Hướng dẫn sử dụng email

Định nghĩa về tài khoản quản trị: Tài khoản quản trị hệ thống là tài khoản được đăng nhập vào trang web làhttp://lotus.daklak.gov.vn Tài khoản này có chức năng chính: Tạo tài khoản người

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

TRUNG TÂM CNTT VÀ TRUYỀN THÔNG

MỤC LỤC

QUI TẮC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK 3

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 6

2 MỤC TIÊU 6

3 NỘI DUNG 6

3.1 Các khái niệm cơ bản 6

3.1.1 Quản trị hệ thống 6

3.1.2 User Account (tài khoản người dùng) 6

3.1.3 Mail Account (tài khoản thư điện tử) 7

3.1.4 Alias (tên đại diện) 7

3.2 Đăng nhập 8

3.3 User Account 10

3.3.1 Thêm User Account 10

3.3.2 Cập nhật user account 12

3.3.3 Xoá user account 12

3.3.4 Đổi mật khẩu 13

3.4 Mail Account 13

3.4.1 Tạo phòng ban (Tạo nhóm) 14

3.4.2 Thêm Mail Account 15

3.4.3 Xoá Mail Account 17

3.4.4 Bỏ kích hoạt Mail Account 17

3.4.5 Thay đổi thiết lập Mail Account 18

3.4.6 Chuyển tiếp 18

3.5 Tài khoản người đại diện 19

3.5.1 Tạo Tài khoản người đại diện 19

3.5.2 Xoá Tài khoản đại diện 21

3.5.3 Bỏ kích hoạt Tài khoản đại diện 22

3.5.4 Thay đổi thông tin Nhóm 22

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO NGƯỜI DÙNG 23

1 Giới thiệu 23

2 Đăng nhập 23

3 Cấu hình tài khoản 25

3.1 Tạo tài khoản: 26

3.2 Thông tin chung: 27

3.3 Lấy cấu hình: 28

4 Một số tính năng 28

4.1 Sổ địa chỉ: 28

4.2 Bộ lọc 29

4.3 Chức năng thay đổi mật khẩu: 30

5 Gửi/nhận và soạn thư gửi: 31

5.1 Gửi/nhận thư: 31

5.2 Soạn Thư: 32

6 Sử dụng tài khoản mail trên các Application: 33

6.1:Sử dụng tài khoản mail tren Outlook:Khởi động ứng dụng Outlook 2003:Sẽ xuất hiện giao diện sau 33

6.2:Sử dụng tài khoản mail trên Thunderbird: 36

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

QUI TẮC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK

Để đảm bảo duy trì hệ thống Thư điện tử Tỉnh Đắk Lắk Nhằm mang tính thống nhất, đồng bộcao trong quá trình vận hành hệ thống thư và các ứng dụng khác trong tương lai Chính vì vậyviệc xây dựng một chuẩn về cách đặt tên tài khoản, tên đại diện và địa chỉ thư điện tử phải theomột qui tắc nhất định Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm giao cho cán bộ quản trị hệ thốngcủa đơn vị mình phải tuân thủ đúng qui tắc này Sau đây là các qui tắc chính cần thiết cho ngườiquản trị hệ thống thư điện tử của đơn vị mình:

I Tổng quan:

1 Định nghĩa về tài khoản quản trị:

Tài khoản quản trị hệ thống là tài khoản được đăng nhập vào trang web làhttp://lotus.daklak.gov.vn

Tài khoản này có chức năng chính:

Tạo tài khoản người dùng để được đăng nhập vào hệ thống thư điện tử hay một ứng dụng khác;tạo các tên đại diện như các phòng ban hoặc nhóm cần thiết khi gửi thư; tạo địa chỉ thư điện tửcho người dùng gửi và nhận thư và tạo các nhóm để tiện cho việc tìm kiếm các tài khoản và địachỉ mail của từng đơn vị

Xoá các tài khoản người dùng, xoá các địa chỉ thư điện tử, xoá các nhóm và các tên đại diệntrong hệ thống

Sửa các địa chỉ thư điện tử Cập nhật các thông tin cần thiết của tài khoản người dùng

2 Định nghĩa về tài khoản người dùng:

Tài khoản người dùng là tài khoản dùng để đăng nhập vào bất cứ ứng dụng nào trong hệ thốngCông nghệ thông tin của Tỉnh Đắk Lắk Hiện nay tài khoản người dùng này chỉ đăng nhập đượcvào một ứng dụng thư điện tử của Tỉnh Đắk Lắk Trong tương lại sẽ có rất nhiều ứng dụng khác

