Các khái niệm trong EXCEL

Đề tài Các khái niệm trong EXCEL

I.Mở đầu

Tin học ngày nay là một ngành học không thể thiếu trong mọi lĩnh vực các bạn có thể tự nghiên cứu để có đợc những kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính một cách nhanh chóng và chính xác nhất Nớc ta đang bớc vào thời kì công nghiệp hoá hiện đại hoá nhằm đa VN thành nớc công nghiệp văn minh, hiện đại.Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó, công tác đào tạo nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng Chính vì vậy đối với em lần đầu khi tiếp xúc với máy tính ,em cũng giống nh các bạn khác đều có một cảm giác khác lạ Nhng sau khi đợc học qua các bài giảng trên lớp và thực hành trên chiếc máy tính của mình , giờ đây máy tính là một công cụ không thể thiếu , đối với em nói riêng

và những ai đang sử dụng máy tính nói chung Giờ đây công nghệ thông tin chắc chẳng còn xa lạ đối với mọi ngời vì nớc ta đang bớc vào thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá với mục đích đa đất nớc ta trở thành nớc công nghiệp hoá văn minh hiện đại…

Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên thuộc không chỉ những nhân viên văn phòng mà với bất kì ai biết sử dụng máy tính hiện nay Excel giúp chúng ta tính toán sắp xếp các dữ liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm…Cũng chính vì vậy mà em chọn đề tài Excel cho bài luận văn đầu tiên của em

Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận văn chuyên nghành tin, nên chắc không thể không có thiếu xót hoặc mắc sai lầm.Nên em mong các thầy cô đóng góp ý kiến để lần sau em có thể làm bài tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn

II.Thân bài

A.Cơ quan tiếp nhận thực tập

-Trờng THPT Hoàng Văn Thụ

-Địa chỉ : Đờng Lĩnh Lam - phờng Vĩnh Hng-Quận Hoàng Mai - Hà Nội.-Hiệu Trởng :Nguyễn Đình Hoàn

-Hiệu Phó :Nguyễn thị Giang

-Số lợng nhân viên :45 giáo viên và 5 bảo vệ

-Các hoạt động chính của cơ quan là:

a hoạt động về mặt dạy học các hoạt động về thể dục thể thao các hoạt

động ngoại khoá vui chơI va học tập

b Ngoài hoạt động trên trờng còn có những hoạt động dạy tin học cho hoc sinh mở lớp tin dạy và khuyến khích học sinh tham gia

-Đơn vị đợc bố trí thực tập là :

a/ tổ dạy tin của trờng phòng máy của trờng

b/ chức năng của phòng là làm những công việc về hồ sơ học sinh phô tô các chứng từ tài liệu …vv

phòng có hoạt động dạy và hớng dẫn các học sinh những kiến thức cơ bản về tin học

Thầy giáo hiệu trưởng

Phó hiệu trưởng phụ trách học tập Phó hiệu trưởng phụ trách kỉ luật

đang bước vào thời kì công

nghiệp hoá hiện đại hoá

vậy đối với em lần đầu khi

tiếp xúc với máy tính ,em

không thể thiếu , đối với em

nói riêng và những ai đang

sử dụng máy tính nói chung

Giờ đây công nghệ thông tin

chắc chẳng còn xa lạ đối với

mọi người vì nước ta đang

bước vào thời kỳ công

nghiệp hoá hiện đại hoá với

mục đích đưa đất nước ta trở

thành nước công nghiệp hoá

văn minh hiện đại…

Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên

thuộc không chỉ những nhân

viên văn phòng mà với bất

kì ai biết sử dụng máy tính

hiện nay Excel giúp chúng

ta tính toán sắp xếp các dữ

liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm…

Cũng chính vì vậy mà em

chọn đề tài Excel cho bài

luận văn đầu tiên của em

Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận

Toàn thể học sinh ba khoá 10,11,12

-Sơ đồ trờng học

-Sơ đồ tổ chức :

-Nhận xét chung :Các thầy cô giáo luôn luôn nhiệt tình giúp đỡ ,cở mở ,tận tình chỉ bảo nghiêm khắc khi phạm lỗi…

-Cơ sở vật chất : Nhiều thiết bị hiện đại dễ sử dụng

a/ Các máy tính (20 chiếc xếp theo hai dãy )

+ Cấu hình :Pentum IV ,ổ 40 G, Ram 512 ,Màn hình phẳng Sam Sung,Có hai chiếc máy in Larse…

+Có nối mạng bằng mạng điện thoại…… Chỉ những giờ học internet mới mở cổng mạng

2

Phòng hội đồng Phòng tin

Dãy nhà

3 tầng dành cho học sinh lớp 11A

và khoá

đang bước vào thời kì công

nghiệp hoá hiện đại hoá

vậy đối với em lần đầu khi

tiếp xúc với máy tính ,em

không thể thiếu , đối với em

nói riêng và những ai đang

sử dụng máy tính nói chung

Giờ đây công nghệ thông tin

chắc chẳng còn xa lạ đối với

mọi người vì nước ta đang

bước vào thời kỳ công

nghiệp hoá hiện đại hoá với

mục đích đưa đất nước ta trở

thành nước công nghiệp hoá

văn minh hiện đại…

Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên

thuộc không chỉ những nhân

viên văn phòng mà với bất

kì ai biết sử dụng máy tính

hiện nay Excel giúp chúng

ta tính toán sắp xếp các dữ

liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm…

Cũng chính vì vậy mà em

chọn đề tài Excel cho bài

luận văn đầu tiên của em

Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận

b/Các máy văn phòng: gồm 01 máy pax ; 01 máy phôtôcopy ; Máy quét

ảnh…

B Nội dung thực tập về nghiệp vụ:

-Nội dung công việc đợc giao: Lắp ráp máy tính ; cài đặt một số chơng trình ; nhận thức ;đánh văn bản………

-Tự đánh giá về hiệu quả chất lợng công tác của bản thân : Khá

-Khuyết điểm của bản thân :Kiến thức học hỏi còn nông cạn ,kĩ năng giao tiếp khá ,ứng sử tình huống khi làm việc đạt hiểu quả, sinh hoạt đầy đủ khi đợc giao nhiệm vụ…

Title Bar

Title Bar : Thanh chứa tên của một tập tin trong Excel Mộ tập tin trong

Excl gọi là một word book, trong một word book có thể chứa một hay nhiều bảng tính( Word sheet), biểu đồ(Chart)

Menu Bar : Thanh chứa các lệnh của Excel.

Tool Bar : thanh chứa một số lện thông dụng của Excel Các lệnh này

có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột Ngoài Standard Tool Bar

và Formatting Toolbar còn có các thanh Toolbar khác có thể cho hiển thị hay dấu trên màn hình bằng lệnh View/Toolbars Các thanh công cụ có thể cho hiển thị trên cùng một dòng hay nhiều dòng

Thông thờng ta nên cho hiển thị hai Toolbar thờng xuyên dung là Standar

Toolbar và Formatting Toolbar

Formula Bar : dòng chứa dữ liệu nhập vào cho một ô hiện hành trên bảng

tính

Wordsheet : Bảng tính để ngời sử dụng có thể nhập dữ liệu và xử ký Mỗi

một tập tin trong Excel có chúa nhiều wordsheet gọi là Sheet

dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lênh hiện

hành của Excel và các tình trạng hiện hành của hệ thống nh Numlock, Capslock,

Sheet Tab :

Chứa các ký hiệu để chọn bảng tính hay biểu đồ trong một

workbook Trong màn hình trên đang chọn bảng tính Sheet 1 của tập tin Book1

đang điều chỉnh dữ liêuh hay công thức trong ô hiện hành

Chọn một chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và nhấn phím F2

II Cấu trúc worksheet

II.1 Giới thiệu Worksheet

Một worksheet ( hay bảng tính ) có thể hình dung nh mộ tấm bảng lớn hình chữ nhật mà màn hình của máy vi tính trợt trên đó Tại một thời điểm có thể xem một phàn bản tính thông qua màn hình Bảng tính gồm nhiều dòng

và nhiều cột

- Dòng ( Row) : Bảng tính có 65536 dòng đợc dánh bằng số 1,2,3 ,…655536

- Cột ( Column) : Bảng tính có 256 cột đợc đánh bằng ký tự : A,B.C AA,AB, ,IV

- Ô (Cell) : Là giao của một dòng với một cột Địa chỉ của một ô xác định bằng một cột trớc dòng sau , ví dụ ô B5

- Vùng (Range) : Là một tập hợp ô dạng hình chữ nhật Địa chỉ của một vùng đợc xác định bởi ô góc trên bên tráI và ô góc dới bên phảI, giữa 2

ô ngăn các nhau bởi dấu hai chem (:) Ví dụ vùng A2:B6 Có thể xem một ô cũng là một vùng

• Di chuyển trong worksheet

Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính KKhi nhập d liệu , vào công thức hay thao tác lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại

vị trí của con trỏ ô Các phím di chuyển con trỏ ô thông dụng gồm : Lên một dòng

Alt+PgUp Sang trái một trang

Alt + PgDn Sang phải một trang

Home Về đầu dòng

Ctrl+Home Về ô A1

Ngoài ra có thể nhấp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ đến ô đó

II.2 Thao tác trên worksheet

- Đổi tên worksheet hiện hành Tên chuẩn của mỗi worksheet là Sheet1, Sheet 2, Muốn đổi tên worksheet, ta thực hiện lệnh Format/Sheet/Rename và nhập tên mới trong SheetTab

- Chèn thêm một worksheet Trong mỗi tập tin bảng tính thờng ta có ba bảng tính Muôna chin thêm một workshêt mới, ta thực hiện lệnh Insert/worksheet

- Huỷ một worksheet hiện hành : Thực hiện lệnh Edit/DeleteSheet Chọn

Ok để đồng ý huỷ worksheet hiện hành

- Di chuyển hay chép một worksheet trong Sheet Tab: thực hiện lênh Edit/Move ỏ Copy sheet

Chọn before sheet để di chuyển worksheet, chọn Create a copy để chép worksheet

III Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiều dữ liệu Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong moat ô đợc phân ra

nh sau :

III.1 Kiểu số

Ký tự đầu tiên gõ vào là số Một số đợc nhập vào mặc định la General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells

III.2 Kiểu chuỗi

Ký tự đầu tiên gõ vào là chữ Riêng trờng hợp đối với ô kiểu chuỗi dạng số, ký tự đầu tiên là dấu nháy đơn (‘), sau đó là chuỗi số

III.3 Kiểu công thức

Ký tự đầu tiên là dấu = Kết quả trình bày trong ô không phải là các

ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó Ví dụ =2*5+3 Kết quả trình bày trong ô là 13

Có hai cách chọn vùng: Dùng chuột hay dùng bàn phím

Dùng chuột : di chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dói bên phải hay ngợc lại, vùng chọn sẽ bị bôi đen

Dùng bàn phím : Giữ phím Shift và gõ các phím di chuyên con trỏ ô để chọn vùng ( Một cách khác Gõ phím F8 sau đó gõ các phím di chuyển con trỏ ô)

Có thể chọn nhiểu vùng trong một lần bằng cách gõtổ hợp phím Shift_F8 và di chuột trên những vùng khác nhau.

dữ liệu trên bảng tính hoặc định dạng Font chữ một lần cho toàn

a) Chọn vùng nguồn ( Source area)

b) Thực hiện lệnh edit / Copy ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + C) c) Chọn vùng dich có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng dịch

c) Thực hiện lệnh Edit / Paste ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + V)

Ghi chú : Khi chép dữ liệu

Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả trình bày trong vùng đích se giống vùng nguồn.

Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu kiểu công thức, kết quả trình bày trong vùng đích sẽ thay đổi hay không tuỳ thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tơng đối hay địa chỉ tuyệt

đối.

IV.4 Sự khác nhau của việc chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ t ơng đối và địa chỉ tuyệt đối.

Công thức tham chiếu địa chỉ tơng đối

Địa chỉ tham chiếu có dạng CộtDòng Khi chép đến vùng

đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa

ph-ơng, chiếu và khoảng cách

 Công thức tham chiếu địa chỉ tuyệt đối:

Địa chỉ tham chiếu có dạng $Cột$Dòng Khi chép đến vùng

đích, địa chỉ tham chiếu vủa vùng đích sẽ giữ nguyên giống nh vùng nguồn

Ví dụ:

Dữ liệu trong các ô A1, A2, A3 A4 tơng ứng là 4,3,1,7

Trong ô B1 gõ công thức địa chỉ tơng đối =A1+2 Kết quả là 6

Trong ô C1 gõ công thức địa chỉ tuyệt đối $A$1+2 Kết quả là 6

Chép dữ liệu từ ô B1 đến vùng B2:B4

Công thức ô B2 sẽ là =A2+2 Kết quả là 5Công thức ô B3 se là =A3+2 Kết quả là 3Công thức ô B4 sẽ là =A4+2 Kết quả là 9

Chép dữ liệu từ ô C1 đến vùng C2:C4

Công thức ô C2 sẽ là =$A$1+2 Kết quả là 6Công thức ô C3 sẽ là =$A$1+2 Kết quả là 6Công thức ô C4 sẽ là =$A$1+2 Kết quả là 6

Trong quá trình nhập một công thức, có sử dụng địa chỉ tơng đối và tuyệt đối,

có thể chuyển đổi nhanh giữa dạng tơng đối và tuyệt đối bằn cách gõ phím F4

IV.5 Chuyển dũ liệu vùng

a) Chọn vùng nguồn (Source area)

b) Thực hiện lện Edit / Cut

c) Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng

đích

d) Thực hiện lệnh Edit/Paste

II Thao tác trên File

Một file lu trữ các bảng tính trong Excel có phần mở rộng là XLS Lu ý rằng một file trong Excel có thể nhiều bảng tính và nhiều biểu

đồ

V.1 L u File vào đĩa

Nếu lu vào đĩa với tên mới

a) Thực hiện lệnh File/Save as

 Nếu lu vào đĩa với tên cũ

Thực hiện lệnh File/Save hay nhấp chuột vào biểu tợng của Toolbar ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + S)

V.2 Mở một File

a) Thực hiện lênh File/Open hay nhấp chuột trên biểu tợng của Standbar Toolbar

New Open Save Permission Cut Copy Paste Format_Painter

Print Preview Spelling Sum Sort Chart

b) Nút Look in để chọn th mục tên của các tập tin trong th mục đợc chọn sẽ trình bày, ta sẽ nhấp chuột vào tên của tập tin muốn mở.c) Nhấp <Open> hoặc gõ Enter

V.3 Đóng một File

Thực hiện File/Close

V.4 Tạo một File mới

Thực hiên lệnh File/New hay nhấp chuột trên ký hiệu của Standard Toolbar

III Thao tác Undo

Thao tác này thờng đợc sử dụng để phục hồi lại tình trạng của bảng tính trớc khi thực hiện một hay nhiều thao tác vừa bị sai.Thao tác nay thực hiên thông qua lệnh Edit/Undo hay nhấp trên biểu tợng của Standard Toolbar

IV Các biểu t ợng trên Standar Toolbar.

ý nghĩa các biểu t ợng:

New : tạo một tập tin mới

Open : mở một tập tin đã có

Save : lu tập tin vào đĩa

Print : in ra máy in

Priview : in trên màn hình

Cut : cắt nội dung một vùng

Paste : dán nội dung

Thực hiện định dạng hiện số theo quy trình sau :

a) Chọn vùng chứa dữ liệu để định dạng hiện số

b) Thực hiện lệnh Format/Cells và chọn Number

c) Chọn loại lớp trong Category , ứng vớ một lớp sẽ có một hay nhiều dạng (Type) đi kèm

d) Chọn dạng

e) Nháy OK để hoàn tất thao tác định dạng hiện số

Ghi chú : Nếu không tìm đợc dạng trong một lớp để định dạng hiện số, ng]if

ta có thể chọn lớp Custom Khi chọn lớp Custom, ta có thể gõ dạng trực tiếp vào Type

3 Định vị trí dữ liệu trong ô

Dữ liệu nhập vào một ô xó thể phân bố dựa vào ba thành phân : Phân bố ngang trong ô, phân bố dọc trong ô và dữ liệu trình bày theo một hớng nào trong ô

Thực hiên định vị trí dữ liệu trong ô theo quy trình sau :

a) Chọn vùng chúa dữ liệu để định vị trí

b) Thực hiện lệnh Format/Cells và chọn Aliganment

c) Chọn phân bố ngang trong ô tại Horizontal : Canh trái(Left), canh

phải(Right), canh giữa (Center) và chọn phân bố dọc trong ô tại Vertical: canh trên (Top), canh dới ( Bottom), canh giữa ( Center).d) Chọn hớng trình bày dữ liệu trong Orientation

e) Trong Text Control Thông thờng, dữ liệu nhập trong một ô nếu dài

qúa sẽ lấn sang cả ô bên phải

* Nếu chọn Wrap Text Dữ liệu sẽ đợc trình bày nhiều hàng

trong một ô nếu trong ô đó một hàng không đủ

* Nếu chọn Shrink to fit : Dữ liệu thu nhỏ kích thớc nếu trong ô

đó một hàng không đủ

* Nếu chọn Merge Cell : trộn các ô thành một ô

f) Click Ok để hoàn tất thao tác định vị trí dữ liệu trong ô

c) Chọn Font chữ trong Font

d) Chọn Style trong Font Style, Underline và Effects

e) Chọn kích thớc chữ trong Size

f) Click OK để hoàn tất thao tác định dạng ký tự

5 Kẻ khung

a) Chọn vùng để kẻ khung

b) Thực hiện lện Format/Cells và chọn Border

c) Chọn dạng đờng kẻ trong Line

d) Chọn cạnh kẻ khung trong Presets và Border

e) Chọn OK để hoàn thành thao tác kẻ khung

6 Định dạng nền dữ liệu

a) Chọn vùng để định dạng nền dữ liệu

b) Thực hiện lệnh Format/Cells và chọn Patterns

Font Size Bold Italic Underline Currency Percent Border

Left Center Right Merge Comma Decimal Indent Color

c) Chọn dạng nền dựa vào những mẫu đa ra trong Color và Pattarn

d) Chọn OK để hoàn tất thao tác định dạng nền dữ liệu

7 Vẽ hình trong bảng tính

Để vẽ hình, cần phải mở thanh công cụ Drawing bằng cách dùng lệnh View/Toolbar và chọn Drawing ( hay click vào biểu tợng trên Standard Toolbar)

Sau đó có thể click vào biểu tợng tơng ứng trong Drawing Toolbar để vẽ hình trên bảng tính

Ghi chú: Trong Formatting Toolbar có sẵn một số ký hiệu định dạng.

Dới đây em xin giới thiệu một số thủ thuật khi sử dụng Excel

1 Hiển thị đối số của các hàm

để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl + Shift + A Ví dụ , nếu ta

gõ =RATE và nhấn Ctrl + Shift + A, ta có thể nhìn thấy tất cả đối số cho hàm này ( Ví dụ =RATE(nper, pmt, pv, fv, type, guess))

Nếu muốn biết thêm chi tiết hơn, gõ theo : =RATE

Và nhấn Ctrl + A để hiển thị theo Function Wizard

2 Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, giữ phím Shift + F3 sẽ đa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hớng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi di chuyển con trỏ điểm sáng đén hàm muốn tham chiếu Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp

3 Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu tạo một bảng tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, ta có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức , và ấn phím F9 Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của ta sẽ hiện trên màn hình Quan trọng hơn là không đợc ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn phải ấn phím ESC Tuy nhiên nếu nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl + Z để khôi phục lai các thay đổi

4 Liên kết text bõ tới dữ liệu trong ô

Ta có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bảng tính bằng cách tạo ra một text bõ và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box

1) Nháy vào biểu tợng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing Nhấp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box

2) đa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box ( Ví dụ : trong ô A1 ta

có số liệu là 2 Trên thanh công thức, ta gõ =A1) Và ấn Enter

3) Text hay số liệu ta gõ trong ô liên kết ( A1) sẽ xuất hiên trong text box Trong ví dụ trên text box se có giá trị ở trong dó là 2

Ta có thể di chuyển text box tới một vài bảng tính khác nhau trong tập bảng tính (nếu muốn)

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Ta có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng nh một hình

ảnh trong một bảng tính Đây cũng là một cách tinh xảo để

dễ dàng nhìn they ô nào đó tại một vài nơI trong bảng tính

Ta có thể sử dụng phơng pháp này để in các ô trong một trang Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng

đợc áp dụng cho các ô đợc liên kết Đẻ tạo một hình ảnh đợc liên kết ta có thể làm theo các bớc sau đây

1) Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc

2) Nháy chute vào Copy trên menu

3) Chọn ô mà ta muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện

4) Trong khi giữ phím Shift, nháy vào Paste Picture trên Menu Kết quả sẽ cho nhanh chóng

Sử dụng Avanced Filter

Nếu muốn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lệnh Advanced Filter

Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp chute vào Filter trong Menu Dat, nhắp chute vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn

Sử dụng hàm Sum + If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter.

Giả sử ta tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tông tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 Để làm đợc việc này, sử dụng dòng công thức dới đây:

= SUM( IF( A1 :A10>=50,IF(A1:A10 <=200,A1:A10,0),0))

Để chắc chắn ta nhập công thức nh một dãy, hay nhấn Ctrl – Shift– Enter Sau đó ta sẽ nhìn thấy dấu ngọăc {} trong công thức Nhng không đợc ấn Enter khi đang gõ công thức

Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu

Nh thế là đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1:A10, và muốn các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 Ta sử dụng công thức sau :

= SUM(IF (A1:A10 >= 50, IF(A1:A10 <=200,1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nháy đúp chute vào góc phảI dứới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng (+) sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột Ví dụ, nếu gõ dữ liệu trong các ô A1:A20, gõ một công thức

hay text vào ô B1 Nháy 2 lần chute vào góc dới của ô B1 Microsoft Excel sẽ

điền dữ liệu xuống phía dới cột ô B1 :B20

Sắp xếp các danh sách đã đ ợc lọc

Để sắp xếp một danh sách đã đợc lọc, chọn Data/Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by Đặc biệt cần lu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần và giảm dần và OK

Lấy các bộ lọc khi đã hoàn thành

Nếu sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, ta sẽ kết thúc việc hiển thị các record đó, nhng sau đó lại muốn xem lại tất cả các bản ghi một lần nữa Để nhận dợc các bản ghi đó, đơn giản ta chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại Nếu muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data/Filter và xoá chọn trong AutoFilter

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơI các ô chứa công thức một cách nhanh nhất trong bảng tính, chọn

Go To từ Menu Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special/Formula, và chọn

OK Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ đợc chọn lựa

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức

Sắp xếp các ký tự in hoa và in th ờng

Excel không quan tam đến trờng hợp các ký tự chữ cáI khi sắp xếp, trừ khi ta thông báo tới nó Nếu ta muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thờng trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu muốn sắp xếp, chọn Data/Sort Nháy vào Optión trong hộp thoại Sort và chọn lựa Case Sensitive Nháy vào OK hai lần D

ới đây em xin giới thiệu phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word

I Cách khởi động

Có rất nhiều cách khởi động đợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc,

sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để

khởi độngCách 1 : Chọn lện Start của Windows : Start\Programs\Microsoft WordCách 2 : Nháy đúp chuột lên biểu tơng của phần mềm word nếu nh nhìn thấy nó bất kỳ chỗ nào : Trên thanh Taskbar hoặc trên Destop,…

Cách 3 : Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Ducuments, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

II Màn hình làm việc

Thờng thì môi trờng làm việc trên Word gồm 4 phần chính :

- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu Ta có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đấy Nội dung trên cửa sổ này sẽ

đợc in ra máy in khi sử dụng lệnh in

- Hệ thống bảng chọn (Menu): Chứa các lệnh để gội tới các chức năng của Word trong khi làm việc Ta phải ding chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Hệ thống thanh công cụ: Gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công

cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi soạn thảo văn b ản, ta phải sử dụng đến một thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating, hoặc khi vẽ

hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc.

- Thớc kẻ: gồm 2 thớc (ruler) bao viền trang văn bản Sử dụng thớc này ta

có thể điều chỉnh đợc lề văn bản, cũng nh thiết lập các điểm dich ( tab) một cách đơn giản và trực quan

Hệ thống bảng chọn Hệ thống thanh công cụ

Thanh trạng thái

Thớc kẻ

- Thanh trạng thái: giúp ta biết đợc một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví dụ : ta đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,.v.v.

4 Tạo một tài liệu mới

Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu(Documents) Mỗi tài liệu phải đợc cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng DOC Thờng thì các

tệp tài liệu của ta sẽ đợc cất vào th mục c:\My Documents trên đĩa cứng

Tuy nhiên, ta có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word

Thông thờng sau khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, ta có thể sử dụng một trong các cách sau :

5 Ghi tài liệu lên đĩa

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, ta có thể chọn một trong các cách