- Ban kiểm soát có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát hoặt động của Công ty: Bao gồm kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tr
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Thái Hòa là một công ty chuyên về kinh doanh cung cấp các sản phẩm thép chuyên dùng trong lĩnh vực xây dựng và công nghiệp
Với ước mơ trở thành một nhà cung cấp thép chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, công ty
đã và đang liên tục nâng cao chất lượng phục vụ, năng lực cạnh tranh , tập trung phát triển mạng lưới các chi nhánh nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm mà công ty cung cấp
Công ty cam kết đem lại sự hài lòng và thỏa mãn cho khách hàng khi sử dụng các sản phẩm của công ty Với phương châm kinh doanh “Chất lượng hàng đầu- Dịch vụ hoàn hảo- Giá cả cạnh tranh”, công ty đã và đang nỗ lực để trở thành một thành viên tích cực của Cộng đồng Doanh nghiệp Việt Nam, góp phần vào sự phát triển chung của ngành Công nghiệp và Thương mại nước nhà
Công trình cung cấp tiêu biểu
1 CÔNG TRÌNH TIMES CITY 460 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
2 CÔNG TRÌNH VINCOM VILLAGE Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
3 CÔNG TRÌNH ROYAL CITY
72A-74 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
4 CÔNG TRÌNH VINCOM EDEN Quận 1 – TP Hố Chí Minh
7 TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA Phạm Hùng – Hà Nội
Trang 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Phần I: Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
I Chuyên môn hoá công việc
Nhìn vào cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại Thái Hoà, ta
có thể thấy được sự độc lập tương đối trong bộ máy công ty Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về một lĩnh vực khác nhau như tài chính, nhân sự, …
Do đây là một công ty nhỏ nên sự chuyên môn hoá khá cao, nên công việc sẽ đơn giản hơn, tập trung hơn và dễ đào tạo Bên cạnh đó, cũng có một số hạn chế Vì có sự chuyên môn hoá khá cao, nên sự độc lập giữa các bộ phận trong công ty cũng lớn, do đó
sự tương tác cần thiết cho 1 nhiệm vụ nào đó sẽ bị thu hẹp
II Hình thành các bộ phận
Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Thái Hòa là một dạng
mô hình tổ chức theo chức năng
Trang 3Sơ đồ tổ chức của công ty đơn giản, dễ hiểu, logic Nhìn vào sơ đồ tổ chức này ta
có thể thấy ngay được nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban Mỗi bộ phận, phòng, ban đều có một nhiệm vụ, công việc riêng nên có thể phát huy rõ những ưu thế của chuyên môn hoá, giảm được sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo
Tuy nhiên, mô hình này cũng có những nhược điểm Mô hình này thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra mục tiêu và phương thức hoạt động Ví dụ như giám đốc nhân sự của công ty muốn tuyển dụng thêm người, nhưng bên tài chính lại cho rằng nên cắt giảm nhân sự vì kinh tế suy thoái, công ty khó làm ăn
Không chỉ vậy, mô hình này cũng dẫn đến việc thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận Việc này sẽ dẫn đến nhiều tổn thất cho công ty, cụ thể giả sử như bên cung ứng vật tư cứ tiếp tục nhận những đơn đặt hàng gấp, mà không hề biết rằng không đủ hàng dự trữ trong kho do không có sự phối hợp giữa thủ kho và cung ứng vật tư, thì sẽ khiến việc giao vật tư là không thể, gây mất uy tín của công ty
Ngoài ra mô hình này cũng đem đến cho công ty Thái Hoà một bất cập Đó là đổ hết trách nhiệm về mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất Khi xảy ra một
sự việc gì đó, không cần biết đó là lỗi của nhân viên cấp dưới hay là của ai, người đầu tiên phải chịu trách nhiệm vẫn là người có vị trí cao nhất trong phòng ban, bộ phận đó Ví
dụ như một nhân viên ở bộ phận kế toán tính nhầm lương trong một tháng của các nhân viên trong công ty, tiền lương tính nhầm cao hơn mức tiền lương cần trả, thì người phải chịu trách nhiệm, hình thức kỷ luật đầu tiên sẽ là Trưởng phòng Kế toán Hay một nhân viên ở bộ phận bốc xếp xếp nhầm hàng cho khách hàng, đáng nhẽ khách lấy loại thép tròn trơn thì anh ta lại xếp nhầm lô thép thanh vân Nhưng dù vậy thì Trưởng BP kho vẫn
là người chịu trách nhiệm chính rồi mới đến người nhân viên mắc sai xót
III Cấp quản lý và tầm quản lý
Cơ cấu tổ chức dựa trên sự chuyên môn hóa lao động theo chức năng, với sự phân chia tổ chức thành 3 bộ phận mang tính độc lập cao, đó là: Kinh doanh, Nhân sự và Tài chính
Bộ máy nhân sự bao gồm 4 cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hình tháp Đứng đầu
là Ban Kiểm soát bao gồm Hội đồng Quản trị và Giám đốc
Cấp quản lý thứ hai bao gồm các Phó Giám đốc phụ trách 3 mảng bộ phận công việc riêng biệt, lần lượt đó là: Phó Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Nhân sự và Phó Giám đốc Tài chính
Cấp phía dưới các Phó Giám đốc là các Trưởng phòng dưới tầm quản lý, tương ứng với từng bộ phận: Trưởng phòng Kế hoạch – Kinh doanh tiếp thị, Trưởng phòng Hành chính – TH – Nhân sự, Trưởng phòng Kế toán TKTC và Trưởng BP Kho
Trang 4Cấp cuối cùng là các nhân viên hoạt động theo từng bộ phận riêng biệt, chịu sự quản lý của các Trưởng phòng ở bộ phận tương ứng
Trưởng phòng Kế hoạch – Kinh doanh tiếp thị quản lý các nhân viên ở 4 mảng: Đầu tư xây dựng cơ bản, Cung ứng Vật tư, Giao nhận, thí nghiệm thép, và Tiếp thị bán hàng
Ba mảng Văn thư, lễ tân; Công việc nhân sự; Bảo vê, Lao động, Lái xe thuộc
sự quản lý của Trưởng phòng Hành chính – TH – Nhân sự
Trưởng phòng Kế toán TKTC nắm đầu các nhân viên Kế toán tổng hợp; Kế toán Thanh toán, Lương; Kế toán Vật tư, giá thành và Thủ quỹ
Trưởng BP Kho trực tiếp quản lý các lao động làm công việc Thủ kho, Xe nâng Bốc xếp
Công ty Thái Hoà có cơ cấu tổ chức hình tháp, do đó có tầm quản lý hẹp và nhiều cấp quản lý, có sự chuyên môn hoá cao nên tạo ra biên giới cứng nhắc giữa các công việc
và đơn vị Hơn nữa, sự phát triển của một nhân viên chỉ nằm trong phạm vi của một chức năng Chẳg hạn một người ở bộ phận đầu tư XDCB chỉ có thể thăng tiến tới vị trí cao hơn trong bộ phận kế hoạch - kinh doanh tiếp thị chứ không thể chuyển sang các bộ phận khác làm việc Nhưng đây là công ty cổ phần có quy mô không lớn, nên hạn chế của cơ cấu tổ chức này cũng được giảm bớt
IV.Quyền hạn và trách nhiệm
Dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty, ta thấy có hai loại quyền hạn trong công ty Đó
là quyền hạn chức năng và quyền hạn trực tuyến Quyền hạn trực tuyến là chuỗi chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc được thể hiện bằng những mũi tên nét liền Còn quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định ở các bộ phận khác, được thể hiện bằng những mũi tên nét đứt
a.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Kiểm soát
- Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản lý và điều hành của Công ty Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều lệ Công
ty Hoạt động của Ban kiểm soát phải đảm bảo khách quan, trung thực, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, chế độ chính sách nhà nước, Điều lệ, quy chế của Công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị
- Ban kiểm soát có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát hoặt động của Công ty: Bao gồm kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và kiến nghị khắc phục các sai phạm (nếu có);
Trang 5- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến vấn đề quản lý điều hành hoạt động của Công ty theo đúng thẩm quyền;
- Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị và người đại diện phần vốn nhà nước tại Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông;
- Báo cáo Đại hội đồng cổ đông chính xác trung thực hợp pháp của việc ghi chép lưu trữ chứng từ và lập hồ sơ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác của Công ty, tính trung thực hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông những sự kiện bất thường trong quản lý tài chính của Hội đồng quản trị và Giám đốc theo ý kiến độc lập của mình, chịu trách nhiệm cá nhân về những đánh giá và kết luận của mình;
- Kiến nghị biện pháp bổ sung sửa đổi cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
- Trong quá trình kiểm tra, giám sát các thành viên Ban kiểm soát không làm ảnh hưởng đến công việc chung, không can thiệp những công việc ngoài phạm vi trách nhiệm được giao;
- Ban kiểm soát và tất cả các cán bộ liên quan có trách nhiệm quản lý và sử dụng đúng mục đích các chứng từ, tài liệu khi kiểm tra, giám sát Chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật, không được tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Trưởng ban kiểm soát nếu có ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi, vi phạm về nghị quyết, quyết định, quy chế của Công ty và các vi phạm khác;
- Ban kiểm soát có trách nhiệm báo cáo Hội đồng quản trị theo từng quý, hàng năm
và theo vụ việc về kết quả kiểm tra và giám sát của Ban kiểm soát;
- Ban kiểm soát làm việc theo chế độ tập thể kết hợp với chế độ trách nhiệm của từng thành viên Ban kiểm soát Trưởng ban kiểm soát trực tiếp chủ trì kiểm tra những vụ việc phức tạp và có trách nhiệm tổ chức, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên để thực hiện các nhiệm vụ được Hội đồng quản trị giao, mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao trước Trưởng ban và Hội đồng quản trị Công ty;
- Ban kiểm soát phải lập chương trình công tác từng tháng, từng quý, năm trình Hội đồng quản trị Đối với những vụ việc kiểm tra, giám sát đột xuất, cần phát hiện sớm những sai sót và không ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì Trưởng ban cho phép thành viên của mình trực tiếp làm việc, đồng thời báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị;
- Đối với những vụ việc kiểm tra mang tính chất phức tạp, Ban kiểm soát đề nghị với Hội đồng quản trị và Giám đốc để bổ sung thêm sự tham gia của một số cán bộ có đủ năng lực, phẩm chất trong Công ty;
Trang 6- Các kiến nghị của Ban kiểm soát trước khi trình Hội đồng quản trị phải được đưa
ra bàn tập thể trong cuộc họp của Ban, mỗi thành viên có quyền bảo lưu ý kiến của mình
và có quyền báo cáo Hội đồng quản trị về những ý kiến đó;
- Đại diện Ban kiểm soát được tham dự các cuộc họp chuyên đề, các cuộc họp giao ban khi cần thiết, các lớp đào tạo nghiệp vụ và hội nghị sơ kết, tổng kết của Công ty
b.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc
Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Thái Hòa, có trách nhiệm trực tiếp điều hành toàn diện các mặt hoạt động của Công ty
Nhằm bảo đảm tính tập trung trong chỉ đạo, ngoài nhiệm vụ phân công cho các Phó giám đốc Công ty, Giám đốc Công ty trực tiếp điều hành một số lĩnh vực trọng yếu như công tác kế hoạch, tài chính kế toán, tình hình kho bãi, đối ngoại, thanh tra, quan hệ cộng đồng, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, cụ thể như sau:
- Chỉ đạo toàn diện công tác kế hoạch, quyết định các chủ trương lớn về kế hoạch sản xuất kinh doanh thép, định hướng về công tác phát triển các lĩnh vực, ngành nghề hoạt động của Công ty
- Chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo trong Tổng công ty
- Chỉ đạo các hoạt động tài chính của Tổng công ty nhằm đảm bảo SXKD đạt hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước và Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Thái Hòa
- Đại diện theo pháp luật của Công ty ký kết các Hợp đồng với các đối tác trong
và ngoài nước (trừ các Hợp đồng uỷ quyền cho các Phó giám đốc, các uỷ quyền khác)
- Chỉ đạo công tác đối ngoại nhằm tạo ra mối quan hệ hợp tác tốt với các đơn vị trong và ngoài nước để triển khai các phương hướng hoạt động phục vụ lợi ích chung của toàn Tổng công ty
- Chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong Tổng công ty
Trang 7- Chỉ đạo chung tất cả các đơn vị trực thuộc Công ty về lĩnh vực công tác chủ yếu nói trên Trực tiếp chỉ đạo điều hành các Ban Tổng công ty: Tổ chức và Nhân sự, Kế hoạch, Tài chính kế toán và Kho bãi
- Trực tiếp làm Chủ tịch các Hội đồng: Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng nâng bậc lương, Hội đồng thi nâng ngạch, Hội đồng thanh xử lý tài sản, Hội đồng kiểm
kê đánh giá lại TSCĐ; Trưởng Ban chỉ đạo phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm chống lãng phí của Công ty Chủ trì hoặc uỷ quyền cho Phó giám đốc Công ty chủ trì họp xử lý kỷ luật đối với CBCNV thuộc diện Công ty quản lý
c Nhiệm vụ và quyền hạn của các Phó Giám đốc:
Phó giám đốc Kinh doanh:
- Chỉ đạo công tác kinh doanh thép và dịch vụ khách hàng trong toàn Công ty có hiệu quả Bảo đảm tăng doanh thu tiền thép, giảm ngày dư nợ, giảm tổn thất thép về thương mại, xây dựng và ban hành quy trình kinh doanh thép, quy chế giao tiếp với khách hàng, nâng cao tinh thần trách nhiệm, phục vụ tốt nhất các yêu cầu của khách hàng
- Chỉ đạo công tác điều tra và quản lý phía nhu cầu, quản lý khách hàng sử dụng thép,
- Chỉ đạo triển khai thực hiện các chủ trương của Bộ Công thương liên quan đến công tác triển khai thực hiện chương trình thị trường thép phát triển cạnh tranh
- Chỉ đạo công tác kinh doanh, mua bán thép với chủ đầu tư các dự án cung cấp thép từ khâu tiếp nhận hồ sơ ban đầu đến khâu kết thúc đàm phán hợp đồng mua bán thép với các khách hàng, nhà đầu tư xây dựng trong và ngoài nước để trình Giám đốc xem xét
ký kết hoặc được Giám đốc uỷ quyền trực tiếp ký kết đối với các hợp đồng mua bán thép
do Công ty trực tiếp ký kết
- Chỉ đạo công tác lao động - tiền lương, thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, điều dưỡng, phục hồi chức năng lao động và các chế độ chính sách khác cho CBCNV trong Công ty
- Thay mặt Tổng giám đốc Công ty trực tiếp quan hệ với Ban Thường vụ Đảng
ủy, Ban Thường vụ Công đoàn Công ty và các tổ chức đoàn thể trong Công ty để giải
Trang 8quyết các vấn đề có liên quan, tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể hoạt động có hiệu quả
- Được Giám đốc Công ty uỷ quyền thay mặt Giám đốc Công ty trực tiếp quản lý phần vốn Công ty tại một số Công ty cổ phần, Công ty liên doanh có phần vốn góp của Công
ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Thái Hòa
Phó Giám đốc Nhân sự:
Công tác văn phòng:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời,
an toàn
Công tác tổ chức, chế độ chính sách:
giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình,
cụ thể là:
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác
Trang 9- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, HĐ lương, khoa học kỹ thuật
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động
Công tác bảo hộ lao động.
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và công cộng
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn công ty theo quy chế
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp cứu tai nạn laô động
Công tác bảo vệ:
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn
- Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc
Phó Giám đốc Tài chính:
- Tổ chức bộ máy tài chính hoạt động đáp ứng với yêu cầu công việc dưới sự chỉ đạo và phân công nhiệm vụ của Tổng Giám đốc
- Đề xuất với Tổng Giám đốc các hình thức khen thưởng, thi đua, kỷ luật, luân chuyển nhân viên thuộc khối tài chính
- Tham gia các cuộc họp giao ban do Công ty tổ chức
- Từ chối làm những công việc không đúng thẩm quyền quy định hoặc trái pháp luật
Trang 10- Chủ động lập kế hoạch tài chính trên cơ sở quyền hạn được Tổng Giám đốc phân quyền và giao nhiệm vụ để hoàn thành nghĩa vụ
- Bàn giao công việc cho Giám đốc hoặc người thích hợp tiếp nhận và giải quyết trong trường hợp ốm đau, nghỉ phép, vắng mặt
- Ủy quyền cho nhân viên có năng lực thuộc khối do mình đảm trách thực hiện một hoặc nhiều công việc thuộc quyền
- Đề xuất các hoạt động khắc phục, phòng ngừa để loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp của hệ thống
- Chủ trì các cuộc họp khối, đơn vị về công tác tài chính, kế toán
- Tham mưu cho Tổng Gíam đốc về công tác tài chính, kế toán Công ty
- Lập kế hoạch tài chính, chuẩn bị ngân sách hàng năm, quý
- Phân tích cấu trúc, quản lý rủi ro về tài chính
- Phối hợp thực hiện công tác phân tích đầu tư, quản lý danh mục đầu tư của Công ty
- Thiết lập và duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan trong công tác
- Theo dõi tình hình lợi nhuận và chi phí
- Phân tích tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
- Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ chế độ kế toán, quy chế quản lý tài chính của Công ty, pháp luật có liên quan
- Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ chế độ kế toán, quy chế quản lý tài chính của Công ty, pháp luật có liên quan
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài chính và bộ máy kế toán, tài chính phù hợp với tình hình và nhu cầu của Công ty
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn của Công ty
- Tổ chức quản lý, giao việc, kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân viên trong Phòng Tài chính Kế toán và chịu trách nhiệm trước Gíam đốc về toàn bộ hoạt động của Phòng
- Đề xuất xây dựng và ban hành các quy định về quản lý tài chính, kế toán Công ty
- Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê theo quy định