để đăng nhập vào chẳng hạn như ứng dụng Văn bản điều hành công việc, ứng dụng Cổng thôngtin điện tử v.v… Mục đích thiết kế một tài khoản đăng nhập vào nhiều ứng dụng sẽ giúp chongười dùng giảm bớt việc quên tên tài khoản và mật khẩu Một tài khoản người dùng thì cónhiều ứng dụng tương tự cũng có nhiều địa chỉ thư điện tử

Tài khoản người dùng truy cập vào trang web: http://mail.daklak.gov.vn hoặchttp://mail.xxxx.daklak.gov.vn ( xxxx là tên đơn vị ) tuỳ theo tài khoản người dùng ở đơn vị nào

mà truy cập cho đúng địa chỉ trang web

3 Định nghĩa về địa chỉ thư điện tử:

Địa chỉ thư điện tử là địa chỉ để gửi và nhận thư Một địa chỉ thư điện tử thì chỉ duy nhất có mộttài khoản người dùng

Chú ý : Tên tài khoản người dùng và tên địa chỉ thư điện thư điện tử có ý nghĩa khác nhau Có

nghĩa là Tên tài khoản người dùng so với tên địa chỉ thư có thể khác nhau

II Các qui tắc trong hệ thống thư điện tử:

1 Tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư cho các vị Lãnh đạo thuộc tỉnh Đăk Lắk:

Tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệmđặt và danh sách kèm theo phụ lục 1

Cách tạo tài khoản:

 Tên tài khoản: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dínhliền nhau.

 Mật khẩu: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dínhliền nhau

Ví dụ: Đồng chí Nguyễn Lương Bằng công tác tại Uỷ ban nhân dân Tỉnh Đắk Lắk Cáchtạo như sau:

 Tên tài khoản: nguyenluongbang

 Mật khẩu : nguyenluongbang Cách tạo tên địa chỉ:

Tên địa chỉ: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dính liền nhau.

Lưu ý : Tên địa chỉ thư không có mật khẩu Như vậy địa chỉ thư có dạng là:

xxx@daklak.gov.vn (xxx: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dính liền nhau)

Cách tạo tài khoản:

 Tên tài khoản: tên viết tắc đơn vị

 Mật khẩu: tên viết tắc đơn vị

Ví dụ: Đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông trực thuộc tỉnh Đắk Lắk Cách tạo như sau:

 Tên tài khoản: sotttt

3 Tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử cho cá nhân từng đơn vị:

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

Những cán bộ đã tham gia lớp tập huấn tại Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyềnthông – Sở Thông tin và Truyền thông thì được xem là người quản trị hệ thống thư điện tử Thủtrưởng của mỗi đơn vị giao nhiệm vụ cho người quản trị hệ thống của đơn vị trực tiếp tạo tên tàikhoản và tên địa chỉ thư điện tử Tạo tên đại diện, tạo nhóm đơn vị mình nếu có

Cách tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư:

a Đối với người dùng thuộc dân tộc kinh:

Cách tạo tên tài khoản:

 Tên tài khoản: tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm.

 Mật khẩu : tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm.

Chú ý: Cách tạo tên và họ theo kiểu tiếng việt không có dấu

Ví dụ: Đồng chí Trần Cao Vân hiên công tác tại Sở Thông tin Truyền thông Cách tạo như sau:

 Tên tài khoản: vantc

 Mật khẩu : vantc

Cách tạo tên địa chỉ thư:

Tên địa chỉ thư = tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm Như vậy địa chỉ thư điện

tử có dạng là xxx@yyy.daklak.gov.vn (xxx là tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm;yyy là tên miền của từng đơn vị) Theo ví dụ trên thì Đồng chỉ Trần Văn Hiền có địa chỉ thư nhưsau: hientv@tttt.daklak.gov.vn

b Đối với người dùng thuộc dân tộc thiểu số:

Cách tạo tên tài khoản:

 Tên tài khoản: Tên + Họ đầy đủ

 Mật khẩu : Tên + họ đầy đủ

Chú ý: Cách tạo tên và họ theo kiểu tiếng việt không có dấu.

Ví dụ: Đồng chí Y Mi Niê hiện công tác tại viện kiểm sát Thị xã Buôn hồ Cách tạo như sau:

 Tên tài khoản: yminie

 Mật khẩu : yminie

Cách tạo tên địa chỉ thư:

Tên địa chỉ thư: Tên + họ đầy đủ Như vậy địa chỉ thư có dạng xxx@yyy.daklak.gov.vn (xxx: tên+ họ đầy đủ; yyy: tên miền của đơn vị) Theo ví dụ trên thì địa chỉ thư của đồng chí Y Mi Niê làyminie@vksnd.daklak.gov.vn Đối với trường hợp họ đệm dài thì chỉ cần Tên + chữ cái đầu họđệm + họ đầy đủ

Cách đăng nhập:

Đối với từng đơn vị đã đặt tên miền con cố định nên người dùng phải nhớ tên miền của đơn vịmình là gì Cách đăng nhập vào hệ thông thư như sau: Vào trang web với địa chỉ có dạnghttp://mail.yyy.daklak.gov.vn ( yyy là tên miền của đơn vị) Đăng nhập vào với tài khoản đã tạo và

gõ mật khẩu sau đó nhấn vào nút đăng nhập Đối với trường hợp đăng nhập lần đầu thì khi đăngnhập thành công người dùng phải xác nhận lại mật khẩu của tài khoản một lần nữa Chú ý khi

đăng nhập thành công thì người dùng bắt buộc phải thay đổi mật mã của của mình để mang tínhbảo mật tài khoản.

Ví dụ Đồng chí Trần Cao Vân đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông thì cách đăngnhập như sau: Vào trang web http://mail.tttt.daklak.gov.vn

 Tên tài khoản: vantc

 Mật khẩu : vantc

Với ví dụ trên thì đia chỉ thư của Đồng chí Trần Cao Vân là: vantc@tttt.daklak.gov.vn

Trên đây là các qui tắc chung cho việc tạo lập một hộp thư điện tử Đề nghị phải thực hiện đúng,nhằm đảm bảo, tiện lợi cho việc tìm kiếm để gửi thư Trong quá trình tạo, thay đổi tài khoản vàxoá tài khoản gặp phải những vấn đề gì thì liên hệ tới Trung tâm Công nghệ Thông tin vàTruyền thông – Sở Thông tin và Truyền thông ĐT: 05003842699 Phòng Nghiên cứu và Pháttriển

I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ:

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

iMail là một hệ thống thư điện tử hoàn thiện với đầy đủ chức năng nên vấn đề quản trị hệ thốngcũng được đặt ra sao cho tiện dụng, nhanh chóng và đơn giản iMail là giao diện quản lý vớimục đích hỗ trợ người quản trị thực hiện đầy đủ các chức năng tạo và quản trị các tài khoảnđược thuận lợi

2 MỤC TIÊU

Tài liệu cung cấp cho người đọc thực hiện được những chức năng xây dựng trọn vẹn hệ thốngthư điện tử cho chính công ty, cơ quan hoặc tổ chức mình

 Adminsubdomain quản trị tất cả các tài khoản thuộc subdomain của đơn vị

 User account (tài khoản người dùng - Open ID)

 Mail Account (tài khoản thư điện tử)

 Mail Alias (tên đại diện)

3 NỘI DUNG

3.1 Các khái niệm cơ bản

3.1.1 Quản trị hệ thống

Quản trị cấp một (adminsubdomain) Người có quyền cao nhất trong hệ thống và có quyền quản

lý tất cả các User Account trong hệ thống và các thông tin có liên quan đến những subdomain

đó Mặc định là tài khoản adminsubdomain

3.1.2 User Account (tài khoản người dùng)

User Account là thông tin người dùng trong hệ thống iCAS - iCentral Authentication System(Hệ thống xác thực trung tâm) User account gồm có các thông tin bắt buộc sau:

 Tên tài khoản dùng để đăng nhập vào hệ thống Single Sign On

 Mật khẩu dùng để đăng nhập vào hệ thống Single Sign On

 Tổ chức : Đơn vị quản lý tài khoản người dùng

• Họ và Tên

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

3.1.3 Mail Account (tài khoản thư điện tử)

Mail Account (tài khoản thư điện tử) là một đối tượng trong hệ thống iMail cho người sử dụngđăng ký gửi/nhận email trong hệ thống

Mail Account gồm có các thông tin sau:

 Tên tài khoản có dạng user@domain.daklak.gov.vn, dùng để đăng nhập vào emailclient hoặc Webmail

