Bài giảng tin học căn bản phần 4

B2: Click vào ô vừa tạo  Fortmat  Cells… B3: Click thẻ Border  Click chọn khung đường chéo B4: Định dạng lại Dữ Liệu trong ô vừa tạo... Hoặc Click Custom: Chọn một kiểu định dạng tron

Chương 1: Giới Thiệu

Giao Diện Excel

Là một màn hình gồm các thanh công cụ và một bảngtính gồm các cột và các dòng

 Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ

 Một ô: Được định nghĩa bởi vị trí cột và vị trí dòng

Ví dụ: A5 là cột A và dòng thứ 5

 Các Sheet: Mỗi sheet là một bảng tính Mặc định gồm

3 Sheet

Các Thao Tác Trên Sheet

a Chèn Thêm Sheet

Insert  WordSheet

b Đổi Tên Sheet

Chuột phải vào sheet  Rename  Gõ tên mới.

Các Thao Tác Trên Ô

a Chọn Ô

Chọn nhiều ô: Quét đen các ô cần chọn

Chọn nhiều ô không liên tục

Giữ phím Ctrl, Click chọn các ô muốn chọn.

d Xoá DL: Phím Delete

Các Thao Tác Trên Cột/Hàng

a Thay đổi kích thước

B1: Đưa chuột vào đường phân cách giữa các

chữ cái hoặc các số

B2: Giữ chuột và kéo.

b Chèn thêm cột/hàng phía trước một cột/hàng

B1: Click vào ô muốn chèn phía trước B2: Insert  Columns/Rows

c Xoá Cột/Hàng

B1: Chọn cột/hàng cần xoá B2: Edit  Delete  Columns/Rows

B2: Click Thẻ Alignment  chọn kiểu vị trí

Horizontal: Chiều ngang (Left, Center, Right) Vectical: Chiều dọc (Top, Center, Bottom)

Orientation: Xoay dữ liệu trong ô.

Căn dữ liệu chiều

Style: Kiểu đường khung

Color: Màu khung

Chọn khung:

None: Không hoặc bỏ khung.

Outline: Khung bên ngoài.

Inside: Đường nét bên trong

Không

kẻ khung

Màu đường kẻ

Khung

bao ngoài

Menu Format/Cells… Tab Border

Chọn kiểu đường kẻ

4 Màu Nền

B1: Quét khối các ô cần màu nền

B2: Format  Cells…

B3: Click thẻ Patterns  Chọn màu nền.

Hoặc có thể Click chọn biểu tượng Fill Color trên thanhcông cụ

Tạo Khung dạng Đường Chéo

B1: Tạo chữ thứ nhất  Alt+Enter  Gõ chữ thứ 2 

Enter

B2: Click vào ô vừa tạo  Fortmat  Cells…

B3: Click thẻ Border  Click chọn khung đường chéo

B4: Định dạng lại Dữ Liệu trong ô vừa tạo.

Menu Format/Cells… Tab Patterns

B 3: Chọ Ok để

hoàn thành

5 Sao Chép-Di Chuyển

a Sao chép thông thường

6 Sao Chép Dữ Liệu Dạng Công Thức

B1: Tính ô đầu tiên bằng công thức

B2: Đưa chuột xuống gốc dưới của ô vừa tính

sao cho có dạng dấu cộng “+”

B3: Giữ chuột và kéo xuống/ngang đến ô cuối

cùng để sao chép.

Chú ý:

Trong quá trình tính, một ô DL được tính cho tất

cả các ô khác thì ô DL đó phải được cố định bằng cách nhấn F4.

Decimal place: Số thập phân số lẻ

Use 1000 Separator (,): Dấu phân cách hàng

nghìn.

Hoặc Click Custom:

Chọn một kiểu định dạng trong khung Type

Hoặc gõ kiểu định dạng vào khung.

Ví dụ: 0.00” vnd”, 0.00” usd”

Kiểu hiển

thị số

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng

nghìn

Cách hiển thị số âm

Chú giải

Menu Format/Cells… Tab Number

Click Time  Click chọn kiểu định dạng

Hoặc gõ kiểu định dạng vào khung Type.

