửa hàng bán lẻ của công ty để đem lại doanhthu cao nhất và có hiệu quả nhất Ngoài ra chức năng của phòng kinh doanhcòn là tìm hiểu thị hiếu của khách hàng, sưu tầm những ý tưởng vể thiết kế sảnphẩm để hỗ trợ, để giúp đỡ phòng kỹ thuật trong việc thiết kế sản phẩm

* Phòng kế hoạch sản xuất (KH-SX): Chức năng chính của bộ phận này

là lập kế hoạch cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty trong

kỳ, lập kế hoạch và tiến độ chi tiết về nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết chohoạt động của công ty, thực hiện các công việc tìm nhà cung cấp cho hợp đồng,thực hiện giao nhận vật tư, tổ chức và quản lý vật tư tại kho bãi của công ty

* Phòng kỹ thuật- kiểm tra sản phẩm (KT- KCS): Chức năng của phòng

kỹ thuật được thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất trong kỳ, phòng có nhiệm

vụ nghiên cứu ứng dụng các loại nguyên liệu, thiết kế sản phẩm sản xuất thử,chuyển giao công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm cụ thể tới phân xưởngsản xuất Phối hợp với phòng kế hoạch sản xuất và phân xưởng sản xuất trongviệc kiểm tra chất lượng sản phẩm vật tư nguyên liêụ đầu vào, giám sát toàn bộcủa từng công đoạn sản xuất để giúp cho việc xử lý điều chỉnh công nghệ chophù hợp với từng loại sản phẩm, đảm bảo chất lượng sảm phẩm cuối cùng Bộphận KT- KCS phối hợp với phân xưởng sản xuất và phòng kỹ thuật trong việc

điều chỉnh, xử lý những vấn đề công nghệ phát sinh trong quá trình sản xuấtthông qua hệ thống lực lượng các nhân viên có trình độ cao về mặt công nghệ.

* Phòng kế toán tài chính: quản lý việc thu chi ngân sách của công ty,chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về các báo cáo tàichính, hạch toán các khoản thu chi và lập ngân sách đối với nhà nước

* Phòng tổ chức lao động: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức

bộ máy quản lý, sử dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên, thực hiệnquy chế chính sách đối với người lao động, xây dựng kế hoạch cán bộ và quỹlương hàng năm

* Văn phòng: có chức năng quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hànhchính trong công ty theo quy định chung về pháp lý hành chính của nhà nướchiện hành Quản lý và sử dụng tài sản hiện có: nhà cửa, đất đai, phương tiện,dụng cụ máy móc văn phòng, phục vụ mục đích cho hoạt động kinh doanhmang lại hiệu quả Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, giao dịch tiếp kháchhàng, phục vụ hội thảo chuyên đề, sơ kết, tổng kết

* Phân xưởng cơ điện: thực hiện chức năng quản lý thiết bị của công ty

về mặt kỹ thuật, thực hiện công việc duy tu bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị

để đảm bảo máy móc thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt, ổn định vớimức tiêu hao nguyên vật liệu vật tư thấp nhất, tạo điều kiện duy trì nâng cao

giúp lãnh đạo công ty có thể hoạch định những chính sách chiến lược lâu dàicũng như trước mắt công việc kinh doanh của công ty

Công việc quản lý bán hàng đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn luôn nắmbắt, cập nhật, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhằm đưa ra cácquyết định đúng đắn Điều này sẽ đạt được nhờ năng lực và nghệ thuật quản lýcủa nhà lãnh đạo, nhà quản lý, nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng với

sự trợ giúp của máy tính Vì thế việc ứng dụng máy tính vào quản lý và xử lýthông tin là hết sức cần thiết Ngoài ra thực hiện tốt các yêu cầu của bài toáncòn góp phần giúp công ty xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợpnhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo thế đứng cho công ty trên thịtrường

Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài quản lýbán hàng là đề tài mang tính thiết thực và có thể triển khai trên thực tế Vì vậy,với những kiến thức đã được học và nghiên cứu tiếp thu em quyết định chọn đề

tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Gạch ốp lát Hà Nội ” Chương trình này được thực hiện với sự hướng dẫn của

Thầy giáo – TS Cao Đình Thi và sự giúp đỡ của các cán bộ công ty phần mềmquản lý doanh nghiệp FAST, nơi em thực tập tốt nghiệp

