quản lý bán hàng tại công ty cổ phần tmdv vinh hằng

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNGLập phiếu giao hàng Lập phiếu thu Cập nhật công nợ Lập báo cáo công nợ Lập báo cáo doanh thu Lập báo cáo hàng tồn Tìm kiếm hàng hóa Tìm kiếm khách hàng... Sa

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây Công nghệ thông tin đã phát triển trên mọi lĩnhvực trong cuộc sống Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thì CNTT

đã đóng góp một cách rất hiệu quả cho việc quản lý kinh tế giúp giải phóng sứclao động của con người đồng thời nâng cao hiệu quả trong kinh doanh

Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả mang lại của việc áp dụng tin họcvào quản lý trong công việc kinh doanh mà khi được tiếp nhận vào đơn vị thực

tập em đã quyết định chọn đề tài “Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần TMDV Vinh Hằng” với hệ quản trị CSDL Microsoft Access và ngôn ngữ để

xây dựng chương trình này là Microsoft Visual Basic 6.0

Nội dung của đề tài bao gồm 3 chương

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần TMDV Vinh Hằng

Chương 2: Phân tích hệ thống

Chương 3: Thiết kế hệ thống

Trong quá trình thực tập, tìm hiểu ngoài sự nỗ lực, rèn luyện của bản thân

em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, các chị ở phòng bán hàng,đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Gia Liên Nhưng dotrình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều cho nên báo cáo của emkhông tránh khỏi những sai sót Do vậy, em rất mong nhận được sự chỉ đạo củathầy giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Qua đây, em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn GiaLiên, tới các anh chị ở phòng bán hàng đã giúp đỡ và chỉ bảo cho em trong suốtquá trình thực tập để em hoàn thành báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hưng Yên Tháng 03 Năm 2010

Sinh viên Thực Tập Đặng Thị Thắm

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ VINH HẰNG

I Giới thiệu về công ty

1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Vinh Hằng

Địa chỉ: 132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế: Vinh Hang Trading & Service Joint Stock Company

Với năng lực và kinh nghiệm của mình, Công ty Cổ phần Thương Mại & dịch vụ Vinh Hằng luôn mong được sự ủng hộ và hợp tác của quý khách hàng

- Giám Đốc: là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động

của công ty, có quyền hạn cao nhất trong bộ máy của công ty và là người chịutrách nhiệm trước pháp luật

- Phó Giám Đốc: là người trợ giúp cho giám đốc có chức năng chỉ huy điều

hành cụ thể lĩnh xcjdo mình nắm giữ Phó Giám Đốc sẽ trực tiếp đưa chỉ thị từGiám Đốc xuống các phòng ban, giao nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về cácphòng ban mình quản lý

Giám Đốc

PGĐ kinh

doanh PGĐ bán hàng

Phòng kế toán

Kế toán tiền mặt

Bộ phận kinh

doanh

Kế toán lương

Bộ phận bán hàng

Kế toánbán hàng

- Phòng kinh doanh: đây là nơi quyết định sự thành công của công ty Nơi tập

trung đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt, có kỹ năng giao tiếp, nắm bắt nhanhthị trường, am hiểu khách hàng Nhiệm vụ chính là nắm bắt thị trường hiện có,

mở rộng thị trường, lĩnh vực kinh doanh Khai thác hoạt động kinh doanh, kiểmtra kế hoạch

- Bộ phận bán hàng: gồm kế toán bán hàng và các nhân viên bán hàng làm

nhiệm vụ bán hàng và lập các chứng từ liên quan Bộ phận này thực hiện côngviệc chính của công ty là thương mại buôn bán hàng hóa

- Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên Nhiệm vụ chính là

quản lý tài sản của công ty, kết quả kinh doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phátlương, đồng thời thực hiện các công tác kế toán, xử lý chứng từ, lập báo cáo,phân tích tình hình kinh doanh, tham mưu cho các cấp.Đưa ra chính xác quytrình hình thành huy động vốn của công ty

II Khảo sát hệ thống

1 Thực trạng của hệ thống hiện tại

Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Vinh Hằng là công ty cổ phầnthương mại kinh doanh các sản phẩm có chất lượng cao Công ty luôn đáp ứngnhu cầu của khách hàng, không dừng lại ở đó nhà quản lý muốn đưa tin học hóavào lĩnh vực kinh doanh của đơn vị mình Tuy vậy vấn đề tin học mới được đưavào công việc quản lý kinh doanh ở Việt Nam cho nên việc áp dụng còn khókhăn, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sau thời gian hoạt động công ty đã đạt được những thành công nhất định.Hiện nay, danh sách các khách hàng ngày càng mở rộng, công ty kinh doanhnhiều mặt hàng hơn Tuy công ty đã quản lý việc bán hàng qua website nhưng vìwebsite này chỉ giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng còn công việc quản

lý bán hàng hay mọi việc cập nhật hóa đơn chưa được làm bằng máy tính màlàm thủ công do kế toan kiểm kê xác định

