Quản lý tuyển sinh đại học

Sau khi nhận được điểm thi, nhân viên phòng đào tạo thựchiện nhập điểm cho các thí sinh, sau đó công bố điểm trên các phương tiện thông tinđại chúng... o Dòng sự kiệ

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

Trong chương này chúng tôi tập chung tìm hiểu môi trường, xã hội, kinh tế, kythuật của hệ thống quản lý tuyển sinh đại học ở Trường đại học Điện Lực Cơ cấu tôchức của Phòng đào tạo, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý các công tác tuyển sinh chonhà trường Đồng thời cũng đánh giá hiện trạng của hệ thống Quản lý tuyển sinh đạihọc hiện tại của trường và đề ra hướng giải quyết làm cho hệ thống tốt hơn, có thể đápứng được nhiều vấn đề hơn

1.1 Đặt vấn đê

Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọingành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngànhnày phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất vàtốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanhchóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra

Hòa cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tô chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo cácnhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệthống quản lý hồ sơ đăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đạihọc chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng máytính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trênWord Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lạidanh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệuquả cao chưa đồng bộ Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tươnglai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồngthời việc cập nhật những thay đôi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trướcđây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn

1.2 Khảo sát hiện trạng

1.2.1 Khảo sát phòng Đào tạo Trường Đại học Điện Lực

Địa chỉ: Khu nhà B trường Đại học Điện lực, 235 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội

1.2.1.1 Chức năng

Tham mưu giúp việc hiệu trưởng các lĩnh vực công tác: Quản lý đào tạo hệ chínhquy của nhà trường; phối hợp với các khoa, phòng thanh tra pháp chế, phòng công tácsinh viên để quản lý sinh viên

1.2.1.2 Nhiệm vụ

 Thực hiện công tác điều hành tiến độ và kế hoạch đào tạo

 Xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo cho từng năm học và toàn khóa học củatoàn trường

 Xây dựng kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thực tập từng kỳ, năm học; kế hoạchkiểm tra, thi học kỳ và tô chức thi tốt nghiệp

 Tô chức triển khai thực hiện kế hoạch tiến độ đến từng đơn vị, cá nhân liênquan; theo dõi, giải quyết việc điều chỉnh và các vấn đề phát sinh trong quátrình thực hiện kế hoạch đào tạo

 Công tác quản lý nghiệp vụ đào tạo

 Hướng dẫn, tô chức triển khai và chi tiết các quy chế hiện hành trong đào tạo,xây dựng các quy chế để tô chức các hoạt động dạy và học trong nhà trường

 Tô chức chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác giáo viên Lập kế hoạch đàotạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ sư phạm cho đội ngũgiảng viên trong toàn trường

 Xây dựng kế hoạch khai thác cơ sở vật chất hiện có và phối hợp với các đơnvị liên quan có kế hoạch chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đào tạo

 Lập kế hoạch khối lượng giảng dạy của giảng viên trong trường theo nămhọc, kỳ học Phối hợp với khoa theo dõi, đối chiếu khối lượng giảng dạy thựctế của giảng viên

 Xác nhận khối lượng giờ giảng, khối lượng biên soạn chương trình, giáo trìnhtheo quy định, chuyển phòng KHTC làm thủ tục quyết toán

 Phối hợp các khoa để theo dõi, nắm bắt và đánh giá về chất lượng đào tạo

 Phối hợp các khoa chuyên môn đôn đốc theo dõi việc triển khai thực hiện quychế giáo viên

 Công tác phát triển ngành nghề, chương trình và quy mô đào tạo

 Xây dựng mục tiêu, định hướng phát triển ngành nghề, quy mô đào tạo, cụthể hóa mục tiêu đào tạo theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu thực tế

 Lưu trữ, quản lý để triển khai áp dụng thống nhất chương trình đào tạo củatrường bao gồm cả chương trình đào tạo, chương trình chi tiết

 Xây dựng kế hoạch chỉ tiêu đào tạo dài hạn và hàng năm của trường

 Đầu mối tô chức, giáp mối các khoa chuyên môn để xây dựng và mở các mãngành và chương trình đào tạo mới, trình các cơ quan cấp trên phê duyệt theođịnh hướng và mục tiêu phát triển

 Lập kế hoạch mở rộng quy mô, thị trường đào tạo Đầu mối xây dựng, pháttriển các đối tác liên kết đào tạo, hướng dẫn tô chức đào tạo theo dõi việc thựchiện quy chế đào tạo tại các đơn vị liên kết

 Quản lý, tập hợp điểm của học sinh, sinh viên chính quy, trình các hội đồngđánh giá kết quả học tập, lên lớp, học bông, tốt nghiệp và khen thưởng học sinh,sinh viên

 Đánh giá phân loại kết quả học tập của học sinh, sinh viên trong từng kỳ học,năm học theo quy chế hiện hành

 Trình hội đồng xét học bông, lên lớp, tốt nghiệp theo tiến độ và quy định củatrường

 Phối hợp với các khoa, xưởng để tô chức thi tốt nghiệp, đánh giá luận văn, đốán và cấp bằng cho học sinh, sinh viên Tô chức quản lý, cấp phát và lưu trữđiểm, các văn bằng, chứng chỉ

 Quản lý văn bằng tốt nghiệp, lập sô theo dõi và tô chức cấp phát bằng tốtnghiệp cho học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp

 Quản lý cấp phát các loại chứng chỉ, chứng nhận theo chương trình đào tạochính quy

 Thiết kế, quản lý các mẫu văn bằng chứng chỉ do trường phát hành

 Lưu trữ vĩnh viễn điểm và các sô cấp phát bằng chứng chỉ của học sinh, sinh

 Đầu mối tô chức học sinh giỏi, thi tay nghề giáo viên giỏi

 Lập kế hoach thi giáo viên dạy giỏi, học sinh giỏi hàng năm

 Công tác tuyển sinh

 Thường trực hội đồng tuyển sinh Lập kế hoach và là đầu mối tô chức thựchiện công tác tuyển sinh hệ chính quy theo kế hoạch, đảm bảo chất lượng vàđúng quy chế hiện hành của Bộ giáo dục và Đào tạo

 Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nhân sự và các điều kiện vậtchất cho công tác tuyển sinh

 Phối hợp với phòng CTHSSV, QTĐS và KHTC đón học sinh, sinh viên nhậphọc

 Các công tác khác

 Tông hợp để báo cáo Hiệu trưởng và cấp trên theo định kỳ và theo yêu cầuđột xuất về mọi mặt liên quan đến đào tạo

 Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Hiệu trưởng

1.2.1.3 Cơ cấu tô chức

Bảng 1.1: Cơ cấu tô chức phòng Đào tạo trường Đại học Điện Lực

1 Họ và tên: Bùi Đức Hiên

Học hàm - học vị: GVC.Tiến sĩ

Chức vụ: Trưởng phòng

Mail: hienbd@epu.edu.vn

- Phụ trách chung

- Trực tiếp quản lý công tác tuyển sinh, Kế hoạch đào tạo, Thanh tra đào tạo, Liên kết đào tạo, Dự án Điện Hạt nhân, Nhóm Re2

- Ủy viên thường trực Hội đồng tuyển sinh

2 Họ và tên: Kiêu Tuấn Anh

Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Phó Trưởng phòng

- Thay mặt trưởng phòng điều hành chung khi Trưởng phòng đi công tác

3 Họ và tên: Nguyễn Thị Phương

Dung

Học hàm - học vị: GVC.Thạc sĩ

Chức vụ: Phó Trưởng phòng

- Thanh tra đào tạo

- Công tác tô chức thi giáo viên giỏi,thi học sinh giỏi

4 Họ và tên: Nguyễn Đình Chiến

Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Chuyên viên

Mail: chiennd@epu.edu.vn

- Triển khai việc mở mã ngành mới

- Công tác liên quan đến cơ sở vật chất phục vụ công tác tuyển sinh, quảng cáo tuyển sinh

- Xin cấp phôi bằng, in bằng tốt nghiệp

- Quản lý, theo dõi việc thực hiện kếhoạch giảng dạy của các lớp liên kết ngoài trường

5 Họ và tên: Nguyễn Thị Hồng Lam

Học hàm - học vị: Học viên cao học

Chức vụ: Chuyên viên

Mail: lamnth@epu.edu.vn

- Quản lí theo dõi việc nhập học sau khi trúng tuyển, biên chế các lớp học Quản lý việc thực hiện tiến độ đào tạo ở tất cả các hệ đào tạo trong trường và ngoài trường

- Quản lý, theo dõi khối lượng giảng

- Triển khai thực hiện các công văn báo cáo đột xuất hoặc định kỳ theo yêu cầu của cấp trên

6 Họ và tên: Hoàng Thu Hồng

Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Chuyên viên

Mail: honght@epu.edu.vn

-Các vấn đề liên quan đến tuyển sinhTCCN, hệ Nghề, hệ liên thông trongtrường và ngoài trường, các lớp liên kết

7 Họ và tên: Vũ Thị Thoa

Học hàm - học vị: Học viên cao học

Chức vụ: Chuyên viên

Mail: thoavt@epu.edu.vn

- Quản lí các lớp hệ Đại học

- Các vấn đề liên quan đến điểm thi của sinh viên hệ Đại học

- Tô chức thi tốt nghiệp hệ Đại học

- Quản lý Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, giấy chứng nhận tốt nghiệp hệ Đại học

8 Họ và tên: Tô Phương Lan

Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Chuyên viên

9 Họ và tên: Lê Thị Việt Anh

Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Chuyên viên

Mail: anhltv@epu.edu.vn

Trực giảng ở Cơ sở 1: xếp thời khóa biểu, theo dõi tiến độ giảng dạy, tô chức cho sinh viên học lại, học trả nợ môn

10 Họ và tên: Trần Thị Kim Dung

Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Chuyên viên

Di động: 0962 262 222

Mail: dungttk@epu.edu.vn

Các vấn đề liên quan tới tuyển sinh hệ Chính quy

11 Họ và tên: Nguyễn Thị Nương

Học hàm - học vị: Cử nhân

Chức vụ: Giảng viên

Mail: nuongnt@epu.edu.vn

Trực giảng ngoài giờ, Thứ 7 và Chủ nhật

1.2.2 Tìm hiểu các giấy tờ liên quan

1.2.2.1 Mẫu hồ sơ tuyển sinh Đại học – Cao đẳng 2012

Hình 1.1: Mẫu hồ sơ đăng ký tuyển sinh Đại học – Cao đẳng

1.2.2.2 Mẫu giấy báo nhập học

Hình 1.2: Mẫu giấy báo nhập học

1.2.3 Khái quát Quy chết tuyển sinh của Bộ Gáo Dục

Theo quy chế chung về tuyển sinh Đại học, Cao đẳng của Bộ GD&ĐT quy định là: Mỗi thí sinh đều phải thi 3 môn Tùy theo khối thi mà các môn và hệ số môn thi tương ứng là khác nhau Mỗi thí sinh đăng ký thuộc một khu vực xác định, thuộc đối tượng

ưu tiên hoặc không ưu tiên mà thí sinh được cộng thêm điểm vào kết quả thi hay không Mỗi khối bao gồm nhiều ngành và mỗi ngành có chỉ tiêu tuyển sinh riêng.Sau khi công tác chấm thi kết thúc, cán bộ chấm thi sẽ tông hợp điểm của từngmôn cho trưởng bộ môn để bàn giao cho Ban Thư Ký chuẩn bị cho quá trình nhậpđiểm và xét tuyển với cơ chế như sau:

 Đề thi của các trường sẽ theo đề thi chung của Bộ GD&ĐT

 Thang điểm chấm thi là 10

 Đề thi của Bộ GD&ĐT phê duyệt (đối với các trường dùng đề thi chung của BộGD&ĐT) Khi chấm bài thi, cán bộ chấm thi không quy tròn điểm

 Tông điểm mà thí sinh có được bằng tông điểm của 3 môn sau khi nhân hệ sốcộng với điểm cộng

 Chính sách ưu tiên theo khu vực:

 Khu vực 1 (KV1) gồm: Các xã, thị trấn thuộc miền núi, vùng cao, vùngsâu, hải đảo, trong đó có các xã thuộc vùng có điều kiện kinh tế - xã hộiđặc biệt khó khăn theo quy định của Chính phủ

 Khu vực 2 – Nông thôn (KV2-NT) gồm: Các xã, thị trấn không thuộcKV1, KV2, KV3

 Khu vực 2 (KV2) gồm: Các thành phố trực thuộc tỉnh (không thuộctrung ương); các thị xã, các huyện ngoại thành của thành phố trực thuộctrung ương

