Các phương pháp thực hiện 6-sigma

Six sigma là một triết lý quản lý, tập trung vào việc loại bỏ những lỗi sai, lãng phí và sửa chữa.

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 3

Chương I : Cơ sở lí luận về quản trị chất lượng 6-sigma 4

I Khái niệm về Six Sigma 4

1 Sig-sixma là gì ? 4

2.Cấp độ của Six- Sigma 4

3 Tiêu chuẩn Six Sigma 5

4 Sự khác biệt giữa Six- Sigma với các phương pháp khác 5

II Các phương pháp thực hiện 6-sigma 6

1 DMAIC 6

1.1 Lập kế hoạch 6

1.2 Tiến trình thực hiện DMAIC: 8

1.3 Một số công cụ sử dụng trong Six Sigma 11

2 DFSS: 12

2.1 DFSS là gì ? Thiết kế quy trình 6-sigma 12

2.2 DMADV và DMADOV 13

2.2 DCCDI 13

2.3 IDOV 14

2.4 DMEDI 14

III Lợi ích từ thực hiện 6- Sigma 14

1 Giúp giảm chi phí sản xuất 14

2 Giúp giảm chi phí quản lý 14

3 Góp phần làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng 15

4 Làm giảm thời gian chu trình sản xuất 15

5 Giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn 15

6 Giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất, dịch vụ: 16

7 Góp phần tạo nên những thay đổi tích cực trong văn hóa công ty 16

IV.Triển khai 6-sigma: 16

1Triển khai Six Sigma 16

2 Các bước thiết lập năng lực Six Sigma trong tổ chức 17

3 Yếu tố tiên quyết để triển khai thành công 17

3.1 Cam kết của Lãnh đạo cấp cao 17

3.2 Những câu hỏi đầu tiên trước khi quyết định đeo đuổi Six Sigma 17 3.3 Chọn lựa và đào tạo đúng người 17

3.4 Chi phí cho các dự án Six Sigma 17

Chương II: Thực trạng và hướng phát triển quản trị chất lượng 6-sigma trong doanh nghiệp Việt Nam 18

I Thực trạng 18

II Ưu điểm 22

III Hạn chế 22

IV.Hướng phát triển mới của Six Sigma 24

1 Giới thiệu 24

2 Những thành phần quan trọng trong Six Sigma mới 24

Kết luận 26

Tài liệu tham khảo : 27

LỜI GIỚI THIỆU

Hội nhập nền kinh tế, các nhà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị và thực hiện những gì? Đây có lẽ là một trong những câu hỏi mà mọi nhà quản trị doanh nghiệp đều đặt ra cho doanh nghiệp của mình để triển khai nó đưa công ty cùng hội nhập theo nền kinh tế thế giới Quản trị chất lượng có thể làm thay đổi nhanh chóng cách thức nhiều tổ chức tiến hành các hoạt động kinh doanh Nếu doanh nghiệp biết áp dụng nó vào trong sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có khả năng mang lại thu nhập cao, tăng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp, quảng bá được thương hiệu của mình.

Và một trong những công cụ quản lý chất lượng giúp công ty cải thiện chất lượng của sản phẩm là 6-Sigma, một hệ phương pháp giảm thiểu lỗi sai sót trong quy trình sản xuất Nếu như công ty áp dụng tốt phương pháp này thì nhà quản trị cũng đã đưa doanh nghiệp mình hội nhập được vào nền kinh tế.

Chương I : Cơ sở lí luận về quản trị chất lượng 6-sigma.

