liệu lưu ở dạng *.DOCXtên file này khác với tên file của văn bản mẫu II/ Các bước tiến hành trộn văn bản gồm 3 bước Bước 1: Tạo hai file Thực hiện tạo hai file yêu cầu như mục I Bước 2:
Trang 1BÀI 7: TRỘN VÀ IN VĂN BẢN
I/ Mục tiêu:
1. Kiến thức, kỹ năng:
a. Kiến thức:
- Biết được những kiến thức về trộn in văn bản trong Microsoft Word 2010
b. Kỹ năng:
- Thực hiện được các bước khi trộn và in văn bản
- Thực hiện trộn từ một mẫu văn bản và danh sách có sẵn, in văn bản
2. Tư duy, thái độ:
a. Rèn luyện cho học sinh tính tư duy logic
b. Tính cẩn thận trong thao tác thực hành
II/ Trọng tâm:
Học sinh cần nắm vững kiến thức, thao tác được các bước trong trộn in văn bản III/ Chuẩn bị:
1. Giáo viên:
- Sách giáo khoa, soạn giáo án
- Soạn thảo mẫu văn bản (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo, ) và một file nguồn dữ liệu (danh sách những người được mời)
2. Học sinh:
- Sách giáo khoa, vở ghi bài
- Đọc trước bài mới “ Trộn và in văn bản”
IV/ Ma trận kiến thức:
I/ Chuẩn bị trước
khi thực hiện trộn
một văn bản
1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo )
+ Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa nội dung không thay đổi
Sau khi soạn thảo văn bản mẫu thì lưu nội dung ở dạng
*.DOCX (có thể xác định những phần còn thiếu bằng dãy dấu chấm, các khoảng trắng) 2/ Tạo nguồn dữ liệu + Là một bảng biểu mà : Lập bảng dữ
Trang 2(Lập danh sách những người được mời được thông báo, )
• Mỗi hàng là thông tin của một đối tượng.
• Mỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy
liệu lưu ở dạng
*.DOCX(tên file này khác với tên file của văn bản mẫu) II/ Các bước tiến
hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 1: Tạo hai file Thực hiện tạo hai file yêu cầu
như mục I Bước 2: Mở văn bản
mẫu và thực hiện các lệnh trộn
Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có
2 cách chọn để tiếp tục thực hiện trộn văn bản
+Letters | Select Recipients rồi chọn 1 trong các lựa chọn sau:
• Type a new list: Lựa chọn
này cho phép người sử dụng nhập thông tin
bằng tay
• Use Existing List (Gợi ý nên
dùng nút này): Lựa chọn này cho phép
người sử dụng lựa chọn 1 tệp file dữ liệu sẵn có các thông tin cần sử
dụng
• Select from Outlook
Contacts: Lựa chọn này sẽ
được sử dụng hiệu quả nếu bạn bắt đầu quá trình trộn thư Mail Merge ở trên Outlook
Chọn tiếp Edit | Recipient List
tiếp tục tùy chỉnh:
• Checkboxs: Những cá nhân
được tích ở trong hộp checkboxs là những người sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge) Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách bỏ nút tích ở trong checkboxs
• Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột
vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ
tự như mong muốn ví dụ theo
Thực hành thành thạo các lệnh chọn cả trên
cả hai giao diện Word
2010, Word 2003
Trang 3thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh…
• Filter (Lọc): Nhấp chuột vào
Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn
• Find Duplicates (Tìm trùng
lắp): Nhấp chuột vào Find
Duplicates, một hộp thoại sẽ
mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần Bạn
có thể bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin
• Find Recipient: Tùy chọn này
cho phép bạn tìm thông tin của một cá nhân cụ thể một cách dễ dàng
• Validate Addressees (Xác
nhận địa chỉ): Tùy chọn này
chỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ tồn tại
(Các máy tính của Việt Nam hiện chưa cài đặt phần mềm này)
+ Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực hiện 6 bước chọn như trong giao diện màn hình Word 2003
Bước 3: Xem lại văn
bản trước khi hoàn
thiện quá trình trộn
thư
Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất Và có thể sửa đổi
và xem lại kết quả
•Click vào nút Preview Results
để xem kết quả trộn thư
• Sử dụng mũi tên trong nhóm
kết quả từ Preview để kiểm tra
tính chính xác của mỗi trường
dữ liệu được chèn vào văn bản
và phát hiện các lỗi về font chữ, cỡ chữ…
Hoàn thiện quá trình trộn thư
(mail merge)
Sau khi xem lại văn bản được hợp nhất, nếu dữ liệu được chèn vào văn bản chính xác thì
Xem trường chèn vào đã đúng vị trí chưa, nếu không thì chỉnh sửa
Trang 4quá trình trộn thư được xem là
đã hoàn tất
Click vào nút Finish and Merge
•Edit Individual Documents:
Lựa chọn này sẽ tạo ra một văn bản mới với đầy đủ thông tin của văn bản vửa được hợp nhất hay nói đơn giản hơn là tạo ra 1 bản copy của văn bản vừa được tạo
• Print Documents: Hộp thoại
in được mở ra cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang nào đến trang nào hoặc trang hiện tại
•Send E-mail Messages: Hộp
thoại trộn email được mở ra cho phép bạn gửi email merge tới các địa chỉ email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức năng này cho việc gửi email
III/ In văn bản 1/ Xem trước khi in
(Print Preview) Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and
Print xuất hiện biểu tượng
Lúc này, ta thấy chế độ
trang in, để có thể quan sát theo mục đích của mình ta chọn các chức năng trên thanh công cụ
+Một số lệnh trên thanh công cụ:
+ Vào được
chế độ Print Preview + Nhận biết
được một số lệnh trên thanh công
cụ Print Preview
2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: + Để thực hiện hiệu chỉnh văn bản trước khi in, ta vào File |
Print | Thực hiện hiệu chỉnh.
hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+P
Xuất hiện hộp hội thoại, gồm:
• Print: Lựa chọn số bản in
trong ô Copies
• Printer: Lựa chọn máy in để in
ấn trường hợp máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải
Thực hiện được hiệu chỉnh và ý nghĩa của từng mục chọn trong hộp thoại Print
Trang 5chọn
• Settings: Lựa chọn đối tượng in
o All: In toàn bộ văn bản
o Selection: In văn bản được lựa chọn
o Current Page: In trang
hiện hành
o Custom Range in Document: In một vùng
trong văn bản
• Các cài đặt khác:
o Print One Sided: Lựa chọn in một hoặc 2 mặt
o Collated: In theo kiểu
trang sách
o Portrait Orientation:
Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc) Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấy
Lựa chọn thay đổi lề của
trang văn bản
o Print Properties: Thuộc
tính của máy in phần này tuỳ thuộc vào từng loại máy in
o Lựa chọn số trang văn
bản trên một trang giấy in( 1 page per sheet)
V/ Sơ đồ logic:
Giới thiệu Trộn in trong Microsoft Word 2010 Khái niệm trộn văn bản
1
TRỘN VÀ IN VĂN BẢN TRONG MICROSOFT WORRD 2010
2
Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước)
Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản
3
Trang 6Tạo văn bản mẫu(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo )
Tạo nguồn dữ liệu(Lập danh sách những người được mời được thông báo, ) 4
2
5
3
Bước 1: Tạo hai file
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn
7
8
4
5
1
In văn bản
Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư
9
6
Xem trước khi in (Print Preview)
Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản:
12
7
11
10
5
Trang 7VI/ Các hoạt động dạy học:
1. Ổn định tổ chức lớp học: 2 phút
2. Kiểm tra bài cũ: 5 phút
3. Giảng bài mới:
Thời
gian
(phút)
thầy
Hoạt động của trò
Khái niệm trộn văn bản?
Là việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra giấy
Giới thiệu bài
“Trộn in văn bản”
Sau khi hoàn tất soạn thảo văn bản thì một trong các công việc ta
có thể làm tùy vào mục đích của chúng ta là trộn hoặc in,
Đưa ra khái niệm trộn văn bản
Lắng nghe
I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản
1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo )
+Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa nội dung không thay đổi
+ Lưu ở dạng *.DOCX
+ Đưa ra 1 văn bản mẫu
+Trước khi thực hiện trộn văn bản
ta phải làm gì?
+Đưa ra khái niệm văn bản mẫu
+Đây là văn bản soạn thảo trên Word, chúng ta cần lưu ở dạng nào?
+Liên kết đến file văn bản mẫu
đã chuẩn bị
• Văn bản này
đã đầy đủ chưa? Nếu chưa thì cần bổ sung gì?
• Ở những vị trí
+Soạn thảo 2 văn bản:Văn bản mẫu và nguồn dữ liệu
+Lắng nghe
+Ở dạng *.DOCX
+Học sinh quan sát
+Chưa, cần bổ sung thêm Họ tên sinh viên, Lớp, Điểm,
KQ rèn luyện
+Lắng nghe
Trang 82/ Tạo nguồn dữ liệu
(Lập danh sách những người
được mời được thông báo, )
+ Là một bảng biểu mà :
• Mỗi hàng là thông tin của một
đối tượng.