Tin học được đưa vào trợ giúp cho hoạt động kinh doanh như một tất yếu.Trên thực tế việc quản lý bán hàng gặp khó khăn, việc cập nhật hóa đơn, xử lý

chứng từ chồng chéo Xử lý thông tin như vậy đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian,nhân lực,ảnh hưởng đến vấn đề kinh tế của công ty Việc lưu trữ dễ bị thất lạc

hư hỏng gây khó khăn cho việc quản lý

2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng

Quy trình bán hàng tại công ty Cổ phần Thương Mại & Dịch vụ VinhHằng được bắt đầu diễn ra khi khách hàng gửi Đơn đặt hàng hoặc Fax đến Bộphận bán hàng của công ty Đầu tiên, Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu Bộ phận khokiểm tra hàng trong kho xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêucầu hay không?

Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hay không đảm bảochất lượng mà khách hàng yêu cầu:

+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo chokhách hàng xin thêm thời gian và hẹn ngày giờ cụ thể cho khách hàng biết

+ Đối trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu

Bộ phận bán hàng sẽ hỏi xem với chất lượng như vậy thì liệu khách hàng cóchấp nhận mua được không?

Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì bộ phận bánhàng sẽ thông báo ngay cho khách hàng để giao hàng cho khách

Lúc này, Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận kho xuất kho ra bán chokhách hàng Bộ phận kho sẽ viết Phiếu xuất kho giao cho Bộ phận bán hàng.Khi bán hàng cho khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ viết Hóa đơn bán hàng Hóađơn bán hàng gồm 3 liên Trong đó, Liên 1: Bộ phận bán hàng sẽ lưu lại, Liên 2:Giao cho khách hàng Liên 3: Bộ phận kế toán sẽ lưu lại để cuối kỳ hạch toánthuế GTGT.Bộ phận bán hàng cũng hoàn thiện phiếu xuất kho và lưu lái phiếuxuất kho

Nếu khách hàng không trả tiền ngay mà mua chịu thì bộ phân bán phòng sẽvào sổ công nợ phải thu

Nếu khách hàng trả ngay thì Bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu và lưu lại.Đây là căn cứ để lưu vào Sổ số dư cuối tháng

Quy trình bán hàng của công ty cứ diễn ra như vậy đến cuối tháng Bộphận bán hàng sẽ căn cứ vào Sổ số dư cuối tháng để lạp ra Bảng kê Nhập – Xuất– Tồn.Bảng kê này thể hiện rõ số lượng nhập, xuất trong tháng và tính ra sốlượng tồn cuối tháng Bảng kê này sẽ được gửi lên Ban Giám Đốc Công ty đẻbáo cáo tình hình bán hàng của công ty.

3 Lý do chọn đề tài

Chính vì những bất cập và hạn chế trong quản lý bán hàng, việc phát triển

đề tài “ Xây dựng Hệ thống thông tin Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại & Dịch vụ Vinh Hằng” là thực sự cần thiết cho công ty để tạo ra

chỗ đứng vững chắc trong thời gian tới hòa mình cùng sự cạnh tranh khốc liệttrên thương trường và sự phát triển của đất nước Thực hiện đề tài với mongmuốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty Xây dựng và áp dụng hệ thống tại công ty đồng nghĩa với việc nhàquản lý sẽ có công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nhânlực, giúp công tác quản lý nhanh chóng, hiệu quả cao và chính xác

4 Tài liệu sử dụng

Cần mua một số hàng hóa như sau:

Mẫu 02: Phiếu xuất kho

CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV Vinh Hằng Mẫu số: 01 - VT 132C – Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội Theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC

Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

Số………

Phiếu Xuất kho Nợ:…………

Ngày … Tháng….năm 200… Có:………

Họ và tên người nhận :………

Theo…………Số…… Ngày Tháng…… Năm…… Của………

Nhập tại kho:………

STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm Mã số Đơn vịtính Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng × × × × × × - Tổng số tiền ( viết bằng chữ )

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Ngày … tháng… năm 200……

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu 03: Phiếu Thu

Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng Mẫu số: 02-TT

132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐĐT: 0483622307 Ngày tháng năm 1955

của Bộ tài chính

PHIẾU THU Số: 01 Ngày 2 tháng 1 năm 2007

Ngày …tháng …năm… Số:

Họ tên người mua hàng: ………

Tên đơn vị: ………

Địa chỉ: ………

Số tài khoản:………

Hình thức thanh toán:………… MS: ………

STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) *Mẫu 05: Thẻ kho Đơn vị:………

Địa chỉ:……… THẺ KHO Ngày lập thẻ:……

Tờ số:…………

Mẫu số S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2002/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:

Đơn vị tính: Mã số: S

T

T

Ngày

tháng

Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngàynhập,

xuất

Số lượng Ký xácnhận

của kế toán

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Lập phiếu giao hàng

Lập phiếu thu

Cập nhật công nợ

Lập báo cáo công nợ

Lập báo cáo doanh thu

Lập báo cáo hàng tồn

Tìm kiếm hàng hóa

Tìm kiếm khách hàng

Giải thích sơ đồ phân cấp chức năng

Sơ đồ phân cấp chức năng của HTTT quản lý bán hàng gồm 4 chức năng chính

và mỗi chức năng chính phân rã thành các chức năng con

− Xỷ lý đơn hàng: Công ty tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng Sau đó hệ thống

sẽ kiểm tra khách hàng và kho hàng nếu đủ điều kiện của công ty và đơn đặt hàng thì công ty lập giấy thông báo chấp nhận đơn hàng, và ngược lại thì hủy bỏđơn hàng và báo cho khách hàng biết

− Lập chứng từ: Khi đã chấp nhận đơn đặt hàng công ty tiến hành xuất kho hàng hóa, lập phiếu xuất, lập hóa đơn bán hàng, khi giao hàng lập phiếu giao hàng Thủ khố ghi sổ kho, kế toán ghi sổ kế toán

− Thanh toán: Khi khách hàng trả tiền phòng kế toán lập phiếu thu còn nếu khách hàng nợ chưa thanh toán thì kế toán cập nhật khoản nợ của khách hàng vào sổ theo dõi công nợ để theo dõi.Ta có thể tìm kiếm nhanh hàng hóa và tên khách hàng

− Lập báo cáo: Cuối kỳ hoặc đột xuất ban giám đốc yêu cầu báo cáo Hệ thống

sẽ đưa ra các báo cáo như: báo cáo công nợ, báo cáo hàng tồn, báo cáo doanh thu

2) Sơ đồ ngữ cảnh

HTTT Quản lý bán hàng

Ban Giám

Đơn đặt hàng Tiền Hàng trả lại

Thông tin phản hồi

P.Giao hàng,

P.Xuất,

HDBH

Các báo cáo theo y/c

Các y/c báo cáo

Thông tin đơn hàng Lượng tồn trong kho

Thông tin hàng tồn P.Xuất

y/c thông tin công nợ Thông tin đơn hàng

HDBH P.Giao hàng Tình hình công nợ khách hàng

→ Giải thích sơ đồ ngữ cảnh

Sơ đồ ngữ cảnh HTTT quản lý bán hàng có 4 tác nhân:

 Khách hàng: Cung cấp đơn đặt hàng, tiền hàng khi thanh toán và hàng trả lại

do sai quy cách, không đúng đơn đặt hàng Hệ thống sẽ cung cấp lại cho khách hàng các thông tin phản hồi, phiếu giao hàng, phiếu xuất, hóa đơn hàng

 Thủ kho cung cấp cho hệ thống thông tin đơn hàng, các yêu cầu hàng tồn kho

Hệ thống sẽ trả lại các thông tin yêu cầu, phiếu xuất kho

 Phòng kế toán: Cung cấp các thông tin về đơn đặt hàng, các yêu cầu thông tin công nợ khách hàng Hệ thống trả về tình hình công nợ khách hàng, hóa đơn bánhàng, phiếu giao hàng.

 Ban giám đốc: Đưa ra các yêu cầu báo cáo cho hệ thống và nhận lại các báo cáo theo yêu cầu

4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Xử lý đơn hàng

Lập chứng từ

Lập Báo Cáo

Thanh toán

Đơn đặt hàng Khách hàng Phiếu giao hàng Hóa đơn

Công nợ

Sổ kho, sổ kế toán

Phiếu thu Phiếu xuất

Công nợ

Sổ kho, sổ kế toán

Sổ kho, sổ kế toán Ban Giám đốc

P.kế toán

Thủ kho Khách hàng Đơn đặt hàng

Thông tin phản hồi

Thông tin hàng xuất

P.thu, tình hình công nợ

giảm giá, chiết khấu

T tin nợ, trả tiền

Giải thích sơ đồ mức đỉnh

Khách hàng đưa đơn đặt hàng thông qua chức năng xử lý đơn hàng hệ thống sẽ kiểm tra xem khách hàng, kho hàng nếu đạt yêu cầu thì gửi thông báo chấp nhận đơn hàng Hệ thống sẽ cập nhật đơn hàng và cập nhật các khách hàng mới Nếu không đạt yêu cầu của cả 2 bên sẽ tiến hành hủy đơn hàng và đưa ra thông báo cho khách hàng

Sau khi đã chấp thuận đơn hàng của khách công ty sẽ làm các thủ tục bán hàng: lập phiếu xuất, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng sau đó sẽ cập nhật các phiếu này vào các kho dữ liệu: phiếu xuất, hóa đơn, phiếu giao hàng Các phiếu này cũng được giao cho khách hàng

Nếu khách hàng trả tiền phòng kế toán sẽ lập phiếu thu và cập nhật vào kho phiếu thu và ghi vào sổ kế toán và cập nhật vào kho sổ kho, sổ kế toán Nếu khách hàng nợ sẽ được cập nhật vào kho công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.Trong quá trình diễn ra mua bán và thanh toán có thể thôngqua chức năng tìm kiếm để tìm ra các thông tin liên quan

Giữa kỳ hoặc tùy vào thời điểm ban giám đốc sẽ yêu cầu báo cáo Từ các kho dữ liệu hệ thống tổng hợp và đưa ra các báo cáo cho ban giám đốc

5 Biều đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Phân rã tiến trình “ xử lý đơn hàng”

Tiếp nhận đơn hàng

Kiểm tra khách hàng

Lập giấy thông báo

Kiểm tra kho hàng

Thông tin kiểm tra khách hàng

Thông báo cho

khách hàng

٭

Giải thích tiến trình “ xử lý đơn hàng”

Khách hàng đưa đơn đặt hàng Qua chức năng tiếp nhận đơn hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách Hệ thống sẽ kiểm tra đồng thời các thông tin Thứ nhất kiểm tra khách hàng đó xem khách hàng đó là mời hay cũ còn nợ hay không, thông tin lấy từ kho dữ liệu khách hàng, công nợ Thứ hai kiểm tra kho hàng xem kho còn hàng hay không, hàng có đủ số lượng và chất lượng, quy cách theođơn đặt hàng hay không? Sau khi kiểm tra sẽ lập giấy thông báo để thông báo cho khách hàng

Phân rã tiến trình “ Lập chứng từ”

Lập phiếu xuất

Lập phiếu giao hàng

Lập hóa đơn bán hàng

Số lượng hàng tồn kho Hóa đơn bán hàng

mà kế toán cung cấp, hệ thống đưa ra phiếu giao hàng và cập nhật vào kho phiếugiao hàng Lập hóa đơn bán hàng sau đó cập nhật vào kho hóa đơn Sau đó thủ kho ghi sổ kho, kế toán ghi sổ kế toán

Phân rã tiến trình “ Thanh toán”

Lập phiếu thu

Cập nhật tình hình công nợ

Khách hàng

Phòng kế

toán

Khách hàng

Công nợ Phiếu thu

Tiền, chi phiếu

Phiếu thu

Thông tin khách hàng nợ Danh sách khách hàng nợ

sử dụng chức năng tìm kiếm để thuận lợi cho quá trình truy xuất dữ liệu.Ta có thể tìm kiếm theo tên hàng hóa hoặc tên khách hàng

Phân rã tiến trình “ Lập báo cáo”

Các báo cáo Yêu cầu báo cáo

٭Giải thích

Định kỳ, ban giám đốc yêu cầu các báo cáo Các phòng ban tổng hợp dữ liệu, sốliệu từ các kho dữ liệu thông qua chức năng lập báo cáo để đưa ra các báo cáo cho ban giám đốc

II Phân tích hệ thống về dữ liệu

Mã khách hàng

Tài khoản khách hàng

Mã số thuế khách hàng Địa chỉ

Đơn giá Số lượng

Ngày xuất

Lý do xuất

Đơn giá xuất

Số phiếu xuất Chức vụ Mã nhân viên

Phòng ban Tên thủ kho

Thủ quỹ

Danh mục tài

khoản

Hàng hóa Khách hàng

Thủ kho

2 Mô hình quan hệ

Bảng chi tiết đơn đặt hàng

Bảng đơn đặt hàng

Bảng hóa đơn

Bảng chi tiết hóa đơn

Bảng phiếu xuất

Bảng chi tiết phiếu xuất

Bảng khách hàng

Bảng nhân viên

Bảng kho

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Thiết kế giao diện

 Giao diện chính

 Màn hình đăng ký

 Màn hình tìm kiếm

 Phiếu xuất

 Phiếu Thu

 Đơn đặt hàng

 Hóa đơn bán hàng

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ

VINH HẰNG I- Giới thiệu về công ty

1 Giới thiệu chung

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

5 Biều đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Phân rã tiến trình “ xử lý đơn hàng”

Phân rã tiến trình “ Lập chứng từ”

Phân rã tiến trình “ Thanh toán”

Phân rã tiến trình “ Lập báo cáo

II Phân tích hệ thống về dữ liệu

1 Mô hình thực thể liên kết

2 Mô hình quan hệ

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG