Công tác kế toán tại công ty xe lửa Gia Lâm

Tài liệu tham khảo Công tác kế toán tại công ty xe lửa Gia Lâm

Mở đầu

Trong bối cảnh hiện nay khi Việt Nam đã là thành viên của Tổ chức

th-ơng mại Thế giới WTO, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nớc và nớc ngoài ngày càng gay gắt Để tồn tại và phát triển trong môi trờng nh vậy, việc duy trì và thu hút thêm nhiều nguồn đầu t trở nên bức thiết đối với các doanh nghiệp trong nớc Muốn vậy thì việc minh bạch tài chính tạo niềm tin cho các nhà đầu t là điều kiên tiên quyết đối với các doanh nghiệp trong nớc

Điều này lại trở thành áp lực cho các công ty kiểm toán cũng nh các kiểm toán viên Để có thể phát hành ra những báo cáo kiểm toán đáng tin cậy và đáp ứng

đợc yêu cầu của thị trờng thì ngoài việc nắm vững các kĩ thuật kiểm toán các kiểm toán viên cần phải nắm vững nghiệp vụ kế toán tại các doanh nghiệp Điều này lại càng quan trọng đối với các sinh viên chuyên ngành kiểm toán Chính vì vậy chơng trình kiến tập tìm hiểu về công tác kế toán tại các doanh nghiệp là một cơ hội tốt cho các sinh viên tiếp cận thực tế Tiếp cận thực tế, sinh viên có cơ hội tìm hiểu và nắm bắt công việc kế toán thực tế đang diễn ra tại từng doanh nghiệp cụ thể Từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc học chuyên ngành kiểm toán cũng nh thực tập kiểm toán sau này của sinh viên

Để có đợc cái nhìn bao quát nhất về các phần hành kế toán đợc học trong trờng, em đã lựa chọn doanh nghiệp sản xuất là nơi kiến tập – Công ty Xe lửa Gia Lâm Là doanh nghiệp có hơn 100 năm lịch sử, Cấu trúc báo cáo thực tập tại Công ty gồm:

- Chơng 1: Tổng quan về Công ty Xe lửa Gia Lâm

- Chơng 2: Công tác kế toán tại Công ty Xe lửa Gia Lâm

Trong quá trình hoàn thiện báo cáo, mặc dù rất cố gắng nhng không thể tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong thầy cô thông cảm và góp ý để báo cáo thực tập của em đợc hoàn thiện hơn cũng nh những kiến thức về nghiệp vụ kế toán của em đợc nâng cao hơn

Chơng 1: Tổng quan về Công ty Xe lửa Gia Lâm1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Xe lửa Gia Lâm:

Năm 1905, thực dân Pháp tiến hành xây dựng và đa vào hoạt động Nhà máy Xe lửa Gia Lâm Nhà máy đợc thành lập với ý đồ xây dựng hệ thống giao thông vận tải đờng sắt nhằm mục đích phục vụ cho việc cớp bóc, khai thác tài nguyên thiên nhiên của nớc ta

Đến tháng 10- 1954, nhà máy trở về tay giai cấp công nhân Việt Nam, với đội ngũ 400 cán bộ công nhân viên nhà máy Nhà máy đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của ngành, Nhà nớc giao cho

Đầu những năm 60, với sự giúp đỡ của Nhà nớc Ba Lan, nhà máy đợc xây dựng cải tạo, mở rộng với công suất 120 đầu máy và 1099 toa xe một năm

Tháng 10 – 1993, nhà máy đợc Thủ tớng Chính phủ cho phép thành lập lại theo nghị định 388-CP Nhà máy trở thành một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt

động trong lĩnh vực Công nghiệp Đờng sắt Việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo hợp đồng ký kết với khách hàng

Từ đó đến nay, cùng với sự đi lên phát triển của đất nớc ngành giao thông vận tải nhà máy cũng không ngừng lớn mạnh và làm ăn có hiệu quả, doanh thu năm sau cao hơn năm trớc, nộp ngân sách Nhà nớc đầy đủ, góp phần tích cực vào quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa nớc nhà Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 630 ngời với 580 công nhân tham gia sản xuất trực tiếp

Từ tháng 8 năm 2003, Nhà máy Xe lửa Gia Lâm đã chính thức đổi tên thành Công ty Xe lửa Gia Lâm Trụ sở hiện tại của công ty là 551 Nguyễn Văn

Cừ, Hà Nội

1.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Là một xí nghiệp công nghiệp đờng sắt, Nhà máy chủ yếu sản xuất chủ yếu theo chỉ tiêu cấp trên giao:

o Sửa chữa đóng mới đầu máy, toa xe, máy công cụ

o Gia công kết cấu thép, chế tạo sửa chữa nồi hơi các loại

o Sản xuất phụ tùng đầu máy, toa xe, kiểm định đồng hồ áp lực, kim loại và các dịch vụ khác