• Mỗi cột là một thuộc tính
của đối tượng ấy
• Là bảng biểu, lập ở 1 file
riêng và đặt ở trang đầu tiên
của file
• Không chứa bất kì 1 đối
tượng nào kể cả kí tự rỗng
+ Lưu ở dạng *.DOCX
+ Đưa ra 1 nguồn dữ liệu
còn thiếu cần chèn ta thêm kí hiệu bằng dãy dấu chấm, các khoảng trắng, ) Vậy những vị trí còn thiếu đó sẽ được bổ sung từ đâu chúng ta tìm hiểu tiếp Nguồn dữ liệu
+Đưa ra khái niệm nguồn dữ liệu
+ Đây là bảng biểu được soạn trong Word nên
ta lưu ở dạng *
DOCX
+Liên kết đến nguồn dữ liệu đã chuẩn bị
•Cái gì là đối tượng, cái gì là thuộc tính trong bảng dữ liệu này?
•Như vậy, ta chỉ cần thêm chèn đối tượng vào
+Lắng nghe +Lắng nghe
+Quan sát
+Đối tượng: Họ tên sinh viên, Lớp, Điểm, KQ rèn luyện Còn thuộc tính: Nguyễn Văn Anh, Tin 3A, 9.0, Xuất sắc
+ Lắng nghe
Trang 9văn bản mẫu trong quá trình trộn, sau khi chèn xong nó
sẽ tự động cập nhật các thuộc tính.Và các bước thực hiện trộn như thế nào, ta tìm hiểu mục II
II/ Các bước tiến hành trộn
văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 1: Tạo hai file
Bước 2: Mở văn bản mẫu và
thực hiện các lệnh trộn
Vào thanh công cụ
Mailings | Click vào Start
Mail Merge | có 2 cách chọn
để tiếp tục thực hiện trộn
văn bản
Cách 1:
+Letters | Select
Recipients rồi chọn 1 trong
các lựa chọn sau:
•Type a new list: Lựa chọn
này cho phép người sử
dụng nhập thông tin
bằng tay
•Use Existing List (Gợi ý
nên dùng nút này): Lựa
+ Thực hiện tạo hai file yêu cầu như mục I
+Cần chọn công
cụ nào để thực hiện việc trộn thư
+Bắt đầu việc trộn ta chọn Start Mail Merge
+ Lắng nghe
+Mailings
+ Lắng nghe
Trang 10chọn này cho phép
người sử dụng lựa chọn
1 tệp file dữ liệu sẵn có các thông tin cần sử dụng
•Select from Outlook
Contacts: Lựa chọn này sẽ
được sử dụng hiệu quả nếu bạn bắt đầu quá trình trộn thư Mail Merge ở trên Outlook
+ Chọn tiếp Edit | Recipient List tiếp tục tùy chỉnh:
• Checkboxs: Những cá
nhân được tích ở trong hộp checkboxs là những người
sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge) Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách
bỏ nút tích ở trong
checkboxs
• Sort (Sắp xếp): Nhấp
chuột vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ tự như mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh…
• Filter (Lọc): Nhấp chuột
vào Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn
• Find Duplicates (Tìm
trùng lắp): Nhấp chuột
vào Find Duplicates, một hộp thoại sẽ mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần Bạn có thể
bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin
• Find Recipient: Tùy chọn
này cho phép bạn tìm thông tin của một cá nhân
cụ thể một cách dễ dàng
Trang 11• Validate Addressees (Xác
nhận địa chỉ): Tùy chọn
này chỉ áp dụng cho các
máy tính có cài đặt phần
mềm xác nhận địa chỉ
tồn tại (Các máy tính của
Việt Nam hiện chưa cài đặt
phần mềm này)
Cách 2:
+ Step by Step Mail Merge
Wizard để bắt đầu thực hiện
6 bước chọn như trong giao
diện màn hình Word 2003
Bước 3: Xem lại văn bản
trước khi hoàn thiện quá trình
trộn thư
Quá trình trộn thư gần như đã
được hoàn tất Và có thể sửa
đổi và xem lại kết quả
•Click vào nút Preview
Results để xem kết quả trộn
thư
• Sử dụng mũi tên trong
nhóm kết quả từ Preview để
+Sau khi giới thiệu xong phần
lý thuyết, tiến hành trộn văn bản trên văn bản mẫu và nguồn dữ liệu đã chuẩn bị
+Nếu thực hiện trộn trên thanh công cụ Mailings
ta tiến hành chọn theo cách 1 đã thực hiện, còn muốn thực hiện trên giao diện màn hình Word
2003 ta tiến hành theo cách 2 như sau
+ Mở lại file văn bản gốc và tiến hành thực hiện trộn
+ Giới thiệu lý thuyết
+ Quan sát giáo viên thực hiện
+Lắng nghe
+ Quan sát giáo viên thực hiện
+Lắng nghe
Trang 12kiểm tra tính chính xác của
mỗi trường dữ liệu được
chèn vào văn bản và phát
hiện các lỗi về font
chữ, cỡ chữ…
Hoàn thiện quá trình trộn thư
(mail merge)
Sau khi xem lại văn bản được
hợp nhất, nếu dữ liệu được
chèn vào văn bản chính xác
thì quá trình trộn thư được
xem là đã hoàn tất
Click vào nút Finish and
Merge
•Edit Individual
Documents: Lựa chọn này
sẽ tạo ra một văn bản mới
với đầy đủ thông tin của
văn bản vửa được hợp nhất
hay nói đơn giản hơn là tạo
ra 1 bản copy của văn bản
vừa được tạo
• Print Documents: Hộp
thoại in được mở ra cho
phép bạn lựa chọn in tất
cả, từ trang nào đến trang
nào hoặc trang hiện tại
•Send E-mail Messages:
Hộp thoại trộn email được
mở ra cho phép bạn gửi
email merge tới các địa
chỉ email bạn muốn Lưu
ý: Chỉ áp dụng
chức năng này cho việc gửi
+Sau khi hoàn tất công việc trộn
ta tiến hành làm gì?
+Tiếp tục thực hiện trên văn bản gốc là xuất ra 1 file và lưu ở dạng *.DOC
+Tạo ra 1 văn bản mới gồm nhiều văn bản được tạo ra sau khi chèn các thuộc tính; thực hiện in văn bản; gửi kết quả qua Email
+ Học sinh quan sát giáo viên thực hiện
III/ In văn bản
1/ Xem trước khi in
(Print Preview)
+ Trước khi in văn bản ra giấy
ta cần xem trước khi in để chỉnh sửa khi sai hoặc thấy không hợp lí
+ Để xuất hiện thanh công cụ
+ Click Customize Quick Access
Trang 13+ Click Customize Quick
Access Toolbal | Print
Preview and Print xuất hiện
biểu tượng trên
| click vào
Lúc này, ta thấy chế độ trang
in, để có thể quan sát theo
mục đích của mình ta chọn
các chức năng trên thanh
công cụ
+Một số lệnh trên thanh công
cụ:
2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in
văn bản:
+ Để thực hiện hiệu chỉnh văn
bản trước khi in, ta vào File |
Print| Thực hiện hiệu chỉnh
hoặc bấm tổ hợp phím
Ctrl+P Xuất hiện các mục
cần cài đặt, gồm:
•Print: Lựa chọn số bản in
trong ô Copies
•Printer: Lựa chọn máy in để
in ấn trường hợp máy tính chỉ
cài 1 máy in thì bạn không cần
phải chọn
•Settings: Lựa chọn đối tượng
in
o All: In toàn bộ văn
bản
o Selection: In văn bản
được lựa chọn
o Current Page: In
trang hiện hành
o Custom Range in
Document: In một vùng
trong văn bản
•Các cài đặt khác:
o Print One Sided: Lựa
chọn in một hoặc 2 mặt
o Collated: In theo kiểu
trang sách
o Portrait Orientation:
Print Preview, theo các em cần làm gì?
+ Có thể thực hiện in toàn bộ văn bản hoặc hiệu chỉnh trong
hộp thoại Print + Trong Print có
những mục chọn nào ta cần thiết lập ?
Toolbal | Print Preview and Print
xuất hiện biểu tượng xem trước khi in
+ Print, Printer, Settings, Các cài đặt khác
Trang 14Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc)
Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấy
Lựa chọn thay đổi lề của
trang văn bản
o Print Properties:
Thuộc tính của máy in phần này tuỳ thuộc vào từng loại máy in
o Lựa chọn số trang văn bản trên một trang giấy
in( 1 page per sheet)
4. Củng cố:
- Tóm tắt lại các điểm cần chú ý trong quá trình chuẩn bị và trong quá trình khi trộn, in văn bản
- Đưa ra các câu trắc nghiệm được tạo ra từ Adobe Presenter
5. Bài tập về nhà:
- Soạn thảo một văn bản mẫu và một nguồn dữ liệu
- Thực hành lại để nắm vững thao tác trộn, in văn bản