3. Đề tài dưới góc độ tin học

Hoạt động quản lý bán hàng là hoạt động rất phức tạp, các chính sách,chiến lược kinh doanh luôn phải thay đổi với nhu cầu của thị trường cũng nhưmong muốn của khách hàng Nó luôn là bài toán hết sức phức tạp, nhất là trongviệc tổ chức, sắp xếp cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp, tìm ra những phương pháptính toán tối ưu,…Tuy nhiên, với sự ra đời của máy tính và các thiết bị tin họccùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa tới một giải pháp là ứngdụng tin học trong hoạt động quản lý bán hàng Điều này giúp giải quyết nhữngvấn đề nêu trên một cách nhanh chóng và hiệu quả

Công việc chính của việc ứng dụng tin học vào phân tích, xử lý và lưutrữ thông tin trong hoạt động quản lý bán hàng là xây dựng một chương trìnhmáy tính có khả năng phân tích, quản lý các dữ liệu được nhập, từ đó đưa racác báo cáo chính xác giúp cho việc hoạch định chính sách, chiến lược của nhàquản lý Do đó phải thiết kế một chương trình nhập liệu có tính đến những sai

sót có thể xảy ra và đưa ra những lời nhắc nhở kịp thời đối với người nhập tin.Thêm vào đó cũng cần tính đến việc cập nhật các thông tin đã thay đổi theothời gian Do vậy, cần thiết kế một hệ thống bẫy lỗi kịp thời nhằm đảm bảothông tin nhập vào là đúng đắn để có được sự quản lý chặt chẽ, từ đó cho ra cácbáo cáo chính xác.

Việc quản lý bằng máy tính đối với hoạt động bán hàng được đảm nhiệmbởi đội ngũ nhân viên bán hàng, các cán bộ quản lý Tuy nhiên, đội ngũ này cónghiệp vụ quản lý khác nhau, có trình độ tin học khác nhau, có khả năng thaotác, xử lý thông tin khác nhau trên máy tính Vì vậy, chương trình phải đượcthực hiện sao cho có ít thao tác nhất và thuận tiện cho người nhập tin và xử lýthông tin Nói tóm lại, chương trình này phải đáp ứng được hoạt động quản lýbàn hàng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin

nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó,

là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Thông tin tồn tại dưới hình thức:

- Bằng ngôn ngữ

- Hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát

ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thể

là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy Quá trình thu thập thông tin truyền tin nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chutrình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

-1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tương đối của thông tin;

- Tính định hướng của thông tin;

- Tính thời điểm của thông tin;

- Tính cục bộ của thông tin

1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin

thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý vàđối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được

mô tả trong mô hình sau:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trường;

- Thông tin ra: thông tin ra môi trường;

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định;

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

Hinh 4: Mô hình thông tin trong quản lý

2 Hệ thống thông tin.

Thông tin từ môi trường

Thông tin tác nghiệp

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

Thông tin quyết định Thông tin ra môi trường

2.1 Định nghĩa:

Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thốngthông tin khác nhau Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thôngtin như sau:

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,

phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phốithông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường [1]

Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ

chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc

ra quyết định và kiểm soát trong một tổ choc [8]

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy

tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tinhọc và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thựchiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành cácsản phẩm thông tin [9]

Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều

có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập,

lưu trữ, xử lý và truyền thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Hình 5: Mô hình hệ thống thông tin

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phậnđưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra

2.2 Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thôngtin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanhnghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằmchuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thànhhiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh

thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp

- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinhdoanh bao gồm các hệ sau:

- Hệ quyết định;

- Hệ thông tin;

- Hệ tác nghiệp

Hình 6: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức

3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức.

3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người chovay hoặc với nhân viên của tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System)

Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạtđộng này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kếhoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởicác hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ tác nghiệp

Hệ quyết định

Hệ thông tin

MÔI TRƯỜNG

Thông tin ra Thông tin vào

Hệ tác nghiệp

Hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là mộtquy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánhgiá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc,một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người

ra quyết định xác định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thứccủa một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Cùng với các cơ sở dữ liệu vàcác bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định vềmột vấn đề cụ thể

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

(Infomation System for Competitive Advantage)

Hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Nó đượcthiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức như cáckhách hàng, nhà cung cấp, giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộccạnh tranh khốc liệt của thị trường

3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trongmỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Cóthể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sảnxuất để hiểu cách phân chia này

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh

và sản xuất chiến lược Hệ thốngthông tin

văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuật

Tài chính

tác nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

Hình 7: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

3.3 Ba mô hình của hệ thống thông tin.

- Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thựchiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và nhữngthông tin mà hệ thống sản sinh ra Nó không quan tâm tới phương tiện được sửdụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệthống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc

mô hình lôgíc này

Hình 8: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

- Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức củađầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộphận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ côngcũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc

bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệthống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhauxảy ra

- Mô hình vật lý trong

Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải

là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó lànhững thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệthống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữliệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện

4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin.