I Khái niệm về Six Sigma

1 Sig-sixma là gì ?

Six sigma là một triết lý quản lý, tập trung vào việc loại bỏ những lỗi sai,lãng phí và sửa chữa Six sigma xác định một mục tiêu cần đạt được và phươngpháp giải quyết vấn đề để làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng và cải thiệnđáng kể hiệu quả cuối cùng Six sigma dạy cho người lao động biết cách cải tiếncông việc một cách khoa học và cơ bản, biết cách duy trì kết quả đã đạt được.Six Sigma giúp duy trì kỹ luật hệ thống và cơ sở cho một quyết định chắc chándựa trên những thống kê đơn giản Nó cũng giúp đạt được tối đa hiệu quả đầu tư

về vốn cũng như nguồn tài năng- con người

2.Cấp độ của Six- Sigma

Sigma là một thuật ngữ thống kê dùng để đo lường sự chênh lệch hướngcủa một qui trình hiện hữu so với mức hoàn thiện là độ lệch chuẩn trong thốngkê

Cấp độ Sigma Lỗi phần triệu Lỗi phần trăm

3 Tiêu chuẩn Six Sigma

Six Sigma cố gắng nâng cao tính hiệu quả và tính tiết kiệm trong cùng mộtlúc Việc tính số lượng khách hàng không hài lòng trong một triệu khách hàng làkhái niệm cơ bản của Six Sigma

4 Sự khác biệt giữa Six- Sigma với các phương pháp khác

Six Sigma là một mức đo sự hài lòng của khách hàng đến gần mức hoànhảo Đa số các công ty ở mức 2 hoặc 3 Sigma, có nghĩa là khoảng từ 66.807 đến308.538 trong 1 triệu khách hàng cảm thấy không hài lòng Những công ty đạtmức 2 hoặc 3 Sigma như vậy đang gặp vấn đề trong hoạt động Họ không kiếmđược nhiều lợi nhuận như khả năng của họ có thể Cổ đông cảm thấy bực mình

và họ sẽ đầu tư ở nơi khác Những người quản lý vì vậy muốn tăng lợi nhuậnlên Tuy nhiên họ thường chỉ tính đến lợi ích trước mắt và bắt đầu sa thải bớtnhân viên Trong một thời gian ngắn, tình hình có vẻ khá hơn nhưng cần phảinhấn mạnh rằng việc này chỉ có hiệu quả trong một thời gian ngắn Với ít ngườihơn trong công ty, sẽ có nhiều việc hơn cho các nhân viên Một điều mà nhữngngười quản lý bỏ quên trong việc giảm bớt quy mô của công ty của mình là nếu

họ vẫn tiếp tục hoạt động không hiệu quả và tốn kém nhiều thì mọi việc chỉ trởnên xấu hơn Cuối cùng, những hoạt động được thực hiện phục vụ cho mục đíchngắn hạn sẽ để lại hậu quả dài hạn sau này

Trong nhiều công ty, các nhà quản lý cho rằng việc giảm bớt số nhân viêntrong công ty là một giải pháp để tăng lợi nhuận Vào những năm 1980 đã cónhững sáng kiến mới để thay đổi cách giải quyết này Tuy nhiên, những phươngpháp này không được áp dụng một cách đúng đắn Những nhà quản lý sử dụngcác phương pháp này cũng giống như việc giảm số nhân viên Kết quả là nhữngnhân viên còn lại trong công ty cảm thấy công việc của họ nặng thêm trong khikhông có sự thay đổi nào trong công tác quản lý Để một công ty hoạt động thật

sự có hiệu quả và ít tốn kém thì cần phải có một sáng kiến tập trung vào việcthay đổi cách thức quản lý của những người điều hành

Six Sigma được bắt đầu vào giữa những năm 1980 Đây là một sáng kiến

mà việc quản lý đóng một vai trò quan trọng trong khi thực hiện Được khởi đầutại Motorola và sau đó được công ty AlliedSignal, General Electric áp dụng, Six

Sigma có nhiều điểm khác biệt so với các phương pháp giúp nâng cao chấtlượng trước đó.