Ngoài ra, Nhà máy còn ký kết các hợp đồng sản xuất ngoài chỉ tiêu cấp trên giao nh kiểm định lò xo, mẫu kim loại làm vành xe, chế tạo, bảo dỡng nồi hơi

Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất đơn chiếc hoặc từng loạt nhỏ toa xe Quy mô sản xuất tơng đối lớn, chu kỳ sản xuất dài (1 tháng đến

1 tháng rỡi với sửa chữa đầu máy toa xe, 2 tháng đến 3 tháng với đóng mới toa xe)

1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

1.3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty Xe lửa Gia Lâm đợc tổ chức theo kiểu tổ chức dạng Trực tuyến – chức năng (Sơ đồ bên dới) Bộ phận quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ tr-ởng Đứng đầu Công ty là Giám đốc chịu mọi trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty Dới giám đốc công ty có các phó giám đốc, chịu trách nhiệm tham mu cho giám đốc quản lý các phân xởng đợc giao Bên cạnh đó, giúp việc cho Giám đốc còn có các phòng ban chức năng với 6 phòng chuyên trách Ngoài ra, còn có các phân xởng và các ban chuyên trách:

o Trạm y tế

o Tổ thực nghiệm

o Ban giám đốc công ty

o Trờng mầm non

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức hệ thống tổng thể công ty xe lửa Gia Lâm

Phòng kế hoạch điều độ Phân xởng toa xe 1

Phòng Vật t – Vận tải Phân xởng giá chuyển

Phòng kĩ thuật cơ điện Phân xởng Điện cơ

Phòng bảo vệ quân sự Phân xởng gia công

nóng

Nét liền: Sơ đồ quản lý hành hính Trờng Mầm non Nét đoạn: Sơ đồ quản lý theo ISO 9000

1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

1.3.2.1.Chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc:

Với vai trò là trung tâm điều khiển mọi hoạt động của công ty, ban lãnh

đạo gồm 1 đồng chí Giám đốc và 3 đồng chí Phó giám đốc hỗ trợ Giám đốc ở 3 khối cơ bản

a Giám đốc công ty:

- Chức năng:

o Là ngời có quyền điều hành cao nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

o Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam

về mọi hoạt động của công ty theo luật hiện hành

o Trực tiếp giao công việc cho các phó giám đốc, các phòng ban và các phân xởng; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do cấp trên giao, những chủ trơng chính sách, Pháp luật của Đảng và Nhà nớc ban hành

o Chịu trách nhiệm về các văn bản báo cáo định kì, báo cáo thờng xuyên, báo cáo đột xuất với các cơ quan hữu quan

- Nhiệm vụ cụ thể: trực tiếp phụ trách các công việc, chỉ đạo các mặt công tác sau:

o Công tác xây dựng cơ chế, quy chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

o Công tác xây dựng chiến lợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của công ty

o Công tác tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty

o Công tác đối ngoại, liên doanh, liên kết trong và ngoài ngành của công ty

o Tổ chức thực hiện các nguồn lực cần thiết để xây dựng duy trì hệ thống quản lý chất lợng

o Tổ chức các cuộc họp xem xét của ban lãnh đạo để đảm bảo hệ thống quản lý chất lợng đạt hiêu quả cao nhất

o Thiết lập các chính sách mục tiêu chất lợng theo định hớng chung của công ty

o Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thởng của công ty

o Là Chủ tịch Hội đồng lơng của công ty

o Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo:

Trờng hợp vắng mặt, Giám đốc phải ủy quyền cho ngời thay mặt là Phó giám đốc có trách nhiệm điều hành công việc, Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trong quá trình điều hành công việc của mình.

b Phó giám đốc 1:

- Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc công ty:

o Phụ trách công tác sản xuất kĩ thuật của công ty

o Phụ trách các phân xởng Toa xe 1, phân xởng Toa xe 2, phân xởng Giá chuyển

o Phụ trách bộ phận điều độ của phòng kế hoạch điều độ

o Phụ trách bộ phận kĩ thuật toa xe, giá chuyển của phòng Vật t – vận tải

o Ký các hợp đồng, theo dõi giám sát, đôn đốc thực hiện các hợp

đồng, khai thác tiềm năng do các phân xởng mình phụ trách đề xuất

o Đợc ký duyệt thanh toán đến 500.000đ Trờng hợp đột xuất duyệt thanh toán trên 500.000đ phải thông qua Giám đốc hoặc báo cáo

cụ thể lại bằng văn bản

o Đợc ủy quyền thay Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc vắng mặt

