Học ubuntu 7 10 phiên bản desktop phần 4

Nó hoàn toàn tương thíchvới các bộ ứng dụng văn phòng khác, kể cả Microsoft Office, giúp bạn dễ dàng tạo, mở, lưu và trao đổi tài liệu với bạn bè và đồng nghiệp dùngđịnh dạng tài liệu củ

Chương 5

Sử dụng OpenOffice.org

Trọng tâm bài học

Trong phần này, bạn sẽ học các nội dung:

• Thực hiện các thao tác xử lý văn bản với OpenOffice.org Writer

• Xử lý bảng tính cơ bản với OpenOffice.org Calc

• Tạo và trình diễn ảnh chiếu bằng OpenOffice.org Impress

• Vẽ với OpenOffice.org Draw

• Tạo và chỉnh sửa công thức toán học với OpenOffice.org Math

Giáo viên nên đề cập đến tất cả các nội dung trong bài này Tuy nhiên, nếu còn quá ít thời gian, ta có thể bỏ qua một số chủ đề sau:

• OpenOffice.org Draw

• OpenOffice.org Math

Có thể một số sinh viên đã quen với các ứng dụng văn phòng, và họ muốn đào sâu vào các ứng dụng này Hãy đảm bảo là việc đề cập đến các chủ đề nâng cao không ảnh hưởng đến tiến độ của khoá học.

OpenOffice.org là bộ công cụ văn phòng mặc định cho Ubuntu Đây là một bộ chương trình miễn phí, mã nguồn mở, có tất cả các tính năngthường thấy đối với các ứng dụng văn phòng Đây không phải là một tập hợp của các ứng dụng đơn lẻ, mà là một gói phần mềm hoàn chỉnh,trong đó tất cả các ứng dụng có sắc thái giao diện tương đối giống nhau và chia sẻ một số công cụ dùng chung

OpenOffice.org đã được dịch ra hơn 30 thứ tiếng, và chạy trên cả Linux, Microsoft Windows, Solaris and Mac OS X Nó hoàn toàn tương thíchvới các bộ ứng dụng văn phòng khác, kể cả Microsoft Office, giúp bạn dễ dàng tạo, mở, lưu và trao đổi tài liệu với bạn bè và đồng nghiệp dùngđịnh dạng tài liệu của Microsoft Office

Một tính năng nổi bật khác của bộ công cụ OpenOffice.org là tất cả các ứng dụng của nó lưu các tài liệu lại theo định dạng Tài liệu mở(OpenDocument), định dạng tài liệu chuẩn quốc tế đã được công nhận Định dạng OpenDocument dựa trên ngôn ngữ XML (ExtensibleMarkup Language) cho phép bạn truy cập vào dữ liệu của mình từ bất kỳ một ứng dụng tương thích với định dạng OpenDocument nào

Bạn có biết?

Xem thêm về lịch sử phát triển của OpenOffice.org tạihttp://en.wikipedia.org/wiki/Openoffice.org

Bộ phần mềm OpenOffice.org bao gồm các ứng dụng sau:

• OpenOffice.org Writer

• OpenOffice.org Calc

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

Calc là chương trình xử lý bảng tính mạnh, có chứa tất cả các công cụ cần thiết để tính toán, phân tích, tổng hợp và trình bày dữ liệu ở dạng báocáo hoặc biểu đồ Nó có rất nhiều chức năng nâng cao như nhập công thức phức tạp, nhập dữ liệu bên ngoài vào và các phép tính thống kê phântích

Impress là chương trình được thiết kế để trình diễn các báo cáo, ảnh chiếu thuyết trình kết hợp với âm thanh và video Nó có các công cụ tạotrình diễn 2D và 3D, ảnh động, cũng như các hiệu ứng đặc biệt và chuyển động để các trình diễn tạo ra sinh động nhất

5.1.4 OpenOffice.org Base

Base là chương trình cơ sở dữ liệu dùng để lưu trữ thông tin về đối tác và tài khoản, tạo và sửa bảng, mẫu, truy vấn và báo cáo Bạn có thể thaotác với dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau Vì đây là một ứng dụng tương đối phức tạp và yêu cầu hiểu biết chuyên sâu về cơ sở dữ liệu, ta sẽkhông đề cập đến nó trong phạm vi giáo trình này Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, xin xem www.openoffice.org/product/base.html