 Khu vực 3 (KV3) gồm: Các quận nội thành của thành phố trực thuộctrung ương Thí sinh khu vực 3 không thuộc diện hưởng ưu tiên theo khuvực

Chênh lệch các khu vực liên tiếp nhau được ưu tiên là 0,5 điểm

 Chính sách ưu tiên theo đối tượng:

Mức chênh lệch điểm ưu tiên theo đối tượng là 1 điểm Hiện nay, nhóm ưu tiêncao nhất được 2 điểm (điểm trúng tuyển thấp hơn so với học sinh KV3 là 2điểm), đó là nhóm ưu tiên 1 (UT1), gồm các đối tượng:

 Đối tượng 1: Công dân Việt Nam có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểusố

 Đối tượng 2: Công nhân trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5 năm trởlên trong đó có ít nhất 2 năm là chiến sĩ thi đua được cấp tỉnh trở lêncông nhận và cấp bằng khen

 Đối tượng 3: Thương binh, bệnh binh, người có “Giấy chứng nhậnngười được hưởng chính sách như thương binh”; Quân nhân, công annhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ từ 12 tháng trở lêntại khu vực 1; Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học cóthời gian phục vụ từ 18 tháng trở lên; Quân nhân, công an nhân dânhoàn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ có thời gian phục vụ từ 18 tháng trởlên

 Đối tượng 4: Con liệt sĩ; Con thương binh mất sức lao động 81% trở lên;Con bệnh binh mất sức lao động 81% trở lên; Con của người được cấp

giảm khả năng lao động 81% trở lên; Con của Bà mẹ Việt Nam Anhhùng, con của Anh hùng Lực lượng vũ trang, con của Anh hùng Laođộng; Con của người hoạt động cách mạng trước ngày 1-1-1945 hoặccon của người hoạt động cách mạng từ ngày 1-1-1945 đến trước Tôngkhởi nghĩa 19-8-1945; Con đẻ của người hoạt động kháng chiến bịnhiễm chất độc hoá học là người được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh côngnhận bị dị dạng, dị tật, suy giảm khả năng tự lực trong sinh hoạt, học tập

do hậu quả của chất độc hoá học

 Đối tượng 5: Thanh niên xung phong tập trung được cử đi học; Quânnhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụdưới 18 tháng không ở khu vực 1

 Đối tượng 6: Con thương binh mất sức lao động dưới 81%;Con bệnhbinh mất sức lao động dưới 81%; Con của người được cấp “Giấy chứngnhận người hưởng chính sách như thương binh“, làm suy giảm khả nănglao động dưới 81%

 Đối tượng 7: Người lao động ưu tú thuộc tất cả các thành phần kinh tếđược từ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW (gọi chung là cấp tỉnh), Bộtrở lên công nhận danh hiệu thợ giỏi, nghệ nhân, được cấp bằng hoặchuy hiệu Lao động sáng tạo của Tông Liên đoàn Lao động Việt Namhoặc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh; Giáo viên đã giảng dạy đủ

3 năm trở lên thi vào các ngành sư phạm; Y tá, dược tá, hộ lý, ky thuậtviên, y sĩ, dược sĩ trung cấp đã công tác đủ 3 năm trở lên thi vào cácngành y, dược

Thời hạn tối đa được hưởng ưu tiên đối với quân nhân, công an phục viên, xuấtngũ, chuyển ngành dự thi là 18 tháng kể từ ngày ký quyết định xuất ngũ đến ngày dựthi

Người có nhiều diện ưu tiên theo đối tượng chỉ được hưởng một diện ưu tiên caonhất

Các trường căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh được giao, sau khi trừ số thí sinh đượctuyển thẳng (kể ca số sinh viên dự bị của trường và sinh viên các trường dự bị đại họcdân tộc Trung ương được phân về trường), căn cứ vào thống kê điểm do máy tính cungcấp đối với các đối tượng và khu vực dự thi, căn cứ vào quy định về khung điểm ưutiên và vùng tuyển sinh; Căn cứ vào điểm sàn do Bộ GD&ĐT quy định, Ban thư ký

trình HĐTS trường xem xét quyết định điểm trúng tuyển Thí sinh có thể chuyển đôi

từ ngành này sang ngành khác nếu không đậu với điều kiện thí sinh đó phải đạt đượcđiểm sàn của ngành muốn chuyển sang

1.2.4 Hiện trạng công tác Quản lý tuyển sinh Đại học – Cao Đẳng của Trường

Đại học Điện Lực

Tại trường đại học Điện Lưc, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vịmình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lýlà rất lớn

Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khó khăn,mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó

Số giấy tờ bô sung hàng năm trong hồ sơ Quản lý tuyển sinh Đại học (QLTSĐH)cũng rất lớn

Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì cànggặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra

Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLTSĐH bằng sô sách có những

ưu khuyết điểm sau:

 Ưu điểm

Công việc quản lý trên sô sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hànhchính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏiphải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đâykhông thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính

 Nhược điểm

Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của côngnghệ thông tin thì việc quản lý bằng sô sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểmchính sau:

 Việc quản lý bằng sô sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc

 Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian

 Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành

 Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất

 Không mang tính thời đại

1.3 Xác lập dự án

1.3.1 Mô tả bài toán

Trường đại học Điện Lực, mỗi năm vào mùa tuyển sinh, nhà trường lại đón nhậnhàng ngàn đơn tuyển sinh đại học của các thí sinh từ khắp nơi trên cả nước PhòngĐào Tạo, lập ra hội đồng tuyển sinh Đại Học – Cao Đẳng để tô chức tiếp nhận, lưu trữvà sắp xếp hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh Sau đó tiến hành sắp xếp thí sinh theotên, và đánh số báo danh, chia phòng thi cho các thí sinh, gửi giấy báo dự thi đến chocác thí sinh

Nhân viên phòng Đào Tạo sẽ thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ các Đơn vị đăng ký dựthi, hoặc từ các thí sinh vãng lai và cập nhật thông tin vào hệ thống Hết đợt nhận hồ

sơ, nhân viên này thực hiện đánh số báo danh và chia phòng thi rồi in giấy báo dự thi,gửi cho tất cả các thí sinh Sau khi nhận được điểm thi, nhân viên phòng đào tạo thựchiện nhập điểm cho các thí sinh, sau đó công bố điểm trên các phương tiện thông tinđại chúng Sau khi công bố điểm, nhân viên phòng đào tạo tiếp nhận đơn phúc khảocủa các thí sinh, chuyển cho bộ phận giải quyết và thông báo kết quả lại cho thí sinh.Sau khi giai đoạn phúc khảo kết thúc, nhân viên phòng đào tạo tô chức in giấy báonhập học hoặc giấy báo điểm cho thí sinh tùy theo điểm chuẩn của trường Ngoài rakhi có yêu cầu báo cáo về số lượng thí sinh, số lượng phòng thi, … từ trưởng phòng,nhân viên này cũng thực hiện lập báo cáo rồi gửi về cho trưởng phòng

1.3.2 Quy trình nghiệp vụ

1.3.2.1 Quy trình nhận Hồ sơ thí sinh

Hình 1.3: Quy trình nghiệp vụ Tiếp nhận Hồ sơ đăng ký

Mỗi năm, vào mùa tuyển sinh Đại học – Cao đẳng, nhân viên phòng đào tạo sẽtiếp nhận hồ sơ đăng ký từ các thí sinh hoặc các đơn vị đăng ký dự thi, sau đó tiếnhành kiểm tra, xem xét hồ sơ cũng như các khoản lệ phí, nếu hồ sơ có sai sót, hoặckhông hợp lệ thì sẽ giử trả về cho thí sinh để tiến hành làm lại hồ sơ, nếu hồ sơ là hợplệ thì nhân viên này sẽ tiến hành nhập hồ sơ vào hệ thống để lưu trữ

1.3.2.2 Quy trình nghiệp vụ đánh Số báo danh

Hình 1.4: Nghiệp vụ đánh số báo danh

Sau khi tiếp nhận hồ sơ thí sinh, nhân viên phòng đào tạo tiến hành đánh số báodanh cho từng thí sinh, và lưu trữ thông tin về số báo danh của mỗi thí sinh.

1.3.2.3 Quy trình nghiệp vụ chia Phòng thi

Hình 1.5: Nghiệp vụ chia Phòng thi

Sau khi đã có Số báo danh cho từng thí sinh, nhanh viên phòng đào tạo tiến hànhchia phòng thi, và lưu trữ thông tin

1.3.2.4 Quy trình nghiệp vụ Nhập điểm cho thí sinh

Hình 1.6: Nghiệp vụ Nhập điểm cho thí sinh

1.3.2.5 Quy trình nghiệp vụ Nhận và Xử lý đơn phúc khảo

Hình 1.7: Nghiệp vụ nhận và xử lý đơn phúc khảo

1.3.2.6 Quy trình nghiệp vụ Báo cáo – Thống kê

Hình 1.8: Nghiệp vụ Báo Cáo – Thống Kê

Theo định kì hoặc tùy thời điêm, Trưởng Phòng sẽ yêu cầu nhân viên thực hiệnthống kê, báo cáo tình hình hồ sơ thí sinh, phòng thi, nơi dự thi, … Nhân viên phòngđào tạo có trách nhiệm thực hiện thống kê, lập báo cáo thống kê trình lên TrưởngPhòng, kết thúc thống kê, báo cáo

1.3.3 Yêu cầu hệ thống

1.3.3.1 Yêu cầu chức năng

Hệ thống Quản lý dược phẩm được xây dựng nhằm thực hiện các chức năng sau:

 Chức năng quản lý hệ thống

• Đăng nhập/Đăng xuất

• Sao lưu CSDL

• Khôi phục CSDL

• Hiệu chỉnh User

 Chức năng cập nhật danh mục

• Danh mục Đối Tượng Ưu Tiên

• Danh muc Khu Vực Ưu Tiên

• Danh mục Ngành Dự Thi

• Danh mục Hồ Sơ Thí Sinh

• Danh mục Phòng Thi

• Danh mục Địa Điểm Dự Thi

• Danh mục Đơn Vị ĐKDT

 Chức năng xử lí

• Nhập điểm thí sinh

• Nhận và Xử lý đơn phúc khảo

• Đánh số báo danh

• Chia phòng thi

• Tìm kiếm – Tra cứu

• Thống kê - Báo cáo

1.3.3.2 Yêu cầu phi chức năng

 Hạn chế thấp nhất các sai sót có thể xảy ra trong quá trình sử dụng chươngtrình.

 Đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ

 Chương trình chay ôn định, chính xác, an toàn

 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng,

 Chương trình có chế độ mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Mô hình hóa yêu cầu

2.1.1 Xác định các tác nhân

 Admin: Là người điều hành cao nhất của hệ thống.

 Nhân viên phòng đào tạo: Là người trực tiếp sử dụng phần mềm và thực hiện

các chức năng nghiệp vụ

 Thí sinh: Là người nộp hồ sơ của mình về Phòng đào tạo của trường.

 Trưởng Phòng: Là lãnh đạo, yêu cầu các nhân viên thực hiện việc lập báo cáo.

 Đơn vị ĐKDT: là nơi gửi các hồ sơ của các thí sinh về phòng đào tạo của

trường

2.1.2 Trường hợp sử dụng

2.1.2.1 Liệt kê các trường hợp sử dụng

 Đăng Nhập/Đăng Xuất

 Quản trị người sử dụng

 Bảo mật hệ thống

 Quản lý Đối tượng Ưu Tiên

 Quản lý Khu vực Ưu Tiên

 Quản lý Ngành

 Quản lý Hồ sơ thí sinh

 Quản lý Phòng thi

 Quản lý Địa điểm thi

 Quản lý Đơn phúc khảo

 Quản lý Điểm thi

 Đánh Số báo danh

 Xếp phòng thi

 In Ấn

 Tra cứu

 Báo cáo – Thống kê

2.1.2.2 Đặc tả các trường hợp sử dụng

 Trường hợp sử dụng: Đăng Nhập

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: Use Case Đăng Nhập được sử dụng khi Admin hay nhân viênphòng đào tạo muốn truy cập vào hệ thống để thực hiện các chức năngnghiệp vụ

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: Use Case bắt đầu khi người dùng gọi chức năngĐăng Nhập Hệ thống sẽ tiếp nhận người dùng nhập Tên đăng nhậpvà Mật khẩu, sau đó thực hiện truy vấn so sánh đối chiếu với cơ sở

dữ liệu và hiện ra thông báo trạng thái đăng nhập

o Dòng sự kiện phụ: Nếu người dùng chưa nhập Tên đăng nhập hoặcMật khẩu thì hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập đầy đủ thông tin.Nếu người dùng đăng nhập sai quá 05 lần thì hệ thống sẽ tự độngđóng lại

 Các yêu cầu: Không có

 Trạng thái trước khi sử dụng Use Case: Không có

 Trạng thái sau khi sử dụng Use Case: Nếu người dùng đăng nhập thànhcông, các chức năng nghiệp vụ sẽ được kích hoạt và chờ tạc vụ tiếp theo.Ngược lại nếu đăng nhập 05 lần không thành công, hệ thống sẽ tự đóng

 Điểm mở rộng: Không có

 Trường hợp sử dụng: Quản trị người sử dụng

 Tác nhân: Admin

 Tóm tắt: Use Case được sử dụng khi Admin có nhu cầu quản lý người sửdụng phần mềm, có các chức năng Thêm, Xóa, Sửa và Phân quyền đối vớingười sử dụng

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: Use Case bắt đầu khi Admin gọi chức năngQuản lý người dùng Khi thực hiện các thao tác như thêm, xóa, sửahay phân quyền, hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin người dùng sau đóthực hiện truy vấn, đối chiếu với cơ sở dữ liệu và thực hiện thao táctương ứng.

o Dòng sự kiện khác: Nếu chưa đăng nhập thì hệ thống sẽ yêu cầu đăngnhập Trong quá trình nhập thông tin người dùng, nếu xảy ra lỗi thìhệ thống sẽ thông báo cho người dùng

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập quyền Admin

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Không có

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Người dùng có thể được thêm mới hayhiệu chỉnh các thông tin

 Điểm mở rộng: Không có

 Trường hợp sử dụng: Bảo mật hệ thống

 Tác nhân: Admin

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi Admin có nhu cầu sao lưu cơ sỡ dự liệulại, đê phòng có sự cố xảy ra Đồng thời Admin cũng có thể khôi phục lại hệthống thông qua file backup

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi Admin gọi chức năng SaoLưu hoặc Khôi Phục Khi thực hiện thao tác Sao Lưu hoặc Khôi phụchệ thống sẽ tiến hành thực hiện thao tác tương ứng rồi thông báo kếtquả

o Dòng sự kiện khác: Không có

 Các yêu cầu: Đăng nhập quyền Admin

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Không có

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: File backup được lưu lại hoặc cơ sở dữliệu được phục hồi

 Điểm mở rộng: Không có

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Đối tượng Ưu Tiên

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật cácthông tin liên quan đến đối tượng ưu tiên theo quy chế tuyển sinh của bộgiáo dục như: điểm thưởng

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý đối tượng ưu tiên Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa,Sửa, thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báokết quả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Khu vực Ưu Tiên

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật cácthông tin liên quan đến khu vực ưu tiên theo quy chế tuyển sinh của bộ giáodục như: điểm cộng

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý khu vực ưu tiên Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa,Sửa, thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báokết quả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập.

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Ngành

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật cácthông tin liên quan đến ngành đăng ký của các thí sinh như: mã ngành, tênngành, …

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý Ngành Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa, thì hệthống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kết quả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệthống sẽ thông báo lại cho người dùng

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Hồ sơ thí sinh

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có hồ sơ đăng ký dự thi củacác thí sinh hoặc các đơn vị đăng ký dự thi gửi đến và hồ sơ đạt tiêu chuẩn,thì nhân viên phòng đào tạo sẽ thực hiện Thêm mới thí sinh hoặc nếu có nhucầu cập nhật các thông tin liên quan đến thí sinh

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý Hồ sơ thí sinh Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa,thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kếtquả.

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệthống sẽ thông báo lại cho người dùng

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Phòng thi

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật cácthông tin liên quan đến phòng thi của các thí sinh như: tên phòng, nơi dự thi,

…

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý Phòng thi Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa, thìhệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kết quả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệthống sẽ thông báo lại cho người dùng

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Địa điểm thi

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật cácthông tin liên quan đến địa điểm thi của các phòng thi như: tên địa điểm thi,địa chỉ, …

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý Địa điểm thi Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa,thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kếtquả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệthống sẽ thông báo lại cho người dùng

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Quản lý Điểm thi

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật cácthông tin liên quan đến điểm thi của các thí sinh như: điểm các môn, tôngđiểm, …

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Quản lý Điểm thi Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa, thìhệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kết quả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệthống sẽ thông báo lại cho người dùng

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc mộtbản ghi được cập nhật Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Đánh số báo danh