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Chỉ đạo sản xuất và mọi hoạt động lao động tiền lơng, bảo hộ lao

động ở đơn vị mình phụ trách

o Theo sát kế hoạch sản xuất của các đơn vị mình phụ trách, giải quyết kịp thời những vớng mắc trong sản xuất theo quy định quyền hạn đợc giao

o Tổng hợp đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất ở tất cả các

đơn vị trong công ty

o Chủ trì các cuộc họp giao ban sản xuất ngày, tháng

o Tham mu trực tiếp cho Giám đốc về thởng tiến độ, chất lợng sản phẩm cho các đơn vị cá nhân mình phụ trách

o Trực tiếp chỉ đạo giải quyết các công việc của Phó giám đốc 2, Phó giám đốc 3 khi Phó giám đốc 2, Phó giám đốc 3 đi vắng

c Phó giám đốc 2:

- Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc công ty

o Phụ trách phân xởng đầu máy, bộ phận sáng kiến, khoa học công nghệ, đăng kí sản phẩm mới, điện, thiết bị của phòng kĩ thuật cơ

điện

o Phụ trách bộ phận bảo hộ lao đông của phòng Tổ chức nhân chính

o Là đại diện lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001: 2000

o Đợc ký duyệt thanh toán trên 500.000đ

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Chỉ đạo sản xuất và mọi hoạt động tiền lơng, lao động, bảo hộ lao

động, sản xuất khai thác tiềm năng và các hoạt động khác của Phân xởng đầu máy

o Tham mu trực tiếp cho Giám đốc về thởng tiến độ, chất lợng sản phẩm cho các đơn vị, cá nhân trong phạm vi mình phụ trách

o Làm Chủ tịch Hội đồng sáng kiến của công ty

o Làm Chủ tịch Hội đồng bảo hộ lao động của công ty

o Trực tiếp chỉ đạo giải quyết các công việc đợc phân công của Phó giám đốc 1 khi Phó giám đốc 1 đi vắng

o Thực hiện các công việc đột xuất khi Giám đốc phân công

d Phó giám đốc 3:

- Chức năng: giúp việc cho Giám đốc

o Phụ trách các phân xởng Điện cơ, Gia công nóng

o Phụ trách phòng bảo vệ quân sự

o Phụ trách bộ phận hành chính, kỷ luật, y tế và tổ kinh doanh dịch

vụ của phòng Tổ chức nhân chính

o Đợc duyệt thanh toán đến 500.000đ

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Chỉ đạo cụ sản xuất, hoạt động lao động tiền lơng, bảo hộ lao động

và các hoạt động khác của các phân xởng mình phụ trách

o Thực hiện các công việc đột xuất khi Giám đốc phân công

1.3.2.2.Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức nhân chính:

- Nhiệm vụ:

o Phụ trách công tác Tổ chức cán bộ

o Phụ trách các mặt công tác: bảo vệ chính trị nội bộ, hồ sơ cán bộ công nhân viên, hợp đồng lao động, chế độ tiền lơng, chính sách bảo hiểm xã hội

o Đề xuất và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Tổ chc – cán bộ – lao động – tiền lơng trên cơ sở các quy định của Nhà nớc và của ngành

o Phụ trách công tác hành chính quản trị, văn th, đánh máy, phục vụ

o Phụ trách công tác thi đua, khen thởng kỷ luật trên cơ sở những quy định, những cơ chế đã có của Nhà nớc, của Ngành, của công ty

o Phụ trách công tác y tế

o Phân công công tác cho các thành viên trong phòng

o Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

- Sơ đồ tổ chức:

Sơ đồ 2: Sơ đồ nhiệm vụ chức năng cùa phòng Tổ chức nhân chính

Trờng phòng

Phó trởng phòng

Chuyên viên Chuyên viên

Tiền lơng – BHLĐ HCQT – thi đua

Chuyên viên Cán sự hành chính

tiền lơng - thống kê quản trị

Chuyên viên Nhân viên

Bảo hiểm xã hội đánh máy

Bác sĩ Nhân viên phục vụ

Y tá

1.3.2.3.Chức năng nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán:

- Nhiệm vụ: Phụ trách và chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về các công việc liên quan đến lĩnh vực Tài chính kế toán

1.3.2.4.Chức năng nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật cơ điện:

- Nhiệm vụ:

o Hớng dẫn kỹ thuật các công việc liên quan đến sản xuất của công ty

o Kiểm tra toàn bộ vật t đầu vào.