Bạn sẽ nhanh chóng quen với các tính năng của ứng dụng này, vì thế chỉ một số tính năng chính sẽ được liệt kê ở đây Giao diện đồ hoạ thânthiện sẽ hướng dẫn cho bạn tất cả những gì mình cần

Soạn thảo

OpenOffice.org Writer cung cấp nhiều tính năng giúp cho việc tạo văn bản trở nên hết sức đơn giản Nó giúp bạn tạo các văn bản từ đơn giảnđến phức tạp, bao gồm tài liệu tham khảo, bảng tra cứu và chỉ mục Một số tính năng hay dùng:

• Kiểm tra chính tả: Bộ kiểm tra chính tả giúp bạn tìm các lỗi chính tả có trong văn bản bằng cách kiểm tra lại toàn bộ tài liệu, kể cả phần

đầu, phần chân, các chỉ mục và cước chú Thậm chí bạn còn có thể phát hiện ra các từ viết sai trong 1 vùng do bạn chọn, và sau đó liệt kê các

từ gợi ý phù hợp, vốn có trong từ điển mà người dùng sử dụng

• Từ điển đồng nghĩa: Từ điển đồng nghĩa giúp bạn cải thiện chất lượng bài viết và tăng sức thuyết phục hơn.

Tiếng Việt chưa hỗ trợ từ điển đồng nghĩa

• Tự động sửa lỗi: Tự động sửa lỗi là tính năng cho phép ta giảm thiểu công sức trong việc gõ văn bản bằng cách sửa các lỗi chính tả và gõ sai

cơ bản Tính năng này cho phép ta viết tắt hoặc chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản được dễ dàng hơn

• Tách từ: Bạn có thể dùng tính năng tách từ để chèn thêm ký hiệu gạch ngang vào giữa các từ quá dài để cho phù hợp hơn Chức năng này

duyệt toàn bộ tài liệu và gợi ý các chỗ nên chèn ký hiệu tách từ vào

Với tiếng Việt, việc này không mấy quan trọng

• Gộp thư: Tính năng gộp thư cho phép bạn tạo nhiều dạng thư cá nhân, nhãn, phong bì, fax và thư điện tử từ một mẫu có sẵn và sổ địa chỉ lưu

trong hệ thống

Thiết kế và tạo cấu trúc

OpenOffice.org cho phép bạn thiết kế và cấu trúc lại tài liệu văn bản củaminhiềuh bằng một số tính năng sắp xếp, bao gồm:

• Cửa sổ Style and Formatting:Cửa sổ Style and Formatting là một tính năng dùng chung của bộ OpenOffice.org, cho phép bạn tạo, gán và

sửa kiểu dáng đoạn văn, danh sách, các ký tự riêng rẽ, khung hay trang giấy

• Navigator: Cung cấp sườn cấu trúc của toàn bộ văn bản để bạn có thể nhanh chóng duyệt đến vị trí mình cần xử lý Bạn cũng có thể dùng

Navigator để tìm ra đối tượng và thành phần mà mình đã chèn vào tài liệu

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

107 / 407

• Indexes and Tables:Cho phép bạn chèn chỉ mục, mục lục hoặc danh mục tài liệu tham khảo trong toàn bộ tài liệu Bạn cũng có thể tuỳ biến

các bảng và chỉ mục được chèn vào bằng cách chỉ định cấu trúc và hình thức bố cục của chúng

Xuất bản vi tính

Các tính năng sau hỗ trợ cho bạn trong việc tạo các tài liệu chuyên nghiệp, như sách hướng dẫn, thư mời và tờ rơi quảng cáo:

• Text Frames: Khung chứa văn bản và ảnh mà bạn có thể đặt tại vị trí bất kỳ trong tài liệu Bạn cũng có thể dùng các khung này để sắp xếp

tài liệu có nhiều cột, và tạo ra bố cục chuyên nghiệp cho nó

• Graphics: Cho phép bạn chèn hình ảnh vào trong tài liệu văn bản từ thư viện ảnh, tập tin hoặc các ứng dụng OpenOffice.org khác.

• Tables: OpenOffice.org Writer cũng cho phép bạn tạo hoặc chèn bảng biểu vào trong tài liệu văn bản.