 Mật khẩu: dùng để đăng nhập vào email client hoặc Webmail

 Chủ tài khoản: Mỗi mail account trong hệ thống bắt buộc phải tương ứng với mộtUser account

 Họ và Tên: Họ và tên của người sở hữu, hiển thị trong danh sách các Account củaSubdomain

 Cho phép xác thực SMTP: Quy định Account có cần phải nhập mật khẩu xác thựckhi gửi email từ chương trình emai client hay không Mặc định của hệ thống là

“Yes” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Account

trong hệ thống

 Hạn mức: Hạn mức tối đa của hộp thư Account trên máy chủ, được đo bằng

“MB” Nếu nội dung trong hộp thư của Account vượt quá số “MB” này thì

Account không tiếp tục nhận mail được nữa và người gửi đến sẽ nhận được thôngbáo lỗi: “ Người nhận đã hết HẠN MỨC, không thể nhận email được !!!!!”

 Kích hoạt: Quy định Account có được thực hiện việc gửi/nhận mail hay không

Mặc định của hệ thống là “Yes”.

 Cho phép chuyển tiếp: Quy định tất cả những email gửi đến Account này sẽ đượcchuyển tiếp đến một Account khác Thuộc tính này dùng trong trường hợp thayđổi địa chỉ email cho người dùng hoặc một người dùng có nhiều địa chỉ emailtrong nhiều Subdomain khác nhau

 Kiểm tra Virus: Quy định Account có được quét Virus với tất cả các email nhận

được hay không Mặc định của hệ thống là “Yes” và chúng tôi cũng khuyến cáo

luôn để giá trị này cho tất cả các Account trong hệ thống

 Kiểm tra SPAM: Quy định Account có được kiểm tra SPAM với tất cả các email

nhận được hay không Mặc định của hệ thống là “Yes” và chúng tôi cũng khuyến

cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Account trong hệ thống

3.1.4 Alias (tên đại diện)

Tên đại diện là một địa chỉ đại diện trong hệ thống iMail cho phép quản lý nhiều tài khoản để

nhận email Đặc biệt, một Alias là một tài khoản không có chức năng gửi mail và không có hộpthư trên máy chủ để lưu trữ email, mà tất cả những email gửi đến Alias sẽ tự động được chuyểnđến những tài khoản trong Alias đó Một Alias không thể sử dụng chương trình email clienthoặc Webmail để nhận email được Một Alias gồm có các thông tin sau:

 Tên tài khoản có dạng tendaidien@domain.daklak.gov.vn

 Mật khẩu: Dùng để người quản trị đăng nhập vào IMMS (Intelligent MultimediaManagement System) để thay đổi thông tin cho Nhóm

Mặc định người quản trị sẽ đăng nhập bằng username là Tên tài khoản của Nhóm

 Họ và Tên: Tên của Nhóm, có thể là tên của một người đại diện hoặc tên phòngban, Tên này sẽ hiển thị trong danh sách các Nhóm của Subdomain

 Kích hoạt: Quy định Account có được thực hiện việc gửi/nhận mail hay không

Mặc định của hệ thống là “Yes”.

 Kiểm tra Virus: Quy định Alias có được quét Virus với tất cả các email nhận được

hay không Mặc định của hệ thống là “No” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để

giá trị này cho tất cả các Alias trong hệ thống Bởi vì những email gửi đến sẽ đượcquét Virus phân phối đến từng Account mà Alias này đại diện

 Kiểm tra SPAM: Quy định Alias có được kiểm tra SPAM với tất cả các email

nhận được hay không Mặc định của hệ thống là “No” và chúng tôi cũng khuyến

cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Alias trong hệ thống Bởi vì những email gửiđến sẽ được kiểm tra SPAM khi phân phối đến từng Account mà Alias này đạidiện

 Nhóm thành viên: Khai báo các Mail Account mà Nhóm đại diện cho Đây là nơiđến của Những email gửi cho Nhóm này

3.2 Đăng nhập

Mở trình duyệt Web và truy cập vào địa chỉ quản trị của máy chủ iMail: http://lotus.daklak.gov.vnGiao diện đăng nhập của iLotus xuất hiện như sau:

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

Hình 1:Đăng nhập

 Nhập tên tài khoản và mật khẩu rồi gõ Enter hay nhấp vào nút Đăng Nhập CácAnh Chị nhập đúng theo mẫu mặc định