o Quản lý hồ sơ kỹ thuật sửa chữa đóng mới sản phẩm

o Đề xuất việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất

o Phối hợp với phòng tổ chức nhân chính thực hiện công tác đào tạo

bổ túc nghê tổ chức thi nâng cấp hàng năm cho công nhân

o Phối hợp với phòng khế hoạch điều độ phân công tác nghiệp hợp

lý, hiệu quả trong chế tạo, sửa chữa các sản phẩm của công ty

o Quản lý máy móc thiết bị trong công ty

o Quản lý mặt bằng trong công ty

o Quản lý các thiết bị sản xuất, các thiết bị đo lờng và kiểm định vật liệu

o Phụ trách hoạt động sáng kiến của công ty

o Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công

- Sơ đồ tổ chức:

o Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch thuộc lĩnh vực vật t đợc giao.

o Soạn thảo các văn bản về quy chế quản lý vật t, quy trình nghiệp

vụ để thực hiện công việc đợc giao

o Phân tích tổng hợp, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nghiệp

vụ quản lý vật t, tình hình thực hiện định mức vật t, báo cáo cấp trên theo quy định

o Chỉ đạo tổ lái xe phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất công tác của công ty

o Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công

- Sơ đồ tổ chức:

Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức của phòng Vật t – vận tải

Trởng phòng

Chuyên viên cấp phát phụ

trách vệ sinh công nghiệp, Thủ kho

an toàn kho kim loại

Chuyên viên mua sắm gỗ Thủ kho

dán, PT điện, PT trang trí phụ tùng Công nhân đầu máy toa xe kho

Thủ kho

Chuyên viên mua sắm hóa chất

kim loại, gỗ xẻ, que hàn,

 Tham mu để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, hợp đồng sản xuất khai thác tiềm năng, các văn bản kế hoạch, dự toán, quyết toán giá các sản phẩm.

o Tổ chức thực hiện các công tác:

 Điều độ sản xuất trong toàn công ty theo kế hoạch

 Đa đầu máy, toa xe vào sửa chữa, giao tiếp và trả vận dụng đầu máy, toa xe đã sửa chữa xong

Chuyên viên kế Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên

hoạch điều hành kế hoạch điều phối toa xe phụ trách xây

sản xuất đầu máy dựng cơ bản

1.3.2.6.Chức năng nhiệm vụ của phòng bảo vệ quân sự:

- Nhiệm vụ:

o Bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn trong công ty

o Bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản

o Làm công tác chuyên trách quân sự, phòng cháy và chữa cháy

- Sơ đồ tổ chức:

Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức của phòng bảo vệ quân sự Trởng phòng

Phó phòng

Tổ bảo Tổ bảo Tổ bảo Tổ bảo Tổ bảo

vệ cổng vệ cổng vệ tuần vệ tuần vệ trờng

Bắc Nam tra 1 tra 2 Mầm non

kĩ thuật của ngành đờng sắt Công nghệ sản xuất của Công ty là bán cơ khí kết hợp thủ công

Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty:

- Hợp đồng sản xuất với khách hàng sau khi đợc kí kết, phòng kỹ thuật sẽ lập thiết kế đối với toa xe đóng mới, và lập bản giải thể để xác định mức độ sửa chữa đối với đầu máy, toa xe vào sửa chữa đại tu

- Dựa vào thiết kế đợc duyệt và các bản giải thể, các bộ phận, chi tiết, phụ tùng đầu máy toa xe cần thiết đợc tiến hành sản xuất

- Cuối cùng là việc lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm đầu máy, toa xe

Sơ đồ 7: Quy trình công nghệ Đơn đặt hàng (HĐKT)

P Kỹ thuật P Kế hoạch

Sản xuất

6 phân xởng sản xuất

Dựa vào quy trình công nghệ và đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty

tổ chức 6 phân xởng:

a.Phân xởng đầu máy:

- Phân xởng đầu máy có nhiệm vụ nhận kế hoạch và sản xuất hàng tháng do công ty giao:

o Chế tạo, lắp ráp mới, sửa chữa đầu máy Dieden

o Chế tạo, sửa chữa, lắp đặt nồi hơi và các thiết bị áp lực

o Đóng mới, sữa chữa toa xe hàng, giá chuyển hớng toa xe hàng các loại theo tác nghiệp đợc phân

o Chế tạo mới một số bộ phận, phụ tùng toa xe khách hàng đóng mới, sữa chữa toa xe khách, giá chuyển hớng toa xe các loại

o Quản lý khai thác thiết bị, vật t, mặt bằng hiện có của phân xởng

o Tìm kiếm việc làm và khai thác tiềm năng của phân xởng

o Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao

b Phân xởng toa xe 1:

- Nhận kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất tháng do công ty giao:

o Sửa chữa các loại toa xe khách, toa xe hàng, các loại giá chuyển toa

xe khách, toa xe hàng

o Đóng mới các loại toa xe hàng, toa xe khách, giá chuyển

o Quản lý, khai thác thiết bị, vật t, mặt bằng hiện có của phân xởng

c Phân xởng toa xe 2:

- Nhận kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất tháng do công ty giao:

o Sửa chữa các loại toa xe khách, toa xe hàng, các loại giá chuyển toa

xe khách, toa xe hàng

o Đóng mới các loại toa xe hàng, toa xe khách, giá chuyển

o Quản lý, khai thác thiết bị, vật t, mặt bằng hiện có của phân xởng

d Phân xởng giá chuyển:

- Nhận kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất hàng tháng do công ty giao:

o Sửa chữa giá chuyển hớng toa xe khách, toa xe hàng, đầu máy

o Đóng mới các loại giá chuyển toa xe khách, toa xe hàng

o Gia công trục bánh đầu máy, toa xe

o Quản lý, khai thác thiết bị, vật t, mặt bằng hiện có của phân xởng

e Phân xởng điện cơ:

- Nhận kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất hàng tháng do công ty giao:

o Chế tạo mới, sửa chữa các phụ tùng hãm gió, hãm tay phục vụ đóng mới, sửa chữa toa xe

o Chế tạo mới, sửa chữa các loại phụ tùng hệ thống nớc, súp lê, đầu

đấm và ê cu, bu lông từ M12 trở lên.…

o Chế tạo, sửa chữa, chỉnh bị các loại van hãm

o Chế tạo phụ tùng giá chuyển đóng mới

o Chế tạo mới, sửa chữa các loại phụ tùng phục vụ đóng mới, sửa chữa

đầu máy

o Mạ, a nốt hoá các loại phụ tùng: vô lăng hãm tay, bản lề cửa hông …theo kế hoạch giao.

o Chế tạo cửa sổ (kính + chớp) toa xe, đầu máy

o Sửa chữa, khám nghiệm đồng hồ áp lực…

o Sửa chữa, lắp đặt, di chuyển máy móc thiết bị phục vụ sản xuất trong công ty

o Trực trạm điện 33B, sửa chữa các sự cố cao và hạ áp, đảm bảo lới điện trong công ty

o Vận hành trạm ép gió 6,6 KV, vận hành trạm bơm nớc phục vụ sản xuất cho công ty, trạm xử lý nớc thải

o Chế tạo phụ tùng đầu máy, toa xe, giá chuyển theo nhiệm vụ đợc giao

o Nề: xây buồng vệ sinh, buồng rửa mặt, đổ nền bitum, bê tông xốp toa

xe khách đóng mới và sửa chữa

o Vệ sinh mặt bằng công ty: đờng đi và các khu vực công cộng theo quy định

o Quản lý, khai thác thiết bị, vật t, mặt bằng hiện có của phân xởng

f Phân xởng gia công nóng:

- Nhận kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất hàng thàng do công ty giao:

o Rèn, dập, đúc các phụ tùng phục vụ sửa chữa máy móc thiết bị

o Chế tạo, sửa chữa các loại lò xo toa xe, đầu máy

o Rèn, dập, đúc các phụ tùng phục vụ sửa chữa máy móc thiết bị

o Chế tạo các loại phụ tùng khác phục vụ đóng mới, sửa chữa đầu máy toa xe

o Quản lý, khai thác thiết bị, vật t, mặt bằng hiện có của phân xởng

Chơng 2: Công tác kế toán tại Công ty Xe lửa

Gia Lâm2.1 Bộ máy kế tóan của Công ty Xe lửa Gia Lâm:

Do yêu cầu của quản lý, Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung Toàn bộ công tác thuộc lĩnh vực Tài chính – kế toán đợc thực hiện tại phòng Tài chính kế toán: từ việc ghi chép đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức gọn nhẹ phù hợp với tình hình của công ty

Phòng Tài chính – kế toán gồm 6 ngời đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Các nhân viên kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức của phòng Tài chính kế toán

Trởng phòng

(Kế toán trởng)

Phó phòng

Chuyên viên kế toán tiền mặt

Thanhh toán nội bộ – vật liệu

Chuyên viên kế toán

TSCĐ - tiêu thụ – vật liệu

Chuyên viên kế toán ngân hàng

thanh toán công nợ

phải trả phải thu

Thủ quỹ

Chuyên viên kế toán vật liệu

2.1.1.Kế toán trởng:

- Kế toán trởng phụ trách chung công tác của phòng Phân công giao nhiệm

vụ và quản lý mọi công việc của phòng Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty về mọi hoạt động của Phòng Tài chính kế toán/