II Các phương pháp thực hiện 6-sigma

1 DMAIC

1.1 Lập kế hoạch

Trong chương này ta sẽ nghiên cứu về những bước cần làm để một côngviệc đạt được mức Six Sigma Đầu tiên, ta mô tả những việc ban quản lý cầnlàm

Một vấn đề mà các phương pháp quản lý trước đó gặp phải là các nhân viênnhanh chóng nhận thấy rằng các hoạt động chất lượng không làm gì khác ngoàiviệc bắt họ làm việc nặng nhọc hơn Họ thấy rằng họ phải thay đổi cách làmviệc, tham gia những nhóm, học những khái niệm mới nhưng họ không thấy cóthay đổi gì trong công tác quản lý Khi một chuyên gia phân tích nguyên nhânthất bại của một phương pháp thì một trong nhữnh nguyên nhân đầu tiên là việcthiếu sự hỗ trợ của ban quản lý

Six Sigma khác những phương pháp đó vì công việc làm đầu tiên là bắt đầuvới công tác quản lý Trong một công ty, có những người sẽ chịu trách nhiệm vềmột lĩnh vực cụ thể nào đó, ví dụ như phòng tài chính, phòng nhân sự, phòngtiếp thị,…Những phòng này đều có một mục đích chung là làm công ty pháttriển Tuy nhiên, để thực hiện được điều đó thì mỗi phòng sẽ có những yêu cầucủa mình Những yêu cầu đó là điều dễ hiểu nhưng đôi khi chúng lại gây xungđột với nhau Những công ty đạt đẳng cấp quốc tế có 3 vấn đề lớn để tập trung là: tập trung vào khách hàng, tập trung vào qui trình, và tập trung vào nhân viên

Để tạo ra một chiến lược Six Sigma, trách nhiệm của ban quản lý là phải xácđịnh được những qui trình quan trọng nhất trong hoạt động của mình, tính toántính hiệu quả của những qui trình đó và tìm ra cách nâng cao hiệu quả của quitrình đang hoạt động kém nhất

Việc tìm ra những qui trình trên được thực hiện tốt nhất bằng cách dựa vàonhững báo cáo hiện có Một phần trong sự thành công của việc áp dụng SixSigma là phải cho người phụ trách của qui trình hiện tại thấy được sự nguy hiểmnếu cứ tiếp tục hoạt động theo kiểu cũ để từ đó họ sẽ tham gia tích cực vào việccải thiện qui trình đó Khi ban quản lý đã xác định được những qui trình quantrọng của mình, điều cần làm tiếp theo là chỉ định người phụ trách cải thiện quitrình đó Thông thường đó chính là người quản lý hiện tại của qui trình đó Đôikhi một người phụ trách qui trình có thể không phải là người nằm trong banquản lý Người phụ trách qui trình có trách nhiệm thu nhận những kết quả đolường hoạt động của qui trình mà họ phụ trách

Mỗi người quản lý qui trình trong những tháng đầu tiên của việc thực hiệnSix Sigma đo lường hoạt động của qui trình mà họ phụ trách Trong qui trìnhcung cấp thức ăn, ta thu thập các thông tin về các yêu cầu sau :

1 Thời gian giao thức ăn

2 Thức ăn được giao đúng với yêu cầu

3 Độ tươi ngon của thức ăn

Đối với việc giao thức ăn, nhóm chế biến thức ăn cho biết thời điểm đểgiao thức ăn là 6h sáng Ngoài ra họ còn cho biết rằng nếu thức ăn được giao sau8h thì bị coi là trễ và sẽ là quá sớm nếu giao thức ăn trước 4h sáng

Sau khi các người quản lý qui trình thu thập đầy đủ thông tin về hoạt độngcủa qui trình do mình phụ trách (thường là sau 4 đến 8 tuần), họ sẽ gặp nhautrong một cuộc họp với ban quản lý Trong buổi họp mặt đó, ban quản lý sẽ biếtđược thực trạng hoạt động của công ty mình và sẽ xác định được nguyên nhân vìsao mà công ty mình hoạt động không được hiệu quả như mong đợi

1.2 Tiến trình thực hiện DMAIC:

Sau khi đã xác định được những qui trình hoạt động kém hiệu quả, ta sẽ ápdụng phương pháp DMAIC vào qui trình đó DMAIC là một phương pháp gồm

