Giáo trình Word cơ bản

- Nếu biết trước font cần sử dụng là gì thì có thể chọn font ngay trên ô font trên thanh standard Có thể dung phím tắt bằng cách chọn Cltr + Shift + F *Chú ý: Khi chọn tên font: Các font

BÀI 1:

CÁC THAO TÁC BAN ĐẦU KHI SOẠN THẢO

1 Mở văn bản mới.

-Ấn phím: Ctrl + N

-Chọn menu File New

-Chọn biểu tượng: thứ nhất từ trái sang trên thanh standard

2 Lưu văn bản.

- Ấn phím:Ctrl + S

- Chọn menu File Save

-Chọn biểu tượng: thứ ba từ trái sang trên thanh standard

3 Đóng văn bản.

- Ấn phím:Ctrl + W

- Chọn menu File  Close

- Chọn biểu tượng: nhấn vào biểu tượng X thứ nhất từ phải sang trên thanh

standard

4 Mở văn bản cũ:

- Ấn phím:Ctrl + O

- Chọn menu File  Open

- Chọn biểu tượng:thứ hai từ trái sang trên thanh standard

5 Chọn font và canh chữ:

- Nếu chưa biết trước font cần sử dụng là gì thì chọn menu Format  Font… chọn tên font chữ ở cột font, chọn kiểu chữ ở cột font style, chọn cỡ chữ

ở cột font size, chọn màu chữ ơ cột color

- Nếu biết trước font cần sử dụng là gì thì có thể chọn font ngay trên ô font

trên thanh standard (Có thể dung phím tắt bằng cách chọn Cltr + Shift + F)

*Chú ý: Khi chọn tên font:

Các font có chữ ’vn…’ ở đầu là font tiếng việt

Các font có chữ ‘H…’ ở cuối là font chữ hoa

6 Chọn kiểu màn hình soạn thảo.

Khi chọn menu View ta thấy 5 mục chọn đầu tiên:

 Normal

 Online Layout

 Page layout

 Outline

 Master Document

Là 5 kiểu chọn màn hình soạn thảo

Trong đó kiểu thường được dùng để soạn thảo là “Page Layout” Lưu ý khi

sử dụng máy tính ở một nơi nào đó mà khi vào Word để soạn thảo ta thấy màn hình soạn thảo ở chế độ khác thường thì: Chọn menu View Page Layout

BÀI 2:

ỨNG DỤNG INSERT TABLE(CỘT GIẢ ) CHO MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN

VÀ ĐIỀU KIỆN MỘT SỐ CHỨC NĂNG TRÊN THANH THƯỚC 1.Chèn cột giả.

- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn nháy chuột vào biểu tượng (Insert table)  giữ nút chuột chọn số ô (số cột, hàng)

`

Sau đó nhấn OK

2 Chức năng của các công cụ trên thanh thước.

1) Đặt vị trí đầu dòng của con trỏ trên

thanh văn bản

2) Đặt vị trí lề trái

3) Đặt vị trí của cả 1) và 2)

Hàng Cột

1

2 3

BÀI 3:

ĐẶT TAB

Vào menu Format  Tabs 

Trong đó:

 Tab stop position: Vị trí dừng (của con trỏ khi ấn phím tab)

 Alignment (left/center/ right/decimel/ bar): Là kiểu canh chữ, tính từ

vị trí Tab

 Leader: Để chọn các kiểu chấm dẫn hướng theo sau tab

Thao tác đặt tab:

Format  Tab  Gõ vị trí dừng  chọn leader (từ 1 4) Set  Ok

* Chú ý: Trên một dòng có thể đặt nhiều tab(nhiều vị trí dừng khi ấn tab)

BÀI 4:

CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT, ẢNH, GHI CHÚ, BẬT TẮT MỘT SỐ THANH CÔNG CỤ

1 Chèn ký tự đặc biệt (Insert Symbol).

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Vào menu Insert  Symbol  chọn ký tự cần chèn  insert  close

* Chú ý: trong bảng symbol ta có thể chọn nhiều font (font wingdings chứa các ký tự hoa văn Font symbol chứa các ký tự hy lạp)

2 Chèn ảnh (Insert Picture).

Vào menu Insert Picture Clip Art (hoặc from file) chọn ảnh cần chèn

 chọn Insert

* Chú ý: trước khi chèn ảnh bao giờ cũng chèn texbox

3 Chèn ghi chú(Footnote).

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Insert Footnote chọn footnote ok

* Chú ý: Ghi chú ở cuối một trang là Footnote, ghi chú ở cuối văn bản là endnote

4 Bật tắt các thanh công cụ.

Vào View Toolbar chọn hoặc bỏ một số thanh nào đó

Cách khác là nháy phải chuột vào một trong các thanh công cụ ở trên

*Chú ý: khi soạn thảo ta luôn cần bật các thanh công cụ sau:

 Standard

 Formatting

 Drawing

BÀI 5:

CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNG TEXTBOX

1 Cách chèn, xoá, di chuyển Textbox.

Chọn biểu tượng trên thanh Drawing(thường nằm bên dưới) giữ nút chuột và

vẽ ra màn hình

Muốn thay đổi kích thước của Textbox nháy chuột vào viền textboxtrỏ chuột vào một chấm đen xuất hiện mũi tên hai chiều giữ nút và di chuột (nếu mũi tên bốn chiều thì sẽ di chuyển textbox)

Muốn di chuyển textbox  nháy chuột vào viền textboxgiữ chuột trái và chuyển đến chỗ cần đặt

Để xoá textbox nháy chuột vào viền textbox (để chọn )ấn phím Deletexoá textbox

2 Chọn hình dáng cho textbox

Nháy chuột vào viền textbox nháy vào nút Draw Change Auto Shapes lựa chọn

3 Định dạng textbox.

Nháy đúp hoặc nháy phải chuột vào viền textbox format textbox xuất hiện

cửa sổ format textbox, trong đó:

Chọn

màu nền

Chọn màu

đường

 Colors and Lines: để chọn màu nền (fill) và màu của đường

kẻ viền (line)

BÀI 6:

CHIA CỘT CHO VĂN BẢN, LÀM RƠI CHỮ

1 Chia cột báo.

Bôi đen văn bản cần chia cột Format Colums  chọn số cột cần chia OK

*Chú ý:

- Trước khi bôi đen đoạn văn bản để chia cộtđặt con trỏ vào cuối đoạn đó và ấn Enter

- Trên cửa sổ Colums đánh dấu (bằng cách nháy chuột ) vào mục Line between để tạo đường kẻ ở giữa các cột

- Có thể tiến hành chia cột trước rồi mới gõ văn bản

2 Làm chữ rơi

Bôi đen chữ đầu đoạn văn bản  Format  Drop Cap Dropped Ok

BÀI 7:

ĐỊNH DẠNG KHOẢNG CÁCH CHO DÒNG, ĐOẠN VĂN BẢN ĐỊNH

DẠNG BULLETS AND NUMBERING

1 Định dạng khoảng cách (Format Paragragh)

Bôi đen đoạn văn bản Format Paragragh trong đó:

Để canh(trái, giữa, phải và canh

đều 2 bên) cho đoạn văn bản



Là khoảng cách giữa đoạn đằng

trước với đoạn bôi đen



khoảng cách giữa đoạn đằng sau với đoạn bôi đen



spacing: Là khoảng cách giữa các dòng

5/11/2002

* Chú ý: Khoảng cách giữa các dòng có thể chọn như sau:

- Single: là khoảng cách đơn ( như bình thường)

- 1,5 lines: là khoảng cách một dòng rưỡi

- Doule: là khoảng cách gấp đôi bình thường

- Ngoài ra ta có thể chọn khoảng cách bất kỳ sao cho phù hợp

và cân đối bằng cách gõ vào dòng ‘At:” (có thể là 1,3 hoặc 1,6…)

2 Định dạng Bullets and Numbering.

Bullets and Numbering là các ký tự đặc biệt hoặc số dùng để đánh dấu các khoản mục tương đương nhau ở mức độ quan trọng, cần nhấn mạnh

Cách đặt: Bôi đen đoạn văn bản  FormatBullets and Numbering (hoặc nháy chuột vào biểu tượng)

BÀI 8:

LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU

1 Chèn bảng.

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn  vào menu Table  Insert table  trong đó:

 Number of columns: là số cột

 Number of rows: là số hàng

 Ok

2 Điều chỉnh độ rộng cột.

Trỏ chuột vào đường kẻ dọc  xuất hiện mũi tên hai chiều  giữ nút chuột và thay đổi độ rộng của cột

3 Chèn hàng, cột.

Bôi đen hàng, cột tại vị trí cần chèn  Table Insert Row, Column

*Chú ý:

- Để dễ dàng cho việc chèn cột thường ta hay dùng cách chia một cột ra nhiều cột

- Thêm hàng bằng cách đặt con trỏ vào ô cuối cùng  ấn Tab

4 Xoá hàng, cột.

Bôi đen hàng, cột tại vị trí cần xoá  Table Delete Row, Column

5 Trộn, chia ô.

 Trộn ô: Bôi đen các ô cần trộn  Table  Merge Cells

 Chia ô: Đặt con trỏ vào ô cần chia  Table  Spit Cells

6 Sắp xếp dữ liệu, tính tổng trên bảng.

 Sắp xếp: Bôi đen cột cần sắp xếp  Table  Sort

 Tính tổng (theo cột): Đặt con trỏ vào ô cuối  Table  Fomula Ok

7 Lập bảng biểu bằng công cụ table and borders.

Nháy chuột vào biểu tượng xuất hiện thanh công cụ chứa các biểu tượng phục vụ cho lập bảng biểu

Số cột

Số hàng

Chú ý: Khi làm những bảng dài nhiều trang muốn ở đầu mỗi trang đều xuất hiện các tiêu đề  đặt con trỏ tại dòng tiêu đề  Table  Headings

BÀI 9:

TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG, CHÈN SỐ TRANG, NGÀY GIỜ

1 Tiêu đề đầu, cuối trang (Header and Footer)

Vào menu View Header and Footer gõ nội dung và trình bày cho phần Header and Footer

Một số chức năng cửa thanh công cụ Header and Footer

2 Chèn số trang, ngày giờ.

Thông thường ta hay chèn trang cho văn bản bằng cách sử dụng công cụ của thanh Header and Footer Ngoài ra có thể dùng cách vào Insert  Page number hoặc Date and time

Chèn một số

mẫu

(Tên tác giá,

trang, ngày

tháng)

Chèn số trang và tổng số trang

Định dạng cho số trang

Chèn ngày giờ

Chuyển qua lại giữa header và Footer

Thoát khỏi header

và Footer

BÀI 10: BẢO VỆ VĂN BẢN, LỰA CHỌN MỘT SỐ THAY ĐỔI

1 Đặt mật khẩu chống sửa.

Vào menu Tools  Options  chon tab Save->chọn một trong hai chế

độ  gõ mật khẩu  Ok gõ lại mật khẩu  Ok

2 Đặt mật khẩu chống mở:

Vào menu Tools  Options  chon tab Save gõ mật khẩu dưới dòng Password to open  Ok  nhắc lại mật khẩu

3 Lựa chọn một số thay đổi.

Vào menu Tools  Option  View  trong đó:

- Text boundaries: bật tắt đườn biên của văn bản

- Status bar: bật tắt thanh trạng thái

- Vertical ruler: bật tắt thanh thước dọc

- Horizontal scroll bar: bật tắt thanh cuốn ngang

- Vertical scroll bar: bật tắt thanh cuốn dọc

BÀI 11: ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN

1 Định dạng trang văn bản

Vào menu File  Page setup  trong đó:

- Margins: đặt lề cho văn bản bao gồm:

 Top: khoảng cách từ mép trên trang giấy đến vị trí dòng đầu tiên của trang văn bản (thường đặt từ 1.5-2.5 cm)

 Bottom: khoảng cách từ mép dưới trang giấy đến vị trí dòng cuối cùng của trang văn bản (thường đặt từ 1.5-2.5

cm )

 Left: khoảng cách lề trái của trang giấy (thường đặt từ 2.5-3.5 cm)

 Right: khoảng cách lề phải của trang giấy (thường đặt từ 2.5-3.5 cm)

 Guster: khoảng cách dành cho đóng ghim (với số lượng trang nhiều thì ta phải dành cho một phần cho đóng ghim nhưng do lề trái ta để nhiều nên guste để bằng 0)

 Header: khoảng cách đặt header (từ 1-1.2 cm)

 Footer: khoảng cách đặt footer( từ 1- 1.2 cm)

- Paper size: khổ của trang

 Paper size: A4210 x 297 mm

 Portrait: đặt trang giấy theo chiều thẳng đứng

 Landscape: đặt trang giấy theo chiều nằm ngang

2 Lựa chọn máy in và in

Vào menu File Print xuất hiện cửa sổ để chọn:

- Name: chọn tên và kiểu máy in (trường hợp có nhiều máy in cùng nối với máy in của bạn)

- All: in toàn bộ văn bản

- Current page: in trang hiện hành

- Pages: gõ vào số của trang cần in (vd: 2 hoặc 1,3,5,6-12)

- Number of copies: số bản được in

Sau khi lựa chọn ấn Ok để in