KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH KAIZEN

KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH KAIZEN Đối tượng học viên: Khóa học dành cho các thợ vận hành khi trình bày các đề tài Kaizen Phần I: Lý thuyết về phương pháp và các kỹ thuật sử dụng trong trình

KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH

KAIZEN

Đối tượng học viên: Khóa học dành cho các thợ vận

hành khi trình bày các đề tài Kaizen

Phần I: Lý thuyết về phương pháp và các kỹ thuật sử

dụng trong trình bày các đề tài Kaizen

Phần II: Xem mẫu về trình bày Kaizen

Phần III: Cá nhân thực hành trình bày Kaizen

MỤC ĐÍCH VÀ MONG ĐỢI VỀ

KỸÙ NĂNG THUYẾT TRÌNH

KAIZEN

Hiểu về nguyên lý chung

đối với việc thuyết trình

Cách chuẩn bị một bài

THUYẾT PHỤC ĐƯỢC NGƯỜI NGHE ỦNG HỘ BẠN

MONG ĐỘI

MỤC ĐÍCH

TÂM LÝ TRƯỚC KHI TRÌNH BÀY

? -Sợ phải nói trước công chúng

Sợ họ không hiểu tôi nói gì

Sợ việc trình bày của tôi

không hấp dẫn người nghe

Sợ trình bày quá thời gian cho

phép

Sợ bị đặt câu hỏi và không

trả lời được

Bạn sẽ thấy yên tâm nếu:

- Đọc, nghe, hiểu, luyện tập thường xuyên kỹ

Một bản thuyết trình Kaizen thường nêu phải nêu bật các

nôi dung sau

 Tại sao tôi thực hiện đề tài này?

 Mục tiêu và kế hoạch của tôi là gì?

 Tại sao tôi tiến hành cải tiến này? Nó liên hệ

với nguyên nhân GỐC như thế nào?

 Kết quả và thành tích đạt được ra sao?

Tôi được lợi gì và duy trì cải tiến này như thế nào?

Những điều cần biết trước khi trình

bày

Tôi sẽ trình bày cái gì?

Chủ đề và nội dung của Kaizen nhóm bạn đã thực hiện

Thời gian cho phép là bao nhiêu?

Trong thời gian tối đa là 10 phút

Ai sẽ là người nghe tôi trình bày?

Các đánh giá viên JIPM người Nhật không biết tiếng Việt, nên cũng rất chú trọng tới các giao tiếp không chỉ bằng lời nói

Ho mong chờ bạn trình bày ngắn gọn, đủ ý, sinh động, rõ ràng

Những điều cần biết trước khi trình

bày

Tại sao tôi phải trình bày?

Bạn được thay mặt những người khác trong Công ty trình bày đề tài Kaizen điển hình của nhóm và của Công ty

Nhiệm vụ của bạn là giúp các chuyên gia đánh giá hiểu, đánh giá tốt hoạt động Kaizen của Công ty

Tôi sẽ trình bày ở đâu?

Tại nơi làm việc, lưu ý đôi khi bảng trình Kaizen cách xa hiện trường

Tôi sẽ trình bày khi nào ? Và

Bạn sẽ được thông báo để biết ngày giờ cụ thể theo lịch trình bày Kaizen

Cơ cấu của một bản tường trình

Mở đầu -Giới thiệu nội dung,lý do

Mô tả quá trình thực hiện- Phát triển các ý chính với các hỗ trợ gồm số liệu và hình ảnh…

Kết luận và kết thúc bài thuyết trình

Cách chuẩn bị và trình bày bài

thuyết trình

Phần mở đầu

đề bạn phải đối mặt

Mô tả số liệu thu thập được về hiện trạng:

Tên công cụ thống kê: Biểu đồ tổn thất Pareto

Nhấn mạnh các kết quả chính đã thu thập được là gì

Liên hệ với mục tiêu của nhóm

Mục tiêu của đề tài Kaizen:

Nói rõ con số và thời gian dự kiến sẽ hoàn tất

Giọng nói thể hiện quyết tâm và mong muốn cần đạt được mục tiêu trong đề tài của bạn

Cách chuẩn bị và trình bày bài

thuyết trình

Phần mô tả quá trình thực hiện

Sơ lược kế hoạch để tiến hành đề tài:

Có thể điểm qua các bước tiến hành , không trình bày thời gian dự kiến cho từng bước chỉ cần nêu “như đã trình bày trong bảng”

xuất và chú trọng điểm làm Kaizen, chỉ vào mẫu vật

Kết cấu thiết bị và nguyên lý hoạt động:

Nêu những điểm chính liên quan đến đề tài

Cách chuẩn bị và trình bày bài

thuyết trình

Phần mô tả quá trình thực hiện

Phân tích Nguyên nhân của vấn đề cần cải tiến:

Nêu tên công cụ phân tích: Fish-bone, why-why….

Dùng fish-bone để tìm ra các nguyên nhân có thể

Dùng why-why và thông qua biểu kiểm tra xác nhận để tìm ra nguyên nhân gốc rễ , xác thực

Từ mỗi nguyên nhân đi tới các giải pháp tương ứng sau khi đã phân tích why-why ( bằng cách sử dụng hình ảnh trước và sau)

Nêu các ích lợi nổi bật của các giải pháp đó

Cách chuẩn bị và trình bày bài

thuyết trình

Phần mô tả quá trình thực hiện

Mô tả kết quả theo dõi trong quá trình thực hiện cải tiến:

Chỉ rõ các kết quả trình bày theo kiểu đồ thị PDCA

Nhấn mạnh những xu hướng tốt của số liệu

Có thể giải thích nguyên nhân những trường hợp số liệu chưa tốt và nêu rõ biện pháp khắc phục là gì

Đồ thị Paretto về tổn thất trước và sau khi cả tiến

Tiêu chuẩn hóa:

Nêu những tiêu chuẩn đặt ra sau khi làm Kaizen

OPL & OJT:

Cách chuẩn bị và trình bày bài

thuyết trình

Phần kết luận và kết thúc trình bày

Mô tả hiệu quả của đề tài Kaizen:

Nêu rõ những hiệu quả và ý nghĩa của đề tài theo các khía cạnh có liên quan, chú trọng những thành tích đạt được:

Chi phí, Năng suất, Chất lượng, An toàn, Tinh thần, Lưu ý cần nêu cụ thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền bằng con số cụ thể và không trình bày quá trình tính toán con số đó

Chỉ rõ hiệu quả của đề tài so với mục tiêu đề tài đề ra như thế nào Vẻ mặt tự hào, giọng văn phấn khởi

Cách chuẩn bị và trình bày bài

thuyết trình

Phần kết luận và kết thúc trình bày

Ưùng dụng của triển khai ngang và kế hoạch trong tương lai

Trình bày tóm tắm kế hoạch triển khai ngang của đề tài nếu như đề tài có thể ứng dụng vào những cụm máy khác trong hoặc ngoài phân xưởng và các kế hoạch tương lai có thể cải tiến hơn nữa nếu có

Kết thúc bài trình bày và Cảm ơn người nghe

Cách chuẩn bị tinh thần trả lời các

câu hỏi của chuyên gia

Trước khi trình bày cần hiểu rõ mọi nội dung của bản trình bày: đọc kỹ, suy nghĩ, trao đổi và hỏi lại với người hỗ trợ

Hình dung trước những chỗ các chuyên gia có thể hỏi sâu thêm

Bình tĩnh và chăm chú nghe câu hỏi

Hiểu rõ câu hỏi, nếu chưa rõ có thể yêu cầu chuyên gia đánh giá

nhắc lại hoặc giải thích câu hỏi cho rõ hơn

Suy nghĩ nhanh, sắp xếp các ý định trình bày một cách mạch lạc và đúng trọng tâm câu hỏi

Trả lời với thái độ tư tin, ngắn gọn, hướng mắt về phía người đặt

câu hỏi

Sử dụng tối đa những công

cụ nhãn quan: (Các Bảng

biểu/ Các dạng biểu đồ,

các lưu đồ chỉ mối quan

hệ…)

Các công cụ như que chỉ

vào các số liệu trên bảng

trình bày

Các hình vẽ, phần chũ dễ

Cách kỹ thuật cần áp dụng để

trình bày bài thuyết trình

Đồng nhất giữa các cử chỉ và lời nói: Nói

tới đâu chỉ vào bảng biểu hoặc hình ảnh mô phỏng

tới đó

Giọng văn: Cô đọng, ngắn gọn, mạch lạc

Giọng nói: To, rõ, có những điểm nhấn vào

những điểm quan trọng để thu hút người nghe

Điệu bộ: Tự tin,nhìn thẳng vào người nghe (người

Nhật), kết hợp sử dụng ngôn ngữ diễn đạt bằng

cử chỉ khác - Body language

Tác phong: Nhanh nhẹn, dứt khoát, tận dụng triệt

để thời gian cho việc trình bày

Cách kỹ thuật trình bày bài thuyết

trình

Cách giảm tối đa tâm lý sợ sệt/căng thẳng:

Chuẩn bị kỹ nội dung sẽ trình bày trước buổi

trình bày

Trình bày thử nhiều lần trước đó

Cố gắng coi chuyên viên đánh giá là các đồng

nghiệp để giảm lo lắng

Tập trung vào nội dung đang trình bày để quên đi

sự lo lắng và hồi hộp

Cách kỹ thuật trình bày bài thuyết

trình

Có những điểm nhấn mạnh khi trình bày Kaizen

Thay đổi giọng nói (âm điệu)khi bạn nhấn mạnh những

điểm chính

Thay đổi vẻ mặt:

Tỏ thái độ quan trong khi nói về hiện trạng

Tỏ thái độ chăm chú khi phân tích nguyên nhân

Tỏ thái độ thuyết phục và quyết tâm khi nói về giải pháp

Tỏ thái độ tự hào và phấn khởi khi nói về hiệu quả đạt

được

Các kỹ thuật trình bày bài thuyết

trình

Sau khi trình bày xong:

Bày tỏ lòng nhiệt tình, mong muốn được đưa

các chuyên gia đánh giá tham quan hiện trường

trong những trường hợp bảng trình bày Kaizen ở

xa hiện trường

Lôi kéo họ tới xem hiện trường

Bác Suzuki khuyên: “ Nếu ông mệt tôi có thể

cõng ông lên gác để xem chúng tôi đã làm

được cải tiến như thế nào….Cho tới khi chuyên

Các kỹ thuật trình bày bài thuyết

trình

Những điều cần tránh

khi trình bày

A- Nội dung báo cáo:

Không theo đúng trình tự các bước của báo cáo, trình bày thiếu logicTrình bày quá rườm rà, quá đi vào chi tiết

Không nêu rõ những điểm chính của báo cáo

B- Kỹ năng trình bày:

Tránh những tình tiết không phù hợp với chủ đề mình đang trình bày hoặc những chi tiết dễ nhàm chán

Không sử dụng những khái niệm quá đi sâu về kỹ thuât làm cho người nghe cảm thấy khó hiểu hoặc buồn chán

Cử chỉ chậm chạm, đứng yên một chỗ ít di chuyển

Không sử dụng những từ nói tắt hoặc ám chỉ

Không lạm dụng quá việc mô tả các con số

Nói lan man, không chú ý tới thời gian và trọng

tâm định trình bày

Nói quá nhỏ

Thái độ rút rát thiếu tự tin

Chỉ nhìn vào bảng để đọc số liệu, không nhìn

vào người nghe

Những điều cần tránh

khi trình bày

HẾT