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu đánh số báodanh cho các thi sinh đã nộp hồ sơ dự tuyển, đây là bước đầu tiên trongcông tác đánh số báo danh và xếp phòng thi

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Đánh số báo danh Sau khi nhập năm tuyển sinh và thực hiệnthao tác tìm kiếm, thì hệ thống tiếp nhận và sử lý và đưa ra dữ liệunếu năm này chưa đánh số báo danh thì hệ thống sẽ đưa ra danh sánhthí sinh dự thi Khi thao tác đánh số báo danh được thực hiện, hệthống sẽ tiến hành đánh số báo danh cho các thi sinh của năm đó

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Các thí sinh được đánh số báo danh.Hệ thống hiển thị kết quả đánh số báo danh và chờ tác vụ tiếp theo củangười dùng

 Trường hợp sử dụng: Chia phòng thi

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu chia phòng thi

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Chia phòng thi Sau khi nhập năm tuyển sinh và thực hiện thaotác tìm kiếm, thì hệ thống tiếp nhận và sử lý và đưa ra dữ liệu, nếunăm này chưa thực hiện chia phòng thì hệ thống sẽ đưa ra danh sánhthí sinh dự thi kèm theo số báo danh của các thí sinh Khi thao tácchia phòng được thực hiện, hệ thống sẽ tiến hành chia phòng cho cácthi sinh của năm đó theo số lượng thí sinh/phòng được nhập vào

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập Khi chưa nhập số lượng thí sinh/phòng thì hệthống sẽ yêu cầu nhập trước khi thực hiện

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Các thí sinh được chia phòng thi Hệthống hiển thị kết quả chia phòng và chờ tác vụ tiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: In Ấn

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu in ấn các giấy tờliên quan đến công tác tuyển sinh như: giấy báo dự thi, giấy báo điểm, giấybáo nhập học, …

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng In Ấn Sau khi thực hiện thao tác in ấn theo từng loại giấy tờ thìhệ thống sẽ tiếp nhận yêu cầu, thực hiện việc in ấn và đưa ra kết quả

o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu ngườidùng phải đăng nhập

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng nàyngười dùng phải đăng nhập

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Các giấy tờ được xuất ra Hệ thốnghiển thị kết quả in ấn và chờ tác vụ tiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Tìm kiếm – Tra cứu

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo, Người dùng hệ thống

 Tóm tắt: Tìm kiếm các thông tiên liên quan đến thí sinh như: thông tin thísinh, số báo danh, phòng thi, điểm thi, …

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Tìm kiếm Sau khi thực hiện nhập thông tin thí sinh cần tìmnhư: Họ tên hoặc Số báo danh thì hệ thống sẽ tiếp nhận yêu cầu, thựchiện việc tìm kiếm theo từng yêu cầu và đưa ra kết quả trên mànhình

o Dòng sự kiện khác: Nếu thông tin thí sinh không tồn tại, hệ thống sẽthông báo

 Các yêu cầu: Không có

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Không có

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Thông tin tìm kiếm được hiển thị hoặcthông báo được hiển thị Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm và chờ tác vụtiếp theo của người dùng

 Trường hợp sử dụng: Báo cáo – Thống kê

 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo

 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi Trưởng phòng yêu cầu nhân viên phònglập báo cáo theo các tiêu chí như: tông số thí sinh dự thi, tông số phòng thi,địa điểm dự thi, …

 Dòng sự kiện

o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chứcnăng Báo cáo Sau khi chọn tiêu chí lập báo cáo thì hệ thống sẽ tiếpnhận yêu cầu, thực hiện việc lập báo cáo theo từng yêu cầu và đưa rakết quả trên màn hình Sau đó người dùng có thể in báo cáo hoặc xuất

ra các file như: word, excell, …

 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Không có

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Báo cáo được hiển thi Hệ thống hiểnthị kết quả lập báo cáo và chờ tác vụ tiếp theo của người dùng

2.1.2.3 Biểu đồ trường hợp sử dụng (Use Case)

Hình 2.1: Biểu đồ Use Case tông quát ủa hệ thống

Hình 2.2: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản trị người dùng

Hình 2.3: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Đối tượng Ưu Tiên

Hình 2.4: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Khu Vực Ưu Tiên

Hình 2.5: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Ngành

Hình 2.6: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Địa điểm thi

Hình 2.7: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Phòng thi