CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ

CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Chú ý: Đây là bài giảng của ThS Hoàng Xuân Phương – ĐHKHXH và NV

TP HCM Chỉ mang tính chất tham

khảo

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Bài học này được thiết kế nhằm giúp sinh viên:

1 Hiểu rõ vai trò của thông cáo báo chí

2 Có kỹ năng viết thông cáo báo chí hiệu quả

THÔNG CÁO BÁO CHÍ (TCBC)?

• Thường được gọi là Press Release.

• TCBC là thông tin chính thức của một

doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân gởi đến cơ quan báo chí, đơn vị truyền thông nhằm đưa tin về một sự kiện hay kết quả nào đó

mà công ty mong muốn báo, đài đăng hay phát để công chúng biết

TẠI SAO CẦN TCBC?

Mô hình truyền thông hai bước do E Katx và Lazarsfed đề xuất

Người gởi Thông điệp

VAI TRÒ CỦA TCBC

• Là công cụ giao tiếp chính thức, cầu nối của PR với giới báo chí, truyền thông và công chúng

• Là tiếng nói chính thức của doanh nghiệp để truyền tải thông tin,

thông điệp, hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân – các chủ thể của một chương trình PR

• Cung cấp thông tin cho báo chí Mỗi mẫu tin đưa ra từ bản thông

cáo sẽ được các báo khai thác ở những khía cạnh khác nhau Ví

dụ như thông tin “Honda sẽ sản xuất ôtô tại Việt Nam vào năm 2006”, với báo “Đầu tư” sẽ khai thác khía cạnh “Honda Việt Nam nhận giấy phép đầu tư vào ngày 17.03.2005” còn tạp chí “Ôtô &

Xe máy” sẽ viết chi tiết về “Ôtô Honda Civic Việt Nam”

• Giải đáp câu hỏi của dư luận

• Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về công ty

• Có giá trị tức thời và lâu dài

TÁC HẠI CỦA TCBC

Khi không tin không chính xác, trung thực, sai sót:

NGƯỜI VIẾT TCBC PHẢI

Hiểu tổng quan về Báo chí

Hiểu rõ ngành mình đang công tác

Hiểu đặc thù của những báo, đài được nhận TCBC Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC

Sẵn sàng hỗ trợ phóng viên để họ khai thác, xử lý thông tin theo cách tốt nhất

Không thông tin tùy tiện, sơ sài

Nguyên tắc quan trọng nhất: Nhanh, chính xác, trung thực

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 1 : Khi công ty tung ra sản phẩm hay dịch vụ mới

• Ví dụ : Với mục đích mở rộng thị trường trong nước và hướng tới đối tượng có thu nhập trung bình, Công ty cổ phần may Việt Tiến vừa cho ra mắt sản phẩm mang nhãn hiệu Việt Long Sản phẩm mới lần này của Việt Tiến vẫn được giữ nguyên phong cách của hãng, thiết kế đơn giản, chất lượng tốt Đây là dòng sản phẩm dành cho nam giới với các sản phẩm chính là áo sơ mi, quần tây, quần kaki, quần jeans, áo thun, quần sooc… mang hai phong cách thời trang là công sở (officewear) và thoải mái, tiện dụng (casual wear) (trích từ trang web: http://hangviet.vtv.vn/Thong-tin-thi-truong/San-pham-

moi-ra-mat/1/Viet-Tien-ra-mat-san-pham-moi/780/)

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 2 : Khi công ty có chương trình khuyến mãi

• Ví dụ : Nhân dịp ra mắt sản phẩm mới, Toshiba đưa ra chương trình khuyến mãi hấp dẫn mang tên “Thỏa sức alô cùng Toshiba” Từ ngày 15/04 – 31/05/2011, Quý khách hàng khi mua laptop Toshiba phân phối chính hãng tại các đại lý chính thức của Toshiba trên toàn quốc sẽ nhận ngay thẻ điện thoại trị giá từ 200.000vnđ đến 700.000vnđ (trích từ trang web: http://voz.vn/2011/05/20/khuyen-mai- thoa-suc-alo-cung-toshiba-2/)

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 3 : Kết quả kinh doanh quý/năm

• Ví dụ : Hoạt động sản xuất kinh doanh tháng 01/2011 của Công ty Cổ phần Vàng bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ) mang lại kết quả rất tốt: Doanh thu chưa hợp nhất đạt 1.620 tỷ đồng tăng 40% so với cùng kỳ, đạt 16,2% so với kế hoạch năm Lợi nhuận trước thuế chưa hợp nhất đạt 44 tỷ đồng, tăng 46% so với cùng kỳ và đạt 15% so với kế hoạch năm (trích từ trang web: pnj.com.vn)

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 4 : Thay đổi ban lãnh đạo

• Ví dụ : (TBKTSG Online) - Chiều 23-2, Hội đồng Quản trị Tập đoàn FPT đã thông qua nghị quyết bổ nhiệm ông Trương Đình Anh đảm nhận chức vụ Tổng giám đốc FPT, thay thế cho ông Nguyễn Thành Nam - người nắm giữ vai trò này từ tháng 4-2009 đến nay.

(http://www.thesaigontimes.vn/Home/doanhnghiep/quant ri/48509/FPT-thay-doi-lanh-dao.html)

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 5 : Thành tích công ty hay cá nhân trong công ty

• Ví dụ Công ty cổ phần sữa Việt Nam – Vinamilk là Công ty Việt Nam đầu tiên và duy nhất được lọt vào danh sách 200 doanh nghiệp tốt nhất tại Châu Á- Thái Bình Dương của tạp chí Forbes Asia ( Asia’s 200 Best Under A Billion) trong năm 2010 (trích từ trang web: www.vietbao.vn)

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 6 : Giải pháp đối với khủng hoảng của công ty

• Ví dụ : Sau nhiều phen tránh mặt báo chí kể từ khi "bể"

sự việc sữa bột bị biến thành sữa tươi khiến người tiêu dùng nổi giận, chiều nay, Tổng giám đốc Công ty cổ phần sữa VN (Vinamilk) Mai Kiều Liên mới xuất hiện để khẳng định thông tin: Vinamilk không lừa dối khách hàng

• Theo bà Liên, sản phẩm "sữa tươi tiệt trùng nguyên chất" của công ty này có nguyên liệu chế biến là 99% sữa tươi nguyên chất Hàng ghi nhãn "sữa tươi tiệt trùng" có 70- 80% hàm lượng sữa bò tươi, còn lại là các nguyên liệu khác "Như vậy, Vinamilk không hề có sự gian lận về chất lượng sản phẩm đối với khách hàng của mình mặc dù không công bố hàm lượng nguyên liệu", bà Liên nhấn

3-21293185.html

mạnh.http://www.tin247.com/sua_tuoi_ghi_sai_nhan_mac_la_danh_lua_khach_hang-MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 7 : Chương trình tự thiện

• Ví dụ : Chương trình đi bộ từ thiện Lawrence S.Ting

lần thứ V diễn ra vào sáng ngày 10/01/2010 tại Khu Hồ Bán Nguyệt Phú Mỹ Hưng, Q7, TP.HCM15.000 người tham dự, hơn 2,3 tỷ đồng đóng góp từ thiện Tham gia tài trợ cho chương trình đi bộ lần này ngoài Phú Mỹ Hưng (đơn vị tổ chức) còn có Công ty CP Long Hậu, Công ty CP Taxi Mai Linh, Công ty CP Ngôi Sao Tương Lai – Thương hiệu Taxi Future và một số nhà tài trợ khác.

• trích từ trang web: thien-lawrence-sting-mot-chuong-trinh-tham-dam-nghia-tinh-304.aspx)

http://www.vieclam-longhau.com/tin-hoat-dong-214/di-bo-tu-MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 8 : Các nhân vật quan trọng đến thăm

• Ví dụ : TP.HCM, Ngày 9/4/2011, Phó Thủ tướng Nguyễn

Thiện Nhân và đoàn công tác Chính Phủ đến thăm nhà máy công ty NutiFood tại khu công nghiệp Mỹ Phước, tỉnh Bình Dương Chuyến viếng thăm này nằm trong Lễ phát động “Tháng hành động vì chất lượng

vệ sinh an toàn thực phẩm” Quốc gia năm 2011

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 9 : Học tập nghiên cứu

• Ví dụ : Nằm trong khuôn khổ hoạt động của Quỹ

Toyota Việt Nam, Khóa học “Monozukuri” đã chia sẻ những bí quyết thành công trong Sản xuất và Kinh doanh của Toyota cho Việt Nam, với mục đích giúp các nhà quản lý doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập

MƯỜI ĐỀ TÀI VIẾT TCBC

ĐỀ TÀI 10 : Cá nhân điển hình

• Ví dụ : TPHCM, Ngày 25/04/2011, tại sân golf Long Thành – Đồng Nai, Tổng Giám đốc - Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Đầu tư Golf Long Thành, Lê Văn Kiểm được Chủ tịch nước Nguyễn Minh triết phong danh hiệu “Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới” Nhằm tôn vinh các cá nhân có đóng góp to lớn cho xã hội

TRƯỚC KHI VIẾT

Đặt ra các câu hỏi:

 Chủ đề của TCBC là gì? Điểm đặc biệt của thông cáo báo chí này là gì?

 Thông điệp được viết dành cho ai?

 Điều gì bạn muốn đạt được trong thông cáo của mình?

Tổng hợp:

 Thông tin

 Số liệu

 Hình ảnh

 Contact của người chịu trách nhiệm nội dung thông tin

 Tư liệu diễn giải, tham khảo đính kèm

MÔ HÌNH VIẾT TCBC

 Công thức 5W + H: Who, What, When,

Where, Why và How

 Tổ chức thông tin theo mô hình “hình

tháp ngược”

 Làm nổi bật những thông tin quan trọng

 Có trích dẫn của người có trách nhiệm cao

nhất trong phạm vi thông tin.

MÔ HÌNH

BỐ CỤC CỦA TCBC

1 Nguồn tin: tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân

ra TCBC

2 Ngày tháng năm, thời điểm ra thông cáo

3 Ghi ra thể loại văn bản THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “Thông tin chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh nghiệp”…

4 Tiêu đề hoặc khái quát nội dung của bản thông cáo

5 Nội dung chính ( Lời dẫn (Lead)– đoạn 1;Thân bài (body) – đoạn 2,3,4)

6 Thông tin về công ty

7 Thông tin liên hệ

NGUỒN TIN, THÔNG TIN LIÊN HỆ

 Quan trọng và đòi hỏi phải chính xác

 Cần phải là người có nhiều thông tin nhất và

có quyền trả lời báo chí

 Cần đủ thông tin: Họ tên, chức vụ, Tel/Mobile

phone, Fax, Email

TÍT CHÍNH/TIÊU ĐỀ

- Cỡ chữ to, đậm

- Giật tít phải thật ấn tượng – mạnh

- Gây chú ý và có tính khái quát cao, ngắn gọn

- Thể hiện được thông điệp của công ty

- Nằm dưới phần liên hệ/thông cáo báo chí 2 dòng

TÍT PHỤ

- Cỡ chữ nhỏ hơn tít chính, đậm, nghiên

- Nằm dưới phần tít chính

- Thể hiện những thông điệp phụ (Nếu có)

- Sử dụng khi có nhiều thông tin, phức tạp, cần làm rõ

ĐỊA ĐIỂM, THỜI GIAN

- “SAN FRANCISCO, 28 April 1999 – Visa, global sponsor of Rugby Worl Cup……”

- Việt Nam, ngày 17 tháng 6 năm 2008 - Công ty…

- Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2009 - Công ty…

- Châu Á Thái Bình Dương, ngày 12 tháng 5 năm

2010 - Công ty…

- Đồng Nai, ngày 26/9/2008 – Công ty

PHẦN ĐẦU, LỜI DẪN (LEAD)

Đoạn 1

tin

viên có thể sử dụng được ngay.

Ví dụ:

PHẦN THÂN

• Bắt đầu bằng câu chuyển đoạn Ví dụ 1, 2, 3

• Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ, thông

tin phong phú hơn ngoài các thông tin cốt yếu đã đưa tại lời dẫn/ đoạn 1

• Trích dẫn: Người có quyền thông tin cao nhất/

người phát ngôn trong phạm vi được giao.

• Trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung đoạn 1

THÔNG TIN CÔNG TY

• Thể hiện thông tin về công ty, ngành, nghề, doanh số,

nhân viên

• Thống nhất cho tất cả TCBC của công ty

• Được cập nhật số liệu hằng năm hoặc khi có thay đổi

VD: McDonald’s là công ty cung cấp thực phẩm lớn nhất thế giới, với gần 25,000 nhà hàng phục vụ hơn 40 triệu người mỗi ngày tại 115 quốc gia Khoảng 85% nhà hàng McDonald’s ở Mỹ là sở hữu và hợp tác bởi những người nhượng quyền độc lập

CÁCH TRÌNH BÀY TCBC

• Giấy A4

• Nên dùng giấy Letter head

• Cách dòng 1.5 hoặc 2

• Lề trái và lề phải ít nhất là 1 inch

• Tít phải được viết đậm

• Tít chính viết hoa hoặc viết hoa toàn bộ chữ cái đầu tiên

• Tít phụ viết đậm và nghiêng

• Độ dài; Một trang giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 trang trừ những

trường hợp đặc biệt.

• Cuối trang nếu còn tiếp thì nên dùng chữ more (còn tiếp)

• Các trang nên được đánh số

• Cuối bảng TCBC nên dùng ký hiệu ###, the end, hết

SAU KHI VIẾT TCBC

• TCBC trả lời được các vấn đề chưa?

• TCBC ngắn gọn chưa?

• Được đọc kỹ và được duyệt chưa?

• Gởi tới đâu?

• Kiểm tra coi có được đăng không?

• Lưu các bài đã đăng và gọi điện cảm ơn

• Không nên ngồi chờ đăng tin mà phải theo dõi

TIÊU ĐỀ

Có hai lựa chọn:

• NHU CẦU BỨC THIẾT PHẢI XÂY DỰNG

KHU KHÁCH SẠN – VĂN PHÒNG GẦN SÂY BAY ĐÃ ĐƯỢC TIẾN HÀNH

• CÔNG TY XÂY DỰNG A KHỞI CÔNG XÂY

DỰNG TÒA NHÀ ĐA CHỨC NĂNG AIRPORT PLAZA

ĐOẠN 1

• Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2010 – Hôm nay, Công ty xây

dựng A, khởi công xây dựng tòa nhà đa chức năng Airport Plaza gồm khách sạn và khu văn phòng phục vụ nhu cầu đang gia

tăng của sân bay Nội Bài.

Who : Công ty xây dựng A

What : xây dựng tòa nhà đa chức năng

Where : tại Hà Nội, gần sân bay Nội Bài

When : Bắt đầu

How : Gồm khách sạn và khu văn phòng

Why : Phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay Nội Bài

ĐOẠN 2

Khu nhà gồm 7 tầng, có 115 phòng khách sạn ở những tầng trên

và 120.000 m2 diện tích văn phòng và tầng hầm có diện tích gần 30.000 m2 Công trình dự kiến sẽ hoàn thành trong vòng hai năm

ĐOẠN 4

Với tòa nhà đa chức năng Airport Plaza, công ty tin rằng sẽ cung cấp nhiều dịch vụ gia tăng thêm cho khách hàng khi bay tới Việt Nam.

Thông tin về công ty:

Công ty Xây dựng A, 100% vốn đầu tư từ Canada, là một công ty xây dựng thương mại phục vụ chủ yếu ở khu vực miền Bắc Được thành lập vào năm 1998, doanh số từ các dự

án xây dựng hàng năm của công ty đạt hơn 150 triệu USD.

Thông tin liên lạc:

Ths Hoàng Xuân Phương

Tel: 0918 315 554

Email:

xuanphuong_bctt@yahoo.com