- Tên tài khoản: adminxxx@daklak.gov.vn (xxx là tên viết tắt của đơn vị anh chị )

- Password : adminxxx (xxx là tên viết tắt của đơn vị anh chị )

Khi đó người quản trị log vào có thể thay đổi mật khẩu riêng của user admin đơn vị củangười quản trị nhằm đảm bảo tính bảo mật của hệ thống

Chú ý: khi nhập mật khẩu phải tắt chế độ tiếng việt đi Nếu gặp trường hợp lỗi thì hãy

báo đến Trung tâm reset password lại mặc định cho anh chị

 Giao diện của iLotus xuất hiện

Hình 2: Giao diện chính iMail

Giao diện iLotus gồm có 5 thành phần như đánh dấu trong Hình 2:

 1) Bảng điều khiển bên trái, chứa tên miền trong hệ thống

 2) Ô tìm kiếm, cho phép tìm kiếm tên Tài khoản thư điện tử hay Tên nhóm, lựachọn trang hiển thị nếu kết quả tìm kiếm có nhiều hơn một trang

 3) Bảng chính: Trong bảng này hiển thị các thông tin về Tài khoản thư điện tử hayNhóm của một Subdomain Để phân biệt được tài khoản mail hay tài khoản nhómthì ta xem ở phần thứ ba cột thứ nhất sẽ thấy hình người nếu là hình thể hiện mộtngười thì đó là user accout còn nếu là hình hai người thì đó thể hiện là tài khoảncủa Nhóm

 4) Thay đổi mật khẩu: Nhấn vào để thay đổi mật khẩu của tài khoản đăng nhập

 5) Thoát: Nhấn vào để đăng xuất khỏi tài khoản Để an toàn, sau khi đăng xuất nêntắt trình duyệt

3.3 User Account

Để quản trị tài khoản trong subdomain cần đăng nhập với account có quyền admin củasubdomain Hiện tại admin subdomain có thể tạo tài khoản người dùng, tài khoản mail, tạoNhóm(phòng ban…)

3.3.1 Thêm User Account

Chọn tab “Thông tin người dùng” để thao tác trên user account Giao diện Quản lý người dùng

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

Hình 3:Quản lý người dùng

 Chọn tác vụ “Tạo người dùng” ở bảng điều khiển bên trái.

 Tab Thông tin người dùng xuất hiện Nhập các thông tin cần thiết

Hình 4 Thông tin tài khoản người dùng

 Kiểm tra lại các thông tin, lưu ý các thông tin có đánh dấu (*) là bắt buộc phải

điền vào Sau đó nhấn nút “Lưu trữ” để tạo tài khoản người dùng.

 Trong khi tạo tài khoản người dùng cũng có thể thêm hoặc xem thông tin tài

khoản mail bằng cách click chọn vào “Thông tin email”, thông tin tài khoản mail

được thể hiện như sau:

Hình 5:Thông tin tài khoản mail

3.3.2 Cập nhật user account

Vào Tab “Thông tin người dùng” để thực hiện việc cập nhập User account Click phải chuột lên tài khoản muốn cập nhật, chọn “Cập nhật”.

Hình 6: Cập nhật tài khoản

3.3.3 Xoá user account

Click phải chuột lên tài khoản muốn xoá, chọn mục “Xoá tài khoản”

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

Hình 7:Xoá tài khoản

3.3.4 Đổi mật khẩu

Click phải chuột lên tài khoản muốn thay đổi mật khẩu, Chọn mục “Đổi mật khẩu”, hộp thoạt

đổi mật khuẩu xuất hiệnvà nhập mật khẩu mới như hình sau :

Hình 9:Quản lý tài khoản Mail

 1) Subdomain đã được chọn để quản lý các tài khoản trong subdomain

 2) Danh sách hiển thị các tài khoản để quản lý trong subdomain

3.4.1 Tạo phòng ban (Tạo nhóm)

Để việc quản lý danh sách tài khoản thêm dễ dàng, ta có thể quản lý theo phòng ban, nhóm

Chọn “Thông tin người dùng” chọn mục “Quản lý nhóm” như hình sau:

tin(Gồm:tên nhóm, mô tả, Chọn người quản trị nhóm, Chọn thành viên trong nhóm ) Sau đó

chọn nút“Lưu”như hình sau:

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

Hình 11: Giao diện tạo nhóm(phòng ban)

3.4.2 Thêm Mail Account

 Domain admin cần thêm Account chọn mục “Tài khoản email”.