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Quản lý và tổ chức thực hiện các lĩnh vực nghiệp vụ Tài chính – kế toán

o Chỉ đạo việc tổng hợp và lập báo cáo nghiệp vụ, báo cáo kế toán theo quy định hiện hành Chịu trách nhiệm trớc cấp trên và cơ quan quản

lý Nhà nớc về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo

o Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá việc bảo quản, sử dụng vật t, tài sản, nguồn và kinh phí , đề xuất các biện pháp tăng c… ờng quản lý, khai thác có hiệu quả nhất các nguồn tài chính và nguồn lực khác của Công ty

o Chịu trách nhiệm về công tác bảo toàn vốn và tài sản của Công ty

o Phụ trách bộ phận kho của phòng Vật t – vận tải và kho của các phân xởng

o Phân công công tác đối với các thành viên trong phòng

o Thực hiện các công việc khác do Giám đốc phân công

2.1.2.Phó phòng:

- Giúp việc cho trởng phòng chỉ đạo, quản lý, thực hiện một số lĩnh vực nghiệp vụ tài chính – kế toán của công ty

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ kế toán

đối với các kế toán viên cấp dới Chịu sự hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán của cấp trên và cơ quan quản lý nhà nớc có thẩm quyền, phụ trách công tác kế toán

o Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho công tác hạch toán kế toán, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, giá bán sản phẩm, phân bổ tiền lơng, chi phí vật t, nhiên liệu, điện lực, chi phí khác, lợi nhuận, các khoản nộp ngân sách và các công tác khác liên quan

o Lập kế hoạch tài chính – phân tích tình hình sử dụng vốn – xin

bổ sung vốn cho SXKD

o Tổng hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thống kê theo quy định hiện hành Chịu trách nhiệm trớc cấp trên và cơ quan quản lý nhà nớc về sự chính xác, trung thực của số liệu báo cáo

o Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá việc bảo quản, sử dụng vật t, tài sản, tiền vốn và kinh phí, đề xuất các biện pháp…quản lý sử dụng các nguồn vốn và kinh phí tiết kiệm có hiệu quả.

o Cung cấp tài liệu, số liệu kế toán cho cấp trên và các bộ phận liên quan

o Lu trữ các chứng từ thuộc công tác kế toán tổng hợp, quyết toán tài chính hàng năm

o Thực hiên các công việc do Trởng phòng giao

o Điều hành các công việc của phòng khi Trởng phòng đi vắng

2.1.3.Chuyên viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ, vật liệu

- Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện một số phần thuộc nghiệp

vụ Tài chính – kế toán: kế toán tiền mặt, tạm ứng, thanh toán nội bộ, vật liệu

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Kiểm tra, lập chứng từ ban đầu thuộc nghiệp vụ kế toán đợc phân công: kế toán tiền mặt, kế toán tạm ứng, kế toán thanh toán nội bộ,

kế toán vật liệu theo đúng quy định và đảm bảo kịp thời, chính xác

o Thu thập, kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: thu – chi tiền mặt, kiểm quỹ xác nhận tồn quỹ tiền mặt, thanh quyết toán công nợ, tạm ứng, quản lý theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu, vật t hàng hoá của kho hoá chất

o Mở sổ và ghi chép, cập nhật các sổ kế toán chi tiết thuộc phần hành kế toán đợc phân công

o Lập báo cáo nghiệp vụ phần việc kế toán mình thực hiện Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo

o Quản lý, lu trữ toàn bộ các chứng từ gốc về tiền mặt, tạm ứng, thanh toán nội bộ, phiếu nhập xuất vật t thuộc nghiệp vụ kế toán

2.1.4.Chuyên viên Kế toán Tài sản cố định tiêu thụ vật liệu:– –

- Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện một số phần việc thuộc lĩnh vực nghiệp vụ Tài chính – kế toán: kế toán tài sản cố định, kế toán tiêu thụ, kế toán vật liệu

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Kiểm tra, lập chứng từ ban đầu thuộc nghiệp vụ kế toán đợc phần công: kế toán tài sản cố định, kế toán tiêu thụ, kế toán vật liệu theo quy định đảm bảo kịp thời, chính xác

o Thu thập, kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: phân bổ chi phí tài sản cố định, nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại, quản lý theo dõi việc nhập xuất nguyên liệu, vật t, hàng hoá kho kim khí, xuất hoá đơn bán hàng, theo dõi công nợ phải thu, quản lý, báo cáo sử dụng hoá đơn tài chính

o Mở sổ ghi chép, cập nhật các sổ kế toán chi tiết thuộc phần hành

kế toán đợc phân công

o Lập báo cáo nghiệp vụ phần việc kế toán mình thực hiện Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo

o Quản lý, lu trữ hồ sơ về tài sản cố định, chứng từ nhập xuất vật liệu kho kim khí, hoá đơn bán hàng thuộc nghiệp vụ kế toán đợc giao

o Cung cấp tài liệu, số liệu kế toán thuộc phần việc của mình cho cấp trên và cho các bộ phận liên quan

o Chuẩn bị số liệu phục vụ kiểm kê tài sản, tham gia kiểm kê tài sản

và thực hiện việc ghi chép các biểu mẫu kiểm kê và tính toán xác

định kết quả kiểm kê tài sản thuộc phần mình phụ trách

o Phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí thuộc phần việc đợc phân công phụ trách

o Thực hiện các công việc khác do trởng phòng phân công

2.1.5.Chuyên viên kế toán ngân hàng, thanh toán công nợ phải thu phải trả:

- Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện một số phần việc thuộc lĩnh vực nghiệp vụ Tài chính – kế toán: kế toán ngân hàng, công nợ phải thu của khách hàng, phải trả cho ngời bán, quản lý hợp đồng thuê nhà x-ởng kho bãi, sử dụng điện nớc

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Kiểm tra, lập chứng từ ban đầu thuộc nghiệp vụ kế toán đợc phân công: kế toán ngân hàng, công nợ phải thu của khách hàng, phải trả cho ngời bán, quản lý hợp đồng thuê nhà xởng kho bãi, hợp

đồng sử dụng điện nớc, theo đúng quy định và đảm bảo kịp thời, chính xác

o Thu thập, kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: làm thủ tục tại ngân hàng và các đơn vị liên

quan để thu tiền, nộp tiền, vay tiền, cập nhật số liệu thu chi tiền gửi ngân hàng, khoá sổ theo dõi số d tài khoản tiền gửi, tiền vay, thanh toán công nợ thuộc phần hành kế toán đợc phân công.

o Mở sổ và ghi chép, cập nhật các sổ kế toán chi tiết thuộc phần hành kế toán đợc phân công

o Lập báo cáo nghiệp vụ phần việc kế toán mình thực hiện Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo

o Quản lý, lu trữ toàn bộ chon từ gốc về tiền gửi, tiền vay, thanh toán với ngời bán, hợp đồng cho thuê nhà xởng, hợp đồng sử dụng

2.1.6.Thủ quỹ chuyên viên kế toán vật liệu:–

- Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện một số phần việc thuộc lĩnh vực nghiệp vụ Tài chính – kế toán: thủ quỹ, kế toán vật liệu

- Nhiệm vụ cụ thể:

o Kiểm tra, lập chứng từ ban đầu, thuộc nghiệp vụ kế toán đợc phân công: thủ quỹ + kế toán vật liệu theo đúng quy định đảm bảo kịp thời, chính xác

o Thực hiện việc thu – chi, bảo quản và cấp phát tiền mặt, cập nhật

số liệu thu chi tiền mặt, lên sổ quỹ, báo cáo tồn quỹ hàng ngày với

kế toán tiền mặt, quản lý theo dõi việc nhập xuất nguyên liệu, vật

t, hàng hoá kho phụ tùng

o Thu thập, kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phần hàng kế toán đợc phân công

o Mở sổ và ghi chép, cập nhật các sổ kế toán chi tiết thuộc phần hành kế toán đợc phân công

o Lập báo cáo nghiệp vụ phần việc kế toán mình thực hiện Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo

o Quản lý, lu trữ hồ sơ tài liệu, chứng từ nhập xuất vật liệu thuộc nghiệp vụ kế toán đợc giao

o Chuẩn bị số liệu phục vụ kiểm kê tài sản, kiểm kê quỹ tiền mặt

định kỳ hàng tháng, tham gia kiểm kê tài sản và thực hiện việc ghi chép các biểu mẫu kiểm kê và tính toán xác định kết quả kiểm kê tài sản thuộc phần mình phụ trách

o Phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí thuộc phần việc đợc phân công phụ trách.

o Chịu sự hớng dẫn chỉ đạo kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của cấp trên

o Thực hiện các công việc khác do trởng phòng phân công

o Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung của đơn vị:

2.2 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng:

- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng bộ tài chính

- Công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp tuân thủ theo chuẩn mực

kế toán và chế độ kế toán Việt Nam

- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung

Hiện nay, Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung với hệ thống sổ sách tơng đối phù hợp Công ty áp dụng hệ thống máy tính trong việc tổ chức công tác kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin thuộc lĩnh vực tài chính kế toán nhanh chóng kịp thời, chính xác, giảm bớt công tác kế toán thủ công

Trình tự ghi sổ kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ dới đây:

Sơ đồ 8: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi

Chứng từ - báo cáo tài chính

kế toán - Báo cáo kế toán

cùng lọai quản trị

: Nhập số liệu hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

: Đối chiếu, kiểm tra

Công ty đã áp dụng hệ thống kế toán mơí theo quyết định thử nghiệm của Nhà nớc từ ngày 1/1/1995 Năm 1996 áp dụng chính thức hệ thống kế toán mới và ngày càng hoàn thiện

2.2.1 Hệ thống tài khoản kế toán:

Là doanh nghiệp sản xuất sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, công ty sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán, ngoại trừ một số tài khoản liên quan đến công ty cổ phần, các tài khoản liên quan đến phơng pháp kiểm kê

định kỳ Cụ thể danh mục hệ thống tài khoản kế toán ở phần phụ lục

2.2.2 Chính sách kế toán áp dụng:

a Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tơng đơng bằng tiền: theo giá trị thực tế, có điều chỉnh cuối kỳ

- Phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng kế toán: theo

tỷ giá hạch toán, có điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ

b Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá trị thực tế

- Phơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: theo giá bình quân

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: KKTX

- Lập dự phòng hàng tồn kho: theo chế độ ban hành

c Nguyên tắc ghi nhận và KH TSCĐ và bất động sản đầu t:

- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (HH, VH, thuê tài chính): theo giá trị ban đầu và chi phí phát sinh kèm theo

- Phơng pháp KH TSCĐ (HH, VH, thuê tài chính): theo đờng thẳng

d Nguyên tắc ghi nhận bất động sản đầu t: theo chế độ ban hành

- Nguyên tắc ghi nhận bất động sản đầu t

- Phơng pháp KH bất động sản đầu t

e Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu t tài chính: theo chế độ ban hành

- Các khoản đầu t và công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát

- Các khoản đầu t chứng khoán ngắn hạn

- Các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn khác

- Phơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn, dài hạn

f Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí để vay: theo chế độ ban hành

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay

- Tỷ lệ vốn hoá đợc sử dụng để xác định chi phí đi vay đợc vốn hoá trong kỳ

g Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí khác:

- Chi phí trả trớc: theo chi phí thực tế phát sinh

- Chi phí khác: theo chứng từ hợp lệ

- Phơng pháp phân bổ chi phí trả trớc: nhiều lần

- Phơng pháp và thời gian phân bổ lợi thế thơng mại

h Nguyên tắc ghi nhận chi phi phải trả: theo chứng từ hợp lệ

i Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: theo chế độ quy định

j Nguyên tắc ghi nhận VCSH: theo chế độ quy định

- Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu t của CSH, thặng d vốn cổ phần, vốn khác của CSH

- Nguyên tắc ghi nhận đánh giá lại TS

- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá

- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch lợi nhuận cha phân phối

k Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Doanh thu bán hàng

- Doanh thu cung cấp dịch vụ

- Doanh thu hoạt động tài chính

- Doanh thu hoạt động xây dựng

l Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận chi phí: theo chi phí thực tế

m Nguyên tắc và phơng pháp ghi nhận chi phí thuế TNDN hiện hành, chi phí thuế TNDN hoãn lại: theo chế độ quy định

n Các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái

o Các nguyên tắc và phơng pháp kế toán khác: theo chế độ quy định

Cụ thể danh mục chứng từ tại phần phụ lục

2.2.4.Báo cáo tài chính: theo chế độ quy định

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh tài chính

2.3 Các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xe lửa Gia Lâm

2.3.1 Kế toán vốn bằng tiền

2.3.1.1 Tài khoản sử dụng

Tiền của Công ty gồm tiền tại quỹ và tiền gửi tại Ngân hàng Tiền của Công ty là tiền Việt Nam, mọi đồng tiền khác đều đợc quy đổi ra tiền Việt Nam

Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty đều tuân thủ theo các nguyên tắc, quy

định, chế độ quản lý, lu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nớc

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm vốn bằng tiền, kế toán tại Công ty sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 111 “Tiền mặt”: phản ánh các loại tiền của Công ty, chi tiết tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam

- Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”: theo dõi tiền của Công ty gửi tại các ngân hàng, chi tiết thành 1121 – Tiền VND gửi Ngân hàng Do Công ty gửi tiền tại nhiều ngân hàng khác nhau, kế toán tiền VND gửi ngân hàng chi tiết thành:

o 11211: Sở GDI – Nh Công thơng Việt Nam

o 11212: NH đầu t phát triển Bắc HN

o 11214: NH Công thơng Chơng Dơng

o 11215: Sở giao dịch NH ngthơng VN

2.3.1.2 Chứng từ kế toán liên quan

Tuân thủ chế độ hiện hành, chứng từ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền gồm:

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Biên lai thu tiền

- Giấy thanh toán tạm ứng

- Giấy đề nghị thanh toán

- Bản thanh toán tiền thuê ngoài

Phiếu chi, biên -Sổ cái TK111,112

lai thu tiền -Sổ chi tiết TK1111…