5 bước nhằm nâng cao hiệu quả của một qui trình hiện có

Giai đoạn đầu tiên là định nghĩa (Define) Trong giai đoạn định nghĩa này

ta sẽ lập một đội dự án và lập một bản báo cáo (Charter), xác nhận những kháchhàng cùng với các yêu cầu của họ, và cuối cùng là lập một sơ đồ cho qui trìnhhiện hành.Giai đoạn thứ hai là đo lường (Measure) Trong giai đoạn này ta sẽtính độ sigma của qui trình hiện tại chi tiết hơn so với giai đoạn lập chiến lược.Giai đoạn thứ ba là phân tích (Analysis) Trong giai đoạn này, đội dự án sẽphân tích các dữ liệu và các qui trình để tìm ra những nguyên nhân căn bản dẫnđến sự thiếu hiệu quả trong việc thực hiện qui trình

Giai đoạn thứ tư là cải tiến (Improve) Trong giai đoạn này, đội dự án sẽnghĩ ra các giải pháp và lựa chọn một trong các giải pháp đó để cải thiện mứcsigma cho qui trình

Giai đoạn thứ năm và cũng là giai đoạn cuối cùng là giai đoạn quản lý(Control) Hiện nay có các bộ công cụ và kỹ thuật được áp dụng để duy trì sự cảithiện chất lượng trong các qui trình

5 giai đoạn này còn được biết đến với tên gọi là DMAIC (viết tắt 5 chữ cáiđầu của Define, Measure, Analyze, Improve, Control) Trong mỗi giai đoạn cónhững bước nhỏ Mỗi bước nhỏ cho biết một công việc cụ thể mà nhóm dự ánphải hoàn thành

1.2.1 Giai đoạn định nghĩa (Define)

Xác định mục tiêu của các hoạt động cải tiến Ở tầm vĩ mô trong các công

ty, các mục tiêu này chính là mục tiêu chiến lược, chẳng hạn như tăng lợi nhuậntrên vốn đầu tư (ROI) hay tăng thị phần Ở quy mô phòng ban chức năng, cácmục tiêu này có thể là năng suất hay hiệu quả hoạt động Của một bộ phận sảnxuất Còn ở quy mô tác nghiệp cụ thể thì đó có thể là mục tiêu giảm tỷ lệ khuyếttật hoặc tăng số sản phẩm đầu ra đạt chất lượng…Để xác định các mục tiêu chohoạt động cải tiến có thể dùng phương pháp phân tích dữ liệu thống kê để tìmkiếm các cơ hội có thể cải tiến

1.2.2 Giai đoạn đo lường (Measure)

Đo lường hệ thống hiện hành Cần thiết lập một hệ thống có đủ độ tin cậycần thiết để giám sát hoạt động cải tiến đang được tiến hành để tiến tới mục tiêu.Bắt đầu bằng việc xác định vị trí hiện tại có thể sử dụng các phương pháp phântích và mô tả dữ liệu nhằm dễ dàng nắm bắt vấn đề Bước này gồm:

Xác định các yêu cầu được thực hiện có liên quan đến các đặc tính chấtlượng thiết yếu

Lập các sơ đồ qui trình liên quan đến các yếu tố đầu vào và đầu ra được xácđịnh mà trong đó ở mỗi bướ của quy trình cần thể hiện mố liên kết của tác nhânđầu vào có thể tác động của yếu tố đầu ra

Lập danh sách của hệ thống do lường tiềm năng

Phân tích khả năng hệ thống đo lường và thiết lập mốc so sánh về năng lựccủa qui trình

Xác định khu vực mà những sai sót trong hệ thống đo lường có thể xảy ra.Tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu các tác nhân đầu vào, các quy trình

và đầu ra

Kiểm chứng sự hiển hữu của vấn đề dựa trên các hệ thống đo lường

Làm rõ vấn đề hay mục tiêu của dự án

1.2.3 Giai đoạn phân tích ( Analysis )

Phân tích hệ thống nhằm tìm ra cách tốt nhất vượt qua khoảng cách giữahiệu quả đang đạt được của hệ thống hay quá trình để đạt tới mục tiêu mongmuốn Áp dụng các kỹ thuật thống kê là một cách tốt để phân tích, các bước củaphương pháp phân tích: Lập giả thuyết về căn nguyên tiềm ẩn gây nên giao động

và các yếu tố đầu vào thiết yếu

Xác định một vài tác nhân và yếu tố đầu vào chính có tác động nhất.Kiểm chứng những giả thuyết này bằng phân tích đa biến

1.2.4 Giai đoạn cải tiến ( Improve )

Cải tiến hệ thống Cố gắng tìm tòi sáng tạo để tìm ra cách thực hiện côngviệc một cách tốt hơn, rẽ hơn, nhanh hơn Sử dụng phương pháp quản lý dự án

và phương pháp hoạch định và quản lý khác để quản lý và triển khai các ý tưởngcải tiến mới Sử dụng kỷ thuật thống kê để đánh giá hiệu quả của việc cảitiến.Bước này bao gồm:

Xác định cách thức nhằm loại bỏ căn nguyên gây giao động

Kiểm chứng các tác nhân đầu vào chính

Đánh giá mức độ đáp ứng của mỗi đặc tính cụ thể

Tối ưu các tác nhân đầu vào chính hoặc tái lập các thông số của quy trìnhliên quan

1.2.5.Giai đoạn kiểm soát ( Control )

Kiểm soát hệ thống sau khi cải tiến Thể chế hóa hệ thống sau khi cải tiếnbằng cách thay đổi các vấn đề về lương thưởng, chính sách, các quy trình côngviệc, việc hoạch định dẫn nguồn lực ngân quỹ, hướng công việc và các vấn đềquản lý khác.Ở giai đoạn này chúng ta cần giải quyết các vấn đề:

- Hoàn thiện hệ thống đo lường

- Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình

-Triển khai việc kiểm soát quy trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảmbảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám soát những quy trình

có liên quan

Nhìn chung, phương pháp DMAIC là quá trình làm dự án 6-Sigma là quátrình sàn lọc các biến số, cải tiến các biến số đầu vào để đạt được kết quả đầu ra.Hay còn gọi là quá trình cải tiến 6-Sigma là quá trình tối ưu hóa

1.3 Một số công cụ sử dụng trong Six Sigma

1.3.1 The Critical to Quality (CTQ) Tree - cây CTQ

Cây CTQ được dùng trong bước thứ 2 của giai đoạn Định nghĩa (define)của DMAIC Nó được dùng để tìm ra và thông qua những yêu cầu của kháchhàng.

Các bước để tạo một cây CTQ

1 Xác định khách hàng của qui trình Một khách hàng là người nhận những sản phẩm hay dịch vụ của qui trình.

2 Xác định các yêu cầu quan trọng nhất của khách hàng, đó là những đặc điểm của yêu cầu mà những đặc điểm này quyết định đến sự hài lòng của khách hàng.

3 Nghiên cứu sâu hơn những yêu cầu nếu thấy cần thiết.

1.3.2 Process map - Sơ đồ qui trình

Một sơ đồ qui trình là một sơ đồ thể hiện những bước hiện tại của qui trìnhcần được cải thiện Sơ đồ gồm 5 mục công việc chính bao gồm xác định ngườicung cấp cho qui trình, đầu vào mà nhà cung cấp đem tới, tên của qui trình, đầu

ra của qui trình, và khách hàng của qui trình

1.3.3 Histogram – Biểu đồ

Trong giai đoạn phân tích của DMAIC, nhóm dự án sẽ xem xét lại những

dữ liệu thu thập được trong giai đoạn đo lường (measure) của DMAIC Dữ liệunên được tổ chức thành những biểu đồ để người đọc có thể dễ dàng hiểu được ýnghĩa của những dữ liệu đó Có 2 loại dữ liệu Dữ liệu rời rạc là những dữ liệuthuộc loại có/không, tốt/xấu,…Dữ liệu liên tục là dữ liệu tồn tại trong mộtkhoảng giá trị nào đó ví dụ như thời gian, cân nặng,…Một công cụ hữu hiệu đểbiểu diễn dữ liệu liên tục là biểu đồ dạng histogram Biểu đồ này là một biểu đồsinh động biểu diễn số lần một sự kiện nào đó xảy ra

1.3.4 The Cause – Effect Diagram (biểu đồ nguyên nhân – kết quả)

Như ta đã biết, giai đoạn quan trọng nhất trong DMAIC là giai đoạn phântích tìm ra nguyên nhân gốc Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho công

việc này là biểu đồ nguyên nhân – kết quả Biểu đồ này ghi nhận tất cả ý kiếncủa các thành viên trong nhóm về việc tìm ra nguyên nhân cho qui trình hiện tại.

1.3.5 The Affinity Diagram – Biểu đồ quan hệ

Một biểu đồ quan hệ được dùng trong việc sắp xếp và phân loại một lượnglớn những ý kiến thành những chủ đề hoặc nhóm khác nhau Nó đặc biệt có íchkhi nhóm cần những ý kiến, giải pháp để thực hiện trong giai đoạn cải thiện(Improve) của DMAIC

2 DFSS:

Phương pháp Six Sigma có thể chia ra làm 2 loại Phương pháp Six Sigmadành để cải tiến những qui trình có sẵn gọi là phương pháp DMAIC (chúng ta đãnghiên cứu trong chương 2) Phương pháp thứ hai là phương pháp dùng để thiết

kế một qui trình mới từ đầu Trong chương này chúng ta sẽ nghiên cứu một sốphương pháp thuộc loại thứ hai

2.1 DFSS là gì ? Thiết kế quy trình 6-sigma

DFSS là viết tắt của Design For Six Sigma(Thiết kế quy trình 6-sigma).Không giống như phương pháp DMAIC, những giai đoạn trong DFSS không chỉhoàn toàn là những định nghĩa được công nhận Hầu như mỗi công ty hay tổchức sẽ định nghĩa DFSS theo những cách riêng của mình Đôi khi một công ty

sẽ áp dụng DFSS để phù hợp với công việc của họ, cũng có khi họ áp dụngnhững phương pháp DFSS của một công ty tư vấn

DFSS được dùng để thiết kế hay thiết kế lại một qui trình từ đầu Một sảnphẩm hay dịch vụ DFSS được chờ đợi sẽ đạt mức ít nhất là 4,5 Sigma (có nghĩa

là không quá 1 sản phẩm hư trong 1000 sản phẩm), thậm chí có thể là 6 sigmahoặc cao hơn tuỳ thuộc vào loại sản phẩm

2.2 DMADV và DMADOV

Một phương pháp DFSS phổ biến là DMADV- Viết tắt của Define ( Địnhnghĩa ), Measure ( Đo lường ), Anlyze ( Phân tích ), Design ( Thiết kế ), Verify (Xác nhận )

DMADV gồm có 5 giai đoạn:

Define: định nghĩa mục tiêu của dự án và những yêu cầu của khách hàng Measure : đo lường và quyết định những yêu cầu của khách hàng, những tiêu chuẩn dùng để đo lường

Analyze : phân tích những tuỳ chọn của qui trình

Design : thiết kế chi tiết qui trình để có thể đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng

Verify : xác nhận hiệu quả làm việc của qui trình và khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Một biến cách nho nhỏ của phương pháp DMADV là DMADOV : Define(định nghĩa), Measure (đo lường), Analyze (phân tích), Design (thiết kế),Optimize (tối ưu) và Verify (xác nhận)

Ngoài ra còn có nhiều phương pháp khác như DCCDI, IDOV và DMEDI

2.2 DCCDI

DCCDI được phổ biến bởi Geoff Tennant DCCDI là viết tắt của Define(định nghĩa), Customer (khách hàng), Concept (khái niệm), Design (thiết kế) vàImplement (thực hiện) Các giai đoạn của DCCDI có nhiều điểm giống với cácgiai đoạn của DMADV

Define : định nghĩa mục tiêu của dự án

Customer : hoàn thành việc phân tích khách hàng

Concept : phát triển, xem xét và chọn lựa những khái niệm liên quan

Design : việc thiết kế được thực hiện sao cho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và mục tiêu của công việc

Implementation : việc thực hiện được hoàn tất để sản xuất và bán sản phẩm