Ví dụ: hh:mm:ss

Menu Format/Cells… Tab Date

B2:Chọn

Custom

B3: Chọn

ngày cần định dạng

B4: Chọn

Ok để hoàn thành

B1: Chọn

Number

a Định dạng tiền tệ

B1: Quét khối các ô cần định dạng

B2: Format  Cells…  Number Currency

B3: Chọn kiểu tiền tệ trong khung Symbol

Chọn số lẻ thập phân trong khung Decimal place.

b Định dạng phần trăm (%)

B1: Quét khối

B2:Format  Cells…  Number Percentage

Hoặc Click Custom  Gõ kiểu định dạng vào khung

Type.

B 4: Chọn

Ok để hoàn thành

Menu Format/Cells…Tab Currency

10 Tạo Số Thứ Tự

B1: Gõ số 1 vào ô đầu tiên

B2: Đưa chuột vào góc dưới của ô vừa tạo sao

B2: Quét khối 2 ô đã tạo

B3: Đưa chuột vào góc dưới của khối  Giữ

chuột và kéo xuống.

b Dữ liệu Số (Number)/ Date/ Time:

Mặc định bên phải.

Một DL số nếu quá lớn so với chiều rộng của

ô thì sẽ có kiểu hiện thị là # hoặc 12E+

2 Các Toán Tử

a Các phép tính cơ bản

+ : cộng - :Trừ *: nhân /: chia

&: Phép toán nối chuỗi

Ví dụ: le&“ “&minh  le minh

Một số lỗi khi lập công thức

 ###:Khi các con số không đủ độ rộng để hiển thị đầy đủ.

 # Name?:Lỗi này thường do gõ sai tên hàm.

 #N/A: Lỗi này thường gặp khi không tìm thấy giá trị.

 #DIV/0!:Lỗi chia cho 0 Phép chia cho 0 là không có

b Cú pháp tổng quát

Tên hàm (đối số 1, đối số 2,…)

Đối số: có thể là một giá trị, một biểu thức,

một phép toán so sánh hay một hàm khác,…

Một Số Hàm Thông Dụng

2 Hàm Average: Tính Trung bình

=Average(quét vùng DL cần tính)

=Average(số thứ 1, số thứ 2, số thứ 3,…)VD: Tính trung từ A1 đến A5

7 Hàm Rank: Xếp Hạng Vd:

=Rank(ô so sánh, vùng DL F4, 0 hoặc 1)

Ô so sánh: Thường ô đầu tiên của vùng DL cần XH

0: Xếp hạng theo kiểu giá trị lớn nhất sẽ hạng 1

1: Xếp hạng theo kiểu giá trị nhỏ nhất sẽ hạng 1

2 Hàm Mod: Lấy số dư của phép chia

Mod(số chia, số bị chia)

Ví dụ:

Mod(15,7) = 1

Nhóm Hàm Điều Kiện (Logic)

1 Hàm And: Hàm điều kiện VÀ

Ý nghĩa: Chỉ cần thoả 1 trong các đk là được

Ví dụ: Or(5=6;5<6) thì kết quả là True (đúng) Vd:

3 Hàm IF: Hàm điều kiện so sánh Nếu

IF (bt logic, trị đúng, trị sai):

– Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True

– Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False

Nhóm Hàm Điều Kiện (tt)

5 Hàm Countif: Đếm có điều kiện

Countif(quét vùng DL chứa đk đếm, “đk đếm”)

Vd:

Nhóm Hàm Điều Kiện (tt)

6 Hàm Sumif: Tính Tổng có điều kiện (Tính tổng

theo một loại nào đó)

Sumif(quét vùng DL chứa đk , “đk”, quét vùng

DL tính tổng ) Vd:

Thông thường, vùng DL chứa đk và vùng DL tính tổng

phải tuyệt đối, tức là khi quét vùng DL xong, phải nhấn F4.

Nhóm Hàm Ngày-Giờ

2 Hàm Day : Lấy giá trị ngày của ngày tháng

năm

Day (ngày tháng năm)

Month (ngày tháng năm)

Year (ngày tháng năm)

Date (năm, tháng, ngày)

6 Hàm Today(): xác định ngày tháng năm hiện tại của

2 Hàm Right: Lấy N ký tự bên phải

Right(chuỗi, N)

Ví dụ: Dựa vào ký hiệu lấy 2 ký tự cuối

3 Hàm Mid: Lấy N ký tự từ vị trí M

Mid(chuỗi, M, N)

Ví dụ: 4 Ký tự thứ 3,4,5,6 là năm thành lập

4 Hàm Len: Lấy chiều dài của chuỗi

6 Hàm TRIM : Cắt bỏ các khoảng trắng trong chuỗi.

Ví dụ: =Trim(“ Giáo Trình Tin Học A”) → Giáo Trình Tin Học A Vd:

 Quét DL bảng Chưa DL phải quét từ giá trị dò.