 Nhấp chuột phải vào khoảng trống của Bảng chính để xuất hiện menu tác vụ và

chọn “Tạo tài khoản email”

Hình 12: Tạo tài khoản email

 Trong tab Tài khoản email, điền thông tin của tài khoản cần tạo vào

Hình 13: Thông tin tài khoản email

 Sau đó bấm vào dấu ở ô Chủ tài khoản để chọn User Account sở hữu mailAccount này Cửa sổ Tìm kiếm tài khoản xuất hiện, tìm tài khoản thích hợp vàChọn tài khoản quản lý địa chỉ mail này

Hình 14: Tìm kiếm và chọn tài khoản

 Quay trở lại màn hình Tài khoản email, kiểm tra các thông tin và chọn “Lưu” kết

thúc quá trình tạo tài khoản

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

3.4.3 Xoá Mail Account

 Khi một Mail Account bị xoá, Account sẽ không thể thực hiện chức năng gửi/nhậnemail được nữa, email gửi đến cho Account đó sẽ bị báo là Account không tồn tại

 Để xóa Mail Account, domain admin chọn mail account muốn xoá và nhấp chuột

phải để thấy menu chức năng, chọn mục “Xoá tài khoản”

Hình 15: Menu các chức năng quản lý tài khoản

 Khi một Mail Account bị Bỏ kích hoạt, Account đó sẽ không thể thực hiện chứcnăng gửi/nhận email được nữa Email gửi đến cho Account trong đó sẽ bị báo làAccount không tồn tại

 Mail Account được kích hoạt sẽ có biểu tượng

Hình 16:Tài khoản được kích hoạt

 Để Bỏ kích hoạt Mail Account, domain admin chọn mail account muốn bỏ kích

hoạt và nhấp chuột phải để thấy menu chức năng và chon mục”Không kích hoạt tài khoản”

Hình 17: Không kích hoạt tài khoản

 Tài khoản bị bỏ kích hoạt sẽ có biểu tượng Lúc đó giao diện chính như sau:

Hình 18: Tài khoàn bị bỏ kích hoạt

3.4.5 Thay đổi thiết lập Mail Account

 Domain admin có thể thay đổi thiết lập cho Account theo các cách sau :

1.Nhấp đúp vào tên Account đó để mở tab Tài khoản email

2.Chọn mail account và nhấp chuột phải để thấy menu chúc năng sau đó chọn mục “Cập nhật”

Hình 19: Thông tin tài khoản mail

 Thay đổi các thông tin cần thiết trong tab Tài khoản email sau đó nhấn nút “Lưu”

lại

3.4.6 Chuyển tiếp

 Như đã giới thiệu ở trên, chức năng “Chuyển tiếp” của tài khoản email được sử

dụng khi thay đổi người sử dụng, và muốn email gửi đến địa chỉ mail củ sẻ chuyểnthẳng đến địa chỉ mail mới Chuyển tiếp còn được sử dụng trong trường hợp mộtngười dùng có nhiều Account email ở nhiều domain mà chỉ muốn có một hộp

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

mail, thì những Mail Account khác sẽ “Chuyển tiếp” đến Mail Account chính.

 Click phải chuột lên tài khoản email muốn đặt “Chuyển tiếp”, rồi chọn “Chuyển tiếp” trên menu chức năng, xuất hiện hộp thoại nhập địa chỉ email để chuyển tiếp.Điền tên địa chỉ cần “Chuyển tiếp” sau đó nhấn nút “Lưu”.

Hình 20: Chuyển tiếp

3.5 Tài khoản người đại diện

Để quản trị Alias cần có quyền quyền Domain Admin với thuộc tính Cho phép sửa tài khoảnemail được chọn

3.5.1 Tạo Tài khoản người đại diện

 Domain admin nhấp đúp vào Subdomain cần thêm Account để vào màn hìnhQuản li tài khoản

 Nhấp chuột phải vào khoảng trống của Bảng chính để muất hiện menu tác vụ và

chọn mục”Tạo tài khoản người đại diện” sẽ xuất hiện giao diện tạo nhóm như

sau:

Hình 21: Tạo tài khoản đại diên

 Trong tab “Tài khoản đại diện”, điền thông tin của tài khoản vào Các giá trị Cho

phép xác thực SMTP, Kích hoạt tài khoản, Kiểm tra virus, Kiểm tra spam để

mặc định

 Nhấp vào biểu tượng “Thêm tài khoản email” hoặc “Thêm email bên ngoài”

