CHƯƠNG 1 KHỞI ĐỘNG WORD, mô tả màn HÌNH

- Standard thanh công cụ chuẩn: chứa các biểu tượng thực hiện các chức năng thông dụng như ghi văn bản vào đĩa, mở văn bản, in văn bản ..... Ghi chú: Để chuyển từ chế độ hiển thị này sa

Vuihoc24h.vn

CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG WORD, MÔ TẢ MÀN HÌNH

I Khởi động Word

Cách : Kích Start – Programs – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2003

Cách : Kích đúp vào biểu tượng ngay trên Desktop

Cách : Kích đúp vào 1 file word đã có trong đĩa

II Mô tả màn hình Word

Sau khi khởi động, màn hình Microsoft Word xuất hiện với 2 cửa sổ và các thành phần như sau:

Thanh tiêu đề Thanh Menu lệnh Các thanh công cụ

Thanh trạng thái

Thanh cuộn ngang

Thanh cuộn dọc Thanh thước

Vùng soạn thảo Vuihoc24h.vn

 Title Bar (thanh tiêu đề): Thanh chứa tên của tập tin văn bản

 Menu Bar (thanh thực đơn): Thanh chứa các lệnh của Word Mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc)

 Toolbars (các thanh công cụ): Thanh công cụ chứa một số biểu tượng thể hiện một số

lệnh thông dụng của phần mềm MS Word

Ghi chú: Muốn ẩn/hiện một thanh công cụ nào đó ta kích menu

View – Toolbar sau đó click đánh dấu hoặc bỏ dấu check tại các mục tương ứng

- Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu

tượng thực hiện các chức năng thông dụng như ghi

văn bản vào đĩa, mở văn bản, in văn bản

Ví dụ: Muốn lưu văn bản đang soạn thảo lên đĩa, click biểu tượng

- Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu

tượng dùng cho việc định dạng văn bản như: chọn

font chữ, cỡ font, căn lề

 Status Bar (thanh trạng thái): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại như: số thứ tự trang

hiện hành, tổng số trang, vị trí con trỏ (dòng, cột) Thanh này nằm ở dòng cuối cùng của cửa sổ

Ghi chú: Để ẩn/hiện thanh trạng thái, thực hiện các bước sau: Vào menu Tools/Options, sau

đó chọn thẻ View và bỏ/đánh dấu mục  Status bar, click OK

 Ruler (thước): dùng để canh chỉnh lề và định vị Tab cho văn bản

Ghi chú:

- Để ẩn/hiện thanh thước ta thực hiện: vào menu View và bỏ/chọn mục Ruler

- Để thay đổi đơn vị đo (Inches, Centimeters, Millimeters, Points, Picas) trên thước, ta

thực hiện: Tools - Options - General, rồi vào hộp Measurement units để chọn đơn vị

cần thay đổi

 Vùng soạn thảo: Nơi đây sẽ nhập văn bản và thực hiện các định dạng

Vuihoc24h.vn

III Điều chỉnh vùng soạn thảo văn bản

1) Các chế độ để hiển thị văn bản

Để tiện quan sát và hiệu chỉnh văn bản, Word cung cấp một số chế độ hiển thị như:

Normal, Web Layout, Print Layout, OutLine Layout, Reading Layout Trong đó chế độ

Print Layout là chế độ xem văn bản tương đối tổng quát nhất và là chế độ mặc định của hệ thống

Ghi chú: Để chuyển từ chế độ hiển thị này sang chế độ hiển thị khác ta có 2 cách như sau:

Cách : vào menu View – Chọn chế độ muốn dùng

Cách : ở góc cuối – trái cửa sổ soạn thảo có 5 nút lệnh tương ứng với 5 chế độ hiển thị, nhắp chuột vào một nút để chọn chế độ cần hiển thị

2) Phóng to/thu nhỏ vùng soạn thảo (Zoom)

Nút lệnh Zoom ở cuối thanh công cụ chuẩn cho phéo phóng to/thu nhỏ vùng soạn thảo văn bản, nhằm điều chỉnh tầm nhìn để quan sát văn bản cho thuận tiện Chế độ này chỉ có tác dụng trên màn hình, không ảnh hưởng đến độ lớn của văn bản khi in ra giấy

3) Xem trước khi in (Print Preview)

Đây là chế độ xem tài liệu trước khi in, là một thao tác rất quan trọng khi cần in văn bản cũng như khi đang soạn thảo Trên màn hình Print Preview bạn có thể quan sát trước cấu trúc của trang in với tài liệu của mình để khi in ra không bị lãng phí giấy, đồng thời thu được kế quả như ý muốn

Để vào màn hình Print Preview có thể dùng 1 trong 2 cách sau:

Cách : Vào menu File – Print Preview

Cách : nhắp nút lệnh Print Preview trên thanh công cụ chuẩn

- - Vuihoc24h.vn

CHƯƠNG 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN

VÀ QUẢN LÝ FILE VĂN BẢN

I Kỹ thuật quản lý file văn bản

1) Tạo mới một văn bản

Cách : Dùng lệnh File – New, chọn biểu tượng Blank Document

Cách : Click biểu tượng New Blank Document trên thanh Standard

Cách : Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

2) Mở một văn bản đã có trên đĩa

Bước : Nhắp menu File – Open (hoặc click biểu tượng trên thanh Standard, hoặc nhấn

tổ hợp phím Ctrl+O) để mở hộp thoại Open

Ghi chú:

- Mở file và cần khôi phục dữ liệu bị mất: Thỉnh thoảng trong quá trình làm việc, do một

sự cố kỹ thuật nào đó (chẳng hạn mất điện đột xuất) và bạn chưa kịp lưu văn bản Đến

khi khởi động lại bạn sẽ thấy Word hiện cửa sổ Document Recovery để giúp bạn khôi phục phần dữ liệu chưa kịp lưu Đây chính là tính năng Auto Save của MS Word

Bước : Chọn thư mục chứa file cần mở

Bước : Chọn file cần mở

Bước :

Nhấp vào đây để

mở file

Vuihoc24h.vn

- Giảm nguy cơ bị mất dữ liệu: Word tự động lưu văn bản của bạn cứ 10 phút một lần,

điều này nhằm giúp bạn có thể phục hồi văn bản trong 10 phút cuối khi hệ thống có sự

cố Nếu muốn giảm quãng thời gian này thì bạn thực hiện các bước sau:

o Bước : Nhắp menu Tools – Options…

o Bước : Chọn thẻ Save

o Bước : Tại mục SaveRecover infor every bạn giảm số phút

o Bước : OK

3) Lưu file

Là thao tác cần thiết để lưu lại văn bản vào trong đĩa Lưu file có các trường hợp như lưu lần đầu, lưu cập nhật, lưu file với một tên khác

 Lưu file lần đầu

Bước : Nhắp menu File – Save (hoặc nhắp biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + S)

Xuất hiện cửa sổ

Vuihoc24h.vn

 Lưu cập nhật: để tránh trường hợp mất dữ liệu khi có một sự cố xảy ra, cứ khoảng 10 phút bạn nên lưu cập nhật một lần Thao tác: File – Save

 Lưu với một tên khác:

Bước : Nhắp vào menu File – Save As…

Bước : Chọn lại vị trí và tên cần lưu

Ghi chú: Khi lưu văn bản, bạn có thể cài mật

mã (Password) bảo vệ Thao tác, trong cửa

sổ Save As ta lựa chọn:

As, xuất hiện menu Popup

cửa sổ

và mật mã để chỉnh nội dung file tại

chính xác

Bước : OK

Bước : Xác định vị trí cần lưu

Bước : Đặt tên file

Bước :

Nhắp vào đây để lưu file

Vuihoc24h.vn

4) Đóng file

Cách : nhắp nút close trên góc phải màn hình

Cách : nhắp menu File – Close

II Trình tự kỹ thuật để tạo một file văn bản

Để tạo một file văn bản, thực hiện các bước sau (chỉ mang tính tương đối):

Bước : mở file mới

Bước : Chọn font, size thích hợp

Bước : Nhập văn bản thô

Bước : Cài đặt trang in

Bước : Định dạng văn bản (Định dạng ký tự, định dạng đoạn,…)

Bước : Trang trí văn bản (chèn, nhúng các Object,…)

III Một số Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Khi bạn gõ văn bản từ bàn phím, văn bản tương ứng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ soạn thảo đang đứng trong vùng soạn thảo

Nếu hết lề (chạm biên phải của trang) word sẽ tự động cuộn chữ xuống dòng dưới

Giữa hai từ cách nhau một khoảng trắng

Các dấu ngắt câu (phẩy, chấm, hai chấm, chấm hỏi, chấm than,…) phải có một khoảng trắng bên phải của nó

Nhập xong một đoạn nhấn phím Enter để kết thúc đoạn Phím enter được gọi là dấu kết thúc đoạn (Paragraph mark)

Ghi chú:

- Nếu bạn muốn xuống dòng mà chưa kết thúc đoạn thì nhấn phím Shift + Enter

- Để nhìn thấy ký tự Enter bạn thực hiện: nhấn vào biểu tượng Show/hide trên

thanh công cụ

IV Kỹ thuật di chuyển con trỏ soạn thảo trên văn bản

Trong lúc soạn thảo, đôi khi bạn cần di chuyển con trỏ soạn thảo đến một vị trí nào đó trên văn bản một cách nhanh chóng, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau:

- Chuyển nhanh con trỏ về đầu dòng hiện hành: gõ phím Home

- Chuyển nhanh con trỏ về cuối dòng hiện hành: gõ phím End

- Chuyển nhanh con trỏ về đầu file: gõ tổ hợp phím Ctrl+Home (đè phím Ctrl, gõ phím

Home)

Vuihoc24h.vn

- Chuyển nhanh con trỏ về cuối file: gõ tổ hợp phím Ctrl+End (đè phím Ctrl, gõ phím

End)

- Lật tới 1 trang giấy: nhắp nút lệnh Next Page

(góc cuối phải cửa sổ), hoặc gõ tổ hợp phím

Ctrl+Page Down

- Lật ngược 1 trang giấy: nhắp nút lệnh

Previous Page (góc cuối phải cửa sổ), hoặc

gõ tổ hợp phím Ctrl+Page Up

- Khi văn bản có nhiều trang (chẳng hạn một luận văn), để chuyển đến một trang chỉ

định ta dùng lệnh Go to:

Bước : Vào menu Edit – Go To (hoặc F5, hoặc Ctrl + G), xuất hiện

Bước : Trong mục Go to what, chọn Page

Bước : Trong ô Enter page number, nhập số thứ tự trang muốn chuyển đến

Bước : Gõ phím Enter

V Các kỹ thuật về khối văn bản

 Giới thiệu: Khối là phần văn bản được chọn có màu ngược với màu nền

 Thao tác chọn khối: có nhiều cách chọn khối

Cách : Dùng bàn phím

Di chuyển con trỏ đến vị đầu khối (hoặc cuối khối) rồi đè (giữ) phím Shift trong khi dùng các phím di chuyển con trỏ (các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down) để mở rộng khối đến vị trí cuối khối (vị trí đầu khối)

Cách : Dùng chuột

Nhắp chuột vào vị trí đầu khối (hoặc cuối khối) rồi kéo rê (đè nút trái và kéo chuột) để

mở rộng khối đến vị trí cuối khối (hoặc đầu khối)

Next page Previous page

Vuihoc24h.vn

Cách : Chọn 1 hàng hay nhiều hàng

- Rà chuột mé ngoài lề trái của hàng, chuột có hình dạng mũi tên

- Nhắp chuột để chọn hàng đó

- Nếu chọn nhiều hàng thì nhắp, giữ và kéo rê (drag) chuột

Ghi chú:

- Sau khi chọn khối, các lệnh thực hiện (chẳng hạn định dạng) sẽ có hiệu lực cho khối

đang chọn

- Cùng một khối đang chọn, có thể áp dụng nhiều lệnh liên tiếp cho khối đó,

- Khi thôi không chọn khối đó nữa, chỉ cần nhắp chuột bên ngoài khối đang chọn

VI Thao tác sao chép khối– (Copy & Paste)

Bước : Chọn khối phần văn bản muốn sao chép

Bước : Vào menu Edit – Copy (hoặc nhắp nút lệnh Copy trên thanh công cụ, hoặc

Ctrl+C)

Bước : Nhắp chuột tại vị trí đích

Bước : Vào menu Edit – Paste (hoặc nhắp nút kện Paste trên thanh công cụ, hoặc

Ctrl+V)

Ghi chú: Để sao chép nhiều lần một khối, thì chỉ thực hiện bước 1, 2 một lần Sau đó lặp lại

bước 3, 4 nhiều lần ở những vị trí đích khác nhau

Ví dụ: Gõ chữ Bất ngờ, sau đó thực hiện thao tác copy và gõ bài thơ sau:

Bất ngờ…

Bất ngờ đến – bất ngờ đi Bất ngờ em chẳng hiểu nói gì – lạ thay?

Bất ngờ như thể heo may Trời đang mùa hạ mà bay lạnh về

Bất ngờ như thể chân đê Bỗng dưng cánh dế ngủ khì chẳng reo Bất ngờ như thể tim yêu

Bỗng dưng phải đón một chiều chia tay

Bất ngờ người đó, tôi đây bao năm dan díu bổng rày dững dưng…

Vuihoc24h.vn