4.1 Phương pháp tổng hợp.

Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phậnnhưng phải đảm bảo lô gic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựngđược các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc

theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả

Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không

cần thiết

4.2 Phương pháp phân tích

Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệthống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chương trình đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng

nhiệm vụ cần thiết Phương pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tínhnhất quán của thông tin trong hệ thống.

II PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin.

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết

kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thốngbắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán

và tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thốngmới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và môhình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quantới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sangngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổchức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Nhưchúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề vềquản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩymột yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữanhư yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lược chínhtrị

2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phílớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả thi thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgíc sẽ phảiđược những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồm nhữngcông đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương

án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sửdụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính củaviệc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

7.1 Lập kế hoạch cài đặt

7.2 Chuyển đổi

7.3 Khai thác và bảo trì

7.4 Đánh giá

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống.

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về

hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng nhưcác nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ

thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêutrên.

Hình 9: Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống

2 Các phương pháp thu thập thông tin.

2.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là phương pháp đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa ngườiphỏng vấn và người được phỏng vấn Nó cho phép thu được những xử lý theocách khác với mô tả trong tài liệu

2.2 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thôngtin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

Mô tả về HT hiện tại và HT mới

Hồ sơ dự án

1.0 Xác định

các yêu cầu hệ thống

2.0Cấu trúc hoá các yêu cầu

3.0Tìm và lựa chọn các giải pháp

2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Phiếu điều tra được dùng trong các trường hợp khi cần phải lấy thôngtin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng Cóthể điều tra trực tiếp từ các đối tượng thông qua các phiếu điều tra hoặc cóthể điều tra theo mẫu sau đó suy rộng ra tổng thể cần điều tra

2.4 Quan sát

Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp đểthu được những thông tin theo yêu cầu

3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm 10% khối lượng

công việc)

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là: Phảixác định được những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trongtương lai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện

và khẳng định những lợi ích kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lượng công việc).

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công

cụ như:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phảiđược tiến hành để xây dựng hệ thống Mục đích của BFD nhằm:

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD )

Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việcthực hiện các chức năng đã được nêu trên

- Mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từngthực thể của mỗi mô hình dữ liệu

- Mô hình thực thể quan hệ

Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở

có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặctham trỏ chéo nhau giữa chúng

3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc) Thiết kế hệ thống một cách tổng thể:

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộphận nào xử lý thủ công

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết:

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máytính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính

3.4 Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lượng công việc).

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới

IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Giai đoạn phân tích hệ thống.

Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã được trình bàytóm tắt ở mục 3.2 của phần III, chương II Trong giai đoạn phân tích hệ thống

ta sẽ xem xét chi tiết từng công cụ được sử dụng

1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệthống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúpxác định phạm vi hệ thống cần phân tích.

Một BFD đầy đủ gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tường thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làmthế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chứcnăng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giốngnhau như một phần của cùng một cấu trúc

1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích vàngười dùng

- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân

tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu

- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương áncho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

Một số các ký pháp thường dùng:

- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình Tên của một

tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ

Tên tiến trình xử lý

Hình 10: Ký hiệu tiến trình xử lý

Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của hệthống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng tháiban đầu nào đó Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn vàmỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin Nghĩa là có chức năng biếnđổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạo thôngtin mới

Ví dụ:

Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trongBFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau,chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau

- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình.

Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũitên chỉ ra hướng của dòng thông tin

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

Hình 12: Ký hiệu tác nhân của HTTT

Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đangnghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống Các tác nhân ngoài này

có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cungcấp thông tin cho hệ thống

1.3 Mô hình dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở

có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặctham trỏ chéo nhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉđược lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từbất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau

Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

- Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ

quan tâm của nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch

VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )

+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch

Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD,NguoiBan)

- Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại

thông tin chứ không phải bản thân thông tin