Tin học cấu TRÚC BẢNG

- Mục đích của mỗi bảng trong CSDL hoặc chứa thông tin của chủ thể hoặc chứa thông tin về mối quan hệ giữa chủ thể này với chủ thể khác, từ đó biết cách xây dựng các trường và kiểu trườn

Tin học:

CẤU TRÚC BẢNG

gồm Trường, Bản ghi, Kiểu dữ liệu, Khóa chính;

II. PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC

bảng

Giáo viên cần nhấn mạnh:

- Bảng là đối tượng quan trọng nhất trong số các đối tượng của Access

vì Bảng chứa toàn bộ dữ liệu trong một CSDL Giữa các bảng có mối liên hệ với nhau (HS sẽ học về các mối liên kết giữa các bảng trong Bài 7)

- Mục đích của mỗi bảng trong CSDL (hoặc chứa thông tin của chủ thể hoặc chứa thông tin về mối quan hệ giữa chủ thể này với chủ thể khác), từ đó biết cách xây dựng các trường và kiểu trường cần thiết cho mỗi bảng

- Nếu có điều kiện, ngay trong tiết lý thuyết, chúng ta thực hiện và hướng dẫn HS thực hiện các thao tác tạo và sửa cấu trúc bảng trên máy tính (có máy chiếu)

- Nếu không có điều kiện, chúng ta hướng dẫn HS tìm hiểu các thao tác thông qua việc sử dụng các hình 19 đến 21 trong SGK

+ Ổn định lớp:

+ Chào thầy cô

+ Cán bộ lớp báo cáo sỉ số

+ Chỉnh đốn trang phục

GV: Bảng là gì?

HS: Trả lời câu hỏi (theo ý hiểu của HS)

GV: Cho HS quan sát bảng sau

Hình 9 Bảng danh sách học sinh

GV: Em hãy cho biết bảng trên bao gồm những

thành phần nào?

HS: bao gồm 2 thành phần đó là “hàng” và “cột”

GV: Mỗi hàng của bảng dùng để lưu dữ liệu của

một HS Người ta gọi mỗi hàng là một bản ghi của

bảng Ví dụ bảng ghi thứ năm cho ta biết: Học

sinh Lê Thanh Bình có mã số 5, là HS nam, sinh

ngày 9/5/1987, địa chỉ 12 Lê Lợi

Mỗi cột trong bảng dùng để lưu dữ liệu một thuộc

1.Các khái niệm chính

- Table (bảng): Một bảng là

tập hợp dữ liệu về một chủ thể nào đó, chẳng hạn tập hợp HS của một lớp hoặc tập hợp hóa đơn bán hàng … (là thành phần cơ sở tạo nên CSDL Các bảng được tạo ra

sẽ chứa toàn bộ dữ liệu mà người dùng cần để tổng hợp, lọc, truy vấn, hiển thị và in ra)

- Trường (field): Mỗi trường là một thuộc tính cần quản lí của chủ thể Các dữ liệu cùng một trường của các

cá thể tạo thành một cột Trong nhiều trường hợp người ta gọi tắt mỗi cột là một trường của bảng

Quy tắc đặt tên trường:

Tên trường <=64 kí tự, không chứa dấu chấm(.), dấu(!), dấu(‘) hoặc dấu([])

tính của các cá thể Mỗi cột gọi là một trường của

bảng

Như vậy, dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới

dạng các bảng, gồm có các cột (trường – field) và

các hàng (bản ghi – record) Một bảng là tập hợp

dữ liệu về môt chủ thể nào đó, chẳng hạn tập hợp

HS của một lớp hoặc tập hợp hóa đơn bán hàng …

GV: Em có nhận xét gì về dữ liệu của bảng nằm

trên cùng một cột?

HS: Trong một cột các dữ liệu có chung một kiểu.

GV: Kiểu dữ liệu là gì?

Tên không bắt đầu bằng khoảng trắng, không nên bỏ dấu tiếng Việt, không nên chứa kí tự trắng

Ví dụ: Trong bảng SODIEM_GV có các trường: Ten, NgSinh

- Bản ghi: Mỗi bản ghi là

một hàng của bảng gồm dữ liệu về toàn bộ thuộc tính của một cá thể mà bảng quản lí (gọi là bộ dữ liệu của

cá thể)

Ví dụ: Trong bảng SODIEM_GV bản ghi thứ 5 có

bộ dữ liệu là:

{5, Lê Thanh Bình, Nam, 9/5/1987, 12 Lê Lợi}

- Kiểu dữ liệu: Là kiểu giá

trị của dữ liệu lưu trong các trường (mỗi trường chỉ chọn một kiểu dữ liệu)

