Cung cấp kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tổ chức dữ liệu kế toán.. Đếm số giá trị số và chuỗi kể cả giá trị trống COUNTIFrange,criteria Đếm theo điều kiện ROWreference
Trang 1HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1
Mục tiêu của môn học:
Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công tác kế toán trên phần mềm Excel
Cung cấp kiến thức căn bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tổ chức dữ liệu kế toán
Phần 1: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN
Số đơn vị học trình: 3
Trang 2Một số hàm bổ sung
COUNTA(value1,value2, )
Đếm số giá trị số và chuỗi kể cả giá trị trống
COUNTIF(range,criteria)
Đếm theo điều kiện
ROW(reference)
Trả về số thứ tự dòng của ô tham chiếu
ROW(B4) = 4
ROW()
Trả về số thứ tự dòng của ô hiện hành
BT_CB.xls
Trang 3Một số hàm bổ sung
COLUMN(reference)
Trả về số thứ tự cột của ô tham chiếu
COLUMN(B4) = 2
COLUMN()
Trả về số thứ tự cột của ô hiện hành
ADDRESS(row_num, col_num)
Trả về chuỗi địa chỉ tuyệt đối của ô theo thứ tự dòng, thứ tự cột chỉ định
“Sheet1!”&ADDRESS( 4, 2 ) = Sheet1!$B$4
BT_CB.xls
Trang 4Một số hàm bổ sung
INDIRECT(ref_text)
Trả về địa chỉ thực sự của một chuỗi chứa địa chỉ
INDIRECT(ADDRESS( 4, 2 ))
Trả về giá trị ô B4 của Sheet hiện hành = $B$4
INDIRECT(“Sheet1!”&ADDRESS(3, 3))
Trả về giá trị ô C3 của Sheet1 = Sheet1!$C$3
SUM(INDIRECT(ADDRESS(3,3)&”:”&ADDRESS(6,3)))
Trả về Tổng giá trị của dãy ô C3:C6 , =SUM($C$3:$C$6)
Trang 5Một số hàm bổ sung
INDEX(array,row_num,column_num)
Trả về giá trị của ô tại dòng và cột trong bảng tra
INDEX(A1:D5,2,3)
Trả về giá trị của ô C2 = 70
INDEX($B$2:$D$5,2,3)
Trả về giá trị của ô D3 = 120
3 CH2 100 110 120
4 CH3 140 150 160
5 CH4 180 190 200
Trang 6Một số hàm bổ sung
MATCH(lookup_value,lookup_array,0)
Dò tìm chính xác Số thứ tự của giá trị dò tìm trong dãy giá trị chỉ định Nếu tìm không thấy sẽ báo lỗi #NA
A B C D
1 SP1 SP2 SP3
2 CH1 60 70 80
3 CH2 100 110 120
4 CH3 140 150 160
5 CH4 180 190 200
MATCH(CH3,A1:A5,0) = 4
MATCH(CH3,C1:C5,0) = #N/A
ISNA(value)
Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi #N/A, ngược lại trả về FALSE
ISNA(MATCH(CH3,A1:A5,0)) = FALSE
ISNA(MATCH(CH3,C1:C5,0)) = TRUE
Trang 7Một số hàm bổ sung
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,0)
Trả về giá trị trong bảng dò tìm ở dòng có giá trị dò tìm
và theo cột chỉ định
VLOOKUP(“CH2”,A1:D5,2,0) = 100
VLOOKUP(“CH2”,B1:D5,2,0) = #NA
3 CH2 100 110 120
4 CH3 140 150 160
5 CH4 180 190 200
Trang 8II Một số hàm bổ sung
MOD(N,d)
Trả về số dư của N/d
MOD(7,2) = 1
LEFT(text,n) : Lấy bên trái n ký tự
LEN(Text) : Đếm số ký tự
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
IF( Thực hành nhiều, kết quả tốt, kết quả xấu)
MAX( N, 0 ) = IF( N>0, N, 0 )
MIN( N, 0 ) = IF( N>0, 0, N )
Trang 9II Một số hàm bổ sung
SUM(value1,value2, ): Tổng cộng
SUMIF(range,criteria,sum_range) : Tổng có điều kiện
SUM(IF(logic…1,1,0)*IF(logic…2,1,0)*sum_range)
Hàm SUM Mãng, tính tổng có 2 điều kiện trở lên Khi kết
thúc lệnh phải bấm Ctrl+Shift+Enter {=SUM(… )}
SUM((logical_test1)*(logical_test2)*sum_range)
Trang 10Tổ chức tập tin dữ liệu:
Sổ sách kế toán được xây dựng theo hình thức Nhật
ký chung Các hình thức kế toán khác Sinh viên tự nghiên cứu
Kỳ kế toán
Là thời kỳ ghi mhận nghiệp vụ phát sinh được
tổ chức theo Quí Nếu dữ liệu của doanh nghiệp khá lớn, có thể tổ chức kỳ kế toán là tháng
Kỳ báo cáo
Là thời kỳ lập Sổ sách và báo cáo kế toán, có thể thay đổi theo yêu cầu báo cáo
Tập tin thực hành được tổ chức theo kỳ kế toán là Quí 1, kỳ báo cáo có thể là tháng 1, tháng 2, cả quí 1…
Trang 11Tổ chức tập tin dữ liệu:
Dữ liệu được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet) Sheet KT: Ghi nhận các thông tin tổng quát
Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1
Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2
Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số
dư đầu kỳ kế toán và cuối ngày hiện hành
Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được xây dựng trên một Sheet riêng, khi có sự biến động của dữ liệu gốc nó
sẽ tự động cập nhật, người dùng chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản để copy thêm hoặc xóa bớt một số dòng
Trang 12I Tổ chức dữ liệu kế toán
2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
I Tổ chức dữ liệu kế toán
2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
Ưu điểm:
Excel là phần mềm phổ thông
Chi phí đầu tư thấp
Dễ học, dễ sử dụng
Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán
Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách
và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý
Trang 13I Tổ chức dữ liệu kế toán
2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
I Tổ chức dữ liệu kế toán
2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
Nhược điểm:
Excel chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ
Xử lý bằng Excel mang tính thủ công, có thể kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý
Phải kết hợp linh hoạt các hàm và các thủ thuật xử lý phức tạp
Tính bảo mật chưa cao
Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Trang 14I Tổ chức dữ liệu kế toán
2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
I Tổ chức dữ liệu kế toán
2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:
Môn học trang bị cho Sinh viên cách xây dựng cơ sở dữ liệu và cách lập các sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu
Xây dựng tập tin 1 lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán
Có thể truy xuất dữ liệu theo kỳ báo cáo Các dữ liệu cần truy xuất có cùng nội dung được xây dựng công thức trên 1 dòng và copy cho các dòng còn lại
Khi nhập mới, sửa, xóa dữ liệu không cần chỉnh sửa công thức nhằm giảm thiểu các thao tác phải thực hiện
Tạo cảnh báo nhằm nhắc nhở cập nhật dữ liệu Hạn chế việc xử lý làm tăng kích thước tập tin lớn quá mức