1: Dò lấy giá trị tương đối.

0: Dò lấy giá trị tuyệt đối.

•  Ví dụ:Tên rượu dựa vào mã rượu tra trong bảng 1

VD:Tên nước dựa vào mã nước tra trong bảng 2

3 Hàm Index: Là lấy một giá trị tại điểm giao của

dòng và cột xác định trong một vùng dữ liệu.

INDEX( Vùng dữ liệu,Dòng,cột)

Nhóm Hàm Cơ Sở Dữ Liệu

• Hàm DSUM: Tính tổng các giá trị trong cột của

một vùng thỏa ĐK cho trước.

• DSUM( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống

kê)

2 Hàm DMAX: Tìm ô có giá trị lớn nhất trong một cột của

vùng thống kê thỏa ĐK cho trước

DMAX( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)

 Ví dụ:

3 Hàm DMIN: Tìm ô có giá trị nhỏ nhất trong một cột của

vùng thống kê thỏa ĐK cho trước

DMAX( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)

 Ví dụ:

Nhóm Hàm Cơ Sở Dữ Liệu

4 Hàm DAVERAGE: Tính trung bình các ô trong cột của

vùng thống kê thỏa ĐK cho trước

DAVERAGE( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)

 Ví dụ:

5 Hàm DCOUNT: Điếm số ô chứa giá trị số trong cột của

vùng thống kê thỏa ĐK cho trước

DAVERAGE( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)

 Ví dụ:

Ascending: Tăng Descending: Giảm

Nếu muốn chọn thêm tiêu đề cần sắp xếp,

ta chọn ở phần Then By.

Rút Trích Dữ Liệu

Mục đích: Rút ra nhứng DL thoả điều kiện nào đó

1 Rút trích tự động

B1: Click chọn ô trong vùng DL cần rút trích

B2: Data  Filter  Auto Filter

B3: Click Custom…  Xuất hiện hộp thoại

B4: Chọn điều kiện gõ điều kiện

Equals: So sánh bằng “=“

Does not equal: Không bằng

Is greater than: so sánh lớn hơn >

Is less than: so sánh nhỏ hơn <

Begin with: được bắt đầu với…

Có thể chọn thêm điều kiện And hoặc Or

Rút Trích DL (tt)

2 Rút Trích Thoả Nhiều Điều Kiện

B1: Tạo vùng điều kiện gồm hai phần

Tiều đề đk: Copy tiêu đề từ dữ liệu Biểu thức điều kiện

B2: Data  Filter  Advanced Filter

B3: Click chọn mục O2 Copy to location… B4:

List Range: Quét toàn vùng DL cả tiêu đề Criteria range: quét vùng điều kiện

Copy to: Click vào ô trống bất kỳ

Vẽ Biểu Đồ - Cheøn Hình

B1: Quét khối phần cần vẽ

B2: Insert  Chart hoặc Click biểu tượng trên thanh

công cụ

B3: Chọn kiểu biểu đồ  Next  Next

B4: Định dạng biểu đồ  Next  Finish.

Chart Title: Đặt tiêu đề biểu đồ

Category (x) axis: Tên tiêu đề trục ngang

Value (Y) axis: Tên tiêu đề trục đứng

Thẻ Data label

Value: hiển thị giá trị từng thành phần

Percentage: Hiển thị phần trăm

Tạo Điều Kiện Cho Một Vùng DL

B1: Quét khối vùng DL cần hiển thị

B2: Fortmat  Conditional Formatting

B3: Chọn điều kiện trong khung số 2:

Between: Giữa một khoảng giá trị nào đó.

Equal to: Bằng

Greater than: Lớn hơn

Less than: Nhỏ hơn

B4: Click Format  Định dạng  Ok.

Ta có thể thêm điều kiện bằng cách Click Add để thêm.