Dưới đây là một số kiểu dữ liệu chính trong Access:

Text Dữ liệu kiểu văn bản gồm các kí tự chữ và số 0 – 255 kí tự

AutoNumber Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản

Yes/No Dữ liệu kiểu Boolean (hay Lôgic) 1 bit

GV: Trong cửa sổ CSDL có trang bảng thì có thể

thực hiện tạo và sửa cấu trúc bảng, tạo liên kết

giữa các bảng

GV: Sau khi đã thiết kế cấu trúc bảng trên giấy,

để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế của

Access ta thực hiện một trong 3 cách sau:

GV: Sau khi thực hiện, trên cửa sổ làm việc của

Access xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng (H

21) và cửa sổ cấu trúc bảng

Hình 21 Thanh công cụ thiết kế bảng

GV: Cấu trúc của bảng được thể hiện gồm tên

trường, kiểu dữ liệu và các tính chất của trường

Cửa sổ cấu trúc bảng được chia làm 2 khung;

khung trên là phần định nghĩa trường và khung

dưới là phần các tính chất của trường (H 22)

2.Tạo và sửa cấu trúc bảng

a.Tạo cấu trúc bảng

- Cách 1: Chọn đối tượng

bảng để có trang bảng, sau

đó nháy đúp Create Table

in Design View

- Cách 2: Chọn đối tượng

bảng để có trang bảng, sau

đó nháy nút lệnh New rồi

nháy đúp Design View (chế

độ thiết kế)

- Cách 3: Chọn Insert/

Table, rồi nháy đúp Design View.

Sau khi thực hiện, trên cửa

sổ làm việc của Access xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng (H 21) và cửa sổ cấu trúc bảng

 Gõ tên trường vào cột

Field Name

 Chọn kiểu dữ liệu trong

cột Data Type.

 Mô tả nội dung trường

trong cột Description

(phần này không nhất thiết phải có)

GV: Mỗi trường được đặc trưng bởi: tên trường

(Field Name), kiểu dữ liệu trong trường (Data

Type), các tính chất khác của trường (Field

Properties) Đối với mỗi trường của bảng, ta cần:

GV: Các tính chất của trường được dùng để điều

 Lựa chọn tính chất của

trường trong phần File Properties.

Nhấn các phím Tab hoặc Enter để chuyển qua lại

giữa các ô Để chọn kiểu dữ liệu của một trường ta nháy

chuột vào ô thuộc cột Data Type của trường này Khi đó

xuất hiện mũi tên chỉ xuống

ở bên phải ô Nháy chuột vào mũi tên này sẽ xuất hiện một danh sách kéo xuống (drop – down list), liệt kê các kiểu dữ liệu có thể chọn cho trường này

* Các tính chất của trường

Để thay đổi tính chất của một trường:

 Nháy chuột vào kiểu của trường, chọn thay đổi kiểu trường

 Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong Field Properties ở nửa dưới của hộp thoại (H 22)

* Chỉ định khóa chính

khiển cách thức dữ liệu được lưu trữ, nhập hoặc

hiển thị Tính chất của trường phụ thuộc vào kiểu

dữ liệu của trường đó (Xem Phụ lục 1)

GV: Tại sao lại chỉ định khóa chính?

GV: Một CSDL trong Access có thiết kế tốt là CSDL

mà mỗi bản ghi trong một bảng phải là duy nhất,

nghĩa là không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau

Vì vậy, khi xây dựng mỗi bảng trong Acces, người

dùng cần chỉ ra một hoặc nhiều trường mà giá trị

của chúng xác định duy nhất mỗi hàng của bảng

Các trường đó tạo thành khóa chính (Primary Key)

của bảng hai hàng trong một bảng được phân biệt

với nhau bởi giá trị khóa chính

 + Chọn trường bằng cách nháy ô ở bên trái tên trường

 + Nháy nút hoặc chọn

lệnh Primary Key trong bảng chọn Edit.

Access hiển thị chiếc chìa khóa ( ) ở bên trái trường

đã chọn để cho biết trường

đó được chỉ định là khóa chính

Ta có thể để Access tự tạo khóa chính, khi đó Access sẽ

tự động tạo thêm một trường có tên là ID và kiểu

dữ liệu là AutoNumber

Chú ý: Khi đã chỉ định khóa

chính cho bảng, thì Access

sẽ không cho phép nhận giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khóa chính

* Lưu cấu trúc bảng

+ Chọn File  Save hoặc

nháy nút lệnh (Save)

+ Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As.