Drawing

Các chức năng vẽ giúp bạn tạo nhiều hình vẽ trực tiếp trong tài liệu của mình Bạn có thể dùng thanh công cụ Drawing để vẽ nhiều hình thù,đường, văn bản cho tài liệu của mình

Drag and Drop

Tính năng kéo thả là tính năng cho phép bạn di chuyển một đối tượng từ vị trí này sang vị trí khác trong cùng tài liệu, hoặc sang tài liệu khác,hoặc từ thư viện hình ảnh sang tài liệu OpenOffice của mình

Tính năng trợ giúp

Bạn có thể tham khảo cách dùng Writer từ trình đơn Help

Bạn có thể thực hiện một số thao tác xử lý văn bản, như viết, sửa, định dạng, xem lại và in tài liệu bằng OpenOffice.org Writer Ngoài ra,chương trình còn cho phép bạn dùng rất nhiều mẫu tài liệu có sẵn, áp dụng các kiểu dáng khác nhau cho tài liệu của bạn, chỉnh sửa lại bố cụctrang in ra và chèn, sửa hay tạo các hình ảnh trong tài liệu văn bản Hướng dẫn để thực hiện các thao tác xử lý văn bản cơ bản sẽ được đề cậpchi tiết trong những phần sau

Nhập và định dạng văn bản

OpenOffice.org Writer thường được dùng trong việc gõ và định dạng văn bản Bạn có thể nhập văn bản bằng bàn phím và áp dụng rất nhiềuđịnh dạng cho chúng, tuỳ theo yêu cầu của tài liệu

Bạn có thể thực hiện các bước sau để nhập và định dạng văn bản trong OpenOffice.org Writer:

1 Mở trình đơn Applications, chỉ đến Office và chọn Openoffice.org Word Processor Một tài liệu trống xuất hiện.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

109 / 407

Hình 5.3: Mở cửa sổ Templates and Documents

3 Tại đây, bạn sẽ thấy có rất nhiều mẫu tài liệu dựng sẵn trong cột giữa của hộp thoại Templates and Documents Nếu bạn muốn dùng mộtmẫu có sẵn để tạo tài liệu mới, hãy bấm đúp vào hạng mục để xem các mẫu tài liệu có trong hạng mục đó và chọn mẫu tài liệu thích hợpvới tính chất tài liệu cần tạo

Tuy nhiên, nếu bạn muốn bắt đầu từ tài liệu trống, hãy thoát khỏi hộp thoại Templates and Documents bằng cách bấm nút Close trong

góc trên bên phải của hộp thoại

Hình 5.4: Mở các mẫu tài liệu

4 Sau khi đã tạo tài liệu, bạn có thể dùng rất nhiều tính năng định dạng mà Writer cung cấp để trình bày từng vùng văn bản riêng biệt trong

tài liệu của mình Bạn có thể dùng các tuỳ chọn có trên thanh công cụ Formatting để thực hiện các thao tác định dạng văn bản.

Hình 5.5: Thanh công cụ Formatting

5 Bạn có thể dùng cửa sổ Style and Formatting để thực hiện việc chỉnh sửa lại định dạng văn bản trong toàn bộ tài liệu.

Để mở cửa sổ Style and Formatting, chọn trình đơn Format, bấm chuột vào lệnh Style and Formatting Cửa sổ Style and Formatting

xuất hiện

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

111 / 407

Hình 5.6: Bật cửa sổ Style and Formatting

6 Bạn có thể dùng cửa sổ này để chọn hoặc thay đổi kiểu dáng đang có hoặc tạo một kiểu dáng mới trong tài liệu văn bản Bấm chuột lên

1 biểu tượng bên dưới thanh tiêu đề của Style and Formatting để hiển thị danh sách các kiểu dáng trong một mục cụ thể, như danh sách

hoặc đoạn văn

Hình 5.7: Các biểu tượng trong cửa sổ Style and Formatting

7 Theo mặc định, khi bạn mở cửa sổ Style and Formatting, biểu tượng Paragraph Style sẽ được chọn Tất cả các kiểu dáng liệt kê trong

hạng mục này sẽ được hiển thị trong cửa sổ Style and Formatting Bạn có thể chỉnh lại kiểu dáng của từng thành phần riêng biệt trong

tài liệu bằng cách chọn phần cần chỉnh sửa và áp dụng một kiểu dáng đang có lên vùng đó bằng cách bấm đúp lên kiểu dáng tương ứng

Hình 5.8: Áp dụng kiểu dáng cho vùng chọn

8 Nếu bạn muốn sửa một kiểu dáng đã có, hãy bấm phải vào kiểu dáng cần sửa và chọn Modify Một cửa sổ mới sẽ hiện ra Bạn có thể chỉ

định tất cả các thuộc tính của kiểu dáng đã chọn thông qua các tuỳ chọn trong cửa sổ này

Hãy sửa lại các thiết lập cho kiểu dáng và nhấn OK để các thay đổi có hiệu lực.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

Để chèn bảng vào trong tài liệu văn bản, đặt con chuột tại nơi muốn chèn bảng vào và thực hiện các bước sau:

1 Mở trình đơn Table, chọn mục Insert rồi nhấn chuột vào Table Hộp thoại Insert Table xuất hiện.

Hình 5.11: Chèn bảng

2 Bạn có thể thiết lập các tuỳ chọn có trong hộp thoại để cấu hình các thuộc tính của bảng được chèn vào

Hình 5.12: Đặt các thuộc tính cho bảng sẽ chèn vào

Bạn có biết?

Để nhanh chóng chèn một bảng vào tài liệu, với các thiết lập mặc định, hãy bấm chuột vào biểu tượng Table trên thanhcông cụ Standard và chọn kích cỡ bảng trong ô xuất hiện Để tạo bảng, nhấn chuột vào ô nằm ở hàng cuối và cột cuối

3 Chọn các thuộc tính của bảng và nhấn OK Bảng được chèn vào vị trí đặt con trỏ Theo mặc định, Writer tạo một bảng trải rộng từ lề

trái sang lề phải, đồng thời các hàng và các cột có cùng kích thước Để thay đổi kích thước của hàng và cột hoặc chiều rộng của bảng,

hãy bấm chuột phải vào bảng và chọn Table từ trình đơn ngữ cảnh hiện ra Hộp thoại Table Format sẽ hiện lên.

Thông qua hộp thoại này, bạn có thể chỉ định việc sắp xếp, chiều rộng của cột, sắp xếp văn bản trong ô, đường viền và màu nền

Sau khi hoàn tất việc thiết lập thuộc tính cho bảng, nhấn OK để thay đổi bố cục và hình dạng của bảng.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

115 / 407

Hình 5.13: Tuỳ biến định dạng cho bảng

4 Các thiết lập đã được áp dụng cho bảng đã chọn Trong trường hợp dữ liệu trong một ô phải sắp xếp theo dạng bảng, bạn có thể tạo mộtlớp bảng khác bên trong bảng đang có Các bảng này được gọi là bảng lồng nhau Writer không hạn chế số lượng lớp bảng, vì vậy bạn

có thể tạo bao nhiêu bảng trong bảng cũng được!

Để tạo bảng lồng nhau, bấm vào ô mà bạn muốn bảng bên trong sẽ xuất hiện, rồi làm lại các bước hướng dẫn bên trên để tạo ra bảngmới Bảng mới sẽ xuất hiện trong phạm vi ô của bảng cũ

Để chèn một ảnh từ tập tin bên ngoài vào trong tài liệu văn bản:

1 Đặt con trỏ tại vị trí mà bạn muốn ảnh được chèn vào Trên trình đơn Insert, chọn mục Picture và nhấn vào From File Hộp thoại Insert

Picture xuất hiện.

2 Để chèn tập tin vào, hãy di chuyển tới thư mục tương ứng và chọn nó Bạn có thể chọn hộp kiểm Preview nằm dưới hộp thoại Insert

Picture để xem trước ảnh đang chọn và đảm bảo đó đúng là ảnh cần chèn Nhấn Open để chèn ảnh vào trong tài liệu của bạn.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

117 / 407

Hình 5.16: Chèn ảnh

3 Ảnh được chèn vào trong vị trí đã chọn Nếu ảnh không vừa với kích cỡ tài liệu của bạn, bạn nên điều chỉnh lại kích cỡ của nó

Để điều chỉnh kích thước của tấm ảnh, hãy chọn nó và nhấn giữ phím SHIFT Khi bạn chọn một tấm ảnh, trên rìa tấm ảnh sẽ xuất hiệncác chốt hình vuông Nếu bạn bấm chuột và di chuyển các chốt ra chỗ khác trong khi giữ SHIFT, kích thước của tấm ảnh sẽ thay đổi

Hình 5.17: Thay đổi kích thước của ảnh chèn vào

4 Sau khi thay đổi kích thước của ảnh, bạn phải đặt lại vị trí của nó Bạn có thể sắp xếp hoặc căn lề tấm ảnh bằng các công cụ có trong

thanh công cụ Frame nằm bên dưới thanh công cụ Standard.

Ngoài ra, bạn có thể bấm chuột phải vào tấm ảnh và chọn các tuỳ chọn có trong đó, như Arrange, Wrap hoặc Anchor, trong trình đơn

ngữ cảnh hiện ra

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

119 / 407

Hình 5.18: Đặt lại vị trí của ảnh chèn vào

5 Sau khi đã chọn được vị trí thích hợp cho ảnh, bạn sẽ thu được kết quả tương tự như hình dưới đây

Hình 5.19: Ảnh chèn vào trong tài liệu

In tài liệu

Để in tài liệu:

1 Mở trình đơn File và chọn Print Hộp thoại Print xuất hiện Bạn có thể dùng hộp thoại này để chỉnh máy in cần dùng (trong trường hợp bạn có nhiều máy in), các trang nào sẽ được in ra, và số bản in Bạn cũng có thể bấm vào nút Properties trong hộp thoại Print để đặt

các thuộc tính của máy in, như in ngang, dọc, khay giấy sẽ dùng và kích thước giấy

Để đặt các tuỳ chỉnh cho máy in đối với tài liệu hiện thời, nhấn vào nút Options trong hộp thoại Print.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

Hình 5.21: Đặt các tuỳ chọn cho việc in ấn

3 Giờ bạn có thể bắt đầu việc in tài liệu bằng cách nhấn nút OK trong hộp thoại Print.

Chú ý:

Các thay đổi trong hộp thoại Printer Options sẽ chỉ có hiệu lực với tài liệu hiện hành và không phải là thiết lập mặc định

áp dụng cho các tài liệu sau này của bạn

Lưu tài liệu

Bạn có thể lưu tài liệu Writer lại giống như lưu một tài liệu bất kỳ nào khác! Để lưu tài liệu mới:

1 Mở trình đơn File và chọn Save As Hộp thoại Save hiện ra.

Học Ubuntu 7.10 phiên bản Desktop

123 / 407

Hình 5.22: Lưu tài liệu

2 Di chuyển đến thư mục cần lưu tập tin vào đó, nhập tên tài liệu và nhấn nút Save để lưu tài liệu vào thư mục đã chọn.

OpenOffice.org cũng cho phép bạn lưu tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, bao gồm Microsoft Word, Rich Text, Star Writer vàHTML Nhờ đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác

Nếu bạn muốn lưu tài liệu ở dạng doc của Word, hãy chọn định dạng tương ứng trong trình đơn thả xuống ở phần dưới hộp thoại Sau

đó nhấn Save để lưu tài liệu dưới dạng tài liệu Word.

Hình 5.23: Lưu tài liệu ở định dạng của Word

Calc là chương trình xử lý bảng tính trong bộ công cụ OpenOffice.org Các tính năng nâng cao của Calc cho phép thực hiện các quá trình tínhtoán thống kê chuyên nghiệp Tuy nhiên, Calc cũng là một chương trình thân thiện và dễ dùng đối với người mới dùng Mục này sẽ giúp bạnlàm quen với các tính năng chính và dạy bạn thực hiện một số chức năng tính toán cơ bản

Tương tự như mọi ứng dụng trong bộ OpenOffice.org, Calc cho phép bạn lưu bảng tính trong định dạng OASIS OpenDocument (ODF) Đây

là định dạng dựa trên XML cho phép bạn truy cập vào bảng tính từ bất kỳ phần mềm tương thích OpenDocument nào Ngoài ra, Calc còn chophép bạn lưu bảng tính trực tiếp ở dạng Portable Document Format (PDF) mà không cần dùng thêm phần mềm trung gian đắt tiền nào khác

Calc là một ứng dụng có rất nhiều tính năng, bao gồm các công cụ để phân tích, vẽ biểu đồ và thống kê, xử lý dữ liệu trong bảng tính Một sốtính năng chính của OpenOffice.org Calc:

• Tính toán: OpenOffice.org Calc có sẵn hơn 300 hàm tài chính, logic, thống kê, toán học và ngân hàng Nhờ vậy bạn có thể tạo các công thức

tính toán phức tạp với Calc Ngoài ra, Calc cũng cung cấp đồ thuật Function wizard để hướng dẫn bạn tạo công thức theo từng bước một.Một tính năng nữa của OpenOffice.org Calc là nó cho phép ta tạo công thức từ ngôn từ thông thường như sản phẩm - giá thành