Bộ môn quan hệ công chúng - Tổ chức sự kiện

Bộ môn quan hệ công chúng - Tổ chức sự kiện

Giáo viên: Phạm Long Châu Người thực hiện: Nhóm Đối Mặt

NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II

LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

I SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

1 Sự kiện là gì?

Sự kiện là một công cụ truyền thông hiệu quả

Sự kiện đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo…

I SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

2 Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần

"đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công

ty thông qua những sự kiện

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết

I SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

3 Vì sao phải tổ chức sự kiện?

Việc tổ chức sự kiện được coi là việc “tạo ra một cái cớ tốt” để thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và của các nhóm đối tượng công chúng mục tiêu

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả trực tiếp với những người đã tham gia sự kiện

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 1: Lên kế hoạch

Đây là bước quan trọng nhất trong

quá trình làm event, vì mọi ý tưởng,

sự tính toán, sắp xếp,… ban đầu đều

được hình thành ở bản kế hoạch này

Để lên kế hoạch cho việc tổ chức sự

kiện người tổ chức cần xác định được

các mục công việc cần phải sử lý

sau:

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 2: Giới thiệu sự kiện

Sau khi đã lên kế hoạch việc tiếp theo

cần làm đó là giới thiệu sự kiện đến

các đối tượng mà người tổ chức mong

muốn Việc này cần làm trước khi sự

kiễn diễn ra một khoảng thời gian hợp

lý để mọi đối tượng đều nhận được

thông tin và có sự phản hồi.

Bước 3: Tiếp nhận phản hồi

Sau khi sự kiện được giới thiệu tới công chúng thì họ sẽ có những bàn tán, bình luận,… về các mặt tích cực, tiêu cực của sự kiện này Người tổ chức sự kiện cần phải tiếp nhận những ý kiến này từ nhiều luồng thông tin, sau đó lựa chọn các thông tin đúng, đóng góp tích cực của công chúng để chuẩn bị cho các điều chỉnh cần thiết.

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 4: Điều chỉnh kế hoạch

Xem xét lại tất cả các công việc cần

làm và các ý kiến phản hồi của công

chúng, qua đó phát hiện các sai lầm để

điều chỉnh lại kế hoạch một cách hợp lý

nhất cho việc tổ chức sự kiện.

Bước 5: Dự phòng phát sinh

Trong mọi sự kiện việc phát sinh ra tình huống bất ngờ tuy ít nhưng một khi phát sinh ra mà không kịp chỉnh sửa sẽ gây ảnh hương rất lớn đến sự kiện, thậm chí làm hỏng sự kiện Vì vậy việc dự phòng là rất cần thiết, tính toán các sự cố có khả năng sảy

ra và chuẩn bị các phương án để điều chỉnh, sửa chữa kịp thời.

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 6: Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi người tổ chức đã có một bản kế

hoạch hoàn chỉnh, việc tiếp theo đó là

bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện Mọi

người được phân công sẽ thực hiện các

công việc theo như đã được chia từ

trước và phải hoàn thành đúng hạn Mọi

công tác chuẩn bị phải được hoàn thành

tốt nhất trước khi sự kiện được diễn ra

để sự kiện được bắt đầu đúng thời gian.

Bước 7: Bắt đầu sự kiện

Đây là mốc quan trọng để nghiệm chứng kết quả của quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị trước đó Mọi sự chuẩn bị đều để phục vụ cho thời gian diễn ra sự kiện, việc sự kiện có thành công hay không cũng một phần nhờ vào khả năng vận hành của các hạng mục đã chuẩn bị trước đó

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bước 8: Kết thúc sự kiện

Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức

sự kiện, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho,

Họp rút kinh nghiệm sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

III NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP TRONG TỔ

CHỨC SỰ KIỆN

 Để tổ chức một sự kiện thành công thì người tổ chức cần rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, tuy nhiên việc sai sót là không thể tránh khỏi.

 8 sai lầm thường gặp

III NHỮNG SAI LẦM

THƯỜNG GẶP TRONG TỔ

CHỨC SỰ KIỆN

IV CÁCH TỔ CHỨC MỘT

SỰ KIỆN CÓ HIỆU QUẢ

IV CÁCH TỔ CHỨC MỘT

SỰ KIỆN CÓ HIỆU QUẢ

V 10 KỸ NĂNG ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH

CÔNG

V 10 KỸ NĂNG ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH

CÔNG

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN

II

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN

PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN

II

Loại sự kiện:Lễ khai mạc liên hoan phim

Mục tiêu và kết quả: Giới thiệu với công chúng về

các bộ phim tham gia trong liên hoan phim Quốc tế lần thứ II và các diễn viễn, đạo diễn của các bộ phim đó

Thời gian diễn ra: 20 giờ ngày 29 tháng 11 năm

2012

Địa điểm tổ chức: Cung văn hóa hữu nghị Việt Xô

Các đối tác: Các kênh truyền hình VTV, Hà Nội,… các

trang báo thường và báo điện tử Dân trí, An ninh,…

Ngân sách: 2 tỷ VNĐ

Bố cục và nội dung : Sự kiện thảm đỏ và lễ khai mạc

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN

II

 Quảng cáo cho sự kiện

thông qua các kênh

khai mạc hoàn hảo nhất

và không có lỗi gây ảnh

hưởng đến hình ảnh Việt

Nam trong mắt công

chúng và bạn bè quốc tế

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN

Một số khách không được mời tham gia sự kiện thảm đỏ nhưng vẫn xuất hiên trong chương trình, cho thấy ban tổ chức đã thiếu đi sự kiểm soát và xây dựng khung chương trình chưa rõ ràng

Những cuộc phỏng vấn nhanh trên thảm đỏ như phỏng vấn nghệ sĩ NSND Như Quỳnh hay đạo diễn Victor Vũ cũng làm cho máy quay phải dừng lại mà quên đi các vị khách khác đang tiếp nối trên thảm đỏ

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN

II

Kết thúc sự kiện

Sau khi lễ khai mạc kết thúc, mọi vật dụng được thu lại, hậu trường được dọn dẹp Ban tổ chức sau khi họp kết thúc sự kiện và trả lời với công chúng về việc để xảy ra những sự cố trên ban tổ chức quy trách nhiệm cho ai và khâu nào, ông Đỗ Duy Anh, Cục phó Cục Điện ảnh Việt Nam, trưởng ban tổ chức chỉ bảo sẽ rút kinh nghiệm còn chẳng biết quy trách nhiệm cho ai cả vì đây là sự cố bất ngờ Điều này cho thấy người tổ chức chưa chuyên nghiệp

và thiếu tâm huyết trong công việc.

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN

II

Bài học thu được qua “Lễ khai mạc liên hoan phim Quốc tế Hà Nội lần 2”

Công tác chuẩn bị chưa đầy đủ

Các phần công việc chưa được phân công rõ ràng

Công tác quản lý chương trình chưa tốt

Thiếu sự tích cực và tâm huyết của ban tổ chức