GV: Bước cuối củng phải thực hiện khi thiết kế

một bảng mới là đặt tên và lưu cấu trúc

Để lưu cấu trúc bảng, thực hiện:

GV: Sau khi thiết kế cấu trúc bảng, có trường hợp

lại phát hiện thấy cấu trúc chưa hoàn toàn hợp lí,

để phù hợp hơn với bài toán quản lí đang xét ta

muốn thêm trường, xóa trường, thay đổi tên

trường hoặc kiểu dữ liệu của trường, thay đổi lại

thứ tự các trường

Access cho phép thực hiện sự thay đổi cấu trúc

bảng tại thời điểm bất kì nào

GV: Trong mục này GV vừa viết bảng vừa chỉ trực

tiếp trên máy hoặc có bản in lớn để chỉ cho HS

thấy rõ hơn từng thành phần

Chú ý: Cấu trúc bảng sau khi thay đổi phải được

lưu bằng lệnh Save (File  Save hoặc nháy nút

lệnh (Save)).

GV: Sau khi thiết kế cấu trúc bảng, có trường hợp

lại phát hiện thấy cấu trúc chưa hoàn toàn hợp lí,

mặc dù chúng ta có thể thay đổi cấu trúc của bảng

+ Nháy OK hoặc nhấn Enter

Nháy nút (Close) để đóng cửa sổ Một bảng sau khi được tạo và lưu cấu trúc thì có thể nhập dữ liệu vào bảng đó

b.Thay đổi cấu trúc bảng

Để thay đổi cấu trúc bảng cần chọn chế độ thiết kế bằng cách thực hiện:

- Nháy chọn tên bảng trong trang của bảng

- Nháy nút (Design) trên thanh công cụ của cửa sổ CSDL

Sau đó ta có thể thêm/sửa/xóa hay thay đổi lại thứ tự các trường và sửa các tính chất của trường

* Thay đổi thứ tự các

trường

Để thay đổi thứ tự các trường:

- Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ Khi đó Access sẽ hiển thị một đường nhỏ nằm ngang ngay trên đường được chọn

nhưng vẫn không đáp ứng được với nhu cầu bài

toán, trong trường hợp này chúng ta phải xóa

bảng để tạo lại

GV: Việc xóa một bảng không phải là một việc làm

thường xuyên, song đôi khi trong quá trình làm

- Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của trường

- Nhả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn

* Thêm trường

Để thêm một trường vào bên trên trường hiện tại, thực hiện:

- Nháy chọn Insert rồi chọn

Rows hoặc nháy nút

- Gõ tên trường, chọn kiểu

dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất của trường (nếu có)

* Xóa trường

Để xóa trường

- Chọn trường muốn xóa

- Nháy Edit  Delete Row

hoặc nháy nút

* Thay đổi khóa chính

Nếu cần thay đổi khóa chính, ta thực hiện như sau:

- Chọn (các) trường khóa chính

- Nháy nút hoặc chọn

việc ta cần xóa các bảng không bao giờ dùng đến

nữa hay các bảng chứa các thông tin cũ, sai

Chú ý: Thao tác đổi tên bảng hoặc xóa bảng chỉ

thự hiện với bảng đã đóng Khi thay đổi tên bảng,

cần thay cả trong các tham chiếu tới bảng này

thuộc các biểu mẫu, mẫu hỏi và báo cáo

lệnh Primara Key để hủy bỏ thiết đặt khóa chính cũ

- Chọn (các) trường mới và chỉ định lại khóa chính

c.Xóa và đổi tên bảng

* Xóa bảng

Để xóa một bảng:

- Chọn tên bảng trong trang bảng

- Nháy nút lệnh hoặc

chọn lệnh Delete trong bảng chọn Edit.

Khi nhận được lệnh xóa, Access mở hộp thoại để ta khẳng định lại có xóa hay không

Tuy rằng Access cho phép khôi phục lại bảng bị xóa nhấm, song cần phải hết sức cẩn thận khi quyết định xóa một bảng, nếu không có thể

bị mất dữ liệu

* Đổi tên bảng

Để đổi tên bảng:

- Nháy một lần để chọn tên bảng

- Chọn lệnh Rename trong bảng chọn Edit.

Khi tên bảng có viền khung

là đường liền nét (ví dụ

), nháy chuột vào trong phần tên bảng để

gõ tên bảng mới, rồi nhấn Enter

- Nhắc lại một số khái niệm trọng tâm;

- Cho bài tập về nhà