 Chọn các tài khoản email để thêm vào nhóm Có thể chọn cùng lúc nhiều tàikhoản bằng cách giũ phím Ctrl và nhấp chuột trái Sau khi chọn, nhấn vào Chọntài khoản để trở lại màn hình Tài khoản đại diện

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

nhóm

 Kiểm tra lại thông tin của Tài khoản đại diện, đặc biệt là phần Tên tài khoản đã có

đủ những tài khoản mail trong nhóm chưa Nhấn “Lưu” để hoàn tất quy trình tạo

Tài khoản đại diện

 Để xem các Tài khoản đại diện của một domain, trong tab Tài khoản email chọntìm Tài khoản đại diện ở ô Tìm kiếm rồi nhấn Enter

3.5.2 Xoá Tài khoản đại diện

 Khi một Tài khoản đại diện bị xoá, Tài khoản đại diện đó sẽ không thể thực hiệnchức năng nhận email được nữa, email gửi đến cho Nhóm đó sẽ bị báo là khôngtồn tại

 Để xóa Alias ta làm như sau:Domain admin chọn nhóm cần xóa rồi nhấp chuột

phải vào nhóm đó để hiện menu Sau đó chọn mục “Xóa nhóm”.

Hình 23: Xóa nhóm

3.5.3 Bỏ kích hoạt Tài khoản đại diện

 Khi một Tài khoản đại diện bị Bỏ kích hoạt, Tài khoản đại diện đó sẽ không thểthực hiện chức năng nhận email nữa Email gửi đến trong nhóm đó sẽ bị báo là

“Tài khoản đại diện không tồn tại” Tuy nhiên thông tin về Tài khoản đại diện

vẫn còn trong bảng quản lý tài khoản

 Để Bỏ kích hoạt Account ta làm như sau: Domain admin chọn nhóm cần bỏ kích

hoạt rồi nhấn chuột phải vào nhóm đó để hiện menu Sau đó chọn mục “Không kích hoạt tài khoản”.

Hình 24: Bỏ kích hoạt tài khoản

 Biểu tượng ở cột cuối cùng của Tài khoản đại diện bị bỏ kích hoạt sẽ chuyển từ màu xanh sang màu đỏ như sau:

Hình 25: biểu tưởng bỏ kích hoạt tài khoản

3.5.4 Thay đổi thông tin Nhóm

 Domain admin có thể thay đổi thiết lập cho Nhóm theo các cách sau đây:

1.Nhấp đúp vào tên Nhóm đó để mở tab Tạo nhóm

2.Chọn Nhóm muốn cập nhật và nhấp chuột phải để thấy menu chức năng sau đó chọn mục

“Cập nhật” để mở tab Tạo nhóm

 Thay đổi các thông tin cần thiết trong tab Tạo nhóm sau đó Lưu lại để cập nhật cácthay đổi

Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO NGƯỜI DÙNG

1 Giới thiệu

Hệ thống thư điện tử cho phép truy cập email thông qua một trình duyệt Web Ngoài những tínhnăng cơ bản gởi nhận và soạn thư, hệ thống còn cung cấp những tính năng như lọc thư, sổ địachỉ, đánh dấu phân loại những thư quan trọng, thư công việc cần giải quyết, cũng như sắp xếpcác thư theo ý người dùng

2 Đăng nhập

Cách 1:

Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ http://mail.daklak.gov.vn/, Giao diện đăng nhập củathư điện tử như hình sau:

Hinh1a: Giao diện đăng nhập của hệ thống thư điện tử

Giải thích: Nếu người dùng thuộc đơn vị cấp các sơ ban ngành có kèm theo tên miền con thì khi tài khoản đăng nhập phải gắng liền với @xxx.daklak.gov.vn phía sau tài khoản Riêng những tài khoản đăng nhập thuộc tên miền daklak.gov.vn thì chỉ cần đăng nhập tài khoản và mậtkhẩu là được

Cách 2:

Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ http://mail.xxx.daklak.gov.vn/, xxx là tên miềncủa đơn vị người dùng Ví dụ chuyên viên Nguyên Đình Chiểu công tác tại Sở Thông tin vàtruyền thông thì cách đăng nhập như sau: Vào trang địa chỉ trang web: